Demokratieksperimentariet status pa læring

Demokratieksperimentariet status pa læring Borgerne skal være med, både når hverdagens mange beslutninger skal træffes og når retningen for kommunens langsigtede udvikling skal angives. Holbæk Kommune skal tage initiativer, der fremmer lysten til involvering og skal desuden være en aktiv medspiller, der bakker op om borgernes egne initiativer. Vi skal skabe dialog på mange måder og sammen med borgerne fortsat udvikle kommunen som et samlet fællesskab. Demokratieksperimentariet skal sammen med byråd og borgere igangsætte aktiviteter, der understøtter dialog, samarbejde og lokaldemokrati. Uddrag fra Kommissoriet for Demokratieksperimentariet Demokratieksperimentariet har nu været i gang i et år. Demokratieksperimentariet har en særlig opgave med at opsamle læring fra eksperimenterne og bringe den nye viden i spil. Dette notat er en status på, hvad vi har lært af de aktiviteter, der er igangsat indtil nu. Notatet har tre dele: Den første del, som sammenfatter de ti læringspunkter, der allerede nu har vist sig i arbejdet. Bilag 1, som kort beskriver de igangsatte aktiviteter, og giver en oversigt over hvilke fokusområder i Demokratieksperimentariet de understøtter. Bilag 2, som viser konkrete eksempler på de aktiviteter læringen bygger på. De ti læringspunkter understøtter alle Demokratieksperimentariets fokusområder. Erfaringerne vil præge det kommende års aktiviteter og pege frem mod den afsluttende opsamling ved Demokratieksperimentariets afslutning i 2015. 1

Det har vi lært om... hvornår vi får borgerne i tale Borgerne involverer sig efter interesse Når borgerne engagerer sig, sker det med afsæt i et konkret projekt, en særlig sag eller eget lokalområde. Borgere, der er aktive indenfor ét felt, kan ikke forventes at interessere sig for andre felter. Borgerne deltager, na r de bliver spurgt direkte Når der er særlige grupper, vi gerne vil i dialog med, er det virkningsfuldt at sende målrettede og personlige invitationer ud. Det motiverer at mærke, at der er brug for netop min mening. Inviter kun til reel dialog Dialog mellem borgere og kommune er mest meningsfuld inden en beslutning er taget. Det kræver timing at involvere på de tidspunkter i processen, hvor der er reel mulighed for at få indflydelse. 2

Det har vi lært om... hvordan vi skaber de bedste rammer for dialog Involver borgerne i forberedelse af aktiviteter Når borgere er med i forberedelsen af møder og aktiviteter, engagerer de sig aktivt i at skabe det gode møde med god energi, konstruktiv dialog og stort fremmøde. Opbyg fælles viden Det er en styrke, hvis borgere, politikere og administration tidligt i et samskabende udviklingsprojekt opbygger et fælles vidensgrundlag. Det kvalificerer de ideer og løsninger, som gruppen udarbejder. Politikere ma gerne mene noget Når politikere deltager med egne personlige erfaringer og politisk overbevisning, giver det en levende debat. Politikere kan godt være uenige og samtidig bevare respekten for byrådets beslutninger. Borgerne kan se kommunen udefra Dialog handler om at blive klogere af at høre hinandens synspunkter og erfaringer. Borgerne kan se kommunen udefra og bidrager med vigtig hverdagsviden, som kan åbne for nye og bedre løsninger. 3

Det har vi lært om hvornår vi lykkes med samarbejdet Ma lret kommunikationen Vi skal ikke tro, at borgerne altid forstår vores hensigter. Selv gode intentioner kan for borgerne opleves som forringelser, især hvis vi ikke målretter kommunikationen, når vi sætter nyt i gang. Ga med energien Lokalt initiativ fremmes bedst ved at kommunen understøtter det, som borgerne er engagerede i, fremfor det kommunen ser som en god ide. Men vi kan naturligvis godt inspirere hinanden. Nem adgang for borgere Nem adgang og godt samarbejde mellem borgere og administration er afgørende for, at dialogen mellem borgere og politikere kan handle om politik. Administrative sager skal ikke fylde dagsordenen. 4

Bilag 1 Liste over alle aktiviteterne i Demokratieksperimentariet (inddelt under fokuspunkterne) 5

