Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 22. oktober 2015 kl. 17.00, Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Rikke Linnemann (ref.) Gæster: Afbud: Thomas Forchhammer, Daniel Majgren Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Anders Brøgger Formalia 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 3. september samt 4. oktober er vedlagt til godkendelse. Referat fra Organisationsbestyrelsesmøde den 4. oktober eftersendes. 2. Revisionsprotokol Der er ikke skrevet nyt ind i revisionsprotokollen siden sidste møde. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 3. september blev godkendt uden kommentarer. Referat af Organisationsbestyrelsesmødet den 4. oktober vil blive behandlet på næste organisationsbestyrelsesmøde den 10. december. til efterretning. Temadrøftelser / -sager 3. Evaluering Budgetforløb og afholdte budgetafdelingsmøder Organisationsbestyrelsen skal orienteres om administrationens indtryk fra afdelingsmøderne og oplevelsen af årets budgetproces. Punktet blev drøftet. Det var en generel oplevelse, at afdelingsmøderne var gået godt. Ved næste års afdelingsmøder vil der være et øget fokus på koordinering af datoer og italesættelse af kontaktpersonernes rolle. Administrationen takkede for den store indsats, Organisationsbestyrelsen har ydet som kontaktpersoner. 4. Drøftelse Køreplan for områdemøder i november Demokrati- og Kommunikationsudvalget indstiller, at Organisationsbestyrelsen godkender køreplanen for områdemøderne i Organisationsbestyrelsen roste medarbejderne i driften for at have fokus på at sikre gode afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsen godkendte køreplanen for områdemøderne for 2015 med understregning af vigtigheden af, at møderne er baseret på dialog og mulighed for netværk. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 1
november 2015. 5. Drøftelse Håndtering af konflikter og boligsociale udfordringer i ressourcestærke afdelinger drøfter, hvordan 3B kan håndtere konflikter i afdelinger, der ikke er omfattet af boligsociale helhedsplaner. Organisationsbestyrelsen drøftede forskellige modeller for, hvordan konflikter i afdelingerne kan håndteres fremadrettet. Der var enighed om, at de enkelte konflikter kræver forskellige løsningsmodeller, og at det derfor er vigtigt med en differentieret tilgang, tidlig inddragelse af kontaktpersonerne samt et godt samarbejde mellem kontaktpersonerne og driften. 6. Drøftelse - Formandens opgaver Organisationsbestyrelsen skal drøfte arbejdsopgaver og aflønning af formanden for Organisationsbestyrelsen. Demokrati- og Kommunikationsudvalget vil viderebehandle sagen. Organisationsbestyrelsen drøftede punktet og vil på et af de kommende organisationsbestyrelsesmøder få forelagt et oplæg med beskrivelse af rollerne i Organisationsbestyrelsen sammen med en oversigt over opgaver. Væsentlige sager 7.. Indstilling Godkendelse af forretningsorden for udvalg Organisationsbestyrelsen skal beslutte, om udkastene til forretningsordner for Forretningsudvalget, Byggeudvalget, Demokratiog Kommunikationsudvalget, Drifts- og Serviceudvalget og Risikoudvalget kan godkendes. Organisationsbestyrelsen godkendte udkastene til forretningsorden for udvalgene - med undtagelse af forretningsordenen for Byggeudvalget - under hensyntagen til de faldne bemærkninger. Organisationsbestyrelsen ønskede, at forretningsordenerne bliver ændret, så det fremgår, at godkendelsesproceduren skal involvere hele udvalget og ikke kun formanden. Som konsekvens vil de referater, som forelægges for Organisationsbestyrelsen være i udkast-form. Administrationen vil ligeledes sørge for at få konsekvensrettet grammatiske og formmæssige forskelle i forretningsordenerne. Byggeudvalget genbehandler forretningsorden på næste møde. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 2
