R A P P O R T. Hvordan arbejder du med dokumentation i din hverdag? Afrapportering blandt børnehavepædagoger i Dagtilbud og Undervisning

R A P P O R T Hvordan arbejder du med dokumentation i din hverdag? Afrapportering blandt børnehavepædagoger i Dagtilbud og Undervisning // Marts 2017

Indholdsfortegnelse 1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt... 3 2. Læsevejledning... 4 3. Analyse... 4 3.1. Ugentlig arbejdstid... 5 3.2. Anvendt tid på dokumentation... 5 3.2.1 Andre dokumentationstyper... 6 3.3. Formål med dokumentation samt kvaliteten heri... 11 3.4. Tilstrækkelig dokumentation?... 14 3.5. Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden... 15 3.6. Viden om og kompetencer til dokumentation... 15 3.7. IT-systemet Hjernen og Hjertet... 18 3.8. Smartere dokumentation... 19 3.9. Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation... 19 4. Metodiske overvejelser... 21 4.1. Undersøgelsens population... 21 4.2. Svarprocent... 21 4.3 Frafaldsanalyse... 22 // Marts 2017 2

1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt Baggrunden for projektet er et ønske fra byrådet om at sætte fokus på, hvordan der arbejdes med dokumentation blandt udvalgte områder og faggrupper i Ringkøbing-Skjern Kommune. Direktionen har i forlængelse af byrådets ønske besluttet, at der skal foretages en kombineret kvantitativ og kvalitativ undersøgelse af, hvordan forskellige faggrupper arbejder med dokumentation. Følgende faggrupper indgår i undersøgelsen: 1. Social- og sundhedsassistenter i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 2. Sygeplejersker i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 3. Børnehavepædagoger (Dagtilbud og Undervisning) 4. Børnehaveledere (Dagtilbud og Undervisning) 5. Folkeskolelærere på Ringkøbing, Rækker Mølle og Nr. Vium skoler (Dagtilbud og Undervisning) 6. Socialpædagoger i botilbud på Center Vest, Skelbæk Centret og Å-Center syd (Handicap og Psykiatri) 7. Socialrådgivere i Kontanthjælp (Beskæftigelse) 8. Socialrådgivere i Socialrådgivningen (Børn og Familie) Denne afrapportering dækker alene over resultaterne fra undersøgelsens kvantitative del blandt børnehavepædagoger i Dagtilbud og Undervisning. Formålet med denne del af undersøgelsen er at kortlægge dokumentationen og i den forbindelse besvare følgende spørgsmål: - Hvor kommer dokumentationskravet fra? Er kravet fastsat eksternt ved lov, eller er kravet fastsat internt af fx fagområdet? - Hvor lang tid anvender de ansatte på at dokumentere? - Skaber dokumentationen værdi? Resultaterne af undersøgelsen skal fremlægges for byrådet på en temadag torsdag d. 4. maj 2017. Her skal undersøgelsen danne grundlag for en politisk drøftelse af den tid og de ressourcer, der anvendes på dokumentation, herunder om der kan arbejdes smartere med dokumentation. // Marts 2017 3

2. Læsevejledning I læsningen af resultaterne skal det bemærkes, at tidsangivelserne på dokumentation er et estimat baseret på de ansattes egne angivelser i spørgeskemaundersøgelsen. De ansatte er blevet bedt om at angive anvendt tid i minutter per uge. Vi er opmærksomme på, at nogle af dokumentationsopgaverne varetages løbende og nogle kun én eller få gange årligt, hvorfor det kan være svært for respondenten, at angive den præcise tidsangivelse. Tidsangivelserne skal derfor ses som børnehavepædagogernes kvalificerede bud på, hvor lang tid, der bliver brugt på de forskellige dokumentationstyper på ugentlig basis. Det er ikke alle respondenter, der har besvaret alle spørgsmål, hvorfor antallet af besvarelser kan variere. Antallet af besvarelser er angivet ved hvert spørgsmål ved angivelsen af n=. I indeværende rapport kan de summerede fordelinger i procent afvige fra 100 som følge af afrundinger. Udsagn i de åbne svarkategorier er anonymiserede. 3. Analyse Nedenstående figur 3 viser de dokumentationstyper, som børnehavepædagogerne arbejder med. Dokumentationstyperne er opdelt i hvorvidt dokumentationstypen er et lovkrav og hvorvidt dokumentationstypen anvendes internt og/eller eksternt. Dokumentationstyperne og baggrunden for disse er lokaliseret i samarbejde med medarbejdere i administrationen i Dagtilbud og Undervisning via et afdækningsskema, som er udarbejdet af medarbejdere i Analyse, Viden & Strategi. Her er det oplyst, at to dokumentationstyperne er lovkrav, og anvendes internt, men en udfyldelse af dialogprofiler ikke er lovkrav og anvendes internt. Tidsangivelserne er et gennemsnit på baggrund af de ansattes besvarelser. Figur 3: Oversigt over dokumentationstyper fordelt på lovkrav/ikke lovkrav og anvendelse Dokumentationen er et lovkrav Gennemførelse og udfyldelse af Ingen sprogvurderinger (gennemsnitligt 24 minutter) Anvendes internt Udfyldelse af lege- og læringsmiljøvurderinger (gennemsnitligt 6 minutter) Anvendes eksternt Udfyldelse af dialogprofiler (gennemsnitligt 21 minutter) Ingen Dokumentationen er ikke et lovkrav // Marts 2017 4

