Outlook Mail og kalender Grundforløb. Opgaver til Microsoft Outlook Mail og kalender

Transkript

1 r til Microsoft Outlook

2 Indhold Outlook Indhold adressen... 3 Opsætning af Outlook fuld version... 4 Outlook - web mail eller mobil enhed... 7 Webmail... 7 Mobil adgang... 7 Kalender... 8 ELAR november 2017 Side 2

3 adressen Outlook Navnet er det vi kender som en adresse, der er bygget op af tre led: et brugernavn, et domænenavn og en angivelse af et topdomæne. En adresse kan være fx Lad os præsentere denne adresse bagfra: Topdomænet dk dk er topdomænenavnet for Danmark. Mange brugere vil anvende det nationale topdomæne (som.dk for Danmark eller.se for Sverige), eller.com, der henviser til, at her er tale om en kommerciel virksomhed, en virksomheds udenlandske hjemmeside eller en amerikansk virksomhed,.org der tilsvarende antyder en organisation eller nogle af de nye topdomænenavne som.eu,.nu eller.net. for blot at nævne nogle af de hyppigst anvendte. Domænenavnet Domænenavnet i eksemplet ordet importfirmaet er det domænenavnet der er vært for adressen. Kombinationen af domænenavn og topdomæneangivelse er unik og indehaves kun af en enkelt virksomhed eller privatperson. Eksempler på domænenavne er fx dr for Danmark Radios dmi for Danmarks meteorologiske institut eller ikea for, ja, Ikea. Brugernavn Denne enkelte organisation har et antal brugere. Hver bruger har så sit eget navn i eksemplet superbruger. Brugernavnet kan også være sammensat af flere led, adskilt af punktum, understreg, forkortelser m.m., fx peter.jensen, m_jensen, Snabel-a (på engelsk at eller commercial a) adskiller brugernavnet fra domænenavnet. Tilsammen angiver adressen altså brugeren i den enkelte virksomhed eller den funktion adressen varetager, fx info eller kontakt virksomhedens domæne der typisk også refererer til virksomhedens navn topdomænet, der giver et vink om, hvilken type af virksomhed der er tale om eller nationalt tilhørsforhold. Altså: ><domæne>.<topdomæne> fx info@danmark.dk eller jens.hansen@foreningen.net. ELAR november 2017 Side 3

4 Opsætning af Outlook fuld version Outlook startes enten fra gruppe i start eller fra menu i opstart BEMÆRK AT VERSION 2013 FINDES I MENUEN UNDER MICROSOFT OFFICE Nu kan Outlook opsættes ved at gå gennem guiden Mailadresse er dit brugernavn efterfulgt og adgangskoden er hvis ikke du har ændret den. ELAR november 2017 Side 4

5 1) Opret ny mail - send den til dig selv Indholdet i emnefeltet er efter eget valg Indsæt et par ord om vejret, i indholdsruden og send 2) Opret ny mail - send den til elar@amunordjylland.dk Anfør dig selv i Cc Indholdet i emnefeltet skal være Om mig I indholdsruden skriver du dit fulde navn, holdnummer og hvem der er din kontaktlærer og send 3) Opret ny mail - send den til din sidemand Anfør dig selv i Cc Indholdet i emnefeltet skal være Vedhæftet fil Indsæt en fil fra dit personlige drev Indsæt et par ord, hvorfor du har vedhæftet filen, i indholdsruden og send 4) Opret ny mail - send den til din sidemand Indholdet i emnefeltet skal være Dagens nyheder Indsæt et par ord om dagens nyheder i indholdsruden og send 5) Opret autosignatur, fx efter nedenstående skabelon Eget navn Adresse Postnummer og postdistrikt Land Telefonnummer Mail adresse oprettelse ELAR november 2017 Side 5

6 Hvis du har gennemført den første opgave, har du sikkert modtaget et par mails. Disse kan danne udgangspunkt for nedenstående eksempler: 1) Svar på en mail 2) Opret en ny mappe test under din egen indbakke 3) Åbn en med vedhæftet fil Overfør mailen til den nyoprettede mappe test 4) Videresend en mail til din sidemand 5) Indstil funktionen Ikke til stede-assistent 6) Afprøv funktionen ved at sende en til dig selv 7) Husk at slå funktionen fra, hvis du ikke har tidsbegrænset den, så den udløber inden for kort tid. Hvis du ikke har slået den fra, så vil Outlook spørge dig når du åbner programmet om den skal slå funktionen fra. , modtagelse og behandling Mapper i Outlook ELAR november 2017 Side 6

