Social- og Sundhedsforvaltningen Sundhedsafdelingen Tilsynsenheden Rådhus Allé 1 2860 Søborg Tilsynsrapport Uanmeldt opfølgende tilsyn Omsorgscenter Bakkegården Taxvej 18, 2880 Bagsværd Torsdag 4. maj 2010
Sammenfatning Tilsynsenheden ved Gladsaxe Kommune har gennemført opfølgende uanmeldt tilsyn på Omsorgscenter Bakkegården. Ved opfølgende uanmeldt tilsyn er omsorgscentret Bakkegården godkendt. Den overordnede vurdering begrundes med: Der er ifølge leder systematisk udarbejdet statusnotater og handleplaner på alle beboere. Handleplaner er beskrevet både på aktuelle problemstillinger og med beskrivelse af den hjælp der ydes til beboeren i dag, aften og nattevagt. Ved gennemgang af dokumentation hos fire beboere på i alt fire afdelinger ses, at alle beboere har opdaterede statusnotater og handleplaner i Rambøll Care. To af de interviewede medarbejdere har indgående kendskab til Rambøll Care, og to har delvis kendskab til Rambøll Care. Der blev på ingen af afdelingerne fundet personfølsomme oplysninger, som blev opbevaret tilgængeligt for uvedkommende. De interviewede medarbejdere giver udtryk for, at man siden sidste tilsyn har haft meget fokus på liggedage og hvorledes disse undgås. Alle medarbejdere siger samstemmende at liggedage ikke forekommer mere. Den medarbejder der omtalte liggedage ved det seneste tilsyn, fortæller at processen efterfølgende har været udmærket. Efterfølgende har man afholdt trivselsmøder bl.a. med fokus på at hjælpe hinanden afdelingerne imellem. Medarbejderne finder, at der er stor hjælpsomhed fra de andre afdelinger, når man beder om hjælp. Ingen af de interviewede medarbejdere giver udtryk for, at det er en fast praksis, at leder orienteres når man har brug for hjælp, eller man hjælper en anden afdeling. En medarbejder fortæller, at der aktuelt er en kollega på orlov, og der er ikke ansat vikar i stillingen. Det er medarbejderens tydelige indtryk, at der ikke må bestilles vikar for at dække de manglende timer, og medarbejderen fortæller at det jævnligt forekommer, at vedkommende udfører administrativt arbejde udenfor arbejdstid. Følgende punkt gives til videre opfølgning og udvikling. Idet punkterne ikke er af dokumentationskarakter, vil der blive samlet op på disse ved anmeldt tilsyn 2010. Sikre at ledelsen skaber et systematisk overblik over omfanget af gensidig hjælp og afklare om der udføres administrativt arbejde udenfor arbejdstid. 2
Indholdsfortegnelse Sammenfatning 2 1. Formål med det opfølgende uanmeldte tilsyn 4 2. Tilsynsdato 4 3. Tilsynsresultat 4 4. Kort beskrivelse af omsorgscentret 5 5. Afsluttende behandling af tilsynsrapporten 6 6. Afrapportering af spørgeguide medarbejder 7 10. Afrapportering af tilsyn med den sundhedsfaglige dokumentation 7 Bilag 1 9 Bilag 2 10 Bilag 3 11 3
1. Formål med det opfølgende uanmeldte tilsyn Det overordnede formål med tilsynet er at kontrollere, at omsorgscentret opfylder beboernes krav på service, jf. Serviceloven, og at sikre den bedst mulige pleje og omsorg fra omsorgscentret. Perspektiver for tilsynet: Sikre at omsorgscentrets service er i overensstemmelse med beboernes behov for pleje og omsorg, og at beboeren sikres en værdig dagligdag I dialog med ledelse og medarbejdere at identificere forbedringspotentialer og udviklingsmuligheder i forhold til at give beboerne den bedst mulige service Bidrage til at den daglige ledelse og medarbejderne kan og skal udvikle omsorgscentret og deres fælles fagmiljø gennem læring og refleksion Øge integriteten i det daglige arbejde ved at sikre, at der er overensstemmelse mellem de værdier, som det konkrete omsorgstilbud har formuleret i forlængelse af Gladsaxe Kommunes værdier og målsætninger, som det blandt andet ses i kommunestrategien, og dagligdagen på bo- eller dagtilbuddet I tilfælde hvor forholdene på det konkrete omsorgscenter er uacceptable og som kræver umiddelbar handling, skal tilsynsmedarbejderen påpege