Spørgsmål og svar til 2014/S

Spørgsmål og svar til 2014/S 102-178210 Skemaet indeholder alle, til dato, offentliggjorte spørgsmål og svar. 18-06-2014 Nummer Spørgsmål Svar 1 Jf. Udbudsbetingelserne pkt.2.2 Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Supplerende materiale som, prislister/varekataloger, skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Ordregiver bedes uddybe prislister, da tilbudsgiver går ud fra, at det der skal afleveres er tilbudsliste - bilag 1 Det er korrekt, at der kun skal afleveres en Tilbudsliste Bilag 1. Vi vil også gerne have et eksemplar af tilbudsgivers varekatalog, hvis tilbudsgiver har sådan et. Jf. Udbudsbetingelserne pkt. 2.13 Aktindsigt Bilag 5 ligger i udbudsmaterialet på side 32. 2 3 Vil Ordregiver fremsende uploade/fremsende det ønskede bilag 5 til udfyldelse? Jf. Udbudsbetingelserne pkt. 2.16 Udvælgelseskriterier står følgende: den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet - Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse - Bilag 3 Tro og love erklæring - Erhvervs og produktansvarsforsikring - Nøgletal - Referencer 1 Tilbudsgiver bedes udfylde alle oplysningerne i Tilbudslisten samt vedlægge underskrevne bilag i tilbuddet. Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse ligger i udbudsmaterialet på side 28 og SKAL underskrives. Tilbudsgiver bedes bekræfte at denne er underskrevet og vedlagt tilbuddet ved at sætte kryds i Tilbudsliste Bilag 1. Bilag 3 Tro og love erklæring ligger i udbudsmaterialet på

Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1, på Udvælgelseskriterium fanen Ønsker Ordregiver at tilbudsgiver både afkrydser og underskriver for bekræftelse af ovennævnte i Tilbudslisten bilag 1 og samtidig vedlægger dokumentation for samme? Hvis dette er et ønske, bedes Ordregiver fremsende Bilag 2 og bilag 3 til udfyldelse og underskrift side 29-30 og SKAL underskrives. Tilbudsgiver bedes bekræfte at denne er underskrevet og vedlagt tilbuddet ved at sætte kryds i Tilbudsliste Bilag 1. Erhvervs og produktansvarsforsikring på DKK 5 millioner skal den vindende tilbudsgiver kunne fremsende inden eventuel kontraktunderskrift. Tilbudsgiver bedes blot bekræfte at tilbudsgiver har en Erhvervs og produktansvarsforsikring på minimum DKK 5 millioner ved at sætte kryds i Tilbudsliste Bilag 1. Nøgletal og referencer skrives ind i Tilbudsliste Bilag 1. Tilbudsgiver behøver ikke at vedlægge regnskaberne, men kan blive bedt om at fremvise dem inden eventuel kontraktunderskrift. Tilsvarende skal tilbudsgiver, hvis denne indgår i et konsortium udfylde og underskrive bilag 7 Konsortieerklæring som ligger på side 34 og 35 i udbudsmaterialet samt vedlægge den dokumentation som vi kræver i pkt. 2.16 Udvælgelseskriterium. Oplysningerne bekræftes og skrives tilsvarende ind i Tilbudsliste Bilag 1. 2

