Hospitalsenheden Vest Hoved-MEDudvalgett www.vest.rm.dk REFERAT af HMU-møde Dato: 4. december 2009 Sagsnr.:1-01-100-1-09 Ole Zielke Tel. 9927 2733 Ole.zielke@vest.rm.dk Side 1 16. november 2009 Mødedeltagere: Henning Vestergaard, Annette Toft, Per Østergaard Jensen, Ida Gøtke, Lasse Hansen, Jens Peter Østergaard, Marianne Breddam, Gitte Kjær Nielsen, Bodil Overgaard, Else Folmer, Birgitte Knak Ostersen, Lone Rahbæk Villadsen, Birgitte Nielsen, Elin Randrup, Lisbeth Poulsen, Birthe Nørgaard, Kate Gahner Larsen, Annette Dam, Marianne Bjørn, Bettina Hvas Busk, Annitta Ramsgaard, Charlotte Sander Andersen, Henrik G. Iversen, Susanne Johansen, Mette L. Christensen, Poul Michaelsen, Bente Fjordside, Ole Zielke (referent) Afbud: Casper Bytoft, Nanna Houe, Peter Bjerre, Jørn Baun Christensen, mariane Jensen, Birgitte Nielsen
OVERSIGT OVER DAGSORDENEN: 1. Godkendelse af referat fra HMU-møde 9. oktober 3 2. Godkendelse af dagsorden samt punkter til eventuelt 3 TEMADRØFTELSE 3 BESLUTNINGSPUNKTER 6 3. Budget 2010 for Hospitalsenheden Vest 6 4. Status fra omplaceringsgruppen 6 5. Drøftelse af procedurer for brug af medarbejder ID-foto på hjemmesiden 7 6. Status fra arbejdsgruppen vedrørende mad til vagtpersonale 8 7. Høring af flagregulativ i Hospitalsenheden Vest 8 8. Evaluering af antallet af møder i Hus-MED-udvalgene 9 9. Drøftelse af tilgange til sanktionering af rygepolitik 10 10. Drøftelse af indsats for sundhedsfremme i Hospitalsenheden Vest 11 11. Julearrangementer i Hospitalsenheden Vest 12 12. Arbejdsklimaundersøgelse 2010 i Hospitalsenheden Vest 12 ORIENTERINGSPUNKTER 13 13. Orientering om halvårsmøde for sikkerhedsorganisationen 1. februar 2010 13 14. Orientering om problemer med unimater 14 15. Orientering om opsætning af overvågningskameraer ved indgangspartier samt til overvågning af kostbare kunstværker 15 16. Evt. 15 Skriftlige orienteringspunkter 16 17. Orientering om kommende multimediebeskatning 16 18. Orientering om lønstatistik 17 Side 2
1. Godkendelse af referat fra HMU-møde 9. oktober Der blev afholdt HMU-temadag 9. oktober 2009 med temaet Økonomi hvad betyder tallene. I forlængelse af temamødet blev afholdt ordinært HMU-møde. Der er vedlagt referater fra temadagen og HMU-mødet til godkendelse. 29. oktober blev der holdt ekstraordinært HMU-møde foranlediget af Regeringens udmelding vedrørende det nye hospital i Vest. På baggrund af mødet blev udarbejdet åbent brev til Sundhedsministeren. Brevet er vedlagt gældende som referat fra mødet. fra HMU-temadag 9. oktober 2009 fra HMU-møde 9. oktober 2009 Åbent brev til Sundhedsministeren fra HMU 29. oktober 2009 erne blev godkendt med følgende bemærkninger: I HMU-referatet fra 9. oktober står nævnt, at sidste frist vedrørende ansøgninger om 3-partsmidlerne er 20. oktober. Det er forkert. Sidste frist er 20. november. Chefsygeplejerske Ida Gøtke kommenterede på mødet den 29. oktober. Her blev aftalt, at der kom noget ud omkring myter i Hospitalsenheden Vest vedrørende hvilke funktioner, der er i Holstebro. Der kommer noget ud i løbet af denne uge på hjemmesiden samt i nyhedsbrevet. 2. Godkendelse af dagsorden samt punkter til eventuelt Dagsordenen blev godkendt med følgende punkter til eventuelt: a) God tone ved henvendelser til helpdesk. b) Drøftelse af mulighed for ny telefonbog i forbindelse med overgang fra Notes til Outlook. c) Orientering om bestilling af email til ny medarbejder kan ske via HR. d) Orientering om vaccination H1N1. e) Dementi af myte vedrørende basislæger i Holstebro. f) Forespørgsel om at flytte introduktionsdagen til Herning nogle gange. TEMADRØFTELSE Vi er i Hospitalsenheden Vest i den seneste tid blevet udfordret. Der har i forbindelse med et stort merforbrug og en aktivitet, der har været mindre end forventet, hen over sommeren været igangsat en ottepunktsplan med nogle stramme men også nødvendige tiltag i Hospitalsenheden for at komme i balance igen. På mødet vil der blive givet en status i forhold til økonomi og aktivitet 2009, og der vil på denne baggrund blive orienteret om overvejelser vedrørende budgetlægningen for 2010. Side 3
