Sociale og Miljømæssige Bestemmelser (SMB)

Sociale og Miljømæssige Bestemmelser (SMB) Ved indgåelse af entreprisekontrakter og aftaler om vareleverancer Aalborg Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Februar 2010 Dokument nr. P-60762 Revision nr. 00 Udgivelsesdato 20. februar 2010 Udarbejdet Kontrolleret Godkendt SNHA PTFE JGP

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 2 Sociale - og miljømæssige bestemmelser 4 2.1 Baggrund og intentioner 4 2.2 Beskrivelse af den ønskede proces 4 2.3 Generelle bestemmelser 6 2.4 Dokumentation og Kontrol 9 2.5 Tilbudsvilkår 11 3 Bilag og henvisninger 14

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 3 1 Indledning Ved indgåelse af entreprisekontrakter og aftaler om vareleverancer, er det et krav fra Aalborg Kommune, at ydelser og produktion heraf, fra første til sidste led, sker under betryggende forhold under hensyntagen til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, arbejdsmiljø og miljøet. Aalborg Kommune, Teknik og Miljøforvaltningen refereres herefter til som "Aalborg Kommune" eller "bygherre" Den i SBB benævnte entreprenør refereres herefter til som "Den bydende" Producenten dvs. den bydendes underleverandør, refereres herefter til som "underleverandøren". Såfremt producenten også er den bydende part, skal producenten agere som både "den bydende" og "underleverandøren". Med "produktionssteder" menes der i det efterfølgende alle produktionssteder der medvirker til produktets tilvejebringelse. F.eks. omfatter "produktionsstederne" udover selve tildannelsen på en fabrik, mine- og udvindingsvirksomhed, skovhugst, transporten til leveringsstedet samt transporten imellem forarbejdningsstederne.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 4 2 Sociale - og miljømæssige bestemmelser 2.1 Baggrund og intentioner Nærværende sociale- og miljømæssige bestemmelser er baseret på: International Labour Organizations (ILO), International Labour Standards UN Universal Declaration of Human Rights FN`s børnekonvention Aalborg Kommune har som sin politik at sikre at ovenstående efterleves. Endvidere ønsker Aalborg Kommune, at medvirke til at højne standarden for socialt og miljømæssigt ansvar, i forbindelse med samhandel og entrepriseaftaler. I forbindelse hermed ønsker man grundlæggende, at udvise respekt og skabe lighed ved: På det sociale område, at være solidarisk og medvirke til fattigdomsbekæmpelse På det miljømæssige område, at have fokus på naturressourcerne og bæredygtighed. Man ønsker herved at bidrage til naturbeskyttelse samt at forebygge og bekæmpe forurening På det økonomiske område, at skabe udvikling og vækst gennem samhandel og samarbejde 2.2 Beskrivelse af den ønskede proces Aalborg Kommune vurderer, at der ved leverancer af visse varer, er høj risiko for at ovenstående standarder, deklarationer og konventioner ikke efterleves. Vurderingen sker på baggrund af om produktionen finder sted i udviklingslande, om der i branchen typisk anvendes farlige stoffer, knappe naturressourcer eller om produktionen sker på basis af billig arbejdskraft.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 5 Aalborg Kommune ønsker en proces hvor både den bydende, og dennes underleverandører, påvirkes til at forbedre forholdene og efterleve givne krav. Målet med processen er, dels at påvirke den bydende og dennes underleverandører til at skabe forbedringer, dels at få indblik i hvilke leverandører og produkter der fremover kan anvendes. Processen består af følgende skridt (dokumentationskrav uddybes efterfølgende): 1. Hvis der i tilbudslisten er anført en option for uvildig ekstern kontrol af produktionsstederne, oplyser den bydende, ved tilbuddets afgivelse, hvilket firma der vil gennemføre denne kontrol. 