Redegørelse til ressortministerierne om revisionen af de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af ordninger om refusion eller tilskud fra Staten vedrørende regnskabsåret 2010
Indholdsfortegnelse 1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten 3 2. Samlet konklusion på den udførte revision 4 3. Revisionsbemærkninger 4 3.1 Beskæftigelsesministeriets ressortområder 4 3.2 Socialministeriets ressortområder 5 3.3 Integrationsministeriets ressortområder 5 4. Redegørelse for den udførte revision 6 4.1 Overordnet regnskabsanalyse af det samlede regnskabsmateriale 6 4.2 Opgørelse af endelig restrefusion 6 4.3 Regnskab for Det lokale Beskæftigelsesråd 6 4.4 Lån efter Boligstøttelovgivningen 7 4.5 Opgørelse af statsrefusion og tilskud vedrørende integrationsområdet 7 4.6 Statsrefusion af særligt dyre enkeltsager i henhold til Servicelovens 176 8 4.7 Regnskab vedrørende statsrefusion til flaskehalsindsatsen 8 4.8 Systemafstemninger af de sociale udbetalingssystemer 9 4.9 Statusafstemninger 9 4.10 Revision af bevillingssager 9 5. Beskæftigelsesministeriets ressortområder 10 5.1 Vurdering af interne forretningsgange og ledelses- og kvalitetstilsyn inden for beskæftigelsesområdet 10 5.2 Kontanthjælp til modtagere efter beskæftigelseslovens 2, stk. 2 10 5.3 Kontanthjælp til modtagere efter beskæftigelseslovens 2 stk. 3 11 5.4 Særlig støtte efter aktivlovens 34 12 5.5 Revalidering og forrevalidering, samt tilbud og særlig støtte i forbindelse hermed efter Aktivloven og Beskæftigelsesloven 12 5.6 Sygedagpengeområdet 13 5.7 Revision af bevillingssager, jf. fleksjobforliget 13 5.8 Arbejdsløshedsdagpenge mv. til forsikrede ledige 15 5.9 Enkeltudgifter efter Aktivlovens 81, 82 og 85 15 5.10 Førtidspension mv. 15 5.11 Børneydelser efter Børnetilskudsloven 15 5.12 Boligstøtte 16 5.13 Folkepensioner samt helbredstillæg og personlige tillæg 16 5.14 Delpension 16 5.15 Fokusrevision 2010 Kontant- og starthjælpsområdet 16 5.16 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2009 23 6. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder 24 6.1 Integrationsydelse, tilbud, tilskud og hjælp i særlige tilfælde 24 6.2 Repatriering 24 6.3 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for 2009 25 7. Socialministeriets ressortområder 26 7.1 Generelt for sagsadministrationen i Børn og Unge 26 7.2 Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste og supplerende ydelse efter servicelovens 41 og 42 samt 43 26 7.3 Forebyggende og anbringende foranstaltninger, jf. Servicelovens 52, stk. 3-5 26 7.4 Merudgiftsydelse efter servicelovens 100 26 7.5 Botilbud, jf. servicelovens 107 111 27 7.6 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2009 27 8. Skatteministeriets områder 28 8.1 Børneydelser efter Børnefamilieydelsesloven 28 9. Fravalg af områder 29 2
1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har den 15. august 2011 afsluttet revisionen af Kommunens regnskab vedrørende de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, danske revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder. Bekendtgørelse nr. 1291 af 15. december 2009 om regnskab, revision, tilsyn mv. for statslige tilskud til kommunerne for perioden fra 1. august 2009 til 31. december 2009 til den aktive beskæftigelsesindsats for forsikrede ledige mv. Bekendtgørelse nr. 260 af 20. marts 2007 og ændringsbekendtgørelse nr. 752 af 9. juli 2009 om udbetaling, regnskabsaflæggelse og revision af statsligt løntilskud til kommunale og regionale arbejdsgivere vedrørende lov om en aktiv beskæftigelsesindsats og lov om servicejob. Bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om udbetaling af børnefamilieydelse til personer, der ikke er fuldt skattepligtige efter Kildeskattelovens 1 mv. og de kommunale revisorers revision af børnefamilieydelsen. Vi har i forbindelse med revisionen af områderne, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om Regnskabet er uden væsentlige fejl eller mangler, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved opgaveløsningen. De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Revisionen er i øvrigt udført med udgangspunkt i en talmæssig og kritisk gennemgang af Kommunens anmodning til Ressortministerierne om restafregning af refusion og tilskud fra Staten. Alle relevante opgørelser og specialregnskaber er inddraget. Ved revisionen af opgørelser, specialregnskaber og lignende er der foretaget afstemning til de enkelte hovedbogskonti. Bevillinger fra forskellige forsøgs- og andre puljer, der er tilgået Kommunen og regnskabsaflagt i løbet af året, er ligeledes revideret, jf. fortegnelsen i beretning vedrørende årsregnskabsrevisionen. Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af relevant bilagsmateriale, hvor vi bl.a. har påset, at bogføringen er behørigt dokumenteret, og at de autoriserede konteringsregler er fulgt. Desuden er det stikprøvevis kontrolleret, at det enkelte bilag er forskriftsmæssigt attesteret og anvist, ligesom det er påset, at der foreligger fornøden kvittering eller anden dokumentation for afholdte udgifter. For udgifter og indtægter, der er genstand for personbogføring, er der foretaget afstemning til regnskabsmaterialet, herunder relevante itmaterialer (registrantlister, periodeopgørelser, tillægs- og fradragslister og lignende). 3
