Økonomiudvalg Side 1. Bilag nr. 06-2016-003 Mødested: Kultorvet 7, mødelokalet 1. sal. Tidspunkt: Torsdag den 28. april 2016 kl. 9.00-12.00. Medlemmer: Formand for udvalget Steen Kobberø-Hansen (SKH), Alice Mortensen (AM), Sven Høier (SH), Ole Bertelsen (OB) og Jan-Ewald Hovmand (JEH). Fra sekretariatet: Anna-Kathrine Hauborg (AKH) Erik Krogh (EKR) Afbud: Forplejning Kaffe/te og frokost Kommende møder: Mødets punkter 0. Siden sidst 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat af møde nr. 2 den 2. september 2015 3. Gennemgang af hovedtal 1.1.-31.3.2016 4. Gennemgang af likviditetsanalysen 2016 5. Drøftelse af oplæg til formue og driftsstyring over 15 år 6. Drøftelse af opgørelse over realiserede og urealiserede kurstab på obligationer i 2015 7. Eventuel investering af udtrukne midler m.v. 8. Behandling af 1. udkast til regnskab 2015 9. Status vedr. regulering af huslejen for lejemålet Kultorvet 7, 3. 10. Status vedr. fritagelse for dækningsafgift i Københavns Kommune 11. Overvejelser vedr. Kultorvets økonomi 12. Planlægning af kommende møder i økonomiudvalget 13. Eventuelt
Økonomiudvalg Side 2. pkt. 0: Siden sidst Med henblik på at sikre likviditeten resten af året blev der den 2. dec. 2015 solgt 2,50 % Realkredit Danmark obligationer for i alt kr. 200.000. Den 18. januar 2016 blev der geninvesteret i 3,50 % Realkredit Danmark obligationer for i alt ca. kr. 1.500,000. For at sikre likviditeten henover sommeren skete der et salg af 2,50 % obligationer for i alt 500.000 kr. den 15. april 2016. pkt. 1: Godkendelse af dagsorden Da første udkast til regnskab 2015 var udsendt aftenen før mødet i økonomiudvalget, anbefalede SKH, at dagsordenens punkt 8 vedr. behandling af 1. udkast til regnskab 2015 ville blive grundigt gennemgået på det næste møde i økonomiudvalget. Herefter blev dagsordenen godkendt. pkt. 2: Opfølgning på referat af møde nr. 2 den 2. sept. 2015 På dagens møde i økonomiudvalget blev det besluttet, at hovedtallene for januarmarts udsendes for et samlet kvartal. Herefter udsendes hovedtallene månedsvis til medlemmerne af økonomiudvalget medio den efterfølgende måned. EKR Under en gennemgang af referatet blev følgende punkt noteret som udestående: Vedr. det budgetterede beløb til administrationsomkostninger og repræsentation under Styrelsen blev det besluttet, at EKR skal undersøge, hvad der er medregnet af udgifter under det samlede beløb på 25.000 kr. EKR Til det oplyste EKR på dagens møde i økonomiudvalget, at kr. 11.200 var administrationstilskud til medlemmerne af Styrelsen mens den resterende del var repræsentation under Styrelsen, herunder bl.a. afholdelse af reception for den tidligere bogholder, Birgit Jensen. Da udgiften til administrationstilskud til medlemmerne af Styrelsen ikke skal konteres under Styrelsen/repræsentation, var denne fejl i budget 2016 efter mødet den 2.9.2015 derfor rettet efterfølgende. pkt. 3: Gennemgang af hovedtal 1.1.-31.3.2016 Bilag udsendt via mail den 26.4.2016. Efter en gennemgang af hovedtallene for 1. kvartal blev det konkluderet, at der p.t. var brugt ca. 140.000 kr. mere, som blev begrundet som følger: I forhold til distributionen af VandreLiv er der i budgettet regnet med en besparelse på ca. 40.000 kr., idet VandreLiv ikke mere skulle udsendes til nye medlemmer, oplyste OB.
