Initialer: UG Repræsentantskabsmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 28. februar 2014 kl. 12.00 13.00 Sted: Mødelokale 4, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Der serveres en let frokost ved mødestart Medlemmer: Jan Riber Jakobsen, Aabenraa Kommune Lars B. Thomsen, Billund Kommune Jesper Frost Rasmussen, Esbjerg Kommune Kristine Kaas Krog, Fanø Kommune Jean Brahe, Fredericia Kommune Søren Rishøj Jakobsen, Haderslev Kommune Knud Erik Langhoff, Kolding Kommune Frode Sørensen, Sønderborg Kommune Allan Skjøth, Tønder Kommune Poul Rosendahl, Varde Kommune Jørgen Bruun, Vejen Kommune Peder Hummelmose, Vejle Kommune Øvrige: Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingschef Britta Søndergaard Informationsansvarlig Karen Stoustrup Inviteret er: Bestyrelsesmedlem Preben Friis-Hauge Bestyrelsesmedlem Karsten Uno Petersen Afbud sker til Eva Brøgger (esb@sydtrafik.dk) eller på tlf.: 76 60 86 96 04/14 Forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus... 9 05/14 Godkendelse af vedtægtsændring angående repræsentantskabets møder... 12 8
04/14 Forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus J. nr. Dato: 21. februar 2014 Sagsresume Bestyrelsen behandlede på møde den 20. februar 2014 sag 13/14 om forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus i regnskab 2013. Indstilling i sagen om at anvende model 4 blev godkendt til fuld og endelig fordeling. Imod stemte Jan Riber Jakobsen, Jørgen Bruun og Poul Rosendahl. Der var udtrykt ønske om, at der i regnskab 2013 anvendes en anden forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus end de principper, som bestyrelsen og repræsentantskabet godkendte i forbindelse godkendelsen af budget 2013 i august/september 2012. En ændring af fordelingsprincipper skal godkendes af både bestyrelsen, herunder også af Region Syddanmarks medlemmer, samt af repræsentantskabet. Bestyrelsen har ad flere omgange i 2012 og 2013 drøftet fordelingsprincipperne i overgangsperioden frem mod Rejsekortets indførsel, og et flertal har besluttet at de godkendte fordelingsnøgler fortsat skal anvendes. Denne sag omhandler ikke en generel drøftelse af en ændret fordeling, men alene en stillingtagen til en justeret indtægtsfordeling for året 2013, som en følge af de ændrede forudsætninger, som er beskrevet i denne sagsfremstilling. Baggrunden for ønsket om en anden fordeling udspringer af det forhold, at 3. budgetopfølgning viser store omfordelinger mellem region og kommuner, i forhold til oprindeligt budget. Indtægterne på forretningsområde Bus falder endvidere med i alt 11,8 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget. Omfordelingen skyldes en række forhold: Sms/mobilbilletter har kun fået begrænset udbredelse salget af sms/mobilbilletter blev budgetteret til 78,7 mio. kr. mod forventet 8,4 mio. kr. og rejsekort blev budgetteret til 49,0 mio. kr. mod forventet 9,6 mio. kr. Langsommere udrulning af rejsekort Forlænget køb af klippekort det var muligt at købe klippekort indtil 15. september 2013 Flere køreplantimer i regionen Flere/færre køreplantimer end planlagt i kommunerne Færre skolekort i nogle kommuner Mindre korrektion på skolekort vedr. regnskab 2012 Afsmitning fra langsommere rejsekortudrulning på afregning med DSB/Arriva der afregnes på baggrund af tællinger bortfalder i takt med rejsekortets udbredelse. Alle såvel kommuner som region påvirkes af den forventede mindre indtægt i forhold til budget 2013 på 11,8 mio. kr. Budgetopfølgning nr. 3 (forventet regnskab 2013) sag 60/13 blev behandlet på bestyrelsesmødet den 20. december 2013. 9