2. Samlet konklusion på den udførte revision For de områder, der varetages i Børn og Unge er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration som helhed har været administreret hensigtsmæssigt og betryggende. Det er samtidig vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. Det er vores vurdering, at der er sket forbedringer i sagsadministrationen i forhold til 2009. På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder, der varetages i Voksenteamet i Center for Børn og Voksne, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret 2010. Det er samtidig vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. På baggrund af de samlede resultater af vores revision, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af de områder, som varetages i Arbejdsmarkedscentret og i Center for Politik og Borgerservice, og som har relation til de sociale, beskæftigelses- og sundhedsmæssige områder i Hørsholm Kommune som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret 2010. Det er samtidig vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger. Vi skal især fremhæve, at der for følgende områder er sket væsentlige forbedringer i forhold til resultaterne af revisionen for 2009: Kontanthjælp til modtagere efter beskæftigelseslovens 2, stk. 2 Revalidering og forrevalidering Sygedagpengeområdet. 3. Revisionsbemærkninger På grundlag af de konstaterede forhold afgiver vi nedenstående revisionsbemærkninger, som Kommunalbestyrelsen skal træffe afgørelse om. 3.1 Beskæftigelsesministeriets ressortområder 3.1.1 Kontanthjælp til personer tilhørende målgruppen for beskæftigelseslovens 2. nr. 3 Vi har foretaget gennemgang af 7 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har i denne forbindelse konstateret fejl i 6 af de 7 bevillingssager. Der henvises til punkt 5.3 under afsnittet Redegørelse for den udførte revision, for en nærmere beskrivelse af fejltyperne. De konstaterede fejl og mangler er basale og væsentlige i forhold til en hensigtsmæssig administration af enkeltsagerne, idet der eksempelvis er tale om manglende opfølgning på det individuelle kontaktforløb og sygeopfølgningsplaner, fejl og mangler ved udarbejdelse af jobplaner, fejlkontering af ydelser, samt fejl vedrørende rådighedsvurdering. Mange af fejlene har refusionsmæssig betydning. På baggrund af de konstaterede fejl samt det forhold, at der ligeledes blev konstateret en stor fejlmængde på området ved revisionen for 2009, afgiver vi bemærkning på området. Der henvises til punkt 5.3 under afsnittet Redegørelse for den udførte revision for beskrivelse af kommunens tiltag på området. 4
3.1.2 Revurderinger efter Aktivlovens 74c af modtagere af ledighedsydelse Vi har foretaget gennemgang af 1 bevillingssag, hvori der er bevilget ydelser efter Aktivlovens og Beskæftigelsesloven bestemmelser. Vi har i denne forbindelse konstateret fejl med betydning for revurderingsgrundlaget i bevillingssagen. Der henvises til punkt 5.7.2 under afsnittet Redegørelse for den udførte revision, for en nærmere beskrivelse af fejltyperne. Kommunen har generelt få sager af denne type, og i 2009 var der ingen sager, hvori der skulle afsluttes revurdering efter Aktivlovens 74c. Revisionen af sagerne for såvel 2008 som 2010 har imidlertid vist, at der i ingen af sagerne har været afsluttet rettidig revurdering efter Aktivlovens 74c. På denne baggrund vælger vi at afgive bemærkning for området. Der henvises til punkt 5.7.2 under afsnittet Revision af bevillingssager, jf. Fleksjobforliget for beskrivelse af kommunens tiltag på området. 3.2 Socialministeriets ressortområder Der er ikke konstateret forhold, som har givet anledning til bemærkninger for 2010. 3.3 Integrationsministeriets ressortområder 3.3.1 Introduktionsydelse efter Integrationslovens bestemmelser Vi har foretaget gennemgang af 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Integrationslovens bestemmelser. Vi har i denne forbindelse konstateret fejl i 3 af de 5 bevillingssager. Der henvises til punkt 6.1 under afsnittet Redegørelse for den udførte revision, for en nærmere beskrivelse af fejltyperne. Fejlmængden er mindre end ved revisionsgennemgangen for 2009, men eftersom flere af fejltyperne er de samme, det vil sige fejl og mangler i integrationskontrakterne samt manglende underskrevne erklæringer om integration og aktivt medborgerskab, vælger vi at afgive bemærkning på området. Der henvises til punkt 6.1 under afsnittet Redegørelse for den udførte revision for beskrivelse af kommunens tiltag på området. 5
4. Redegørelse for den udførte revision 4.1 Overordnet regnskabsanalyse af det samlede regnskabsmateriale I forbindelse med den afsluttende revision har vi ved brug af bl.a. vores it-værktøj, Kommunaldataanalyse foretaget en overordnet regnskabsanalyse af driftsregnskabet for regnskabsåret 2010. Resultaterne af denne overordnede analyse har ikke givet anledning til yderligere revisionshandlinger. 4.2 Opgørelse af endelig restrefusion Områder Samlet refusion 2009 Samlet refusion 2010 I Aktiv- og Servicelov 66.179.478 45.413.060 II Pensioner 534.617.702 535.030.454 III Børnetilskud 8.068.790 8.532.223 IV Dagpenge 60.600.575 55.438.468 V Delpension og fleksydelse 1.121.958 1.369.293 VI Forsikrede ledige 0 6.469.157 VIII Boligstøtte 41.703.809 31.321.401 VI Berigtigelser tidligere år 0 536.714 I alt 712.292.312 684.110.770 Vi har modtaget tilfredsstillende forklaringer på udviklingen mellem de to regnskabsår. I forbindelse med vores gennemgang af grundlaget for opgørelsen af statsrefusion har vi anvendt et af os udarbejdet analyseværktøj, Kommunaldataanalyse (KDA), hvor vi på grundlag af Kommunens registreringer i KMD s økonomisystem bl.a. har udarbejdet en rapport, som indeholder alle direkte registrerede udgifter og indtægter, som danner grundlag for hjemtagelse af statsrefusion. På grundlag af resultaterne af vores gennemgang af den endelige restrefusionsopgørelse for regnskabsåret 2010 er det vores vurdering, at denne er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende refusionsregler for området. Med udgangspunkt i foranstående er den endelige restrefusionsopgørelse vedrørende statsrefusion påtegnet uden forbehold. 4.3 Regnskab for Det lokale Beskæftigelsesråd Kommunens opgørelse over udgifter til Det lokale Beskæftigelsesråd udviser et forbrug på 819.451 kr. og et overført beløb til 2011 på 189.449 kr. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at de udgifter, der er afholdt, er i overensstemmelse med bevillingerne fra Beskæftigelsesrådet. 6
