R A P P O R T. Hvordan arbejder du med dokumentation i din hverdag? Afrapportering blandt socialrådgiverne i Socialrådgivningen, Børn og Familie

Transkript

1 R A P P O R T Hvordan arbejder du med dokumentation i din hverdag? // Marts 2017

2 Indholdsfortegnelse 1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt Læsevejledning Analyse Ugentlig arbejdstid Anvendt tid på dokumentation Andre dokumentationstyper Formål med dokumentation samt kvaliteten heri Tilstrækkelig dokumentation? Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden Viden om og kompetencer til dokumentation IT-systemerne DUBU og edoc Smartere dokumentation Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation Metodiske overvejelser Undersøgelsens population Svarprocent // Marts

3 1. Undersøgelsens formål og genstandsfelt Baggrunden for projektet er et ønske fra byrådet om at sætte fokus på, hvordan der arbejdes med dokumentation blandt udvalgte områder og faggrupper i Ringkøbing-Skjern Kommune. Direktionen har i forlængelse af byrådets ønske besluttet, at der skal foretages en kombineret kvantitativ og kvalitativ undersøgelse af, hvordan forskellige faggrupper arbejder med dokumentation. Følgende faggrupper indgår i undersøgelsen: 1. Social- og sundhedsassistenter i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 2. Sygeplejersker i hjemmeplejen (Sundhed og Omsorg) 3. Børnehavepædagoger (Dagtilbud og Undervisning) 4. Børnehaveledere (Dagtilbud og Undervisning) 5. Folkeskolelærere på Ringkøbing, Rækker Mølle og Nr. Vium skoler (Dagtilbud og Undervisning) 6. Socialpædagoger i botilbud på Center Vest, Skelbæk Centret og Å-Center syd (Handicap og Psykiatri) 7. Socialrådgivere i Kontanthjælp (Beskæftigelse) 8. Socialrådgivere i Socialrådgivningen (Børn og Familie) Denne afrapportering dækker alene over resultaterne fra undersøgelsens kvantitative del blandt socialrådgivere i Socialrådgivningen, Børn og Familie. Formålet med denne del af undersøgelsen er at kortlægge dokumentationen og i den forbindelse besvare følgende spørgsmål: - Hvor kommer dokumentationskravet fra? Er kravet fastsat eksternt ved lov, eller er kravet fastsat internt af fx fagområdet? - Hvor lang tid anvender de ansatte på at dokumentere? - Skaber dokumentationen værdi? Resultaterne af undersøgelsen skal fremlægges for byrådet på en temadag torsdag d. 4. maj Her skal undersøgelsen danne grundlag for en politisk drøftelse af den tid og de ressourcer, der anvendes på dokumentation, herunder om der kan arbejdes smartere med dokumentation. // Marts

4 2. Læsevejledning I læsningen af resultaterne skal det bemærkes, at tidsangivelserne på dokumentation er et estimat baseret på de ansattes egne angivelser i spørgeskemaundersøgelsen. De ansatte er blevet bedt om at angive anvendt tid i minutter per uge. Vi er opmærksomme på, at nogle af dokumentationsopgaverne varetages løbende og nogle kun én eller få gange årligt, hvorfor det kan være svært for respondenten, at angive den præcise tidsangivelse. Tidsangivelserne skal derfor ses som socialrådgivernes kvalificerede bud på, hvor lang tid, der bliver brugt på de forskellige dokumentationstyper på ugentlig basis. Det er ikke alle respondenter, der har besvaret alle spørgsmål, hvorfor antallet af besvarelser kan variere. Antallet af besvarelser er angivet ved hvert spørgsmål ved angivelsen af n=. I indeværende rapport kan de summerede fordelinger i procent afvige fra 100 som følge af afrundinger. Udsagn i de åbne svarkategorier er anonymiserede. 3. Analyse Nedenstående figur 3 viser de dokumentationstyper, som socialrådgiverne arbejder med. Dokumentationstyperne er opdelt i hvorvidt dokumentationstypen er et lovkrav og hvorvidt dokumentationstypen anvendes internt og/eller eksternt. Er dokumentationstypen placeret mellem anvendes internt og anvendes eksternt angiver dette, at dokumentationstypen anvendes både internt og eksternt. Dokumentationstyperne og baggrunden for disse er lokaliseret i samarbejde med medarbejdere i administrationen i Børn og Familie via et afdækningsskema, som er udarbejdet af medarbejdere i Analyse, Viden & Strategi. Her er det oplyst, at tre af dokumentationstyperne er lovkrav, der anvendes internt, mens to af lovkravene anvendes såvel internt som eksternt. De øvrige dokumentationskrav er ikke lovkrav, og anvendes internt 1. Tidsangivelserne er et gennemsnit på baggrund af de ansattes besvarelser. 1 Dokumentationstyperne er i et tæt samarbejde med fagområdet sammenlagt under meningsfyldte kategorier. // Marts