Dialog om politisk retning Ny institution i Jyderup Demokratieksperimentariet har fra sidelinjen fulgt arbejdet med tidlig inddragelse af forældrebestyrelser, skolebestyrelser, lokalfora m.fl. i forbindelse med opførelsen af en ny institution i Jyderup. Formålet med den tidlige inddragelse var, at få belyst fordele, ulemper, barrierer og muligheder for den nye institution og dermed at få etableret et godt beslutningsgrundlag. Beslutninger omkring den nye institution er endnu ikke afsluttet. Demokrati på menuen Demokrati på menuen var en aktivitet, hvor 35 borgere med meget forskellig baggrund, blev inviteret til middag på kunsthøjskolen med politikerne fra Demokratieksperimentariet. Formålet var at debattere lokaldemokrati og medborgerskab i Holbæk Kommune og udvikle ideer til hvordan og om hvad byråd og borgere skal i dialog. Aktiviteten er afsluttet, men nogle af de ideer, som fremkom denne aften fx Go dialog er allerede igangsat. Go Dialog Cafedebatterne Go Dialog arrangeres af Holbæk Teaters to teaterledere. Det er hensigten at bringe de politiske diskussioner om aktuelle emner ud af byrådssalen, ud blandt borgerne. Rammen er uformel og debatten styres af de to teaterledere. To af de seks planlagte arrangementer er afviklet, begge med stor tilslutning. Book en politiker Book en politiker er en mulighed for alle borgere, der ønsker dialog med politikere. Via kommunens hjemmeside kan man booke en politiker til dialog om aktuelle problemstillinger. Aktiviteten er i gang og har været brugt flere gange i årets løb. Book en politiker fortsætter i 2015. 6

Udvikling af den kommunale opgaveløsning Omstillingsgrupper forår 2014 Omstillingsgrupperne havde det formål at styrke arbejdet med inddragelse af borgere i overvejelser om fremtidens udfordringer og økonomiske prioriteringer. Arbejdet i omstillingsgrupperne har givet vigtige erfaringer om borger- og medarbejderinvolvering i arbejdet med kommunens budget og den kommunale opgaveløsning. Demokratieksperimentariets fokus har bl.a. ligget i at samle erfaringer om, hvordan man som politiker bedst indgår i omstillingsgrupper. Forårets forsøg med omstillingsgrupper som arbejdsform er afsluttet og erfaringerne bruges til at videreformidle arbejdsformen i omstillingsgrupperne i 2015. Digitale indsatser omstillingsgrupper For at skabe åbenhed omkring Holbæk i Fællesskab og kontakt til en bredere del af befolkningen blev Facebook benyttet. Facebook medvirkede til at udbrede kendskabet til arbejdet i omstillingsgrupperne og involverede mange i dialogen omkring Holbæk i Fællesskab. Til hver omstillingsgruppe blev oprettet en åben Facebook-gruppe og grupperne havde mellem 37 og 223 tilmeldte borgere. Mange borgere fulgte desuden borgermødet, som blev sendt live på både hjemmeside og Facebook. Borgermødet markerede afslutningen på arbejdet i omstillingsgrupperne. CityLAB Gennem deltagelse i CityLAB-konferencen har Demokratieksperimentariet fulgt, hvorledes dialogen med unge kan etableres og hvordan de unge kan og gerne vil inviteres til samarbejde om byudvikling. På CityLAB-konferencen deltog unge fra mange byer og efterfølgende fremlagde de unge fra Holbæk deres resultater for byrådet.. CityLAB-aktiviteten er for Demokratieksperimentariets vedkommende afsluttet. Gruppen af unge blev samlet gennem personlige invitationer på udvalgte skoler. Brug erfaringerne lad inspirationen blomstre Rundt omkring i den kommunale organisation gør medarbejdere sig hele tiden nye erfaringer om samarbejde med borgerne. De nye dialogmetoder og samarbejdsformer, der igangsættes og afprøves, er der med denne aktivitet fokus på at indsamle og videreformidle til hele organisationen. Aktiviteten er igangsat og løber til Demokratieksperimentariets afslutning. 7

Landbrugstilsyn Naturafdelingen havde i forbindelse med arbejdet med styrket borgerkontakt indført ny og mere fleksibel praksis for varsling af tilsyn, samt brugt praktikanter som supplement for at reducere brugerbetalingen. Ændringerne havde givet anledning til en klage, og et efterfølgende fælles møde for alle aktørerne formidlede fordelene ved den nye arbejdsform. Demokratieksperimentariet har fulgt aktiviteten, som nu er afsluttet. 8