På baggrund af resultaterne af vores gennemgang af opgørelsen vedrørende midler til Det lokale Beskæftigelsesråd for regnskabsåret 2010 er vi af den opfattelse, at denne er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende retningslinjer for området. Vi er samtidig af den opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt grundlag for opgørelse af forbrugte midler og hjemtagelse af tilskud. Opgørelsen over midler til Det lokale Beskæftigelsesråd er påtegnet uden forbehold. 4.4 Lån efter Boligstøttelovgivningen Kommunens opgørelse over udgifter til boliglån efter boligstøttelovgivningen viser en samlet refusion for 2. halvår 2010 på 26.556 kr. På baggrund af resultaterne af vores gennemgang af refusionsopgørelsen vedrørende lån efter boligstøttelovgivningen er vi af den opfattelse, at opgørelsen er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende lovgivning. Vi er samtidig af den opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt udarbejdelse af opgørelse af lån efter boligstøttelovgivningen. Refusionsopgørelsen vedrørende lån efter boligstøttelovgivningen er påtegnet uden forbehold. 4.5 Opgørelse af statsrefusion og tilskud vedrørende integrationsområdet Områder Samlet refusion 2009 Samlet refusion 2010 1A: Ydelsesrefusion 563.553 702.832 1B: Hjælp til reintegration 0 37.510 2A: Grund- og programtilskud 1.751.680 1.833.084 3A: Resultattilskud 381.924 352.052 2B: Tilskud til undervisning for voksne 640.970 893.097 1C: Tilbagebetaling med refusion -5.987-5.990 2C: Danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 921.151 615.056 4: Berigtigelser vedr. tidligere år 0 0 I alt 4.253.291 4.427.641 Vi har modtaget tilfredsstillende forklaringer på forskellene mellem de to regnskabsår. 7
Grund-, program- og resultattilskud samt tilskud til undervisning i dansk som andet sprog for voksne er opgjort på grundlag af registreringer i Kommunens it-system over de borgere, som er omfattet af Integrationslovens bestemmelser om tilskud. Registreringerne i it-systemet indeholder bl.a. oplysninger om, hvilke måneder Kommunen har betalt for danskundervisning mv., ligesom der foreligger dokumentation for berettigelsen til hjemtagelse af resultattilskud. På baggrund af resultaterne af vores gennemgang af refusionsskemaet vedrørende Integrationslovens bestemmelser for regnskabsåret 2010 er vi af den opfattelse, at dette er udarbejdet fuldt ud i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster, registreringer i forhold til deltagelse i programaktiviteter mv. samt gældende refusionsregler for området. Vi er samtidig af den opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt hjemtagelse af statsrefusion og tilskud. Det endelige refusionsskema vedrørende statsrefusion og tilskud på integrationsområdet er påtegnet uden forbehold. 4.6 Statsrefusion af særligt dyre enkeltsager i henhold til Servicelovens 176 Kommunens opgørelse over statsrefusion i særligt dyre enkeltsager efter Servicelovens 176 udviser samlet statsrefusion på 4.661.138 kr. Vi har gennemgået grundlaget for refusionsopgørelsen, hvorunder vi har foretaget stikprøvevis kontrol af 5 bevillingssager. Vi har endvidere vurderet, om der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange, der kan medvirke til at sikre et korrekt grundlag for opgørelsen af statsrefusion i særligt dyre enkeltsager efter Servicelovens 176. På baggrund af de samlede resultater af vores gennemgang af statsrefusionsopgørelsen for særligt dyre enkeltsager for regnskabsåret 2010 samt vores overordnede vurdering af de etablerede forretningsgange er det vores opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt hjemtagelse af statsrefusion. Det er ligeledes vores opfattelse, at statsrefusionsopgørelsen er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende refusionsregler for området. Det endelige refusionsskema vedrørende særligt dyre enkeltsager er påtegnet uden forbehold. 4.7 Regnskab vedrørende statsrefusion til flaskehalsindsatsen Kommunens opgørelse over udgifter omfattet af flaskehalsbevillingen udviser refusionsberettigende udgifter for i alt 583.312 kr. Som grundlag for opgørelsen foreligger en oversigt specificeret på CPR-nr., fagbetegnelse, aktivitetsperiode, beløb mv. Vi har foretaget sammenholdelse mellem den udarbejdede oversigt og aktivitetslisten for 2010 fra Beskæftigelsesregion Hovedstaden og Sjælland. Herudover har vi stikprøvevis kontrolleret, at de på oversigten medtagne personer er omfattet af målgruppen for flaskehalsindsatsen. 8
På baggrund af resultaterne af vores gennemgang af refusionsopgørelsen for Flaskehalsindsatsen for regnskabsåret 2010 er vi af den opfattelse, at dette er udarbejdet fuldt ud i overensstemmelse med regnskabets bogførte poster og gældende refusionsregler for området. Vi er samtidig af den opfattelse, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange til sikring af korrekt hjemtagelse af statsrefusion. 4.8 Systemafstemninger af de sociale udbetalingssystemer I forbindelse med vores afsluttende regnskabsanalytiske gennemgang har vi påset, om der foreligger afstemninger mellem de udbetalte beløb fra it-systemerne i 2010, økonomisystemet og indberetninger til SKAT. Det er vores vurdering, at der som helhed foreligger tilfredsstillende afstemninger af ydelsessystemerne og tilhørende personregistranter til bogføringen, ligesom der som helhed foreligger tilfredsstillende afstemninger i forhold til indberetninger til SKAT af A-indkomst, A-skat, AM-bidrag og ATP. 4.9 Statusafstemninger I forbindelse med vores afsluttende regnskabsanalytiske gennemgang har vi stikprøvevis påset, at statuskonti med tilknytning til de sociale- og beskæftigelsesmæssige områder foreligger afstemt. Der foreligger et velgennemarbejdet materiale med specifikationer af alle væsentlige statuskonti pr. ultimo 2010. Det er vores vurdering, at der er sket en væsentlig forbedring af området, samt at dette som helhed er varetaget tilfredsstillende. 4.10 Revision af bevillingssager Vi har tilrettelagt revisionen af bevillingssager efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser og har i den forbindelse aflagt besøg i de enkelte afdelinger i Kommunen i regnskabsåret 2010. Formålet med revisionsbesøgene i afdelingerne har været at vurdere, hvorvidt der i Kommunen er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og ved driften af de virksomheder, der er omfattet af regnskabet for 2010. Vi har ved besøgene stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). Revisionen af bevillingssager inden for de nævnte hovedområder er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Vi har derudover ved udvælgelsen af stikprøverne særligt vægtet nyetablerede bevillingssager på hovedområder, hvor der er adgang til at udøve et skøn. Endelig har vi stikprøvevis efterprøvet, om man ved etablering af nye bevillingssager og ved den løbende lovpligtige opfølgning har udnyttet de tilgængelige muligheder for at foretage elektronisk kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder om der i fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysningerne fra forskellige registre for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige eller uberettigede ydelser. 9
