APV Nyhedsbrev nr. 3 - september 2015 INDHOLD Lokale spørgsmål (frist den 13. september) Det fælles spørgeskema udvides med ekstra spørgsmål om social kapital Få de rigtige trivselsrapporter lav en grundig validering af medarbejderne (15.-27. september) Modtagelsen af log-inbreve Anonymitet i trivselsundersøgelsen Planlæg en høj svarprocent Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter Fysisk APV APV2015 på AMBU-online Vigtige tidspunkter: APV2015 Yderligere spørgsmål: apv@mbu.aarhus.dk og 23 37 32 81
Lokale spørgsmål Ligesom ved APV2013 (og APV2014 på skolerne) er det muligt for arbejdsmiljøgruppen at tilføje op til fem lokale spørgsmål til trivselsundersøgelsen i 2015. Mandag den 24. august modtog alle ledere af en arbejdsmiljøgruppe en mail fra Rambøll med et link til indberetningen af lokale spørgsmål. Alle arbejdsmiljøgrupper skal tage stilling til, om de ønsker lokale spørgsmål eller ej. Indberetningen af de lokale spørgsmål foregår nu, og der er sidste frist søndag den 13. september 2015. De lokale spørgsmål er en mulighed for at gøre jeres trivselsundersøgelse så aktuel og nærværende som muligt, og kan bidrage til det strategiske arbejde med arbejdsmiljøet hos jer. Det er arbejdsmiljøgruppen, som i fællesskab drøfter og beslutter hvilke lokale spørgsmål der evt. skal tilføjes. Muligheden for at tilføje egne spørgsmål er kun for arbejdsmiljøgrupperne. Der er dog intet til hindring for at MEDudvalget kan koordinere de lokale spørgsmål, hvis det er ønsket. Husk at sæt jer ind i det fælles spørgeskema og find inspiration i spørgsmålskatalog inden I påbegynder at udarbejde egne formulerede spørgsmål. Find materialet på AMBUonline APV og trivselsundersøgelse Materialer. Det fælles spørgeskema udvides med ekstra spørgsmål om social kapital Det fælles spørgeskema til trivselsundersøgelsen er det samme som i 2009, 2011 og 2013 (og 2014 på skolerne). Det er udarbejdet af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA), og det kommer langt omkring det psykiske arbejdsmiljø. Derudover har HovedMEDudvalget besluttet at udvide det fælles spørgeskema med 11 ekstra spørgsmål om social kapital. Social kapital er et kerneelement i arbejdsmiljøarbejdet i Børn og Unge. Udvidelsen af spørgeskemaet med ekstra spørgsmål om social kapital gør det muligt for jer som arbejdsmiljøgruppe, at få et mere nuanceret billede af den sociale kapital hos jer. De ekstra spørgsmål om social kapital er udviklet af NFA, og indgår i det nye spørgeskema til målingen af det psykiske arbejdsmiljø, som NFA er ved at udvikle. Det forventes, at vi overgår til det nye spørgeskema i forbindelse med APV2017.
