REFERAT Forum: Fælles beredskab Administrativ forberedelsesgruppe Dato: 17. juni 2015 Tid: kl. 14.00 16.00 Sted: Møderum 1, Glostrup Fritidscenter, Christiansvej 2, 2600 Glostrup Mødedeltagere: Jette Runchel (Albertslund), Anders Lou (Brøndby), Kenneth Kristensen (Dragør), Poul Jepsen (Frederiksberg), Nich Bendtsen (Hvidovre), Bjarne Winge (København), Hans Christian Olsen (Rødovre), Morten Winge (Glostrup) Afbud: Klavs Gross (Tårnby) og Ulrik Winge (Frederiksberg) Kommunaldirektøren Rådhusparken 2 2600 Glostrup 22-06-2015 15/3220 Sagsbehandler: PA REFERAT - Den administrative forberedelsesgruppe 17. juni 2015 1. Godkendelse af dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Status politisk behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S og behandling af vedtægter af Statsforvaltningen 3. Status ansættelsesproces 4. Formulering af ejerstrategi for Hovedstadens Beredskab 5. Principper for organisering v. Nich Bendtsen 6. Håndtering af udgifter til ambulancefaciliteter 7. Serviceopgaver 8. Forslag til implementeringsplan fase II og III, herunder godkendelse af a. kommende møder i AF og PF b. kommissorium for beredskabsdirektør 9. Status arbejdsgrupper juni 2015 10. Projektøkonomi 11. Forberedelses-MED 12. Kommunikation fra mødet 13. Dagsordenspunkter til møde i den politiske forberedelsesgruppe 25. juni 2015 14. Eventuelt Godkendt. 2. Status politisk behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S og behandling af vedtægter af Statsforvaltningen Der gives en kort gensidig orientering om status på den politiske behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S i de ni kommuner. 1 af 10
Udkast til vedtægter med bilag, som de forelægges for kommunalbestyrelserne/borgerrepræsentationen i de ni kommuner, er fremsendt til Statsforvaltningen 11. juni 2015 med henblik på at påbegynde godkendelsesprocessen. Af hensyn til den endelige godkendelse i Statsforvaltningen skal udskrifter af beslutningsprotokollen fra kommunalbestyrelsernes/borgerrepræsentationens behandling af sagen eftersendes ultimo juli med henblik på endelig godkendelse. Disse ønskes fremsendt til tovholder for sekretariatsgruppen, når beslutningsprotokollen foreligger. Det indstilles: 1. at den administrative forberedelsesgruppe giver en kort gensidig orientering om status på den politiske behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S 2. at medlemmerne af den administrative forberedelsesgruppe sikrer, at beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsens/ borgerrepræsentationens møde hurtigst muligt eftersendes til tovholder for sekretariatsgruppen 1. På nuværende tidspunkt har Kommunalbestyrelserne i Brøndby, Glostrup og Rødovre godkendt indtrædelsen i Hovedstadens Beredskab. Kommunalbestyrelsen i Rødovre med den tilføjelse, at Kommunalbestyrelsen finder det vigtigt, at sikre eksisterende lokalkendskab og nærhed i samarbejdet mellem kommunen og det nye beredskab ved brandsyn, brandteknisk byggesagsbehandling og øvrige myndighedsopgaver i Rødovre Kommune. En enstemmig kommunalbestyrelse i Tårnby har 16. juni 2015 valgt ikke at indtræde i det kommende Hovedstadens Beredskab I/S. Det tages til efterretning. Det indstilles overfor PF og de øvrige kommunalbestyrelser, at processen fortsætter med de øvrige 8 kommuner. Som konsekvens af Tårnbys udtræden indtræder Morten Winge som AF-repræsentant i F-MED og Jakob Tønners fra Hvidovre indtræder som tovholder for gruppe 2. 2. en godkendt. 3. Status ansættelsesproces Formanden for AF giver en kort orientering om status på ansættelsesproces af kommende beredskabsdirektør 2 af 10
