Tid & Ressource Toldfrie fornøjelser med TimePlan Simplex A/S får nyt hovedkontor Ny kunde i Finland Bølgerne gik højt i Djurs Sommerland TimePlan på Roskilde Festival På vej mod version 6.0 Hattefabrik på årsmødet Nr. 15 Information og nyheder om planlægning - SIMPLEX A/S - September 2009
K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm Redaktion Svend Holm, sh@simplex.as Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor og salgsafdeling Simplex A/S Nibevej 48 DK 9200 Aalborg SV Telefon +45 7020 2844 Fax +45 7020 2842 simplex@simplex.as www.timeplan.dk www.timeplan-software.com Forhandlere Institutioner og organisationer i Danmark: Plustid ApS Telefon +45 7023 1716 info@plustid.dk www.plustid.dk Et solidt fundament Hvis en virksomheds adfærd er styret af alt for mange regler, er det rum medarbejderne kan udfolde sig i meget indsnævret. Målet er som regel ikke så vanskeligt at fastsætte og synliggøre, strategien er valgt med omhu, og den fornødne uddannelse tilbydes. Det kan næsten kun gå godt. Men hvis der mangler et fundament eller et værdigrundlag, kan det ofte være vanskeligt at nå målet, fordi man ikke ved hvad der er rigtigt og forkert, eller hvilket vej man skal gå for at nå målet. På årsmødet den 11. og 12. maj 2009 drøftede samtlige medarbejdere i Simplex A/S, hvilke værdier der skal indgå i virksomhedens værdigrundlag. Processen var ikke let, da der er mange holdninger der skal bøjes og formes. Men det lykkedes at få udvalgt følgende værdier i værdigrundlaget: Kommunikation Tolerance Viden Ærlighed Vedholdenhed. Tid & Ressource Simplex A/S værdigrundlag: Kommunikation er et bærende element i vort daglige arbejde og samarbejde. Kun gennem en åben og fordomsfri dialog kan vi sikre, at alle interne såvel som eksterne kunder og samarbejdspartnere oplever Simplex A/S som en virksomhed hvor ærlighed lægges til grund for alle vores aftaler og i dialogen med vores omverden. Vi taler til og ikke om hinanden. Vi viser og forventer tolerance, da vi kun herigennem med vedholdenhed og viden kan udvikle os personligt og dermed også udvikle Simplex A/S. God sensommer. Redaktionen I Sverige: PA Kompetens AB Telefon +46 406076220 Telefon +46 406076235 timeplan@pakompetens.se www.pakompetens.se I England: Cintra HR & Payroll Services Telefon +44 191 478 7000 enquiries@cintra.co.uk www.cintra.co.uk Oplag 1.000 eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk Grafisk design og produktion Reklamebureauet EMAZE Tryk Reklamebureauet EMAZE Distribution Kis Flindt, Simplex A/S Forsidebillede Simplex A/S nye hovedkontor. Fotograf: Svend Holm. T e r m i n e r 2. og 3. september 2009 ERFA-gruppemøde og workshop Sverige. Afholdes af Bauhaus i Stockholm 4. & 5. november 2009 Administratorkursus på Fyn 4. marts 2010 ERFA-gruppemøde Detail 1. Afholdes ved Silvan i Århus. 6. maj 2010 ERFA-gruppemøde HTRFS Afholdes ved Fazer Amica Danmark A/S. 2 Information og nyheder om Timeplan
Tid & Ressource Toldfrie fornøjelser med TimePlan Normalt kræver det et boarding card før man får adgang til terminalbygningen i Københavns Lufthavn i Kastrup. Men denne fredag i august er Tid & Ressources redaktion blevet inviteret til en rundvisning af Jacob Haack-Sørensen, der er chef for IT og logistik hos THE TAX-FREE SHOP. Virksomheden installerede TimePlan i oktober 2008. - Det tiltalte os at have en indenlandsk leverandør, der kender markedet og overenskomsterne. Samtidig er TimePlan et visuelt program. Du bliver præsenteret for al data på en overskuelig måde, fortæller Jacob Haack-Sørensen, da vi sidder i mødelokalet over check-in området i Terminal 2. Modul fra en anden kunde På vej over til terminalbygningen nævner Jacob Haack-Sørensen, at han har fået meget ud af de ERFA-møder, som Simplex A/S arrangerer. - TimePlan sparer tid og giver overblik. Vi glæder os til at begynde at bruge Behovssimulering, lyder det fra administrationschef Maria Mille Pedersen. - Det er rart at kunne ringe op og spørge andre detailvirksomheder: hvordan gør I det her i TimePlan? Fra en anden kunde fik vi et integrationsmodul mellem TimePlan og lønudbetalingsprogrammet