Label- og stregkodemanual Erhvervspakker Version 3.0 1
Label- og stregkodemanual...1 Erhvervspakker...1 1 Indledning...3 2 Stregkoder og labels...3 2.1 Trykspecifikation...3 2.2 Forsendelsesstregkode...4 2.2.1 Produktkoder for forsendelsesnumre tildelt af Post Danmark...4 2.2.2 Produktpræfix for forsendelsnumre tildelt af Post Danmark (numerisk)...5 2.2.3 Produktpræfix for forsendelsnumre tildelt af Post Danmark (alfa)...5 2.2.4 Checkcifferberegning for forsendelsesnumre tildelt af Post Danmark...6 2.3 Serviceydelser...7 2.4 MITL - generel beskrivelse...7 2.5 MITL label, skitse og eksempel...8 3 Pakker Udland...9 3.1 Produkter og serviceydelser til udlandet...9 3.2 Oversigt over produkter...10 4 Udveksling af data...10 4.1 EDIFACT...10 Bilag A Detaljeret beskrivelse af labeldesign og indhold...11 2
1 Indledning Denne vejledning er til brug for de erhvervskunder i Post Danmark, som selv ønsker at printe pakkelabels til Erhvervpakke produktet og udenrigsprodukter, dog undtaget Privatpakke uden omdeling og Pallet. For produkterne Privatpakke uden omdeling og Pallet henvises til Implementation Guidelines for PostNord AB Logistics Shipping Label, samt tilhørende eksempler. Vores produktion er baseret på moderne teknologi, som sikrer den meget høje leveringskvalitet der kendetegner Post Danmark Logistik A/S. En forudsætning for god leveringskvalitet tager sit udgangspunkt i lablen. Derfor har vi udarbejdet nogle generelle minimumskrav til hvordan en label skal tage sig ud. Disse krav er grundlaget for de beskrivelser denne manual indeholder. 2 Stregkoder og labels Til brug for Post Danmarks håndtering af pakken kan der være flere typer stregkoder: En forsendelsesstregkode, se afsnit 2.2, skal give forsendelsen en unik ID af hensyn til såvel produktion som mulighed for at kunne følge pakken via track og trace. Post Danmark Logistik A/S anvender her to typer forsendelsesstregkoder: S10 og SSCC. o S10-stregkoden har 13 karakterer og forsendelsesnumre tildeles af Post Danmark. o SSCC-stregkoden er GS1-danmarks implementering af CEN-License Plate, der tildeles af GS1-Danmark. Anvendelsen af SSCC-stregkoden forudsætter at Post Danmark Logistik A/S modtager data til forsendelserne. 2.1 Trykspecifikation Symbologi Post Danmark understøtter følgende symbologier: Symbolhøjde X-dimension Code 39 som bruges til S10 stregkoder Code 128 som bruges til S10 stregkoder EAN 128 som bruges til SSCC stregkoder Min. 15 mm for forsendelsesstregkode 0,350 mm. 3
W/N-ratio Lyszoner Symbolkontrast Kvalitet Min. 2,0 for pakker til udland Blank papir (Quiet zone) min. 7 mm i starten og slutningen af stregkoden og min. 2 mm i top og bund. Der skal skrives med sort på hvid baggrund. Forskellen mellem den hvide og den sorte farve skal være min. PCS 75 %. Stregkoden anbefales at overholde karakteren A eller B, når den testes op mod ISO/IEC 15416:2002 Test Specifications for Barcode Symbols. Trykfarve og basismateriale Orientering Sort tryk på hvid bund. Stregkoden bør være stakittypen, det vil sige, at stregerne i stregkoden påføres i printretningen. Se eksempelvis MITL-labelen afsnit 2.5. Øvrige optiske egenskaber Det anbefales at materialet er mat, og uigennemskinnelig.basismateriale og tryk skal være af en sådan beskaffenhed og med sådanne refleksionsegenskaber, at kravet til kontrast overholdes, og at stregkodens læsbarhed er tilstrækkelig god i hele forsendelsens levetid. 2.2 Forsendelsesstregkode Hver enkelt pakkeforsendelse skal være forsynet med en unik forsendelsesstregkode. 2.2.1 Produktkoder for forsendelsesnumre tildelt af Post Danmark Der findes følgende produktpræfix til pakker, Letgods og waybill: Præfix Produktnavn 00-99 Erhvervspakke CO Pakker i Samsending til udland CC Pakker udland DK Waybill 4