3.1. Ugentlig arbejdstid Børnehavepædagogerne er i spørgsmål 2 blevet bedt om at angive deres ugentlige arbejdstid. Det har været muligt at angive maksimalt 37,5 timer. Som det fremgår i nedenstående tabel, er børnehavepædagogerne i gennemsnit ansat til 32 timer om ugen. Det ses på maksimum og minimumværdierne, at der forekommer en større variation ift. den ugentlige arbejdstid for børnehavepædagogerne. Dette kan skyldes, at 14 af de børnehavepædagoger, der har besvaret skemaet, har angivet at de er ansat i en integreret institution, og derfor har timer i andre sammenhænge end som børnehavepædagog 1. Tabel 3.1.: Ugentlig arbejdstid blandt børnehavepædagogerne. Angivet i timer Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 11 37 32 32 104 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. 3.2. Anvendt tid på dokumentation Børnehavepædagogerne er i spørgsmål 3 blevet spurgt til, hvilke af de listede dokumentationstyper, de anvender i deres hverdag og hvor mange minutter de anvender på den givne dokumentationstype i løbet af en gennemsnitligt arbejdsuge. I nedenstående tabel 3.2.1. fremgår det, hvor meget tid børnepædagogerne i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på den enkelte dokumentationstype. Denne opgørelse tager ikke højde for pædagogernes ugentlige arbejdstid. Som det ses i nedenstående tabel anvender børnehavepædagogerne i gennemsnit 21 minutter om ugen på at udfylde dialogprofiler, 24 minutter på at gennemføre og udfylde sprogvurderinger og 6 minutter på at udfylde lege- og læringsmiljøvurderinger. Tabel 3.2.1.: Antal minutter anvendt på dokumentationstypen. Angivet i minutter Dokumentationstype Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 1 Udfyldelse af dialogprofiler 0 420 15 21 104 2 Gennemførelse og udfyldelse af 0 780 15 24 104 sprogvurderinger 3 Udfyldelse af lege- og læringsmiljøvurderinger 0 30 2,5 6 104 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. 1 I spørgsmål 1 er respondenterne blevet bedt om at angive, hvor de er ansat. Svarmulighederne er: Børnehave, Vuggestue, dagpleje, SFO, Børnehave og vuggestue, børnehave og SFO eller vuggestue og SFO. 87 % af respondenterne har angivet at de arbejder i en børnehave, 9 % at de arbejder i børnehave og vuggestue. De resterende 5 % er ansat i børnehave og SFO. // Marts 2017 5

På baggrund af børnehavepædagogernes tidsangivelser er der endvidere foretaget en beregning af, hvor stor en procentdel af børnehavepædagogernes arbejdstid, der bruges på dokumentation. Tabel 3.2.2. viser, at børnehavepædagogerne i gennemsnit bruger 3 % af deres arbejdstid på at dokumentere, men det spænder fra 0 til 63 %. Medianen på 2 % viser dog, at 50 % af børnehavepædagogerne bruger 2 % eller derunder af deres tid på at dokumentere. Tabel 3.2.2.: Andel af ugentlig arbejdstid anvendt på dokumentation. Angivet i procent. Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 0 63 2 3 104 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. Ser vi nærmere på ovenstående fordeling i forhold til børnehavepædagogernes anciennitet, er det børnehavepædagogerne med over 15 års anciennitet i stillingen, der bruger den største andel af deres arbejdstid på at dokumentere. Det er tilmed denne gruppe, der har det højeste antal arbejdstimer. Børnehavepædagoger med over 15 års anciennitet bruger i gennemsnit ca. 3 % af deres arbejdstid på dokumentation, mens det for børnehavepædagoger med under 15 års anciennitet er omkring 2 %. Tabel 3.2.3.: Andel af arbejdstid anvendt på dokumentation krydset med anciennitet. Gennemsnitlig andel af arbejdstid Gennemsnitlig antal arbejdstimer n brugt på dokumentation pr. uge 0-4 år 2,05 pct. 31,17 104 5-9 år 2,05 pct. 31,77 104 10-14 år 1,67 pct. 31,05 104 15 år og derover 3,20 pct. 33,12 104 3.2.1 Andre dokumentationstyper Børnehavepædagogerne har i spørgsmål 4 haft mulighed for at angive, om de arbejder med yderligere dokumentationstyper. Børnehavepædagogerne er blevet bedt om at angive dokumentationstypen samt hvor mange minutter de i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på de angivne dokumentationstyper. Disse oplysninger ses i nedenstående tabel. Som en hjælp til at besvare dette spørgsmål var følgende angivet i spørgeskemaet: Der skelnes mellem dokumentation og administration. Dokumentation omfatter ikke generel administration (fx indkøb af varer, mailkorrespondance) eller indsamling og registrering af data af fx medarbejdernes sygefravær, gennemførelse af MUS samtaler og lignende. // Marts 2017 6