Redegørelse til ressortministerierne af omfang samt resultater af revisionen af bevillingssager 5. Beskæftigelsesministeriets ressortområder 5.1 Vurdering af interne forretningsgange og ledelses- og kvalitetstilsyn inden for beskæftigelsesområdet 5.1.1 Vurdering af interne forretningsgange og ledelses- og kvalitetstilsyn inden for beskæftigelsesområdet Vi har som led i revisionen af Hørsholm Kommunes regnskaber for 2010 vurderet, om det internt beskrevne grundlag for sagsadministrationen er dækkende og hensigtsmæssigt, samt om det efterleves. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision vurderet og efterprøvet væsentlige forretningsgange. Endelig har vi som led i revisionen vurderet, om der er etableret et hensigtsmæssigt og betryggende internt ledelses- og kvalitetstilsyn. På grundlag af resultaterne af den samlede gennemgang er det vores vurdering, at der som helhed er etableret et godt administrationsgrundlag, herunder at der som helhed er tilrettelagt et tilfredsstillende og hensigtsmæssigt internt ledelses- og kvalitetstilsyn for beskæftigelsesområdet. Det er ligeledes vores opfattelse, at de fastlagte retningslinjer som helhed efterleves. 5.2 Kontanthjælp til modtagere efter beskæftigelseslovens 2, stk. 2 Vi har udvalgt 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Aktivloven og Beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt ud fra aktuel sagsliste i KMD Opera. Der har ved gennemgangen været fokus på perioden fra 2. halvår 2010 til datoen for sagsgennemgangen, 6. april 2011. Vi har konstateret fejl i 2 af bevillingssagerne, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 1 bevillingssag har Jobhuset ikke orienteret om ansøgers delvise udeblivelse fra aktivt tilbud visse dage. Sagsbehandler vurderer, at der nok ikke skulle have været sanktioneret under alle omstændigheder, hvorfor fejlen i den konkrete sag ikke har haft udbetalings eller refusionsmæssig betydning. I 1 bevillingssag er det vurderet, at ansøger skulle sanktioneres, men der er ikke blevet indstillet til sanktion ved Ydelsescenteret. Fejlen har haft udbetalings og refusionsmæssig betydning. I 1 bevillingssag er forsørgelsesydelsen i en periode konteret som passiv ydelse, selvom ansøgerne har været i aktive tilbud. Fejlene har haft refusionsmæssig betydning. Til trods for de konstaterede fejl er det, på baggrund af de samlede resultater af revisionsgennemgangen, vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. Det ses endvidere, at der er sket store forbedringer på området siden revisionsgennemgangen for 2009, hvor der blev konstateret fejl i alle de gennemgåede bevillingssager. Vi anbefaler dog, at der fremadrettet skal være endnu mere fokus på anvendelse af sanktioner ved fravær fra aktive tilbud eller begrundelser for, hvorfor der ikke gennemføres sanktioner. 10
Det er aftalt, at der vil blive foretaget de fornødne refusionsmæssige berigtigelser i forbindelse med opgørelse af statsrefusionen for 2011. 5.3 Kontanthjælp til modtagere efter beskæftigelseslovens 2 stk. 3 Vi har udvalgt 7 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivloven og beskæftigelsesloven. Udvælgelsen er sket tilfældigt ud fra aktuel sagsliste over LAB 2.3 Kontanthjælp eller starthjælp i KMD Opera. Der har ved gennemgangen været fokus på perioden fra 2. halvår 2010 til datoen for sagsgennemgangen, 6. april 2011. Vi har konstateret fejl i 6 af bevillingssagerne, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 2 bevillingssager er der konstateret fejl og mangler i udarbejdelsen af jobplaner. Fejlene kan have haft udbetalings og refusionsmæssig betydning. I 3 bevillingssager ses der ikke at være taget stilling til behovet for udarbejdelse af sygeopfølgningsplan efter Aktivlovens 12 b. Fejlene kan have haft refusionsmæssig betydning. I 1 bevillingssag er der ikke foretaget rådighedsvurdering eller indstillet til sanktioner, selvom dette umiddelbart synes hensigtsmæssigt. Fejlen kan have haft udbetalings og refusionsmæssig betydning. I 3 bevillingssager er det ikke dokumenteret, at der er afholdt individuelt kontaktforløb med maks. 3 måneders intervaller. Fejlene kan have haft udbetalings og refusionsmæssig betydning. I 3 bevillingssager er forsørgelsesydelsen i perioder ikke konteret i overensstemmelse med ansøgers aktivitetsstatus. Fejlene har refusionsmæssig betydning. Der er konstateret en del af de samme fejl som ved revisionen for 2009, blandt andet manglende sygeopfølgningsplaner, manglende rettidighed i afholdelsen af individuelt kontaktforløb samt fejl og mangler i forbindelse med udarbejdelse af jobplaner. Således er det på baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen vores opfattelse, at området fortsat ikke fuldt ud administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt, hvorfor vi har afgivet revisionsbemærkning f0r området, jf. punkt 3.1.1. Jobcenteret oplyser at være opmærksomme på udfordringerne i forhold til afholdelse af rettidige jobsamtaler, udarbejdelse af sygeopfølgningsplaner og udarbejdelse af jobplaner til tiden. I 2010 har der været fokus på at indarbejde arbejdsgangsrutiner i forhold til registrering i KMD Opera for at optimere rettidighed og minimere fejlkonteringer. Denne opgave fortsætter i 2011 med henblik på at imødekomme de udfordringer, der er i forhold til rettidighed på jobsamtaler, udarbejdelse af korrekte jobplaner samt udarbejdelse af sygeopfølgningsplaner. Vi er opmærksomme på, at Hørsholm Kommune efterfølgende har udtaget og gennemgået et antal for at konstatere om der er sket en bedring i fejlprocenten. Endvidere er det blevet oplyst, at Hørsholm Kommune fra. 1. august 2011 har indført en øget ledelseskontrol på området. 11
