Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 23. september 2014 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Inger-Margrethe Jensen, Marianne Ping Huang, Sanne Bjørn, Mogens Birkebæk, Maria Simonsen og Amanda Sejr Søren Gubi Axelsen og Karin Nørholm. Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Poul Lautrup, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Claus Christensen (næstformand) Referent: Per Lund Dagsorden 1. Velkommen til nyt bestyrelsesmedlem: Inger-Margrethe Jensen, VIA University College samt godkendelse af dagsorden 2. Referat af møde 27/5 2014, inkl. underskrift 3. Beslutning om finansiering af købet af Dalgas Avenue 2. Der deltager finansieringsrådgivere fra Danske Bank og Realkredit Danmark under dette punkt (bilag 1,lukket punkt) 4. Ombygningsproces og overtagelse af Dalgas Avenue 2 (lukket punkt; mundtlig orientering. Bilag 2: masterplan 3.0) 5. Kvartalsrapport 2. kvartal 2014 (bilag 3 og 4), estimat for årselever 2014 (bilag 5) og opfølgning på diskussionen om budgetsimulering 2015 2017 på bestyrelsesmødet den 25/3 2014 (bilag 6) 6. Orientering om studiestart august 2014 v. studierektor Poul Lautrup og AVU-forstander Michael Sandberg Olsen (mundtlig orientering) 7. Afrapportering af rektors resultatkontrakt 2013 2014 og beslutning om udbetalingsprocent (bilag 7) 8. Godkendelse af forslag til rektors resultatkontrakt 2014-2015 (bilag 8) 9. Beslutning om nye bestyrelsesmedlemmer udpeget ved selvsupplering (mundtlig orientering og diskussion) 10. Eventuelt
Punkt 1. Velkommen til nyt bestyrelsesmedlem: Inger-Margrethe Jensen, VIA University College samt godkendelse af dagsorden Hans Halvorsen bød velkommen til Inger-Margrethe Jensen og bestyrelsen præsenterede sig for hinanden. Dagsordenen blev godkendt. Punkt 2. Referat af møde 27/5 2014, inkl. Underskrift Referat blev godkendt og underskrevet. Punkt 3. Beslutning om finansiering af købet af Dalgas Avenue 2. (Lukket Punkt) Sagsfremstilling og indstilling Rektor og bestyrelsesformand fremstillede sagen ud fra fremsendt sagsfremstilling inklusive indstilling til beslutning. Lukket punkt hvorfor fremstilling og indstilling ikke medtages. Bestyrelsen drøftede sagen. Rådgivere fra finansieringsinstitut deltog i drøftelsen og fremlagde muligheder og alternativer incl. baggrundsmateriale. Bestyrelsen besluttede, at indhente supplerende oplysninger som rundsendes til skriftlig beslutning i bestyrelsen. Der fremsendes en amortiseringsplan for hele finansieringsperioden, herunder renter og afdrag, samt beskrivelse af en ny lånetype som et alternativ til de af finansieringsinstituttet foreslåede lånemuligheder. Bestyrelsen bemyndigede den anmodede finansieringsramme. Punkt 4. Ombygningsproces og overtagelse af Dalgas Avenue 2 (lukket punkt): Lukket punkt hvorfor fremstilling og drøftelse ikke medtages. Rektor orienterede om overtagelse og ombygningsproces. Kort drøftelse og spørgsmål til orienteringen. Punkt 5. Kvartalsrapport 2. kvartal 2014, estimat for årselever 2014 og opfølgning på diskussionen om budgetsimulering 2015 2017 på bestyrelsesmødet den 25/3 2014 Sagsfremstilling