Der har været fokus på at skære alle unødvendige aktiviteter og tiltag væk og i stedet komme ind til kerneydelsen forebyggelse, undersøgelse, behandling, pleje og rehabilitering af borgerne i vores optageområde. Det har eksempelvis betydet stop for forplejning, julegaver, kurser m.v. året ud. Det er alt sammen vigtige og nødvendige tiltag og den dialog og proces, der har været omkring dette, har vist, at alle er gået fuldt ind for at løse opgaven. Men i en situation, hvor der skæres væk, er det samtidigt vigtigt, at de arbejdsopgaver medarbejderne står tilbage med, også er de rigtige og opgaver, der giver mening for medarbejderne. Samtidig er der i forbindelse med Regeringens og Dansk Folkepartis finanslovsforhandlinger blevet kastet nyt lys på placeringen af det nye hospital i Vest. En diskussion, der har fyldt meget i medierne og naturligvis også hos medarbejderne. Derfor vil der også - uanset politikernes endelige beslutning - være behov for, at der her i Hospitalsenheden Vest bliver samlet op på dette. Der vil på mødet blive givet status på de nuværende udmeldinger vedrørende det nye hospital i Vest. Både med hensyn til den økonomiske situation og de tiltag, der iværksættes i forbindelse hermed samt den fornyede diskussion omkring det nye hospitals placering, er der en væsentlig udfordring i forhold til at få skabt fornyet klarhed, energi og engagement. Der ligges derfor op til en temadrøftelse, hvor HMU kan få adresseret de bekymringer og frustrationer, der kan være i forbindelse med overnævnte og i forlængelse heraf få drøftet, hvordan vi bedst kommer videre og fastholder engagementet og arbejdsglæden hos medarbejderne. Henning Vestergaard orienterede om status i forhold til økonomi og aktivitet 2009, og der vil på denne baggrund blive orienteret om overvejelser vedrørende budgetlægningen for 2010. Det er hospitalsledelsens vurdering, at Hospitalsenheden Vest går ud med et driftsmæssigt merforbrug for afdelingerne samlet i størrelsesordenen 90-100 mio. kr. for 2009. Heraf kan vi finansiere de 50 mio. fra vores opsparede midler, men ender altså alligevel med et samlet budgetunderskud på 40-50 mio. kr. Til gengæld viser de seneste tal, at der er gode muligheder for, at aktiviteten kan opnås i løbet i året. Den økonomiske situation er alvorlig, og Hospitalsenheden Vest oplever ligesom en række af de andre hospitaler i Region Midtjylland et væsentligt pres. Paradigmeskift, besparelser, etablering af Akutafdelingen, rokadeplan med dertil hørende organisatoriske ændringer mv. har sat den samlede organisation i Hospitalsenheden Vest under pres. En anden væsentlig udfordring er den meget vanskelige rekrutteringssituation inden for bl.a. lægeområdet, som betyder omkostninger til gennemførelse af den nødvendige aktivitet fordyres endda meget markant. Side 4
Hospitalsledelsen har i efteråret konstateret, at der i afdelingerne er behov for en opstramning på forbruget og yderligere fokus på aktivitetsniveauet. Efter sommerferien er derfor iværksat en 8-punktsplan med 8 områder, der arbejdes særligt intens med. På baggrund af september måneds opfølgning stod det klart, at 8-punktsplanen skal følges tæt samt suppleres med her og nu virkende styringstiltag. Der er desværre ingen tegn på, at kurven for merforbrug er knækket, så hvis der ikke gøres yderligere vil der fortsat være et merforbrug på ca. 10 mio. kr. pr. måned. Det betyder, at hvis der fortsættes som nu, vil der være et underskud i 2010 på 100 mio. kr. Samtidig er der de 50 mio. kr. som er brugt for meget i 2009. De skal selvfølgelig også afregnes og kommer på den ene eller anden måde også oveni. Hospitalsenheden Vest er ikke alene med et markant merforbrug i regionen, og derfor er der også behov for politisk stillingtagen til, hvordan vi håndterer problemet. Derfor har hospitalsledelsen fremsendt en redegørelse til Forretningsudvalget, som vil behandle sagen på deres møde 24. november. Samtidig er regionens budget 2010 lavet med lodder og trisser så der kan også nemt komme udmelding derfra omkring økonomi og dertilhørende besparelser. HMU drøftede efterfølgende oplægget og det blev besluttet at afvente de politiske udmeldinger og først tage endelig stilling til eventuelle økonomiske løsninger efter en politisk udmelding, men bakkede op om, at der indføres balanceret ansættelsesstop nu. Det blev samtidigt ønsket udtrykt, at man ser det som en meget svær situation. Den enkelte medarbejder har en velbegrundet opfattelse af, at de knokler løs, men det er også tydeligt, at vi har et økonomisk problem, vi skal forholde os til. Medarbejdere gjorde opmærksomme på, at ved besparelser, skal der også ses på det strukturelle. Det blev i forlængelse heraf, besluttet, at HR får beskrevet og præciseret, hvad et balanceret ansættelsesstop indebærer, og det meldes ud gennem nyhedsbrevet. Samtidig blev stillet forslag til, at der nedsættes ansættelsesudvalg til at bedømme de sager, hvor der kan være ræson i at bemande en stilling i stedet for at det kun hænger på HRchefens skuldre. Desuden skal det undgås, at ansættelsesstop bliver