5.4 Særlig støtte efter aktivlovens 34 I tilknytning til vores revision af bevillingssager med kontanthjælpsudbetalinger har vi gennemgået grundlaget for ydelser efter aktivlovens 34 i 3 bevillingssager. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. 5.5 Revalidering og forrevalidering, samt tilbud og særlig støtte i forbindelse hermed efter Aktivloven og Beskæftigelsesloven 5.5.1 Revalidering Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Udvælgelsen er sket tilfældigt ud fra aktuel sagsliste i KMD Opera. Der har ved udvælgelsen været særligt fokus på andet halvår 2010. Vi har konstateret fejl i 3 af bevillingssagerne, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 1 bevillingssag er den udarbejdede ressourceprofil i KMD Arbejdsevnemetode fra 2008, og der er heri ikke taget stilling til ansøgers arbejdsevne. Således har det ikke været muligt at se, på hvilken baggrund, ansøger er bevilget revalidering. Fejlen kan have haft udbetalings og refusionsmæssig betydning. I 1 bevillingssag er konklusionen i ressourceprofilen samt stillingtagen til revalideringsberettigelse udarbejdet ca. 1½ måned efter, revalideringsforløbet er iværksat. Fejlen har i den konkrete sag ikke haft udbetalings eller refusionsmæssig betydning. I 1 bevillingssag er jobplanen udarbejdet ca. 1½ måned efter, revalideringsforløbet er iværksat. Fejlen har i den konkrete sag ikke haft udbetalings eller refusionsmæssig betydning. 5.5.2 Forrevalidering Vi har udvalgt 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Aktivloven og Beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt fra aktuel sagsliste i KMD Opera pr. 11. april 2010. Vi har konstateret fejl i 3 af bevillingssagerne, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 2 bevillingssager er jobplanerne udarbejdet efter, forrevalideringsforløbet er påbegyndt. Fejlene har i de konkrete sager ikke haft udbetalings eller refusionsmæssig betydning. I 1 bevillingssag er der ikke udarbejdet jobplan for forrevalideringsforløbet. Fejlen har på nuværende tidspunkt ikke haft udbetalings eller refusionsmæssig betydning men kan få det, såfremt der skal sanktioneres for udeblivelser fra tilbud. I 1 bevillingssag er det ikke dokumenteret i sagen, at der har været afholdt opfølgning på det individuelle kontaktforløb med maks. 3 måneders intervaller. Fejlen kan have haft udbetalings og refusionsmæssig betydning. Til trods for de konstaterede fejl er det vores opfattelse, at der er sket store forbedringer i administrationen af området siden revisionsgennemgangen for 2009. Ved nærværende gennemgang er der eksempelvis ikke konstateret fejl i forbindelse med udarbejdelsen af ressourceprofilerne og dermed selve grundlaget for at bevilge forrevalidering, hvilket var et problem ved revisionsgennemgangen for 2009. 12
5.5.3 Samlet konklusion for revalidering og forrevalidering Der er sket store forbedringer på området siden revisionsgennemgangen for 2009, hvor der blev afgivet bemærkninger på området grundet de omfattende fejl. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det således vores opfattelse, at området nu som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. Vi anbefaler dog, at der skal være fokus på udarbejdelse af såvel ressourceprofiler som jobplaner forud for opstart på revaliderings eller forrevalideringsforløb med henblik på at sikre, at ansøger tilhører målgruppen for revalidering, samt at der lægges en realistisk jobplan. 5.6 Sygedagpengeområdet 5.6.1 Dagpenge ved sygdom og fødsel med en varighed under 52 uger Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter dagpengelovens bestemmelser. Udvælgelsen er sket tilfældigt ud fra aktuel sagsliste i KMD Opera. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. 5.6.2 Dagpenge ved sygdom og fødsel med en varighed over 52 uger Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter dagpengelovens bestemmelser. Udvælgelsen er sket tilfældigt ud fra sagsliste i KMD Opera. Vi har konstateret fejl i 2 af bevillingssagerne, som kan henføres til, at der ikke kontinuerligt har været afholdt rettidige opfølgninger efter dagpengelovens bestemmelser. På baggrund af Afbureaukratiseringsaftalen har fejlene ikke haft refusionsmæssig betydning. Det bemærkes endvidere, at den manglende rettidighed i opfølgningerne udelukkende har fundet sted i 1. halvår af 2010, mens der i andet halvår er fulgt rettidigt op i alle sagerne. 5.6.3 Samlet konklusion for sygedagpengeområdet Det er vores vurdering, at der er sket store forbedringer på området siden revisionsgennemgangen for 2009, hvor der blev konstateret manglende rettidighed i alle de gennemgåede sager samt fejl i forlængelsesgrundlaget i 1 af bevillingssager. Samtidig er der sket en højere grad af ensretning i selve den praktiske administration af bevillingssagerne. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det således vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.7 Revision af bevillingssager, jf. fleksjobforliget Ved revisionen af området fleksjob og ledighedsydelse har vi, begrundet i ændringslov nr. 565 af 9. juni 2006 9 stk. 2, haft et særligt fokus på, om der var udarbejdet et dokumenteret grundlag for: Visitation til og bevilling af fleksjob, jf. Beskæftigelseslovens 70 a (nye bevillingssager) Fortsat berettigelse, jf. Aktivlovens 74 c (gamle bevillingssager) 13