dette og sikre, at forholdene bliver udbedret. Det opfølgende uanmeldte tilsyn tager udgangspunkt i påbud givet ved det uanmeldte tilsyn 25. februar 2010: At omsorgscentret tilpasser ressourcetildelingen til behovet for plejeopgaver, således at liggedage undgås. At omsorgscentret sikrer, at der ikke findes kinabøger, kladdehæfter eller lignende med personfølsomme oplysninger At omsorgscentret udarbejder planer for og implementerer systematisk evaluering og opfølgning på handleplaner på alle afdelinger 2. Tilsynsdato Tilsynet er udført tirsdag 4. maj 2010 af tilsynskonsulent Vivian Grønfeldt og tilsynskonsulent Dorthe Legéne Mikkelsen fra Tilsynsenheden, Sundheds og Rehabiliteringsafdelingen, Gladsaxe Kommune. 3. Tilsynsresultat Tilsynsenheden har gennemført et opfølgende uanmeldt tilsyn på Omsorgscenter Bakkegården. Ved tilsynet er en daglig leder blevet interviewet om hvorledes, der er arbejdet med at imødekomme påbud. Inden det opfølgende tilsyn har distriktsleder tilsendt tilsynet en handleplan til imødekommelse af de givne påbud, vedlagt som bilag 3. Derudover har 4 medarbejdere bidraget ved interview. Tilsynet har desuden foretaget observationer på fællesarealer og gennemgang af sundhedsfaglig dokumentation hos fire beboere. I det følgende er påbud fra uanmeldt tilsyn 2010 markeret med punktmarkering. Den efterfølgende tekst opsummerer plejecenterets handlinger og tilsynets fund samt konklusion. At omsorgscentret tilpasser ressourcetildelingen til behovet for plejeopgaver, således at liggedage undgås. Det fremgår af fremsendte handleplan at ledelsen overfor alle afdelinger har indskærpet, at liggedage ikke må forekomme. Ledelsen har udpeget forskellige handlemuligheder for medarbejderne i pressede og akutte situationer. Både ledelse og medarbejdere giver udtryk for, at liggedage ikke længere forekommer. Der er indført en aftale om at yde gensidig hjælp på tværs af afdelingerne, i akutte situationer. Leder fortæller, at der er en god stemning omkring det at hjælpe hinanden og få hjælp. Leder fortæller, at der periodevis kan være brug for hjælp, ofte på skiftende afdelinger. 4
Daglig leder har en forventning om at blive orienteret, når en afdeling har haft brug for hjælp eller har hjulpet på en anden afdeling, men der er ikke opsamling på hvor ofte og i hvilket omfang, de forskellige afdelinger har brug for hjælp. Medarbejdere oplyser, at man ikke nødvendigvis oplyser ledelsen om gensidig hjælp. Medarbejder oplyser, at der indimellem udføres administrativt arbejde udenfor arbejdstid. Tilsynet vurderer, at påbud er imødekommet, men fastholder et udviklingspunkt om at ledelsen skaber et systematisk overblik over omfanget af gensidig hjælp og afklarer om der udføres administrativt arbejde udenfor arbejdstid. Dette udviklingspunkt følges op ved næste anmeldte tilsyn. At omsorgscentret sikrer, at der ikke findes kinabøger, kladdehæfter eller lignende med personfølsomme oplysninger Der er ifølge tilsendte handleplan truffet systematiske aftaler for hvordan sikring af personfølsomme oplysninger udføres. Medarbejdere giver udtryk for at kende og handle i henhold til disse aftaler. Tilsynet fandt på dagen, at dette påbud er imødekommet. At omsorgscentret udarbejder planer for og implementerer systematisk evaluering og opfølgning på handleplaner på alle afdelinger Der er ifølge tilsendt handleplan arbejdet systematisk med statusnotater og handleplaner på alle beboere. Medarbejderne giver udtryk for, at det har været et stort arbejde men også godt at det er gjort. Tilsynet har ved gennemgang af dokumentation hos fire beboere på i alt fire afdelinger fundet, at alle beboere havde opdaterede statusnotater og handleplaner i Rambøll Care. Tilsynet fandt på dagen at dette påbud er imødekommet. Ved opfølgende uanmeldt tilsyn er omsorgscenter Bakkegården godkendt. Tilsynet følger op på det givne udviklingspunkt ved anmeldt tilsyn 2010. Samlet