5 Figur 3: Oversigt over dokumentationstyper fordelt på lovkrav/ikke lovkrav og anvendelse Dokumentation af sagens forløb fra start til slut (gennemsnitligt 517 minutter = 8 timer og 37 minutter) Dokumentation af forskellige former for kontakt ifm. barnet (gennemsnitligt 476 minutter = 7 timer og 56 minutter) Dokumentationen er et lovkrav Dokumentation af sagsgange og vurderinger (gennemsnitligt 281 minutter = 4 timer og 41 minutter) Dokumentation af kontakt med andre kommuner (gennemsnitligt 61 minutter = 1 time og 1 minut) Ingen Anvendes internt Udarbejdelse af handleplaner og skriftlig opfølgning på indsatser baseret på blandt andet handleplanen og afgørelse (gennemsnitligt 174 minutter =2 timer og 54 minutter) Anvendes eksternt Øvrige dokumentationskrav, herunder dokumentation af aftaler, dokumentation af økonomi ifm. bevillinger samt dokumentation i register over aflastnings- og plejefamilier (gennemsnitligt 78 minutter = 1 time og 18 minutter) Ingen Ingen Dokumentationen er ikke et lovkrav Note: Af hensyn til læsevenligheden er uddybningerne af dokumentationstyperne ikke medtaget i denne figur. Disse kan læses i tabel Ugentlig arbejdstid Socialrådgiverne er i spørgsmål 1 blevet bedt om at angive deres ugentlige arbejdstid. Det har været muligt at angive maksimalt 37,5 timer. Som det fremgår i tabel 3.1 er socialrådgiverne i gennemsnit ansat til at arbejde 35,2 timer om ugen. Det ses på maksimum- og minimumværdierne, at der forekommer en større variation ift. den ugentlige arbejdstid for socialrådgiverne. Tabel 3.1.: Ugentlig arbejdstid blandt socialrådgiverne. Angivet i timer Minimum Maksimum Median Gennemsnit n ,2 25 Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. // Marts

6 3.2. Anvendt tid på dokumentation Socialrådgiverne er i spørgsmål 2 blevet spurgt til hvilke af de listede dokumentationstyper, de anvender i deres hverdag og hvor mange minutter de anvender på den givne dokumentationstype i løbet af en gennemsnitlig arbejdsuge. I nedenstående tabel fremgår det, hvor meget tid socialrådgiverne i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på den enkelte dokumentationstype. Denne opgørelse tager ikke højde for socialrådgivernes ugentlige arbejdstid. Som det ses i nedenstående tabel anvender socialrådgiverne i gennemsnit 517 minutter om ugen (=8 timer og 37 minutter) på at dokumentere sagens forløb fra start til slut, 174 minutter (=2 timer og 54 minutter) på at udarbejde handleplaner og skriftlige opfølgninger på handleplanerne, 281minutter (4 timer og 41 minutter) på at dokumentere sagsgange og vurderinger og 476 minutter (=7 timer og 56 minutter) på at dokumentere forskellige former for kontakt i forbindelse med barnet. Dertil kommer nogle mindre dokumentationsopgaver i form af kontakt med andre kommuner (61 minutter = 1 time og 1 minut) og øvrige dokumentationskrav (78 minutter = 1 time og 18 minutter). Tabel : Antal minutter anvendt på dokumentationstypen. Angivet i minutter. Dokumentationstype Minimum Maksimum Median Gennemsnit n 1 Dokumentation af sagens forløb fra start til slut, herunder dokumentation ved afslutning af sager, udarbejdelse af journalrapporter og journalnotater samt udfyldelse af ansøgninger, udarbejdelse af visitation og vurderinger, dokumentation af foranstaltningstype eller indsats, bevilling og afgørelse 2 Udarbejdelse af handleplaner og skriftlig opfølgning på indsatser baseret på blandt andet handleplanen 3 Dokumentation af sagsgange og vurderinger, herunder dokumentation ifm. partshøring, aktindsigt, klagesager, sagsakter eller lægeudtalelser til sagsoplysning samt udarbejdelse af indstillinger til anbringelse, underretninger, genvurderinger og kontrakter vedrørende aflastnings- og plejeforhold 4 Dokumentation af forskellige former for kontakt ifm. barnet, herunder dokumentation af undersøgelser og udredninger samt dokumentation ifm. forældresamtaler, børnesamtaler, hjemmebesøg, statusudtalelser og børnefaglige undersøgelser 5 Dokumentation af kontakt med andre kommuner, herunder dokumentation af mellemkommunale underretninger, flytninger ved anmeldelse fra en anden kommune og refusionssager // Marts

