Revideret ultimo 2014 KOMBIT strategi 2013-2017
Kommunernes ejerskab til KOMBITs fællesløsninger skal styrkes Kommunernes involvering i KOMBIT i dag KOMBIT har eksisteret i fem år som et it-fællesskab, der varetager fælleskommunale it-indkøb og it-leverandørstyring for kommunerne. I denne periode har KOMBIT skabt gevinster for kommunerne på 1,89 mia. kr. Kommunerne har påbegyndt rejsen mod at hjemtage ansvaret for it-løsningerne fra KMD. Det er sket ved at stå sammen om det fælles monopolbrud, og via tilslutningsaftaler er opgaven placeret i KOMBIT. Udbuddene på monopolområdet er nu i gang. En række fælleskommunale løsninger er indkøbt og idriftsat. For disse løsninger fastholder KOMBIT leverandør styringen af drift og videreudvikling og sikrer løbende genudbud. Forvaltningsfasen fylder mere, og prioritering af ressourceforbrug til videreudvikling er stadig mere aktuel. KOMBIT er blevet det fælles instrument, som kommunerne har til at løse de fælles opgaver på it-området. Strategien for KOMBIT er i høj grad en afklaring af, hvilke opgaver kommunerne skal løse i fællesskab som kommunal sektor og hvilke opgaver, den enkelte kommune skal kunne løse selv. KOMBITs nuværende strategi gælder til og med 2017. Selv om aktiviteterne for monopolbruddet kulminerer over de næste år, og de ledige ressourcer til andre aktiviteter derfor er meget begrænsede, kan der være behov for at give strategien et eftersyn. Kommunerne står over for en omfattende opgave i for bindelse med implementering af nye løsninger. Det kræver en skarp prioritering af kommunernes og KOMBITs kapacitet. En tilpasning til et mere åbent it-marked med flere leveran dører stiller nye krav til både kommuner og leverandører. Nogle kommuner vil vælge at udbygge it-samarbejdet med andre kommuner, ligesom leverandørerne slår sig sammen. Der vil komme fokus på, hvordan digitalisering på en helt anden og bedre måde kan understøtte effektive kommunale arbejdspladser gennem bedre sammenhæng mellem systemerne, adgang til data, automatisering, øget selvbetjening osv. Der kommer øget tværoffentligt samarbejde: Samarbejde om fælles infrastruktur og anvendelse af fælles komponenter og en styrkelse af den fælles governance, der er forudsætningen for et stærkere samarbejde om digitalisering. På de mange områder, hvor der også er behov for regelforenkling, får KL en væsentlig rolle. KOMBIT er kommunernes it-fællesskab. Her løses de opgaver i fællesskab, som ellers skulle have været håndteret i hver enkelt kommune. Forudsætningen for at overlade disse opgaver til KOMBIT er, at den enkelte kommune har indflydelse på løsningen og mulighed for at involvere sig i arbejdet. KOMBIT ønsker at styrke kommunernes involvering, når løsningerne skal fastlægges, eller når der skal prioriteres videreudvikling og omkostninger. Ansvaret for at der træffes beslutninger, ligger i projekternes styregruppe, hvor mindst to kommuner deltager. Her er KL også repræ senteret. Til gengæld har styregrupperne ikke en fast model for, hvordan kommunerne involveres. Det foreslås, at der inden for en 3-4 fagområder etableres et repræsentantskab, hvor hver kommune på ledelsesniveau inviteres til at deltage i et årligt møde. Her redegør de kommunale styregrupper for status på de løsninger, der er på området, ligesom der drøftes planer, som er for det kommende år. Repræsentantskaberne bør omfatte samlede opgavedomæner i kommunerne svarende til den kommunale digitaliseringsstrategi og de er rådgivende for styregrupperne. Derved får alle kommuner mulighed for at indgå i dialogen om de forskellige it-løsninger, der understøtter et domæne som fx Social og beskæftigelse (Digitalisering Udsatte Børn og Unge (DUBU), Kommu nernes Ydelsessystem (KY) og Kommunernes Sygedag pengesystem (KSD)), Teknik og miljø (Byg & Miljø og Bygningsog Boligregistret (BBR)) Borgerservice og Økonomi (Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS), Sagsoverblik/Partkontakt (SAPA), Serviceplatformen, Støttesystemerne (STS) og Kommunernes Datafællesskab (KDF)). Forslaget skal ses i sammenhæng med den øvrige kommunale involvering i KOMBIT. Kommunerne er repræsenteret i KOMBITs bestyrelse, som har det overordnede økonomiske ansvar for de fælleskommunale it-projekter mv. Det er bestyrelsen, der prioriterer KOMBITs samlede indsats under hensyn til KOMBITs samlede medarbejderkapacitet, kapitalsituation og risikobillede. Bestyrelsen godkender bl.a. iværksættelsen af nye fælleskommunale it-projekter. Porteføljegruppen, der primært består af kommunale topledere, rådgiver KOMBITs direktion med hensyn til den strategiske udvikling for KOMBIT og for projektporteføljen samlet set. Som et KL-ejet selskab arbejder KOMBIT inden for de rammer, som fastlægges via KL s bestyrelse, KL s politiske udvalg, KL-sekretariatets kommunale kontaktudvalg samt KL s aftaler eller fora med staten eller regionerne. Fælleskommunale it-projekter i KOMBIT kan søge politiske rammer og spørgsmål afklaret via sådanne KL-fora. Indholdet og økonomien for hver enkelt it-løsning forvaltes af styregruppen for it-løsningen, der nedsættes allerede, når løsningen skal udvikles. Styregruppen arbejder inden for de rammer for løsningens økonomi, som er fastlagt af KOMBITs bestyrelse. Der deltager mindst to kommuner i hver styregruppe, som udpeges af KOMBIT og KL, eventuelt efter inddragelse af projektrelevante chefforeninger. Udpegelsen har til formål at sikre en aktiv og beslutningsdygtig styregruppe, der samtidig repræsenterer variationen i kommunetyper. For at styrke kommunernes ejerskab til it-løsningerne skal formandsskabet for styregrupperne fremover varetages af kommuner. Styregruppen henter sit mandat gennem de øvrige kom mu - ners involverering i arbejdet med it-løsningen. Der nedsættes bl.a. altid en faggruppe med kommunale eksperter i opgaveløsningen på området, som kan hjælpe med lovfor tolkning og kan foreslå fornuftige nye arbejdsgange. Eventuelt indstationeres kommunale eksperter i projektgruppen i KOMBIT. Alle kommuner involveres via stormøder og workshops. 2 3
KOMBIT skal holde fokus Rejsen har fire strategiske bølger og tilsvarende med hensyn til formidling af viden til kommunerne. konkurrenceudsætte KMDs monopolløsninger. Andre opgaver opstod via de fælles forpligtende digitaliseringsplaner evt. medtaget i de årlige økonomiaftaler med staten. lige registre og adgangen til dem som et grundlag for digitalisering, og den åbner for et monopolbrud omkring ESR og en række KMD-kopiregistre. Projekterne i første bølge BBR, NemRefusion, FLIS, Opgaven er indholdsmæssigt sammenlignelig med mono- Kommunernes rejse mod bedre digitalisering og et mere DUBU, Byg & Miljø mv. er nu idriftsat i kommunerne, og Alle kommuner har underskrevet fællestilslutningen til polbruddet, om end den kommunale andel er mindre end åbent marked har allerede en fastlagt rute for de næste år, KOMBIT forvalter leverandørstyringen på kommunernes monopolbruddet med tilsagn om 25 procent lavere i monopolbruddet. Til gengæld er kommunernes projekter som er en konsekvens af de beslutninger, der er truffet. vegne. KOMBITs strategiske udfordring bliver fortsat at it-omkostninger ved konkurrence om it-opgaverne. Flere langt mere afhængige af staten. Ruten kan beskrives ved fire strategiske bølger, som beskriver strømline leverandørstyring, videreudvikling og løbende afhængige KMD-løsninger skal udfases og erstattes af en en række af de udfordringer, kommunerne og KOMBIT står genudbud, så digitaliseringen af kommunernes opgaver række nye, fælles løsninger med tæt it-sammenhæng i KOMBITs og kommunernes fælles strategiske udfordring over for i de kommende år. bliver ved med at løfte sig, så kommunerne bevarer samarbejde mellem kommunerne, KOMBIT og Udbetaling