Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Sted: Til: Tirsdag d. 2. december 2014 kl. 20:00 22:00 Sambo Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Tilstede: Anders Theilgaard Madsen (Trops- og Gruppeleder) Vaarby Laursen (Forældre junior, formand) Mads Løkke Rasmussen (Juniorleder) Mads Nygaard (Gruppeleder) Sara Nygaard (Minileder) Sebastian Andersen (Ung) Stine Rahbek Dahlstrup (Klanleder) Helle (Christian Brix) Ikke til stede: Mark White (Forældre, mini, junior, klan) Stine Gianelli (Mikroleder) Afbud: Trine Lund Budtz (Forældre, mini) Erling Andersen (Forældre, trop, klan, kasserer) Kopi: Dagsorden udarbejdet af: Dagsorden: Helle Rejmers (Administrator) Ledergruppen Vaarby Laursen Dirigent:, Referent: Sara N, Forplejning: Sebastian (Kaffe&Te), Henrik (gløgg&æbleskiver) 1. Kl. 20:00 2. Kl. 20:05 (0 min) 3. Kl. 20:05 Godkendelse af a. Dagsorden. b. Referat fra sidste møde (28/10-14) Opfølgning på aktioner fra sidst (som ikke nævnes i øvrige punkter): Ingen Nyt fra formanden Sammenlægning af blåt medlem og de grønne spejderes net. Der kommer til at være nogle spørgeskemaer og information vedr. sammenlægning af de to medlemssider. Alle Alle Beslutning
Side 2 af 6 4. Kl. 20:10 Nyt fra Gruppeledelsen 16 personer (heraf 14 ledere) var på førstehjælpskursus (2 dages kursus). Mads N. og Anders Der bliver arbejdet på en Velkommen i Bagsværd Gruppe brochure. Hvad er det at være spejder, hvorfor har vi brug for hjælp og til hvad mv. Bliver udleveret til eksisterende spejderes forældre til arrangement i januar. Kommer også på hjemmesiden. Bålhytte- projekt: Der er lavet projektbeskrivelse, som der skal arbejdes videre på, så der kan søges fonde. Hjælp fra forældre til søgning af fonde. 5. Kl. 20:15 (15 min) Budget 2015 Hvilke ændringer i forhold til 2014 vil vi have Erling tager med i budget 2015, som han fremlægger til bestyrelsesmødet d. 27. januar 2015: Erling m. input fra Mads N. & Anders Diskussion/ input fra alle Ledernes Budget sommerlejr 2015 Sted: Gillastugan Antal: 80 (inkl. Ledere), Bus, Lejrplads (27 kr pr mand/nat) Hytteleje 15.000 Transport 25.000 Materialer og aktiviteter 20.000 Forplejning 32.000 Diverse 10.000 Deltagerbetaling 1.300 kr (mikro 800 kr, da de er på halv lejr). Betalingen er vurderet ud fra at lejren giver overskud, og der dermed er en buffer. Overskud på 6.600 kr. Christian Brix sender budget på mail. Bestyrelsen beslutter at detaljerprisen skal ændres fra 1.300 kr til 1.200 kr, da der tidligere er besluttet, at sommerlejrer kun skal gå i 0 og ikke give overskud. Tilmelding sker via hjemmesiden med den nye kortbetaling efter d. 1. januar. Tilmeldingsfristen kommer til at være d. 1. februar. Bestyrelsen godkender budgettet.
Side 3 af 6 Posterne fra referat af bestyrelsesmøde d. 28. oktober 2014 Kontingentforhøjelse: Stigning på 100 kr pr spejder for det årlige kontingent (alle grene). Lederkontingent: forbliver som det er. SU- kontingent: ½ kontingent af fuld pris (dvs også en stigning). Kursus: Fra sidste bestyrelsesmøde Diskussion af de økonomiske rammer for PUF- kurser (juniorgrenen), PLan- kurser (spejdergrenen) og øvrige kurser i spejdergrenen (troppen). Kurserne for de yngste spejdere kan vi ikke få tilskud til (PLan 0 og PUF), mens der ydes 66% tilskud for udgifterne til de øvrige kurser (13 årige og opad). Vi vedtager at gældende regler for kurser fremover er: For kurser for juniorspejdere betales 200 kr. (mor- og- far- afgift). For alle kurser i spejdergrenen (PLan 0-3 samt påskekurser som er tropsledergodkendt) betales 400 kr. i alt (incl. transport). Der skal ydermere tilføjes et punkt i budgetterede udgifter, der hedder PUF og PLan 0, da tilskudsreglerne her er anderledes ift. kommunen. Klatreudstyr: 10.000-12.000 kr for udstyr (2 sæt) Opbevaringsmuligheder er dry sacks mest optimalt. Det vil komme til at ligge aflåst, måske på teltloft, men opbevaringsmuligheder skal undersøges. Derfor vil det komme op omkring 15.000 kr med opbevaring også. Christian Brix sender liste med opdateret udstyr til januar. Udstyr skal bruges i stor stil på sommerlejren. Patruljeudstyr til juniorpatrulje: Juniorgrenen ønsker sig et nyt telt, og udstyr til en patrulje. til budget: teltfornyelse: 9.000 kr for telt. Materialefornyelse: 3.000 kr.