5.7.1 Nytilkendelser efter Beskæftigelseslovens 70a Vi har foretaget revision af 12 bevillingssager, hvori ansøger er visiteret til fleksjob i perioden 1. januar 2010 til 31. december 2010. Udvælgelsen er foretaget ud fra sagsliste udleveret af kommunen, hvor vi har valgt hver anden sag på listen. De udtagne stikprøver svarer til 50 % af totalbeholdningen inden for kategorien. Vi har ikke konstateret fejl med betydning for tilkendelsesgrundlaget, jf. beskæftigelseslovens 70a, i de gennemgåede sager, men vi har konstateret fejl i 1 af bevillingssagerne, som kan henføres til, at der i en periode ikke har været afholdt rettidigt kontaktforløb efter beskæftigelseslovens 73a. Fejlen har ikke umiddelbart udbetalings- eller refusionsmæssig betydning. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.7.2 Revurderinger efter Aktivlovens 74c Vi har foretaget revision af 1 af de udvalgte 2 bevillingssager, hvori der skulle være foretaget revurdering i 2010. I den anden bevillingssag skulle revurderingen først være afsluttet i 2011. Udvælgelsen er foretaget ud fra sagsliste udleveret af kommunen, hvor vi har valgt hver anden sag på listen. De udtagne stikprøver svarer til 50 % af totalbeholdningen inden for kategorien. Vi har konstateret fejl i den gennemgåede bevillingssag, som kan henføres til, at der ikke er afsluttet revurdering efter aktivlovens 74c. Fejlen har refusionsmæssig betydning. Der er således konstateret fejl med betydning for revurderingen i mere end 20 % af bevillingssagerne. Kommunen oplyser at være opmærksomme på, at Jobcentret skal have opmærksomhed på at få foretaget revurderinger af fleksjobsagerne. Der overvejes en omorganisering af medarbejdergruppen med henblik på at få samlet ekspertisen på området og lettere kunne implementere reglerne korrekt. Desuden har der i marts måned 2011 været afholdt en intern kursusdag med ekstern underviser, som har undervist personalet i reglerne på området for at opkvalificere arbejdet omkring revurderinger. Dette delområde har i tidligere år været fejlbehæftet med samme omfang og art. Vi har derfor valgt at afgive revisionsbemærkning for 2010, jf. foranstående punkt 3.1.2 Revurderinger efter aktivlovens 74c. 5.7.3 Revurderinger efter Aktivlovens 74c fra 2008 Jf. fleksjobforliget er der tidligere gennemgået 50 % af de bevillingssager, hvori der skulle foretages revurdering efter Aktivlovens 74c i 2008. På baggrund af decisionsskrivelse fra Beskæftigelsesministeriet skulle de resterende 50 % af bevillingssagerne, i alt 1 bevillingssag, ligeledes gennemgås. Vi har således foretaget revision af 1 bevillingssag, hvori der skulle være foretaget revurdering i 2008. Vi har konstateret, at der ikke er foretaget revurdering efter aktivlovens 74c i 2008. Fejlen kan have refusionsmæssig betydning. 14
5.8 Arbejdsløshedsdagpenge mv. til forsikrede ledige Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og beskæftigelseslovens bestemmelser. Udvælgelsen er sket tilfældigt ud fra kommunens bogføring i 2010. Vi har konstateret fejl i 3 af bevillingssagerne, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 2 bevillingssager er der ikke fulgt op på det individuelle kontaktforløb med højst 3 måneders intervaller. Fejlene har ikke umiddelbart betydning for den kommunale medfinansiering. I 1 bevillingssag synes der ikke rettidigt at være afgivet aktivt tilbud efter Beskæftigelseslovens kapitel 16 om ret og pligt til tilbud. Fejlen har ikke betydning for den kommunale medfinansiering. Til trods for de konstaterede fejl er det vores opfattelse, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. Vi anbefaler dog fokus på, at der altid afgives aktive tilbud rettidigt jf. reglerne om ret og pligt til tilbud i Beskæftigelseslovens kapitel 16, eftersom manglende overholdelse af disse regler pr. 1. januar 2011 betyder 100% kommunal finansiering af arbejdsløshedsdagpengene. Endvidere anbefaler vi fokus på, at der følges op på det individuelle kontaktforløb med maks. 3 måneders intervaller med henblik på at sikre kontinuitet og sammenhæng i sagsbehandlingen. 5.9 Enkeltudgifter efter Aktivlovens 81, 82 og 85 Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Aktivlovens 81, 82 og 85. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt på grundlag af Kommunens bogføring for 2010, idet det er tilstræbt at udvælge sager med flere typer af ydelser. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. På baggrund af de samlede resultater af sagsgennemgangen er det vores opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.10 Førtidspension mv. Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget førtidspension efter pensionsloven. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt på grundlag liste fra Kommunen over alle førtidspensionstilkendelser i 2010. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. På baggrund af resultaterne af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og betryggende og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.11 Børneydelser efter Børnetilskudsloven Vi har udvalgt 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Børnetilskudsloven. Udvælgelsen af børnetilskudssager er foretaget tilfældigt på grundlag af registreringer i KMD Børneydelse for 2010. Udvælgelsen af børnebidragssager er foretaget tilfældigt på grundlag af registreringer i Bidragssystemet for 2010. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. 15
På baggrund af de samlede resultater af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og betryggende og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.12 Boligstøtte Vi har udvalgt 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Boligstøtteloven. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt på grundlag af uddata fra boligstøttesystemet for 2010. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. På baggrund af resultaterne af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og betryggende og i overensstemmelse med gældende lovgivning samt principielle afgørelser. 5.13 Folkepensioner samt helbredstillæg og personlige tillæg Vi har udvalgt 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Pensionsloven. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt på grundlag af lister over helbredstillæg i KMD On Demand for 2010. I det omfang der har været udbetalt helbredstillæg og personlige tillæg i de udvalgte sager, er disse forhold samtidig revideret. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede bevillingssager. På baggrund af resultaterne af vores gennemgang er vi af den opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og betryggende og i overensstemmelse med gældende lovgivning og principielle afgørelser på området. 5.14 Delpension Vi har foretaget revision af 1 bevillingssag, hvori der er bevilget delpension. Sagen udgør 100 % af sagsmængden, jf. kommunens bogføring for 2010. Vi har ikke konstateret fejl i den gennemgåede bevillingssag. På baggrund af de samlede resultater af sagsrevisionen er det vores opfattelse, at området fuldt ud administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med gældende regelsæt. 5.15 Fokusrevision 2010 Kontant- og starthjælpsområdet I tilknytning til den årlige rapportering over for Beskæftigelsesministeriet skal revisionen redegøre for resultaterne af en særlig fokusrevision for 2010, hvis fokuspunkter er udmeldt til alle kommunalbestyrelser/byråd og de kommunale revisorer, jf. Arbejdsdirektoratets skrivelse af 3. maj 2010. Der er foretaget en digital indberetning af resultaterne af Fokusrevisionen, senest den 25. juni 2010. Den detaljerede redegørelse / indberetning som følge af den særlige fokusrevision fremgår efter følgende. 16
1. Opfølgning og kontering af udgifter til kontanthjælp Her er fokus på, om den enkelte kommune har organiseret sig hensigtsmæssigt med henblik på refusionsmæssig opfølgning i personsager, der skifter status fra aktiv til passiv og vice versa, og i sager, hvor tilbud gives med forsinkelse, eller hvor kommunen ikke har foretaget en vurdering af behovet for en plan for sygeopfølgning, udarbejdet en sådan plan eller foretaget opfølgning af planen Følgende spørgsmål besvares ja / nej: Ja Nej a. Har kommunen generelle retningslinjer på kontanthjælpsområdet på baggrund af politiske beslutninger fx i kommunalbestyrelse/byråd/politiske udvalg? b. Har kommunen generelt velbeskrevne administrative procedurer og sagsflow på området? b2 Har kommunen generelt velbeskrevne administrative procedurer og sagsflow på området omkring kontanthjælpsmodtagere hos andre aktører? c. Har kommunen fastlagt administrative procedurer, der sikrer, at den enkelte kontanthjælpsmodtager får sit obligatoriske tilbud til tiden? d. Har kommunen fastlagt administrative procedurer, der sikrer løbende opfølgning på (fx. via jobindsats.dk), om kommunens kontanthjælpsmodtagere generelt får obligatoriske tilbud til tiden? e. Har kommunen fastlagt administrative procedurer, der sikrer, at kontanthjælpen til kontanthjælpsmodtagere, der ikke får et obligatorisk tilbud til tiden, løbende omkonteres til en autoriseret gruppering i budget- og regnskabssystemet uden statsrefusion? f. Har kommunen fastlagt administrative procedurer, der sikrer, at kontanthjælpen til kontanthjælpsmodtagere, hvor kommunen ikke har foretaget en vurdering af behovet for en plan for sygeopfølgning, udarbejdet en sådan plan eller foretaget opfølgning af planen løbende omkonteres til en autoriseret gruppering i budgetog regnskabssystemet uden statsrefusion? g. Har kommunen fastlagt administrative procedurer, der sikrer, at kontanthjælpen til kontanthjælpsmodtagere, der ophører i et tilbud, løbende omkonteres til en autoriseret gruppering i budget- og regnskabssystemet med statsrefusion på 35 procent? h. Har kommunen fastlagt administrative procedurer, der sikrer, at kontanthjælpen til kontanthjælpsmodtagere, der påbegynder et tilbud til tiden, løbende omkonteres til en autoriseret gruppering i budget- og regnskabssystemet med statsrefusion på 65 procent? 17
Er det revisors opfattelse, at kommunen generelt har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for opfølgning og kontering af kontanthjælp? Ja Nej Revisors eventuelle bemærkninger/anbefalinger: (åbent tekst-felt) Ad B: Kommunen arbejder på at få beskrevet væsentlige forretningsgange for alle væsentlige områder indenfor Beskæftigelsesområdet. Ad B2: Kommunen har ikke udlagt myndighedsopgaver til andre aktører. Ad C: Den enkelte sagsbehandler skal indberette advis i Opera til brug for sikring af gennemførelse af rettidigt kontaktforløb, tilbud til tiden mv. Ad E: Kommunen følger løbende op på Regionens rettidighedstal, men disse kan ikke anvendes til kontrol af, for hvilke sager der ikke er afgivet rettidigt tilbud. Det er ikke muligt at hente udtræk fra de anvendte itsystemer til at følge op på, om der er givet tilbud til tiden. Dette kan kun gøres ved et meget omfattende manuelt arbejde. Vi anbefaler, at kommunen tilrettelægger procedurer til sikring af, at der foretages omkontering til en konto uden statsrefusion i de sager, hvor der ved den løbende interne kontrol konstateres, at der ikke er givet tilbud rettidigt. Ad F: Kommunen har ikke fastlagt procedurer for løbende omkontering af kontanthjælpen i sager med mangler i forhold til sygeopfølgningsplaner, da det til enhver tid beror på en konkret vurdering af, hvorvidt en sygeopfølgningsplan skal udarbejdes. Det er således ikke muligt at trække lister over, hvor mange og hvilke sager, det drejer sig om. Dog sikrer kommunen sig, at der foretages omkontering til en konto uden statsrefusion i de sager, hvor der ved det interne kontrol- og ledelsestilsyn konstateres, at der fejlagtigt ikke er foretaget vurdering af behovet for en plan for sygeopfølgning, udarbejdet en sådan plane eller foretaget opfølgning på planen. Følgende spørgsmål vedrørende ledelsestilsyn/interne kontroller besvares ja/nej/delvis Ja Nej Delvis i. Har kommunen dokumenterede interne kontrolprocedurer, herunder retningslinjer for dokumentations- og kvalitetskontrol, der sikrer konteringsmæssig opfølgning i de enkelte sager? j. Har kommunen fulgt de opstillede retningslinjer for kontrol? k. Har kommunen etableret og gennemført ledelsestilsyn på området? l. Afrapporteres ledelsestilsynet? 18
Ja Nej Er det revisors opfattelse, at kommunen generelt har udført betryggende ledelsestilsyn/interne kontroller for opfølgning og kontering? Revisors eventuelle bemærkninger/anbefalinger: (åbent tekst-felt) Ingen bemærkninger. 19