til FEA på grund af manglende ressourcer. Følgende forslag kom frem: Afdelingerne skal have nogle redskaber også til det tilbageværende personale. Hvis en afdeling pålægges en budgetmæssig nedskæring, skal det også afklares, hvad det er afdelingen ikke skal. Der skal kigges på organisationsstrukturen. Skruen kan ikke drejes yderligere og der kan ikke undværes hænder flere steder. Der er brug for arbejdsro til at få optimeret arbejdsgange. Få sikret, at der ses på specialerne på tværs i regionen eks. rehabilitering så hospitalerne hver især har noget at arbejde med men ikke nødvendigvis det samme. Opfordring til at se på 112 kald om natten i det nordvestlige område. Undgå, at hvis alarmcentralen ikke kan få på en læge til at visitere, så beordres patienten til Herning. Det må være dyrt og kan undgås, da sygeplejersker også kan visitere. Hospitalsledelsen fortalte, at man er ved at kigge på problemet. Side 5
Arbejdsmiljøet skal varetages. Der er snakket økonomi og krisestyring i lang tid, der er skåret ind, skal vi skære, så koster det noget et andet sted. Afdelingerne skal hjælpe hinanden og undgå at køre soloagtigt. Det er nødvendigt med åbenhed, hvis der skal findes fornuftige løsninger. Der skal oprettes en åben database, hvor både ledere og medarbejdere - kan se stillinger, der er ledige. Huske at overveje om nedskæringer giver flaskehalse for andre, som gør det dyrere andre steder de skal med i betragtningerne. Sikre os, at vi ved nedskæringerne ikke blot for en ekstra udgift på vikarer osv. I tilfælde af, at det bliver nødvendigt med reducering af stillinger, skal bruge de lokale retningslinjer for omplacering. Der blev stillet spørgsmål til, om der kan laves større strukturelle ændringer for at afhjælpe problemet. Hospitalsledelsens svar hertil var, at med hensyn til at skabe balance i vores egen økonomi er vi forpligtede til at holde fast i de politisk bestemt strukturelle rammer. Hvis regionen pålægger os besparelser oveni, kan der åbnes op for, at de strukturelle rammer kan ændres, men om alle omstændigheder, er det ikke noget, der i sig selv kan redde økonomien. BESLUTNINGSPUNKTER 3. Budget 2010 for Hospitalsenheden Vest På baggrund af budget 2010 for Region Midtjylland udarbejdes Budget 2010 for Hospitalsenheden Vest. Den lokale planlægning af næste års budget er i fuld gang og de foreløbige overvejelser vedrørende budget 2010 vil blive forelagt HMU til høring. Punktet indgik under temadrøftelserne vedrørende økonomien. 4. Status fra omplaceringsgruppen Omplaceringsgruppen blev nedsat af HMU med det formål at få drøftet, hvordan man på bedste måde kan håndtere processer med behov for omplacering/afskedigelse af medarbejdere som følge af strukturændringer og budgetbesparelser lokalt i Hospitalsenheden Vest. På baggrund af omplaceringsgruppen seneste møde 4. september 2009 er udarbejdet notat med forslag til, hvordan man lokalt i Hospitalsenheden Vest skal fortolke og administrere de fælles retningslinjer ved omplacering og afskedigelse, som gælder i Region Midtjylland. Med henblik på udarbejdelse af lokal drejebog for håndtering af processer ved omplacering/afskedigelse af medarbejdere som følge af strukturændringer og budgetbesparelser lokalt i Hospitalsenheden Vest er notatet fra omplaceringsgruppen er vedlagt til drøftelse i HMU Notat fra møde i omplaceringsgruppen 4. september 2009 Side 6
HMU drøftede notatet fra omplaceringsgruppen med henblik på udarbejdelse af lokal drejebog for håndtering af processer ved omplacering/afskedigelse af medarbejdere som følge af strukturændringer og budgetbesparelser lokalt i Hospitalsenheden Vest. HMU var enige i konklusionerne fra notatet, og det blev besluttet, at der på baggrund af notatet udarbejdes egentligt drejebog som retningslinjer i e-dok. HR formulerer et udkast, som præsenteres for omplaceringsgruppen med henblik på drøftelse og godkendelse. I drejebogen indskrives også beskrivelse af et ansættelsesstop. Det blev desuden besluttet, at HMU-medlemmerne, der sidder i RMU også tager det med her. 5. Drøftelse af procedurer for brug af medarbejder ID-foto på hjemmesiden Tidligere var det fælles praksis, at en ny medarbejder ved bestilling af foto til ID-kort kunne krydse af på en bestillingsformular om foto måtte komme på intranettet. Denne procedure er imidlertid fjernet med åbningen af vores intranet for offentligheden januar 2009. I dag er det derfor op til hver enkelt afdeling at beslutte, om man vil have foto af sine medarbejdere på Internettet. Det er ikke hensigtsmæssigt og derfor ønsket, at der i stedet findes en fælles