Understøttelse af det lokale initiativ Nye dialogformer mellem lokalområder og kommune Der skal findes nye måder at føre dialog på mellem lokalområder, politikere og administration. Dialogformerne skal føre det videre som allerede fungerer godt, og samtidig skabe bedre muligheder for at dialogen handler om emner og problemstillinger, der er relevante for deltagerne. Under denne overskrift er en række forskellige underaktiviteter, der alle skal bidrage til at understøtte livet i lokalområderne. 1. Møder i Gislinge og Tølløse To møder er afholdt i foråret 2014 med det formål, at inddrage lokalområderne i overvejelser om hvordan vi finder nye måder at sikre en god, tæt og relevant dialog mellem politikere og lokalområder og mellem lokalområderne. Der blev udarbejdet en model som understøtter lokalområder i at finde relevante dialog- og samarbejdspartnere. Der blev via workshops lavet principper for fremtidig dialog, der understøtter det lokale initiativ og arbejdet med konkrete dialogmetoder. 2. Jyderup Lokalforum Jyderup Lokalforum har som opfølgning på møderne i Gislinge og Tølløse holdt et lokalforummøde om lokaldemokrati med politikere og projektdeltagere fra Demokratieksperimentariet. Lokalforum i Jyderup ønskede at bidrage til yderligere udvikling af det gode møde mellem kommune og borgere med særlig fokus på ligeværdig dialog, meningsfuld dialog og opfølgning på dialog. Mødet blev holdt medio november og Demokratieksperimentariet arbejder videre med konklusionerne fra mødet bl.a. i forhold til udvikling af ny dialogmodel. 3. Borgerbudgettering om fordeling af Lokalområdernes Udviklingspulje Lokalområdernes Udviklingspulje blev i efteråret 2014 fordelt med borgerbudgettering, hvor borgere selv afgjorde hvilke ansøgninger, der bedst fik midler fra udviklingspuljen. Forsøget skulle afprøve en konkret metode til styrket dialog mellem lokalområder og kommune, og udbrede kendskab til de lokale initiativer. Arrangementet blev afviklet i november og gav, med 17 ansøgninger på over 600.000 kr. og over 150 deltagere, langt større inddragelse og mere dialog end tidligere. 84 ud af 90 deltagere synes der var god stemning på dagen, og 84 ud af 90 synes der skal laves borgerbudgettering igen. 9

4. Lokal Udviklingsplan i Ugerløse En aktivitet der understøtter et lokalforums ønske om og initiativ til at udforme en lokal udviklingsplan. Målet for lokalforum er at skabe mere lokalt engagement ved at involvere alle byens borgere i hvordan Ugerløse fortsat bliver ved at være et godt sted at bo. Demokratieksperimentariet bidrager med at sætte fokus på inddragelsesprocesser i aktiviteten, der løber fra efterår 2014 til sommer 2015. 10

Andet Folkemødet 2014 I juni 2014 drog politikerne fra Demokratieksperimentariet til Folkemøde på Bornholm sammen med lokalforumkonsulenter og frivilligkoordinatorer. Formålet med turen var at hente inspiration og ideer med hjem til det videre arbejde i Demokratieksperimentariet samt at brande Holbæk Kommunes arbejde med lokaldemokrati. Begge formål blev opfyldt via tre laboratorie -events og masser af inspiration fra andre deltageres arrangementer. En sidegevinst ved turen var, at politikere og medarbejdere blev rystet sammen og fik kendskab til hinandens perspektiver på lokaldemokrati og frivillighed. Ryslinge Højskole I efteråret 2014 inviterede vi alle lokalfora til at deltage i kurset Fremtidens Landsbyer om lokal landsbyudvikling på Ryslinge Højskole og der deltog fire borgere og en medarbejder fra Demokratieksperimentariets projektgruppe. Kurset gav de fem deltagere meget ny viden og indsigt i konkrete måder til at fremme lokal udvikling af landsbyer og landdistrikter, som kan bruges til at understøtte de 17 lokalområder i Holbæk Kommune. Deltagerne fik også udbredt kendskabet til Holbæk Kommunes Demokratieksperimentarium og lokaldemokratiindsatser til de øvrige kommuner og aktører, der deltog. 11

Bilag 2 Hvad har vi lært af hvilke aktiviteter hvornår vi får borgerne i tale hvordan vi skaber de bedste rammer for dialog hvornår vi lykkes med samarbejdet 12

