Aalborg Kommune, Ældre- og Handicapforvaltningen Ny organisering I myndighedsafdelingen Afrapportering april 2013 Arbejdsgruppe Ny organisering i myndighed 2013 23-04-2013
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Forslag til fremtidig organisering... 3 2.1 Det nye fokus... 5 2.2 Borgerens vej ind i organisationen... 7 2.3 Opgavefordeling imellem enhederne... 9 2.4 Arbejdsgruppens opgave og sammensætning... 9 2
1 INDLEDNING Den samfundsmæssige udvikling med en reel nulvækst i den kommunale sektor samtidig med en demografisk udvikling med vækst i den ældre del af befolkningen, er formentlig den største udfordring Ældre- og Handicapforvaltningen står overfor de næste mange år. En af løsningerne på denne udfordring er et større fokus på forebyggelse, rehabilitering og innovative hjælpemidler. Ældre- og Handicapforvaltningen er af den opfattelse, at den nuværende organisering af Myndighedsafdelingen ikke er optimal i forhold til dette fokus og at det derfor er nødvendigt med en tilpasning, hvor organisationen mest effektivt kan understøtte opgaveløsningen. Indeværende rapport indeholder anbefaling til ny organisering for de tre bevillingsenheder, øst, vest og nord samt myndighedssekretariatet. Der er i anbefalingen udarbejdet oversigt over fremtidens ledelsesfelter og opgavefordeling samt illustration af borgerens vej ind i organisationen. 2 FORSLAG TIL FREMTIDIG ORGANISERING Arbejdet med anbefaling til ny organisering har været båret frem af et ønske om, at LØFTE 1 borgeren. Ved konsekvent at arbejde med at løfte borgeren, gør vi flere borgere uafhængige af kommunale ydelser og dermed også selvbestemmende i eget liv. Succeskriterierne for den nye organisering: - At borgeren skal have en nem og enkel adgang til myndighedsafdelingen. - At en stigende andel borgere bliver uafhængige af hjælp fra kommunen. - At borgeren oplever, at vores ydelser hænger sammen og supplerer hinanden. - At myndighedsafdelingens budget overholdes. Det anbefales at der oprettes to enheder. Én enhed som arbejder med hurtige løft til uafhængighed. Enheden er samtidig borgerens indgang til Myndighedsafdelingen via Kontaktcentret eller Udskrivningsenheden. Den anden enhed arbejder med langvarige løft til delvis uafhængighed. Disse to enheder skal arbejde målrettet med at finde den rette hjælp til borgeren, således at borgeren oplever et løft til at kunne klare hverdagen så selvstændigt som muligt og gerne således, at borgeren ikke skal være afhængig af kommunen. 1 LØFTE bruges i stedet for begrebet Rehabilitering. Løftet ses som en målrettet og tidsbestemt samarbejdsproces mellem en borger, pårørende og fagfolk. Med henblik på, at borgeren opnår størst mulig uafhængighed af hjælp fra kommunen. 3
FIGUR 1: ANBEFALING TIL NY ORGANISERING OPDELT I LEDELSESFELTER Myndighedschef Hjælpemiddeldepot Sekretariat Rehabiliteringscenter Mou Hurtige løft til uafhængighed 1 chef, ca. 55 medarbejdere fordelt på tværfaglige teams med hver sin teamleder Langvarige / Komplekse løft til delvis uafhængighed 1 chef, ca. 55 medarbejdere fordelt på tværfaglige teams med hver sin teamleder Bevillingsenhed Voksen Handicap Udskrivningsenheden *De blå bokse er de afdelinger som er direkte involverede i arbejdet med ny organisering. Den nye organisering indebærer et øget fokus på ledelse. De to chefer for henholdsvis Hurtige løft til uafhængighed og Langvarige/Komplekse løft til delvis uafhængighed får en rolle, hvor de varetager ledelsesopgaven i samspil med teamlederne. Cheferne vil være personaleansvarlige, men mange dagligdags ledelsesopgaver vil blive varetaget af teamlederne. Cheferne skal i høj grad indgå i det strategiske samspil med Myndighedschefen om at udvikle indsatsen med, at sætte borgeren i centrum samt med at udvikle tiltag der fremmer rehabilitering af borgerne, samskabelse med netværk og civilsamfund samt intelligent anvendelse af velfærdsteknologi. Der vil dermed blive sat øget ledelsesmæssig fokus på at løse kerneopgaven. 4