under bølge 3 bliver at etablere og effektivisere samar bej- Bølge 1: Handlekraft (2009-2012) initiativet over for staten, og it-omkostningerne via fortsat konkurrence holdes nede. Danmark. Desuden etableres der en fælles kommunal infrastruktur, som giver sammenhæng og lige adgang til det med staten om registre og infrastruktur, såvel i grunddataprojekterne som i forhold til anden fælles offentlig Den første bølge af projekter i KOMBITs første leveår løste et opsparet behov for, at kommunerne som sektor viste Bølge 2: Monopolbrud (2012-2017) data. Endelig etableres der udfasning fra KMD af de gamle løsninger, således at alle leverandører kan byde på de nye infrastruktur. Jo dybere digitalisering, jo større gensidig afhængighed på it-udvikling og drift. digital handlekraft over for staten for at undgå statslig ind griben. For at sikre handlekraften blev det besluttet at Efter de første leveår blev KOMBITs strategi strammet op. KOMBIT skulle fremover fokusere på behov, der findes hos løsninger på lige fod. Bølge 4: Markedet (2016-) etablere fælles 98-løsninger. Snitflader til andre it-løsninger samtlige 98 kommuner. Samtidig blev det slået fast, at KOMBITs og kommunernes fælles strategiske udfordring Når monopolløsningerne er blevet konkurrenceudsat, skal blev indkøbt projekt for projekt, uden fælles infrastruktur, hovedopgaven for KOMBIT var monopolbruddet, som skal bliver at bringe en så kompleks it-omlægning frem til sikker KOMBIT fokusere på at kommunerne har tidssvarende drift i alle kommuner. KOMBIT skal opbygge kapacitet og it-løsninger, som opfylder kommunernes krav. KOMBIT skal kompetencer til at styre leverandørbilledet med mange sikre, at nye monopoldannelser udfordres, eventuelt gennem Fire strategiske bølger for KOMBIT 1 Handlekraft 2 Monopolbrud 3 Grunddata 4 Markedet leverandører omkring de fælles infrastrukturer, og kommunerne skal ruste sig til at varetage den lokale implementering, teknisk og organisatorisk. I den periode er det også blevet klart, at markedet for it-leverandører nu er langt mere dynamisk med fortsatte konsolideringer og opkøb. Her er det afgørende, at kommunerne fortsat bevarer det kommunale it-marked som en attraktiv markedsplads for it-leverandørerne, så konkurrencen om it-løsningerne kan bevares eller styrkes ved genudbud af løsninger fra monopolbruddet mv. KOMBIT vil sammen med KL samarbejde med de væsent- fælles udbud. Nye områder vil være i fokus, bl.a. på sundhed, skole, selvbetjening og beskæftigelse. Den digitale arbejdsplads skal forbedres for kommunale medarbejdere, borgere og virksomheder. Da der allerede findes løsninger på disse markeder, forventes KOMBIT overvejende at fokusere på formulering af krav til markedsløsningerne, som kommunerne kan tage med i deres udbud, samt at indkøbe og forvalte fælles infrastruktur med de snitflader, som markedsløsningerne har brug for. KOMBITs og kommunernes strategiske udfordring bliver at sikre fælles handlekraft og et finansieringsgrundlag, lige it-indkøbere i staten og regionerne om at bevare og selv om der ikke nødvendigvis indkøbes en fælles løsning BBR NemRefusion DUBU FLIS Byg & Miljø Serviceplatform STS SAPA KY KSD BBR 2.0 og DAR Ejendomsskat Ejendomsbidrag Lejeadministration Betaling Sundhed Skole Selvbetjening Beskæftigelse styrke et effektivt offentligt it-leverandørmarked. Bølge 3: Grunddata (2014-2020) Tredje bølge er grunddatareformen, der gennemføres sammen med staten. Reformen forbedrer de fælles offent- på hvert område. Dette må ske i lyset af, at der kan blive behov for en bred vifte af indsatser for at flytte markedet, og at indsatserne kan være forskellige fra projekt til projekt. Endvidere skal det afklares, hvordan kvaliteten af markedets it-løsninger skal overvåges. 4 5