7 6 Øvrige dokumentationskrav, herunder dokumentation af aftaler, dokumentation af økonomi ifm. bevillinger samt dokumentation i register over aflastnings- og plejefamilier Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. På baggrund af socialrådgivernes tidsangivelser er der endvidere foretaget en beregning af, hvor stor en procentdel af socialrådgivernes arbejdstid, der bruges på dokumentation. Tabel viser, at socialrådgiverne i gennemsnit bruger 75 % af deres arbejdstid på at dokumentere, men andelen spænder fra 27 til 100 %. Tabel : Andel af ugentligt arbejdstid anvendt på dokumentation. Angivet i procent. Minimum Maksimum Median Gennemsnit n Noter: Minimum angiver den laveste tidsangivelse blandt alle besvarelserne, mens maksimum angiver den højeste tidsangivelse. Medianen angiver den midterste værdi i tidsangivelserne, hvilket er et udtryk for, at halvdelen af observationerne falder på den ene side af denne værdi og halvdelen på den anden side. Hvis median er højere end gennemsnittet betyder det, at størstedelen af observationerne ligger over gennemsnittet. Ser vi nærmere på ovenstående fordeling i forhold til socialrådgivernes anciennitet, bruger socialrådgiverne med under 5 års anciennitet i stillingen en lidt større andel af deres arbejdstid på at dokumentere i forhold til socialrådgiverne med over 5 års anciennitet. Socialrådgivere med under 5 års anciennitet bruger i gennemsnit 77 % af deres arbejdstid på dokumentation, mens det for socialrådgivere med over 5 års anciennitet i gennemsnit er 71 % af deres arbejdstid. Tabel : Andel af arbejdstid anvendt på dokumentation krydset med anciennitet. Gennemsnitlig andel af arbejdstid Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid n brugt på dokumentation 0-4 år 77 pct år og derover 71 pct Andre dokumentationstyper Socialrådgiverne har i spørgsmål 3 haft mulighed for at angive, om de arbejder med yderligere dokumentationstyper. Socialrådgiverne er blevet bedt om at angive dokumentationstypen samt hvor mange minutter de i løbet af en gennemsnitlig uge anvender på de angivne dokumentationstyper. Disse oplysninger ses i nedenstående tabel. Som en hjælp til at besvare dette spørgsmål var følgende angivet i spørgeskemaet: Der skelnes mellem dokumentation og administration. Dokumentation omfatter ikke generel administration (fx indkøb af varer, mailkorrespondance) eller indsamling og registrering af data af fx medarbejdernes sygefravær, gennemførelse af MUS samtaler og lignende. // Marts