Det kan overvejes hvorvidt flere af dokumentationstyperne oplistet af børnehavepædagoger nedenfor snarere er administrative opgaver og derfor ikke dokumentation. Tabel 3.2.1.1..: Andre dokumentationstyper blandt børnehavepædagoger Dokumentationstype Tid i minutter Ansøgning om skoleudsættelser og inklusionsmidler 5 Barn med støtte. "Dagbog", dokumentation, forberedelse 60 barnets bog 20 Barnets bog 10 Barnets bog som vi fylder ud med billeder og tekst. 20 Beskrivelse af dagen der er gået på tavlen. 15 beskrivelse af handleplaner 10 beskrivelse af oplevelser i hverdagen. forældre orientering 15 Beskrivelser/udtalelser af børn ifbm skilsmisse eller andet, hvor barnets trivsel skal kortlægges 10 billeddokumentation 10 billeddokumentation 10 Billeddokumentation 10 billeddokumentation 10 BilledDokumentation 20 Billededokumentation 10 Billeder 15 Billeder Billeder 20 Billeder 30 Billeder 10 Billeder af aktiviteter til collager, min institution 10 Billeder på skærm 10 Billeder til tavlen og til MinInstitution 5 bog til forældrene 10 Brug af min. Institution 5 BUT 60 bøger med billeder 7 børne ungetjenestens skemaer 10 Collage med billeder 15 Dagbog til opfyldelse af handleplan 40 Daglig dokumentation på intra til forældre 15 Daglig dokumentationer til foraldrene 30 Daglig skriv af hvad vi har lavet 15 Dansk pædagogisk udviklingsbeskrivelse: DPU Til udvalgte børn med opmærksomhed på deres indlæring. (periodevis = ca tal) 5 Dansk pædagogisk undersøgelse 5 Der arbejdes løbende med SMTTE modeller over de forskellige læreplanstemaer. Yderligere dokumenteres der flere gange om ugen både på min institution og på en fysisk tavle i garderoben. 80 // Marts 2017 7

Dialog 20 dialogprofiler 30 Div skemaer Diverse breve/dokumentation omkring børnene fx paragraf 50, ansøgning om timer 10 diverse opslag til forældre, lægge billeder ind på mininstitution, 15 Dokumentation ifbm skoleudsættelse 10 Dokumentation på "Min institution" i form af billeder og tekst 30 Dokumentation til børnenes mapper 5 Dokumentere information om rksk sprog vurdering til forældre 1 dokumentere SMTTE vi tavlen 10 Domentstion på forældretavle 10 DPU 5 DPU 5 Facebook 5 Fase 2 13 Fase 2 netværk 30 fokuspunkter 10 Fokuspunkter - dokumenterer indsats. 10 Fokuspunkter hjernen og hjertet 5 Forberedelse af netværksmøder samt referater efter netværksmøder 15 Forberedelse og referater fra møder med Tale- Hørekonsulent/Ergotarapeut 10 Forberedelse til andre forældresamtaler 30 -Forældre samtaler -Smittemodeller -DGI bevægelses forløb 1 Forældredokumation 10 Forældreinformation på skrift 5 Forældresamtaler 10 Fotografering af børn, 5 Fotografering af børnene 5 fotografering og fremkaldelse og plancer 30 grønne spire temaer 15 Handleplaner 5 Handleplaner 5 Handleplaner 5 Handleplaner på børn (Tidligere skema A-B-C) 15 Henvendelse til BUK 5 Henvendelser fra socialrådgivningen, alkoholbehandling eller lign. eksterne samarbejdshenvendelser 2 Icdp 10 indberetninger indstilling til konsultativt møde fase 2 15 Indsættelse af billeder af hvad vi laver dagligt 15 Info forældre 30 // Marts 2017 8

Info tavler 20 Information på tavlen til forældre 10 informere forældrene om aktiviteter på stuen, sygdom på stuen/i huset, give information angående kommende aktiviteter, m.m. 10 inklusionsmidler/skemaer 10 inklusionsplaner 1 kinabog 10 Klargøring/forberedelse af materialer 30 Kontaktbrev 10 krap skemaere 1 Kuno beller 15 leg og læringsmodel 30 Logbog i min institution 5 Logbog skrivning i mininstitution 14 Logbog til forældre 5 LP 15 læreplaner 10 Læreplaner 25 Læreplans temaer/evaluering 5 Læreplanstema 15 læreplanstemaer 5 Læreplanstemaer 45 Lærer planer 3 lærerplaner 15 Materiale udleveret fra psykologer, til beskrivelse af de relevante børn,forud for arbejdet i PPR. (periodevis.) 5 Min inst. 10 Min instition 15 Min Institution 45 min institution 20 Min institution Min instution / billeder 1 Måndesplan/forældrenyt 1 Noter notere barnets fravær/ferie på 'min institution' når forældrene ikke få det gjort 15 Notere iagttagelser om børnene 15 Observationer 20 opdateringer på "min institution" 20 Opsamling og evaluering af læreplanstema 15 Opslag 15 Opslag 10 Opslag til forældre 5 opslag til tavlen - plancher, beskeder om brug for skiftetøj mm 5 overlevering til skole 10 // Marts 2017 9

