DAK-E s IMPLEMENTERINGSUDVALG 1. møde - 4. maj 2011 Referat

DAK-E s IMPLEMENTERINGSUDVALG 1. møde - 4. maj 2011 Referat 1) Velkommen og præsentation Henrik Schroll bød alle velkommen til det første møde i Implementeringsudvalget, herefter kaldt IMPU. Navnet er valgt ud fra den tanke, at implementering på nuværende tidspunkt er DAK-E s fokusområde. IMPU er sammensat ud fra den ide, at den administrative side repræsenteres samt at nogle med praktisk kendskab til ICPC og Datafangst deltager. DSAM deltager som ansvarlig for DAMD Databasen og APO er repræsenteret, fordi APO har spidskompetence i at omsætte data via kvalitetssikring til reel kvalitetsudvikling. Alle gruppens deltagere præsenterede sig herefter se deltagerlisten vedhæftet. Alle deltog. Formanden for IMPU er endnu ikke udpeget, men bliver dette af Kvalitet- og InformatikFondens (KIF) bestyrelse på næste møde den 12. maj. Leo Thomsen, Region Nordjylland blev valgt den 12. maj på KIF-mødet. Henrik Schroll blev valgt til dagens mødeleder. 2) Kommissorium for Implementeringsudvalget samt gruppens arbejde Kommissoriet er beskrevet meget snævert og beskriver eksakt, hvad IMPU skal gøre. Gruppens arbejdsopgave blev implicit udtrykt til at skulle påtage sig problemløsningsmodeller for en smidig implementering af Datafangst og ICPC regionerne og DAK-E imellem. Der var fokus på problemidentifikation og at regionerne sammen med DAK-E skal hjælpe hinanden med at finde gode løsninger og systematisere tingene sammen. Og at man dertil finder et fælles læringssted. Som fælles læringssted er DAK-E s hjemmeside som udgangspunkt ideelt. Hjemmesiden er ved at blive opdateret, så den svarer til tankerne i den nye overenskomst. Gruppen opfordres til at sparke ind med løsningsmodeller til denne opgradering. Der er allerede nu god kontakt og samarbejde mellem datakonsulenterne i de forskellige regioner. Region Sjælland er i gang med at ansætte to datakonsulenter. Samarbejdet underbygges af de af DAK-E afholdte kurser for datakonsulenter, ambassadører, superbrugere samt for systemhuskonsulenter, der installerer programmet. En udfordring for gruppen er at understøtte indsatsen for at få systemhusene til at leve op til de krav, der stilles til certificeringen og at få installationen til at foregå fuldt tilfredsstillende hos den enkelte læge. Pt. eksisterer en checkliste som systemhusene skal udfylde/opfylde, når de kommer ud, så man sikrer sig, at systemet fungerer, når teknikeren forlader klinikken. Fx kunne en forventningsliste over hvad praksis kan kræve af det enkelte systemhus være et godt redskab. DAK-E sørger for certificeringen og at systemhusene lever op til implementeringen samt at der uddannes superbrugere/konsulenter for hvert system. Fra januar 2011 afholder DAK-E DAK-E Det Almenmedicinske Center, J.B. Winsløws Vej 9A 5000 Odense C Telefon: 6550 3054 Fax: 6550 3980 E-mail: sekretaeren@dak-e.dk DANPEP Praksisenheden Regionshuset Århus, Olof Palmes Allé 17 8200 Århus N Telefon: 8728 4581 Fax: 8728 4599 E-mail: ghove@dak-e.dk

specieltilpassede kurser til uddannelse af ambassadører i brugen af Datafangst. DAK-E s supportafdeling er fælles indgang for al support. DAK-E supporten kan trække på tre muligheder for hjælp i supportspørgsmål, nemlig datakonsulenter, superbrugere og systemhuse. Der efterlystes en connection mellem det netop nedsatte IT-fællesudvalg (KL, DR, PLO, MedCom, DAK-E og Leverandør Forum) og IMPU. Formålet med IT-udvalget er endnu ikke helt afklaret. Af kommissoriet fremgår, at Kvalitets- og InformatikFonden (KIF) gerne løbende vil orienteres om implementeringsstatus fra IMPU, herunder informeres om evt. barrierer for implementeringen. 