Lessor. Det var en stor hjælp, fordi modulet allerede var testet på forhånd. Salgsleder Lotte Christiansen, HR assistent Louise Tranholm og IT- og logistik chef Jacob Haack-Sørensen benytter alle TimePlan i deres daglige arbejde hos THE TAX-FREE SHOP i Københavns Lufthavn Da vi når hen til THE TAX-FREE SHOPs 2.600 m2 hovedbutik, som de rejsende træder ind i efter sikkerhedskontrollen, møder vi salgsleder Nadeem Sharif. - Jeg er især glad for, at når vagtplanlæggerne oppe på kontoret noterer fravær og andre ændringer, så kan vi se det i TimePlan i butikken med det samme, siger Nadeem Sharif, der hver dag omvendt bekræfter via TimePlan, at de pågældende medarbejderne er kommet og gået på de planlagte tidspunkter. Med det samme Oppe i THE TAX-FREE SHOPs nye glaskontorlokaler på første sal i terminalområdet sidder vagtplanlægger Suzannah Erdogan med udsigt til flyene udenfor. - TimePlan trækker fremtidig ferie og afspadsering fra med det samme. Vi kan udskrive overskuelige skemaer og se hvor meget afspadsering hvem har tilbage, siger Suzannah Erdogan og fortsætter: - Vi har 80 medarbejdere per afdeling. Det tager tid at forarbejde alle data i TimePlan. Men overordnet er vi meget glade for systemet. Giver overblik Overfor sidder administrationschef Maria Mille Pedersen, der kender TimePlan fra kontakten til kollegaer fra sit tidligere arbejde hos Magasin. - TimePlan sparer tid og giver overblik. Vores næste skridt er at benytte Behovssimulering. Lige nu tæller vi manuelt, om der er nok medarbejdere på til at dække vagterne. Det kan TimePlan jo gøre for os, siger Maria Mille Pedersen. Jacob Haack-Sørensen nikker og tilføjer: - Et af vores andre næste skridt er at benytte elektroniske formularer og lægge skabeloner fra Word over i TimePlan. Systemet kan jo rigtig meget. Om THE TAX- FREE SHOP Drives af Gebr. Heinemann Retail Danmark ApS, der hører under Heinemannkoncernen med hovedsæde i Hamborg. 7 butikker i terminalområdet i Københavns Lufthavn. Ca. 300 medarbejdere, hvoraf 250 arbejder i butikkerne, 13 på lageret og 25 i administrationen. www.tax-free.dk Forslag til forbedringer i TimePlan - Hvem der er på arbejde lige nu funktion. Under evakueringer i lufthavnen ville den være nyttigt. - Adgangskontrol. Indstille via TimePlan hvem der har adgang hvor og hvornår. - Har det været en travl dag?, spørger Jacob Haack-Sørensen Betina Hamza ved kassen under vores rundvisning. Information og nyheder om Timeplan 3
Simplex A/S får nyt hovedkontor Tid & Ressource Den 1. oktober 2009 får Simplex A/S nyt firmadomicil. Virksomhed og medarbejdere flytter fra Nibevej 48 til Indkilde Park i Aalborg SØ. - Vi har længe været på udkig efter nogle større lokaler, der lever op til vores strategi om ekspansion og flere ansatte, siger direktør Henrik Baasch og fortsætter: - I lokalerne på Indkilde Park får vi god plads til vores aktiviteter, da lejemålet er på 450 m2. Byggeriet er helt nyt, og vi har haft indflydelse på indretningen af lokalerne. Formålet med flytningen har ligeledes været at få alle aktiviteter samlet under samme tag, at få mere plads til den enkelte medarbejder og et bedre arbejdsmiljø. Med i lejemålet følger også møde- og kursuslokaler samt lokaler til repræsentative formål. Ny adresse Simplex A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal 9210 Aalborg SØ Nye kunder Expert Danmark Retail A/S har 145 butikker over hele Danmark, og indgår i verdens største elektronikkæde. 450 m2 kontorlokaler står klar til Simplex A/S i Indkilde Park. Ny kunde i Finland Implementeringen af TimePlan med efterfølgende undervisning hos Fazer Amica OY i Finland er nu i fuld gang. Scandic Hotel AB har hovedkontor i Sverige og 152 hoteller i Scandinavien. Det var lidt af en opgave at få så stor en installation op at køre specielt når TimePlan programmet afvikles med et finsk sprogmodul. - Heldigvis kan vi i forbindelse med undervisningen skifte til TimePlans engelske sprogmodul, hvilket gør kommunikationen noget lettere, siger Simplex A/S Henrik Baasch, der sammen med Marianne Lolholm Møller var et par dage i den finske hovedstad Helsinki hos Fazer Amica