tilgangsvinkel til medarbejderfoto på Internettet gældende for alle medarbejdere i Hospitalsenheden Vest. Det skal nævnes, at ledende medarbejdere altid vil blive præsenteret på hjemmesiden med billede. Web-styregruppen i Hospitalsenheden Vest foreslår, at HMU træffer en principbeslutning om, at den fælles praksis genindføres. Helt konkret med følgende tilføjelse i den formular, der bruges til bestilling af ID-foto: Sæt kryds her... hvis du ikke ønsker, at dit ID-foto bliver brugt til præsentation af hospitalets medarbejdere på internettet og i andre af hospitalets publikationer. Juridisk vurderes der ikke at være problemer med denne procedure, jf. vedlagte notat fra Administrationen. Notat om offentliggørelse af billeder af ansatte på Internettet. Chefsygeplejerske Ida Götke orienterede om, hvordan procedurerne omkring offentliggørelse af billeder af ansatte på Internettet foregår nu. HMU støttede beslutningen om, at den fælles praksis genindføres, herunder at overnævnte bemærkning tilføjes i den formular, der bruges til bestilling af ID-foto. Det er dog vigtigt, at der gives mulighed for at sige fra det gælder ikke kun kommende medarbejdere, men også de medarbejdere, der er ansat. Side 7
Ledende medarbejdere er forpligtede til, at deres billede offentliggøres på hjemmesiden. Det skal derfor også fremgå i deres ansættelsesbrev. 6. Status fra arbejdsgruppen vedrørende mad til vagtpersonale På baggrund af henvendelser fra medarbejdere, der arbejder i aften- og nattevagter, blev der i foråret 2009 nedsat en arbejdsgruppe fra regionshospitalerne i Holstebro og Herning, der bl.a. skal se på muligheden for en bedre service i forhold til at kunne købe mad i aften- og nattetimer samt i weekender. Arbejdsgruppen har indtil nu afholdt ét møde før sommerferien og afholdt møde 30. oktober 2009. Hus-MED-Udvalget i Holstebro har på møde 28. september drøftet sagen og opfordrede til, at der snarest muligt kom et udspil på området. Samtidig opfordrede Hus-MED- Udvalget til, at man også drøfter andre problematikker f. eks. betaling af personalemad. Der er bl.a. nævnt muligheder for indførelse af en ordning med spisebilletter til vagtpersonale eller alternativt en ordning, svarende til ordning i Lemvig og Ringkøbing, hvor personalet kan bestille mad til den følgende arbejdsdag. Der vil på mødet gives status fra arbejdsgruppen. Driftschef Jens Peter Østergaard orienterede fra arbejdsgruppen Arbejdsgruppen har aftalt, at der indføres et pilotprojekt på Regionshospitalet Holstebro, hvor det i en 3 måneders periode gøres muligt, at medarbejderne kan købe mad fra madvognene med madbilletter, der sælges i Restoen. Tanken er, at der laves ekstra af patientmaden, som vagtpersonalet kan købe. På den måde, skal der ikke bruges ekstra ressourcer på at lave forskellige menuer og pakke forskelligt slags mad. Arbejdsgruppen foreslår, at pilotprojektet i første omgang afprøves i Holstebro, men når projektet evalueres efter 3 måneder, vil der også ses på om det tilsvarende vil være fornuftigt at implementere ordningen i Herning. Grunden til, at der i første omgang kun vil ses på Holstebro, er, at der er en mad-automat i Herning, der fungerer ret godt. Det tænkes i prøveperioden, at de medarbejdere, der ikke er på en afdeling med madvogne, kan der indsættes en ekstra madvogn på en tilstødende afdeling, hvor disse kan købe. For at ordningen skal lykkes, skal det synliggøres over for vagtpersonalet, at madvognene indeholder patientmad, og patienterne skal sikres, at de får deres mad. HMU bakkede op om, at pilotprojektet startes op i Holstebro. Der arbejdes med opstart på projektet først i det nye år. 7. Høring af flagregulativ i Hospitalsenheden Vest På HMU-møde 14. maj 2009 blev drøftet nyt flagregulativ for hospitalsenheden Vest. Udkastet blev godkendt med følgende tilføjelser: Side 8
1. I tilfælde af medarbejders dødsfald flages ved begravelse på arbejdsstedet, i fald der er rettet henvendelse fra afdelingsledelsen samt givet tilsagn/ønske fra pårørende. 2. Initiativet til, at der flages ud over de officielle flagdage, skal komme fra afdelingsledelsen, der retter henvendelse til Driftsafdelingen. 