2. Ved kontraktforhandlingerne fremlægger den bydende sin CSR erklæring og entrepriserelateret CSR plan. 3. Efter kontraktindgåelsen indgår den bydende aftaler med sine underleverandører. Den bydende skal her, gennem bekræftet entrepriserelateret Code of Conduct samt Supplier Self Assessment, dokumentere at alle bygherres ufravigelige krav, nævnt under afsnit 2.3 Generelle bestemmelser, kan efterleves af underleverandørerne. Den bydende skal desuden indhente og/eller udarbejde: a. Erklæring fra den bydende om, at underleverandøren efterlever gældende love og at alle produkter er fremstillet under lovlige forhold b. Oplysninger til udarbejdelse af miljøplaner c. Plan for sikkerhed, sundhed og arbejdsmiljø udarbejdes af den bydende og bekræftes af underleverandøren d. Udarbejde Code of Conduct for egen organisation, samt udarbejde, eller alternativt, indhente underleverandørens bekræftede Code of Conduct (såfremt denne lever op til kravene om indhold) e. Indhente dækkende selvevalueringer fra underleverandører (supplier self assessment) f. Adresser på samtlige relevante produktionssteder udleveres til bygherre, med angivelse af hvilken produktion der sker og cirka produktionstidspunkt. 4. Efter godkendelse af ovenstående dokumentation beslutter bygherre hvorvidt bygherre ønsker at gøre brug af optionen omkring uvildig kontrol.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 6 a. Såfremt bygherre beslutter at benytte optionen udarbejder den bydende, i samarbejde med bygherre og det eksterne kontrolfirma, auditeringsprogram. Programmet har til formål at kontrollere om oplysningerne angivet i dokumenterne nævnt under pkt. a - e er retvisende. Derudover skal de i afsnit 2.3 nævnte "ufravigelige krav" samt "krav der skal medvirke til forbedringer" kontrolleres efterlevet. 5. Når kontrollen er gennemført og auditeringsrapport foreligger skal den bydende, såfremt der er kritisable forhold, i samarbejde med bygherre udarbejde breve til underleverandørerne med krav om forbedringer (corrective action requests). Den bydende er forpligtet til at fremsende disse krav til sine underleverandører. 6. Bygherre vurderer resultaterne af den gennemførte kontrol. Hvis krav, der i afsnit 2.3 anføres som ufravigelige, ikke opfyldes, vil dette i særlig høj grad have indflydelse på bygherres vurdering af, hvorvidt man i fremtiden fravælger anvendelsen af specifikke materialetyper og de af materialerne tildannede produkter. Hvis krav, der i afsnit 2.3 er anført som "krav der skal medvirke til forbedringer", ikke opfyldes, vil dette i nogen grad have indflydelse på bygherres vurdering af, hvorvidt man i fremtiden fravælger anvendelsen af specifikke materialetyper og de af materialerne tildannede produkter. 2.3 Generelle bestemmelser På baggrund af ovenstående er det et krav, at Corporate Social Responsibility (CSR) er et led i den bydendes værdigrundlag samt, at den bydende, og dennes involverede handelspartnere, underleverandører, shippingfirmaer etc., er bekendt med og træffer foranstaltninger til at sikre: At International Labour Organizations (ILO s) grundlæggende konventioner om arbejdstagerrettigheder efterleves. At UN Universal Declaration of Human Rights grundlæggende erklæringer efterleves At FN`s børnekonvention efterleves 2.3.1 Erklæring i forbindelse med myndighedsgodkendelser Underleverandøren skal være godkendt af de lokale myndigheder i det land hvorfra produkterne importeres. Der skal foreligge erklæring fra den bydende om, at gældende love er opfyldt og at produkter er fremstillet under lovlige forhold.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 7 2.3.2 Sociale og økonomiske bestemmelser Den bydende er pålagt at udarbejde og fremlægge en CSR erklæring. Erklæringen kan f.eks. være udarbejdet med udgangspunkt i forslagene fra CSR kompasset (www.csrkompasset.dk). Den bydende er pålagt, i videst muligt omfang, at tage ansvar på det sociale område. Dette gælder for såvel underleverandørernes produktionsmedarbejdere som for lokalområdet, hvor produktion foregår. CSR erklæringen skal suppleres med en entreprisespecifik CSR-plan, som i hvert led, fra produktionsstart til levering, beskriver hvorledes ansvarlighed omkring de økonomiske, sociale og miljømæssige forhold vil blive varetaget af den bydende. Af erklæringen og planen skal som minimum fremgå og implementeres følgende: Krav der er ufravigelige At menneskerettigheder overholdes At der ikke finder tvangsarbejde sted At ingen dele af produktionen sker ved børnearbejde At der er taget skridt til imødegåelse af diskrimination At der for samtlige medarbejdere er sikret ordentlige løn- og ansættelsesforhold, der opfylder lokale krav og lovgivning Krav der skal medvirke til forbedringer At der er truffet foranstaltninger til opretholdelse af et højt sundhedsniveau At den bydende registrerer og beskriver i hvilket omfang der f.eks. tilbydes uddannelse, skolegang, sygesikring af nogen art til enten de beskæftigede og/eller disses familier. 2.3.3 Miljømæssige bestemmelser Den bydende er pålagt at udarbejde en miljøplan, der med baggrund i forholdene ude på de enkelte produktionssteder, beskriver tiltag der begrænser påvirkningerne af det omgivende miljø mest muligt. Af planen skal fremgå og være implementeret: Krav der er ufravigelige At der er truffet nødvendige skridt til, at der ikke sker forurening i forbindelse med produktionen