3) Praktiske spørgsmål om administration af datafangst Henrik Schroll beskrev processen for tilmeldinger/rapportering på hjemmesiden. Se HS PowerPoints samt præsenterede muligheden på DAK-E s hjemmeside for at se den løbende status for implementeringen. Se link: http://regioner.dak-it.dk/statistik.php. Man kan her se en on-time status for tilmeldingerne regionsvis og for hvert lægesystem. Proces for tilmeldingen er, at man tilmelder sig på DAK-E s hjemmeside http://sentinel.finnsen.dk/dak-e/tilmeld.html. Når praksis/lægen har tilmeldt sig hos DAK-E, fremsender DAK-E en velkomstpakke bestående af vejledninger, brochurer, kodekort mv. Praksis kontakter herefter sit systemhus og samtidig sender DAK-E en mail for at fastholde kontakten - til systemhuset, om at klinikken er interesseret i at komme på Datafangst. Systemhuset udarbejder et tilbud til praksis; tilbuddet er afhængig af hvilket soft-/hardware, praksis har. Prisen er oftest til forhandling, praksis og systemhus imellem. Processen tager ofte op mod et par måneder. Tankegangen hos DAK-E er, at det skal være frivilligt, hvornår man tilmelder sig og hvor mange pop-upper man udfylder, dvs. jf. overenskomsten for Datafangst stk. 2 skal lægerne inden april 2013 være tilmeldt de fem projekter: Diabetes, KOL, hjerteinsufficiens, iskæmisk hjertesygdom, stress angst depression. Godt råd er, at man starter med at kode én sygdom og få organisationen på plads med den og herefter gå i gang med de resterende en efter en. Minimumskrav for ICPCkodning er dog dem der er nævnt i overenskomsten, dvs. KOL, astma, kroniske muskel- og skeletlidelser, osteoporose, hjerte-karsygdomme, cancer, diabetes og ikke-psykotiske psykiske lidelser. (Diagnosekodning af folkesygdomme, stk. 2 fra overenskomsten.) Allerede mandagen efter praksis er tilmeldt, kan man se sine data. De giver dog ingen kvalificeret mening før man har været med ca. seks måneder. Se også vejledning på: http://www.dake.dk/files/103/20110401_it_vejledning_i_brug_af_sentinel_datafangst_v3.2.pdf Kravet for at få honoraret (kr. 7.500) er, at praksis har udfyldt fem pop-upper for et sygdomsprojekt. Når dette er sket sender DAK-E brev til både praksis og regionen, at praksis er godkendt til at sende data og være i drift. Herefter udbetaler regionen de 7.500. Hver normeret læge i en praksis får hver 7.500 i en delepraksis for to udbetales ét honorar (regionen står for udregningen heraf). Der efterlystes muligheden for en samlet planlægning om, at de enkelte læger kan tilmelde sig i bunker regionvis, så mange læger ikke tilmelder sig i sidste øjeblik. Fx vi kan tilbyde dig tilmelding 1. halvår 12 osv. Region Syd erfaring Må gerne bruges af andre! Region Syddanmark har gennembearbejdet processen. Hvad sker der egentlig? Fra man overvejer til man beslutter sig for Datafangst. Processen er sat i skemaform. Hvad sker der internt i praksis 2

og hvad/hvornår regionen skal gå ind og støtte op. Processen hos praksis er, at de beslutter sig, indmelder sig, kontakter systemhus. DAK-E sender bekræftelsen og leverandøren installerer, testprogrammet kører osv., DAK-E checker om data virker. Herefter sender regionen pengene og samtidig skriver regionen til praksis, at regionens konsulenter kan komme og hjælpe. Men Syds erfaring er, at selvom der er skrappe krav til systemhuset, at de skal udfylde checklisten mv., så viser det sig, at det alligevel ikke virker 100 %. Så indtil videre har Syd den strategi, at datakonsulenterne tager ud på besøg hos alle, der har fået installeret Datafangst. Og alle steder har det vist sig, at der har været brug for dette besøg. Der er dog stor forskel mellem systemhusene for, hvor godt installationen virker. Strategien for Syd er, at det ikke er ok, at teknikken ikke virker eller at lægerne får en dårlig oplevelse. Teknikken skal virke, så lægerne har overskuddet til at beskæftige sig med det, det egentlig handler om, nemlig kvalitetsarbejde. Derfor lægger Syd mange kræfter ind i det pointen hermed er, at det hjælper at sætte sig ned og lave et grundigt analysearbejde om hvad der sker i praksis og hvad regionen kan hjælpe med. Det overordnede er, at Syd ikke vil have, at der sidder nogle og ikke kan få hjælp. Til DAK-E vejledning (se link ovenfor) laver Syd en pixi-udgave Datafangst-Rejsen. Hvad er det, der sker? Hvad gør du? Hvad gør vi? Hvem hjælper dig? Forespørgsel i gruppen om man kan lave den fælles. Det kommer på DAK-E s hjemmeside sandsynligvis som et link til stedet, hvor materialet kan downloades fra. 4) Status på ICPC-implementeringen og opstart af Datafangst i de enkelte regioner Region Nordjylland Fra 2010 har Region Nordjylland brugt