3. Der skal orienteres om, hvorfor man flager ét fast sted på hver matrikel. HUSudvalgene finder ét sted for hver matrikel, og der ligges information herom på hjemmesiden. På baggrund heraf er udarbejdet udkast, hvor punkt 1. og punkt 2. er skrevet ind. Mht. punkt 3. har placering af skiltning med derfor flager vi været drøftet på alle 5 Hus- MED-udvalg: I Holstebro ønskes skiltet i receptionen. I Herning ønskes skiltet ved receptionen. I Ringkøbing ønskes skiltet i hospitalets foyer. I Lemvig ønskes skiltet i hospitalets foyer. I Tarm ønskes skiltet ved hovedindgangen (Da man i Tarm ikke har nogen pedelfunktion, rettes henvendelse til Ringkøbing-Skjern kommune, med spørgsmål om de kan stille en medarbejder til rådighed til opgaven med at hejse og nedtage flaget på officielle flagdage). Ønskerne fra de fem husudvalg er efterfølgende også skrevet ind i udkastet. I forlængelse af deres drøftelse har Hus-MED-udvalget i Holstebro ønsket HMU s stillingtagen til, om der kan flages på dødsdagen, hvis en medarbejder afgår ved døden. Udkastet er vedlagt til drøftelse mhp. endelig godkendelse af HMU. Udkast til flagregulativ af 25. oktober 2009 HMU godkendte udkastet til flagregulativ for Hospitalsenheden Vest. Forslaget fra Hus- MED-udvalget i Holstebro udgik. Der blev på mødet fremlagt, at der ikke er nogen flagstang på Regionshospitalet Tarm. På baggrund heraf blev aftalt, at passus vedr. skiltning på Regionshospitalet Tarm skulle udgå, og der ikke vil flages på matriklen også grundet den manglende pedelfunktion. Efterfølgende har det dog vist sig, at der er en flagstang i Tarm om end ikke i bedste stand. 8. Evaluering af antallet af møder i Hus-MED-udvalgene Teknisk Afdeling har på baggrund af Hospitalsenheden Vests økonomiske situation stillet forslag til, at der ses på mødefrekvensen af HUS-udvalgs-møderne. Der er i dag 5 hus-med-udvalg, som hver især har 4 møder årligt. Det er i alt 20 årlige møder med ca. 10 deltagere i hvert møde. Der er fem Husudvalg. Møderne er planlagt til to timer og der er formøde for tillidsrepræsentanter med ca. 1 time. Alene timefor- Side 9
bruget er skønnet til ca. 500 timer om året. Med en gennemsnitlig udgift på ca. 175 kr. pr. time er det en besparelse på knap 100.000 kr. Hertil kommer udgifter til forplejning og kørsel. Herudover bruger Teknisk Afdeling en del tid administrativt på møderne. Der sidder en sekretær i Ledelsessekretariatet og den tekniske chef, som begge bruger tid på referatog dagsordensskrivning og opfølgning. Teknisk Afdeling ser god fornuft i Hus-MED-udvalgene, og at der også bevares HUSudvalg på de små matrikler, da de ellers ikke har så mange dialogkanaler, som de to store matrikler (bedre repræsenteret gennem HMU). Derimod vil Teknisk Afdeling foreslå, at man ser på antallet af Hus-MED-udvalgsmøder. Teknisk Afdeling anbefaler, at der i hvert HUS-udvalg kun holdes 2 møder årligt (i forhold til kommende besparelseskrav) i forhold til de i dag 4 årlige møder. Det blev aftalt, at der fremover afholdes 2 årlige møder i hvert af Hus-MED-udvalgene mod de 4 årlige møder, der holdes i dag. Desuden blev aftalt, at Hus-MED-udvalgenes forretningsorden skrives om i forhold hertil, og at der her samtidigt skal tages stilling til formand og kontaktperson (i stedet for næstformand). 9. Drøftelse af tilgange til sanktionering af rygepolitik HMU godkendte ved møde 9. oktober 2008 ny rygepolitik gældende i Hospitalsenheden Vest pr. 1. januar 2009. I forbindelse med evaluering af rygepolitikken i HMU ved møde i august, har Hus-MED-udvalgene i Herning og Holstebro efterfølgende drøftet, hvordan det står til med brugen af politikken. Der blev udtrykt ønske om bedre skiltning, omplacering af rygeskure og askebægre, men der blev også nævnt konkrete tilfælde med medarbejdere og patienter, der ikke overholder rygepolitikken. Foranlediget af sidstnævnte ønskes derfor en stillingstagen fra HMU til, hvordan der ønskes sanktioneret i forhold til rygepolitikken. Teknisk Afdeling oplyser, at når de får henvendelser vedr. uofficielle rygesteder henvender de sig til den pågældende afdelingsledelse, og gør dem opmærksom på problemet. Det har umiddelbart løst problemerne og Teknisk Afdeling anbefaler, der holdes fast i denne procedure. HMU drøftede tilgange til sanktionering af rygepolitikken. Tilgangen skal være, at alle ikke skal rende rundt som politimænd og bede patienter og pårørende om at overholde reglerne men HMU kan hjælpe til med at det blive mere tydeligt, hvordan reglerne er. Samtidig kan ledelsen informere og henstille til patienter, at de følger rygepolitikken. Side 10