8 Det kan overvejes hvorvidt nogle af dokumentationstyperne oplistet af socialrådgiverne nedenfor snarere er administrative opgaver og derfor ikke dokumentation. Tabel : Andre dokumentationstyper blandt socialrådgiverne. Dokumentationstype Minutter Div. statistikker, dagsordener, referater, planlægning. 120 E-doc opsigelsesbreve til ansatte 60 Indberetning af carlog 15 Journalisere mails fra samarbejdsparter 60 Redegørelser til Ankestyrelsen 90 Telefon tid og derved dokumentationspligten på disse opkald. Telefon tid er en time hver dag. 60 Udarbejdelse af status på aflastningsfamilier til Tilsyn Midt 30 Vi modtager rigtig mange mail hver dag som vi skal forholde os til og derefter handle på eller journalisere eller slette. I sidste uge fik jeg [mange] mails som jeg kunne slette med det samme efter jeg havde læst mailen. Andre skulle journaliseres eller handles på. [ ] jeg syntes jeg fik rigtig mange unødige mails, men noget man er nød til at læse og huske/forholde sig til. Tid på ugentlig mails som også er dokumentation på borger sagerne er Formål med dokumentation samt kvaliteten heri I spørgsmål 4 er socialrådgiverne blevet spurgt til, om de kender formålet med hver af de listede dokumentationstyper. Som figur viser, er socialrådgiverne i høj grad bekendte med dokumentationstypernes formål. 100 % af socialrådgiverne angiver, at de kender formålet med 1) at dokumentere sagens forløb fra start til slut, 2) udarbejde handleplaner og skriftlige opfølgninger på disse, 3) dokumentere sagsgange og vurderinger og 4) dokumentere forskellige former for kontakt i forbindelse med barnet. 96 % af socialrådgiverne angiver at de kender formålet med at dokumentere kontakten med andre kommuner og 88 % angiver at kende formålet med de øvrige dokumentationskrav. Figur : Spørgsmål 4: Kender du formålet med følgende dokumentationstyper? Note: n=24. // Marts

9 I spørgsmål 5 er socialrådgiverne blevet spurgt om, i hvilken grad de mener, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet. 21 % af socialrådgiverne angiver, at de i høj grad mener, at dokumentation medvirker til at sikre kvaliteten i arbejdet. 71 % angiver, at de mener at dokumentationen i nogen grad virker kvalitetssikrende. Kun 8 % svarer, at dokumentationen i mindre grad medvirker til at sikre kvaliteten i arbejdet. Ingen af socialrådgiverne mener, at dokumentationen slet ikke medvirker til at sikre kvaliteten. Figur : Spørgsmål 5: I hvilken grad mener du, at dokumentation er medvirkende til at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n=24. Dernæst er socialrådgiverne i spørgsmål 6 blevet bedt om at vurdere i hvilken grad, de mener, der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet? Socialrådgiverne angiver, at der i høj eller nogen grad foreligger et behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 58 % af socialrådgiverne angiver, at der i høj grad er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet. 38 % svarer i nogen grad, mens 4 % svarer, at der i mindre grad er brug for at forenkle og lette dokumentationsopgaven. Ingen af socialrådgiverne svarer, at der slet ikke er brug for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten. Figur : Spørgsmål 6: I hvilken grad vurderer du, at der er behov for at forenkle og lette dokumentationsopgaverne for at sikre kvaliteten i arbejdet? Note: n=24. // Marts