vurdering Godkendt: x Dette betyder, at den leverede hjælp og/eller den faglige dokumentation er vurderet til at leve op til såvel lovgivningens krav, Gladsaxe kommunens kvalitetsstandarder, værdier og målsætning samt almene sundhedsfaglige standarder. Forholdene på omsorgscentret vurderes samlet set at være tilfredsstillende. Godkendt med mangler: Dette betyder, at den leverede hjælp og/eller det skriftlige arbejdsgrundlag har få mangler eller fejl vurderet ud fra såvel lovgivningens krav, Gladsaxe Kommunens kvalitetsstandarder, værdier og målsætning samt almene sundhedsfaglige standarder. Løsningen på det påpegede forhold kontrolleres ved det efterfølgende uanmeldte tilsynsbesøg. Alvorlige fejl og mangler: Dette betyder, at den leverede hjælp og/eller det skriftlige arbejdsgrundlag har alvorlige fejl og/eller mangler vurderet ud fra såvel lovgivningens krav, Gladsaxe Kommunens kvalitetsstandarder, værdier og målsætning samt almene sundhedsfaglige standarder. Alvorlige fejl og mangler udløser et opfølgende uanmeldt tilsyn. Løsningen på de givne påbud kontrolleres ved et opfølgende uanmeldt tilsyn. 4. Kort beskrivelse af omsorgscentret Omsorgscenter Bakkegården har 108 pladser, heraf 28 skærmede pladser. Alle boliger har lille tekøkken og eget bad og toilet. Hver afdeling har større fælles opholds/fjernsynsstue. Der er elevator mellem etagerne. 5
Boliger i stueetagen har lille have og på første sal en eller flere fælles altaner. Bakkegården har større fælles udendørs areal og sansehave i tilknytning til de skærmede enheder. Centeret har eget køkken og cafe, festsal samt fysioterapi med varmtvandsbassin. 5. Afsluttende behandling af tilsynsrapporten Tilsynsrapporten er sendt til Omsorgscentret for faktuelle rettelser og kommentarer. Kommentarer fremgår af bilag 1. Tilsynsrapporten er herefter sendt til høring i bruger- og pårørenderådet. Høringssvar fremgår af bilag 2. Tilsynskonsulent Tilsynskonsulent Vivian Grønfeldt Dorthe Legène Mikkelsen Tlf. 39 57 52 71 Tlf. 39 57 52 72 6
6. Afrapportering af spørgeguide medarbejder Interview med medarbejdere: Ja Nej Delvis Bemærkninger 1. Har medarbejderen kendskab til den elektroniske dokumentation? 2. Giver hverdagen mulighed for at levere den visiterede pleje, omsorg og træning? ( 83 og 86) herunder træningshandleplaner. xx xx To medarbejdere bruger Rambøll Care dagligt og to bruger Rambøll Care jævnligt, og som regel med hjælp fra kollegaer. xxx x En medarbejder fortæller at administrativt arbejde indimellem bliver udført udenfor arbejdstiden, når arbejdspresset er for stort. 3. Arbejdes der med handleplaner i hverdagen? xx xx 4. Kendskab til instruks for medicinhåndtering? Ikke berørt under det opfølgende uanmeldte tilsyn. 10. Afrapportering af tilsyn med den sundhedsfaglige dokumentation Sundhedsfaglig dokumentation Gennemgang af Rambøll Care: 1. Foreligger der en skriftlig redegørelse over hvilken hjælp der er bevilget? 2. Er der foretaget en konkret og individuel vurdering af beboerens behov for hjælp? 3. Er der sammenhæng mellem den hjælp beboeren er visiteret til og den hjælp beboeren har brug for? 4. Foreligger der en skriftlig plejeplan for beboeren med særlig fokus på ressourcer, færdigheder og livsmønstre? 5. Foreligger der en træningshandleplan? 6. Indeholder plejeplanen relevante handleplaner? 7. Sker der løbende opfølgning på handleplanen? 8. Medinddrages beboeren i den løbende tilrettelæggelse af Ja Nej Delvis Bemærkninger xxx x Træning er foreslået men beboer ønsker det ikke. 7
plejen? 9. Er der en fremadrettet samlet plan for indsatsten med hensyntagen til den enkeltes livshistorie, vaner og ønsker? xx xx På to beboere var det ikke helt tydeligt hvorledes beboerne fik tilpasset hjælpen. 10. Er der behov for værgemål? x xxx En beboer havde værgemål og dette var tydeligt dokumenteret. 11. Har beboeren brug for særlige foranstaltninger i henhold til magtanvendelsesreglerne? 12. Er der foretaget registrering af magtanvendelse? xxx x En beboer havde haft en demensbrik der var afmeldt igen på grund af beboerens nedsatte funktionsniveau. Dette var tydeligt dokumenteret. 8
