Referat fra møde i lokalt samordningsforum for området, Sygehus Lillebælt Tidspunkt: Tirsdag den 30. august 2011 Sted: Administrationens mødelokale, Vejle Sygehus Deltagere: Sundhedschef Lis Huge, Middelfart Kommune Sundhedschef Marit Nielsen-Man, Vejle Kommune Sundhedsplanlægger Søren Holst Jensen, Vejle Kommune Udførerchef for Rehabilitering Lisbeth Lange, Billund Kommune Koordinator for Visitation Anni Steffensen, Hedensted Kommune Sygeplejefaglig konsulent Birte Schlÿtter, Vejen Kommune Praksiskoordinator Jørgen Graversen, praktiserende læge Kolding Praksiskoordinator Erik Warncke, praktiserende læge Vejle Sygeplejedirektør Sygehus Lillebælt Helle Adolfsen, Sygehus Lillebælt Ledende overlæge Kjeld Erik Otte, Medicinsk afd. Fredericia, Sygehus Lillebælt Oversygeplejerske Kirsten Bisgaard, Medicinsk afd. Vejle, Sygehus Lillebælt Oversygeplejerske Birthe Nielsen, Økonomi og planlægningsafd., Sygehus Lillebælt Afbud: Sundhedschef Helle Nyborg Rasmussen, Kolding Kommune Pleje og Sundhedschef Mona Nederby Larsen, Fredericia Kommune Projektkoordinator Janni Mikkelsen Fovsing, Haderslev Kommune Lægelig direktør Dorthe Gylling Crüger, Sygehus Lillebælt Oversygeplejerske Helle Madsen, Akut afdelingen Kolding, Sygehus Lillebælt Mødeleder: Marit Nielsen-Man Referent: Birthe Nielsen Ditlevsen Referat: 1. Fremlæggelse af Sundhedsprofil i Region Syddanmark ved Peter Lund Kristensen, afdelingen for kommunesamarbejdet I 2010 er der på baggrund af stikprøve på 56.300 borgere over 16 år udarbejdet en regional og kommunal undersøgelse af borgers selvvurderede helbredstilstand. Lokalt Samordningsforum indføres i undersøgelsen med fokus på de lokale resultater, hvor der er en særlig afvigelse i forhold til regionsniveauet og hvor det udfra resultaterne vurderes, at der er et indsatsområde. Undersøgelsens resultater kan anvendes til regional og kommunal sundhedsplanlægning. Lokalt Samordningsforum forholder sig til Sundhedsprofilen og hvordan resultaterne kan anvendes lokalt. De kommuner, der har planlagt aktiviteter på baggrund af undersøgelsen som del af sundhedsaftalen og KRAM-faktorerne, bidrager med orientering om aktiviteter. Kort referat fra drøftelsen/refleksioner Se vedlagte slides for nærmere detaljer og http://www.regionsyddanmark.dk/wm358374
Lokalt samordningsforum har modtaget et antal trykte eksemplarer af Region Syddanmarks sundhedsprofil Hvordan har du det? til uddeling. Peter Lund Kristensen redegjorde for udarbejdelse af Sundhedsprofil 2010 med udsendelse af spørgeskemaer til 56.300 borgere over 16 år med en besvarelsesprocent på 64,6. Undersøgelsen gentages i 2013 og derefter hvert 4. år, hvor der er mulighed for at følge og sammenligne data. Undersøgelsen er national. I materialet er kommuneopdelte svarkategorier markeret i grønne nuancer. Det er således overskueligt at se kommunernes indbyrdes placering i forhold til den selvevaluerede vurdering af helbred og trivsel. Variationen kommunerne imellem er minimal, men der er inden for grupper af borgere betydelig variation, hvor især uddannelse, alder og arbejdsstatus har betydning. Rådgivning om adfærdsændring i relation til alkohol ser ud til at være et potentielt indsatsområde, idet en lav andel af borgere angiver, at være vejledt herom. Indsatsområder i relation til sundhedsprofil I Middelfart Kommune arbejdes der i relation til klienter/borgere i jobcenter, sygedagpengeog kontanthjælpsmodtagere konkret på at afdække den enkeltes sundhedsprofil, herunder evt. sammenhænge i relation til det gennemsnitlige sygdomsbillede. Der spørges ind til om nydiagnosticerede borgere med f. eks diabetes modtager tilbud på patientuddannelserne. I Billund Kommune er