Administration m.v. 1. Ydre vilkår, grundlag og strategi Sektor dækker Borgmesterens Afdeling. Borgmesterens Afdeling varetager de overordnede og tværgående opgaver i Aarhus Kommune indenfor politisk betjening, økonomi, HR, jura, IT, indkøb, integration samt erhvervs- og byudvikling. Borgmesterens Afdelings mission er at hjælpe den politiske ledelse med at lede og udvikle organisationen Aarhus Kommune, samt at udvikle bysamfundet Aarhus. I forlængelse heraf er Borgmesterens Afdelings konkrete strategi for 2012-2013 at understøtte, at der skabes vækst og beskæftigelse i kommunen, samt gennem innovation, udvikling og nytænkning at modernisere og forny kommunens organisation og opgavevaretagelse. Opgaverne skal løses i tæt kontakt med politikere, bysamfund og magistratsafdelingerne, og der hentes inspiration både nationalt og internationalt. Borgmesterens Afdelings udførelse af opgaverne bygger på Aarhus Kommunes værdigrundlag: Troværdighed, Respekt og Engagement. Værdierne er udgangspunktet for det daglige arbejde og for måden, hvorpå lederne og medarbejderne møder borgerne, politikerne, magistratsafdelingerne, bysamfundet, virksomheder og hinanden på. Målet er, at værdierne skal udmøntes og konkretiseres så tæt på lederne og medarbejderne som muligt, således at værdierne bliver en integreret del af det daglige arbejde. 4. Beskrivelse af ydelser Borgmesterens Afdelings grundlæggende opgave er at varetage den tværgående administration, udvikling og koordinering i Aarhus Kommune, udvikling af bysamfundet Aarhus, samt sekretariatsopgaver for Byrådet, Magistraten og borgmesterembedet. De konkrete ydelser leveres af de forskellige afdelinger med tilhørende opgaveområder: Stabsfunktioner Borgmester- og Ledelsessekretariatet (sekretærbetjening og koordinering i forhold til borgmesterembedet, stadsdirektøren og direktørgruppen, kommunikationsopgaver, varetagelse af Aarhus interesser i forhold til Kommunekontaktrådet KKR, Region Midtjylland, KL, Regering og Folketing, Aarhus Festuge, byevents, repræsentative opgaver, venskabsbyer m.v.). Kommunikation (hjemmeside, medarbejderportal, designlinie, annoncering, byprofilering) Integration og Bydelsudvikling (udvikling af udsatte områder, Gellerupsekretariatet, Helhedsplan Syd).
Økonomi Budget og Regnskab (instruktioner og sagsbehandling i forbindelse med kommunens budget og regnskab samt indstillinger til Magistrat og Byråd, økonomiske analyser, fysisk planlægning, herunder deltagelse i arbejdet omkring planstrategi og kommuneplan, sagsbehandling af lokalplaner, befolknings- og boligprognoser, nøgletal, statistik m.v.). Økonomistyring og Finans (bogføring, betalinger, fysiske aktiver, IT-systemer til økonomi- og lønstyring, revision, økonomiske styringsredskaber, bankforbindelse m.v.). HR og Jura HR (personalepolitik, rekruttering, arbejdsfastholdelse, lederudvikling, job- og personaleformidling, genplacering, ligestilling, integration, mangfoldighed, handicap, sygefravær, sundhed, arbejdsmiljø, personalegoder, Feriefond). Byrådsservice (sekretariat for Byrådet, Magistraten, de faste udvalg, beboerklagenævn, huslejenævn, hegnssyn, juridiske spørgsmål i forbindelse med styreform, habilitet m.v., Byrådets IT og telefoni samt styre- og strukturudvalget). Juridisk Service (kommunalfuldmagt, forvaltningslov, offentlighedslov, konkurrenceret, tilsyn, kontrakter, overenskomster, ferie, barsel, tjenestemænd, sociale klausuler, regulativer, persondatalov, kommuneinterne forsikringsordninger, arbejdsskader m.v.). Digitalisering