SHS It- og dokumentationsrådet (IT+DOK) Dagsorden Mødedato: Onsdag den 25. februar 2015 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Finn Jensen, Lars Demant, Eva Nielsen, Jytte Nielsen, Niels Kragh-Thomsen, Hanne Erbs, Jette Andersen, Jesper Møller-Iversen, Bo Andersen, Svend Ulka Petersen Jette Andersen, Bo Andersen
Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Referat fra 27-11-2014... 2 2. Status på Cosmic Implementeringen... 3 3. Korps af testere, RSD... 4 4. Fælles digital signatur... 5 5. Elektronsik anmodning om adgangskoder... 7 6. Nemmere FMK... 9 7. Registreringshåndbog for Cosmic... 10 8. Status på it-projekter... 11 9. Evt... 12 Bilagsoversigt... 13 Underskriftsside... 14 1
1. Referat fra 27-11-2014 Mødet i januar blev brugt til styregruppen for Cosmic-implementeringen. Så dette referat er fra d. 27. november 2014. Til godkendelse. BILAG: 1 Åben Referat IT+DOK 27-11-2015.pdf 71058/15 2
2. Status på Cosmic Implementeringen Sygehuset står over for implementeringen af det fælles Cosmic. Arbejdet styres via Styregruppen for Cosmic 7.5 migreringen. SAGSFREMSTILLING Sekretær for styregruppen Jeppe Steen Jensen giver en status: Organisering Delprojekter der indgår i COSMIC 7.5 Migration Milepæle / overordnet tidsplan Til orientering. 3
3. Korps af testere, RSD Med baggrund i den beslutning, der blev truffet på USIT-møde den 27. januar, vedhæftes en profilbeskrivelse til at udvælge relevante kandidater til at indgå i RSD s korps af testere. SAGSFREMSTILLING Aftalt på USIT er: SVS, SHS og PSYK skal udpege hver en tester SLB skal udpege 2 OUH skal udpege 2-3 Udpegning/drøftelse. BILAG: 1 Åben Profilbeskrivelse sgh testere.docx 77327/15 4
4. Fælles digital signatur Digital signatur er påkrævet i forbindelse med ordination af medicin i FMK, registrering af dødsattester i SEI samt ved ønsket indsigt i E-jr. Der skal søges om personlig digital signatur ved hver ansættelse, også af vikarer. Der er ca. 14 dages leveringstid på digital signatur, hvilket ikke er hensigtsmæssigt i forbindelse med vikardækning. Det ønskes drøftet i IT- og Dokumentationsrådet, om fælles digital signatur bundet op på centerchefen, til brug for vikarer, vil være en mulig løsning. SAGSFREMSTILLING Alle læger og spl. har brug for en digital signatur i forbindelse med medicinordination i FMK, registrering af dødsattester i SEI samt ved ønske om indsigt i E-jr. Der ansøges om digital signatur i forbindelse med indstillingen til ansættelse, hvor der samtidig anmodes om adgangskoder til Cosmic, OPUS og RIS/PACS. Det tager ca. 14 dage før den digitale signatur foreligger. Den digitale signatur skal afventes i informationen, hvor der kvitteres for modtagelse heraf. Det samme er gældende for de øvrige adgangskoder. Det er ikke hensigtsmæssigt med en leveringstid på 14 dage for digital signatur til lægevikarer. Ofte møder lægevikaren først i AV fredag og rejser igen til DV mandag. Ved akut vikardækning via vikarbureau, når man slet ikke at ansøge om adgangskoder og digital signatur. Det hæmmer lægevikaren i udførelsen af sit arbejde, at der ikke er adgang til en digital signatur. Bliver den digitale signatur ikke brugt, skal den fornyes hver 3. måned. Det er et stort arbejde at følge op på fornyelse af digital signatur hos vikarer hver 3. måned. En digital signatur bundet op på centerchefen, som den ansvarlige, og til fælles brug for vikarer, kunne være en mulighed. Det vil være en god service overfor lægevikarer, at kunne tilbyde en digital signatur fra start samt spare en del administrativt arbejde for både center og sundheds-it. Som det er nu, låner vikarerne koder af det faste personale, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Er det juridisk forsvarligt med en fælles digital signatur? Er der andre muligheder? 5
Note fra It-afdelingen som udsteder NemID: Det er muligt at få straks-udstedt et NemID i dagstimerne i hverdagene ved personligt fremmøde i Aabenraa. Normal arbejdsgang tager 4-5 dage hvor medarbejderen modtager sin NemID pr. brev. Til drøftelse. 6
5. Elektronisk anmodning om adgangskoder Der bruges rigtig mange administrative ressourcer på anmodning om og administrering af adgangskoder til sygehusets IT-systemer generelt. Anmodning om adgangskoder, samt anmodning om forlængelse af adgangskoder, foregår på papirblanket og følger selve indstillingen om ansættelse/forlængelse. Blankettens udformning tager ikke hensyn til kravene om adgangskoder efter centerdannelserne, hvor man har brug for adgange på tværs af centre for at kunne dokumentere i Cosmic. Administrationsformen er rigid, utidssvarende, ressourcetung og rummer mange fejlkilder. Kan IT-afdelingen udarbejde en mere smidig elektronisk måde at anmode om adgangskoder på? Har hørt, at man i OUH blot ringer til informationen og straks får tildelt en adgangskode. SAGSFREMSTILLING Der skal anmodes om adgangskoder til alle sygehusets systemer ved hver nyansættelse, forlængelse af