Afrapportering blandt social- og sundhedsassistenter i hjemmeplejen i Sundhed og Omsorg

Transkript

1 R A P P O R T Hvordan arbejder du med dokumentation i din hverdag? Afrapportering blandt social- og sundhedsassistenter i hjemmeplejen i Sundhed og Omsorg // Marts 2017

2 Indholdsfortegnelse 1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt Læsevejledning Analyse Ugentlig arbejdstid Anvendt tid på dokumentation Andre dokumentationstyper Formål med dokumentation samt kvaliteten heri Tilstrækkelig dokumentation? Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden Viden om og kompetencer til dokumentation IT-systemet KMD Nexus Smartere dokumentation Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation Metodiske overvejelser Undersøgelsens population Svarprocent Frafaldsanalyse // Marts

3 1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt Baggrunden for projektet er et ønske fra byrådet om at sætte fokus på, hvordan der arbejdes med dokumentation blandt udvalgte områder og faggrupper i Ringkøbing-Skjern Kommune. Direktionen har i forlængelse af byrådets ønske besluttet, at der skal foretages en kombineret kvantitativ og kvalitativ undersøgelse af, hvordan forskellige faggrupper arbejder med dokumentation. Følgende faggrupper indgår i undersøgelsen: 1. Social- og sundhedsassistenter i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 2. Sygeplejersker i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 3. Børnehavepædagoger (Dagtilbud og Undervisning) 4. Børnehaveledere (Dagtilbud og Undervisning) 5. Folkeskolelærere på Ringkøbing, Rækker Mølle og Nr. Vium skoler (Dagtilbud og Undervisning) 6. Socialpædagoger i botilbud på Center Vest, Skelbæk Centret og Å-Center syd (Handicap og Psykiatri) 7. Socialrådgivere i Kontanthjælp (Beskæftigelse) 8. Socialrådgivere i Socialrådgivningen (Børn og Familie) Denne afrapportering dækker alene over resultaterne fra undersøgelsens kvantitative del blandt socialog sundhedsassistenter i hjemmeplejen i Sundhed og Omsorg. Formålet med denne del af undersøgelsen er at kortlægge dokumentationen og i den forbindelse besvare følgende spørgsmål: - Hvor kommer dokumentationskravet fra? Er kravet fastsat eksternt ved lov, eller er kravet fastsat internt af fx fagområdet? - Hvor lang tid anvender de ansatte på at dokumentere? - Skaber dokumentationen værdi? Resultaterne af undersøgelsen skal fremlægges for byrådet på en temadag torsdag d. 4. maj Her skal undersøgelsen danne grundlag for en politisk drøftelse af den tid og de ressourcer, der anvendes på dokumentation, herunder om der kan arbejdes smartere med dokumentation. // Marts

4 2. Læsevejledning I læsningen af resultaterne skal det bemærkes, at tidsangivelserne på dokumentation er et estimat baseret på de ansattes egne angivelser i spørgeskemaundersøgelsen. De ansatte er blevet bedt om at angive anvendt tid i minutter per uge. Vi er opmærksomme på, at nogle af dokumentationsopgaverne varetages løbende og nogle kun én eller få gange årligt, hvorfor det kan være svært for respondenten, at angive den præcise tidsangivelse. Tidsangivelserne skal derfor ses som social- og sundhedsassistenternes kvalificerede bud på, hvor lang tid, der bliver brugt på de forskellige dokumentationstyper på ugentlig basis. Det er ikke alle respondenter, der har besvaret alle spørgsmål, hvorfor antallet af besvarelser kan variere. Antallet af besvarelser er angivet ved hvert spørgsmål ved angivelsen af n=. I indeværende rapport kan de summerede fordelinger i procent afvige fra 100 som følge af afrundinger. Udsagn i de åbne svarkategorier er anonymiserede. 3. Analyse Nedenstående figur 3 viser de dokumentationstyper, som social- og sundhedsassistenterne arbejder med. Dokumentationstyperne er opdelt i, hvorvidt dokumentationstypen er et lovkrav, og hvorvidt dokumentationstypen anvendes internt og/eller eksternt. Er dokumentationstypen placeret mellem anvendes internt og anvendes eksternt angiver dette, at dokumentationstypen anvendes både internt og eksternt. Dokumentationstyperne og baggrunden for disse er lokaliseret i samarbejde med medarbejdere i administrationen i Sundhed og Omsorg via et afdækningsskema, som er udarbejdet af medarbejdere i Analyse, Viden & Strategi. Her er det oplyst, at to dokumentationstyperne er lovkrav, og anvendes internt, mens tre dokumentationstyper er lovkrav og anvendes internt samt eksternt. To af dokumentationstyperne er ikke lovkrav, og disse anvendes internt 1. Tidsangivelserne er et gennemsnit på baggrund af de ansattes besvarelser. 1 Dokumentationstyperne er i et tæt samarbejde med fagområdet sammenlagt under meningsfyldte kategorier. // Marts