10 For at få et indblik i hvor og hvorfor der er behov for at forenkle eller fjerne dokumentationstyper, uden det går ud over kvaliteten i arbejdet, har socialrådgiverne i spørgsmål 7 haft mulighed for at formulere dette i et åbent tekstfelt.. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 7: Hvis du har forslag til dokumentationstyper, som du mener, man kunne forenkle eller fjerne, uden at det går ud over kvaliteten i arbejdet, kan du notere dem og årsagen til det her. Udsagn Udfærdigelse af den børnefaglige undersøgelsen kunne laves mere enkelt. F.eks. ved at benytte metoden "signs of Safety" og ikke Dubu. Det kunne være en rigtig god ide, at sms kunne journaliseres direkte fremfor de skal skrives af. Det bliver der brugt meget tid på. [ ] - I forbindelse med opfølgning af indsats, er der alt for mange sagsgange i DUBU, dette kunne forenkles, så alt fremgik af handleplanen. Nu er der: Børnesamtale, møde, opfølgning/faglig vurdering, revidering af handleplan.- Børnesamtaler på ufødte som skal oprettes, for at komme videre, i DUBU.- Afgørelser vedr. bevillinger, de skal ligge to steder nu, dette kunne forenkles til et sted. Et andet IT system, så man kan føre journal et sted og ikke skal oprette en særskilt aktivitet hver gang man foretager sig noget i en sag. Denne arbejdsform gør det også lettere ved sagsskifte. Det vil hjælpe på kvaliteten af det socialfaglige arbejde hvis sagsstyringssystemet DUBU kommer til at fungere bedre. Systemet kører meget langsomt (timeglas). Der er fejl i det. Det kan ikke samarbejde med en række dokumentationer (filtyper) vi modtager fra borgere og eksterne hvorfor de skal omdannes og gemmes to gange inden de kan lægges på sagen. Systemet er meget "tungt" og derfor langsommeligt at anvende fordi der kun er meget ringe muligheder for at bruge genvejstaster. I stedet skal der klikke uforholdsvist mange gange. Div. indberetninger og dobbeltindberetninger til Danmarks Statistik og Ankestyrelsen (der er dog sket en samling af flere indberetninger). Dobbeltdokumentation bør analyseres. Div. handlingsplaner for arbejdsmiljø bør erstattes af mere tid ml. ledelse og medarbejdere. Skær ned på mødeaktivitet generelt! F.eks. i FagMED. Skær ned på IUPs opgaver ind i de enkelte aftaleenheder. Sygefraværssamtaler efter 5 sygeperioder afholdes fordi man skal. Leder bør tage samtalen af eget initiativ ved bekymring for trivsel. PERSONALEANSVAR TIL TEAMKOORDINATOR. Meget unødvendigt, skal igennem flere led og både teamkoordinator og fagleder deltager ved MUS. Opfølgningshandlinger til ankestyrelsen, er for systemet skyld/statistik ikke for borgerne [der bliver brugt en] del tid på funktionsbeskrivelser som i bund og grund er en samling af oplysninger fra børnefaglig undersøgelse, epikrise, opdateret handleplan og statusrapport fra en evt. indsats, som vi i forvejen skal vedhæfte til funktionsbeskrivelsen Tilstrækkelig dokumentation? I spørgsmål 8 er socialrådgiverne blevet bedt om, at angive hvorvidt de oplever, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig. 13 % af socialrådgiverne angiver, at dokumentationen i nogle tilfælde er utilstrækkelig. 71 % af socialrådgiverne mener ikke, at der er områder, hvor dokumentationen er utilstrækkelig med andre ord mener størstedelen af socialrådgiverne, at dokumentationen er tilstrækkelig. 17 % af socialrådgiverne svarer Ved ikke. Figur : Spørgsmål 8: Oplever du, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig? Note: n=24. // Marts

11 De socialrådgivere, der har svaret ja til, at der er områder, hvor dokumentationen ikke er tilstrækkelig, bliver i spørgsmål 9 bedt om at uddybe disse områder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 9: Uddyb venligst de områder, hvor du oplever, at dokumentationen ikke er tilstrækkelig. Udsagn Det kan hænde i sager at der ikke altid nås at lave den nødvendige dokumentation. dette viser sig f.eks. når sager overleveres.. Det kan være svært at følge med til at dokumentere tilstrækkeligt, da [ ] nogle børn, unge og familier, [ ] har mere brug for at der skabes en relation fremfor [at vi] sidder og dokumentere. Dokumentationen bliver ofte nedprioriteret, da relationsarbejdet skaber ro i sagerne. Tilbagemelding til underretter Tidsforbrug på dokumentation i forhold til for 5 år siden I spørgsmål 10 er socialrådgiverne blevet bedt om at angive, om de bruger mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden. Der ses en klar tendens til, at socialrådgiverne oplever, at dokumentation er en mere tidskrævende opgave i dag end for fem år siden. 71 % af socialrådgiverne angiver, at de bruger mere tid på at dokumentere i dag sammenlignet med for fem år siden. 8 % mener ikke, at den tid, de bruger på dokumentation, har ændret sig. Ingen af socialrådgiverne angiver, at de bruger mindre tid på at dokumentere. De resterende 21 % var ikke ansat i deres nuværende job for fem år siden, hvorfor de ikke bedes tage stilling til spørgsmålet. Figur : Spørgsmål 10: Når du tænker tilbage, bruger du så mere eller mindre tid på at dokumentere i dag end for fem år siden? Note: n=24. // Marts