Hvis det er medarbejdere, der overskrider reglerne, har ledelsen i sidste ende en forpligtelse til at sanktionere som i yderste konsekvens kan være afskedigelse, men tilgangen er og skal være høflig henstilling og dialog, og det har virket udmærket. Det blev aftalt, at bruge drøftelserne her på HMU, som anledning til igen at gøre opmærksom på rygepolitikken i organisationen. Der blev i forlængelse af drøftelser, stillet spørgsmålstegn ved rygeskurenes antal og placering. Der var enighed om, med udgangspunkt i økonomien, at der frem for at købe nye rygeskure, ses på placeringen af de nuværende. HMU besluttede, at Teknisk Afdeling laver oplæg i forhold til at se om der kan flyttes rygeskure til indgang Vest i Herning og Ergo/fys indgangen ved grusholdepladsen i Holstebro, som præsenteres for HMU. 10. Drøftelse af indsats for sundhedsfremme i Hospitalsenheden Vest Forebyggelsesfonden har sendt svar på HMU s ansøgning om støtte til sundhedsfremmeprojektet men desværre med afslag på ansøgningen. Det faglige udvalg i Forebyggelsesfonden vurderer, at projektet er et ledelsesudviklingsprojekt og ikke er igangsætning af konkrete aktiviteter i forhold til medarbejderne. Afgørelsen fra Forebyggelsesfonden er vedlagt dagsordenen. Det er ærgerligt, at det ikke lykkes at få støtte til projektet, så i forlængelse heraf ønskes drøftet i HMU, hvordan Hospitalsenheden kan arbejde med sundhedsfremme uden støtten fra Forebyggelsesfonden. Aftalen om trivsel og sundhed forpligter Hoved-MED i regionerne til at formulere retningslinjer, der indeholder konkrete sundhedsfremmende initiativer. Der er i den forbindelse udsendt vedlagte Vejledning til trivselsaftalen sundhedsfremme fra KTO og RLTN. Pjecen om sundhedsfremme har fokus på sundheds-fremme, forståelsen heraf samt forslag til overvejelser og spørgsmål, som kan drøftes i MED i regionerne. Pjecerne kan downloades på www.kto.dk eller på www.personaleweb.dk Afgørelse fra Forebyggelsesfonden vedr. sundhedsfremmeprojekt Vejledning om sundhedsfremme fra Danske Regioner og KTO HMU drøftede, hvordan der i Hospitalsenheden Vest kan arbejdes med sundhedsfremme uden støtten fra Forebyggelsesfonden i denne omgang. Der er en pulje til sundhedsfremme projekter igen til næste år, som det vil være aktuelt at søge. Der vil dog skulle være tale om et helt andet projekt end det hidtil drøftede MUS-sundhedsfremmeprojekt. Det blev aftalt, at Bente Fjordside udarbejder et oplæg til et nyt projektforløb, der kan sendes ind som ansøgning til næste gang. HMU kigger det igennem inden. Side 11
11. Julearrangementer i Hospitalsenheden Vest Der er rundt omkring på de fem matrikler en række arrangementer i forbindelse med jul og nytår, bl.a. diverse kor, Santa Lucia-optog og gudstjenester. Det har tidligere været lidt forskelligt, hvorledes der er kommunikeret ud om arrangementerne, men der vil i år og fremover være en side på hjemmesiden med oplysninger om julearrangementer mv. for hele Hospitalsenheden Vest Der har samtidig været lidt forskellige traditioner for traktement for henholdsvis vagtpersonale og kordeltagere. Hospitalsledelsen har på møde 3. november drøftet, hvordan det skal gøres fremover og har i den forbindelse besluttet følgende: Vagtbærende personale tilbydes gratis jule- og nytårsmiddag med 1 glas vin henholdsvis den 24/12 og 31/12. Det indskærpes, at der ikke må anvendes levende lys i adventskranse og jule dekorationer. Prisen for personalets julebuffet fastsættes til 40 kr. Der kommunikeres ud om julearrangementer via hjemmesiden og i nyhedsbrev. De forskellige lokale traditioner vedr. traktement til korene fastholdes. Oversigt over julearrangementer og vagtforplejning i julen i Hospitalsenheden Vest HMU gav deres opbakning til at julearrangementerne kommer på hjemmesiden og løbende i nyhedsbreve. Der var i forbindelse hermed nogle ændringer til oversigten således, at gløgg og æbleskiver slettes alle steder. Det blev indskærpet, at levende lys forbydes alle vegne og ikke kun i adventskranse og juledekorationer. 12. Arbejdsklimaundersøgelse 2010 i Hospitalsenheden Vest Region Midtjylland har besluttet, at der i lige år skal gennemføres Arbejdsklimaundersøgelser (AKU) på alle regionens arbejdspladser og dermed også i Hospitalsenheden Vest i 2010. AKU har sigte på tilbagemeldinger om medarbejdernes oplevelse af den direkte ledelse og de rammer og vilkår, de oplever i relation til deres nærmeste daglige chef/leder. Gennemførelsen af AKU er et ledelsesmæssigt ansvar, men det vil være naturligt at inddrage MEDsystemet i tilrettelæggelsen af og opfølgning på AKU på alle niveauer i organisationen. Der foreslås for Arbejdsklimaundersøgelse 2010: At styregruppen vedr. AKU genetableres. At der udpeges en koordinator for AKU processen. Side 12
