Den værdiskabende bestyrelse

Transkript

1 Af cand. merc. Halfdan Schmidt, CMC, Konsulent i Udviklingsledelse Halfdan Schmidt LedelsesRådgivning ApS Den værdiskabende bestyrelse Det at sidde i en bestyrelse er et krævende og betroet job, der kræver sin mand eller kvinde. De krav der stilles, de spørgsmål og opgaver, som bestyrelser skal arbejde og konfronteres med, bliver stadig mere omskiftlige og komplekse i takt med de samfundsmæssige forandringer. Det er nødvendigt, at et bestyrelsesmedlem skal vide noget om ledelsesmæssige, strategiske, økonomiske og juridiske emner, og ikke mindst hvad der er organisationens kerneopgave eller mission, altså hvad den er sat i verden for at løse. Dette stiller krav om, at det enkelte bestyrelsesmedlem skal have viden om og indsigt i den værdiskabelse som organisationens virke afstedkommer, samt viden om og indsigt i den måde hvorpå organisationen efterlever sine målsætninger (forretningsmodel). For at et bestyrelsesmedlem skal kunne sige, at han/hun kan udføre sit arbejde som bestyrelsesmedlem ordentligt, kræves der kendskab til de strategier og den strategiske ledelse, der nødvendigvis må udøves og gennemføres i organisatiionen. Kort sagt må det professionelle bestyrelsesmedlem vide noget om ledelse, for det er det, det hele drejer sig om. En bestyrelse er en del af ledelsen og hermed et ledelsesorgan, som udgør en del af ledelsesstrukturen i organisationen. Dette betyder, at en bestyrelse skal udføre ledelsesopgaver, herunder træffer beslutninger. Det betyder også, at den værdiskabende bestyrelse, skal opfatte sig som en ledelsesinstans, der ikke er sat i verden som en formel nødvendighed, hvis formål er, at legitimere processer, planer og beslutninger, således at ingen kommer i klemme. Det drejer sig i langt højere grad om, at være en ægte del af virksomhedens ledelse. En struktureret måde for bestyrelsen at arbejde på, er at fokusere på dens værdiskabelse. Dette medfører, at den skal drøfte og vurdere hvilket fokus bestyrelsen skal have for en kommende periode. I den forbindelse er det vigtigt, at bestyrelsen forstår og kan arbejde med strategiske og ledelsesorienterede udfordringer, samt at den kan implementere de værktøjer og arbejdsmetoder, der er relateret hertil. Arbejdsgrundlaget for den værdiskabende bestyrelse Et væsentligt fundament for den værdiskabende bestyrelse er en bevidst stillingtagen til det arbejdsgrundlag, der skal være gældende for bestyrelsens arbejde for en kommende periode. Et væsentligt element heri er de formelle værktøjer for bestyrelsens arbejde, så som mødekalender, forretningsorden m.m., men også konkrete aftaler om hvad der skal nås i det kommende år.

2 Da den værdiskabende bestyrelse ikke er sat i verden som en formel nødvendighed, men grundlæggende skal tjene et højere formål nemlig at være værditilførende for den virksomhed, man er bestyrelse for, skal arbejdsgrundlaget defineres og besluttes i en bredere betydning. Det er imidlertid vigtigt, at bestyrelsen forholder sig konkret og bevidst til følgende tre grundlæggende spørgsmål: Hvad kendetegner bestyrelsens arbejde nu? Hvad er vores grundlæggende opgave som bestyrelse? hvad er vi sat i verden for? Hvad skal være kendetegnende for vores arbejde i bestyrelsen i den kommende periode? På grundlag af en konkret stillingtagen til og vurdering af svarene på disse spørgsmål, kan der opstilles konkret indsatsområder, opmærksomhedspunkter og udviklingsaktiviteter for bestyrelsens arbejde. Dette er illustreret i nedenstående figur. Figur 1. Basiselementer i bestyrelsens arbejdsgrundlag Mission Hvad er vores udviklingsbehov? Vision Hvad er vores opgave som bestyrelse? Konkrete opmærksomhedspunkter og aktiviteter for bestyrelsen Hvad skal kendetegne vores bestyrelsesarbejde? Nu-situationen Hvad kendetegner bestyrelsen nu?