Få den rigtige trivselsrapport lav en grundig validering af medarbejderne (15.-27. september) I foråret blev arbejdsmiljøorganisationen valideret, hvormed strukturen for rapporteringen blev grundlagt. I perioden fra den 15. til den 27. september 2015 kl. 24.00 skal medarbejdernes valideres. Valideringen af medarbejderne har tre formål: - At sikre at det er de rigtige medarbejdere, der deltager i undersøgelsen (og dermed får et spørgeskema). - At sikre at medarbejderne er placeret i den rigtige arbejdsmiljøgruppe. Medarbejdernes svar på spørgeskemaet danner som bekendt en trivselsrapport pr. arbejdsmiljøgruppe. - At sikre at den enkelte står korrekt angivet som værende medarbejdere eller leder Valideringen foregår via Arbejdsmiljødatabasen i LIS. Nærmere information samt vejledning til hvordan valideringen af medarbejderne skal ske modtager I via ugepakken den 15. september. I bedes foretage valideringen af medarbejderne straks! Tidsfristen er meget kort og der er kun denne ene mulighed for at validere medarbejderne. HMU har besluttet nedenstående deltagelseskriterier for trivselsundersøgelsen i 2015. Kriterier for deltagelse i trivselsundersøgelsen 2015 Ansættelsesform Deltager Deltager ikke Månedslønnede i ansættelsesforhold den 1. september 2015 Timelønnede Job med løntilskud Flexjob Skånejob Seniorjob Praktikant på SU Virksomhedspraktik (ledige) Lærerstuderende (på SU) Pædagogstuderende (1. periode på SU) Pædagogstuderende (2. og 3. periode med løn) PA-elever (pædagogisk assistent elever) og GVU-elever Sygemeldte, også langtidssygemeldte Barselsorlov Anden orlov (med og uden løn) under 1 års orlov over 1 års orlov Opsagt, men ikke fratrådt den 1. september 2015 (gælder også ved fritstilling) Har selv opsagt, men er ikke fratrådt den 1. september 2015 Modtagelsen af log-inbreve Besvarelsen af trivselsundersøgelsen foregår elektronisk via internettet. Spørgeskemaet kan besvares på alle computere, tablets og smartphones med internetadgang. Besvarelsen af spørgeskemaet foregår i perioden fra den 19. oktober til 1. november 2015. Herefter vil
medarbejdere, der mangler at svare, modtager en påmindelse med posten på deres privatadresse fra Rambøll. Distributionen af invitationen og log-inbrevene sker på følgende måde: Medarbejdere med en @aarhus.dk-mail modtager mandag den 19. oktober en mail med et link til spørgeskemaet. For alle øvrige medarbejdere leveres login-brevene til arbejdspladsen i én samlet pakke via PostDanmark med modtagelse fredag den 16. oktober. Login-brevene er personlige og skal udleveres til medarbejderne/kollegaerne hurtigst muligt. Kontakt Rambøll på tlf. 51 61 80 80, hvis der er noget galt med leverancen eller den udebliver. Alternativt kontaktes APV-hotline - se kontaktoplysninger sidst i dette nyhedsbrev. Anonymitet i trivselsundersøgelsen Det er vigtigt at understrege overfor jeres medarbejdere/kollegaer at man deltager anonymt i trivselsundersøgelsen. Ingen i Børn og Unge har adgang til de enkeltes besvarelser. Det er udelukkende Rambøll, der kender de enkeltes besvarelser og som ved hvem der eksempelvis mangler at besvare spørgeskemaet. Efter gennemførelsen af trivselsundersøgelsen opbevares data hos Dansk Demografisk Database, som er en del af Rigsarkivet. Planlæg en høj svarprocent En høj svarprocent kan give jer som arbejdsmiljøgruppe det bedste fundament for efterfølgende at arbejde strategisk med jeres trivsel og arbejdsmiljø. Derfor er det vigtigt, at I sætter mål for, hvilken svarprocent der er tilfredsstillende for jer, og hvordan I vil opnå en høj svarprocent. I Børn og Unge var den samlede svarprocent ved APV2013 (og APV2014 på skolerne) 84 procent. Der vil blive udlovet præmier til arbejdspladser, der opnår den højeste svarprocent (hvis flere opnår den samme svarprocent, vil der blive trukket lod). Læs mere i kommende nyhedsbrev. På AMBUonline kan I blandt andet finde: - Minioplæg om APV og trivselsundersøgelse som I kan anvende når I introducerer jeres medarbejdere/kollegaer til APV2015 - Plakater som I kan printe og hænge op i personalerummet (fra den 18. september) - Dokumentet Sådan planlægger I en høj svarprocent - Et brev Har du husket at deltage i trivselsundersøgelsen
Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter I forbindelse med trivselsundersøgelsen vil arbejdsmiljøgrupperne modtage tre rapporter: Trivselsrapporten, en kommentarrapport og et prioriteringskort. Når der udarbejdes rapporter bliver besvarelser fra ledere og medarbejdere holdt adskilt, med undtagelse i den samlede trivselsrapport for hele Børn og Unge. Medarbejderrapporterne følger arbejdsmiljøorganisationen. Det vil sige rapporter for hver arbejdsmiljøgruppe, en trivselsrapport til hvert MEDudvalg og en trivselsrapport til hvert områdemedudvalg. Ledelsesrapporterne følger ledelseslinjen (på MEDniveau). For rapporterne gælder, at der skal være minimum fem besvarelser for at der laves en rapport. Derudover udarbejdes der en række tværgående rapporter for forskellige faggrupper, ledertyper og arbejdspladstyper. Tilkøb af ekstra rapporter Der er mulighed for at bestille ekstrarapporter direkte ved Rambøll, hvis man har særlige ønsker til at få særlige rapporter, det kan eksempelvis være at få en trivselsrapport for undervisningspersonalet i henholdsvis indskoling, mellemtrin og udskoling. For at overholde principperne om anonymitet skal der dog være minimum fem besvarelser og der skal være minimum fem personer tilbage i den gruppe som besvarelsen til den ekstra rapport tages fra. På AMBUonline findes den skabelon, som skal anvendes til bestilling af ekstrarapporter: AMBUonline APV og trivselsundersøgelse Materialer Rapporter Rapporter bestilt senest 9. november 2015 koster 1.500 kr. og leveres d. 10. december. Rapporter bestilt efter 9. november 2015 koster 2.000 kr. Leveringen midt og slutningen af måneden første gang i slutningen af december. Betaling for ekstra rapporter afregnes direkte mellem arbejdspladsen i Børn og Unge og Rambøll. Fysisk APV I løbet af efteråret skal der gennemføres fysisk APV på alle arbejdspladser i Børn og Unge. Der er metodefrihed til hvordan den fysiske APV foretages det er således op til jer, om I vil gennemføre den fysiske APV ved at lave en rundgang, et spørgeskema, drøfte det fysiske arbejdsmiljø på et personalemøde eller noget helt fjerde. Mange arbejdspladser i Børn og Unge er så grundige med deres to årlige arbejdsmiljøgennemgange, at det er en mini APV de laver. Når man er det, er det ikke nødvendigt også at gennemføre en fysisk APV hvert andet år (trivselsundersøgelsen gennemføres fortsat hvert 2. år). I stedet kan de to årlige arbejdsmiljøgennemgange bruges som en løbende APV.
Det er et lovmæssigt krav, at der er skriftlighed omkring APV en. I lever op til kravet om skriftlighed ved at indberette jeres fysiske APV i Arbejdsmiljødatabasen i LIS seneste 1. december 2015. På AMBUonline kan I finde materiale om løbende APV, ligesom I kan finde tjeklister til det fysiske APV, samt en vejledning til arbejdsmiljødatabasen. AMBUonline APV og trivselsundersøgelse løbende APV / Tjeklister / Vejledning APV2015 på AMBU-online På AMBU-online kan man under APV finde en side om APV2015. Siden vil løbende blive opdateret med de seneste APV2015 nyheder, samt med relevant materiale for jer som arbejdsmiljøgruppe. På siden vil I blandt andet kunne finde: Nyhedsbreve Vejledning om løbende APV Det fælles spørgeskema for APV2015 Spørgsmålskatalog til brug i forbindelse med formulering af lokale spørgsmål Minipowerpoint til præsentation af APV og trivselsundersøgelse for kollegaer/medarbejdere Plakater om APV og trivselsundersøgelsen til print og ophæng i personalestue Tjeklister til fysisk APV Vigtige tidspunkter: APV2015 Tidspunkt 24. august-13. september Aktivitet Indberetning af lokale spørgsmål - alle skal tage stilling til om de ønsker lokale spørgsmål eller ej 15. -27. september Validering af medarbejderne i LIS 19. oktober-1. november Besvarelse af trivselsundersøgelsen 2. november-8. november Rambøll rykker for de sidste besvarelser 4. december Trivselsundersøgelsen offentliggøres i Arbejdsmiljødatabasen i LIS Yderligere spørgsmål: Kontakt APV-hotline Hvis I har spørgsmål, så kontakt APV-hotline på tlf. 23 37 32 81 eller skriv en mail til apv@mbu.aarhus.dk.