5 Figur 3: Oversigt over dokumentationstyper fordelt på lovkrav/ikke lovkrav og anvendelse Dokumentation af handleplaner (gennemsnitligt 15 minutter om ugen) Dokumentation af løbende vurderinger (gennemsnitligt 21 minutter om ugen) Dokumentationen er et lovkrav Dokumentation af helbred og medicinhåndtering (gennemsnitligt 43 minutter om ugen) Dokumentation af borgerens tilstand (gennemsnitligt 51 minutter om ugen) Ingen Anvendes internt Dokumentation af uforudsete hændelser (gennemsnitligt 13 minutter om ugen) Anvendes eksternt Dokumentation af social- og sundhedsassistenternes tid (gennemsnitligt 101 minutter om ugen) Ingen Ingen Dokumentation af pårørendekontakt (gennemsnitligt 25 minutter om ugen) Dokumentationen er ikke et lovkrav Note: Af hensyn til læsevenligheden er uddybningerne af dokumentationstyperne ikke medtaget i denne figur. Disse kan læses i tabel Ugentlig arbejdstid Social- og sundhedsassistenterne er i spørgsmål 1 blevet bedt om at angive deres ugentlige arbejdstid. Det har været muligt at angive maksimalt 37,5 timer. Som det fremgår i tabel 3.1, er social- og sundhedsassistenterne gennemsnitlige arbejdstid 30 timer om ugen. Det ses på maksimum og minimumværdierne, at der forekommer en variation ift. den ugentlige arbejdstid for social- og sundhedsassistenterne en forskel på 17 timer mellem den medarbejder, der arbejder mest, sammenlignet med den der arbejder mindst. Tabel 3.1.: Ugentlig arbejdstid blandt social- og sundhedsassistenterne. Angivet i timer Minimum Maksimum Median Gennemsnit n ,36 35 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. // Marts

6 3.2. Anvendt tid på dokumentation Social- og sundhedsassistenterne er i spørgsmål 2 blevet spurgt til, hvilke af de listede dokumentationstyper, de anvender i deres hverdag, og hvor mange minutter de anvender på den givne dokumentationstype i løbet af en gennemsnitligt arbejdsuge. I nedenstående tabel fremgår det, hvor meget tid social- og sundhedsassistenterne i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på den enkelte dokumentationstype. Denne opgørelse tager ikke højde for social- og sundhedsassistenterne ugentlige arbejdstid. Som det ses i nedenstående tabel anvender social- og sundhedsassistenterne i gennemsnit 43 minutter om ugen på Dokumentation af helbred og medicinhåndtering, 51 minutter om ugen på Dokumentation af borgerens tilstand, 13 minutter om ugen på Dokumentation af uforudsete hændelser, 15 minutter om ugen på Udarbejdelse af handleplaner, 21 minutter om ugen på Dokumentation af løbende vurderinger, 101 minutter om ugen på Dokumentation af social- og sundhedsassistenternes tid og 25 minutter om ugen på Dokumentation af pårørendekontakt. I nedenstående tabel ses det ved nogle af dokumentationstyperne (dokumentationstype 1, 2, 6 samt 7), at der er en stor variation mellem minimum og maksimum. Dokumentationstype 6 har den største variation mellem minimum og maksimum på 900 minutter. Dokumentationstype 6 har ligeledes en lav median på 40 samt et gennemsnit på 101, hvilket betyder, at halvdelene af observationerne ligger under de 40 minutter, og dermed, at der blot er tale om relativt få social- og sundhedsassistenter, der har angivet an anvende helt op til 900 minutter på denne dokumentationstype. Disse større variationer kan skyldes, at 11 2 ud af de 56 social- og sundhedsassistenter i populationen arbejder som aften- eller nattevagt, og derfor dokumenterer anderledes end social- og sundhedsassistenter i dagvagter. Tabel : Antal minutter anvendt på dokumentationstypen. Angivet i minutter Dokumentationstype Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 1 Dokumentation af helbred og medicinhåndtering, herunder dokumentation af helbredsoplysninger Dokumentation af borgerens tilstand, herunder udarbejdelse af funktionsbeskrivelser, arbejdsbeskrivelser og døgnrytmeplaner samt løbende registreringer og observationer af borgerens helbredstilstand og BMI Dokumentation af uforudsete hændelser, herunder dokumentation af mangelfuld indtag af medicin 4 Udarbejdelse af handleplaner Dokumentation af løbende vurderinger, herunder registrering af , Antallet af aften- og nattevagter er udpeget af ledere i fagområdet. // Marts