2.1 DET NYE FOKUS Den nye organisering skal øge muligheden for at borgeren i højere grad kan fortsætte sit hverdagsliv uden støtte og hjælp fra kommunen. Indførelsen af tværfaglige teams forventes at skabe grobund for læring på tværs, som vil komme borgeren til gode. Borgeren kommer endnu mere i centrum, og der bliver skabt et godt fundament for at løfte kerneopgaven, der med følgende tre delvisioner til vision 2015 giver retningen for den vej, vi skal gå: Rehabilitering I Aalborg Kommune er målestokken for velfærd den enkelte borgers uafhængighed det vil sige muligheden for at leve et aktivt liv, tage del i lokalsamfundets fællesskaber og træffe sine egne valg. Samskabelse skabelse og udvikling af velfærd i samarbejde. I Aalborg Kommune har vi brug for alle gode kræfter, når det gælder om at skabe velfærd og deltagelsesmuligheder for alle borgere. I netværket og civilsamfundet er en rigdom af ressourcer, som vi kan inddrage i dialog med borgeren. Vi går gerne i dialog med alle, der kan bidrage: Borgeren selv, familien, uformelle netværk, frivillige foreninger, boligorganisationer, sundhedsvæsnet og erhvervslivet. Løsningerne ligger ikke hos en enkelt part, men i et åbent og forpligtende samspil. Velfærdsteknologi I Aalborg Kommune er ny teknologi et middel til at skabe uafhængighed, selvbestemmelse og deltagelsesmuligheder. Hjælpemidler må ikke blive en erstatning for at forebygge og genoptræne. De skal ikke hjælpe os til at leve med lavere færdigheder end vi kunne have haft men skal understøtte deres bevarelse og træning og kompensere dér, hvor genoptræning ikke er mulig. FIGUR 2: PRIORITERINGEN AF INDSATSERNE 5
Vi arbejder altid med sigte på størst mulig uafhængighed og selvbestemmelse: 1. Først og fremmest forebygger vi. I forebyggelsesindsatsen samskaber borgerne og Aalborg Kommune rammerne for et sundt og aktivt liv. Civilsamfundet og frivillige organisationer har en altafgørende rolle i at realisere forebyggelsen. Formålet er at mindske og udskyde borgernes behov for kommunal hjælp igennem livet. 2. Når forebyggelse ikke rækker og borgeren har behov for kommunal hjælp sætter Aalborg Kommune særlig fokus på rehabilitering - i et nært samarbejde med borgeren. Rehabilitering omfatter mange forskellige indsatser, hvor Aalborg Kommune stiller den professionelle faglighed til rådighed i form af afklaring, træning og anden hjælp. Civilsamfund og frivillige organisationer har også her en central rolle bl.a. i forhold til opfølgning og vedligehold af borgerens opnåede uafhængighed. Formålet med rehabiliteringen er, at borgeren bliver helt eller delvis uafhængig af hjælp fra Aalborg Kommune. 3. For borgere med behov for vedvarende hjælp, hvor genoptræning ikke fører til hel eller delvis uafhængighed tilbyder Aalborg Kommune en indsats med særlig fokus på øget livskvalitet. Det vil bl.a. ske via anvendelse af velfærdsteknologi, der kompenserer borgeren for den mistede funktionsevne i kombination med hjælp fra professionelle i Aalborg Kommune. Civilsamfundet og frivillige organisationer har bl.a. en vigtig opgave med at fastholde borgernes sociale relationer. Vi ser en mængde nye teknologier skyde frem, som kan støtte vores arbejde frem imod målet: Teknologier til genoptræning, til indlæring af mestringsstrategier, til omsorg og pleje med mere. Og i samspil med center for velfærdsteknologi, universitet, professionshøjskole og virksomheder har vi et unikt grundlag for at udvikle disse teknologier i et involverende samarbejde med borgerne. 6
