Hovedservicerådsmøde lørdag den 20. marts 2010 Hovedservicekontoret - Thorsgade 59, København N klokken 10.30-16 Dagsorden: 1. Præsentationsrunde 2. Godkendelse af referat: a. Hovedservicerådsmødet den 23. januar 2010 b. Hovedservicerådsmødet den 6. februar 2010 3. Rapport fra Daglig Ledelse 4. Godkendelse af indstillede medlemmer til udvalg (ingen) 5. Rapporter fra udvalg med videre. Der er indsendt følgende: a. Box 334 udvalget (bilag 1) b. E-mailvagtudvalget (bilag 2) c. Erfaringsgruppen oplyser, at der intet nyt er at berette d. IT-udvalget oplyser at status for IT (bilag 3) e. Landsdækkende Informationsudvalg (bilag 4) f. Litteraturudvalget: (bilag 5) g. Servicehåndbogsudvalget oplyser, at der intet nyt er at berette h. Telefonvagtudvalget (bilag 6) i. Økonomiudvalget (bilag 7) j. Hattepengeudvalget (bilag 8) k. Nordisk delegerede (bilag 9) Frokost 6. Møde med repræsentanter for DAAINT (bilag 10) 7. Ansøgning fra Box 334 udvalget om udgivelse af artikelserie (bilag 11) 8. Budgetopfølgning (udsendes inden mødet) Side 1 af 9
9. Servicekonferencen 2010 a. Rapport fra Servicekonferenceudvalget (bilag 12) b. Indstilling til valg på Servicekonferencen 1. ESM delegeret: Søren A (bilag 13) c. Forslag til mødedatoer for Servicekonferenceudvalget (såfremt forslaget bliver vedtaget) - (bilag 14) 10. Regionernes opdatering af mødelisterne 11. Rapport fra Regioner: 12. Eventuelt a. Region Syd (bilag 15) b. Region Øst (bilag 16) c. Region Storkøbenhavn (bilag 17) d. Region Nordsjælland (bilag 18) Mødedato: Uge Sidste frist for Bemærkninger: rapporter og forslag: 23. april 16 2. april Fredag aften i forbindelse med Servicekonferencen (kun valgte medlemmer) 24. - 25. april Servicekonference 12. juni 23 22. maj 28. august 34 7. august 2. oktober 39 11. september 20. november 46 30. oktober Side 2 af 9
Deltagere: Hovedservicerådet: Region Midtjylland Erland D Region Syd Carl Martin C Region Storkøbenhavn Henrik R* Region Nordjylland Allan (suppleant) Region Nordsjælland Joan K Region Øst Leif T* (suppleant) Formand for Hovedservicerådet Helle V Viceformand for Hovedservicerådet Bente F Sekretær for Hovedservicerådet Svend H Servicekonferenceformand Jørn L Udvalg med videre: BOX 334-udvalg Arne N Email-udvalget Ole P* Erfaringsgruppe Ib J* IT-udvalg Asgar N Landsdækkende informationsudvalg (LIv) Leon K Lydbogsudvalg Leif T* Økonomiudvalget Willy J ESM delegeret 2. gangs delegeret Henrik R* WSM delegeret 1.gangs delegeret Mogens B A* WSM delegeret 2.gangs delegeret Ib J* Nordisk delegeret Lisbeth C AA-data Peter K Bogsalg Steen-Frederik N Produktion Ole P* Referent Charlotte T Medreferent Mogens B A* (* = repræsenterer flere funktioner) Observatør Per Afbud Kontorkoordinator Telefonvagtudvalg Ikke repræsenteret Arkiv Servicehåndbogsudvalget Det Midlertidige Udvalg vedr Brugerundersøgelse Litteraturudvalg Irene B Ingerlise H Lars B Tonni K P Hans Jørgen A Birgit J Side 3 af 9
Svend H bød velkommen og oplæste de 6 garantier i 12. koncept Ad punk t 1). Præsentationsrunde Deltagerne præsenterede sig, se deltagerlisten på side 1. Ad punkt 2) Godkendelse af referat: Hovedservicerådsmødet den 23. januar 2010 Hovedservicerådsmødet den 6. februar 2010 Referaterne blev godkendt uden bemærkninger. Ad punkt 3) Rapport fra Daglig Ledelse Med hensyn til kopimaskinen er der nu berammet retssag den 12.11.10 og denne dato er den hurtigst mulige!!!