Hvor kommer læringen fra? hvornår vi får borgerne i tale EKSEMPEL// Borgerne involverer sig efter interesse Go dialog på Holbæk Teater er et eksempel på dette. Disse månedlige arrangementer samler politikere og borgere om højaktuelle emner, og mange interesserede borgere deltager. Gennem invitationen til alle lokalfora om at deltage i Fremtidens Landsbyer på Ryslinge Højskole var meget svært at få borgere til at melde sig. Tilbagemeldinger fra flere lokalfora fortæller os, at mange er interesseret i fx lokal koordinering, arrangementer og dialog om sager med kommunen som hidtil, men at det ikke er ensbetydende med, at de også ønsker at arbejde med landdistriktsudvikling eller fremtidens landsbyer. EKSEMPEL// Borgerne deltager når de bliver spurgt direkte Vi så både i Demokrati på menuen samt CityLAB, at det havde stor betydning for deltagelsen, at de inviterede oplevede, at der var brug for lige netop deres mening. EKSEMPEL// Inviter kun til reel dialog I forbindelse med den første fase af planlægningen af en ny institution i Jyderup lavede man en inddragelsesproces med borgere og brugere, hvor man åbent drøftede de muligheder, fordele og ulemper, der kunne være ved forskellige placeringer af institutionen. Det var en åben dialog, hvor der ikke på forhånd var udpeget en foretrukken placering. 13

Hvor kommer læringen fra? hvordan vi skaber de bedste rammer for dialog EKSEMPEL// Opbyg fælles viden Igennem omstillingsgrupperne erfarede vi, at alle deltagere havde behov for ganske meget viden om de særlige områder, de var indbudt til at drøfte. EKSEMPEL// Involver målgruppen i forberedelsen af aktiviteter Inden mødet i Gislinge om nye dialogformer med lokalområderne inviterede vi medlemmer fra tre lokalfora med i planlægningen. Det gav os rigtigt gode input til hvad der var vigtigt for lokalområderne at arbejde med, og mødet blev i højere grad til et fælles forum, mere end blot kommunens møde med borgerne. I forarbejdet til Borgerbudgetteringen var repræsentanter fra lokalfora med til at sætte de overordnede rammer for hvordan det skulle foregå det gav både bedre legitimitet og et godt resultat. EKSEMPEL// Politikere må gerne mene noget Politikerne fra Demokratieksperimentariet har fulgt forårets omstillingsgrupper som observatører på byrådets vegne. Anbefalingerne er at det er afgørende for en god dialog, at politikerne bidrager aktivt til dialogen. I arbejdet med udvikling af nye dialogformer, har lokalfora ofte påpeget, at borgerne ønsker dialog med politikere som både lytter og giver udtryk for meninger og ideer. EKSEMPEL// Borgerne kan se kommune udefra Omstillingsgrupperne satte streg under borgerne vigtige bidrag gennem forårets dialog, der bragte dugfrisk viden fra gruppemedlemmernes hverdag ind i dialogen om fremtidens udfordringer og prioriteringer. Erfaringer fra CityLAB gav også særligt indblik i de unges egentlige behov, som adskilte sig fra det, der ellers var forestillinger om. De unge ønskede steder at opholde sig, men ikke steder til fysisk aktivitet. 14

Hvor kommer læringen fra? hvornår vi lykkes med samarbejdet EKSEMPEL// Målret kommunikationen Erfaringer fra Naturafdelingens møde med landmænd om ændringer i forhold til miljøtilsyn viser, at vi med fordel kan fortælle brugerne, hvorfor vi gør som vi gør, og høre dem fortælle, hvad de oplever. Samme tendens kan spores i omstillingsgrupperne, som viste at det er vigtigt, at kommunikere direkte til målgruppen omkring intentionerne med samarbejdet. EKSEMPEL// Gå med energien Borgerbudgettering for Lokalområdernes Udviklingspulje viste at der kan mobiliseres stor opbakning til de initiativer, der opstår lokalt. Og møder i Tølløse og Gislinge omkring udvikling af nye dialogformer med lokalområderne peger på, hvor vigtigt det er, at administration og politikere er villige til at indgå i samarbejder. EKSEMPEL// Nem adgang for borgere Erfaringer fra møder i Tølløse og Gislinge om nye dialogformer med lokalområderne peger på, at hvis borgerne ikke kan få løst deres administrative problemer på en nem og enkel måde, bliver de adresseret til politikerne i stedet og kommer til at skygge for den gode dialog om politiske emner. Til at understøtte indsatsen om det lokale initiativ, kan lokalforumkonsulenterne i højere grad bruges som udviklingskonsulenter og procesfacilitatorer, og ikke blot som kontaktled til kommunens administration. 15