midler fra kronikerpuljen til et projekt til styrkelse og udvikling af tovholderfunktionen i almen praksis. Projektet startede som pilotprojekt med fire praksis. Der er nu uddannet superbrugere/konsulenter i forbindelse med den nuværende implementering af Datafangst. Efter at praksis er tilmeldt Datafangst og har fået det installeret tilbydes praksis besøg af en datakonsulent og en superbruger (læge) som hjælper lægerne med at komme i gang med startpakken. Efter et halvt år kommer der et besøg, hvor lægerne tilbydes en læringspakke om, hvordan de kan bruge disse data. De problemer superbrugerne/datakonsulenterne kan hjælpe med kan være enkle småfejl til større sammenhænge, fx. oprettelse af profiler, hvor der lægges vægt på, at alle basisoplysninger er korrekt opgivet. Det kan også være nødvendigt at hente hjælp hos DAK-E s support eller hos systemhuset. Efter vedtagelsen af indførelse af Datafangst til alle læger er systemhusene blevet kraftigt opfordret til at stramme op på deres service og der er nu mere fokus på de opgaver, de skal løse. De uddannede superbrugere aflønnes hver for ca. 40-60 timer/år af kronikerpengene gennem deres uddannelse hos DAK-E får de både systemkendskab og kendskab til brugen af Datafangst. Det at der kommer nogle ud giver tryghed med at komme i gang. Der afholdes orienterende systemspecifikke møder til opstarten af Datafangst. Der er endnu ikke taget stilling til om ordningen skal fortsætte på praksisniveau eller ved større møder. Region Midtjylland Pt. bruger Region Midtjylland kronikerpuljen på Kronikerkompasset et kronikerdataprojekt. Der er en tilslutningsprocent på 75 Spørgsmålet er nu, hvordan overføres disse data til Sentinel? 3

Der er overvejelser om at forespørge, hvordan de enkelte læger vil over til Datafangst og for at denne overførsel ikke skal ske på en gang tænkes igangsat en fordelingsplan. Kronikerkompasset slutter inden juni 2012. Det er endnu ikke afgjort, hvordan læringsprocessen for implementeringen af Datafangst skal foregå. Midt har ansat tre nye IT-konsulenter, idet to tidligere konsulenter har opsagt deres stillinger. Region Syddanmark Forudsætningen for Syd s tiltag omkring Datafangst og ICPC ligger tre år tilbage, hvor der blev etableret et ICPC-team der laver kurser, praksisbesøg, sparring og formidling omkring ICPCkodning. Sidste år blev etableret et Datafangst-team som koordinerer indsatsen af implementeringen af Datafangst. Syd har også et organisationsteam, der har fokus på data til kvalitet. Alle læger i regionen indbydes til orienterende overenskomstmøder, hvor Datafangst berøres. Og herudover afholder Syd mere dybtgående orienterende værktøjsmøder omkring Datafangst/ICPC systemhusvis og spredt rundt i regionen. Efterfølgende tilbyder Syd kompetenceudviklende kurser, der går lidt mere i dybden både med ICPC og Datafangst. Det er workshops, hvor der arbejdes med fokus fra data til kvalitet. Alle typer konsulenter, der har at gøre med Datafangst/ICPC, har været på DAK-E kursus i januar 2011. På ICPC-teamet (læger) er der superbrugere på alle systemer disse er også specielt vidende om Datafangst. Konsulenterne skal foruden deres eget kerneområde, vide noget om de andre opgaver, så de kan referere til hinanden efter behov hos praksis. Inden et praksisbesøg gennemgås en checkliste med praksis, så data/icpc-konsulenten kommer velforberedt og med kendskab til hvilket niveau, dette lægehus befinder sig på. Praksisbesøg forekommer kun når praksis selv beder om det hvis de fx gerne vil have hele deres personale med på niveau til ICPC/Datafangst. ICPC-superbrugerne har aftaler med systemhusene, så de ind imellem kommer ud på efteruddannelsesdag og introduceres til husenes nye tips og tricks. Desuden har Syd i samarbejde med Praksisudvalget udsendt et ICPC-spørgeskema om hvem, hvordan og hvilken hjælp der er brug for for at hjælpe praksis til at komme videre. I september samles hele netværket af konsulenter/superbrugere og de praksis, der har været i gang længe, så de kan begynde at lave nogle meget målrettede workshops for praksis også systemvis omkring hele kvalitetsarbejdet. Praksis er på mange forskellige niveauer i tilgangen til ICPC/Datafangst og det er vigtigt at være bevidst om, at man skal ramme både de der er godt i gang, lige midt imellem og de der lige skal starte op eller er på overvejelsesfasen. Se Syd-bilag. Region Sjælland Der er afholdt ca. 20 ICPC-kurser for både praksis og læger. Hvad angår Datafangst har der har været en periode uden datakonsulenter. Der vil nu blive ansat to datakonsulenter. Region Sjælland starter med Datafangst som et fællesprojekt for regionen og praksis og lærer gerne fra de andre regioner. 4