25-06-2014 Nummer Spørgsmål Svar 4 Ad) 2.11 Ordregivers forbehold Antal lokationer og en adresse liste med ordregivers afdelinger og institutioner ønskes oplyst. Er dette muligt? Der henvises til Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger under punktet Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Det er ikke muligt at komme med adresselister og antal lokationer. Medmindre andet er anført i de kommunespecifikke bilag er alle afdelinger i kommunerne omfattet af aftalerne. Ad) 2.12 Tilbudsgivers forbehold Det oplyses at der må afviges + / - 5 cm. På dimensioner. På tavler med specialmål må der afviges med + / - 10 cm bedes uddybet og forklaret, eksempelvis via entydig information pr. varelinje i Tilbudslisten, bilag 1. Er dette muligt? Teksten skal forstås således at, der må afviges med +/- 5 cm på dimensioner på alle varerne i tilbudslisten på nær tavler med specialmål, det vil sige; Whiteboardtavler inkl. vægbeslag - Specialmål - lb.m og Opslagstavler inkl. vægbeslag - Specialmål - lb.m 5 hvor der må afviges med +/- 10 cm. i højden Eksempel 1: På tavler med specialmål må der afviges med +/- 10 cm. i højden det vil sige på linje 36 ønsker vi en tavle på ca. 1250mm og denne må derfor afvige i et spænd på 1150 mm til 1350 mm. Eksempel 2: På Whiteboardtavler inkl. vægbeslag (HxB) linje 26 ønsker vi en tavle som er ca. 450x600mm og der må afviges med maksimalt +/- 5 cm på denne varelinje. Det vil sige, at den 3

mindste tavle vi kan acceptere er 400x550mm og den største tavle vi kan acceptere på denne varelinje er 500x650mm. Tavlen skal altså være i intervallet fra 400-500 x 550-650mm størrelse. 6 7 8 Ad) 12 Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Er der cut-paste fejl i nogle af bilagene, eller skal alle informationer fra de respektive kommuner opfattes som relevante i dette udbud? Ad) 3.1 Kravspecifikationer, pkt. 6 Whiteboard tavlerne skal være med aluminiumsramme og afrundede hjørne Afrundede hjørner er ikke standard ved de fleste udbydere af whiteboardtavler. Må der tilbydes whiteboardtavler med lige kant? Ad) 12 Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger De kommunespecifikke oplysninger varierer en del. - 1) Lemvig og Holstebro kommune; Bonusstruktur hvor der skal pålægges 2,04 % og 2 % oveni nettoprisen - 2) Randers Kommune; Mærkning af e-katalog, med de forskellige Udbudsoprindelseskode mærkninger på varelinje niveau (obl)igatorisk, (friv)illig, (kamp)agne og (tilb)udsliste 4 Alle informationer skal opfattes som relevante i dette udbud. I Odense, Holstebro og Ikast-Brandes bilag står der en henvisning til mailto:caah@kolding.dk som er en fejl der er fremkommet ved konvertering af dokumentet til pdf format. Denne kontaktperson er ikke e-handelsansvarlig i disse kommuner. Kravet fastholdes. Når vi skriver aluminiums ramme med afrundede hjørner accepteres det, at selve hjørnet af tavlen er af plast/gummi eller lignende. Vi stiller ikke noget krav til, hvor afrundet hjørnet skal være. Hjørnet skal være afrundet eller blødt dvs. der må ikke være skarpe kanter eller hjørner på tavlerne. Ja, det er hensigten. Kommunerne har individuelle krav som skal opfyldes udover de krav som er i kontrakten og Bilag 9 E-handelssystemspecifikke bilag.

9 10-3) Fredericia Kommune; Ønsker 2 kataloger, 1 stk. som indeholder tilbudslisten (obligatorisk) og 1 stk. for øvrige sortiment. - 4) Middelfart Kommune; e-katalog skal indeholde Udbudsoprindelseskode Dette medfører op til 6 typer e-kataloger fordelt på forskellige indkøbssystemer som er noget dyrere at vedligeholde, er dette hensigten? Ad) 12 Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger De kommunespecifikke oplysninger varierer en del. - 1) Randers Kommune; Mærkning af e-katalog, med de forskellige Udbudsoprindelseskode mærkninger på varelinje niveau (obl)igatorisk, (friv)illig, (kamp)agne og (tilb)udsliste - 2) Fredericia Kommune; Ønsker 2 kataloger, 1 stk. som indeholder tilbudslisten (obligatorisk) og 1 stk. for øvrige sortiment. Der er afvigende mærkninger, hvilken mærkning ønskes? Ad) III 2.3) Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste 3 år. Er de sammenlignelige leveringer produktbaseret? Eller leverancebaseret (her menes løbende leverancer af varer)? Randers Kommune ønsker at gøre brug af de 4 mulige mærkninger som kan påføres varer. Brugeren af e- handelssystemet vil eksempelvis kunne se, at nogle af de indlæste varer i kataloget er leverandørens kampagne varer og andre er tilbudslistevarer. Fredericia Kommune ønsker to kataloger indlæst, et katalog som indeholder tilbudslistevarerne og et katalog med øvrigt sortiment. Fredericia Kommunes krav er en mulighed som alle kommuner har i henhold til 16 E-handel. Mærkning af e-kataloger varierer fra kommune til kommune. De sammenlignelige leveringer er leverancebaseret. Både private og offentlige kunder accepteres. 5