Pædagogiske læreplaner 15 referat fra netværksmøder 10 referater forældresamtaler 15 reflektering af afholdte aktiviteter, til brug af lignende aktiviteter til næste gang 5 Skema A 5 Skema a 20 Skema A - B - C - D 10 skemaer til brug for eksterne samarbejdspartnere 35 Skemamateriale Børne - og ungetjeneste 5 Skemamateriale Børne - ungetjenste 5 Skemamateriale børne- og ungetjenesten 8 Skemamateriale Børne-og ungetjeneste. 5 Skriftelige opslag 5 Skriftlig dokumentation til forældre om hvad vi laver i ugens løb 10 skriv på tavlen for at give dagligt information til personalet i huset 10 skrive daglig logbog 15 skrive hvad vi har lavet i løbet af dagen 10 Skrive på informationstavle 25 skrive på informationstavle med beskeder til forældrene om hvad vi har lavet 30 Skrive på tavle til forældrene om dagen 5 skrive på tavlen til forældrene hvad vi har lavet med børnene 20 Smitt model 15 smitte modeller i forbindelse med læreplaner 5 Smittemodel 30 Smittemodel 20 SMITTE-model 20 Smtte 2 Smtte 10 smtte 20 Smtte 5 Smtte 27 smtte model iforhold til læreplanstema 15 SMTTE modellen 5 Smtte og planlægning 30 Smtte-model på de pædagogiske læreplaner 10 SMTTE-model til pædagogisk læreplaner 2 SMTTE-modellen 5 Små film af aktiviteter 3 film på 6 md 5 spring ud i naturen 5 sprogvurdering 30 Spu 5 status og udtalelser 2 Status udtalelser 5 // Marts 2017 10

Status udtalelser 5 tage billeder 15 Tage fotos af hverdagens aktiviteter og behandle dem 5 tavle med årshjul 3 TRAS 5 Tras 5 TRAS 5 Tras 5 trash 3 TRASS 5 udfylde barnets bog 30 Udfyldelse af SMTTE-modeller 30 vi skriver hver dag i "min institution" hvad vi har lavet i løbet af dagen. Forældrene og personalet kan se det. 30 Vidergivelse til forældre.. begrundelse for det arbejde vi laver 20 Årshjul som vi udfylder og evaluerer 1 gang hver anden måned. 4 3.3. Formål med dokumentation samt kvaliteten heri I spørgsmål 5 er børnehavepædagogerne blevet spurgt til, om de kender formålet med hver af de listede dokumentationstyper. Som figur 3.3.1 viser, er børnehavepædagogerne i høj grad bekendte med de tre dokumentationstyper. 100 % af børnehavepædagogerne angiver, at de kender formålet med at udfylde dialogprofiler og formålet med at gennemføre og udfylde sprogvurderinger. 80 % af børnehavepædagogerne kender formålet med at udfylde lege- og læringsmiljøplaner, mens 9 % svarer Nej og 11 % svarer Ved ikke. Figur 3.3.1.: Spørgsmål 5: Kender du formålet med følgende dokumentationstyper? Note: n=102. // Marts 2017 11

I spørgsmål 6 er børnehavepædagogerne blevet spurgt om, i hvilken grad de mener, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet. 27 % af børnehavepædagogerne angiver, at de i høj grad mener, at dokumentation medvirker til at sikre kvaliteten i arbejdet. 64 % angiver, at de i nogen grad mener, at dokumentationen er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet, mens 9 % svarer, at dokumentationen i mindre grad medvirker til at sikre kvaliteten. Ingen af børnehavepædagogerne mener, at dokumentationen slet ikke medvirker til at sikre kvaliteten. Figur 3.3.2.: Spørgsmål 6: I hvilken grad mener du, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n=102. Dernæst er børnehavepædagogerne i spørgsmål 7 blevet bedt om at vurdere i hvilken grad, de mener, der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. Børnehavepædagogerne angiver, at der i høj eller nogen grad foreligger et behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 23 % af børnehavepædagogerne angiver, at der i høj grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 56 % svarer i nogen grad, mens 16 % svarer, at der i mindre grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne. 2 % af børnehavepædagogerne svarer, at der slet ikke er brug for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten, mens 4 % svarer Ved ikke. Figur 3.3.3.: Spørgsmål 7: I hvilken grad vurderer du, at der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n=102. // Marts 2017 12