-. Der er afsat 2 dage til domsforhandlingerne. Der har været afholdt arbejdsdag med funktionerne på hovedservicekontoret. Det mundede ud i en beskrivelse af arbejdsfunktionerne, som nu er sendt retur til funktionerne med henblik på eventuelle ændringer. Herefter skal det atter drøftes i Daglig Ledelse med henblik på, at beskrivelsen bliver indarbejdet i Servicehåndbogen. Lars har udført et grundigt arbejde med at lave en samlet oversigt over ALLE beslutninger taget på servicekonferencer og lignende konferencer i perioden 1985 2009. Svend H vil trække de ikke effektuerede beslutninger ud, så der kan foreligge en liste over disse, sådan som det blev vedtaget på Servicekonferencen 2009 Stor Tak til Lars. I næste nummer af Box-bladet vil posten som kasserer være opslået. Asgar vil indsende en ansøgning til posten inden Servicekonferencen. Der har været en henvendelse omkring muligheden for at udelade Anonyme Alkoholikere som nævnt indbetaler i forbindelse med refusion af rejseudgifter og lignende indbetalinger til bankkonti, hvor denne tekst fremgår. Det er undersøgt, men lader sig desværre ikke gøre. Det er aftalt med økonomiudvalg og revisor, at Svend H fremlægger regnskabet på Servicekonferencen. Eventuelle uddybende spørgsmål må meget gerne fremsendes skriftligt inden, men der vil også være mulighed for at stille spørgsmål på selve Servicekonferencen. Ved en fejl er der allerede i næste nummer af Box-bladet en annonce om reception i Thorsgade i forbindelse med AA s 75 års fødselsdag. Det er endnu ikke vedtaget/ godkendt i HSR, men da der var bred enighed om, at det er en god ide med en reception, blev det vedtaget at lade det stå ved magt, således at der er reception i Hovedservicekontorets lokaler den 12.06.10. LIV arbejder videre med øvrige initiativer i anledning af 75 års jubilæet og fremlægger dem ved næste HSR møde den 23.04.10. Henrik spurgte til problemet på Google med hensyn til links. Der var ikke noget nyt, Svend H vil rykke. Rapporten blev taget til efterretning Side 4 af 9
Ad punkt 4) Godkendelse af indstillede medlemmer til udvalg (ingen) Ingen opstillede Ad punkt 5) Rapporter fra udvalg med videre. Der er indsendt følgende: a. Box 334 udvalget (bilag 1) Det blev på forespørgsel oplyst at Box-bladet meget snart vil være tilgængeligt på hjemmesiden, idet Arne oplyste, at der i første omgang vil blive tale om et underpunkt med de foregående 12 numre. Arne oplyste endvidere, at der arbejdes på at få ændret ordlyden nederst på side 3, hvor der henvises til 10. tradition. b. E-mailvagtudvalget ( bilag 2) Ingen bemærkninger c. Erfaringsgruppen oplyser, at der intet nyt er at berette. Ingen bemærkninger. d. IT-udvalget oplyser at status for IT (bilag 3) Ingen bemærkninger. e. Landsdækkende Informationsudvalg (bilag 4) Leon kunne berette om fortsatte henvendelser fra offentligheden. Der har nyligt været afholdt møde i Aalborg med planlægning af LIV-seminar. Arbejdet med at tjekke op på udgifter til telefonannoncer er strandet lidt på grund af manglende regninger udleveret fra kassereren. Bente vil sørge for, at det sker. f. Litteraturudvalget (bilag 5) Leif fra Lydbogsudvalget fortalte, at AA Danmarks historie er indlæst og blot mangler korrektur. Endvidere gav Leif udtryk for et ønske om at komme med i Litteraturudvalget, hvis de to udvalg slås sammen, da han er ene mand tilbage i Lydbogsudvalget Der blev endvidere givet udtryk for et generelt ønske om, at alle udvalg er repræsenteret på HSR-møderne, således at der bliver mulighed for at få svar på relevante forhold. g. Servicehåndbogsudvalget oplyser, at der intet nyt er at berette. Side 5 af 9