OY. TimePlans engelske sprogmodul hjalp Henrik Baasch (billedet) til at vise Heli Röksä, payroll systems manager hos Fazer Amica OY hvordan TimePlan kan benyttes. Fazer Amica OY varetager driften af bl.a. kantiner, bistroer og restauranter i Finland og er en del af en af Nordens største virksomheder. Kurser i 2009 6. oktober 2009 - Århus Kursus 1- for Planlæggere 7. oktober 2009 - Århus Kursus 2- for Planlæggere 8. oktober 2009 - Århus Kursus for HR- og lønansvarlige 27. oktober 2009 - Sjælland Kursus 1- for Planlæggere 28. oktober 2009 - Sjælland Kursus 2- for Planlæggere 29. oktober 2009 - Sjælland Kursus for HR- og lønansvarlige 4. & 5. november 2009 Administratorkursus på Fyn Fodercentralen Vendsyssel ligger i nordjylland og producerer minkfoder. Gerresheimer Værløse A/S er en del af den tyske Gerresheimer koncern som producerer special produkter inden for glas og plastik. 4 Information og nyheder om Timeplan
Tid & Ressource Da overraskende mange frivillige og festivalgængere strømmede til MUMMBAI Indian Streetfood på dette års Roskilde Festival blev TimePlan bragt ind. TimePlan på Roskilde Festival Da hegnet til Roskilde Festivalen blev væltet den 2. juli var Time- Plan med til at sikre, at årets festivalgæster kunne få stillet sult og tørst. - Til at starte med ville vi have en lille hyggelig bod, der skulle sælge indisk gademad, fortæller Peter Nygaard fra MUMMBAI Indian Streetfood og fortsætter: - Men efterhånden som forberedelserne til festivalen for alvor kom i gang, voksede den lille bod sig hurtigt større. Det endte med en medarbejderstab på 194 personer, og det blev nødvendigt med et system til at holde styr på tropperne. Farvekoder Peter Nygaard kender TimePlan fra sit daglige virke ved Haugsted Aircargo Trucking. Derfor lå det lige til højrebenet at benytte TimePlan til at holde styr på de mange medarbejdere. Medarbejderne blev delt op i forskellige grupper (kokke, kassefolk, håndværkere), hvorefter de forskellige grupper og farvekoder i TimePlan gjorde arbejdet overskueligt. Armbånd som løn På festivalen arbejder medarbejderne 24 timer typisk fordelt på tre vagter af otte timer. Som løn modtager medarbejderne et adgangsarmbånd til festivalen. - TimePlan hjalp os til at holde godt styr på tropperne, og vort koncept viste sig at være rigtig fint til lejligheden. Medarbejderne var meget tilfredse med de overskuelige vagtplaner, og i det hele taget styringen af deres vagter, lyder det fra Peter Nygaard fra MUMMBAI Indian Streetfood. Læs mere på MUMMBAI Indian Streetfoods hjemmeside: www.mummbai.dk. Ny TimePlan version til oktober I uge oktober TimePlan version 5.30. Version vil blandt andet indeholde: Tælleværker i godkend Historik på Fravær korrekt beregning af planlagte og faktiske omkostninger Ny timeopgørelse med totaler på fravær, afspadsering og arbejdet tid TimePlans forgænger På Elmuseet i Tange kan man se en meget tidlig og mekanisk udgave af TimePlan med firmanavnet Simplex (det var før varemærket TimePlan blev lanceret). Hvordan maskinen kunne lave vagtplaner og overførsel til løn, melder historien intet om, men det forlyder at den var god at vaske tøj i. Information og nyheder om Timeplan 5
På vej mod version 6.0 Lige nu arbejder senior systemudvikler Peter Naldal sammen med kollegerne i Simplex A/S på udviklingen af TimePlan version 6.0. - Version 6.0 er noget vi beskæftiger os med hele tiden. Det er en integreret del af vores daglige arbejde. Alt nyt programkode skrives ud fra version 6.0 standarden. Sådan lyder det fra TimePlan 6.0 projektleder Peter Naldal på Simplex A/S hovedkontoret i Aalborg. Et nødvendigt skridt på vejen mod version 6.0 er at få TimePlans programkode bedre lagdelt end det er tilfældet i dag. Der skal være en klar adskillelse mellem databaseadgang, forretningslogik og brugergrænseflade. Dette vil resultere i en mere effektiv programafvikling samt væsentlig mindre risiko for programfejl til glæde for de mange danske og udenlandske virksomheder, der benytter TimePlan i det daglige. SQL-database - Version 6.0 vil betyde større databaseuafhængighed. Lige nu benyttes CodeBase en variant af