Kontaktcenteret Dato: Januar 2017 Notat Evaluering af ny Folkeregister administration Baggrund Økonomiudvalget besluttede i juni 2014 at etablere en ny Folkeregister administration. Den ændrede administration omfatter nye dialogformer med både borgere, kommuner og andre interessenter. Tidligere blev en del af disse tilflytninger automatisk godkendt af IT-systemet, og derfor har det ikke kunnet sikres, at disse tilflytninger levede op til gældende lovgivning. Denne evaluering foretages efter knapt 21/2 års arbejde med de nye arbejdsgange. Sager og økonomi Der har siden juni 2014 været 329 flytninger, der ikke er blevet godkendt i Folkeregistret, fordi betingelserne for at få adresse i Ballerup ikke var til stede eller hvor der er tale om en oplagt proforma adresse. Udgangspunktet for Folkeregisterets arbejde er CPR-lovens 6, om at enhver skal være registreret på dennes bopæl og 10, hvorefter kommunen skal undersøge, hvis der er formodning om, at en borger ikke er korrekt registreret. Desuden baserer indsatsen sig på 12, om at enhver, der flytter, har pligt til senest 5 dage efter flytningen at anmelde denne til tilflytningskommunen, samt 11 der giver kommunen ret til, ved ukorrekt registrering hvor det ikke er muligt at kontakte borgeren, at registrere den korrekte adresse. Typisk er målgruppen karakteriseret ved en eller flere træk: Personer der modtager en offentlig ydelse, såsom kontanthjælp eller førtidspension. Personer der står registreret med ukendt adresse, mens den anden forælder til deres fælles børn modtager ydelser som enlig. Personer er registret med bopæl i Ballerup og som modtager af ydelser, men som reelt har hovedophold i udlandet. Personer, hvis hjemkommune ikke har sikret en løsning af den pågældende borgers bolig- eller sociale problem. Personer der vil tilmeldes Ballerup kommune alene med det formål at kunne komme i betragtning til en lejebolig. Langt hovedparten af disse sager var blevet til tilflytninger, hvis den digitale selvbetjeningsløsning for kommunerne havde været anvendt, frem for den manuelt udførte sagsbehandling.
Ved den dybere sagsbehandling har det vist sig, at der ofte er mere end én problemstilling i sagen. Det viser sig bl.a. ved ulovlig tilflytning og snyd med diverse ydelser. En del sager udløser derfor inddragelse af andre centre i Ballerup Kommune fx Kontrolgruppen, den lille enhed, Jobcenteret m.fl. og i enkelte tilfælde er det nødvendigt at involvere politiet bl.a. ved bedrageri. I andre sager i gangsættes dialog med andre kommuner med henblik på at hjælpe borgerne med at få løst deres problem i deres hjemkommune. Det vurderes, at de 329 afviste sager ville have betydet en årlig merudgift for Ballerup Kommune på 31 mio. kr., hvis den nye sagsbehandling ikke var foretaget. Aldersmæssigt fordeler sagerne sig med 153 borgere under 30 år og 176 over 30 år. Økonomisk betyder det, at givet overførselsindkomsten er kontanthjælp, vil det svare til en årlig udgift på 10 mio. kr. for personer under 30 år og for personer over 30 år svare til en årlig udgift på 21 mio. kr. Nye eksterne samarbejdspartnere Folkeregistret er begyndt at samarbejde med kriminalforsorgen ved løsladelse til en adresse i Ballerup. Folkeregistret sikrer, at den adresse borgeren løslades til også er den adresse pågældende bor og opholder sig på. Arbejdet sikrer en langt bedre helhedsorienteret sagsbehandling, der medvirker til, at borgere får en velforberedt løsladelse. Når borgere løslades efter kun at have afsonet 2/3 af deres straf, skal de løslades til en lovlig adresse. Når dette ikke er tilfældet, kontaktes kriminalforsorgen og det afklares, hvor borgeren så skal tilmeldes eller også løslades borgeren ikke alligevel. Der samarbejdes med boligselskaberne om fx hvor mange personer der kan være tilmeldt på en given adresse. På den måde undgås etablering af såkaldte reder med 8 personer tilmeldt i en 