12 3.6. Viden om og kompetencer til dokumentation I spørgsmål 11 er socialrådgiverne blevet bedt om angive, hvor enige eller uenige de er i følgende udsagn vedrørende deres forudsætninger for at dokumentere. Som det ses i figur er socialrådgiverne enige eller helt enige i, at de ved, hvad og hvor de skal dokumentere (100 og 96 %). Når spørgsmålet falder på, hvorvidt socialrådgiverne har fået en ordentlig introduktion til de elektroniske systemer, er 50 % enige eller helt enige i at de har fået en ordentlig introduktion til de elektroniske systemer, de dokumenterer i, mens 33 % svarer hverken enig eller uenig og 12 % er uenige eller helt uenige. Disse besvarelser antyder, at børnehavepædagogerne ved, hvor og hvad de skal dokumentere, men at introduktionen til selve programmet i nogle tilfælde har været mangelfuld. Figur : Spørgsmål 11: Hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Note: n=24. Socialrådgiverne blev desuden spurgt om, hvorvidt de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, og til dette spørgsmål er socialrådgiverne ret splittede. 34 % af socialrådgiverne er helt enige eller enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. 21 % siger hverken enig eller uenig, mens 29 % siger uenig eller helt uenig i at de dobbeltregistrerer. 17 % svarer, at de ikke ved, om de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Figur : Spørgsmål 11d: Jeg dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Note: n=24. // Marts

13 De socialrådgivere, der har svaret, at de er helt enige eller enige i, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 12 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 12: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn Afgørelser på børn hvor der er flere søskende som går ind under den samme afgørelse. ved udvalgssager, er der dobbelt dokumenter i selve udvalgssagen. Når der skal dokumenteres hvad der er sendt til andremyndigheder/ eller kommuner. Der laves mange gentagelser af indstillingsmail til aflastning. Hvis der er ændringer, så skal der udfyldes og sendes nyt skema og til NY fordeling. I DUBU systemet indsatser og i journalen Revidering af handleplaner. - Dokumentation i forbindelse med 50 undersøgelser. - Afgørelser i forbindelse med bevillinger. Samme dokumentation i flere systemer Faglige vurderinger og div. sagsakter dokumenteres både i DUBU og skal skrives i et visitationsskema til anbringelse. Når der træffes afgørelse om en 11 indsats eller børnefaglig undersøgelse laves en indstilling hvor der skrives det som tidligere er skrevet i sagen. Feks. ved opfølgning i en sag, så skal jeg have en status rapport, læse den, have et møde med familien og den unge, samt indsatsen, så skal der laves et møde referat hvor aftaler og mine faglige overvejelser er med i, så skal der være en unge samtale referat og til sidst en opfølgning-faglig vurdering, før jeg kan begynde at tænke på at lave det skriftlige arbejde ud fra de aftaler som vi har gjort os. De respondenter, der har svaret hverken enig eller uenig til, at de dokumenterer de samme oplysninger flere steder, bliver i spørgsmål 13 bedt om at uddybe de tilfælde, hvor de dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Tabel : Spørgsmål 13: Uddyb venligst de områder, hvor du dokumenterer de samme oplysninger flere steder. Beskriv gerne hvilke dokumentationstyper der er tale om, og hvor/hvordan du dokumenterer. Udsagn I DUBU skal der ofte laves flere aktiviteter i forbindelse med en given opgave, hvilket bevirker at tingene skal laves flere gange F.eks. nogle informationer fra plejefamilie i DUBU og edoc. jeg oplever at DUBU tager meget tid - og med mange funktioner - herunder indsatser m m - som er meget tidskrævende : jeg kan være usikker på at de informationer der kan trækkes ud af DUBU altid er pålidelige Referater af samtaler/faglige vurderinger, vurderinger af underretninger/faglige vurderinger // Marts