7 Outlook - web mail eller mobil enhed Webmail Du kan komme på din Outlook hvis du har adgang til Internettet. Du skal være opmærksom på at nogle funktioner virker anderledes hvis du er på Outlook Web App Adressen hvor du kan logge på er webmail.efif.dk Mobil adgang Det er også muligt at installere adgang til Outlook på din smartphone. Hvordan afhænger af hvilken smartphone du har, men fælles for alle gælder at du under indstillinger skal vælge at konfigurere . Du vil sikkert få brug for følgende oplysninger. Server: Domain: Brugernavn: Adgangskode: outlook.office365.com efif.dk Brugernavn er din mailadresse Din normale kode til at logge på 1) Prøv at logge på Outlook Web App og se din mail på denne måde 2) Opret adgang til Outlook på din smartphone ELAR november 2017 Side 7

8 Kalender Outlook Det er nødvendigt at have et klart overblik over den personlige kalender på arbejdspladsen. Det er her du angiver dine møder, dine tids-fastsatte aktiviteter, dine private aftaler og perioder hvor du af andre grunde ikke er at finde på din arbejdsplads Det er kutyme i virksomheder, at den personlige kalender er tilgængelig for andre ansatte i virksomheden. Årsagerne er for eksempel, at du umiddelbart ved, hvornår du kan forvente en kollega tilbage på kontoret, du får et billede af dine kollegers arbejdsbelastning, samtidig med at du er i stand til at skjule private emner. På samme måde som med dine s kan dine kalenderaktiviteter synkroniseres med din mobiltelefon, hvis du ønsker det, og hvis du har en mobiltelefon, som har mulighed for at synkronisere med Outlook. Dine påmindelser vil i givet fald også vises på din mobiltelefon. ELAR november 2017 Side 8

9 Opret ny aftale i din kalender Find datoen for din fødselsdag opret en personlig aftale der varer hele dagen. Kalender, personlig aftale Opret ny aftale i din kalender Opret en aftale for et kundebesøg næste tirsdag kl I emnefeltet skal du skrive Kundebesøg Skriv få ord i indholdsruden Sæt påmindelse til dagen før Kalender, personlig aftale Opret ny aftale i din kalender Du er ved at planlægge en aftale om et køreteknisk foredrag næste torsdag men det er ikke helt på plads I emnefeltet skriver du Køreteknisk foredrag Skriv få ord i indholdsruden Tidspunktet er fra Sæt aftalen til at være foreløbig Sæt påmindelse til to timer før aftalen Kalender, personlig aftale ELAR november 2017 Side 9

10 Opret ny aftale i din kalender På mandag skal du til tandlæge kl Opret aftalen som Privat og Ikke tilstede I emnefeltet skriver du tandlæge Skriv adressen på tandlægen i indholdsruden Kalender, personlig aftale Opret gentagen aftale i din kalender De kommende to måneder er du tilmeldt en kursusrække om køreteknik og energirigtig kørsel. Kurset afholdes fra førstkommende onsdag fra kl husk gentagelse Sæt påmindelse til 3 timer før aftalen I emnefeltet skriver du kursus Skriv adressen på kursusstedet i indholdsruden Kalender og mødeplanlægning ELAR november 2017 Side 10

11 Indkald til møde om indretning af jeres nye lager Opret et møde på fredag fra Inviter 3 af dine medkursister Som emne skriver du indretning af nyt lager Stedet er kantinen Send invitationen Kalender og mødeplanlægning Accepter en mødeindkaldelse Du skal acceptere de møder du inviteres til, såfremt din kalender er tom Hvis ikke du kan deltage skal du afslå invitationen Skriv hvorfor du ikke deltager Kalender og mødeplanlægning Ændre tidspunktet for mødet om indretning af jeres nye lager Du får at vide at kantinen ikke har mulighed for at mødet starter før kl Du skal ændre tidspunktet for mødet til Kalender og mødeplanlægning ELAR november 2017 Side 11