For at få et indblik i hvor og hvorfor der er behov for at forenkle eller fjerne dokumentationstyper, uden det går ud over kvaliteten i arbejdet, har børnehavepædagogerne i spørgsmål 8 haft mulighed for at formulere dette i et åbent tekstfelt. Udsagnene er anonymiseret. Tabel 3.3.1.: Spørgsmål 8: Hvis du har forslag til dokumentationstyper, som du mener, man kunne forenkle eller fjerne uden at det går ud over kvaliteten i arbejdet, kan du notere dem og årsagen til det her. Udsagn Jeg synes, at dialogprofilerne er af ringe kvalitet. Dels er det meget brede spørgsmål og svarmulighederne er ligeledes alt for unuancerede. Så reelt set laver vi dem for at please systemet og ikke som en hjælp til at vurdere barnet. Det vil lette arbejdet i hjernen og hjertet, hvis forældrene kun skal oprettes med mail adr. en gang og ikke hver gang der skal laves en profil. Forenkle brugen, hvis man kunne klippe og kupere i systemet. Jeg oplever, at der ofte bliver lavet nye/andre tiltag eller ændringer, hvilket gør at vi ikke får arbejdsopgaverne rigtigt "ind under huden" før de er forældet - det er frustrerende og det gør at vi bruger meget tid på at finde ud af hvad det nu er vi skal... Dialog profilerne er ikke retvisende. Der skal ikke meget til, før de bonger ud negativt, da det er den som udfylder, der sætter barren. Forskellen mellem det barnet "kan næsten" og "kan" er en stor tolkning. Måske den voksne syntes, at barnet kan en masse, men der vil altid være udviklingspotentiale, så derfor kommer krydset i "kan næsten". Det betyder, at i dette her system, så vil børnenes trivsel, bonge negativt ud, selvom det ikke er tilfældet! Derfor vil mit forslag være, at fjerne dialog profilerne og lave en enklere og mere tydelig form. Det er min holdning, at kvaliteten i arbejdet først og fremmest sikres via veluddannede og kompetente ansatte som har den fornødne tid og de fornødne ressourcer til at løse opgaverne i relation med børnene - det er i relationerne kvaliteten for alvor bliver synlig. Med dette in mente tænker jeg, at især dialogprofilerne kunne forenkles eller tilrettes, så de i højere grad tager udgangspunkt i den viden som kan ligge ud over det, som der konkret gives mulighed for at svare på i profilen. En anden udfordring er, at materialet godt kan virke for omfattende og for svært at forstå for flersprogede forældre, og det kan påvirke vurderingskvaliteten af daginstitutionen, hvis forældre misforstår eller slet ikke svarer på dialogprofilerne. Igen i forhold til troen på, at nærvær og tilstedeværelse gør en forskel også i forældresamarbejdet, kunne jeg ønske at dialogprofilen tilrettes, så der gives mere plads til at sanse, hvad der kan være brug for at tale om ind i den enkelte familie og i forhold til det konkrete barn. mere tid til dokumentation,det går ud over kerneopgaven. tid til forberedelse kunne være ønskeligt Førskolegruppen skal testes både i spurgte og sprog. Sprogvurderingen tager for lang tid Nogle af spørgsmålene i dialogprofilen, kan være misvissende ex. Natur her er det ikke tydeligt at der også skal tænkes "matematik" ind som tælle og mængder, mm. Ofte kommer vi i institutionen til at tænke meget natur som skov, plantelære mm. Der er ofte ændringer af skemaer, når vi skal søge hjælp fra enten talepædagog eller andet. Mange nye ting at forholde sig til, vi når ikke at blive gode til skemaet før vi møder noget nyt. Da vi skal bruge meget tid på at gøre forældrene opmærksom på at ferie m.m. skal noteres på 'min institution', og forældrene trods det, ikke gør det, og vi efterfølgende skal udføre 'deres' del, mener jeg at vi lige så godt kan hænge et skema på døren, som bruges til notering. Sprog vurdering og dialog profil skulle gerne forenkles... Undrer mig over billedmaterialet i vores sprogvurderingsmateriale.. Vores tale- og hørekonsulenter udtaler, at børnenes hjerner slet ikke er udviklet nok til at læse og forstå tegnede ting.. Jeg kunne godt tænke mig at, spørgsmålene i dialog profilen ikke var så brede, og at der i stedet for var flere forskellige spørgsmål. Således man fik en mere nuanceret billed af barnet. Det er fint nok at, der bliver taget udgangspunkt i læreplanerne, men jeg kunne ønske at ihvertfald det sociale, personlig og sproglig fyldte noget mere. Tidligere kunne vi ringe efter fx en tale- hørekonsulent eller få hende til at høre på et barn, når hun alligevel var i huset, til at kunne give gode råd. Det var rigtig dejligt og vi havde et meget tættere samarbejde. Skrivearbejdet tager alt for meget tid fra børnene. det skal være lettere at kontakte diverse fagpersoner Jeg mener vi pt laver dokumentation som giver mening for både ansatte, børn og forældre // Marts 2017 13

[Mange] børn skal sprogtestes, hvilket tager tid fra kerneopgaven at passe børnene. Måske skal vi vurdere hvilke børn, som har brug for at blive sprogtestet. har ikke p.t. forslag til hvordan, men mener det tager meget af min pædagogiske tid som jeg mener kan bruges mere konstruktivt hos børnene Evalueringsskemaer som var let tilgængelig og derved lettere at gennemføre for at sikre faglighed og udvikling Det jeg har imod dokumentation, er at børn i henholdsvis vuggestue og børnehave, er så små, at de ikke har haft mulighed for selv at udvikle på deres kompetencer. Deres måske negative udslag er helt og holden deres voksnes skyld. og det er i min verden ikke ok. Det er tidsnok at tjekke dem, når de er kommet i skole. Jeg har ingen problemer med at møde børnene hvor de er i deres udvikling, og sætte ind her. Dette gør jeg bedst ved at være sammen med børnene. 3.4. Tilstrækkelig dokumentation? I spørgsmål 9 er børnehavepædagogerne blevet bedt om, at angive hvorvidt de oplever, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig. 10 % af børnehavepædagogerne angiver, at dokumentationen i nogle tilfælde er utilstrækkelig. 59 % af børnehavepædagogerne mener ikke, at der er områder, hvor dokumentationen er utilstrækkelig med andre ord mener størstedelen af børnepædagogerne, at dokumentationen er tilstrækkelig. 31 % af børnehavepædagogerne svarer Ved ikke. Figur 3.4.1.: Spørgsmål 9: Oplever du, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig? Note: n=102. De børnehavepædagoger, der har svaret ja til, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig, bliver i spørgsmål 10 bedt om at uddybe disse områder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel 3.4.1.: Spørgsmål 10: Uddyb venligst de områder, hvor du oplever, at dokumentationen ikke er tilstrækkelig. Udsagn Ved udredning af børn Dialogprofilerne. Se forrige svar. Til dialogprofilen har vi ofte en del notater omkring børnene Sporgvurderingen: kunne godt bruge noget mere om udtalelsen af ord i den 3 årige vurdering. Børn med støtte. Hvad arbejdes der med i bhv? Og hjemme? Generel trivsel - og er det det rette tilbud? Det har jeg gjort under punkt ni vedr. dialog profilen barnets sociale udvikling er også vigtig. ikke kun det sproglige. Der er en lille del med i dialogprofilerne, som vi naturligvis er opmærksomme på at udfylde som vi opfatter barnet. adfærdsdelen i kunne godt være mere detaljeret i dialog profilen, det bliver hurtigt et meget snævret billede af barnet. manglende opklarende spørgsmål til besvarelsen. Det kan være svært at fortælle om barnets hverdag og få det hele med. Det ville være lettere, hvis fagpersoner så det enkelte barn og derved danne sig et øjebliksbillede af barnet. Dialogprofilen basere på mange områder på spørgsmål, hvor det kræver at vi kan komikere verbalt med børnene, for at kunne svare. Det er ikke altid muligt med flere sproget børn. // Marts 2017 14

