APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014

Transkript

1 APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 APV-nyhedsbrev nr. 3 september 2014 Indhold Informationsmøde om APV og trivselsundersøgelse den 23. september 2014 (sidste tilmelding i morgen d. 17. september) Validering af medarbejderdata APV en er et vigtigt ledelsesværktøj Planlæg en høj svarprocent Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter Fysisk APV på skolerne Tidsplan for APV2014 Yderligere spørgsmål og information ( eller apv2014@mbu.aarhus.dk)

2 APV og trivselsundersøgelse på skolerne i efteråret 2014 Informationsmøde om APV og trivselsundersøgelse den 23. september 2014 (sidste tilmelding den 17. september) Onsdag den 23. september afholdes der informationsmøde om APV og trivselsundersøgelsen. Her vil der være mulighed for de arbejdsmiljøgrupper og formænd/næstformænd for MEDudvalg, som har lyst at høre om APV og trivselsundersøgelsen. På informationsmødet vil der bl.a. være fokus på hvordan man sikrer en høj svarprocent. For mange er der stor genkendelighed i APV2014, og mødet er derfor frivilligt at deltage i. Mødet afholdes på Trøjborg Lokalcenter, Kirkegårdsvej 53, 8000 Aarhus C. Tirsdag den 23. september fra kl Tilmeldingen sker via kursusdatabasen, senest onsdag den 17. september. Validering af medarbejderdata Fra den 22. september til den 3. oktober 2014 er det tid til at lederne validerer medarbejderdata lokalt. Der er denne ene chance for at validere. Valideringen af medarbejderne har to primære formål: 1) At sikre at de relevante medarbejdere deltager i undersøgelsen og 2) at medarbejderne er placeret i den rigtige arbejdsmiljøgruppe og dermed sikre at medarbejderne får de rigtige lokale spørgsmål - hvis arbejdsmiljøgruppen har valgt sådanne. Valideringen er meget vigtig, da medarbejdernes besvarelser i de enkelte arbejdsmiljøgrupper er grundlaget for arbejdsmiljøgruppens trivselsrapport. En rigtig validering af medarbejderne er således særdeles vigtig for at sikre en brugbar trivselsrapport. Valideringen sker via et valideringsmodul i LIS. Lederne modtager en mail fra APV-hotline den 22. september om, hvordan valideringen foregår af medarbejderne. Hvem skal tilbydes deltagelse? Det er lederens ansvar, at de medarbejdere der skal tilbydes at deltage, er angivet i modulet. Trivselsundersøgelsen er for alle månedslønnede medarbejder ansat pr. 1. september 2014 (også opsagte medarbejdere, sygemeldte medarbejdere mv.), også: - Ansatte i job med løntilskud - Ansatte i flexjob - Ansatte i skånejob - Ansatte i seniorjob - Pædagogstuderende (2. og 3. periode med løn) - PA-elever - Sygemeldte, også langtidssygemeldte - Barselsorlov - Anden orlov (med og uden løn) under 1 års orlov. - Opsagt men ikke fratrådt den 1. september Ansatte der selv har opsagt, men er ikke fratrådt den 1. september

3 APV en er et vigtigt ledelsesværktøj APV en er et betydningsfuldt ledelsesværktøj, og det er derfor vigtigt at den bliver prioriteret. APV en bidrager til en kortlægning af de væsentligste arbejdsmiljøforhold, som kan fungere som pejlemærker i det fremadrettede arbejde med at forbedre arbejdsmiljøet. Med APV2014 kan I, som arbejdsmiljøgruppe, følge trivslen på skolen gennem denne første tid med nye vilkår for og mål med arbejdet på skolerne. Et fokus på medarbejdertrivsel er vigtigt, således at I kan arbejde målrettet, strategisk og forebyggende i jeres arbejde med arbejdsmiljøet. Svarprocenten er afgørende Svarprocenten i trivselsundersøgelsen er helt afgørende for, hvor effektivt I som arbejdsmiljøgruppe kan bruge resultaterne efterfølgende. Jo højere svarprocent desto større sikkerhed for at resultaterne afspejler virkeligheden. Modsat kan en lav svarprocent skabe usikkerhed omkring resultaternes gyldighed, og dermed være en begrænsning i det videre arbejde med trivslen efter selve trivselsundersøgelsen. Det kan derfor med fordel diskuteres allerede nu, hvordan I som arbejdsmiljøgruppe og MED-udvalg kan sikre en høj svarprocent i trivselsundersøgelsen i efteråret I kan fx diskutere: - Hvilken svarprocent vil være tilfredsstillende for os? - Skal svarprocenten være højere eller på samme niveau som APV2013? - Hvordan sikrer vi, at medarbejderne er motiverede til at deltage i trivselsundersøgelsen? - Hvordan når vi vores ønskede svarprocent? Planlæg en høj svarprocent - redskaber På informationsmødet den 23. september vil der bl.a. være fokus på hvordan I kan sikre en høj svarprocent, men I kan sagtens starte allerede nu. På BU-portalen under Arbejdsmiljø ligger der er et dokument med konkrete tiltag I som ledelse og arbejdsmiljøgruppe kan lade jer inspirere af for at planlægge en høj svarprocent. Hvordan I ønsker at gøre det på lige netop jeres skole, er helt op til jer. Der er ikke ét godt svar på hvordan man planlægger en høj svarprocent, da det afhænger af den enkelte skole og dennes kultur. På én skole kan det give mening at lave en konkurrence, mens det på en anden skole er tilstrækkeligt at informere på et personalemøde. Dokumentet Sådan planlægger du en høj svarprocent kan findes på BUportalen Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Psykisk APV. Hvis I gerne vil minde medarbejderne om at deltage i trivselsundersøgelsen, har vi lavet en skabelon I kan sende ud til jeres medarbejdere enten via intranettet eller i deres dueslag. Dokumentet Har du husket at deltage i trivselsundersøgelsen?(skabelon) kan findes på BUportalen Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Psykisk APV. 3