Til orientering. Til orientering. 4. Formulering af ejerstrategi for Hovedstadens Beredskab Det fremgår af vedtægterne for Hovedstadens Beredskab I/S, at der skal formuleres en ejerstrategi som et vigtigt styringsdokument for selskabet. I ejerstrategien skal ejernes, dvs. de 9 kommuners ønsker og krav til udviklingen af selskabets ydelser, af ydelsernes kvalitet og til løbende effektiviseringer af selskabets aktiviteter beskrives. Ejerstrategien bør formuleres i et flerårigt perspektiv, gerne så den er holdbar en valgperiode frem i tiden, således at strategien understøtter en langsigtet planlægningshorisont for bestyrelse og ledelse i Hovedstadens Beredskab den relativt omfattende proces med at få en ejerstrategi vedtaget i 9 kommunalbestyrelser ikke skal gentages for ofte Initialt set sigtes derfor efter en ejerstrategi, som skal gælde for årene 2016-2021, således at en nyt ejerstrategi først skal behandles politisk i slutningen af valgperioden 2018-21. Pejlemærker for strategien Det foreslås, at der kan arbejdes med strategien ud fra eksempelvis følgende målsætninger: Forventninger til benchmark af kvalitet og effektivitet kan ske nationalt og internationalt Certificering af beredskabet ift. større beredskabssituationer og optimalt samspil med de kommunale beredskabsorganisationer Krav til beredskabsniveau ifm. håndtering af større klimasituationer Fortsat effektivisering af beredskabet gennem bl.a. markedsafprøvning af ydelser. I 2016 andrager effektiviseringsbidraget ca. 1,5 pct. i 2017 og 7,5 pct. i 2018. En mulighed kunne være at opstille en forventning om et yderligere fast årligt effektiviseringsbidrag i perioden 2019-2022. Procesplan for udarbejdelse Det foreslås, at ejerstrategien formuleres i et samarbejde mellem den administrative forberedelsesgruppe (AF) og beredskabsdirektøren, når denne er ansat. Ud fra drøftelse af ovenstående indholdselementer og andre forslag til indhold kan sekretariatsgruppen udarbejde en ramme for ejerstrategien, som efterfølgende kvalificeres og indholdsudfyldes i samarbejde med beredskabsdirektøren 3 af 10
og forelægges AF og PF i august/september med henblik på politisk godkendelse i kommunerne sammen med de øvrige dokumenter i september 2015. Det indstilles at den administrative forberedelsesgruppe drøfter den fremtidige ejerstrategi og godkender forslaget til procesplan. Drøftet. Evt. uddybende kommentarer kan fremsendes til tovholderen for sekretariatsgruppen frem til primo august. Der henvises endvidere til bemærkning under dagsordenen pkt. 13. Forslag til procesplan godkendt. 5. Principper for organisering v. Nich Bendtsen På den politiske forberedelsesgruppes møde den 26. maj 2015 drøftedes oplæg vedrørende principper for organisering af det kommende Hovedstandens Beredskabs I/S v. kommunaldirektør Nich Bendtsen, Hvidovre Kommune. Det blev i forlængelse heraf besluttet, at oplæggets model 2 skulle uddybes med afsæt i de faldne bemærkninger med henblik på en drøftelse på den politiske forberedelsesgruppes møde den 25. juni 2015. Forslag til en uddybende beskrivelse af model 2 drøftes med afsæt i oplæg fra Kommunaldirektør Nich Bendtsen. Principper for organisering med en uddybende beskrivelse af model 2 forelægges til drøftelse i den politiske forberedelsesgruppe den 25. juni og vil herefter danne udgangspunkt for den kommende beredskabsdirektørs forslag til organisering af det fælles beredskab. Til drøftelse Bilag: Oplæg eftersendes 15. juni 2015. Drøftet. Oplægget justeres pba. de faldne bemærkninger inden forelæggelse for den politiske forberedelsesgruppe. 6. Håndtering af udgifter til ambulancefaciliteter 4 af 10
På den administrative forberedelsesgruppes møde den 18. maj 2015 blev det besluttet, at håndteringen af udgifter til ambulancefaciliteter skulle genoptages som et selvstændigt punkt på nærværende møde. Materiale eftersendes, hvis det modtages mandag den 15. juni 2015. Til drøftelse. Drøftet. Transparens, konkretisering (f.eks. ift betaling af husleje, ombygninger m.v.) og opfølgning skal være væsentlige elementer i den økonomiske styringsmodel. Den i det fremsendte notat omtalte model for økonomisk styring drøftes af økonomigruppen og påføres en anbefaling, inden forelæggelse på første AF møde efter sommerferien. Der gøres opmærksom på koblingen til den model, der i øvrigt skal udarbejdes af økonomigruppen vedr. afgrænsning og beregning af ikke lovbundne serviceydelser. 