3.5. Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden I spørgsmål 11 er børnehavepædagogerne blevet bedt om at angive, om de bruger mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden. Der ses en klar tendens til, at børnehavepædagogerne oplever, at dokumentation er en mere tidskrævende opgave i dag end for fem år siden. 75 % af børnehavepædagogerne angiver, at de bruger mere tid på at dokumentere i dag sammenlignet med for fem år siden. 10 % mener ikke, at den tid, de bruger på dokumentation, har ændret sig. Ingen af børnehavepædagogerne angiver, at de bruger mindre tid, men 1 % angiver Ved ikke. De resterende 14 % var ikke ansat i deres nuværende job for fem år siden, hvorfor de ikke bedes tage stilling til spørgsmålet. Figur 3.5.1.: Spørgsmål 11: Når du tænker tilbage, bruger du så mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden? Note: n=102. 3.6. Viden om og kompetencer til dokumentation I spørgsmål 12 er børnehavepædagogerne blevet bedt om angive, hvor enige eller uenige de er i de nedenstående udsagn vedrørende deres forudsætninger for at dokumentere. Som det ses i figur 3.6.1 er børnehavepædagogerne overvejende enige eller helt enige i, at de ved, hvad og hvor de skal dokumentere (91 og 84 %). Omkring 2 ud af 3 børnehavepædagoger (63 %) angiver, at de har fået en ordentlig introduktion til det elektroniske system, hvori de skal dokumentere. 22 % af børnehavepædagogerne svarer, at de hverken er enige eller uenige i, at de har fået en ordentlig introduktion. 14 % er uenige i, at de har fået tilstrækkelig introduktion til programmet, som de skal dokumentere i. Disse besvarelser antyder, at børnehavepædagogerne ved, hvor og hvad de skal dokumentere, men at introduktionen til selve programmet i nogle tilfælde har været mangelfuld. // Marts 2017 15

Figur 3.6.1.: Spørgsmål 12: Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Note: n=101. Børnehavepædagogerne blev desuden spurgt om, hvorvidt de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. 20 % af børnehavepædagogerne er enige eller helt enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, mens 48 % af børnehavepædagogerne er uenige i, at de dobbeltregistrerer. At ca. hver femte pædagog dokumenterer de samme oplysninger flere steder viser, at dette er et potentielt udviklingsområde ift. dokumentationsarbejdet for pædagogerne. Omkring hver fjerde børnehavepædagog (26 %) svarer, at de ikke ved, om de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Figur 3.6.2.: Spørgsmål 12d: Jeg dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Note: n=101. De børnehavepædagoger, der har svaret, at de er helt enige eller enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 13 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel 3.6.1.: Spørgsmål 13: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn Skriver hvad der skal ske i løbet af ugen i min institution, dokumenterer via foto og på tavler A - B - C - D skemaer hverdagen som dokumenteres både med billeder, barnets bog, bog til vores forældre, vigtigt men, al den dokumentation går ud over kerneopgaven da tiden går fra børnene I Rambøll og i min instustution, da forældre også skal have mulighed for at se hvad der skal arbejdes med angående deres barn. De oplysninger jeg laver på hjernen og hjertet skal også dokumenteres på min institution Når man laver n særlig indsats/handleplan i hjernen og hjertet skal den også figurere i barnets logbog // Marts 2017 16

Vi bruger både hjernen og hjertet og min Institution for at kunne informere forældrene om vores arbejde. Virker som dobbelt arbejde. sprogvurderingsdelen,fx noter.min instiuation,logbog Sprogvurdering og sprogdelen i dialogprofilen Oplysninger på infotavler er de samme som ofte bliver brugt på Facebook. i sprogvurdering og dialogprofil kommer ind omkring barnets sprog Jeg kopierer handleplanerne fra Hjernen og hjertet til børnenes logbog på stamkortet, så forældrene her adgang til vores fælles indsats. indkaldelse til but vi kan f.eks. i log bogen beskrive læreplaner og via billeder synliggøre det skrevne. samme billeder sætter vi senere i barnets bog som en fortælling om barnets tid i børnehaven. konsultativ team - bagefter skrive det samme i en indstillingsskema. A, b og c skemaerne ligner meget hinanden og det er som om man skal gentage sig selv op til flere gange På min. Inst. Og via forældretavlerne Børnenes logbøger + hjernen & hjertet Den første forældresamtaler vi har når barnet har gået kort tid i børnehaven og dialogprofiler. De børnehavepædagoger, der har svaret hverken enig eller uenig til, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 14 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Tabel 3.6.2.: Spørgsmål 14: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn Billeder fra forskellige aktiviteter på "skærm", intra og ophængt i børnehaven. Min institution samt hjernen og hjertet. Oplysninger om sproglig udvikling dokumenteres både i dialog profilen og i sprogvurderingen, dog mener jeg ikke, det er de helt samme spørgsmål der bliver svaret på. Her tænker jeg dokumentationen i skemaer ved netværksmøder/tværfaglig samarbejde. Søgning af inklusionsmidler referat i fase 2 netværk og til hjernen og hjertet. // Marts 2017 17