Økonomiudvalg Side 3. Da VandreLiv forsat udsendes til nye medlemmer er der en omkostning, som ikke var indregnet i budgettet for 2016. Det blev besluttet på mødet, at Styrelsen skal tage stilling til, om nye medlemmer skal modtage et eksemplar af det nyeste medlemsblad eller ikke, idet distributionen indebærer en omkostning, som ikke er medtaget i budget 2016. SKH Ved en sammenligning af hovedtallene for 1. kvartal 2015 med hovedtallene for 1. kvartal 2016 havde OB konstateret, at der under Styrelsens udgifter var brugt ca. 50.000 kr. mere, som bl.a. dækkede godtgørelse af SKH s udgifter i forbindelse med diverse besøg i lokalafdelingerne, afholdelse af et weekendmøde for Styrelsen i februar måned samt dækning af udgifter i forbindelse med den nye udviklingsarbejdsgruppe, som blev nedsat på landsmødet 2015. Den resterende merudgift på ca. 50.000 kr. vedrørte etableringen af den nye medlemsportal, der skyldes en periodisering af udgiften i forhold til året før, idet sidste rate af betalingen først var sket primo 2016. pkt. 4: Gennemgang af likviditetsanalysen 2016 Bilag udsendt via mail den 7. april 2016 I forhold til det udleverede bilag spurgte OB ind til, hvorfor der var et forventet overforbrug på ca. 400.000 kr. i forhold til budget 2016. I relation til bilaget var udtrækning og salg af obligationer angivet til ca. 1,9 mil. kr. mod en geninvestering på 1,5 mil. kr. Jf. ovenstående gennemgang af hovedtallene for 1. kvartal 2016 var der brugt 140.000 kr. mere og derudover var der i budgettet for 2016 afsat 230.000 kr. til etablering af en kursus- og tilmeldingsportal. Resten skyldtes periodisering af udgifterne. Økonomiudvalget vil følge den økonomiske udvikling jf. beslutningen under dagsordenspunkt 2 vedr. regelmæssige udsendelser af hovedtallene samt opnå besparelser, hvor det er muligt. Til næste møde vil SKH ændre opbygningen af likviditetsanalysen. SKH pkt. 5: Drøftelse af oplæg til formue og driftsstyring over 15 år Bilag: Oplæg til formue- og driftsstyring over 15 år blev udsendt med dagsordenen. Oplægget til formue og driftsstyring vil blive præsenteret for afdelingsformændene på det kommende formandsmøde som et princip. Med henvisning til beslutningen på Styr 4 2016 var Styrelsen enige i oplægget til formue og driftsstyring over de næste 15 år.
Økonomiudvalg Side 4. SKH indledte med at oplyse, at oplægget var et værktøj til beregning af formuens størrelse henover årene. Det er tanken, at medlemmerne af økonomiudvalget skal være behjælpelig med beregningen af tallene, og at arbejdet med dette skal starte i 2018. SH mente, at bilaget skulle afspejle de kontante penge, og derfor skulle afskrivningerne ikke figurere på oplægget. Dernæst var SH bekymret over, at tallene pr. år ikke var i balance. OB mente, at beløbene vedr. afskrivninger burde stå anført under indtægter. Derudover mente OB, at driften skal være i balance. Hans holdning var, at reduktion af formuens størrelse kun komme på tale, såfremt der blev anvendt midler til specielle projekter. Med reference til bilaget var beregningen af formuen opgjort til 7 mil. kr., hvilket ifølge OB var 1 mil. kr. for højt. Med hensyn til formuens minimum var et beløb på 3 mil. kr. efter OB s mening en mere passende størrelse frem for de 2 mil. kr., som var angivet i bilaget. I forhold til anvendelsen af formuen ønskede SKH, at deltagelsen i formands- og landsmøder på sigt kunne være gratis for de frivillige. Allerhelst så han, at alt omkring de frivillige skulle være gratis. OB tilbød at udarbejde en beregning af kontingenterne med henblik på, at vandreturene skulle være gratis for alle at deltage i. I den forbindelse bad han om modtagelse af de nyeste afdelingsregnskaber. OB pkt. 6: Drøftelse af opgørelse over realiserede og urealiserede kurstab på obligationer i 2015, herunder diskussion af evt. ændringer til Dansk Vandrelaugs investeringspolitik Bilag udsendt via mail den 11. april 2016 opgørelse over gevinst og tab på obligationer Bilag vedr. Dansk Vandrelaugs investeringsprofil jf. Danske Bank udsendt via mail den 26.4.2016 Med henvisning til førstnævnte bilag havde den eksterne revisor oplyst, at årets resultat for 2015 blev påvirket i negativ retning med kr. 361.340 grundet kurstab på obligationerne. SH mente, at denne opgørelse var en sandhed med modifikationer, idet de 105.000 kr. skyldtes køb af obligationer til en høj kurs mens de resterende 256.000 kr. var irrelevante at medtage i opgørelsen over kurstabet, idet de ikke var i risiko for at blive udtrukket. I forhold til opgørelsen af obligationernes værdi var anskaffelsesværdien ifølge SH ikke relevant men derimod værdien af obligationen på købstidspunktet, der var relevant. SH nævnte, at der på obligationsmarkedet havde været en stor udtrækningsprocent på over 30 % på det seneste.