IT (IT-strategi, IT-arkitektur, IT-infrastuktur, kontrakter/licenser, systemejerskab for tværgående ESDH-systemer, telefoni, IT-sikkerhed, bestillerfunktion i forhold til IT-drift, Aarhus Kommunes virksomhedsmodel, projektmodel og porteføljestyring). Indkøb (fælles indkøbsaftaler, e-handel). Bestiller Løn (kontraktbetaling vedr. KMD BPO det tidligere Lønhuset). Lønudbudsprojekt (udbud af lønsystem, lønadministration og effektivisering af sagsgange). Erhverv Viden, Erhverv og Infrastruktur (deltagelse i arbejdet omkring planstrategi og kommuneplan, regional udviklingsplan, større infrastruktur og byudviklingsprojekter, Aarhus Havn, uddannelse og arbejdskraft, Erhvervskontaktudvalget, erhvervshandlingsplan, uddannelsesstrategi, medier, oplevelsesøkonomi). Virksomheder og Innovation (Vækstforum, Væksthus Midtjylland, erhvervspolitisk markedsføring, lokal erhvervsservice, forskning/udvikling, 7-kommunesamarbejde, turisme, tilskud til Visit Aarhus m.v.). 5. Organisation Borgmesterens Afdeling ledes af en afdelingsledelse bestående af Stadsdirektøren, fire afdelingschefer og sekretariatschefen. Herudover er afdelingen opdelt i opgaveområder, som hver ledes af en opgaveleder.
Borgmesterens Afdeling består af fire sektorer: Sektor 0.31 til decentraliserede/styrbare udgifter Sektor 0.33 til ikke-decentraliserede/ikke-styrbare udgifter Sektor 0.34 til ikke-decentraliserede/styrbare udgifter Sektor 0.37 til personalegodeprojektet (decentral./styrbar) Den decentraliserede sektor 0.31 for Borgmesterens Afdeling er opdelt i syv kontoafsnit, ét for hver af de fire afdelinger, samt ét for hver af de tre stabsfunktioner. Hver afdelings budget er så igen opdelt i udgifter til løn og administration, samt tværgående udgifter som vedrører hele kommunen (økonomisystem, personalesystem, dagsorden- og journalsystem, kommunens hjemmeside, Falck-abonnement mv.). Den ikke-decentraliserede/ikke-styrbare sektor 0.33 omfatterkommunens udgifter til revision, kontingent til KL, tjenestemandspensioner, udgifter til arbejdsskader og beskyttede stillinger, bidrag til arbejdsmiljøfondet og Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring. Den ikke-decentraliserede/styrbare sektor 0.34 omfatter Aarhus Kommunes interne forsikringsordninger til dækning af brand-, storm-, vandskader og vejmyndighedansvarssager, personaletilpasningspuljen, barselsudligningsordningen og trepartsmidler samt Borgmesterens Afdelings anlægsudgifter (tilgængelighedspuljen, Byrådets IT m.v.). I 2009 har Byrådet godkendt en decentraliseringsordning for personalegodeprojektet. Personalegodeprojektet skal over en årrække være selvfinansierende, og for at holde økonomien adskilt fra Borgmesterens Afdelings øvrige styrbare økonomi er der en oprettet selvstændig sektor, sektor 0.37. Sektorerne 0.32 Lønhuset og 0.35 IT-puljen er nedlagt. Lønhuset overgik pr. 1. november 2011 til KMD BPO, mens IT-puljen ultimo 2011 blev ændret til ordinær anlæg uden egen sektor/decentraliseringsordning. 7. Ressourcer 7.1 Tidligere år Sektor 0.30 s regnskabsresultat for årene 2008 til 2011 og budget for 2012: R 2008 R 2009 R 2010 R 2011 B 2012 - antal fuldtidsansatte - Nettodriftsudgifter 402.790 478.904 488.535 473.603 551.149 Nettoanlægsudgifter 14.140 30.993 14.808 59.486 13.397 Gennemsnitl. personaleforbrug 165 163 174 154 145