3.7. IT-systemet Hjernen og Hjertet Børnehavepædagogerne er i spørgsmål 15 blevet spurgt til, hvor tilfredse eller utilfredse de er med ITsystemet Hjernen og Hjertet, som de dokumenterer i. Børnehavepædagogerne er overvejende tilfredse med Hjernen og Hjertet. 69 % af børnehavepædagogerne angiver, at de enten er tilfredse eller meget tilfredse med Hjernen og Hjertet. 25 % er hverken tilfredse eller utilfredse, mens 3 % af børnehavepædagogerne er utilfredse med Hjernen og Hjertet. Figur 3.7.1.: Spørgsmål 15: Hvor tilfreds eller utilfreds er du med IT-systemet Hjernen og Hjertet, som du dokumenterer i? Note: n=100. De respondenter, der angiver, at de er utilfredse eller meget utilfredse med Hjernen og Hjertet, bliver i spørgsmål 16 bedt om at uddybe, hvorfor de er utilfredse med Hjernen og Hjertet. Tabel 3.7.1.: Spørgsmål 16: Uddyb venligst hvorfor du er utilfreds med Hjernen og Hjertet. Udsagn Jeg synes ofte Hjernen og Hjertet er langsomt og skal man bruge det til forældresamtaler er det ofte sket at vi ikke kan komme ind i systemet. I forbindelse med sprogvurdering i Hjerne og Hjertet så synes jeg "svarene" kan være svære at tolke og forklare videre til forældrene. Hvad de forskellige kolonner dækker over. Men mest af alt er det langsomheden i systemet og at vi tit har været udsat for at det ikke vil åbne op... Meget langsomt i dagtimerne. Ikke mulighed for at dele med forældrene. Jeg mener det er for højt grebet, det tager for meget tid, og burde forenkles. De to sprogede står helt af, og der bruger vi, med tilladelse, dialog hjulet. De er hurtigere til at udfylde, og giver et bredt indblik i hvor barnet udviklingsmæssigt befinder sig, og hvor der pædagogisk skal gøres en indsats. // Marts 2017 18

3.8. Smartere dokumentation For at drage nytte af medarbejdernes viden og erfaring med dokumentation, er børnehavepædagogerne i spørgsmål 17 blevet bedt om at angive hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde. Tabel 3.8.1.: Spørgsmål 17: Hvis du har forslag til hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde, kan du notere dem her. Udsagn Jeg kunne ønske, at det blev mere enkelt og overskueligt... Det ville være rart hvis man kunne kopiere tekst når man skriver tekst i noter osv. Samle sprograpporter i et dokumentet, ville overskuelig gøre det. Det er et langsomt system. Se spørgsmål 16 Dejligt hvis systemet var hurtigere til at danne rapporter mulighed for at skrive direkte i logbogen på min institution, da vi pt skriver i andet dokument, gemmer lokalt, oploader til min institutions logbog og efterfølgende sletter lokalt Det vil være rart hvis man ikke skal oprette forældrene hver gang man skal sende dem en mail. Man skal kunne kopiere det man skriver i noter i hjernen og hjertet, så man ikke bruger tid på at skrive tingene en gang til, hvis de er kommet under et forkert punkt. dialog hjulet TRADS Nej ikke umiddelbart. Jeg kunne godt tænke mig at, systemet var lidt nemmere at bruge, f.eks. at man kan bruge piletasterne noget mere. Syntes ikke jeg har fået nok viden om hvordan jeg skal bruge dialogprofilerne [ ] Spørgeskemaet giver ikke mulighed for at svare korrekt på spørgsmål vedr. dialogprofiler/sprogvurderinger og lege læringsmiljø. I vores daginst. bruges der tid til denne, men ikke på ugentlig basis. De bruges i forhold til forældresamtaler, overgang til skole og efter behov Jeg kunne godt tænke mig sprogtest og motorisk test af alle børn hvert år 3.9. Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation Slutteligt har børnehavepædagogerne i spørgsmål 18 haft mulighed for at kommentere på arbejdet med dokumentation eller undersøgelsen. Tabel 3.9.1.: Spørgsmål 18: Har du yderligere kommentarer til arbejdet med dokumentation som børnehavepædagog eller til undersøgelsen, kan du notere det her. Udsagn Det vil lette arbejdet at hver enkelt institution selv kan bestemme hvordan de dokumenterer. Vi ønsker en sprogvurdering til de 4 årige, der score laves ved den første sprogvurdering i børnehaven (2,10-3,6) Sprogscreeningsmaterialet, som benyttes til førskolegruppen, er alt for svært. Selv de sprogligt dygtigste børn, kan have svært ved at gennemføre testen. Opgaverne er svære at forklare for børnene, så de forstår, hvad det er de skal. Udtalemæssigt fanger den heller ikke noget. Det er en tidskrævende test, og de børn som har sproglige vanskeligheder, har vi, grundet vores uddannelse, spottet - også uden en test. Jeg synes det er svær at skal sætte tid på hvor meget tid jeg bruger, for det er det jeg har tid jeg har, som jeg kan afse i løbet af ugen, men føler ikke altid det er nok., kunne sagtens bruge mere tid på det, men har altså også lige nogle børn jeg skal tage vare på, og være en nærværende voksen. Generelt tænker jeg godt om dokumentation til en vis grænse. Så længe dokumentationen er til for at fremme det gode arbejde og ikke anvendes som et kontrolredskab. Graden af tillid til, at veluddannede dygtige fagfolk og institutioner kan tage selvstændige kvalificerede valg på baggrund af oplevede virkeligheder i dagligdagen herude, synes indimellem faldende, og det er ærgerligt og skaber ikke god og næringsrig muld for vækst og nytænkning // Marts 2017 19