7 risikoscoreskemaer og diverse værdier i skemaer herunder bl.a. blodsukker, udskillelser og øjendrypning 6 Dokumentation af social- og sundhedsassistenternes tid, herunder registrering af tidsforbrug (start/stop ved hvert besøg), dokumentation af koordinering af aftaler omkring borgeren samt dokumentation af ruteplanlægning Dokumentation af pårørendekontakt, herunder dokumentation af inddragelse af pårørende , Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. På baggrund af social- og sundhedsassistenternes tidsangivelser er der endvidere foretaget en beregning af, hvor stor en procentdel af social- og sundhedsassistenternes arbejdstid, der bruges på dokumentation. Tabel viser, at social- og sundhedsassistenterne i gennemsnit bruger 14 % af deres arbejdstid på at dokumentere, men det spænder fra 2 til 58 %. Tabel : Andel af arbejdstid anvendt på dokumentation. Angivet i procent. Minimum Maksimum Median Gennemsnit n , Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. Ser vi i tabel nærmere på ovenstående fordeling i forhold til social- og sundhedsassistenternes anciennitet, er det social- og sundhedsassistenter med en anciennitet mellem 5-14 år i stillingen, der bruger den største andel af deres arbejdstid på at dokumentere, da de gennemsnitligt bruger 19,1% af deres arbejdstid på at dokumentere. Det er tilmed denne gruppe, der har det højeste antal arbejdstimer på 31,3 timer om ugen. Social- og sundhedsassistenter med maksimum 4 års anciennitet anvender gennemsnitligt 10,35 % af deres arbejdstid på at dokumentere, og de social- og sundhedsassistenter med over 15 års anciennitet bruger i gennemsnit ca. 10 % af deres arbejdstid på dokumentation. Tabel : Andel af arbejdstid anvendt på dokumentation krydset med anciennitet. Gennemsnitlig andel af arbejdstid Gennemsnitlig antal arbejdstimer n brugt på dokumentation pr. uge 0-4 år 10,35 pct. 30, år 19,1 pct. 31, år eller derover 9,8 pct. 28,57 7 Note: Intervallerne 5-9 år og år er lagt sammen pga. for få observationer // Marts