8. Orientering - Regnskabsprognose 2015 (september) Organisationsbestyrelsen skal orienteres om prognose for selskabets regnskab 2015 (september). Organisationsbestyrelsen drøftede samtidig bemandingen af de enkelte udvalg, mødefrekvens samt niveauet for behandling i udvalgene og deraf afledt krav til indhold/informationsniveau på indstillingen. Dette vil blive viderebehandlet på udvidet FU den 26. oktober. til efterretning. Administrationen orienterede om, at prognosen for regnskabet for 2015 viser et underskud på 5,4 mio. kr. 9. Indstilling Udvikling af boligområder 10. og socialøkonomiske tiltag Forretningsudvalget indstiller til Organisationsbestyrelsen, at 3B afsætter 2,25 mio. kr. til projektledelse i tre år af udvikling af 3B s store boligområder og socialøkonomi i 3B. Midlerne dækkes af dispositionsfonden. at 3B afsætter 0,5 mio. kr. til aktiviteter og udgifter i forbindelse med punkt 1. Midlerne dækkes af dispositionsfonden. at det præciseres, at beslutningen fra den 19. maj 2015 om midler til udvikling af byudviklingssekretariat er håndteret med ovenstående. at de 100.000 kr., der blev afsat den 19. februar 2015 til udvikling af socialøkonomi m.v. på selskabets drift, indgår i ovenstående bevilling og derfor finansieres af dispositionsfonden. Indstilling Afdelingsbudgetter 2016 godkender Afdelingsbudgetter for 2016 samt budgetter for afdelinger uden afdelingsbestyrelse. Bestyrelsen drøftede prognosen og bemærkede, at en del af de ubudgetterede udgifter kan henføres til nødvendige tiltag for at styrke 3B. Under punktet fik Organisationsbestyrelsen udleveret en oversigt over Dispositionsfonden med de seneste sager indregnet. Dispositionsfonden vil blive særskilt gennemgået på næste organisationsbestyrelsesmøde 10. december, hvor også Birger Kristensen fra LBF er inviteret. Organisationsbestyrelsen bemærkede, at den gennemsnitlige huslejestigning i 3B på ca. 2 pct. er tilfredsstillende. I forbindelse med budget 2017 vil der være særligt fokus på henlæggelser i afdelingerne. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 3
11.. 12. Indstilling - Forretningsgang for afdelingsbestyrelsens udgifter godkender den nye forretningsgang for rådighedsbeløb. at der i den forbindelse fastsættes et maksimumbeløb på kroner 3.000 årligt, der kan udbetales pr. medlem af afdelingsbestyrelsen og aktiv suppleant. Indstilling Politik for driftslån godkender udkast til politik for tildeling af driftslån fra dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen ønskede samtidig, at der kigges på arbejdsgangene omkring elektronisk pengeflow og udlejning af fælleslokaler. Drifts- og Serviceudvalget tager sagsbehandlingen frem mod næste fremlæggelse for Organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med den ændring, at kriteriet i politikken: Afdelingen skal, såfremt der ikke ydes driftslån, stå over for enten en meget høj procentvis huslejestigning eller nå et uholdbart huslejeniveau i kroner i forhold til sammenlignelige 3B-afdelinger. Ændres til: Afdelingen skal, såfremt der ikke ydes driftslån, stå over for enten en meget høj procentvis huslejestigning eller nå et uholdbart huslejeniveau i kroner. Og at kriteriet Afdelingen skal såfremt der ydes driftslån ikke nå et huslejeniveau, der er under sammenlignelige 3B-afdelinger udgår. 13. Indstilling Driftslån Jægerbo tager stilling til, om der skal ydes et driftslån til Jægerbo. Baggrunden er, at huslejen i afdelingerne kan henføres til forhold, der er individuelle for den enkelte afdeling. Organisationsbestyrelsen vedtog at yde driftslån ud fra model A, under forudsætning af at afdelingens henlæggelser øges (særligt når driftslånet er tilbagebetalt). Drifts- og Serviceudvalget anbefaler model C ud af følgende tre modeller for eventuel driftsstøtte. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 4