11 12 13 Ad) 1.1) Generel beskrivelse af udbuddet og 12 - Bilag 8 Kommunespecifikke oplysninger Der er forskel mellem Kommune oversigtsskema i pkt. 1.1 området skal e-handles Se. Pkt. 2.14 og Bilag 8 her er der nævnt at Lemvig Kommune ikke har e-handelssystem. Hvilke oplysninger er gældende? Nærmere beskrivelser af de to flip over mangler der står ganske lidt på stk. listen f.eks: Når der står mobil menes der i stativ med hjul m/bremser? Når der står økonomi menes der så model med 3 ben sammenfoldelige? Skal der være kanter på bagtavlen som på de øvrige tavler med afrundede kanter? Skal der være pennehylde som på de øvrige tavler? Skal der være rille i blokholder for isætning af løse stykker papir? Skal man på glastavlerne kunne bruge magneter? Angivelsen i pkt. 1.1 for Lemvig Kommunes vedkommende er en fejl. Lemvig Kommune har ikke et e-handelssystem. Lemvig Kommune afgiver ordrer i andre former som er angivet i 8 i Rammeaftalen. Når der står mobil skal flipover være med hjul m/bremser således at flipover kan stå stabilt når der skrives på den. Når der står økonomi menes der en flipover med tre ben. Den må gerne være sammenfoldelig, men det accepteres også hvis den ikke er. På de mobile tavler må der gerne være kanter på bagtavlen, men hjørner og kanter må ikke være skarpe. Se spørgsmål 7. Ja, der skal være pennehylde som på de øvrige tavler. Det er ikke et krav, at der er rille for isætning af løse stykker papir. Ja. 14 Punkt 3.4 Krav til indeklima og Europæiske normer: Da tavlerne skal leve op til den Europæiske norm EN 14434 og hvis det skal have nogen værdi går vi ud fra at certifikat herfor fra akkrediteret testinstitut skal vedlægges? 6 Følgende svar udgår: Vi skriver i udbudsmaterialet, at det skal kunne dokumenteres. Hvis tilbudsgiver fremsender certifikater anses dette som dokumentation. Dokumentation kan også være rapport eller lignende på, at kravene er overholdt.

Da tavlerne ligeledes skal være indeklimamærket fra Teknologisk Institut og hvis det skal have nogen værdi - går vi ud fra at certifikat herpå skal vedlægges? Svaret på spørgsmålet ændres til: Dokumentation for opfyldelse af kravene kan enten være dokumentation for opnåelse af EN 14434 eller fremlæggelse af tilsvarende prøvningsresultater fra akkrediterede organer. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at kravet er opfyldt inden eventuel underskrift af kontrakten. Det er derfor op til tilbudsgiver, om denne vil fremsende dokumentationen sammen med tilbuddet eller når ordregiver anmoder om det inden eventuel kontraktunderskrift. Dokumentation skal overholde kravet i afsnit 2.3 Sprog Hvorledes skal de bydende dokumentere, at de kan og vil opfylde alle krav jf. kravspecifikationen pkt. 3? Ordregiver anser tilbudsgivers tilbudsafgivelse som tilkendegivelse af, at hele kravspecifikationen er overholdt. Da kravene i kravspecifikationen er mindstekrav skal ALLE kravene opfyldes. Ordregiver vil inden eventuel underskrift med den vindende tilbudsgiver sikre, at alle krav er overholdt. 15 Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at kravet er opfyldt inden eventuel underskrift af kontrakten. Det er derfor op til tilbudsgiver, om denne vil fremsende dokumentationen sammen med tilbuddet eller når ordregiver anmoder om det inden eventuel kontraktunderskrift. Punkt 3.4 skal dokumenteres jf. svaret i spørgsmål 14. 7