8 3.2.1 Andre dokumentationstyper Social- og sundhedsassistenterne har i spørgsmål 3 haft mulighed for at angive, om de arbejder med yderligere dokumentationstyper. Social- og sundhedsassistenterne er blevet bedt om at angive dokumentationstypen, samt hvor mange minutter de i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på de angivne dokumentationstyper. Disse oplysninger ses i nedenstående tabel. Som en hjælp til at besvare dette spørgsmål var følgende angivet i spørgeskemaet: Der skelnes mellem dokumentation og administration. Dokumentation omfatter ikke generel administration (fx indkøb af varer, mailkorrespondance) eller indsamling og registrering af data af fx medarbejdernes sygefravær, gennemførelse af MUS samtaler og lignende. Det kan overvejes, hvorvidt flere af dokumentationstyperne oplistet af social- og sundhedsassistenterne nedenfor snarere er administrative opgaver og derfor ikke dokumentation. Tabel : Andre dokumentationstyper blandt social- og sundhedsassistenter Dokumentationstype Tid i minutter Medicin 10 handleplaner 5 Nødkald 30 Fald registrering, faldscreening, faldtjekliste, handleplan i forbindelse med fald. 120 planlægger/dokumentation [ ] 35 timer pr uge FX. bekey. Det er jo ikke i sig selv en dokumentationstype, men alligevel en registrering af hvornår vi er kommet i hjemmet og noget vi bruger en del tid på borgerbesøg kost realaterer 60 Tidsændring af borger 10 Med-Com korrespondance + medicinbestilling. Diverse advis til sagsbeh. terapeuter + visitationen. 150 Elevarbejde 60 Dokumentation i forhold til ændringer af bleer 60 Medcom = Lægekorrespondance, Visitation, Special læger, Fys og Ergo, Bestilling af special hjælpemidler (stomi, kateter osv) 60 medcom, herunder lægekontakt. Vistitation, speciallæger, fys/ergo. Bestilling af forskellige hjælper midler ( stomi, kather og bleer) 60 planlægning af ruter, 900 Journal 10 Fald 20 Tjek af mail, set i forhold til div. møder og kurser samt en del tværfagligt arbejde. 10 Korrespondance og dokumentation i forhold til lægekontakt 15 med-com 10 besøg hvor borger kommer hjem fra indlæggelse og er ikke registreret på køreliste 30 Handleplaner 10 Kontakt til vagtlæge 20 // Marts

9 3.3. Formål med dokumentation samt kvaliteten heri I spørgsmål 4 er social- og sundhedsassistenterne blevet spurgt til, om de kender formålet med hver af de listede dokumentationstyper. Som figur viser, er social- og sundhedsassistenterne i overvejende grad bekendte med de syv dokumentationstyper. 97 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at de kender formålet med hhv. Dokumentation af helbred og medicinhåndtering og formålet med at dokumentere borgernes tilstand. 94 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at de kender formålet med at dokumentere henholdsvis uforudsete hændelser og løbende vurderinger. 87 % kender til formålet med at dokumentere udarbejdelsen af handleplaner. 84 % kender til formålet med hhv. at dokumentere deres egen tidsregistrering og pårørendekontakt. Dette indikerer, at størstedelen af denne medarbejdergruppe har indblik i formålet med de forskellige dokumentationstyper, men at der samtidig potentielt ligger et mindre udviklingspotentialer hos nogle af disse ift. udbredelse af forståelsen af baggrunden for dokumentationskravene. Figur : Spørgsmål 4: Kender du formålet med følgende dokumentationstyper? Note: n= 31 I spørgsmål 5 er social- og sundhedsassistenterne blevet spurgt om, i hvilken grad de mener, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet. 71 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at de i høj grad mener, at dokumentation medvirker til at sikre kvaliteten i arbejdet. 26 % angiver, at de i nogen grad mener, at dokumentationen er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet, mens 3 % svarer, at dokumentationen i mindre grad // Marts

10 medvirker til at sikre kvaliteten. Ingen af social- og sundhedsassistenterne mener, at dokumentationen slet ikke medvirker til at sikre kvaliteten. Figur : Spørgsmål 5: I hvilken grad mener du, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n=31 Dernæst er social- og sundhedsassistenterne i spørgsmål 6 blevet bedt om at vurdere, i hvilken grad, de mener, der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. Social- og sundhedsassistenterne angiver, at der i høj eller nogen grad foreligger et behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 29 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at der i høj grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 45 % svarer i nogen grad, mens 16 % svarer, at der i mindre grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten. 6 % af social- og sundhedsassistenterne svarer, at der slet ikke er brug for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten, mens 3 % svarer Ved ikke. Figur : Spørgsmål 6: I hvilken grad vurderer du, at der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n=31 // Marts