Økonomiudvalg Side 5. I forhold til geninvesteringen i obligationer oplyste SH, at det altid har været hans formel, at en ¼ del af årets underskud hvert kvartal dækkes med udtrækket af obligationer, hvorefter resten kan investeres. I relation til bilaget vedr. Dansk Vandrelaugs investeringsprofil jf. Danske Bank nævnte SKH, at han havde deltaget i et webinar med Danske Bank efterfølgende, hvor de forslog en fordeling af investeringerne med 80 % i obligationer og 20 % i aktier. I forlængelse heraf nævnte SKH, at både den eksterne revisor og Danske Bank havde foreslået Dansk Vandrelaug at investere i en investeringsforening. Som eksempel pegede SKH på investeringsforeningen i Danske Bank, Danske Invest, hvor en investering i Fonde, som var en investering i 100 % obligationer, som relevant. Investering i Fonde gav p.t. en forrentning på 1 %, hvilket var lavt i forhold til den nuværende forrentning. I den forbindelse blev det foreslået at rette henvendelse til Danske Bank med henblik på en højere forretning mod en lidt større risiko. Det blev besluttet, at Dansk Vandrelaug fremadrettet vil købe og sælge obligationer, som det tidligere har været praktiseret. SKH har dog brug for vejledning af OB og SH i forhold til fremtidige køb/salg af obligationer. Det blev konkluderet, at investeringsprofilen som fremsendt af Danske Bank var uændret. pkt. 7: Eventuel investering af udtrukne midler m.v. v/sh SH oplyste, at såfremt der på nuværende tidspunkt skulle investeres, kunne et køb af 3 % obligationer være relevante, som p.t. lå omkring kurs 100. Det blev besluttet, at eventuel investering skal diskuteres på næste møde. Jf. likviditetsanalysen skal der ske et salg af obligationer til september, oplyste SKH. pkt. 8: Behandling af 1. udkast til regnskab 2015 Bilag: 1. udkast til regnskab 2015 udsendes senere. EKR beklagede den sene udsendelse af regnskabet. Årets resultat for regnskab 2015 udviste et underskud på kr. 798.089. Fratrukket finansieringsomkostningerne på kr. 361.340 var der i forhold til budgettet for 2015 brugt kr. 125.749 mere, som dels var anvendt til rekruttering af ny bogholder samt dels til dobbelt løn til tidligere og nuværende bogholder i en periode, forklarede OB. Pga. af den sene udsendelse af regnskabet blev det derfor besluttet, at regnskabet gennemgås grundigt på det næste møde i økonomiudvalget.
Økonomiudvalg Side 6. pkt. 9: Status vedr. regulering af huslejen for lejemålet Kultorvet 7, 3. OB oplyste, at sagen p.t. ligger i huslejenævnet, idet Frank Hedegaard har fremsendt indsigelser imod regulering af lejen. Det medfører, at huslejenævnet skal besigtige lejemålet på et tidspunkt, hvorefter de vil træffe en afgørelse. Men der er varslet en regulering af huslejen for Frank Hedegaard, oplyste OB. pkt. 10: Status vedr. fritagelse for dækningsafgift i Københavns Kommune. SKH oplyste, at Københavns Kommune var rykket for et svar vedr. fritagelsen for dækningsafgiften. Bliver ansøgningen om fritagelse for dækningsafgiften på ejendommen Kultorvet 7 imødekommet, vil det betyde en årlig besparelse for Dansk Vandrelaug på ca. 140.000 kr., oplyste OB. pkt. 11: Overvejelser vedr. Kultorvets økonomi SKH var af den opfattelse, at dette dagsordenspunkt ikke længere var aktuelt at behandle i økonomiudvalget. Med det netto overskud ejendommen giver, skal et salg end ikke overvejes, lød begrundelsen. Ifølge OB svarer overskuddet til en forrentning på 3% af ejendommens værdi. pkt. 12: Planlægning af kommende møder i økonomiudvalget Der blev aftalt flg. møder i økonomiudvalget: Onsdag den 25. maj 2016 kl. 09.00. Tirsdag den 20.9.2016 kl. 10.00. pkt. 13: Eventuelt Budget 2017 I forhold til budget 2017 oplyste SKH, at han ønskede, at der blev udarbejdet et rammebudget for 2017 til styrelsesmødet i juni (Styr 6), hvorefter udkastet til budget 2017 vil blive drøftet endeligt på Styr 7 i august. Det var endvidere planen, at budgettet fra 2017 skal indtastes i Navision, og at samtlige udgifter herefter vil blive periodiseret over 12 måneder. I den forbindelse vil udvalgene også blive bedt om at periodisere deres udgifter hen over året. SKH beder udvalgene om at indsende budgetønsker for 2017. SKH 8.979 medlemmer pr. den 31.12.2015. 8.619 medlemmer pr. den 18.5.2016. Kultorvet, den 18. maj 2016, Anna-Kathrine Hauborg.