Region Hovedstaden Datakonsulenterne tilbyder gennem PraksisNyt og på sundhed.dk - at komme ud til alle praksis i forbindelse med installationen af datafangst. Siden december 10 har de besøgt rigtig mange klinikker og der har været mange tilmeldinger. Datakonsulenterne introducerer bl.a. lægerne i hvordan de tilmelder sig de forskellige systemer, checker IUPAC-koder og tilbyder praksisbesøg af en superbruger, dvs. en læge som har samme lægesystem og som kan komme ud og fortælle nogle yderligere lægefaglige ting omkring ICPC og Datafangst. Derudover er der lige startet et facilitatorkorps. Der er ansat 20-30 praktiserende læger som har været på kursus hos DAK-E i Datafangst. Dette facilitatorkorps tilbyder 2-3 besøg i alle klinikker i løbet af de næste to år. Herudover gør en række medicinkonsulenter reklame for Datafangst ved deres besøg. Datakonsulenterne samarbejder med KvEAP om nogle forestående stormøder, hvor IT vil blive diskuteret på et bredere plan heri bl.a. Datafangst, FMK. Sammen med Hovedstadens ICPC-baggrundsgruppe igangsættes en ICPC-undersøgelse, hvor der også vil blive spurgt ind til Datafangst. Om man er på Datafangst, hvornår man tænker at gøre det og dels om man ønsker et konsulentbesøg af enten en ICPC- eller datakonsulent. Undersøgelsen igangsættes her i foråret. Og man forventer en del af den. 5) Hvad kan DAK-E byde ind med? Systemhusene DAK-E arbejder på at optimere indsatsen fra systemhusene og argumenterer over for dem, at hvis de ikke lever op til at testen af systemet inden de forlader en praksis, kan DAK-E ikke godkende installationen hos lægen. Derved motiveres systemhusene til at optimere deres indsats. Spørgeskema DAK-E udsender et spørgeskema til praksis to måneder efter at de er kommet i gang. Målet med spørgeskemaet er at klarlægge hvor problemerne er, så der kan sættes ind hvor de specifikke problemer er. Kursus DAK-E tilbyder uddannelse af ambassadører/icpc-/datafangstkonsulenter eller andre konsulenter, som i fremtiden lokalt kan afholde kurser for lægerne. Kursusmaterialet alt kan findes på DAK- E s hjemmeside udleveres i trykt form samt på en USB-pind. Indholdet kan ses i Samlet indholdsoversigt over DAK-E s kursusmappe. Materialet er faseopdelt og de der har været på kursus vil være i stand til at gennemføre en undervisning på det niveau, der netop er behov for. Support DAK-E drivet et supportcenter som kan kontaktes på telefon 65 50 45 50 eller support@dak-e.dk. DAK-E tager sig af al support af Datafangst og hvis der er problemer i relation til systemhusene, kan supporten identificere dette den enkelte læge har ikke chance for selv at kunne gøre dette. DAK-E tager kontakt til systemhuset eller kontakter en datakonsulent/superbruger som kan være behjælpelig med at løse problemet. Alle registrerede problemer journalføres. 5

Trykt materiale DAK-E udarbejder og får mangfoldiggjort forskellige brochurer og pjecer, bl.a. Kom Godt i gang, Kom videre, ICPC-kodning, Kodning og Datafangst. Herudover laminerede ICPC-kodekort og lommekort. Størstedelen af materialet kan findes på DAK-E s hjemmeside.eller kommer til det. Hjemmeside DAK-E s hjemmeside opdateres hurtigst muligt og videreudvikles, så den svarer overens med den nye overenskomst. Hjemmesiden vil blive opbygget, så den rummer det efterlyste fælles læringssted for regionerne og DAK-E. Fokus vil være muligheden for at samle informationer og udveksle strategier afhængig af indgangsvinkel set fra både brugerne, regionerne eller systemhusenes side. 6) Hvordan engagerer vi lægerne til at melde sig på datafangst? APO projekter? Fokus på Kvalitetsrapporter/kvalitetsarbejde