16 Ved brug af udenlandske underleverandøres økonomiske formåen, hvilke krav har Ordregiver til dokumentation for disses formåen? har Ordregiver en støtteerklæring eller skal de bydende selv udarbejde en? - kan det accepteres, at udenlandske regnskaber fremvises på det nationale sprog evt. med en revisorerklæring på engelsk?. En fuld oversættelse af et komplet regnskab antages, at være ikke proportionalt og en meget bekostelig affære. Kravene til økonomisk og finansiel formåen er til for, at KomUdbud kan få en leverandør som har en størrelse som kan håndtere en volumen, der er i KomUdbud. De bydende skal selv udarbejde en støtteerklæring dvs. den virksomhed som erkender, at I må basere jer på deres økonomiske formåen og at I tilsammen har en soliditetsgrad på minimum 10 %. Tilbudsgiver vil i denne støtteerklæring skulle kunne dokumentere, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for opfyldelse af kontrakten for eksempel ved, at vedlægge dokumentation for, hvilke forpligtelser underleverandøren har i denne henseende. Underleverandører defineres i dette svar, som en juridisk person som ikke indgår som direkte kontraktpart. Vi kræver i udbudsmaterialet at tilbudsgiver blandt andet skriver i Tilbudslisten under fanen udvælgelseskriterium hvor stor egenkapitalen og soliditetsgraden er. Disse oplysninger skal også fremgå for de parter som støtter med økonomisk og finansiel formåen. Der findes ikke et standard dokument for dokumentationen, så det er op til tilbudsgiver selv at sikre sig, at dokumentationen er tilstrækkelig. Det anbefales derfor at tilbudsgiver søger rådgivning. 17 3,1 Det er et krav i tilbudslisten at der ydes 25 års garanti, normalt gælder dette kun selve overfladen på whiteboardtavlerne. Hvad skal garantien dække i dette udbud - whiteboardtavlens overflade eller hele 8 De 25 års garanti gælder whiteboard tavlernes overflader.

konstruktionen? 18 19 20 21 3.4 Krav til Indeklima og Europæiske normer - hvorledes tænker Ordregiver i hvilken form, at dokumentation herfor skal fremstå / fremsendes? 3 Kvalitetskrav til whiteboardtavler Whiteboardtavler skal være med aluminiumsramme og afrundede hjørner. Spørgsmål: Er det korrekt, at man ved at definere afrundede hjørner, fraskriver sig muligheden for at vælge en markedsledende producent på området, som kvalitetsmæssigt opfylder kravene til undervisningsbrug. 3 Kvalitetskrav til glastavler Glastavler skal være syrebehandlet/materet således at de er egnet til undervisningsbrug samt ikke har generende og reflekterende overflade. Spørgsmål: Er det korrekt, at man ved at definere syrebehandlet/materet fraskriver sig muligheden for at vælge en markedsledende producent på området, som er i stand til at levere et produkt, som til fulde opfylder kravene til undervisningsbrug. 9 Levering og leveringsbetingelser: Levering skal ske indenfor for 5 arbejdsdage. Specialfremstillede eller tilpassede varer skal leveres efter nærmere aftale, dog inden for 3-6 uger. Spørgsmål: Der tages vel højde for ferieperioder, som helt typisk kan 9 Se svar i spørgsmål 14. Se svar i spørgsmål 7. Kravet ændres til: Glastavlerne skal være egnet til undervisningsbrug samt ikke have generende og reflekterende overflade. Kravet fastholdes.