11 For at få et indblik i hvor og hvorfor der er behov for at forenkle eller fjerne dokumentationstyper, uden det går ud over kvaliteten i arbejdet, har social- og sundhedsassistenterne i spørgsmål 7 haft mulighed for at formulere dette i et åbent tekstfelt. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 7: Hvis du har forslag til dokumentationstyper, som du mener, man kunne forenkle eller fjerne uden at det går ud over kvaliteten i arbejdet, kan du notere dem og årsagen til det her. Udsagn Registrering af tidsforbrug ( start/stop). Man glemmer det ofte, grundet tidspres. Mener det burde være nok med den tid der er sat af til ydelserne fra visitationen, som jo er sat på kørelisten. Jeg tænker at vi indimellem dobbeltdokumenterer, ved både at skulle udfylde div. skemaer i hjemmet samt i systemet. Hvis man start/stopper et besøg på telefonen, er det så ikke dokumentation nok for at man fx har givet insulin? For mig handler det om at vi enten har TID nok til at dokumentere(hænder nok) ELLER kan finde et forenklet system. Behov for I-pad, dette kan medfører nemmer arbejdes tilgang, man spare tid og man kan bedre inddrage borgerne Jeg har som assistent i vores område ikke rettigheder til at bestille medicin. D.v.s. jeg skal skrive en advis til sygepl. som så bestiller. det er dobbelt arbejde. Fx Dobbeltregistrering såsom at der skal dokumenteres både i handleplaner, døgnrytmeplaner og funktionsvurderinger, måske dette kunne forenkles Jo flere steder der skal dokumenteres, jo større risiko for mangler og at det ikke bliver læst/brugt af medarbejderne Udskillelse fylder for meget i hverdagen fint man observere og dokumentere på aff skema men lad det ikke blive dokumenteret hver gang mm man skal være OB's på ændret tilstand. Der bliver brugt for meget tid med dokumentation til. Planlægger ang ændringer og til sygeplejesker ang muligvis medicin, der burde man give mere tid til at assistenter må bs måling BT måling medicinhåndtering som dosere mm... Sygeplejerskerne vil gerne uddeligere men planlæggerne vil ikke give den ekstra til Tilstrækkelig dokumentation? I spørgsmål 8 er social- og sundhedsassistenterne blevet bedt om at angive, hvorvidt de oplever, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig. Her forekommer ikke en enighed blandt social- og sundhedsassistenterne. 35 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at dokumentationen i nogle tilfælde er ikke er tilstrækkelig. 32 % af social- og sundhedsassistenterne mener ikke, at der er områder, hvor dokumentationen er utilstrækkelig. 32 % af social- og sundhedsassistenterne svarer Ved ikke. Figur : Spørgsmål 8: Oplever du, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig? Note: n= 31 // Marts

12 De social- og sundhedsassistenter, der har svaret ja, til at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig, bliver i spørgsmål 9 bedt om at uddybe disse områder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 9: Uddyb venligst de områder, hvor du oplever, at dokumentationen ikke er tilstrækkelig. Udsagn... Handleplaner, døgrytmeplaner, livshistorier, arbejdsskrivelse, apv Kan mangle dokumentation fra de andre områder. Mellem vagtlagene er dokumentation ikke tilstrækkelig, da den ikke bliver skrevet. Jeg tænker vores journalsystem virker godt. Dog kan det nogle gange være svært for nogle kollegaer at finde de rigtige "veje" til det sted hvor dokumentationen skal foregå - deraf mangelfuld dokumentation. Generelt ændringer hos borgeren, eller de gode oplevelser bliver ikke dokumenteret så andre kan arbejde videre med det. Svært at handle på et "problem" hvis ikke det er dokumenteret. Der mangler bedre overblik på telefoner om borger ønsker livs forlængelse livsbehandling genoplivning og noget om terminal facon. Det kunne være rart at man kunne skrive og læse kocpedancer på vores Arb tlf da det er høst 5 min hvis vi er heldige på en Arb uge at vi når ind til en computer. Handleplaner, Døgnrytmeplaner, livshistorie, Arbejdsbeskrivelse, APV Der er mangler dokumentation [ ] fra assistenterne da, vores dokumentation oftes ligge midt på arbejdsdagen. PGA tidsmangel og forglemmelse. Ved afmelding Medicinlister ikke er opdateret hvor borger er kommet i anden behandling eller er afsluttet en behandling // Marts