ensomhedsproblematik i fokus og der er oprettet Café for senhjerneskadede, udiagnosticerede psykisk syge m.fl. Andre grupper herunder kommunale medarbejdere er ligeledes i fokus i forhold til ensomhedsproblematik. Vejle Kommune har rigtig gode resultater i relation til differentieret rygestoptilbud og fortsætter indsatsen på dette område. Herudover særligt fokus på overvægt. Alkoholområdet er ikke prioriteret, men der er et indsatsområde her. SLB - der screenes generelt ved indlæggelsen på KRA(M) niveau. Alkohol er i højere grad socialt acceptabelt, hvorfor vejledning om ændring ikke er så intens, som på tobaksområdet. Det er et indsatsområde at synliggøre, hvad der henvises til på forebyggelsesområdet samt at orientere egen læge og øvrige samarbejdspartnere. Der henstilles til, at der er differentierede tilbud som i Vejle og Kolding, på rygestopområdet. Praksis - er tilfredse med at 60 % er vejledt om rygestop i almen praksis. Ønsker at samme indsats udøves i relation til alkohol. Konklusion Området drøftet; refleksioner bedes indgå i drøftelse af handleplanens indsatser på forebyggelsesområdet, herunder fokus på henvisninger og orientering samarbejdspartnere imellem. 2. Godkendelse af referat fra den 23. juni 2011 Referatet er godkendt. Yderkommuner kan tilbydes Temaundervisning vedr. det palliative patientforløb og Den tværsektorielle samarbejdsaftale om den alvorligt syge og døende patient. 3. Opfølgning på 12-12 -seminaret den 25-26. august 2011 i Middelfart - Dagsorden + mødeledelse: Side 2 af 7
Det foreslås bl.a., at dagsordenen fremover opdeles i en temadrøftelse med beslutning (ca. 60 % af mødetiden) og i øvrige indkomne punkter (ca. 40 % af mødetiden) - Udvidet formandskab: Det foreslås, at formandskabet udvides med repræsentant fra de praktiserende læger - Drøftelse/afklaring af ansvar og opgaver i LSF At Lokalt Samordningsforum godkender forslagene Der er tilslutning til en mere tematiseret dagsorden, hvor der anvendes 60 % af mødetiden på sundhedsaftaleområder med fokus på de fire store grundaftaleområder og 40 % til andet. Fremlæggelse fra eksterne repræsentanter og underudvalg, fravælges. Fra de to underudvalg, hvor der ikke er repræsentation, aftales anden form for statusaflæggelse. Formandskabet udvides til 2 næstformænd, således at praksiskoordinator fremover indgår i formandskabet. Kommissorium tilrettes. De kommunale repræsentanter repræsenterer store organisationer. Opgaven er at samordne og koordinere med baglandet herunder at anbefale og implementere. Kommunerne overvejer at afholde møder midtvejs, således at der er et andet fundament for at arbejde, undersøge og følge op. Praksiskoordinatorer kan motivere, anbefale samt repræsentere praksissektoren SLB er en meget stor og kompleks organisation med 5000 medarbejdere. Ledelsesstrukturen er klar, men der er lang vej fra beslutning til implementering. Hensigten med ændringen er en klarere relevans for møderne og en ændring til et strategisk forum. 4. Fælles plan for implementering af sundhedsaftalerne (vedlagt) Forslag til udarbejdelse af handlingsplan blev godkendt på Lokalt Samordningsforums møde den 22. juni 2011, og Vejle Kommune har i den forløbne periode udbygget handlingsplanen. Lokalt Samordningsforums har til opgave at medvirke til og koordinere gennemførelse af sundhedsaftalerne på de enkelte indsatsområder. I forbindelse med handlingsplanens implementering er det en vigtig rolle for LSF at sikre, at opstilling af mål sker ud fra en fælles forståelse, der kan understøtte en udvikling, hvor der arbejdes i samme retning på tværs af sektorer. På junimødet i LSF var der enighed om at placere opgaven for den mere praktiske del af