7. Serviceopgaver Med afsæt i arbejdsgruppen vedrørende serviceopgavers kortlægning af eksisterende serviceopgaver til den administrative forberedelsesgruppes møde den 18. maj 2015 har kommunerne, jævnfør beslutningen på daværende møde, haft til opgave at melde eventuelle justeringer heraf ind til implementeringsorganisationen. Der er på baggrund heraf foretaget revidering af de enkelte kommuners opgaveskabeloner i de tilfælde, hvor kommunerne har valgt, at hjemtage nogle opgaver. For Glostrups og Brøndbys kommuners vedkommende betyder det, at der på nuværende tidspunkt ikke skal varetages tilgrænsende serviceopgaver i det kommende Hovedstadens Beredskab I/S. Økonomiudvalget i Tårnby kommune har på sit møde den 10. juni 2015 valgt at tilføje en opgave. Med afsæt i den reviderede oversigt (vedlagt som bilag) følger det af den revidere implementeringsplan (dagsordenens punkt 8), at forslag til aftaler skal behandles politisk i de relevante kommuner i september måned. Der er til dette formål udarbejdet vedhæftede Paradigme for serviceaftaler. Arbejdsgruppen vedr. serviceydelser sikrer, at aftaleudkast udarbejdes. 5 af 10
Arbejdsgruppen vedrørende økonomi er for nærværende i gang med at udarbejde model for beregning af serviceydelser. Modellen bygger på fuld omkostningsdækning jf. vedtægternes 6 stk. 7 og bemærkningerne hertil. Til efterretning. Bilag: Oversigter serviceopgaver Hovedstadens Beredskab Paradigme - serviceaftaler Til efterretning. 8. Implementeringsplan fase II og III - herunder godkendelse af kommende møder i AF og PF og kommissorium for beredskabsdirektør Sekretariatsgruppen har med afsæt i beskrivelsen af fase II og III, beslutningen på møder i den administrative og politiske forberedelsesgruppe i maj om at have en endelig politisk behandling i september måned samt udviklingen i projektet generelt udarbejdet vedhæftede forslag til implementeringsplan for resten af fase II og den kommende fase III. Forslag til implementeringsplan består indledningsvis af en kort beskrivelse af implementeringsorganisationen (kapitel 1). Herefter følger forslag til mødeplan for fase III (kapital 2). Denne er uddybet indholdsmæssigt i kapitel 3. Det foreslås, at der afholdes fire møder i den administrative forberedelsesgruppe og to i den politiske forberedelsesgruppe. Som en konsekvens af forslag til mødeplan forventes paradigme inklusiv bilag til den politiske behandling i september måned fremsendt til kommunerne den 9. september 2015. Af afsnit 2.1 fremgår mødedatoer og deadlines i de ni kommuner i relation til 2. behandlingen af budget 2016. Hver enkelt kommune må vurdere, hvordan den interne tidsplan inklusiv deadlines for den politiske behandling håndteres i lyset af, at sagen til politisk behandling forventes at være klar den 9. september 2015. Med afsæt i den indholdsudfyldte mødeplan er arbejdsgruppernes kommissorier justeret for resten af fase II og den kommende fase III jf kapitel 4. Kommissorium for den netop nedsatte arbejdsgruppe 10 vedrørende administration og it 6 af 10
er indarbejdet. Forslag til kommissorium for den kommende beredskabsdirektør fremgår af kapitel 5. Den nye beredskabsdirektør får ved sin tiltrædelse det daglige ansvar for implementeringsprojektet. En del af opgaverne i fase III er placeret i arbejdsgrupperne, en række heraf forudsætter dog konkret inddragelse af den kommende direktør. Detter er angivet i kommissoriet for beredskabsdirektøren. Kommissoriet beskæftiger sig dog primært med de opgaver, den kommende beredskabsdirektør selv har ansvar for. Det er samtidig angivet,hvilke arbejdgrupper direktøren vil kunne trække på til dette arbejde. Den kommende beredskabsdirektør forventes at deltage på tovholdermøder, samt møder i den administrative og politiske forberedelsesgruppe efter sin tiltrædelse. Det indstilles 1. at den administrative forberedelsesgruppe godkender forslag til til mødeplan for fase III jf. bilagets kapitel 3 2. at den administrative forberedelsesgruppe godkender tidsplanen for den politiske behandling i september 2015, herunder fremsendelse af paradigme og bilag til kommunerne 3. at den administrative forberedelsesgruppe godkender forslag til kommissorium for den kommende beredskabsdirektør 4. at den administrative forberedelsesgruppe godkender at den kommende beredskabsdirektør deltager på tovholdermøder, AF og PF møder. 