give en længere leveringstid end de 5 arbejdsdage? 22 23 24 3.1 Kvalitetskrav til whiteboardtavler og glastavler: Vedr. : Whiteboardtavlerne skal være med aluminiumsramme og afrundede hjørner - Er det afgørende for tavlernes funktion at hjørnerne er afrundede eller kan andet accepteres? Glastavlerne skal være syrebehandlet/materet således at de er egnet til undervisningsbrug samt ikke har generende og reflekterende overflade - Er overflade med syrebehandlet/materet overflade et ufravigeligt krav eller Kan anden overflade godkendt til undervisningsbrug accepteres? Bilag 1 : Tilbudsliste: Vedr. whiteboardtavle, ca. 1200x2400 mm : kan den accepteres i længde 2500 mm, da dette er standard for nogle leverandører? Se svar i spørgsmål 7. Se svaret i spørgsmål 20. Ja, det kan godt accepteres. 10

30-06-2014 Nummer Spørgsmål Svar 25 Spørgsmål til Deres svar på spørgsmål 14: Dokumentation EN 14434 skriver De at certifikat anses som dokumentation. Dokumentation kan også være rapport eller lignende på at kravene er overholdt. EU NORM EN 14434 Hvilken rapport er det? Og hvem skal have udført denne rapport for at det anses som være et troværdigt bevis? Er det efter de test/prøvnings metoder der er beskrevet i EN 14434? Skal disse omfatte samtlige produkter? Og hvad kan eller lignende være? Svaret i spørgsmål 14 ændres til: Dokumentation for opfyldelse af kravene kan enten være dokumentation for opnåelse af EN 14434 eller fremlæggelse af tilsvarende prøvningsresultater fra akkrediterede organer. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at kravet er opfyldt inden eventuel underskrift af kontrakten. Det er derfor op til tilbudsgiver, om denne vil fremsende dokumentationen sammen med tilbuddet eller når ordregiver anmoder om det inden eventuel kontraktunderskrift. Dokumentation skal overholde kravet i afsnit 2.3 Sprog Skal disse omfatte samtlige produkter? Ja I henhold til udbudsreglerne må vi ikke stille krav til, hvorfra mærket kommer fra. Vi kan og må derfor ikke vejlede tilbudsgiver om, hvor tilbudsgiver får udarbejdet en rapport/prøvningsresultater som er troværdige. 26 Der skal være indeklimamærke fra dansk indeklimamærkning: Vi går ud fra at dokumentationen/rapporten så skal være fra Dansk Indeklimamærkning? Kan det også accepteres at dokumentation kan komme fra 11 Dokumentation for opfyldelse af kravene kan enten være dokumentation for opnåelse af indeklimamærke eller fremlæggelse af tilsvarende prøvningsresultater fra akkrediterede organer.