ansættelse, flytning af center, samt meldes om hver fratrædelse. Der foreligger en blanket med anmodning om koder til hver type af ansættelse og som i udfyldt stand følger den pågældende indstilling til HR-afd. De videresender blanketten til røntgenafdelingen, som opretter adgangskoder i RIS/PACS. Herefter videresendes til sundheds-it, som opretter adgangskoder til de øvrige systemer og anmoder om digital signatur. Adgangskoderne bliver lagt til personlig afhentning i informationen, først adgangskoderne og efter 14 dage den digitale signatur. Det sker af og til, at der ikke ligger koder til afhentning i informationen eller et personales koder automatisk lukkes pr. en given dato. Ved kontakt til sundheds-it informeres man om, at de aldrig har modtaget en anmodning. Er den gået tabt i posten eller har den forputtet sig mellem andre papirer undervejs fra anmoder til information? Ved forlængelse af ansættelse eller melding om fratrædelse, kan blanketten tilmelding/afmelding af brugeradgang benyttes. Blanketten udfyldes og skannes ind og sendes pr. mail til AD-brugeradministration. Det er en omstændelig måde at løse problemet på, men det giver dog en sikkerhed for, at mailen når frem og man er sikker på, at de har modtaget anmodningen. Blanketterne er generelt mangelfulde. Det bør være muligt at afkrydse til hvilke centre/afsnit man har brug for adgang til, alternativt mulighed for blot at angive, man er ansat som læge i f.eks. COM-centret og sundheds-it så ved, hvilke adgange der er brug for. 7
Det bør være muligt at sammenkøre blanketterne til 1 anmodning om adgangskoder, så der ikke er så mange at holde styr på og allerhelst i elektronisk form. En elektronisk anmodningsform vil formentlig også kunne bruges ved fratrædelse, så fratrædende personales adgange/navne slettes i f.eks. BCC og RIS/PACS. P.t. bliver navnelisterne blot længere og længere og er til gene for det personale, som bestiller både røntgenundersøgelse og blodprøver og er angiveligt også en belastning for hurtigheden af systemerne. Til drøftelse. 8
6. Nemmere FMK Den 1. juni 2014 blev ansvaret for det regionale FMK-projekt overdraget fra Sundheds-it til OUH. Efter overdragelsen er den regionale FMK-styregruppe blevet reetableret. SAGSFREMSTILLING Den nuværende version af den nationale FMK snitfladen, som COSMIC er integreret op imod (version 1.4.0), forventes lukket ned ved NSI d. 31. december 2016. I den forbindelse vil det ikke længere være muligt at anvende FMK snitfladen, i version 1.4.0, i samspil med COSMIC. Det er i den forbindelse nødvendigt at, der gennemføres en opgradering af FMK integrationen i COSMIC. De overordnede forretningsmæssige mål er: At forbedre brugervenligheden af FMK i COSMIC. At understøtte en sammenhængende og ensartet anvendelse af FMK i COSMIC. At reducere tidsforbruget forbundet med anvendelse af FMK i COSMIC. At understøtte korrekt og tidstro registrering i FMK i COSMIC. At tilvejebringe forudsætningerne for et fyldestgørende og validt datagrundlag. At reducere risikoen for utilsigtede hændelser, som følge af brugen af FMK i COSMIC. Der orienteres og gives en status. 9
7. Registreringshåndbog for Cosmic I flere sammenhæng er det blevet diskuteret hvorvidt vi skal have fælles retningslinjer for dokumentation i Cosmic. SAGSFREMSTILLING Fælles registreringspraksis i Cosmic vil sandsynligvis øge patientsikkerheden, effektivisere brugen af Cosmic og gøre statistik/lis mere overskueligt. Der spørges til en drøftelse af hvorvidt dette indgår i planerne for implementeringen af det nye Cosmic. Der er taget kontakt til den regionale Cosmic forvaltning og til Sundhedsdokumentation i regionen. Der er ikke fælles regionale initiativer på vej og tidligere overvejelser er strandede. Til drøftelse. 10
8. Status på it-projekter Der gives en status på it-projekter i regionen. Til orientering. BILAG: 1 Åben Projektstatus til Sundheds-It - RSD - One Pager[3].pdf 77540/15 2 Åben Projektstatus til Sundheds-It - RSD - Portefølje oversigt[3].pdf 77546/15 3 Åben Projektstatus fra Regional IT - PSR_Januar 2015.pdf 77545/15 4 Åben SMS og Digital post i RSD 2014x.pdf 77544/15 5 Åben Status på REBI_USIT_januar 2015.pdf 77542/15 6 Åben PSR Sundheds-IT Januar 2015.pdf 77541/15 11
9. Evt 12
Bilagsoversigt 1. Referat fra 27-11-2014 1. Referat IT+DOK 27-11-2015.pdf (71058/15) 3. Korps af testere, RSD 1. Profilbeskrivelse sgh testere.docx (77327/15) 8. Status på it-projekter 1. Projektstatus til Sundheds-It - RSD - One Pager[3].pdf (77540/15) 2. Projektstatus til Sundheds-It - RSD - Portefølje oversigt[3].pdf (77546/15) 3. Projektstatus fra Regional IT - PSR_Januar 2015.pdf (77545/15) 4. SMS og Digital post i RSD 2014x.pdf (77544/15) 5. Status på REBI_USIT_januar 2015.pdf (77542/15) 6. PSR Sundheds-IT Januar 2015.pdf (77541/15) 13
Underskriftsside Mødet hævet kl. Finn Jensen Lars Demant Eva Nielsen Jytte Nielsen Niels Kragh-Thomsen Hanne Erbs Jesper Møller-Iversen Svend Ulka Petersen 14