KOMBITs strategi fastholdes men suppleres Grundlaget for KOMBITs strategi er KOMBITs mission: at samle kommunerne om fælles it-løsninger, der fremmer effektivitet og kvalitet. Værdien for kommunerne skabes gennem de 4 indsats - om råder: forhandlingskraft, gevinstgivende projekter, standardisering og øget konkurrence. Missionen og de 4 indsatsområder fastholdes som grund lag for KOMBITs videre arbejde. Det betyder, at KOMBIT er mere et fællesskab end et selskab. KOMBIT er fuld transparent for kommunerne. KOMBIT bliver aldrig en leverandør, men er en indkøbscentral, som sidder på samme side af bordet som kommunerne over for leverandøren. De væsentligste strategiske temaer knytter sig til priori teringen af de opgaver, som KOMBIT skal løse. Ikke mindst hvad KOMBIT vil kunne påtage sig i de førstkommende år, hvor udrulningen af de fælleskommunale løsninger pågår. Men også til hvilken forretningsmodel, der skal benyttes i forhold til en række af de nye opgaveområder på det brede it-marked. Virkemidler Indsatsområder Mission Samle kommunal forhandlingskraft for optimale it-kontrakter KOMBITs mission er at samle kommuner om fælles it-løsninger, der fremmer effektivitet og kvalitet Vi skaber værdi for kommunerne ved at Igangsætte og styre digitaliseringsprojekter med fokus på kommuners gevinster Fremme standardisering og sammenhæng på tværs af kommuner og løsninger Infrastruktur og snitflader Kommunernes Datafællesskab Grundlag for sammenhæng og konkurrence Fælleskommunale løsninger Indkøb, forvaltning og genudbud Løsninger der kan udbredes til 98 kommuner Styrke konkurrence og sikre flere leverandører på det kommunale it-marked Videncenter for kommunerne Viden og kravmateriale til udbud Transitionsaftalen 7
KOMBITs grundlag for den løbende prioritering af ressourcer til projekter sker efter tre kriterier: 1. Gevinster for kommunerne For det første skal projekter i KOMBITs portefølje skabe gevinster for kommunerne. Gevinsterne kan komme fra en bedre opgaveløsning i kommunerne, fra faldende priser på it-løsninger via konkurrence osv. Jo højere gevinster, jo vigtigere er projektet. 2. Efterspørgsel fra kommunerne For det andet skal projekterne være efterspurgt af kom munerne. Jo stærkere og bredere en efterspørgsel, jo vigtigere er projektet. KOMBIT påtager sig generelt kun opgaver, som potentielt vil blive efterspurgt af alle 98 kommuner, og kommunerne er tæt involveret i styringen af KOMBIT og projekterne på alle niveauer, i styregrupper, faggrupper mv. 3. Politisk behov for den kommunale sektor For det tredje får projekter prioritet, hvis de under støtter et fælles politisk behov for den kommunale sektor. Fælles digitalisering kan være nødvendig for at styrke den kommunale opgaveløsning i konkurrencen med andre sektorer. KOMBIT forvalter i dag en række it-løsninger, der giver sektoren fælles digital handlekraft. På de områder, hvor kommunerne nedsætter fælles projekter, afklares det i hvert projekt, hvilke virkemidler projektet skal tage i brug, for at kommunerne opnår de gevinster, som er målene med projektet. Generelt anvender KOMBIT tre typer virkemidler, idet KOMBIT kan: Indkøbe og forvalte fælles infrastruktur og snitflader KOMBIT kan indkøbe fælles infrastruktur samt de snitflader til omgivende løsninger, som alle kommuner har behov for. Fælleskommunal infrastruktur mv. indkøbes, hvor lige og standardiseret adgang til snitflader imellem it-løsninger er en nødvendig rammebetingelse for it-sammenhæng og konkurrence. Når infrastruktur og snitflader er sikkert implementeret i forhold til de fælleskommunale projekter, kan de herefter udbredes bredt i kommunerne og bruges også til at understøtte lokale it-løsninger mv. KOMBIT understøtter den fælleskommunale ramme - arkitektur, som fastlægges i Arkitekturrådet. Rammearki tekturen udbygges løbende i takt med projekterne og kommunernes behov. KOMBIT driver og vedligeholder den fælleskommunale infrastruktur, som udbygges løbende. Kommunerne kan anvende