13 3.5. Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden I spørgsmål 10 er social- og sundhedsassistenterne blevet bedt om at angive, om de bruger mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden. Der ses en klar tendens til, at social- og sundhedsassistenterne oplever, at dokumentation er en mere tidskrævende opgave i dag end for fem år siden. 65 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at de bruger mere tid på at dokumentere i dag sammenlignet med for fem år siden. 13 % mener ikke, at den tid, de bruger på dokumentation, har ændret sig. 6 % af social- og sundhedsassistenterne angiver modsat herfor, at de bruger mindre tid. De resterende 16 % var ikke ansat i deres nuværende job for fem år siden, hvorfor de ikke bedes tage stilling til spørgsmålet. Figur : Spørgsmål 10: Når du tænker tilbage, bruger du så mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden? Note: n= Viden om og kompetencer til dokumentation I spørgsmål 11 er social- og sundhedsassistenterne blevet bedt om angive, hvor enige eller uenige de er i de nedenstående udsagn vedrørende deres forudsætninger for at dokumentere. Som det ses i figur er social- og sundhedsassistenterne overvejende enige eller helt enige i, at de ved, hvad og hvor de skal dokumentere (81 % og 65 %). 16 % angiver, at de er uenige eller helt uenige i udsagnet om at de har tilstrækkelig viden om, hvor de skal dokumentere, hvilket indikerer at der her er et udviklingspotentiale. 46 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at de er helt enig eller enig i, at de har fået en ordentlig introduktion til det elektroniske system, hvori de skal dokumentere, mens 35 % er uenige eller helt uenige i dette. Disse besvarelser antyder, at en overvejende del af social- og sundhedsassistenterne ved, hvor og hvad de skal dokumentere, men at social- og sundhedsassistenter i nogle tilfælde ikke har fået en ordentlig introduktion til KMD Nexus. // Marts

14 Figur : Spørgsmål 11: Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Note: n=31 Social- og sundhedsassistenterne blev desuden spurgt om, hvorvidt de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. 36 % af social- og sundhedsassistenterne er enige eller helt enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, mens 42 % af social- og sundhedsassistenterne er uenige eller helt uenige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Med andre ord angiver mere end hver tredje social- og sundhedsassistent, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, hvilket tyder på, at dette er et potentielt udviklingsområde ift. dokumentationsarbejdet for social- og sundhedsassistenterne. 6 % af social- og sundhedsassistent svarer, at de ikke ved, om de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Figur : Spørgsmål 11d: Jeg dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Note: n=31 De social- og sundhedsassistenter, der har svaret, at de er helt enige eller enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 12 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 12: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn Dokumentere både på blanketter og i avaleo. Som før nævnt ved div. skemaer samt i systemet. Ved medicindosering start/stopper jeg på telefonen og dokumenterer det i systemet. Det samme ved kath. skyl eller tjek af væske i ballon. Det samme BURDE jeg vel egentlig gøre ved smerteplaster, øjendryp og insulingivning, hvis det ikke er nok med start/stop samt et fysisk skema i hjemmet. // Marts

15 Faldregistrerings skemaer, værdier bliver også dokumenteret i borgerjournal. forskellige håndskrevne skemaer, som ligger hos borgerne, og i journal. Når man vil sende advis om noget man har skrevet i journal. I forbindelse med faldforebyggelse skal jeg sammen med kollega lave registrering, derefter laver jeg faldtjekliste evt. screening og til sidst udarejdelse af handleplan. Mange gange når jeg opretter handleplan har jeg først skrevet i journalen, jeg synes det giver god mening, men jeg gør det 2 gange. Ex. Smertestillende, hvor man krydser af i et skema hos borger, og skriver i journalen hvad og hvorfor kan har givet det. Når man bruger start-stop funktionen, og alligevel forventes at skrive i en kalender hos borger, at man har været der. Så pårørende kan se man har været der. [ ] advis og omsorgsjournalen BS. Vægt Omsorgsnotat og Vægt skema, BS skema, BT skema ved aftaler, skriver jeg forskellige ting Det er vis der er sket en helbredsmæssig ændring hos borgeren fx ved sygdom såsom forkølelse. I det tilfælde vil jeg skrive det i deres journal smat sende en Avi til andet personale. Det kan være en borger mangler astmemedicin det skal dokumenteres både til sygepl som skal bestille mere og det skal dokumentetes til soshjælper som kommer dgl hos borger Hvis der skal visiteres mere tid det skal dokumenteres både hos planlægger visitator og borgerjournal De social- og sundhedsassistenter, der har svaret hverken enig eller uenig til, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 13 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Tabel : Spørgsmål 13: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn Ex. via bestilling af medicin via FMK på borgers medicinliste. Efterfølgende skal man dokumentere i omsorgsnotat at medicin er bestilt da det ellers kun kan ses på medicinlisten. Vigtige informationer der skal vider gives til næste vagt. Da der skal være en rød tråd i dokumentationen, kan det ske der dokumenteres i handleplaner, døgnrytmeplaner, samt på diverse afkrydsningsskemaer ude hos borgeren, det kan virke overflødigt nogle gange, dog synes jeg det er en vigtig del af vores arbejde, men måske kan det forenkles, især så medarbejdere der er "dokumentationsforskrækkede" også kan overskue at dokumentere, så arbejdet giver mening for alle. Der bliver dokumenteret i Avaleo under omsorgsnotat. Der kan være handleplaner, døgnrytme og avid. Tingene skal både dukomenteres hos borger og i journal // Marts