Bestyrelsen besluttede: at budgetopfølgningen nr. 3 2013 udsendes til kommunerne og regionen til orientering at kommunernes tekniske forvaltninger indkaldes til orienterende møde om budgetopfølgningen 2013 og om den forventede fremtidige økonomiske udvikling på baggrund af rejsekortets indførelse i Sydtrafiks område at acontobetaling fastholdes som oprindeligt udmeldt at der i regnskab 2013 hensættes 200.000 kr. til brug i 2014 øremærket til en kundeundersøgelse i flextrafikken Et ændringsforslag om at afvise budgetopfølgningen med henblik på fornyet behandling på et senere bestyrelsesmøde blev ikke godkendt. 3. budgetopfølgning 2013 blev udsendt til kommunerne 3. januar 2014, og der blev afholdt orienteringsmøde for repræsentanter for kommunernes tekniske forvaltninger den 10. januar 2014. Forskellige muligheder for en alternativ fordelingsnøgle for indtægterne på forretningsområde Bus i regnskab 2013. Der er nedenfor beskrevet 4 alternative muligheder for fordeling af indtægterne. 1. Fordeling af alle indtægterne i regnskab 2013 som den relative fordeling i budget 2013. Fordele: fordelingsresultatet tættere på budget. Ulemper: Tager udgangspunkt i en fordeling af billetprodukter og salgskanaler, der afviger meget væsentligt fra den realiserede. Desuden tages der ikke højde for de faktiske ændringer der har været, f.eks. ændret køb af skolekort. Varde Kommune har f.eks. købt skolekort for 2,1 mio. kr. mod budgetteret 2,9 mio. kr. Kommunen vil derfor uberettiget blive tildelt indtægter. Færre eller flere køreplantimer har også en effekt på indtægterne. 2. Indtægter der er påvirket af omfordelingen, som følge af de nye salgskanaler sms/mobil og rejsekort, fordeles samlet ned samme relative fordeling som i budget 2013, øvrige indtægter fordeles efter de gældende finansieringsprincipper. Fordele: Resultatet tættere på budget, men kun de indtægter der har været påvirket af de ny produkter/salgskanaler indgår. Indtægterne for skolekort er korrekt fordelt, med de ændringer i bestillinger der har været. Ulemper: Tager udgangspunkt i en fordeling af billetprodukter og salgskanaler der afviger meget væsentligt fra de realiserede. Desuden medtages ingen indtægtsmæssig påvirkning af flere/færre køreplantimer. 3. Fordelingen af alle indtægterne i regnskab 2013 som regnskab 2012 Fordele: Tættere på fordelingen på produkter og salgskanaler end budget 2013. Ulemper: Der tages ikke højde for de faktiske ændringer der har været, f.eks. ændret køb af skolekort. F.eks. har Varde Kommune købt skolekort for 2,1 mio. kr. mod budgetteret 2,9 mio. kr. Kommunen vil derfor uberettiget blive tildelt indtægter. Færre eller flere køreplantimers indvirkning på indtægterne tages der ikke højde for. 1.oktober 2012 påbegyndtes rejsekort prøvedrift i primært Esbjerg. Effekten af at klippekortssalg i 4. kvartal 2012 flyttede til kortsalgsstederne er der ikke korrigeret for. 4. Indtægter der er påvirket af omfordelingen, som følge af de nye salgskanaler sms/mobil og rejsekort, fordeles samlet med samme relative fordeling som de var fordelt i regnskab 2012 i regnskab 2013. Øvrige indtægter fordeles efter gældende finansieringsprincipper. Fordele: Tættere på fordelingen på produkter og salgskanaler end budget 2013. 10
Ulemper: 1.oktober 2012 påbegyndtes rejsekort prøvedrift i primært Esbjerg. Effekten af at klippekortssalg i 4. kvartal 2012 flyttede til kortsalgsstederne er der ikke korrigeret for. Der er ingen indtægtsmæssig påvirkning af flere/færre køreplantimer. Anbefaling: Hvis der ønskes en ændret forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus, anbefales det, at der sker en regulering med udgangspunkt i regnskab 2012 for de berørte indtægtsområder model 4. Budget 2014 Budgettet er tilpasset det væsentligt lavere salg af sms/mobilbilletter, og salg af klippekort er fuldt udfaset i hele perioden, og rejsekortet er udrullet i hele Sydtrafiks område. Hermed er de væsentligste usikkerheder væk. Men budgettet vil altid være påvirket hvis salget fordeles anderledes end skønnet. Indførelsen af Rejsekortet kan også føre til en anden fordeling, da man går fra fordelingsnøgler til faktiske rejser. Lovgivningen Det fremgår af Sydtrafiks vedtægter 11 at Repræsentantskabet