den, når den er i sikker drift. KOMBIT videreudbygger løbende servicekataloget for Kommunernes Datafællesskab, og al data stilles til rådighed for kommuner og leverandører på Serviceplatformen. Fælles dataindkøb sker alene, hvor der er kommunal efterspørgsel. Indkøbe og forvalte fælleskommunale løsninger KOMBIT kan indkøbe en fælles fagløsning på kommunernes vegne. KOMBIT styrer leverandøren i kontraktperioden og sikrer overholdelse af servicemål, videreudvikling og løbende genudbud, men varetager ikke it-opgaver, der kan løftes af markedet. Fælles fagløsninger indkøbes typisk på områder, hvor kommunerne enten har brug for meget direkte at implementere fælles digitalisering, eller hvor en fælles ejet 98-løsning er et nødvendigt middel til at skabe konkurrence blandt it-leverandørerne. KOMBIT udbygger forvaltningsområdet, så kommunerne kan være sikre på en fortsat vedligeholdelse og gen ud bud af løsningen. Her sikrer dialogen med kommunerne, at der sker en afvejning af niveauet for vedligeholdelse ift. omkostningen bl.a. via business case. KOMBIT vil hele tiden vurdere, om der er løsninger, der kan overlades til markedet. Understøtte kommunernes it-indkøb som videncenter for kommunerne KOMBIT kan udarbejde kravmateriale, som kommunerne kan lægge ind i deres egne it-udbud for at påvirke udformning mv. af kommunernes egne it-løsninger. Kravene udbredes også via SKI. KOMBIT agerer videncenter, når kommunernes egne indkøb er nøglen til at opnå den ønskede digitalisering, fx når leverandørejede it-løsninger på markedet skal ændres eller have et løft. For at modvirke et vidensmonopol hos leverandørerne er KOMBIT også videncenter for krav til de fælleskommunale løsninger. Kravene formuleres sammen med kommunerne, når der fx kommer ny lovgivning. KOMBIT skal samle kommunerne om fælles kontraktformuleringer, som sikrer: at kommunerne kan sammenligne vilkår og priser at sammenhæng til rammearkitekturen, herunder fælles infrastruktur sikres KOMBIT skal på kommercielle vilkår videreudvikle prisanalyser. 8 9
KOMBITs forudsætninger Det er helt grundlæggende, at KOMBITs størrelse og kapacitet ene og alene bestemmes af den efterspørgsel, kommunerne har efter fælles it-projekter. De opgaver, som tegner sig for KOMBIT via de fire strategiske bølger, stiller krav om en effektiv projekt organisation med de rette kompetencer, ligesom der vil være et væsentligt kapitalbehov som udlæg for nye løsninger. Generelt vil KOMBIT skulle opruste sine kompetencer over for it-leverandørerne i forvaltningsfasen, hvor løsningerne er gået i drift. Særligt opgaven med at styre leverandørerne af infrastruktur og snitflader mellem løsninger vil øge kravene til kompetencer omkring infrastruktur og drift generelt. It-videreudvikling vil gradvis få større betydning end it-nyudvikling, og dette vil påvirke kompetencerne hos projektledere og andre medarbejdere i projekterne. Alene de løsninger, der er i drift, vil øge ressourceforbruget ikke uvæsentligt. KOMBIT får altså et væsentligt behov for kompetencer for at gennemføre de projekter, som allerede nu er iværksat. Den nuværende strategi bygger på en estimering af medarbejderantallet i 2017 på ca. 160. KOMBIT har i forbindelse med eftersynet af strategien reestimeret kompetencebehovet, og et forsigtigt skøn er, at der er behov for et medarbejderantal på 180-190 for at kunne løse eksisterende opgaver. I ejerpolitikken, som KL har udstukket for KOMBIT, er det fastlagt, at egenkapitalen i KOMBIT ikke må komme under 600 mio. kr. Dette anses ikke for at være et problem, fordi en lang række af de udviklede løsninger bliver optaget som aktiv i regnskabet. Til gengæld er KOMBIT udfordret på likviditeten. Alene udbuddet af monopolløsningerne fordrer en investering på godt 1 mia. kr. Er der fra kommunerne og KL ønsker om yderligere aktiviteter, kan det blive nødvendigt med et låneoptag. 10