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 8 At der er sikret en effektiv affaldshåndtering 2.3.4 Arbejdsmiljø Nedennævnte krav er ufravigelige. I forbindelse med såvel udvindings- som forarbejdningsprocesser, er det den bydendes ansvar, at nærværende særlige bestemmelser gøres kendte i ethvert led i leverandørkæden. Den bydende skal oplyse underleverandøren om, at der skal sikres et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Dette omfatter bl.a. beskyttelse mod ulykker, brand og giftige stoffer. Passende planer for sikkerhed og sundhed skal være udarbejdet og implementeret på produktionsstederne. Det er et krav, at der i et rimeligt omfang forefindes forplejningsordning, adgang til rent drikkevand, toilet- og badefaciliteter hvortil medarbejderne skal have adgang. Endvidere er det underleverandørens ansvar, at der forefindes, og er krav om brug af relevante personlige værnemidler til undgåelse af arbejdsulykker. Personlige værnemidler som f.eks.: åndedræts- og høreværn beskyttelsesbriller hjelm, handsker, sikkerhedsfodtøj sikkerhedsnet samt løfteredskaber - skal være til rådighed hvor det er relevant. Hvor der arbejdes udendørs, skal der i videst muligt omfang sikres arbejderne ly mod regn, hede og sol, eller anden form for generende vejrlig. Hvor det er relevant skal beskyttelsesmasker være med P3 filter. Hvor arbejdsprocessen foregår med vand eller andre væsker, skal P3L filtre anvendes, da dette tåler væskeformige forhold. Alt ovennævnt nødvendigt sikkerheds- og beskyttelsesudstyr, skal stilles gratis til rådighed for samtlige medarbejdere. Alle medarbejdere skal være undervist i brugen af sikkerheds- og beskyttelsesudstyret, samt risikoen ved ikke at anvende udstyret.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 9 Affaldsprodukter fra produktionen skal af hensyn til det ydre miljø, skaffes af veje på forsvarlig vis. Nødvendig og forsvarlig opsamling, rensning og bortskaffelse af affaldsstoffer skal sikres. 2.3.5 Plan for sikkerhed, sundhed og arbejdsmiljø Den bydende skal udarbejde plan for sikkerhed og sundhed (PSS), der omhandler alle de, under 2.3.4 nævnte krav. Planen, der er gældende for samtlige produktionssteder og underleverandører, skal videreformidles til underleverandørerne. Såfremt kravene i afsnit 2.3.4 ikke efterleves skal dette punkt for punkt fremhæves og begrundes. 2.3.6 Code of Conduct Der skelnes mellem to Code of Conducts 1. Code of Conduct for den bydendes virksomhed 2. Entreprisespecifik Code of Conduct bekræftet af underleverandøren. Den bydende har ansvaret for at udarbejde og vedligeholde detaljerede Code of Conducts ("retningslinjer for, hvordan vi gør"). De detaljerede Code of Conducts skal i indhold og opbygning principielt svare til det beskrevne i "Ansvarlig leverandørstyring - en guide, juni 2005" (der henvises til www.csrkompasset.dk). Som i den bydendes Code of Conduct, skal der i underleverandørens entreprisespecifikke Code of Conduct også skelnes mellem egne aktiviteter og de aktiviteter der retter sig mod virksomhedens underentreprenører og underleverandører etc. Den entreprisespecifikke Code of Conduct skal behandle samtlige krav der er "ufravigelige", eller "skal medvirke til forbedringer" som nævnt i afsnit 2.3. 2.3.7 Kontrol Generelt Det er den bydendes pligt og ansvar at føre egenkontrol. Egenkontrollen skal kontrollere at nærværende sociale- og miljømæssige bestemmelser efterleves. Det skal ligeledes kontrolleres om de oplysninger, der fremgår af dokumenterne nævnt i afsnit 2.4 skal kontrolleres. 2.4 Dokumentation og Kontrol 2.4.1 Dokumentationskrav Erklæring i forbindelse med myndighedsgodkendelse jf. afsnit 2.3.1