Side 4 af 6 6. Kl. 20:30 (30 min) Bestyrelsens Julehygge Tak for godt bestyrelses- og spejderarbejde! Nu skal vi hygge! Pause Henrik serverer varm gløgg og varme æbleskiver! 7. Kl. 21:00 (10 min) Beretning fra Korpsråd 2014 I Stine D. og Asbjørn var vores korpsrådsmedlemmer 2014. Diskussion og gejst var temaet i år. Der var en del uenighed ved forretningsorden, så der var en del afstemninger. Dog var der ikke afstemning om udviklingsplanen, som gav stor uenighed. Stedet var Legoland, lalandia. Nyt sted at være, godt med nye rammer. Større deltagerantal, da mange har bestyrelse med de år, hvor der er udvikling på dagsorden. Stine Vigtige punkter fra udviklingsplanen: - Lægge mere vægt på KAFSU ( Kammeratskab, Ansvar, Friluftsliv, Sjovt og Udfordrende) bruge det hele vejen op. - Det gode budskab spejdersignalet. - Der er senere kommet konkrete forslag til udviklingsplanen fra korpsledelsen, da dette har været en kritik. - Vi skal blive flere i grupperne, 80 % skal blive over 100 medlemmer i grupperne. Denne blev ændret, da det ikke er muligt for spejdergrupper i Udkantsdanmark. Fælles korpslig ulykkesforsikring pr. 1/1-15 som er gældende for alle grupper. Vi skal undersøge om vi har noget, som vi skal ændre, når nu vi er dækket af korpset. Det er godt, at vi detaljer fra Bagsværd Gruppe. 8. 21:10 Beretning fra Korpsråd 2014 II var bestyrelsens repræsentant til Korpsråd 2014. Fremragende idé, at vi har bestyrelsens deltagelse i Korpsråd hvert andet år på vores udviklingsplan. Lad os endelig fortsætte med det, fordi det er godt at opleve en organisation, der har tjek på det, og opleve hele spejderbevægelsen oppefra. Som bestyrelsesmedlem var søndagen den bedste oplevelse, da de her blev delt ud i små grupper. Her mødte man andre forældre og bestyrelsesmedlemmer, og hørte de samme dilemmaer de har i andre grupper, som vi også har.
Side 5 af 6 9. Kl. 21:15 (10 min) Udviklingsplan Udviklingsplan- dagen søndag d. 11. januar 2015 kl 10-16: Anders Aktioner til uddeling - Anders lægger program. Han taler med den gamle gruppeleder Kristina, som kan give ideer til program. Han får hjælp fra andre ledere også. Anders sender invitation ud. - Værdier, udvikling. Hvad skal Bagsværd Gruppe gøre bedre. Vi får kigget indad på gruppen og udviklingsplanen, og vurderer om det stadig er det vi vil. - Alle der har stemmeret ved grupperådet kan deltage (bestyrelse, ledere, klan, forældre) 10. Kl. 21:25 (20 min) Grupperåd søndag d. 22. februar 2015 Hvem gør hvad mht: a) Annoncere tid og sted for Grupperåd:. Sted: Sambo. Tid: Søndag d. 22/2-15 kl. 10-13. b) Mads L skriver den Store Drejebog. c) (med hjælp fra Mads N) skriver formel dagsorden + skaffe dirigent (Mads N) og referent d) Beretning fra Lederne (gruppeledelsen er tovholdere) e) Styr på stillere til bestyrelsen: - 2 forældre på valg: og Trine, Erling udtræder. Vi ønsker flere forældre så fortæl omkring (mini/junior nævner det til forældre- arrangement på juletur. /Mark/ Trine kan supplere) - Vi skal have ny revisor. - Flere unge (skal udviklingsplanen ændres?) Diskussion/ Beslutning Vi ønsker at forældrene deltager på dagen, og rigtig gerne tilmelder sig bestyrelsen/ andre opgaver. Vi ønsker at klanen deltager på dagen og vi forventer ikke de tilmelder sig bestyrelsen. f) Uniformerede både ved spejderne og ved mødet. Vi er flere i år, der gør dette muligt. Forhåndstilmelding fra lederne, så vi kan fordele os. Vejret koldt. Vi har ikke alternativer i at være inde. Alle skal have godt tøj på også forældre. Tidsfordeling: det er ikke et møde, hvor vi skal lave udviklingsplaner. Officielle del skal vare 1 time.
Side 6 af 6 Mere kvalitet for mikro- og minispejderne i deres aktivitet. 11. Kl. 21:45 Næste møde: Tirsdag d. 27/1 2015 kl. 20-22 i Sambo Referent: Trine, forplejning: Helle a) Godkendelse af regnskab 2014 b) Godkendelse af budget 2015, inkl. kontingentstigning c) Godkendelse af årsberetninger d) Godkendelse af dagsorden + drejebog Grupperåd e) Kandidater til ny kasserer, ny revisor, supplering bestyrelsesmedlemmer f) Tovholder sommerferieaktiviteter 2015 g) Klippekort vs rejsekort (Sara undersøger) h) Hvad gør vi, når der meldes afbud til ture? Kan penge refunderes? (Anders og Asbjørn) 12. Kl. 21:50 Eventuelt Helle: Betaling med dankort til ture. Denne person betaler gebyret for brug af kortet. Gebyret er procentdel af beløbet. Vi skal have en holdning til, hvad vi gør, når folk melder afbud. Skal de have penge tilbage? på næste møde. Ledere kan godt tilmelde folk. m. input fra alle Alle Beslutning Generel betingelser: afbestillingsregler, gebyr mv. Skal stå på hjemmesiden.