14 3.7. IT-systemerne DUBU og edoc Socialrådgiverne er i spørgsmål 14 blevet spurgt til, hvor tilfredse eller utilfredse de er med ITsystemerne DUBU og edoc, som de dokumenterer i. Socialrådgiverne er splittede, når det kommer til tilfredsheden med IT-systemerne. 42 % er overvejende tilfredse med DUBU, mens 38 % er overvejende utilfredse. Samme tendens gør sig gældende for edoc, hvor 21 % er overvejende tilfredse og 17 % er utilfredse med systemet. Socialrådgiverne lader dog ikke til at have lige så klare holdninger til edoc som til DUBU, da 21 % svarer Ved ikke til tilfredsheden med edoc. Figur : Spørgsmål 14: Hvor tilfreds eller utilfreds er du med IT-systemerne, som du dokumenterer i? Note: n=24. De respondenter, der angiver, at de er utilfredse eller meget utilfredse med IT-systemerne, bliver i spørgsmål 15 og 16 bedt om at uddybe, hvorfor de er utilfredse med hhv. DUBU og edoc. Tabel : Spørgsmål 15: Uddyb venligst hvorfor du er utilfreds med DUBU. Udsagn DUBU som system er godt, når det virker. Utilfredsheden består i, at det ofte hakker, er langsomt, går i stå og svarer ikke. Det er et dagligt irritationsmoment, og det forhaler arbejdet. Vi har ganske enkelt ikke tid til at sidde og vente på at DUBU skal tænke færdig. Dokumenter skal lukkes inden man kan åbne andre dokumenter (dårlig og langsom brugerflade). I forsøget på at vi husker alt, er der mange flueben, der skal sættes inden man kan komme videre. Det er for så vidt ok, men man skal scrolle ned for at SE detaljen. Brugerfladen er ikke god. Det bryder ned ofte. Det vedhæftet ikke altid adresser på brevene. Det kan ikke finde ud af at Socialrådgivningen har 2 adresser, så jeg skal ændre min adresse i hvert brev. Det er bøvlet at arbejde med generelt i hverdagen. Jeg kunne blive ved. Der er alt for mange klik og ting, der skal udfyldes, for at komme videre, til de sagen drejser sig om. således tager det nærmst 4 timer at træffe en afgørelse, som før kunne gøres på ½ time Der er meget dobbelt arbejder, som ikke er nødvendigt i følge lovgivningen. - Der er mange huller i løbet af en dag, der gør at ting forsvinder og ikke kan gendannes. - Der er mange forsinkelser i løbet af en dag, fra der åbnes for at aktivitet til den kan arbejdes i kander gå fra 1-5 min. Føler systemet netop gør, at der går længere tid med adm. arbejde, da der skal oprettes aktiviteter hver gang der foretages noget - ved hver aktivitet skal der foretages mange klik. Ofte kører DUBO langsom eller ustabilt. Det er langsomt, går i stå flere gange om dagen, sletter jævnligt referater, skal genstartes flere gange om ugen fordi det fryser - nogle gange flere gange om dagen. Aktivitetstyperne er ulogiske Man kan ikke længere sende mails fra DUBU - det er tidskrævende, at oprette dokumenter, gemme dem på eget brev, vedhæfte dem mails og sende dem Det tager lang tid, at oprette netværk - det skal oprettes på alle børnene, det 'kopieres' ikke til helsøskende Se tidligere. // Marts

15 Tabel : Spørgsmål 16: Uddyb venligst hvorfor du er utilfreds med edoc. Udsagn Det er uoverskueligt - uens overskrifter, som gør det svært at søge på dokumenter. Kompliceret og ustruktureret redskab. det er nyt og kræver at man kender de eksakte søgeord Det er svært at finde andres dokumenter hvis ikke man har et link Smartere dokumentation For at drage nytte af medarbejdernes viden og erfaring med dokumentation, er socialrådgiverne i spørgsmål 17 blevet bedt om at angive hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde. Udsagnene er anonymiseret. Tabel : Spørgsmål 17: Hvis du har forslag til hvor og hvordan, der kan dokumenteres på en smartere måde, kan du notere dem her. Udsagn Det ville være nemmest at gemme alt i et. fx dubu. Mere opkvalificering, når der sker ændringer, og løbende, da der er funktioner der ikke bruges så tit. Måske også en forenkling af typer og aktiviteter bl.a. i forhold til opfølgninger Et samlet system kunne være ønskeligt, arbejder ikke meget i edoc, så der mangles helt klart rutine Dette er beskrevet tidligere. Jeg vil foreslå at der arbejdes på at forbedre DUBU. Ledelsen skal trække data direkte fra DUBU. Medarbejdere skal anvende DUBU mere systematisk til at skabe overblik over egen sagsmængde. Kalendersystem bør integrere med DUBU. Pres på ministeriet og KL i forbindelse med urimelige mængder indberetninger og genvurderinger ved underretninger. Der er utrolig mange klik i DUBU systemet. Samt man kan ikke have flere dokumenter åben i DUBU systemet på en gang, for at danne sig et overblik. F.eks til når man skal copy/paste som er en stor del af vores arbejde, fordi vi skal lave samlinger/rapporter ud fra det dokumentation vi får fra andre. Ligeledes driller DUBU systemet os ofte. Specielt i handleplanerne Afsluttende spørgsmål om undersøgelse og arbejdet med dokumentation Slutteligt har socialrådgiverne i spørgsmål 18 haft mulighed for at kommentere på arbejdet med dokumentation eller undersøgelsen. Tabel : Spørgsmål 18: Har du yderligere kommentarer til arbejdet med dokumentation som socialrådgiver eller til undersøgelsen, kan du notere det her. Udsagn Det tager fokus fra kerneopgaven som er socialt arbejde med udsatte børn og unge. Bruger det meste af arbejdstiden ca. 75 % til at dokumentere sagerne. Det ville være ønskeligt, at kunne bruge 75% på kerneopgaven og 25% til dokumentation. Alle de registreringer stresser. Jeg synes, jeg bruger alt for meget tid på dokumentation og denne tid går fra at hjælpe vores udsatte børn, unge og familier i RKSK. Det virker af og til, som om vi dokumenterer for dokumentationens skyld, og det er ikke i orden. Vi skal indberette til diverse ting, så der kan laves statistikker. vi indberetter forskelligt, ikke tidsnok så statistikken kan være misvisende. Jeg synes, vi er ved at bevæge os væk fra vores kerneopgaver og ud på et skråplan. I mine øjne kan det være svært at forebygge rettidigt, når jeg sidder foran skærmen så meget. Vi dokumentere så meget, at der ikke er tid til at se de børn vi er ansat til at hjælpe. Der er for lidt oplæring af nye ansatte. Dette giver merarbejde til de "gamle" ansatte. derudover risikeres det, at der ikke bliver journaliseret korrekt. // Marts