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 10 Erklæring fra den bydende om, at gældende love er opfyldt og at produkter er fremstillet under lovlige forhold, leveres når den endelige aftale med en eventuel underleverandør foreligger, dog senest tre uger efter kontraktindgåelse. CSR erklæring jf. afsnit 2.3.2 Den bydendes generelle principper, forelægges for bygherren inden indgåelse af kontrakt mellem bygherre og den bydende. Entrepriserelateret CSR - plan jf. afsnit 2.3.2 Forelægges for, og godkendes af bygherren, senest inden indgåelse af kontrakt mellem bygherre og den bydende. Samtlige punkter anført i afsnit 2.3.2, skal være indeholdt og behandlet i planen. Miljøplan jf. 2.3.3 Leveres når endelig aftale med en eventuel underleverandør foreligger, dog senest tre uger efter indgåelse af kontrakt mellem bygherre og den bydende. Plan for sikkerhed, sundhed og arbejdsmiljø jf. 2.3.4 Den bydende skal levere planen, når den endelig aftale med en eventuel underleverandør foreligger, dog senest tre uger efter indgåelse af kontrakt mellem bygherre og den bydende. Detaljerede Code of Conducts jf. 2.3.6 De detaljerede Code of Conducts skal være udarbejdede, bekræftede af underleverandørerne og forelagt for bygherren, umiddelbart efter aftalen med underleverandøren er indgået. Dog senest 3 uger efter indgåelse af kontrakt mellem bygherre og den bydende. 2.4.2 Produktionsadresser og underleverandører Der skal sikres sporbarhed for produktet tilblivelse. Således skal der redegøres for de enkelte produkters transport og bearbejdning fra udvinding / indkøb af råstoffer, til produktet leveres på den endelige leveringsadresse. Dette betyder, at den bydende, forud for produktionen, skal fremsende en liste med samtlige navne på underleverandører, samtlige produktionsadresser og cirka produktionstidspunkt for samtlige leverancer. Oplysningerne leveres når endelig aftale med underleverandører foreligger, dog senest tre uger efter indgåelse af kontrakt mellem bygherre og den bydende 2.4.3 Krav til forbedringer (Corrective Action Request) Umiddelbart efter gennemførelsen af ekstern uvildig kontrol udarbejdes, såfremt der findes kritisable forhold, orienterende breve til relevante underleverandører. Disse breve skal indeholde relevant krav og forslag om forbedringer. Brevene forelægges bygherre før de fremsendes til underleverandøren. Brevene forventes fremsendt cirka 3 uger efter den endelige auditeringsrapport foreligger fra det eksterne kontrolfirma.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 11 2.5 Tilbudsvilkår Nedenstående tilbudsvilkår er gældende ved indgåelse af entreprisekontrakter og aftaler om vareleverancer til Aalborg Kommune, samt ved alle vareleverancer til anlægsprojekter, der finansieres helt eller delvist af Aalborg Kommune. Med sin underskrift på forside til tilbudslisten forpligter den bydende sig til, at arbejde aktivt for en løbende forbedring af sociale og miljømæssige vilkår i alle kendte led af leverandørkæden. Den bydende forpligter sig med sin underskrift endvidere til: 1. At udarbejde og vedligeholde de i afsnit 2.5 nævnte krav til kontrol og dokumentation. 2. At sikre, at alle kendte led af leverandørkæden er bekendt med, og ligeledes forpligter sig til, at efterleve de i nærværende "Sociale og miljømæssige bestemmelser" angivne krav. 3. At dokumentere en løbende forbedring af arbejdsvilkår og arbejdsmiljø. 4. At den bydende indestår for at underleverandøren ved enhver leverance oplyser evt. underleverandører, inkl. adresser på samtlige af disses produktionssteder. 5. At underleverandøren og dennes underleverandører accepterer uanmeldte kontrolbesøg og anonyme interviews med ansatte af bygherren eller af 3. part (ekstern kontrolfirma) udsendt af bygherren. 2.5.1 Supplement til gældende SBB s afsnit "Særlige Betingesler (SB)" Herunder benævnes "den bydende" som "entreprenøren" jf. AB92 og i lighed med gældende SBB. Nedenstående supplerende bestemmelser gælder udelukkende for kravene nævnt i nærværende SMB. Ad 28 Afleveringsforretningen Ingen acontobetaling kan overstige 90 % af leverancens værdi før fyldestgørende dokumentation krævet i nærværende "Sociale og Miljømæssige Bestemmelser" er modtaget. Ad 40 Bygherrens hæveret Foruden reglerne for bygherrens hæveret i henhold til AB92 40, gælder der følgende i aftalen. Ved misligholdelse forstås: 1. Enhver overskridelse af frister (forsinkelse)