16 3.7. IT-systemet KMD Nexus Social- og sundhedsassistenterne er i spørgsmål 14 blevet spurgt til, hvor tilfredse eller utilfredse de er med IT-systemet KMD Nexus, som de dokumenterer i. 41 % af social- og sundhedsassistenterne angiver, at de enten er tilfredse eller meget tilfredse med KMD Nexus. 19 % er hverken tilfredse eller utilfredse, mens 13 % af social- og sundhedsassistenterne er utilfredse eller meget utilfredse med KMD Nexus. De resterende 26 % svarer, at de enten ikke ved det, eller at de ikke anvender det. Figur : Spørgsmål 14: Hvor tilfreds eller utilfreds er du med IT-systemet KMD Nexus, som du dokumenterer i? Note: n=31 De respondenter, der angiver, at de er utilfredse eller meget utilfredse med KMD Nexus, bliver i spørgsmål 15 bedt om at uddybe, hvorfor de er utilfredse med KMD Nexus. Tabel : Spørgsmål 15: Uddyb venligst hvorfor du er utilfreds med KMD Nexus. Udsagn Jeg synes det er for langsomt. Mankan ikke se omsorgsnotat efter man har gemt, man skal først ud og ind i noget andet og derefter kan man se notatet. Fordi jeg oplever at der er for lidt tid til dokumentationsdelen. Det er langsomt, hoppende og flyder nærmest sammen ved planlægning. Det er langsomt og man kan ikke se omsorgsnotat efter man har gemt, man skal først ud og se på evt anden handleplan eller lig. og så derefter kan man se notatet // Marts