h. Telefonvagtudvalget (bilag 6) Ingen bemærkninger. i. Økonomiudvalget (bilag 7) Willy oplyste at Carsten (revisor) stiller sig til rådighed i forhold til spørgsmål omkring regnskabsførelsen, men der mangler stadig en revisor, når Carsten går af. Mogens stillede sig til rådighed, og han blev valgt/ godkendt med akklamation. På forespørgsel oplyste Svend H at der ikke er regninger, der ikke er sendt ud, det sker løbende. Med hensyn til det nævnte password, er problemet, at det giver adgang til ALT. Denne adgang bør kun kassereren have. Imidlertid er det ingen voldsom belastning, at bogføre manuelt, så derfor har man valgt at vente, til der er en ny kasserer. j. Hattepengeudvalget ( bilag 6) Carl Martin redegjorde for udvalgets arbejde hidtil. Der har været forespørgsler i grupperne mm. Meget bunder i uvidenhed. Der er stor forståelse for, at der skal gøres noget ved problemet med de faldende indtægter i form af hattepenge. Henry har forespurgt hos vore nordiske venner, og de er i nøjagtig samme situation og har ikke umiddelbart nogen løsningsforslag i Finland sendes hatten rundt, indtil der er nok i den!!!-. Der vil blive udarbejdet en rapport til Hovedservicerådet med de mange indkomne forslag, idet der var bred enighed om, at vægten skal lægges på oplysning blandt andet via regionsformændene -. Der var også enighed om, at det ikke på nogen måde må få karakter af kontingent/ tvang. Ib understregede det vigtige i at tiltagene bliver koordineret. Redegørelsen blev taget til efterretning. k. Nordisk delegerede (bilag 9) Lisbeth takkede for de år hun har været nordisk delegeret, hvor hun føler, at vi er nået langt i forholdet til vore nordiske venner. Ved samme lejlighed takkede Leon for de år, han har været LIV-formand. Begge fik stort bifald og l. Funktionerne a. Litteratursalg: ingen bemærkninger. Side 6 af 9
b. Produktion: fungerer stille og roligt, materialet til Servicekonferencen blev fremstillet og udsendt til grupperne uden fejl. c. AA-Data: Der var afklaring omkring tilmelding på de elektroniske formularer. Peter opfordrede endvidere til, at man i regionerne bruger G-mail adresser. d. WSM/ESM delegerede: Ib fortalte, at han har bedt Henrik om at stå til rådighed som suppleant/ stedfortræder i Mexico i tilfælde af forfald. Der er en generel opfordring i Servicehåndbogen om at sørge for stedfortrædere, men det vil blive undersøgt, om der er tale om et nyt tiltag, eller det blot er en naturlig følge. Frokost (efter frokost deltog Hovedservicerådets medlemmer, de to referenter samt under punkt 7 Arne fra Box-bladet) Punkt 6 blev udskudt til efter punkt 10 Ad punkt 7). Ansøgning fra Box 334 udvalget om udgivelse af artikelserie (bilag 11) Arne redegjorde for tankerne omkring udgivelsen og økonomien. Der var en del debat omkring selve artikelserien, at den jo ikke giver udtryk for AA s generelle holdning, at det ikke er godkendt litteratur. Derudover var der enighed om, at da der ikke var budgetteret med denne ekstraudgift i det i forvejen belastede budget, var der ikke penge til at sende det med ud nu, Man konkluderede, at Artikelserien kan lægges på Hjemmesiden med en notits om, at det er et særnummer og i Box-bladets regi. Logoet skal fjernes. Derudover en notits i Box-bladet om, at det ligger på Hjemmesiden og at det yderligere kan rekvireres vederlagsfrit på Hovedservicekontoret for