2.2 BORGERENS VEJ IND I ORGANISATIONEN Kontaktcentret er borgerens nemme og enkle indgang til Ældre- og Handicapforvaltningen. Kontaktcentret indgår organisatorisk som en del af ledelsesfeltet hurtige løft til uafhængighed. I kontaktcentret møder borgeren fagpersoner (ergo- og fysioterapeuter, sygeplejersker m.fl.), der i samspil med borgeren vurderer om der er behov for en straksløsning, der kan håndteres i kontaktcentret eller om borgeren har behov for et hurtigt løft til uafhængighed eller et langvarigt løft til delvis uafhængighed. Borgere med fx demens, svære handicaps og lignende funktionsnedsættelser visiteres straks til enheden langvarige løft og en kompenserende indsats. Disse borgere gennemgår ikke forsøg på rehabilitering, i stedet fokuseres på at øge borgerens livskvalitet. I enheden for hurtige løft møder borgeren medarbejdere med fokus på at iværksætte forløb, der gør borgeren uafhængig af kommunal hjælp indenfor en 3 måneders periode. Der arbejdes med fokus på intensive genoptræningsforløb, hvor borgeren hurtigt genvinder sit oprindelige funktionsniveau. Succeskriteriet for enheden er, at stort set alle borgere løftes til uafhængighed. Der vil formentlig være en mindre andel borgere (under 5%), hvor der viser sig behov for en længerevarende indsats. I disse få tilfælde vil der være behov for, at borgeren fremadrettet tilknyttes enheden for langvarige løft. I enheden for langvarige løft møder borgeren medarbejdere, der har et bredere fokus og et længerevarende tidsperspektiv, kendetegnet ved: a) At en andel af borgerne bliver helt eller delvis uafhængige af kommunal hjælp via et længerevarende genoptræningsforløb. 7
b) At en andel borgere forbliver afhængige af kommunal hjælp med behov for service og kompensation, der medvirker til at øge borgerens livskvalitet. Succeskriterierne for denne enhed spænder dermed fra, at borgeren bliver uafhængig til at opnå øget livskvalitet. Fælles for de to enheder, hurtige løft og langvarige løft er, at borgeren kommer mere i centrum. Det sker ved at samarbejdet med borgeren varetages af et tværfagligt team, som er borgerens faste samarbejdspartner i alle spørgsmål vedrørende ydelser. I forhold til især langvarige løft fortsætter borgeren med at samarbejde med dette kendte team uanset hvilke behov der må opstå. Fremadrettet bliver kerneopgaven således løst i et samarbejde mellem team og borger. Forudsætningen for samarbejdet er: En fælles forståelse for, at målet er at løfte borgeren til så høj en grad af selvbestemmelse og uafhængighed af kommunen som muligt. At øget livskvalitet er målet for alle de borgere, der forbliver afhængige af kommunal hjælp. Forventningsafstemning om retten og pligten til aktivitet og deltagelse som en hjælp til selvhjælp. At vi lytter til borgerens egne ønsker og gerne tager netværket med på råd og stiller vores professionelle viden og kompetencer til rådighed. For at understøtte målsætningen om, at gøre så mange borgere som muligt uafhængige af kommunen, er der i den nye organisering lagt vægt på, en klar definition af hvilken enhed, der skal indgå i et samspil med den enkelte borger. Nedenstående kriterier er grundlaget for kontaktcenterets vurdering af hvilken enhed, der skal indgå i dialogen og samarbejdet med borgeren. FIGUR 3: FORDELINGSKRITERIER 8