skal godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering. Økonomi Af bilag fremgår den forholdsmæssige fordeling opgjort på baggrund af 3. budgetopfølgning 2013. Endvidere er der også udarbejdet en forholdsmæssig fordeling med udgangspunkt i det forventede regnskab 2013. Forventet regnskab udviser et forbedret indtægt på 7,3 mio. kr. i forhold til 3. budgetopfølgning. I forhold til budget 2013 er der tale om en mindre indtægt på 4,3 mio. kr. Indtægter Forretningsområde Bus i 1.000 kr. Budget 2013 3. Budgetopfølgning Forventet regnskab -262.708-250.887-258.412 Indstilling At fordelingsmodel 4. anvendes ved den forholdsmæssige fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus for regnskab 2013, til fuld og endelig fordeling. Vedtagelse 11
05/14 Godkendelse af vedtægtsændring angående repræsentantskabets møder J. nr. 00-03-02-1-07 Dato: 21. februar 2014 Indstilling at repræsentantskabet godkender en ændring af Sydtrafiks vedtægt som foreslået af bestyrelsen. Sagsresumé Bestyrelsen besluttede på sit møde i den 20. februar 2014 (pkt. 12/2014), at der iværksættes en ændring af Sydtrafiks vedtægter, således at repræsentantskabets møder fortsat kan være offentlige. Bestyrelsen efterkom dermed et ønske fra Sydtrafiks repræsentantskab, som på sit konstituerende møde i januar måned (pkt. 2/2014) besluttede, at dets møder fortsat skal foregå for åbne døre. Vedtægtsændringen er påkrævet i henhold til en henvendelse fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, som den 7. november 2013 har meddelt, at repræsentantskabets hidtidige praksis med åbne møder savner hjemmel i Sydtrafiks vedtægter. Ministeriet har derfor anmodet om, at Sydtrafik ved først givne lejlighed tager skridt til at ændre selskabets vedtægt, således at det fremgår, at repræsentantskabsmøderne er åbne, og at Sydtrafik i forlængelse heraf anmoder om ministeriernes godkendelse af vedtægtsændringen (BILAG 1 og 2). Der er følgelig udarbejdet et udkast til en ændret vedtægt i overensstemmelse hermed (BILAG 3). Endvidere er bl.a. vedtægtens layout opdateret i overensstemmelse med Sydtrafiks nuværende grafiske design, og afsnitsinddelingen er blevet forenklet mv. Relevante ændringer i forhold til den nuværende vedtægt er fremhævet i udkastet. Ændringen om mødeoffentligheden, som findes i 13, stk. 2, er udformet således, at repræsentantskabet kan beslutte, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Denne bestemmelse, som gælder helt tilsvarende for bestyrelsens møder, er en konsekvens af, at mødeoffentlighed ifølge ministeriets skrivelse forudsætter, at regler om tavshedspligt kan sikres overholdt, hvis der forventes fremdraget fortrolige oplysninger under et møde. Hvis repræsentantskabet tilslutter sig vedtægtsændringen, skal denne dernæst godkendes af Region Syddanmark. I det videre forløb skal ændringen godkendes af Transportministeren samt af Økonomi- og Indenrigsministeren, inden den kan træde i kraft. 12
Lovgivningen mv. Sydtrafiks vedtægter bestemmer følgende: 13, stk. 2. Repræsentantskabet fastsætter selv sin forretningsorden. 24, stk. 2. Bestyrelsens møder er offentlige. Bestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af bestyrelsen eller formanden. 27, stk. 2. Ændringerne i vedtægten, herunder ændringer vedrørende selskabets geografiske område, skal vedtages af bestyrelsen og godkendes af repræsentantskabet og regionsrådet og derefter af transport- og energiministeren og indenrigs- og sundhedsministeren. Forretningsordenen for Sydtrafiks Repræsentantskab bestemmer følgende: 3. Repræsentantskabets møder foregår for åbne døre. Økonomi Dagsordenspunktet har ingen økonomiske aspekter. Vedtagelse Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Peter Christensen Morten Kristensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Jørgen Chr. Jensen Mads Lund 13
Søren Rishøj Jakobsen Erik Lauriotzen Jørgen Bruun I øvrigt deltog 14