17 3.8. Smartere dokumentation For at drage nytte af medarbejdernes viden og erfaring med dokumentation, er social- og sundhedsassistenterne i spørgsmål 16 blevet bedt om at angive hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde. Tabel : Spørgsmål 16: Hvis du har forslag til hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde, kan du notere dem her. Udsagn I-pad til brug hos borgerne Jeg mangler at man kan tage et billede på sin tlf, fx af et sår, som man kan ligge ind i systemet Avaleo/Nexus under borgeren, så den næste kan åbne billedet på sin tlf og se det, så de kan vurdere om det har ændret sig. Hvis jeg tager et billede nu, så ligger den "bare" på min telefon og der er ikke andre der får noget ud af det, og kan derved ikke vurdere på sårets udvikling når de ikke har noget at sammenligne med At flere af skemaerne kan ses og bruges på mobilerne i hjemmeplejen, det kan være flere medarbejdere "hopper med på vognen" mht. dokumentation At der kan afkrydses flere advis-grupper på én gang når der skal sendes til flere og man ikke skal søge dem frem hver gang Det kunne være rart at have en lille ipad eller computer med ud så man kunne dokumentere optimalt hos borgeren Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation Slutteligt har social- og sundhedsassistenterne i spørgsmål 17 haft mulighed for at kommentere på arbejdet med dokumentation eller undersøgelsen. Tabel : Spørgsmål 17: Har du yderligere kommentarer til arbejdet med dokumentation som social- og sundhedsassistent eller til undersøgelsen, kan du notere det her. Udsagn Jeg synes det er meget svært at angive hvor mange minutter jeg bruger pr uge på diverse dokumentationer. I en meget travl hverdag synes jeg ofte at dokumentationsdelen fylder for meget. introduktion ville hjælpe. [Tidligere] skulle vi lave risikoscoreskema på ALLE borgere i forhold til tryksår. Dette gav for mig ikke mening, fordi jeg tænker jeg i kraft af min uddannelse er i stand til at vurdere hvem der er i risiko for tryk. Efterhånden blev proceduren lavet om, og vi scorede dem der havde trykaflastende hjælpemidler, hvilket gav mere mening. Kan være der kan blive "udannet" assistenter på superbrugerniveau i forhold til de ting assistenter skal kunne/skulle dokumentere. Hvis ikke de er det i forvejen.. Syntes helt sikkert at der mangler tid til at man kan dokumentere man må i dag gøre det på vejen rundt det kunne være mere meningsfuld at der var sat tid af til dokumention. Der er heller ikke til til adl skema risiko BMI handleplaner indberettede arbejdsbeskrivelse osv... Det er vildt frustrerende at man som Assistent ikke har den samme ret til at få dokumentationstid ved en computer som sygeplejerskerne har, da nogle af opgaverne er meget ens, og nogle ting ikke kan ordnes fra telefonen - fx korrespondancer, medicinbestilling, oprette handleplaner m.m. Der er for lidt tid til dokumentation Man kan dokumentere hos borger der vil så blive mindre tid til at udføre arb hos borgerne Eller man dokumentere efter fyraften som er for egen regning hvilket er uakseltabel Der er ikke tid nok, al min tid bliver brugt hos borgerne [ ], tingene tager for lang tid, [ ] Jeg oplever, at der er for lidt tid i min dagligdag til at dokumentere. I forhold til min faglige arbejdsindsats ville jeg gerne kunne dokumentere mere. jeg har aldrig fået en grundig introdution i de forskellige former for dokumention på PC. [Det tager] mig lang tid inden jeg bliver fortrolig med dokumentationen. Jeg synes ikke, det er Ok, at sådan en undersøgelse bliver sendt hjem til min private mail, og jeg skal bruge min fritid på at besvare den // Marts

18 4. Metodiske overvejelser 4.1. Undersøgelsens population Spørgeskemaundersøgelsen er sendt ud til alle de personer, der pr. d. 25. januar 2017 er ansat som social- og sundhedsassistent i hjemmeplejen. Dette drejer sig om 58 social- og sundhedsassistenter. Oplysningerne er indhentet fra Intern Udvikling og Personale. Af forskellige årsager indgår to af de 58 social- og sundhedsassistenter ikke i undersøgelsen. Populationen består således af 56 social- og sundhedsassistenter. Blandt disse 56 social- og sundhedsassistenter indgår både dag-, aften- og nattevagter, som grundet deres vagttype dokumenterer forskelligt og i forskellig grad. Med hjælp fra fagområdet har vi lokaliseret antallet af social- og sundhedsassistenter, som er ansat som aften- eller nattevagt. Disse udgøres af 11 social- og sundhedsassistenter i populationen Svarprocent Ud af de 56 social- og sundhedsassistenter, der har modtaget spørgeskemaet, har 35 helt eller delvist besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 62 %. Figur Svarprocent // Marts

19 4.3 Frafaldsanalyse Der er foretaget en frafaldsanalyse for at afdække, om der er en systematik i, hvilke social- og sundhedsassistenter, der har/ikke har besvaret spørgeskemaet. Nedenstående tabel illustrerer, at respondenterne, der har besvaret spørgeskemaet, afspejler populationen på anciennitet, alder, køn. I besvarelserne er der en mindre underrepræsentation af aften- og nattevagter i forhold til populationen. Ovenstående betyder, at social- og sundhedsassistenternes besvarelser i denne undersøgelse udgør et repræsentativt billede af, hvordan social- og sundhedsassistenterne i Ringkøbing-Skjern Kommune dokumenterer. Respondenternes repræsentativitet i besvarelserne Respondenternes repræsentativitet i populationen Anciennitet 9,85 år i gennemsnit 9,5 år i gennemsnit Alder 41,3 år i gennemsnit 42,8 år i gennemsnit Køn 100% er kvinder 96,4% er kvinder Aften- og/eller nattevagt 14,3 % er aften- og/nattevagt 19,6% er aften- og/eller nattevagt // Marts