Bilag 1 Enhedsplejen Bagsværd Taxvej 18, 2880 Bagsværd Tlf.: 39574300 Fax: 39 57 43 03 E-post: omscent-bakkeg@gladsaxe.dk www.gladsaxe.dk 2010-06-17/mth. Udtalelse vedr. rapport fra uanmeldte andet tilsyn 4.maj 2010 på Bakkegården: Ledelsen er naturligvis tilfreds med, at det kan konstateres, at dokumentationen og øvrige punkter, der har været arbejdet med er rettet op. Tilsynet angiver følgende punkt til videre opfølgning og udvikling: Sikre at ledelsen skaber et systematisk overblik over omfanget af gensidig hjælp og afklare, om der udføres administrativt arbejde uden for arbejdstid. Der er en velfungerende praksis i huset, hvor afdelingerne hjælper hinanden. Praksis er nedskrevet i en vejledning, så ingen kan være i tvivl om denne. Supplerende registreres hjælpen systematisk afdelingerne imellem gennem ½ år, da tilsynet ønsker, at der skal skabes et systematisk overblik over omfanget af gensidig hjælp. Ledelsen iværksætter den systematiske registrering fra fredag d.17.06.10 og ½ år frem. Sedlerne returneres til distriktsledelsen. Daglig lederne har afklaret, at medarbejderne ikke sidder og udføre administrativt arbejde uden for arbejdstiden. Den i rapporten omtalte medarbejder har fået en personlig handleplan, og daglig leder mødes med medarbejderen ½ time ugentlig for fortsat at sikre implementeringen af denne handleplan. Med venlig hilsen Mette Thoms Distriktsleder Enhedsplejen Bagsværd Bakkegården Taxvej 18 2880 Bagsværd 9
Bilag 2 Enhedsplejen Bagsværd Taxvej 18, 2880 Bagsværd Tlf.: 39574300 Fax: 39 57 43 03 E-post: omscent-bakkeg@gladsaxe.dk www.gladsaxe.dk Bagsværd 10.09.10/mth. Høringssvar fra Bruger- og pårørenderådet på Bakkegården vedrørende anmeldt kommunalt tilsyn d.22.juni 2010: Rådet tager rapporten til efterretning. Med venlig hilsen f. Bruger- og pårørenderådet Mette Thoms Rådets sekretær 10
Bilag 3 Enhedsplejen Bagsværd Taxvej 18, 2880 Bagsværd Tlf.: 39574300 Fax: 39 57 43 03 E-post: omscent-bakkeg@gladsaxe.dk www.gladsaxe.dk Bakkegården 2010-03-24 Mth. Handleplan på uanmeldt kommunalt tilsyn af 25.februar 2010: 1.påbud: At omsorgscentret tilpasser ressourcefordelingen til behovet for plejeopgaver, således at liggedage undgås. Det er gentaget for alt personale, at liggedage kun kan forekomme, når borgerne er syge/terminale eller enkelte dage på borgerens eget ønske. Dette skal dokumenteres i journalen. Der må under ingen omstændigheder forekomme liggedage foranlediget af få medarbejdere på arbejde. Det har været gennemgået i januar og februar på møder mellem ledere og medarbejdere, hvordan der kan prioriteres ved akut mandefald blandt personalet på alle afdelinger og det er understreget på alle afdelinger, at liggedage pga. få medarbejdere ikke må forekomme. Ved akut mandefald skal personalet hjælpe hinanden på tværs af afdelingerne, hvilket de allerede praktiserer. 2.påbud: At omsorgscentret sikrer, at der ikke findes Kina-bøger, kladdehæfter el.lign. med personfølsomme oplysninger. Der er givet besked om, at der IKKE må forefindes borgernotater i interne informationsbøger (Kinabøger). Hvis man af en eller anden grund ikke kan komme på Rambøll Care, kan der i akutte situationer skrives et borgernotat i et kladdehæfte kun indrettet til dette formål, som skal lægges ved siden af computeren på kontorerne (på afd.e må dette lægges op under lås i jalousiet). Ved førstkommende mulighed skal notatet skrives ind og vinges af + signeres (hvem der har skrevet det ind) i kladdehæftet. De afdelinger, der har haft borgernotater i kina-bøgerne, har d.09.03.10 fået besked på, at de gamle kina-bøger skal være udskiftet inden for 14 dage fra den nævnte dato. Det er understreget, at der ikke må forefindes observationer nedskrevet andre