2-værelseslejlighed. Tilsvarende kontakter boligselskaberne Folkeregisteret for at få oplyst, hvor mange der er tilmeldt et bestemt lejemål. Som led i dette samarbejde har det også været muligt at sikre, at særlige grupperinger ikke tager ophold i samme områder. Det er et stærkt samarbejde, der hele tiden udvikler sig. Administrationen samarbejder også tæt med Udbetaling Danmark (UDK) om personer, som ikke opholder sig i Danmark og derfor ikke er berettiget til ydelser fra Danmark. UDK agerer under anden lovgivning og har derfor andre handlemuligheder, som er til stor hjælp i Ballerups arbejde. Administrationsgrundlaget her er CPR-lovens 24 om, at enhver, som fraflytter til udlandet skal registreres i CPR som udrejst. Et nyt fokus er personer med statsborgerskab i EU, der indrejser til adresser i Ballerup Kommune jf. reglerne om fri bevægelighed. Efter tre måneder er EU-borgere berettiget til kontanthjælp og der er en overhyppighed af denne persongruppe, der bliver opsagt efter tre måneder og derfor søger kontanthjælp. Samtidigt bliver de gerne smidt ud af deres lejemål. Folkeregisteret kan i sådanne situationer vente med at registrere tilflytningen til, at borgeren kan forevise en dokumentation, der sandsynliggør, at opholdet vil have den nødvendige længde og overholde betingelserne i arbejdstilladelsen. Hjemmelsgrundlaget er her CPR-lovens 16, der beskriver, at registrering i Side 2
CPR af tilflytning fra udlandet kan kun ske, hvis opholdet her i landet skal vare over 3 måneder. Folkeregisteret samarbejder i disse sager også med SKAT, hvis den udbetalte løn tilbageføres igen og dermed er udtryk for bedrageri. Folkeregisteret har udviklet et nyt rådgivningskoncept, hvor Folkeregistret i flere tilfælde kan straksafklare sagen allerede, når borgeren henvender sig i Borgerservice. Ved at bemande alle personlige henvendelser med specialister fra Folkeregisteret er der bedre mulighed for at forklare regler og muligheder for borgerne. Der er over 320 folkeregister henvendelser ved personligt fremmøde pr. måned og ca. 350 digitale flytteanmeldelser om måneden. Folkeregisteradministrationen gennemføres med fokus på en saglig tilgang til alle borgere. Det kan bl.a. ses af, at mange af de 329 borgeren selv har været med til at annullere flytningen efter rådgivning og vejledning. Folkeregisteret har ikke modtaget klager over sagsbehandlingen efter den omlagte administration og borgerbetjening. Der har desuden kun været få klager over afgørelserne sendt til behandling i Økonomi- og Indenrigsministeriet. Heraf har Ballerup Kommune fået medhold i to sager og to er hjemvist til videre behandling. Folkeregisteret informerer andre instanser og kommuner udover, hvad der er krævet af gældende lovgivning. Denne indsats indgår i den helhedsorienterede sagsbehandling og skal hjælpe borgeren bedst muligt på vej. Kolonihaver Et af de vigtige indsatsområder er ulovlig indflytning i kolonihaver. Som regel accepterer borgerne det umiddelbart og derfor er det vigtigt, at administrationen også fremadrettet fortsætter kommunikationen med disse borgere og med kolonihaveforeningerne for at mindske denne udfordring. 40 35 30 25 Tilmeldte i kolonihaverne 20 15 10 5 0 2014 2015 2016 Tilmeldte i kolonihaverne Side 3
Folkeregistret har et godt samarbejde med fleste kolonihaveforeninger og der arbejdes med et forslag til den kommende lokalplan vedr. klausuler for kolonihaverne, der præciserer anvendelsen af kolonihaver, for at undgå ulovlig helårsanvendelse af boligen og lette håndhævelsen af reglerne. I den sammenhæng er det vigtigt at sikre, at boligerne i kolonihaverne ikke bygges som helårsboliger og at åbningstiderne i kolonihaverne ikke udvides. Nogle kolonihavebestyrelser har oplevet trusler m.v. i forbindelse med sager om ulovlig beboelse. Derfor er det Folkeregisteret, der udøver kontrolfunktionen og underrette bestyrelsen, som efterfølgende