Videreudvikling af disse baseret på lægernes ønsker. Standardiserede udtræk/rapporter Hvad kan lægen få glæde af i morgen? Ikke hvad lægen får ud af det om et halvt år = de første reelle kvalitetsudtræk. Især se på de store sygdomme den bedste motivation er, at det er så let som muligt og giver et hurtigt resultat. Systematisering af kronikeromsorgen - årskontrollen Afgrænsede emner, gerne på basis af APO-projekter Muligheden for at se begyndelsen og afslutningen på et projekt. Overskuelighed. Faglig relevans på højt niveau. God udviklingsproces. Multipel strategi interesseafhængige tilbud på forskellige niveauer De gode historier om Datafangst Formidlingskanaler: PraksisNyt, efteruddannelsesgrupper, Lægedage, praksisdage, div. konferencer og medier, værktøjsmøder, workshop mv. (Journalistbaseret + visuel kommunikation) 7) Hvordan fremmer vi samarbejdet om opgaven? Hvad kan vi hver især byde ind med til det fælles bedste? DAK-E får opdateret sin hjemmeside og opbygger nogle områder, hvor vi deler de erfaringer, vi hver især har. Regionerne udvikler hver især/i samarbejde et koncept for videreformidling til efteruddannelsesgrupperne i regionerne - evt. gennem superbrugerne. DAK-E s kursusmateriale kan bruges hertil. Få de hos DAK-E uddannede ambassadører på banen lokalt. Der kan afholdes møder for systemspecifikke grupper i implementeringsfasen. Og senere i processen, når lægen skal lære at lave kvalitet fra data, kan møderne afholdes i efteruddannelsesgrupperne, 12-mandforeninger mv. Man kan i efteruddannelsesgrupperne tage diskussionen op, hvad det egentlig er, man kan få ud af det, hvad det kan bruges til. Fx at blive bevidstgjort gennem data, at der stadig er noget at lære. Vise lægerne hvordan man kan bruge kvalitetsrapporterne mest hensigtsmæssigt. 6

Gennem fx DAK-E s hjemmeside kan man stjæle fra hinanden at hver region har en plan som de offentliggør på deres egen hjemmeside og på DAK-E s hjemmeside linkes direkte til hver enkelt regions relevante sider. Der efterlyses konkrete oplysninger om hvilke erfaringer der er med de forskellige systemhuse. Hvor er faldgrupperne og hvad kan man forvente fra sit systemhus? DAK-E identificerer løbende problemer med systemhusene og disse diskuteres så efterfølgende med systemhusene og forsøges/bliver løst på denne måde. Ved certificeringen ved DAK-E præcist hvad der skal checkes op på og hvis dette så ikke er løst, bliver systemhuset bedt om at gøre det bedre. Dette er den bedste garanti for at undgå, at nye læger på Datafangst oplever de samme frustrationer som læger før dem har måttet gennemgå. På DAK-E s hjemmeside kan man se hvilke systemhuse, der er certificeret. Ved Indgåelse af overenskomsten er systemhusene mere villige til at gøre en indsats for at opnå gode løsninger. Og som noget nyt udsendes i startpakken ved nye tilmeldinger fra 1. april en 10-punktscheckliste, som praksis skal bede installatøren fra systemhuset udfylde, når de installerer programmet. Det giver også den mulighed fremover ved fortsatte problemer, at regionerne først udbetaler tilskuddet til installationen, når alt er på plads i den enkelte praksis. Endvidere er der muligheder for at lægerne bliver bedt om fra deres region først at betale systemhuset når alt er i orden; derfor kunne en forventningsliste til sit systemhus også være essentiel. 8) Opsummering og fælles plan Når lægerne skal på Datafangst skal det være så gnidningsfrit som muligt. Specielt skal vi sørge for at lægerne leverer noget og at de får mindst lige så meget igen. Vi skal sørge for at komme med de gode historier der kan motivere andre til at komme på. Der ses meget god erfaring ved besøg hos den enkelte praksis efter de er kommet i gang. Regionerne blev enige om til næste møde at have forslag klar til hvordan den enkelte region planlægger at implementere Datafangst og ICPC og hvad vi sammen kan gøre fremover for at få Datafangst implementeret på en god måde. DAK-E s hjemmeside bliver optimeret, så det er stedet vi udveksler erfaringer og vi giver hinanden muligheden for at låne af hinanden. Næste møde 6. september kl. 14-17 hos DAK-E, Odense Referent: Berit Leah, DAK-E 26. maj 2011 7