5. at den administrative forberedelsesgruppe godkender forslag til implementeringsplan i sin helhed erne godkendt. Ad pkt. 2) Den endelige fastlæggelse af mødet i den politiske forberedelsesgruppe i september kan gøre det nødvendigt at flytte datoen for fremsendelse af paradigme til sagsfremstilling til den politiske behandling i september. Sekretariatsgruppen melder evt. ændringer ud inden sommerferien. Bilag: Forslag til implementeringsplan fase II og III 9. Status arbejdsgrupper juni 2015 7 af 10
Der er udarbejdet vedhæftede statusnotat vedrørende arbejdet i de enkelte arbejdsgrupper. Det vurderes, at der er fremdrift i projektet, og at de problemstillinger, der dukker op undervejs, adresseres konstruktivt. Til efterretning Til efterretning. Morten Winge drøfter niveau (nuværende) og principper for model for genanskaffelsesstrategi med Økonomigruppen inden strategi og beregningsgrundlag forelægges på næste møde i den administrative forberedelsesgruppe. Bilag: Status arbejdsgrupper juni 2015. 10. Projektøkonomi I forbindelse med den politiske behandling af principaftalen i de ni kommuner har hver kommune efter indbyggertal afsat midler til en fælles ramme på 5 mio. kr. til afholdelse af udgifter i implementeringsperioden. Projektet og dermed afholdelsen af udgifter og indtægter i implementeringsperioden er forankret i Glostrup Kommune. Med afsæt i orienteringen på AF mødet den 24. april 2015 blev der primo maj sendt en opkrævning vedr. 1 rate på 727.860 kr. til fordeling blandt de ni kommuner efter indbyggertal. Der vil som tidligere annonceret blive opkrævet et beløb i september. Projektets økonomi holder sig inden for tolerancen. Til orientering. Til orientering. 11. Forberedelses-MED 8 af 10
Formanden for Forberedelses-MED orienterer om seneste møde i F-MED den 2. juni 2015 med afsæt i vedhæftede referat. I forlængelse heraf drøftes eventuelle forhold, der skal drøftes og orienteres om på kommende møde i F-MED. Det indstilles: 1. at den administrative forberedelsesgruppe tager orienteringen til efterretning 2. at den administrative forberedelsesgruppe drøfter eventuelle forhold, der skal drøftes og orienteres om på kommende møde i F-MED. 1. Til efterretning 2. Ingen bemærkninger. Bilag: Referat F-MED den 2. juni 2015 12. Kommunikation fra mødet Næste nyhedsbrev udkommer ultimo juni måned (uge 26). Der udsendes pressemeddelelse ifm. ansættelse af beredskabschef, i forlængelse heraf orienters om navn samt status for behandling af vedtægter. Der er oprettet et medarbejder login til medarbejere på det fælles beredskabs hjemmeside, hvor referater og relevante dokumenter fra arbejdsgrupperne nu er tilgængelige. Det indstilles: at den administrative forberedelsesgruppe drøfter eventuelle forhold, der skal kommunikeres internt om processen. Drøftet. På det kommende borgmestermøde den 25. juni indstilles at behovet for og indholdet af en evt. fælles holdning til Tårnbys beslutning drøftes. Indtil da er den fælles udmelding, ved direkte forespørgsel, at beslutningen tages til efterretning og at de øvrige 8 kommuner fortsætter beslutningsprocessen omkring godkendelse af vedtægter m.v. Kommunikationsgruppen og borgmestre orienteres. 13 Dagsordenspunkter til møde i den politiske forberedelsesgruppe den 25.juni 2015 9 af 10
Det indstilles: at den administrative forberedelsesgruppe godkender følgende dagsorden for det kommende møde i den politiske forberedelsesgruppe den 25. juni 2015: Godkendelser af kandidat ansættelse af beredskabschef Principper organisering. Ejerstrategi Godkendt med følgende bemærkninger: Mødeplan tilføjes. Punkt vedr. ejerstrategi rammesættes indledningsvist med, hvad en fælles ejerstrategi er og hvordan den kan tænkes anvendt. 14. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. 10 af 10