følger op på sagen på vores foranledning. Mange af de borgere, der hidtil har været ulovligt registreret i kolonihaverne har nu fået en lovlig helårsadresse, og der er meget få tilbage, der er registreret ulovligt i en kolonihave. Der ses dog stadig en stigning (se nedenstående graf) i antallet af borgere, der forsøger at tilmelde sig med folkeregisteradresse i kolonihaverne hovedsagligt af udenbys borgere. I relation til kolonihaverne har Folkeregisteret desuden indledt et samarbejde med politiets Rocker- og bandeenhed, idet der er en stigende tendens til at denne målgruppe bor ulovligt i kolonihaver. 35 30 25 Forsøg på tilmelding til kolonihave 20 15 Forsøg på tilmelding til kolonihave 10 5 0 2015 2016 De svære sager Der er eksempler på sager, hvor en borger ikke får en tilstrækkelig assistance fra sin egen kommune, fordi der ikke er taget tilstrækkelig hånd om deres boligsituation eller sociale situation. Mange C/O-flytninger sker i desperation, fordi egen kommune ikke finder bolig i tide eller oplyser borgeren tilstrækkeligt om deres muligheder. I disse sager sker det ofte, at Folkeregisterets dialog med borgerens hjemkommune sikrer, at borgernes svære situation løses bedre og hurtigere uden tilflytning til Ballerup Kommune. Desuden betyder det fx, at borgerens børn kan blive i deres skole, at der iværksættes behandling og andre tilbud i hjemkommune osv. Side 4
Internt i Ballerup Folkeregistret er nu i højere grad en del af det tværgående samarbejde om konkrete sager bl.a. med Ydelser, Jobcenter og Kontrolgruppen, men også med de andre centre. Folkeregistret holder desuden oplæg om regler og administration. Folkeregisteret afholder tværgående sagsvurderingsmøder efter behov. De afdelinger der har eller kunne have interesse i sagen, indkaldes til en uformel drøftelse. Når man ser på de 329 sager, er det kendetegnende, at Folkeregistret formentlig kan lette andre centres arbejde. Det er aftalt, at svære sager omkring opstart af social sag, aktive tilbud mv. bør afvente, at Folkeregistret har afklaret formalia vedr. adresse- eller tilknytningsforhold, for at undgå at Ballerup Kommune iværksætter tiltag, som efterfølgende ikke kan gennemføres, fordi borgeren reelt ikke opholder sig i kommunen. Dermed undgås også falske forhåbninger hos borgerne. I samarbejde med Pladsanvisningen oplyses udenbysborgere om, at tildeling af daginstitutionsplads ikke gør dem til Ballerupborgere. Samtidig bliver det lettere at dokumentere overfor andre kommuner, at vi ikke er handleog betalingskommune, hvis vi ikke har opstartet integration i kommunen. Folkeregisteret samarbejder ikke blot med Center for By, Erhverv og Miljø om ulovlig beboelse af kolonihaver, men også om afsløring af adresser, der bliver brugt til at indrejse udenlandske statsborgere og om Planlovens regler vedr. én-familie boliger og bøder i relation hertil. Folkeregisteret indgår desuden i et samarbejde omkring mellemkommunale refusioner, indberetning af betalingstilsagn og opsyn med tilflytninger til Ballerup i relation til at afklare, om det reelt er Ballerup Kommune, der skal være betalingskommune i forhold til fx kontanthjælp, skolegang, udbetaling af førtidspension m.m. Et interessant samarbejde, der understøttes af, at Folkeregisteret har en andel i alle borgersager og kan derfor identificere de sager, der ellers kan blive tabt mellem to stole. Samlet vurdering Den nye folkeregisteradministration har betydet en lang række ændrede sagsgange, som er implementeret i forbindelse med investeringen i området siden 2014. Erfaringerne er positive, både når en række af de svageste borgere nu får hjælp i deres hjemkommune og når det ses, at indsatsen har betydet færre kommunale udgifter. Det er vurderingen, at der fortsat er behov for en fokuseret indsats på folkeregistersagerne og at det både er socialt og økonomisk velbegrundet at fastholde ressourcetilførslen. Side 5