steder end i Rambøll Care dette gælder fx også borgerens vægt. 3.påbud: At omsorgscentret udarbejder planer for og implementerer systematisk evaluering og opfølgning på alle handleplaner på alle afdelinger. Der er givet besked til alle afdelinger og daglig ledere om følgende: Alle aktive handleplaner skal være aktuelle og i brug resten skal gøres passive. Alle handleplaner skal være evaluerede inden for februar, marts og april. Der skal være lavet nye handleplaner, hvor evalueringerne lægger op til dette. Alle statusnotater skal være fra de seneste måneder i 2009 eller senere og skal beskrive borgerens nuværende status. Der skal skrives på det problematiske i forhold til statusnotatet. Der skal være handleplaner for alle kroniske sygdomme. Der skal være handleplaner, der viser dag-aften-nat forløb/pleje. Såfremt der skrives en rettelse i hånden på handleplanen skal handleplanen rettes i Rambøll Care ligesom et medicinskema skal rettes. 11
Alle statusnotater og handleplaner skal evalueres/revideres minimum hver 3.måned samt hyppigere, hvis der er behov for dette ifølge målene. Såfremt afdelingerne har problemer med at holde overblikket over, hvornår evaluering skal foregå kan de sende en fremdateret advis (huskeseddel) til egen gruppe eller noterer dette i afdelingskalenderen (som på afd.e skal ligge bag det aflåste jalousi). Afdelingerne skal medinddrage borgerne omkring handleplanerne. Dette kan de vise, at de gør ved fx at skrive: borgeren ønsker, borgeren har givet udtryk for, borgeren er synlig glad ved Da vi stadig er midt i opdatering af medarbejdernes IT-kompetencer arrangeres skriveværksted tirsdag d.13.april, hvor de medarbejdere, der er gode til at skrive i handleplanerne, samt ledergruppen hjælper med at få skrevet handleplanerne ind/opdateret. Alt skal være færdig rettet og indskrevet inden udgangen af april måned. Punkter til anbefaling: At omsorgscentret sikrer, at alle medarbejdere har adgang til aktuelle handleplaner og samtidig sikrer, at relevant viden og observationer om beboerne systematisk opsamles og videregives på sikker vis. Alle afdelinger er instrueret i, at handleplaner kan udskrives til relevante medarbejdere, så de kan sætte sig ind i planerne. Har afdelingerne brug for at have handleplanerne udprintet kan disse sættes i en mappe, hvor borgernes handleplaner skal adskilles med faneblade. Såfremt afløsere eller enkelte medarbejdere ikke kan skrive i Rambøll Care, skal de tilstedeværende medarbejdere eller medarbejderne i efterfølgende vagt være behjælpelige med at få dokumenteret diverse observationer. Der arbejdes på opkvalificering af medarbejdernes IT-kompetencer efter plan. Punkter til anbefaling: At omsorgscentret sikrer, at handleplanerne i højere grad bliver en aktiv del af arbejdet på omsorgscentret. Vi arbejder på systematisk afdækning af medarbejdernes IT-kompetencer samt opkvalificering i forhold til at få de nødvendige IT-kompetencer efter plan. Dermed kan handleplanerne også bliver en mere naturlig del af hverdagen. Aktivitet og træning er også instrueret i udarbejdelsen af handleplaner og derigennem skal personalet for aktivitet og træning og plejepersonale også samarbejde om træning og evaluering af denne. Punkter til anbefaling: At omsorgscentret overvejer, hvorledes beboernes livshistorie samt vaner og ønsker for hverdagen i højere grad og systematisk fremgår af den elektroniske dokumentation og medinddrages i handleplanerne. Livshistorien vil fortsat forefindes på tryk ved siden af Rambøll Care, indtil det bliver muligt at scanne ind i Rambøll Care. Medarbejderne inddrager og følger i høj grad beboernes behov og ønsker i hverdagen. Medarbejderne skal tydeliggøre i dokumentationen, at de gør dette ved at notere som anbefalet højere oppe, at de bruger vendinger som fx borgeren ønsker., borgeren giver udtryk for., borgeren er synligt glad ved. Med venlig hilsen Mette Thoms Distriktsleder 12