27 28 andet sted? Hvorfra? Hvad skal det indeholde? Spørgsmål til Deres svar til punkt 20: Kravet til syrebehandlet/materet glas er ændret til: Glastavlerne skal være egnet til undervisningsbrug samt ikke have generende og reflekterende overflade Dette er et vidt begreb og os bekendt har alle glasoverflader i ubehandlet stand nogenlunde de samme generende reflekser. Det er først ved en behandling/coating af overfladen at reflekser kan minimeres. Accepteres der ubehandlet glasoverflade med de generende reflekser det giver? Kræves der en overfladebehandling/coating så de generende reflekser minimeres? Er der nogen grænseværdier på hvor meget refleksion der kan accepteres? - kan det accepteres, at udenlandske regnskaber fremvises på det nationale sprog evt. med en revisorerklæring på engelsk?. En fuld oversættelse af et komplet regnskab antages, at være ikke proportionalt og en meget bekostelig affære. Eller er det nok, blot at indskrive de krævede nøgletal i Tilbudslisten? og herefter vedhæfte et udenlandsk regnskab fra underleverandøren. I henhold til udbudsreglerne må vi ikke stille krav til, hvorfra mærket kommer. Tilbudsgiver bedes gennemlæse indholdet på dette link http://www.teknologisk.dk/ydelser/dansk-indeklimamaerkning/253 som også fremgår af udbudsmaterialets pkt. 3.4 for hvad det skal indeholde. Ordregiver vil ikke forholde sig til produktionsmetoden. Kravet i spørgsmål 20 fastholdes. Der vil blive foretaget et forvaltningsretligt skøn af den tilbudsgivers tavler som har afgivet den laveste pris inden eventuel underskrift. Er vores vurdering, at tavlerne ikke egner sig til undervisningsbrug er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver bør derfor ud fra sine erfaringer med markedet nøje overveje, hvilke tavler som tilbudsgiver tilbyder. Ja, det kan godt accepteres at udenlandske regnskaber fremvises på det nationale sprog evt. med en revisorerklæring på engelsk, men såfremt disse regnskaber giver anledning til spørgsmål som kræver oversættelse er tilbudsgiver forpligtet til at oversætte materialet/de dele af materialet som ordregiver har spørgsmål til. Ja, det er nok at skrive nøgletallene ind i tilbudslisten ved tilbudsafgivelse, men ordregiver vil bede om, at se regnskaber kort tid efter tilbudsafgivelse for det tilbud, som har den laveste pris. 12

01-07-2014 Nummer Spørgsmål Svar 29 3.3 Kvalitetskrav til lærred til film/projektor - Benævnelsen skal kunne leveres i alukassette, på selvruller og motoriseret. Hvorledes skal dette forstås? 1. skal der gives pris på et filmlærred på selvruller uden kassette hhv. med/uden motor med mulighed for alukassette eller 2. skal der gives pris på et filmlærred på selvruller i alukassette med/uden motor? Skal kunne leveres i alukassette, på selvruller og motoriseret. Ændres til: Skal leveres i alukassette, på selvruller og motoriseret. Benævnelsen skal forstås sådan, at alle de tilbudte filmlærred skal være i alukassette, men i to versioner dvs.; Filmlærred i alukassette på selvruller. Filmlærred i alukassette som motoriseret. Vores betegnelse af selvruller er, at det er en manuel version som brugeren selv trækker op og ned. Tilføjelse til kravspecifikationen: Selvruller lærred skal have en selvopruller funktion dvs. når lærred skal rulles sammen igen efter endt brug, skal lærred selv kunne rulle op. 30 I tilbudsliste forespørges pris på lb. meter opslagstavle i højde 1550 mm. Da kernemateriale ligger indenfor visse målrammer, vil en opslagstavle på højde 1550 mm have en begrænsning i bredde på 120 cm. Dog er der ikke noget til hinder for at lave bredere opslagstavle, men vil den i så fald have en samling. Dette kan vel accepteres? Ja, det kan godt accepteres. 13

08-07-2014 Nummer Spørgsmål Svar 31 Hvilken type overflade ønskes på flipoverbagpladen, stålkeramisk som beskrevet i punkt 3.1 i udbudsmaterialet eller en lakeret whiteboard overflade som beskrevet i tilbudslisten, række 55 og 56, som er normal standard for denne produkt type, og som også er den billigste. Linje 55 og 56 er ikke i traditionel forstand en whiteboardtavle, men en flipover, hvor vi ønsker en whiteboard overflade. For linje 55 og 56 i tilbudslisten er der for disse to flipovers kun angivet, at der skal være en whiteboard overflade dvs. tilbudsgiver må tilbyde en lakeret whiteboard overflade eller stålkeramisk overflade. 14