Forklaringen på stigningen på 11 personer i personaleforbruget fra 2009-2010 er blandt andet, at IT Service og Support blev nedlagt i slutningen af 2009, hvorved ekstra seks personer blev en del af det administrative personaleforbrug, som er opgjort i tabellen. Stigningen på yderligere 5 medarbejdere skyldes opprioritering af indsatsen vedrørende de tværgående områder. Faldet i 2011 skyldes, at 9 personer er flyttet til andre magistratsafdelinger. Det resterende fald skyldes personalereduktioner som følge af besparelser. 7.2 Kommende år Sektorens budget for 2012 til 2016: Opr B 2012 B 2013 BO 2014 BO 2015 BO 2016 - antal fuldtidsansatte - Nettodriftsudgifter 551.149 544.859 572.459 591.837 603.863 Nettoanlægsudgifter 13.397 13.788 17.291 9.080 6.923 Gennemsnitl. personaleforbrug 145 142 142 142 142 *) Budget 2012 er fremskrevet til 2013-priser med KL s vægtede fremskrivningsprocenter Den stigende profil i udgifterne fra år til år skyldes udgifterne til kommunens tjenestemænd. I forbindelse med budgetlægningen ved afdelingernes budget er udgiften til tjenestemandspensioner blevet opjusteret med mellem 12 og 22 mio. kr. i de enkelte år. Forklaringen herpå er en ny aktuarmæssig beregning af kommunens tjenestemandsforpligtelser, som Aarhus Kommune har pligt til at få foretaget minimum hvert femte år. En sådan er bestilt og modtaget i april 2012. Den nye prognose viser, at Aarhus Kommune kan forvente større udgifter til tjenestemandspensioner i de kommende år end hidtil antaget. Dette skyldes en stigning i levealderen, en stigning i antallet af pensionerede tjenestemænd og et fald i 16 %-bidraget fra aktive tjenestemænd i forhold til forventningerne i den seneste aktuaropgørelse fra år 2007. Nedenfor følger budgettet for de respektive underrammer: Sektorens ramme, underramme 0.31 Borgmesterens Afd. interne administration og tværgående udgifter og overskud/underskud for 2012 til 2016: B/R 2012 B 2013 BO 2014 BO 2015 BO 2016 1.000 kr. i 2012-priser Forventet ramme 1) 225.659 210.270 208.142 206.993 206.165 Nettobudget 230.810 213.570 208.142 206.993 206.165 Forventet overskud/underskud 2) -5.151-3.300 0 0 0 Status, ultimo 3) 33.878 30.578 30.578 30.578 30.578 1) Nettobudgettet er afgrænset til rammebelagte områder. I budget 2012 er der tale om ajourført budget. 2) Overskud/underskud = ramme - nettobudget (+: overskud; -: underskud). 3) Status ultimo korrigeres fra år til år med overskud/underskud og rentetilskrivning.
Sektorens ramme, underramme 0.37, Personalegodeprojektet og overskud/underskud for 2012 til 2016: B/R 2012 B 2013 BO 2014 BO 2015 BO 2016 1.000 kr. i 2012-priser Forventet ramme 1) 0 0 0 0 0 Nettobudget -600-3.300 0 0 0 Forventet overskud/underskud 2) 600 3.300 0 0 0 Status, ultimo 3) -8.724-5.424-5.424-5.424-5.424 1) Nettobudgettet er afgrænset til rammebelagte områder. I budget 2012 er der tale om ajourført budget. 2) Overskud/underskud = ramme - nettobudget (+: overskud; -: underskud). Personalegodeprojektet skal over en 4-årig periode fra 2009 2013 være selvfinansierende. Pga. etableringsudgifter og periodiseringseffekt, idet Aarhus Kommunes udgifter falder tidsmæssigt forskudt i forhold til medarbejdernes betaling for personalegoderne, så er udgifterne i starten af perioden væsentlig større end indtægterne. Ultimo 2011 var der et akkumuleret underskud på 9,6 mio. kr. I 2012 og 2013 forventes der et overskud på henholdsvis 4,8 mio. kr. (de 4,8 mio er den seneste forventning og svarer ikke til de 0,6 mio i tabellen) og 3,3 mio. kr., hvilket resulterer i et samlet underskud på 1,5 mio. kr., som der skal findes finansiering til. Med henblik på overholdelse af kommunens servicevækstramme i 2013 budgetteres til rammen, når sektor 0.31 og 0.37 ses samlet.