Microsoft FoxPro databasen. Men med version 6.0 vil vores kunder kunne vælge at benytte en SQL-database. Det kan være en database de allerede ejer eller en SQL-database leveret med TimePlan. Databasen bliver på samme tid mere sikker og mere åben. Peter Naldal tilføjer, at alle disse tiltag samtidig peger frem mod en større udvikling indenfor TimePlan webapplikationer. Tid & Ressource Grafisk fremstilling af kodestrukturen der ligger til grund for TimePlan 6.0. Nyt kursus i HR og Lønadministration HR- og lønadministration var på dagsordenen, da 15 kursister fra Sjælland og Sverige deltog på det nye kursus af samme navn den 18. juni i Allerød. Kurset er et nyt tilbud om uddannelse til de HR- og lønansvarlige i virksomheder, der benytter TimePlan. På kurset, der vekslede mellem teori og praktiske opgaver, blev der gået i dybden med medarbejderstamkortet, udskrivning af lister, lønsammensætning, ændrede medarbejdere, elektroniske formularer, oprettelse af løngrundlag, redigering i lønlåst periode, kalenderstyring, indlægning af budgetter, feriesaldostyring og refusionsstyring. Spørgelysten var stor. Efter en lang dag med intensiv undervisning kunne en flok trætte kursister tage hjem til deres egen arbejdsplads og omsætte den nye viden i diverse opsætninger i deres eget TimePlan program. Afdelingschef Michael Mortensen, Netto og økonomiassistent Linda Årcén, Kjell & Company afprøver ny funktionaliter. Hvordan vil du modtage Tid & Ressource? Nu udkommer kundemagasinet Tid & Ressource: På dansk og på engelsk Som PDF og som trykt udgave I hvilket format og sprog ønsker du at modtage Tid & Ressource? Simplex A/S Marianne Lolholm Møller, Lilian Jensen og Prakasa Visvanathan efter et veloverstået kursus. Email dine ønsker til Kis på kis@simplex.as. 6 Information og nyheder om Timeplan
Tid & Ressource Hattefabrik på årsmødet Undgå at producere til lager, optimér processen og undgå spild. Dette var hovedbudskabet da PlusTid, forhandler af TimePlan indenfor offentlige institutioner, var inviteret til Simplex A/S årsmøde i Aalborg i maj 2009. PlusTids konsulenter Lene Irlind og Camilla Mortensen og direktør Tom Sander Kierstein er også specialister i Lean konceptet, som er kendt fra den japanske bilproducent Toyota. PlusTid præsenterede Lean via en Power Point præsentation og virksomhedsspillet Hattefabrikken. Vanskelig kunde Mødelokalet blev omdannet til en fabrik, hvor der skulle produceres papirhatte til en vanskelig kunde, der både forlangte kvalitet, leveringssikkerhed og hurtig levering. Rollerne blev fordelt med folk i produktionen, en lagerchef og en produktionschef. Mens der blev foldet papirshatte, målte PlusTids konsulenter produktionstiden, spild, lager og kvalitet. Det viste sig hurtigt at der var plads til forbedring i produktionen. Efter devisen work smarter, not harder blev der ommøbleret i produktionen og fyret en lagerchef, hvor Systemudvikler hos Simplex A/S, Chien Van Tran fik en anden hat på. efter anden runde af Hattefabrikken begyndte. Det lykkedes at få nedbragt produktionstiden, minimeret spildet og forbedret kvaliteten med det samme antal medarbejdere, da lagerchefen var blevet omskolet til produktionen. Camilla Mortensen fra PlusTid fortalte om Lean konceptet under Simplex A/S årsmødet i maj. Noget om snakken Der er noget om snakken med Lean. Konceptet kan anvendes mange andre steder end i bilproduktionen, for eksempel inden for ældreplejen og i dag- og døgninstitutioner. Det handler her at få mere tid til at være sammen med de ældre og børnene. Kvalitetstid kaldes det. Kan konceptet også anvendes i en software virksomhed? I Simplex A/S vil vi overveje det! Bølgerne gik højt i Djurs Sommerland Deltagerne i ERFA mødet for HTRFS gruppen i maj 2009 gik ombord i Det Skæve Kompas som et led i rundvisningen hos Djurs Sommerland. HTRFS står for Hotel, Transport, Restaurant, Forlystelser og Service, hvilket er de brancher som medlemmerne i gruppen repræsenterer. Agendaen bød på en virksomhedspræsentation af Djurs Sommerland, og en orientering om hvordan man anvender TimePlan i parken. Dertil fulgte en status på projekter i TimePlan samt gennemgang af udviklingsplanen for TimePlan 2009 og 2010. Specielt den nye funktionalitet til bytning af vagter i Internet modulet og SMS og E-mail afsendelse fra TimePlan var der stor interesse for. Inden rundvisningen blandt forlystelserne blev det networket og udvekslet erfaringer mellem de deltagende virksomheder. Svend Holm fra Simplex A/S nyder tydeligvis turen i Det Skæve Kompas, mens Flemming Elstrup Andreassen fra Århus Lufthavn ser mere betænkelig ud. Information og nyheder om Timeplan 7