At der etableres uddannelse for de lokale AKU konsulenter, herunder at finansieringen afklares. At AKU dialogmøderne som udgangspunkt afholdes i LMU regi. At de afsnit hvor tilfredshedsscoren er under 7,4 afholder AKU dialogmøder som en del af et personalemøde. At AKU processen startes i første kvartal 2010 og afsluttes inden sommerferien 2010. At styregruppen i samarbejde med kommunikation udformer en informationsstrategi. At der systematisk og løbende opsamles og udsendes informationer om de initiativer, der igangsættes på baggrund af AKU processen. Notat til hospitalsledelsen vedr. AKU 2010 Bente Fjordside orienterede om processen ved forrige AKU og hvilke anbefalinger, der er for 2010. Der blev i 2008 brugt rigtig mange personaletimer til AKU-processen, og derfor er der set på, om man kunne slanke processen lidt. Derfor er anbefalingen: Længden af dialogmøderne reduceres. Antallet af møder reduceres. Alle afdelinger skal stadig spørges, men ideen er, at der skæres i ressourceforbruget. Annette Toft har spurgt RMU, om man eventuelt kan slå AKU og APV sammen. RMU behandler sagen, og meldingerne er positive men kommer op på det kommende RMU møde 10, december. HMU drøftede forslagene vedr. arbejdsklimaundersøgelse 2010 i Hospitalsenheden Vest og var positive i forhold til anbefalingerne. Det blev aftalt, at der afventes RMU s melding, før der sættes noget i gang. Der blev i forbindelse med drøftelserne stillet forslag til, at der i spørgeskemaet præciseres, hvem der er medarbejderens nærmeste leder. Det vil der forsøges at få med i materialet. ORIENTERINGSPUNKTER 13. Orientering om halvårsmøde for sikkerhedsorganisationen 1. februar 2010 Halvårsmødet for sikkerhedsorganisationen i november blev aflyst som konsekvens af økonomiske udfordringer i 2009. I stedet er planlagt nyt møde 1. februar 2010. Der er udarbejdet udkast til program, der er vedlagt til orientering. Udkast til program for halvårsmøde i sikkerhedsgruppen 1. februar Side 13
Orienteringen blev taget til efterretning Det blev besluttet, at det er sikkerhedsgrupperne og de lokale daglige sikkerhedsledere, der inviteres til deltagelse i halvårsmødet samt, hvis ønsket, personer fra HMU. I forbindelse med drøftelser, blev påpeget, at der kommer ny lovgivning på arbejdsmiljøområdet. Det blev besluttet, at det tages op som tema på første HMU-møde næste år, når loven er godkendt. 14. Orientering om problemer med unimater Som en del af besparelsesforslagene, i forbindelse med regionens sparekrav i 2008, blev der indført unimater til udlevering af beklædning til personale med henblik på at opnå besparelser i beklædningsløsningen (se vedlagte bilag). Brugen af de nye tøj-unimater har dog på det seneste givet anledning til en del frustrationer. Bl.a. har husudvalgene i Herning og Holstebro i forbindelse med møder evalueret på brugen af unimaterne. Driftschef Jens Peter Østergaard vil på mødet orientere om tiltag til løsning af problemerne. Uddrag fra referat fra HMU-møde 15. december 2008 omhandlende unimater Hus-MED-udvalgenes evaluering af unimaterne i Herning og Holstebro Driftschef Jens Peter Østergaard orienterede. Det anerkendes, at der har været og stadig er problemer med indkørslen af de nye unimater både i Herning og Holstebro, herunder lang ventetid morgen og eftermiddag. Det skal der findes en løsning på, og der bliver i samarbejde med Berendsen arbejdet intenst på at få optimeret unimaterne. Det er i den forbindelse også vigtigt at huske, at unimaterne blev indført som en del af besparelserne i 2008. Derfor forsøges der i første omgang at optimere det, som der er købt. Bl.a. sættes der en ny motor i unimaterne, så de kører hurtigere. Der sker en omfordeling af brugerne, da der er meget forskellig belastning på de forskellige maskiner. For at afklare, hvor og hvornår belastningen er størst, går serviceafdelingen i uge 48 ind og måler på, hvor lang tid folk står i kø ved unimaterne. Der vil blive taget tid på afhentning af tøjet i unimaterne på de mest belastede perioder kl. 6.30-8.30. 14.30-16.30. Det er frafaldet, at tage det blå tøj ud, da vaskefrekvensen herved vil stige, og halvdelen af besparelsen vil forsvinde. Det er vigtigt at få sagt, at der også er besparelser for blåt tøj. Den gode historie er, at unimat 1 i Holstebro kører og både Berendsen og vores egne folk er sikre på, at det her kommer til at virke. Side 14