2.2.2 Produktpræfix for forsendelsnumre tildelt af Post Danmark (numerisk) Anvendes på indenlandske pakker: nnnnnnnnnn c DK n = Løbenummer (10 cifre) c = Checkciffer (MOD 11) DK = Landekode (2 tegn) Dvs.: - Løbenummer består af 10 numeriske tegn. Eksempel: - Checkciffer, modulus 11, iht. Afsnit 2.2.4. - Landekoden består af 2 bogstaver og følger ISO 3166. Landekoden for Danmark er således DK. En Erhvervspakke med løbenummer 0437654579: 0437 654 579 8 DK. 2.2.3 Produktpræfix for forsendelsnumre tildelt af Post Danmark (alfa) Anvendes på pakker fra/til udlandet, samt visse andre former for forsendelser. aa nnnnnnnn c DK a n = Produktpræfix (2 tegn) = Løbenummer (8 cifre) c = Checkciffer (MOD 11) DK = Landekode (2 tegn) Dvs.: - Produktpræfix består af 2 tegn - Løbenummer består af 8 numeriske tegn. - Checkciffer, modulus 11, iht. Afsnit 2.2.4. - Landekoden består af 2 bogstaver og følger ISO 3166. Landekoden for Danmark er således DK. Eksempel: En pakke til udlandet med løbenummer 09876545: CO 09 876 545 6DK 5
2.2.4 Checkcifferberegning for forsendelsesnumre tildelt af Post Danmark Nedenstående specifikation er kun gældende for stregkodeintervaller tildelt af Post Danmark. Til kontrol af dataindholdet er forsendelsesstregkoden forsynet med et datacheckciffer, som alene checker kodens numeriske indhold (ikke bogstaver), dvs. for pakker uden produktpræfix, kodefeltets 10 første positioner, regnet fra venstre, og for pakker med produktpræfix, position 3-10, regnet fra venstre. Checkcifferet er placeret i kodefeltets 11. position, regnet fra venstre, og beregnes efter modulus 11 med vægtningsfaktorerne 7, 9, 5, 3, 2, 4, 6, 8, 7 og 9, regnet fra højre (mindst betydende ciffer), mod venstre. Eksempel med Stregkodeindhold: 123 456 789 1 DK 10 cifre: Tal til kontrol 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Vægtning x9 x7 X8 x6 x4 x2 x3 x5 x9 x7 Resultat 9 14 24 24 20 12 21 40 81 7 Sum 252 divideret med 11 = 22 med en rest på 10 Checkciffer er 11-10 = 1 Eksempel med Stregkodeindhold: CC 3456 789 1 DK 8 cifre: Tal til kontrol 3 4 5 6 7 8 9 1 Vægtning x8 X6 x4 x2 x3 X5 x9 x7 Resultat 24 24 20 12 21 40 81 7 Sum 229 divideret med 11 = 20 med en rest på 9 Checkciffer er 11-9 = 2 Ved checkcifferberegningen er der følgende undtagelser: - hvis rest (modulus) bliver 0, er checkcifferet 5 - hvis rest (modulus) bliver 1, er checkcifferet 0 Checkcifferet bruges alene til kontrol af stregkodens numeriske del. Dvs., produktpræfix og landekode indgår ikke i checkcifferberegningen. 6
2.3 Serviceydelser Serviceydelserne skal have en klar tekst, der beskriver hvad det er for en serviceydelse, der bliver anvendt. Serviceydelser der skal fremgå på lablen: Nr. Beskrivelse Pakker indland 3 Bestilt returnering af pallet X 5 Værdi X 9 Telefonisk varsling X Letgods Pakker udland 11 Returpakke afhentet Erhverv X X 21 XL omdeling X 22 Pakke med omtanke X X 27 Postopkrævning X X 31 Levering før 10 X 35 Returpakkelabel uds. Af PDK X 36 Farligt indhold X 39 Returpakke service X 41 Flexlevering X X X 52 Pallet X 56 Tidsbestemt levering X X 58 Farligt indhold i begrænset mængde X X 59 Fly X 2.4 MITL - generel beskrivelse MITL (Multi Industry Transport label) er direkte oversat en transportlabel. Det svarer til en pakkelabel. I de følgende afsnit gives en detaljeret beskrivelse af indholdet af de informationsblokke, som kan forekomme (afsender, modtager, instruktion m.v.). Herudover gives retningslinier for, hvor