Direktørens Klumme Tid & Ressource Når forandringsvinde blæser bygger nogen læhegn andre bygger vindmøller! Hos os bygger vi vindmøller. Alle virksomheder og personer mærker finanskrisen på den ene eller anden måde. Vi mærker den naturligvis også her i Simplex A/S. Den negative effekt for os er, at vores eksisterende kunder ikke ekspanderer som tidligere udvider deres licens med flere medarbejdere, afdelinger MEN den positive effekt er nye kunder. Heldigvis findes der stadig rigtigt mange virksomheder, som kan optimere deres arbejdstidsplanlægning, tidsregistrering og HR administration. Specielt i denne tid, hvor der er endnu større fokus på driftsomkostninger, sikkerhed og effektivitet, bærer vi frugten af mange års udvikling af TimePlan. Vores kendskab til arbejdsmarkedsregler og arbejdsprocesser ved planlægning og registrering af arbejdstid sammen med den sikkerhed vi kan give såvel vores nuværende og nye kunder for et program der løbende udvikles og ikke forsvinder fra marked, er et meget stort plus når vi forhandler med nye kunder. Virksomheder har ikke råd og tid til fejlinvesteringer, men ønsker sikkerhed og en dokumenteret tilbagebetaling af en investering. Plan 5 (vores strategiplan for 2008 2013) Vi arbejder målrettet efter vores vedtagne Plan 5, og det er rigtigt dejligt at kunne konstatere, at vi på mange områder når vores mål. Blandt andet er et af vores mål at udvide kundegruppen indenfor Hoteller i Skandinavien. Her er vi kommet et meget stort stykke efter at vi har indgået kontrakt med Scandic Hotel AB, om levering af TimePlan til alle hoteller i Sverige og med option på de øvrige lande kæden er repræsenteret i. Yderligere er vi i gang med implementering af TimePlan på det nyeste hotel i København Copenhagen Tower. Hen over sommeren har vores udviklingsafdeling haft travlt med at programmere ændringer til Scandic Hotel AB. Ændringer som vil gøre vores produkt endnu mere effektivt, og som vil komme alle vores kunder til gode. Et andet mål er at udvide vores markedsområde til produktionsvirksomheder i Danmark. Det er også lykkes. Vi har leveret og installeret TimePlan inklusiv tidsregistreringsudstyr til to nye produktionsvirksomheder. En producent af plastpille dåser, Gerresheimer Værløse A/S og en producent af minkfoder, Fodercentralen Vendsyssel. Efter installationerne er gennemført og TimePlan er taget i brug kan vi konstaterer, at vores produkt passer utroligt godt til denne branche. Nyt firmadomicil ny version TimePlan 5.30 På grund af pladsmangel flyttede vores programmører for et år siden til egne lokaler 75 meter væk fra os andre. Dette har givet dem arbejdsro, men vi finder det ikke som den mest optimale løsning. Derfor samles vi igen under samme tag. Det sker per 1. oktober 2009, hvor vi flytter til helt nye lokaler. Et nyt firmadomicil, hvor vi får bedre plads og mulighed for ekspansion af medarbejderstaben. Vi vil gøre vores bedste for at flytningen foregår uden forstyrrelser overfor vores kunder. Flytningen foregår stort set på samme tidspunkt som vi har planlagt at frigive TimePlan version 5.30 så se frem til et efterår fyldt med nyheder. Med venlig hilsen Henrik Baasch Ny konsulent på Sjælland Prakasa Visvanathan er per 1. maj 2009 blevet ansat som konsulent i Simplex A/S. Prakasa skal primært beskæftige sig med salg, implementering og uddannelse på Sjælland med base på hjemmekontoret i Næstved. Prakasa har tidligere arbejdet med salg og telefonsalg indenfor business-to-business området, senest som IT-konsulent hos Tamigo. Prakasa er 30 år, gift og nybagt husejer. 8 Information og nyheder om Timeplan