HMU tog orienteringen til efterretning. Der er opsat postkasser til ris og ros ved unimaterne. 15. Orientering om opsætning af overvågningskameraer ved indgangspartier samt til overvågning af kostbare kunstværker I forbindelse med sammenlægningen af receptionsfunktionerne i Hospitalsenheden Vest er en ny alarmagent under implementering som muliggør receptionsbetjening af alle fem matrikler fra ét sted. I forbindelse med implementeringen af den nye alarmagent, vil der blive opsat en række videokameraer på Hospitalsenheden Vests matrikler. De fleste af disse vil afløse kameraer, der blev brugt til den gamle alarmagent. Receptionen bruger tv-overvågningsbillederne til at åbne indgangsdørene i de perioder af døgnet, hvor de er aflåste. Der vil desuden blive opsat kameraer ved kostbare kunstværker, da tv-overvågningen også har til formål at forebygge og opklare kriminalitet samt skabe tryghed for personalet. En generel ITV (intern tv) politik for Hospitalsenheden Vest er under udarbejdelse, som vil blive forelagt afdelingslederkredsen og derefter HMU. En ITV politik oplyser om formålet med tv-overvågning på en arbejdsplads samt retningslinjerne for brugen af optagelserne. Den endelige ITV politik for Hospitalsenheden Vest vil blive lagt i e-dok med læsekvittering for alle afdelingsledelser således, at personalet informeres ad denne vej. Henning Vestergaard orienterede om brug og baggrund for opsætning af overvågningskameraerne. Det er få steder med den vinkel at skaffe bedre sikkerhed for personalet og så de steder, hvor der hænger kostbare kunstværker. Orienteringen blev taget til efterretning. 16. Evt. a) Henvendelse fra Helpdesk Supporterne fra Helpdesk oplever af og til en hård tone over for dem i telefonen, når noget brænder på, som de ikke synes er helt rimeligt. HMU var enige i, at det skal undgås at man begynder at skælde supporterne ud de gør hvad de kan. Det skal der opfordres til i nyhedsbrev. Desuden skal der her anbefales, at alle i et større omfang bruger genvejen på PCens skrivebord til at skrive til supporterne. Der er gode erfaringer med, at de svarer hurtigt tilbage. Det blev påpeget, at det er generelt, at vi skal huske at tale ordentligt til hinanden, med hinanden og om hinanden og vi kan godt gå ind og korrekse hinanden, når vi glemmer det. b) Forespørgsel om mulighed for ny telefonbog Der blev stillet spørgsmål til, om man i forbindelse med overgangen fra Notes til Outlook samtidig kan se på telefonbogen, der har sine mangler. Side 15
Hospitalsledelsen vil tage overvejelserne vedr. en evt. ny telefonbog med til videre overvejelse. c) Orientering om mailadresser til nye medarbejdere via HR Med overgangen til Outlook, vil der blive lavet mere om. Som det er nu, skal IT kontaktes, når en ny medarbejder skal have en mailadresse. Fremover kan mailadressen også kunne bestilles via HR i forbindelse med de andre ting, en ny medarbejder skal have. d) Orientering om Vaccination H1N1 Pressen har spurgt hospitalsledelsen, hvor mange der stiger ja tak til vaccinationen, og her har svaret været ca. 20 %. Det bliver problematiseret, som om den manglende vaccination koster patienter. Hospitalsledelsen vil i den forbindelse pointere, at det vigtigste for dem er, at de hygiejniske spilleregler overholdes, så der ikke spredes smitte fra patient til patient. e) Dementi vedr. basislæger Hospitalsledelsen ville gerne dementere en myte, der har floreret den seneste tid. Det lyder, at de basislæger, der er ansat til første maj, har fået besked på, at de skal starte i Herning, men ikke må sige noget før efter valget. Det er ikke rigtigt. Basislægerne har ansættelsesbrev i Akutafdelingen i Holstebro og vil også starte i Holstebro. Det kan godt være de flyttes til Medicinsk Afdeling foranlediget af ønske fra uddannelsesregion Nordjylland, men der er ikke tale om flytning af matrikel. f) Forespørgsel om at flytte introduktionsdagen til Herning nogle gange. Hospitalsledelsen tog ønsket til efterretning, men pga. mindre egnede faciliteter i Herning vil det blive svært at opfylde. Skriftlige orienteringspunkter Skriftlige orienteringspunkter gennemgås som udgangspunkt ikke på mødet medmindre nogle af HMU-medlemmerne udtrykker ønske herom. 17. Orientering om kommende multimediebeskatning Der er fra flere sider rejst en række spørgsmål omkring multimediebeskatningen og i dagsordenen var fremlagt en redegørelse for de forskellige spørgsmål. Der sker dog stadig rigtig meget, og der er mange usikkerheder i forhold til multimediebeskatningen. Derfor er redegørelsen taget ud af referatet. Det anbefales, at man i stedet går ind på SKATs hjemmeside, hvor en række spørgsmål og svar er samlet, og man kan få en rigtig god forklaring på mange generelle spørgsmål om multimediebeskatningen. Når der ligger noget mere klart senere, vil der blive orienteret herom. Side 16
18. Orientering om lønstatistik Der er udarbejdet lønstatistik over lønudviklingen i Region Midtjylland. Statistikken er vedlagt til orientering for HMU. Region Midtjylland, lønstatistik, 1. kvartal. Side 17