2. Hjemtagelse af korrekt refusion At den enkelte kommune har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for hjemtagelse af korrekt refusion på kontant- og starthjælp fordelt på autoriserede grupperinger i budget- og regnskabssystemet med hhv. 35 og 65 procent i statsrefusion og på autoriserede grupperinger uden statsrefusion. Følgende spørgsmål besvares ja / nej: Ja Nej a. Har kommunen fastlagt administrative producerer for hjemtagelse af retmæssig korrekt refusion til henholdsvis aktiv og passiv kontanthjælp for det kommende kvartal? b. Har kommunen fastlagt administrative producerer for hjemtagelse af retmæssig korrekt refusion til henholdsvis aktiv og passiv kontanthjælp for indeværende kvartal? c. Har kommunen fastlagt administrative producerer, der følger op på forsinkelser i afgivelse af tilbud inden hjemtagelse af refusioner til det indeværende og for det kommende kvartal? C1 Har kommunen it-baserede redskaber, der understøtter, at der følges op på forsinkelser i afgivelse af tilbud? d. Har kommunen kontrolprocedurer, der sikrer opfølgning på forsinkelser i afgivelse af tilbud inden hjemtagelse af refusioner for det kommende kvartal? e. Har kommunen dokumenterede interne kontrolprocedurer, herunder retningslinjer for dokumentations- og kvalitetskontrol, der sikrer opfølgning på sygdom inden hjemtagelse af refusioner for det kommende kvartal? f. Har kommunen fulgt de opstillede retningslinjer for kontrol? g. Har kommunen etableret og gennemført ledelsestilsyn på området? h. Afrapporteres ledelsestilsynet? Er det revisors opfattelse, at kommunen generelt har tilrettelagt og fulgt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for hjemtagelse af korrekt refusion? Ja Nej Revisors eventuelle bemærkninger/anbefalinger: (åbent tekst-felt) Ad C + D + E: Dette sker i det omfang det er muligt. 20
3. Berigtigelse af fejlagtig hjemtaget refusion Her er fokus på, om den enkelte kommune har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for berigtigelse af fejlagtig hjemtaget refusion Følgende spørgsmål besvares ja / nej: Ja Nej a. Har kommunen fastlagt administrative producerer for berigtigelse af fejlagtig hjemtaget refusion til henholdsvis aktiv og passiv kontanthjælp? b. Har kommunen fastlagt administrative producerer for berigtigelse af fejlagtig hjemtaget refusion til personer, der ikke har fået obligatorisk tilbud til tiden? c. Har kommunen fastlagt administrative producerer for berigtigelse af fejlagtig hjemtaget refusion til personer, hvor kommunen ikke har foretaget opfølgning ved sygdom? Ja Nej Er det revisors opfattelse, at kommunen generelt har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for berigtigelse af fejlagtig hjemtaget refusion? Revisors eventuelle bemærkninger/anbefalinger: (åbent tekst-felt) Ad B: Der henvises til kommentarer vedr. punkt 1E. Følgende spørgsmål vedrørende ledelsestilsyn/interne kontroller besvares ja/nej/delvis Ja Nej Delvis d. Har kommunen, dokumenterede interne kontrolprocedurer, herunder retningslinjer for dokumentations- og kvalitetskontrol, der sikrer tilstrækkelig opfølgning på berigtigelser ved hjemtagelse af refusioner? e. Har kommunen fulgt de opstillede retningslinjer for kontrol? f. Har kommunen etableret og gennemført ledelsestilsyn på området? g. Afrapporteres ledelsestilsynet? 21
Ja Nej Er det revisors opfattelse, at kommunen generelt har tilrettelagt og fulgt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange for ledelsestilsyn/interne kontroller? Revisors eventuelle bemærkninger/anbefalinger: (åbent tekst-felt) Kommunen har ikke tilrettelagt et konkret internt ledelses- og kvalitetstilsyn for hjemtagelse af statsrefusion, herunder for berigtigelser. Det er dog vores vurdering, at de eksisterende interne procedurer sikrer tilstrækkelig opfølgning på hjemtagelse af statsrefusion, herunder for de berigtigelser, som leveres fra fagforvaltningerne. Dog med undtagelse af de forhold, som er beskrevet under punkt 1E. Følgende spørgsmål besvares ud fra kategorierne: ugentligt/månedligt/1 gang i kvt./halvårligt/årligt Ugentligt Månedligt 1 gang i h. Hvor ofte foretages der ledelsestilsyn? kvt. Halvårligt Årligt i. Hvor ofte foretages der interne kontroller, herunder dokumentations- og kvalitetskontrol? 22
4. Undersøgelse af enkeltsager Fokusrevisionen skal også omfatte et antal enkeltsager. Udtagelse af 20 tilfældigt udvalgte sager For det første 20 tilfældigt udvalgte sager, hvor revisionen undersøger, om der er givet tilbud til tiden, og om konteringen er foretaget korrekt. Antallet af sager kan være mindre, hvis kommunen har under 20.000 indbyggere, dog minimum 12 sager. a. Antal sager revisor har udtaget: (besvares med at indtaste antal sager). 20 b. I hvor mange af de udtagne sager er der ikke givet tilbud til tiden: (besvares med at indtaste antal sager som xx sager ud af yy sager ). c. I hvor mange af de sager, der ikke er givet tilbud til tiden er der sket fejlkontering: (besvares med at indtaste antal sager som xx sager ud af yy sager ). Udtagelse af 10 sager, hvor der ikke er givet tilbud til tiden For det andet skal fokusrevisionen omfatte 10 sager, hvor revisor har konstateret, at der ikke er givet tilbud til tiden, og hvor det skal undersøges, om konteringen er foretaget korrekt. De 10 sager, hvor der ikke er givet tilbud til tiden, kan evt. helt eller delvist være sager, der er fundet ved gennemgangen af de 20(12) tilfældigt udvalgte sager. d. Antal sager revisor har udtaget: (besvares med at indtaste antal sager). 10 e. I hvor mange af de udtagne sager, er der sket fejlkontering: (besvares med at indtaste antal sager). 5.16 Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2009 Vi har modtaget Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse af 29. marts 2011 vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2009 for Hørsholm Kommune. Ministeriet anmoder om tilbagemelding for følgende forhold: Kontant- og starthjælp samt revalidering og forrevalidering Vi kan henvise til foranstående punkt 3.1.1 under Bemærkningsafsnittet, samt punkterne 5.2, 5.3 og 5.5. 23