14.. 15. A) der skal ydes et driftslån til Jægerbo på 163.584 kr. i alt i perioden 2016-2018. B) der skal ydes et driftslån til Jægerbo på 94.292 kr. i alt i perioden 2016-2017. C) der ikke skal ydes et driftslån til Jægerbo. Indstilling Dokumentationspakke 2015 godkender udkast til organisationsskema. udkast til afdelingsskemaer. Indstilling - Løb Mellem Husene Fortrolig 17. 16. Indstilling - Prækvalifikation boligsociale helhedsplaner Demokrati- og Kommunikationsudvalget indstiller til Organisationsbestyrelsen, at administrationen bemyndiges til at indsende prækvalifikationsansøgninger i overensstemmelse med det beskrevne indhold i løsningsafsnittet. at der bevilges et rammebeløb på 3.460.000 kr. i perioden medio 2016 til ultimo 2020 til boligsociale indsatser i de fire boligområder: Kokkedal, Sydhavnen, Høje Gladsaxe og Valby. Den årlige ramme er 865.000 kr., der er ligeligt fordelt over årene. at der tages stilling til, hvordan 3B s udgifter til boligsocial medfinansiering fremover dækkes. at afdelinger, der får en boligsocial helhedsplan, samtidig forpligter sig til at stille beboerlokaler til rådighed til aktiviteter. Indstilling - Samarbejdsaftale med Glad Fonden Forretningsudvalget indstiller til Organisationsbestyrelsen, at 3B skal arbejde videre med et partnerskab med Glad Fonden om en beskæftigelsesindsats for unge med handicap. 18. Drøftelse 3B på Folkemødet 2016 drøfter 3B s deltagelse på Folkemødet 2016. Organisationsbestyrelsen udskød drøftelsen til primo november i forbindelse med studieturen til Berlin. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 5
Øvrige sager 19. Orientering Grundkøb i Ørestad Syd Fortrolig 20. Indstilling Udlejning til flygtninge og fælles udlejningsaftale i Fredensborg Kommune orienteres om en henvendelse fra Fredensborg Kommune om udlejning til flygtninge. orienteres om forhandlinger mellem Fredensborg Kommune og boligorganisationerne i kommunen om en fælles udlejningsaftale. tager stilling til, om der skal nedsættes et udvalg under Organisationsbestyrelsen, der kan bistå administrationen 21. Indstilling Interne ventelisteregler intern oprykningsret AB+ Forretningsudvalget indstiller til Organisationsbestyrelsen, at der indføres intern oprykning i AlmenBolig+-afdelingerne Dortheavej, Signalgården og Teglværkshaven, så beboerne får mulighed for at søge internt i de respektive afdelinger forud for ansøgere fra 3B s venteliste samt København og Herlev kommune. til efterretning. til efterretning og nedsatte et udvalg bestående af Jens Wenzel Andreasen og Martin Baden. Organisationsbestyrelsen godkendte ikke indstillingen. Organisationsbestyrelsen ønsker at tage mere principiel stilling til intern oprykning i alle afdelinger. På den baggrund skal der udarbejdes et notat om konsekvensen i forhold til beboersammensætning, tomgangsleje og praksis i andre boligorganisationer m.m. ved indførelse af intern oprykning. 22. Indstilling Deltagelse på Bestyrelsesakademiet beslutter, hvem der skal deltage i bestyrelsesakademiet fra 3B. Organisationsbestyrelsen vil herefter behandle sagen igen i februar. Steen Egeberg, Henrik Thorenfeldt og Dijana Omerbasic deltager fra 3B. Orienteringspunkter fra bestyrelsen 23. 24. FU Referat fra møde den 22. september Byggeudvalg Referat fra møde den 21. september Det blev bemærket, at der var udsendt en forkert version af referatet. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 6
25. Demokrati-og Kommunikationsudvalg Referat fra møde den 22. september 26. Drifts- og Serviceudvalg Referat af møde den 23. september 27. Risikoudvalg Referat af møde 22. september 28. Vedtægtsudvalg Punktet blev ikke drøftet 29. Orientering fra BL Punktet blev ikke drøftet Afslutning 30. Orientering fra formand / direktion Formand Formand Formanden orienterede om, at FU drøfter mulighederne for strategiske partnerskaber med andre boligorganisationer, og at det bl.a. er aftalt med BDK at forny aftalen med dem. Formanden nævnte også, at han ønsker, at 3B arbejder med at udvikle nye løsninger, der kan tilvejebringe boliger til mindrebemidlede. Direktion 3B mailkonto til organisationsbestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer Direktion Morten Boje redegjorde kort for overvejelserne i forbindelse med oprettelse af en 3B mail til organisationsbestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer. Administrationen undersøger det nærmere. 31. Eventuelt 32. Næste møde - Studietur Organisationsbestyrelse og ledergruppe, 4. 7. november - Områdemøder, 10., 12., 17., 19. og 24. november - Organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 10. december Morten Boje orienterede endvidere om, at administrationen har nedsat en task force vedrørende MgO-plader. Organisationsbestyrelsesmøde 22. oktober 7