16 Jeg bruger for lang tid på dokumentation ift. den tid jeg har til borgerne. Jeg er rådgiver for, at tale med borgere - ikke for at bruge størstedelen af min tid på skriftlig dokumentation. Jeg er blevet bedt om at svare på hvor mange minutter jeg bruger for forskellige former for dokumentation. Det er mig ikke muligt uden at der sættes tid af i en periode a en måned, hvor jeg noterer mine aktiviteter. [ ] Jeg dokumenterer alt mit arbejde. Jeg er ikke i stand til at redegøre for hvor lang tid jeg bruger på hver enkelt type dokumentation, så jeg har opdelt minutterne ligeligt. Det er bedste bud Jeg deltog i n landsdækkende undersøgelse for [nogle] år siden om socialrådgivers dokumentation og borgerkontakt. For at få et overblik over hvor meget tid SR bruger på borgeren og hvor meget vi bruger på dokumentation. Konklusionen blev for [nogle] år siden, at for hver 10 min vi bruger i en direkte kontakt til borgeren, så er der 60 min skriftlighed bagefter. Herunder også at få indsatserne godkendt osv. Og jeg ser udelukkende, at jeg i dag bruger endnu mere tid på dokumentation, end jeg gjorde den gang. Pt sidder jeg med [mange] sager, hvor flere af dem er massive sager, så kan man jo selv begynde at regne ud, hvor meget tid der er til hver. // Marts

17 4. Metodiske overvejelser 4.1. Undersøgelsens population Spørgeskemaundersøgelsen er sendt ud til alle de personer, der pr. d. 25. januar 2017 er ansat som socialrådgiver i Socialrådgivningen, Børn og Familie. Dette drejer sig om 39 socialrådgivere. Oplysningerne er indhentet fra Intern Udvikling og Personale. Af forskellige årsager indgår ti ud af de 39 socialrådgivere ikke i undersøgelsen. Populationen udgøres således af 29 socialrådgivere Svarprocent Ud af de 29 socialrådgivere, der har modtaget spørgeskemaet, har 25 helt eller delvist besvaret spørgeskemaet, hvilket giver en svarprocent på 86 %. Denne undersøgelse udgør således et solidt grundlag for det videre arbejde med dokumentationen blandt socialrådgiverne. Figur Svarprocent Der udarbejdes ikke nogen frafaldsanalyse med henblik på at estimere, hvorvidt frafaldet er systematisk. Det skyldes, at kun 4 socialrådgivere ikke har besvaret spørgeskemaet. Som følge af hensynet om anonymitet afrapporteres der ikke fra enheder på under 5 personer. // Marts