implementeringen i underudvalgene, der således handler indenfor de overordnede rammer og mål, som LSF opstiller i handlingsplanen. Det foreslås, at underudvalgene gives mulighed for at kommentere målene og komme med evt. tilføjelser/ændringsforslag hertil, hvis det vurderes, at de opstillede mål ikke umiddelbart er dækkende. Desuden forslås det, at den videre opfølgning indarbejdes i årshjulet, og at LSF som følge heraf kun drøfter ét aftaleområde af gangen, når de respektive underudvalg fremlægger deres periodevise status. At Lokalt Samordningsforum drøfter og prioriterer de opstillede mål i handlingsplanen; denne gang med særligt fokus på indlæggelse og udskrivningsforløb. Side 3 af 7
Drøftelse Systematik i oversigten repeteres. Specifikke fælles aftaler er lysegrønne og grundaftaler er mørkegrønne. I LSF er opgaven at arbejde med mål og prioritering. Underudvalg skal være udførende. - Fødeplanen er vigtig og der arbejdes regionalt og lokalt i henhold til plan for implementering. Sund Økonomigruppen har fokus på omkostningseksempler. Fødeplan prioriteres derfor ikke så højt for nuværende i LSF. - FAM-akutafdelinger prioriteres som vigtigt, jf. grundaftale for FAM- og medicinområdet. SLB afholder emneuge på lægemiddel/medicineringsområdet i uge 36. I SLB pilottestes FMK i uge 5-6 i 2012 og der forventes fælles implementering i uge 11. FMK fungerer først, når alle patientforløb er opdaterede herunder at arbejdsgange er implementeret, og alle aktører er koblet på. For kommunernes vedkommende i 2013. Konklusion Underudvalg for indlæggelse og udskrivelse har primært fokus på to mål i 2011 i handleplanen: FAM (aftale nr. 5.3.2) Mål at der er taget hånd om borgeren ved udskrivelsen herunder Sam:Bo, kommunernes rolle, inspiration i LUP-indikatorerne og det fremtidige perspektiv, at 85 % udskrives direkte fra FAM. Medicinering (aftale nr. 7.0) Mål at patienten får den ordinerede medicin. Ændret formulering i forhold til handleplanens mål. 5. Status og opsamling fra Underudvalg indlæggelse og udskrivelse - Underudvalget har konstitueret sig med ny formand plejechef Marianne Hansen, Fredericia Kommune og næstformand oversygeplejerske Birthe Nielsen, SLB. Ændringen er på baggrund af, at Dorthe Skjødt er udgået af underudvalget. Taget til efterretning. - Underudvalget har på møde i august forholdt sig til et stigende antal overleveringsfejl på medicinområdet og indstiller hermed til Lokalt Samordningsforum, at overlevering af medicin bliver et indsatsområde i 2011 og frem. Underudvalget foreslår, at der nedsættes to lokale arbejdsgrupper i tilknytning til samarbejdet vedr. udskrivelser ved Vejle Sygehus samt Fredericia og Kolding Sygehus, bestående af basismedarbejdere fra såvel primær som sekundær sektor og med sygehusmedarbejdere med kerneområde i medicinering som tovholdere. Praktiserende lægers indsats og inddragelse bedes overvejet. Hvis Lokalt Samordningsforum kan tilslutte sig forslaget. Indstilles der til, at nøglepersoner og øvrige informeres om tiltaget på opfølgende Sam:Bo-møder i september. At Lokalt Samordningsforum træffer beslutning om: - Underudvalgets indstilling for overlevering af medicin ved udskrivelsen kan udgøre et specifik indsatsområde i forhold til opfølgning på Sam:Bo, og sekundært om det udarbejdede forslag til kommissorium kan anvendes, herunder hvordan praktiserende læger ønskes medinddraget. Drøftelse Side 4 af 7