meget plads, der er til rådighed for de respektive blokke ved en printbredde på 105 mm. Hvis der bruges andre forsendelsesstregkoder end S10, må pakkelabelen kun anvendes sammen med EDI - d.v.s. at overførsel af den totale informationsmængde sker elektronisk. Det er vigtigt, at overførslen af information finder sted før det fysiske flow af pakker. Information om pakker skal med andre ord være tilgængelig for Post Danmark, før pakkerne ankommer. En detaljeret beskrivelse af pakkelabeldesignet findes i bilag B, hvor afsnittene er nummereret, så det passer til eksemplet nedenfor. 7
2.5 MITL label, skitse og eksempel Fra Til 1 1 2 1 2 3 Transportinstr: 3 4 4 5 5 6 6 For Privatpakke uden omdeling og Pallet henvises til Implementation Guidelines for PostNord AB Logistics Shipping Label General Descriptions samt tilhørende appendix Examples 8
3 Pakker Udland 3.1 Produkter og serviceydelser til udlandet For at sikre den mest effektive håndtering af pakker og paller skal der benyttes IT løsninger til at producere transportlabel og EDI. EDI skal sendes senest samtidig med, at forsendelserne afhentes/indleveres, så data er tilgængelig, når stregkoderne scannes på det første pakkecenter. Nedenfor eksempel på adresselabel og tolddekleration: 1) Adresselabel 2) Tolddekleration CN23 1) Adresselabel printet i henhold til international MITL standard for transportlabel på selvklæbende label papir på en termo eller laserprinter. 2) Tolddekleration CN23 - Til forsendelser til ikke EU lande skal der, sammen med Private Priority (340) udarbejdes en tolddekleration CN23. Til forsendelser til ikke EU lande kan der, sammen med Business Priority (330) udarbejdes en tolddekleration CN23. Tolddeklerationen skal placeres i en gennemsigtig plastlomme på pakken/pallen. 9
3.2 Oversigt over produkter Business Priority Singel (330) Tilladt med adresselabel til alle lande Tilladt med serviceydelse 27 COD* til GL og FO Business Priority Samsending (332) Tilladt med adresselabel til NO, SE, FI, FO og IS. Tilladt med serviceydelse 41 Flex Delivery til SE og NO Tilladt med serviceydelse 27 COD* til NO, FO, DE, og SE Tilladt med serviceydelse 48 SMS Advising til NO, SE og FI Private Priority (340) Tilladt med adresselabel til alle lande bortset fra NO, SE, FI, IS, FO og GL Told dekleration CN23 skal udfærdiges Tilladt med serviceydelse 05 Value til visse lande Parcel Economy (359) Kun tilladt til FO og GL. Tilladt med serviceydelse 27 COD* til FO og GL. 4 Udveksling af data 4.1 EDIFACT Dataformatet EDIFACT bruges i et Post Danmark subset kaldet KUNDEMIN version 4.30. Kontakt salgskonsulenten for et eksemplar af denne og anvendelsesvejledningen. 10
Bilag A Detaljeret beskrivelse af labeldesign og indhold Blok på MITLlabel 1 Transportør og produkttype 2 Fra / from Beskrivelse Pakker Post Danmarks logo eller navn skal anføres på labelen. Post Danmark logo til påtryk kan hentes som EPS-fil på Post Danmarks hjemmeside på adressen: www.postdanmark.dk/logo Herunder eksempel på logo og navn eller Post Danmark Logistik A/S Derudover skal produkttypen Erhvervspakke fremgå. Teksten bør være mindre end den, der anvendes i Til/To-blokken. Af pladshensyn kan teksten reduceres til Arial 10 eller tilsvarende. Højdekrav - ca. 25 mm. Teksten skal være venstrestillet med + 5 mm Der skal være et stort tydeligt kryds over afsender eller streg gennem postnummer, stregtykkelse mellem 0,5 og 0,8 mm. Afsenderens virksomhedsnavn og fysiske adresse (obligatorisk) Kan omfatte 6 linier. Afsenderen kan efter eget valg påføre logo for f.eks. virksomhedsnavn. Teksten skal være venstrestillet med + 5 mm. 3 Til / to Telefonnummer og Afsendelsesdato (valgfrit) Aktuelt ved modtagelse, men også relevant ved eventuelt returvarer, fejlleverancer, splitleverancer m.m. Ledetekster (dansk/engelsk): Fra / From Tlf: / Phone Afs-dato / Desp. Date a) Navn (obligatorisk). b) Adresse Tydelig beskrivelse af adressen, hvortil pakken skal leveres. c) Postnummer på leveringssted (obligatorisk) d) Destinationsland (betinget) Skrives ikke på indenlandske pakker Generelt om informationen. Vælg en tekststørrelse, som er min. 2 punkter større end normal tekst, f.eks. Arial 12 eller lign. - pladsbehov: ca. 45 mm. Alle 11
bogstaver og tal i navn og adresse skal være med samme skriftstørrelse. Anvend kun en ledetekst til hele blokken. Teksten skal være venstrestillet med + 6 til 10 mm Undlad fonttyper med kursiv og fonttyper der efterligner håndskrift. Undlad smalle fonttyper, f.eks. Ariel Narrow Hold samme linieafstand og undgå tomme linier. Der skal være 5 mm quiet zone omkring hele adresseblokken 4 Transportinstruktion Instruktioner fra afsender til Post Danmark vedrørende udførelsen af transporten - f.eks. serviceyelser, håndteringsinformation m.v. Er pakken sendt med Postopkrævning (PO), hvor Post Danmark udskriver postopkrævningsblanketten, skal der i denne blok anføres PO eller COD -symbol som vist herunder: For eksempler henvises til Implementation Guidelines for PostNord AB Logistics Shipping Label General Descriptions samt tilhørende appendix Examples Ledetekst: "Transportinstr:" eller "Instruktion", (kan evt. udelades v. pladsmangel). Pladsbehov: ca. 30 mm. Kollinummer og vægt bør skrives med stor font og fed for at forbedre læsbarheden på stor afstand. Teksten skal være venstrestillet med + 5 mm a) Serviceydelser (betinget) Navn på en eventuelle serviceydelser skal fremgå i klar tekst på blanketten med Post Danmarks benævnelse, for eksempel Flexlevering. Derudover kan forsendelsen forsynes med en særlig stregkode (en serviceydelsesstregkode, se afsnit 2.3) til angivelse af den pågældende serviceydelse; det kan være i form af en etiket, eller den kan være trykt/printet på adressesedlen. Yderligere detaljer relateret til serviceydelsen, f.eks. beløb, kundenummer etc. Mere end en serviceydelse kan forekomme, se bilag A. b) Referencenummer (valgfrit) Ledetekst: "Referencenummer". 12
Indeholder et referencenummer c) Kollinummer antal kolli (obligatorisk) Her gives dels information om det totale antal kolli i forsendelsen. Informationen bringes for at sikre samlet udlevering, og dermed undgå splitleverancer. Informationen bør skrives med store typer for at kunne læses på afstand. Kolli: 2 / 7 hvor både sekvensnummer og totalt antal kolli er kendt. d) Vægt (mandatory på Letgods) Vægten af det enkelte kolli, nævnt som en anvisning ved manuel håndtering. e) Vægt - symbolet For regler og symbolerhenvises til Implementation Guidelines for PostNord AB Logistics Shipping Label General Descriptions samt tilhørende appendix Examples 5 Kundereferenc e 6 Stregkode 7 Serviceydelser Denne information er obligatorisk, når den er påkrævet for at kunne fuldføre leverancen. Op til 3 linier med varierende indhold, f.eks. leveringsinstruktion, adviseringsinformation m.m. Stregkoder skal have stregkodenummeret skrevet i klar tekst under selve stregkoden. Post Danmark tilbyder en række forskellige serviceydelser knyttet til den enkelte forsendelse. Alle serviceydelser der er tilknyttet den enkelte forsendelse skal fremgå i klar tekst og kan fremgå som stregkode, i blok 4 på lablen. En samlet liste over gyldige serviceydelser i Post Danmark findes i bilag A 13