3 Et væsentligt element i bevidstgørelsen om bestyrelsens arbejdsgrundlag, er fastlæggelsen af hvad der er beviset for, at bestyrelsen har skabt værdi for den organisation, den er bestyrelse for. Dette indebærer, at bestyrelsen skal opstille konkrete succeskriterier for bestyrelsen arbejde i den kommende periode. Disse kriterier skal bestyrelsen løbende vurderes på dels af sig selv og dels af bestyrelsens nærmeste samarbejdspartnere, hvilket primært vil sige den daglige ledelse. Udvikling af bestyrelsen Bestyrelsesudvikling er en kontinuerlig udviklingsproces, som indebærer, at bestyrelsen bestandigt må arbejde med nogle grundlæggende spørgsmål, nemlig spørgsmål vedrørende formål, ressourcer og effektivitet. En god måde at arbejde med det på er en årlig evaluering af bestyrelsen. Uanset hvor god en bestyrelse er, så vil den kun kunne udvikle sig, hvis den løbende bliver bedømt på dens præstationer på en intelligent og professionel måde. Udviklingen af bestyrelsen er et spørgsmål om, hvordan bestyrelsen individuelt og i fællesskab kan blive og vedblive med at være effektiv, når det handler om at bidrage til organisationens mål og resultater. I en bestyrelseskontekst indbefatter udviklingsbegrebet dels ledelsessamspillet i forhold til den daglige ledelse, dels internt i bestyrelsen i forhold til at udvikle bestyrelsen som et team. Ledelsessamspillet Ledelsessamspillet med den daglige ledelse er krumtappen i bestyrelsens virke. Hvis denne kerne ikke er i orden, så løser bestyrelsen ikke sin opgave hverken i forhold til omverdenen eller i forhold til de indre linjer. Et væsentligt element i bestyrelsens løbende udvikling i relation til den daglige ledelse, hvorfor dette samspil skal have høj prioritering i forhold til at vurdere udviklingen i bestyrelsens værdiskabelse for organisationen. Succeskriterier for bestyrelsens arbejde I et udviklingsmæssigt perspektiv, er det vigtigt, at alle i bestyrelsen har en klar og entydig opfattelse af hvad det er bestyrelsen er sat i verden for, jf. Arbejdsgrundlaget for den værdiskabende bestyrelse. Det vil ligeledes være vigtigt, at alle i bestyrelsen har samme opfattelse af hvad bestyrelsen gerne vil være kendt for, og dermed have et klart billede af hvad der er visionen for bestyrelsens arbejde. På grundlag heraf bør der opstilles handleplaner for bestyrelsens arbejde, og hermed fastlæggelse af hvilke succeskriterier, der skal være gældende for bestyrelsens arbejde i den kommende periode.

4 Dette drejer sig bl.a. om at få fastlagt hvilket ambitionsniveau, der skal være kendetegnende for bestyrelsens arbejde. Ønsker bestyrelsen f.eks. at være en basisbestyrelse, hvor hovedvægten af arbejdet lægges på kontrolfunktionen, eller ønsker bestyrelsen at være karakteriseret ved at være en vækstbestyrelse, hvor fokus primært er på det strategiske og ledelsesorienterede bestyrelsesarbejde, eller skal der være tale om, at bestyrelsen skal kendetegnes ved at være en muligheds skabende bestyrelse, hvor hovedvægten lægges på udvikling af det forretningsmæssige grundlag. Eller hvordan skal afvejningen være mellem disse hovedformer. For at en bestyrelse skal kunne arbejde konstruktivt og målrettet med sin egen udvikling er det nødvendigt med klare kriterier for hvornår bestyrelsen har bidraget med en værditilvækst for organisationen. Bestyrelsesarbejdets spilleregler Et væsentligt grundlag for bestyrelsens udvikling er, at der er sat rammer og struktur for hvorledes de enkelte bestyrelsesmedlemmers ressourcer anvendes i forhold til værdiskabelse og målopfyldelse. Formelt lovgrundlag på den ene side og bestyrelsesformandens måde at lede bestyrelsens arbejde på kan opfattes som yderpunkter på en skala for bestyrelsens arbejdsrum. Mellem disse yderpunkter findes bl.a. bløde love, normer forskellige uskrevne regler om bestyrelsesarbejdet, vedtægter og kultur, samt andre formelle og uformelle strukturer, der er lagt ind i bestyrelsen. Disse er væsentlige at have opmærksomhed på og bevidsthed om når bestyrelsen skal have fokus på dens løbende udvikling. Bestyrelsen som et team Det er ikke tilstrækkeligt, at bestyrelsesmedlemmerne enkeltvis eller i fællesskab har de ønskede kompetencer. Kompetencerne skal bruges og sættes i spil. Hvordan dette sker og i hvilken udstrækning kompetencerne bruges kommer til udtryk gennem teamkulturen, og hermed gennem en bevidstgørelse om, hvilken form for bestyrelse man ønsker at være, jf. tidligere om basis-, vækst- eller forretningsudviklende bestyrelse. Der vil være tale om forskellige krav til det enkelte bestyrelsesmedlem i forhold til åbenhed, generøsitet, forberedelse, engagement, kreativitet, kritisk holdning, selvstændighed mm.

5 Evaluering af bestyrelsens arbejde Forskere og eksperter i organisatorisk læring er enige om, at mennesker og organisationer ikke kan lære, hvis der ikke gives feedback. En sådan feedback er en vurdering af bestyrelsens præstationer, og vil overordnet bestå af en vurdering af bestyrelsens resultater, forstået som de samlede præstationer og handlinger en vurdering af bestyrelsens arbejde, forstået som en bedømmelse af bestyrelsens arbejdsfacon en vurdering af bestyrelsens sammensætning, forstået som en gensidig vurdering af hinandens kompetencer og indsats konkrete forslag som vil forbedre bestyrelsens effektivitet med henblik på at realisere ambitionerne i bestyrelsen Bestyrelsesarbejde drejer sig grundlæggende om ledelse, og derfor skal arbejdet i en bestyrelse tages meget alvorligt, for det er et betydningsfuldt og essentielt arbejde i forhold til en organisations eksistens. Se et konkret koncept for bestyrelsesevaluering på