I forhold til antal patientforløb vurderer almen praksis, at 99 % af forløbene er uproblematiske. Praksis anfører i øvrigt, at overlevering ikke er afsluttet før epikrise er modtaget og anbefaler fokus på arbejdsgange ved travlhed i relation til udskrivelse og ordination. Fra medicinsk afdeling er opfattelsen, at medicineringsdelen aldrig har fungeret så godt som nu herunder relationen til Sam:Bo. Alligevel vurderes det, at antal korrekte ordinationer er på ca. 40-50 %. Fra kommuner angives et stort tidsforbrug til opfølgning. Medicinområdet er komplekst og der ønskes fokus på hvordan kan fejl i medicinoverlevering reduceres. Kommissorium tilrettes, jf. beslutning om at formål hvordan kan fejl i medicinoverlevering reduceres er den prioriterede tekst og et indsatsområde. Der nedsættes 1 arbejdsgruppe bestående af 3 sygehusrepræsentanter, repræsentanter fra de 4 kommuner, 1 praksiskoordinator og 1 sygehustovholder. Arbejdsgruppen afholder 1. møde inden for 14 dage og indstiller senest ved årets udgang løsningsforslag til Underudvalg for indlæggelse og udskrivelse. Bilag: Tilrettet kommissorium vedlagt - Opfølgning på tilbagemeldinger i forhold til palliativ kompetenceudvikling og i denne sammenhæng orientering om Sygehus Lillebælt implementeringsstrategi for den tværsektorielle samarbejdsaftale vedr. den alvorligt syge og døende patient herunder forslag til tværsektoriel implementering. Sygehus Lillebælt tilbyder fælles tværsektoriel lokal implementering af retningslinjer for palliative patientforløb herunder også de specifikke faglige retningslinjer, således at der er et fælles udgangspunkt for samarbejdet. Det palliative Team i Vejle vil påtage sig undervisningsopgaven herunder inddragelse af relevante undervisere samt vedligeholdelse af kompetencer ved 1-2 årlige temamøder. I relation hertil er det i Underudvalget besluttet, at ansøgning om socialmedicinsk sagsbehandling sendes som en elektronisk lægeligkorrespondance. At Lokalt Samordningsforum træffer beslutning om: - At tilslutte sig SLB s forslag til implementering af den tværsektorielle samarbejdsaftale om alvorligt syge og døende patienter, herunder et fælles kompetencemæssigt udgangspunkt i forhold til retningslinjer for varetagelse af patientforløbet. Forslag til implementering af den tværsektorielle samarbejdsaftale er godkendt, herunder at alle samarbejdende kommuner får mulighed for at deltage. Praktiserende læger angiver, at det ikke er muligt at sende anmodning om socialmedicinsk sagsbehandling elektronisk. Fra kommunale side ønskes det undersøgt, om den elektroniske tilgang fra sygehus er mulig. 6. Oprettelse af Fælles Akut Modtagelse (FAM) - Synergi og samspil mellem Sygehus Lillebælt, kommunerne og lægerne Det foreslås, at der etableres en fælles arbejdsgruppe i regi af Underudvalget for indlæggelser og udskrivelser, der får til opgave at sikre, at der er rammer og aftaler mellem Side 5 af 7
lægerne, kommunerne og Sygehus Lillebælt, der understøtter en god, velorganiseret og hurtig udskrivelse af patienter fra FAM. Arbejdsgruppen skal vurdere og komme med forslag til, hvad der evt. skal tilføjes i den nuværende Sam:Bo-aftale for, at den fungerer i forhold til FAM. Endvidere skal arbejdsgruppen vurdere og komme med forslag til, hvordan kommunale forløbskoordinatorer rent fysisk kan få en arbejdsplads i det nye FAM, og hvilke krav der skal opfyldes for at arbejdspladsen fungerer. Arbejdsgruppen skal bestå af mindst 1 repræsentant fra hhv. SLB, de samarbejdende kommuner og praktiserende læger Arbejdsgruppen skal fremlægge forslag og tilbagemelding til Samordningsforum senest på Samordningsforumsmødet i december i år. Endvidere foreslås det, at Underudvalget for indlæggelser og udskrivelser anmodes om at have opfølgning og evaluering af samarbejdet om indlæggelser og udskrivelser på FAM som særligt opmærksomhedspunkt i den periode, den nuværende sundhedsaftale gælder, det vil sige frem til og med december 2014. Bilag