Jeg synes det var svært at angive minutter pr uge, som man bruger på de 3 adspurgte dokumentationsformer, da det jo er langt fra hver uge, man udfylder en dialogprofil, sprogvurdering el. leg- og læringsmiljøvurdering. Dokumentations arbejdet fremmer det pædagogiske arbejde, da det gør personalet skarp på problemstillinger og indsatser. Desuden fremmer det ens bevidsthed omkring egen praksis, hjælper til at holde fokus kerneydelsens værdi eller manglende værdi. Det er vigtigt at man føler ejerskab/mening/forståelse, samt at dokumentationsarbejdet er enkelt at udføre. Håber forældrene snart kommer mere på banen i forhold til brug af M.I, så det kan lette vores arbejde. Fx at tilbagemelding på ferie. Dokumentation vdr. Børn der er særligt udfordret: her er det forskelligt hvor stor arbejdsbyrden er, alt efter hvor mange børn jeg har på min stue med særlige udfordringer. I perioder er der rigtig meget arbejde og i andre perioder er der knap så meget arbejde. Der bruges meget tid på dokumentation. Jeg håber at besvarelsen af dette skema er med til at nedbring dokumentationen, da det at udfylde skemaet har taget mere end 15 minutter, som igen går fra børnenes tid, som i forvejen er så trængt. Ja at det er sprogvurderingen der var en skal opgave istedet for dialog profilen, med mindre der bliver sprøgsmålene i dialog profilen bliver anderledes og gerne flere. Det kan være svært at fornemme, hvem der har brug for dokumentationerne ex. lege og læringsbeskrivelserne, DBA m.v. Hvem på "kommunen" tjekker vores arbejde, læser de det overhovedet.?? I samarbejdet med forældrene er dialogprofiler og sprogvurderinger et godt redskab. Mht. min egen læring skal jeg blive bedre til at anvende SMTTE- modellerne mere konstruktivt. Dokumentation højner den faglige bevidsthed og som følge af dette, - kvaliteten af dagtilbuddet. Det er dog afgørende, at lederne i de enkelte dagtilbud skaber en struktur for den enkelte medarbejder der gør det muligt at forlade sin børnegruppe for at dokumentere. Dette er kun muligt hvis der i dagtilbuddet er en god normering. det er svært at finde tid til at gå fra Jeg føler ikke jeg bliver hængt op på en bestemt mængde dokumentation, hvilket jeg synes giver god frihed til at bruge dem mængde tid jeg føler giver mening for os alle Jeg synes det er svært at sætte minutter på pr. uge jeg synes det var lettere at redegør for dokumentation i et interview. for mig er det i perioder med dokumentationen. Vi bruger også opslag udstillinger,foto i foto rammer og facebook i dokumentationen til forældrene af læreplanstemaerne. Jeg synes det er et vigtigt element Da der i perioder er flere børn med både sproglige og sociale udfordringer er det påkrævet med den nødvendige tid til at dokumentation. Vi bruger meget tid på dokumentation og tiden går fra børnene i den sidste ende. // Marts 2017 20

4. Metodiske overvejelser 4.1. Undersøgelsens population Spørgeskemaundersøgelsen er sendt ud til alle de personer, der pr. d. 25. januar 2017 er ansat som pædagog i en børnehave 2. Dette drejer sig om 143 børnehavepædagoger. Oplysningerne er indhentet fra Intern Udvikling og Personale. Af forskellige årsager indgår fire af de 143 børnehavepædagoger ikke i undersøgelsen. Populationen består således af 139 pædagoger. 4.2. Svarprocent Ud af de 139 børnehavepædagoger, der har modtaget spørgeskemaet, har 104 helt eller delvist besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 75 %. Figur 4.2.1 Svarprocent 2 Specialbørnehaven indgår ikke i undersøgelsen. // Marts 2017 21

4.3 Frafaldsanalyse Der er foretaget en frafaldsanalyse for at afdække, om der er en systematik i, hvilke børnehavepædagoger, der har/ikke har besvaret spørgeskemaet. Nedenstående tabel illustrerer, at respondenterne, der har besvaret spørgeskemaet, afspejler populationen på anciennitet, alder og køn. Det betyder også, at børnehavepædagogernes besvarelser i denne undersøgelse udgør et repræsentativt billede af, hvordan børnehavepædagogerne i Ringkøbing-Skjern dokumenterer. Respondenternes repræsentativitet i besvarelserne Respondenternes repræsentativitet i populationen Anciennitet 17 år i gennemsnit 16 år i gennemsnit Alder 46,1 år i gennemsnit 47,5 år i gennemsnit Køn 98 % er kvinder 94 % er kvinder // Marts 2017 22