4 Fra den 23. september vil der også være et powerpoint show tilgængeligt på BU-portalen, som I kan anvende til at informere alle medarbejdere om APV2014 på skolerne. Rapporter og mulighed for tilkøb af ekstra rapporter I forbindelse med trivselsundersøgelsen vil I i denne omgang få to rapporter: Trivselsrapporten og en kommentarrapport. Når der laves rapporter bliver besvarelser fra ledere og medarbejdere holdt adskilt, med undtagelse i den samlede trivselsrapport for alle skolerne i Børn og Unge. Medarbejderrapporterne følger arbejdsmiljøorganisationen. Det vil sige en rapport for hver arbejdsmiljøgruppe, en rapport for hvert MEDudvalg og en rapport for hvert områdemedudvalg. Ledelsesrapporterne følger ledelseslinjen. For rapporterne gælder, at der skal være minimum fem besvarelser for at der laves en rapport! Tilkøb af ekstra rapporter Der er mulighed for at bestille ekstrarapporter direkte ved Rambøll, hvis man har særlige ønsker til at få ekstrarapporter hvis man ønsker særlige rapporter, eksempelvis for undervisningspersonalet i hhv indskolingen, mellemtrin og udskoling. For at overholde principperne om anonymitet skal der dog være minimum fem besvarelser og der skal være minimum fem personer tilbage i den gruppe som besvarelsen til den ekstra rapport tages fra. På BUportalen findes den skabelon, som skal anvendes til bestilling af ekstrarapporter og kan findes BUportalen Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Rapporter Rapporter bestilt før 16. november 2014 koster kr. og leveres d. 10. december. Rapporter bestilt efter 16. november 2014 koster kr. Leveringen midt og slutningen af måneden første gang i slutningen af december. Betaling for ekstra rapporter afregnes direkte mellem arbejdsmiljøgruppen/skolen i Børn og Unge og Rambøll. Fysisk APV på skolerne i efteråret 2014 I løbet af efteråret skal der foretages fysisk APV på skolerne. Der er metodefrihed til hvordan den fysiske APV foretages på skolerne. Mange arbejdspladser i Børn og Unge er så grundige med deres to årlige arbejdsmiljøgennemgange, at det er en mini APV de laver. Når man er det, er det ikke nødvendigt også at gennemføre en fysisk APV hvert andet år (trivselsundersøgelsen gennemføres fortsat hvert 2. år). I stedet kan de to årlige arbejdsmiljøgennemgange bruges som en løbende APV. Læs mere på BUportalen under arbejdsmiljø APV og trivselsundersøgelse. Særligt er det vigtigt denne gang at være opmærksom på de nye personalearbejdspladser der er blevet indrettet på skolen. 4

5 Der er mange måder at foretage den fysiske APV eksempelvis: - Ved hjælp af tjeklister - Dialogmøder - Rundgang Læs mere om de enkelte metoder på BUportalen under Arbejdsmiljø APV og Trivselsundersøgelse Fysisk APV. Yderligere materiale vil blive tilgængelig omkring den fysiske APV på personalepladserne efter efterårsferien. Tidsplan APV 2014 Tidspunkt 22. september 3. oktober september 2014 kl Efterår 2014 Aktivitet Validering af medarbejderne, det vil sige at skolens medarbejdere placeres i skolens arbejdsmiljøgrupper. Orienteringsmøde for arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg, som har behov for en introduktion til APV og trivselsundersøgelse (deltagelse frivillig). Tilmelding via kursusdatabasen senest 17. september. Der gennemføres fysisk APV lokalt (metodefrihed) 21. oktober APV-nyhedsbrev 4 udkommer 24. oktober 2014 Lederne modtager log-in breve til uddeling til medarbejderne. 27. oktober 2014 Der åbnes op for besvarelse af spørgeskema til trivselsundersøgelsen. Besvarelsen sker elektronisk via internettet. 9. november 2014 Frist for besvarelse af spørgeskema. 9. december 2014 Trivselsrapporter kan hentes i Arbejdsmiljødatabasen. 9. december 2014 Hovedrapport for Børn og Unge offentliggøres. 1. april 2015 Frist for dokumentation af den psykisk og fysisk APV i Arbejdsmiljødatabasen i LIS. Yderligere spørgsmål og information Hvis I har yderligere spørgsmål, er I velkomne til at kontakte Betina Holk på APV-hotline på telefon eller på mail apv2014@mbu.aarhus.dk. 5