til inspiration: Afrapportering fra OUH og de samarbejdende kommuner om FAM. At der nedsættes en arbejdsgruppe, og at den ovennævnte sagsfremstilling anvendes som kommissorium for arbejdsgruppen. At underudvalget for Indlæggelser og udskrivelser har FAM som særligt opmærksomhedspunkt i resten af sundhedsaftaleperioden. Underudvalget for Indlæggelser og udskrivelser har FAM som særligt opmærksomhedspunkt i resten af sundhedsaftaleperioden og vurderer om der skal nedsættes en arbejdsgruppe med specifikt FAM-fokus, samt hvad der i øvrigt skal arbejdes med i relation til FAM. Bilag fra OUH kan anvendes som inspiration. Se også beslutning i relation til handleplanen. Til Sam-Bo følgegruppen anbefaler LSF underudvalget at følgende medtages: - ønske om, at revurdere Sam:Bo-aftalen i relation til FAM-forløb, herunder en anden ledelsesstruktur på sygehusene og patientflow - samt perspektivet, hvor er der udfordringer i forhold til FAM. 7. Implementering af indberetning og opfølgning på utilsigtede hændelser (UTH) ved sektorovergange. Implementeringsforslag fra Kvalitetsafdelingen SLB Den regionale vejledning vedr. utilsigtede hændelser (UTH) i sektorovergange er godkendt i DAK d. 22. juni 2011 http://www.visinfosyd.dk/wm362067 og databasen er klar. Arbejdsgruppen som har udarbejdet vejledningen fortsætter frem til medio 2012, hvorefter emnet indgår i Sam:Bo-følgegruppens arbejdsområde. Lokalt Samordningsforum besluttede d. 27. januar 2011, at drøfte mulige organisationsformer på baggrund af forslag fra kvalitetsafdelingen SLB, når vejledning m.v. var klar. Kvalitetsafdelingen har derfor udarbejdet et oplæg til implementering af opfølgning på UTH i sektorovergange. Forslaget er baseret på den nuværende organisering af opfølgning på hændelser, hvor initialmodtageren videresender de utilsigtede hændelser til sagsbehandleren på den afdeling, hvor hændelsen er sket. Sagsbehandleren på den pågældende afdeling, har ansvar for, at hændelsen bliver sagsbehandlet og relevante parter inddraget. Side 6 af 7
For let adgang til samarbejdspartnere ønskes anført kontaktoplysninger, bl.a. telefonnummer til kommuner og sygehus. To gange årligt udtrækker SLBs risikomanager de utilsigtede hændelser, der er sket på SLB men rapporteret fra anden sektor og bringer dem for det lokale samordningsforum. Dette med henblik på dybere og bredere læring af hændelserne. Lokalt Samordningsforum vurderer, om de respektive underudvalg skal arbejde videre med initiativer i forhold til specifikke hændelser. At forslag til implementering og opfølgning, herunder kontaktpersoner og telefonnumre, godkendes. Forslag til arbejdsgang for utilsigtede hændelser ved sektorovergange er godkendt. Kontaktpersoner og telefonnumre skives ind i aftalen. 8. Gensidig orientering, alle - Fra Vejen Kommune anføres ønske om at epikrise udsendes noget tidligere. Der er ikke en præcisering af, fra hvilket sygehus dette ønskes. Fra SLB er udsendes epikriser i løbet af 2 dage. I øvrigt som eneste sygehus i RSD. Der kan være ventetid på ambulant og skadestuenotater. 9. Punkter til næste møde den 31. oktober 2011: 10. Evt. Til forventet efterretning: Arbejdet med tværsektoriel kvalitetsstrategi på sundhedsområdet Rapport om audit vedr. akutpladser Temadag i efteråret på området for behandlingsredskaber og hjælpemidler Indlæg (40 % af mødetiden): Helle Rasmussen, indlæg vedr. samarbejde mellem LSF og patientforeninger Fødeplan og implementering ved Gynækologisk og obstetrisk afdeling Temadrøftelse (60 % af mødetiden): Patientrettet forebyggelse, inkl. status fra underudvalget Sundhedsfremme og forebyggelse - Der vedlægges oversigt over repræsentanter i underudvalgene Side 7 af 7