dem, der ikke kan downloade det. Ad punkt 8). Budgetopfølgning (udsendes inden mødet) Svend H gennemgik budgettet. Formentlig er hattepengene større end i den aktuelle budgetopfølgning. Det ville være ønskeligt om alle grupper sendte bidrag til regionerne og ikke direkte til Hovedservicekontoret. Budgetopfølgningen blev taget til efterretning. Ad punkt 9). Servicekonferencen 2010 a. Rapport fra Servicekonferenceudvalget ( bilag 12) Der var opfølgning på invitation af delegerede fra udlandet. Jørn vil sende mail til dem, der endnu ikke har ladet høre fra sig. Finland kan ikke komme. Komiteformændene bliver inviteret til at komme fredag aften. Side 7 af 9
Der var en debat om, hvorvidt vi kan finde andre lige så eller bedre egnede lokaliteter. Eventuelt udelukkende med enkeltværelser. Det vil blive undersøgt. b. Indstilling til valg på Servicekonferencen 1. ESM delegeret: Søren A (bilag 13) Søren blev indstillet til kandidat til valg, og bliver inviteret med til Servicekonferencen. c. Forslag til mødedatoer for Servicekonferenceudvalget (såfremt forslaget bliver vedtaget) (bilag 14) Datoerne blev ændret til: 08.05, 29.08, 30.10. Ad punkt 10). Regionernes opdatering af mødelisterne Problemer omkring et formentlig engelsk sproget - møde på Amager. Ad punkt 11). Rapport fra Regioner: a. Region Syd (bilag 15) b. Region Øst (bilag 16) c. Region Storkøbenhavn (bilag 17) d. Region Nordsjælland (bilag 18) Alle rapporter blev taget til efterretning. Ad punkt 6). Møde med repræsentanter for DAAINT ( bilag 10) Udover de allerede nævnte var følgende repræsentanter for DAAINT til stede: Jane, Poul og Per Helle bød velkommen og lagde op til drøftelsen, idet hun gjorde opmærksom på, at problemet på intet tidspunkt har været bragt op i forbindelse med den meget lange og grundige strukturdebat i AA Danmark. Men der er enighed og villighed i HSR til at diskutere sagen og høre, hvilke tanker DAAINT har gjort sig. HSR vil gerne være lydhøre i fremtiden og eventuelt hjælpe med at bære det videre. Under alle omstændigheder er det noget, der skal vedtages på en Servicekonference. Repræsentanterne gjorde rede for deres problemer og tanker. Der er et ønske om en egentlig fysisk basis, et tilhørsforhold. Der er fuld forståelse for, at det er vanskeligt, for hvor/ hvilken region?? Der er p t i alt 335 medlemmer, spredt ud over hele Verden. I mødelisten er DAAINT omtalt som et møde, men DAAINT har selv ønsket at blive omtalt som en gruppe. Der indbetales hattepenge via konto, og de sendes til AA-Danmark. Side 8 af 9
Der er et ønske om at komme til at figurere som et link på Hjemmesiden og/ eller med på den elektroniske mødeliste. Der var fra HSR følgende kommentarer: Der skulle ikke være noget til hinder for, at DAAINT bliver optaget på den elektroniske mødeliste. Det er en Servicekonferencebeslutning, at det hedder møde på nettet, så det er umiddelbart problematisk, at ændre dette til en gruppe. Der er problemer med det dobbelte medlemskab, men det findes også i den eksisterende Struktur. Ligeledes findes problemet med medlemmer i Udlandet allerede. Efter en god og konstruktiv debat, enedes man med DAAINT om, at de arbejder videre med en tilnærmelse til den eksisterende struktur og for eksempel bringer det op på Servicekonferencen 2011 i en Workshop. Ad punkt 12). Eventuelt Joan kunne ikke deltage som HSR repræsentant ved næste LIV-møde. Carl Martin deltager. Og hatten gik rundt Vi sluttede med Sindsrobønnen Side 9 af 9