Hurtige løft til uafhængighed Borgere som kan opnå en høj grad af uafhængighed af kommunen via en intensiv indsats indenfor en 3 mrd. periode eller kendetegnet ved lav kompleksitet typisk lig med 1 ydelsestype Langvarige løft til delvis uafhængighed Borgere, der vurderes af have behov for et langvarigt løft for at blive delvist uafhængige af en kommunal indsats. Indsatsen varer over 3 mdr. og er kendetegnet ved mellem til høj kompleksitet, hvor borgeren modtager 2 eller flere forskellige ydelsestyper 2.3 OPGAVEFORDELING IMELLEM ENHEDERNE I fordelingskriterierne skelnes der mellem Hurtige løft til uafhængighed og Langvarige løft til delvis uafhængighed. Samtidig er det vigtigt at skelne imellem hvilke opgaver de nye afdelinger i den nye organisering skal varetage. FIGUR 4: OPGAVEFORDELING Sekretariat Jura Indstillinger Procesledelse Tilsynsopgaver Administration Utilsigtede hændelser (UTH) Hurtige løft til uafhængighed Praktisk hjælp Personlig pleje Træning Kørsel Hjælpemidler Boligændringer Midlertidige ophold (under 3 måneder) Forbrugsgoder Den Åbne Linje UDSKRIVNINGSENHEDEN Håndtering af borgere der udskrives fra sygehus Langvarige / Komplekse løft til uafhængighed Praktisk hjælp Personlig pleje Træning Kørsel Komplicerede hjælpemidler Større boligændringer Plejeboliger (permanente) Boligstyring Omsorgstilbud SEL 107 og 108 Værgemål Magtsager Bistand pleje tillæg Bilsager Pasning af nærtstående 2.4 ARBEJDSGRUPPENS OPGAVE OG SAMMENSÆTNING Opgaven har været at udarbejde forslag til ny organisering i forhold til de tre bevillingsenheder, øst, vest og nord samt Myndighedssekretariatet. Denne rapport er arbejdsgruppens anbefaling til ny organisering 9
Arbejdsgruppen har i perioden fra januar til april 2013 afholdt to heldagsseminarer og 3 møder. Arbejdsgruppen er sammensat af følgende medarbejdere: Ove G. Jensen, Myndighedschef (formand) Lone Starbæk Schmidt, Bevillingschef Bevillingsenhed Øst Bodil Gravgaard, Bevillingschef Bevillingsenhed Vest Malene Frydendal, Bevillingschef Bevillingsenhed Nord Anne Marie Bøgekær Andersen, medarbejderrepræsentant FOA (Udtrådt i forløbet) Susanne Troelsen, suppleant, medarbejderrepræsentant FOA Ingelise Frydendal, medarbejderrepræsentant DS Pia Ozimek, medarbejderrepræsentant EFT Lena Hesteng Byrialsen, medarbejderrepræsentant Danske fysioterapeuter Jette Borup medarbejderrepræsentant HK (Udtrådt i forløbet) Dorte Larsen, suppleant, medarbejderrepræsentant HK Hanne Hostrup, Arbejdsmiljørepræsentant Malene Pekruhn, Arbejdsmiljørepræsentant Dorthe Heilemann Jeppesen, sekretær bevillingsenhed nord Michaela Vadstrup, Konsulent Myndighedssekretariatet Den åbne linje Jeanett Christophersen Grønvald, Konsulent Myndighedsafdeling Helle Vestergaard, Chefsekretær Myndighedssekretariatet Annette Vestergaard Weng, observatør/repræsentant Ældreafdelingen Carsten Simonsen, Udviklingskonsulent, Direktørens sekretariat (tovholder) Sólgerð Torp, Udviklingskonsulent, Myndighedssekretariatet (tovholder) Tidsplan: 30.04.13 FL 15.05 Ældre- og Handicapudvalget (Høringsversion) 16.05 til 30.05 Høringsfase (Afdelings MED og Lokal MED i Myndighedsafdelingen, FMU, Handicapråd og Ældreråd). 11.06 FL 19.06 Ældre- og Handicapudvalget (Beslutning) 20.06 til 31.12.13 Forberedelse og opstartsfase. Der etableres en eller flere implementeringsgrupper bestående af ledere og medarbejdere, der forbereder og gennemfører beslutningen. 10