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 12 2. Enhver mangel forstået som en kvantitativ eller kvalitativ afvigelse fra hvad der er aftalt eller fremgår af aftalegrundlaget i øvrigt. Enhver misligholdelse skal uden ugrundet ophold udbedres af entreprenøren. Denne skal samtidig uden ugrundet ophold meddele bygherre hvorledes misligholdelsen vil blive afhjulpet. Ved væsentlig misligholdelse forstås blandt andet: 1. Hvis der konstateres gentagne misligholdelser af samme karakter. 2. Hvis entreprenøren i væsentligt omfang, herunder gentagne gange, tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til denne aftale. 3. Enhver form for besværliggørelse eller chikane af den eksterne kontrollant eller bygherrens ansatte i forbindelse med inspektioner hos underleverandøren, hvad enten det er entreprenøren eller underleverandøren der udøver denne adfærd. 4. Hvis entreprenøren opgiver mangelfulde eller forkerte oplysninger om adresser samt navne på underleverandører og produktionssteder. Bygherre kan straks ophæve aftalen i tilfælde af væsentlig misligholdelse fra entreprenørens side. Hvis entreprenøren må indse, at der er risiko for misligholdelse, har entreprenøren pligt til uden ugrundet ophold at give bygherren en begrundet meddelelse herom. Bygherren kan, såfremt entreprenøren efter påtale fortsat ikke iværksætter handling, vælge at iværksætte sanktioner overfor entreprenøren. Sanktionerne sker som følge af utilstrækkelig håndtering af de krævede forbedringer og iværksættes uden erstatning til entreprenøren. Entreprenøren kan forvente, at sanktionerne iværksættes én måned efter en påtale, dog kan de straks iværksættes, såfremt der er tale om væsentlig misligholdelse af aftalen. Sanktionerne, der uden udgift for bygherren iværksættes, er: I forbindelse med udnyttelse af hæveretten vil der pålægges entreprenøren en bod på 10 % af entreprisesummen. Uden at fortabe retten til at kræve erstatning, kan bygherre på entreprenørens regning, i tilfælde af væsentlig misligholdelse, foranstalte udbedring af manglen herunder alternativt levering af et andet produkt, der efterlever de stillede krav. Leveringen kan eventuelt ske fra anden leverandør. Bygherre er i det omfang det er muligt, forpligtet til at underrette entreprenøren om udbedringen før denne iværksættes.

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 13 Ved iværksættelse af disse sanktioner holdes bygherren skadefri. Derfor vil udgifter påført bygherren fra 3. part blive pålagt entreprenøren som erstatningskrav. Såfremt sanktionerne afstedkommer forsinkelse, der nødvendiggør en efterfølgende forcering af entreprisen eller anden entreprise er udgifter hertil ligeledes bygherren økonomisk uvedkommende. Krav fra 3. part vil derfor, som ovenfor, blive pålagt entreprenøren. 2.5.2 Supplement til gældende SBB, Tilbuds og Afregnings Grundlag (TAG) Hvis der i udbudsmaterialet for leverancen er stillet krav om en option omfattende gennemførelse af kontrolbesøg på produktionsstederne gælder følgende: 1. Den bydende skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen, meddele hvilket eksternt kontrolfirma der tilbydes anvendt. 2. Den bydende skal, i samarbejde med bygherre og eksternt kontrolfirma, indgå i samarbejde om udarbejdelse af auditeringsprogram. Auditeringsprogrammet skal godkendes af bygherre inden inspektionen gennemføres. 3. Det eksterne kontrolfirma skal gennemføre minimum en inspektion af samtlige produktionssteder. Inspektionen skal gennemføres højst en måned før eller efter produktionsdatoen. 4. Det eksterne kontrolfirma skal, uden indblanding fra den bydende, udarbejde en auditeringsrapport indeholdende oplysninger om forholdene på samtlige produktionssteder bilagt billeddokumentation samt udfyldte auditeringsprogrammer / skemaer. Herudover skal rapporten indeholde et konklusionsafsnit med en redegørelse for hvilke krav der generelt var opfyldt og hvilke der generelt ikke var opfyldt, samt eventuelle begrundelser herfor. Ydelsesbeskrivelsen for den eksterne kontrol kan desuden være yderligere behandlet i det for leverancen specifikke "Tilbuds og afregnings grundlag" (TAG).

Sociale og miljømæssige bestemmelser Side 14 3 Bilag og henvisninger Henvisning 1: Ansvarlig leverandørstyring - en guide (Kan downloades fra www.csrkompasset.dk) Henvisning 2: Supplier Self - Assessment (Kan downloades fra www.csrkompasset.dk)