I budgettet for 1. halvår 2014 forventedes, jfr. kvartalsrapport for 2. kvartal (bilag 3), et samlet resultat på kr. -1.699.326. Det endelige samlede resultat blev på kr.450.369, dvs. en forbedring på kr. 2.149.695. Driftsresultatet for perioden var budgetteret til kr. 1.600.674 og blev på kr. 4.258.845, svarende til en forbedring på kr. 2.658.171 mio. Resultatet skyldes øgede indtægter. Indtægter Antallet af årskursister i første halvår er steget med 45 i forhold til det budgetterede. Stigningen ligger i en øget aktivitet på HF-enkeltfag og HF-Flex på 67 årskursister og en nedgang i antal årskursister på GS på 22 årskursister. Samlet er undervisningsindtægterne steget med ca. kr. 2,9 mio., der primært hidrører fra øgede taxameterindtægter. Serviceafdelingen har haft en mindre nedgang i indtægterne, grundet et mindre antal GS årskursister og lidt færre handleplankursister end budgetteret. Udgifter De samlede lønudgifter til undervisning er ca. på niveau med det budgetterede, med en mindre forskydning, således at der i på det gymnasiale område har været et lille mindreforbrug og på AVU lille merforbrug. Øvrige undervisningsudgifter viser et mindreforbrug på ca. kr. 0,6 mio., der forventes at være en periodeforskydning. Serviceafdelingen har haft et forøget lønforbrug på ca. kr. 350.000 grundet blandt andet en styrkelse af SU-funktionen og generelt større brug af studentermedhjælpere og vikarer i administrationen og IT enheden. Der har desuden været et merforbrug på IT drift, der modsvares af et tilsvarende mindre forbrug på IT drift i de pædagogiske afdelinger. Udgifterne til bygningerne har været stigende, hvilket dels skyldes konkrete beslutninger om flytning af medarbejdere dels periodeforskydninger. Bortset fra særlige omkostninger til leje af eksamenslokaler, indretning af lejede lokaler (Bygning F, Dalgas Avenue 6) og de nævnte personalerokader forventes budgettet at holde på helårsbasis. Det samlede resultat for 1. halvår 2014 ligger over det forventede niveau. Men som det fremgår af prognosen for antal årskursister i efteråret 2014 (bilag 4) forventes et mindre antal årskursister i resten af 2014. Ledelsen anser det for muligt, at årsresultatet bliver mindre end det budgetterede. Forslag til finanslov 2015 I FFL2015 er den udmeldte besparelse på taxametrene på 2 % i 2015 ikke implementeret. Der er fra ministeriets side udmeldt, at de planlagte 2 % besparelser i årene 2015, 2016 og 2017 i stedet forventes implementeret i årene 2016, 2017 og 2018. Der medsendes derfor til orientering ny budgetsimulering for 2015, 2016 og 2017 (bilag 6). Budgetsimuleringen viser en samlet forbedring for 2015 på ca. kr. 5,5 mio. ved fastholdt aktivitetsniveau og fastholdt omkostningsniveau. Heraf er ca. kr. 1,7 mio. et resultat af en lille,
positiv regulering af taxametrene, ca. 3,3 mio. er et resultat af at der ikke skæres 2 % i taxametrene og ca. kr. 0,5 mio. er et resultat af, at der er afsat mindre til feriepengeforpligtigelse. Ledelsen indstiller At bestyrelsen godkender kvartalsrapporten At bestyrelsen drøfter budgetsimuleringen for 2015-2017 Per Lund fremlagde kvartalsrapporten og orienterede om sagsfremstillingen. Som svar på spørgsmål om nedgang i indtægter på Serviceområdet svarede Per lund, at årsagen er, at der ikke er afregning i det år hvor aktiviteten er, men først året efter. Bestyrelsen godkendte kvartalsrapporten og drøftede budgetsimuleringen. Punkt 6. Orientering om studiestart august 2014 v. studierektor Poul Lautrup og AVUforstander Michael Sandberg Olsen. Fremstilling af punkt: Poul Lautrup orienterede om studiestarten på det gymnasiale område. På HF-enkeltfag er der en forskydning mod fag med mange timer, og der opleves en vækst i fagpakker. Der arbejdes for at blive bedre til at sammensætte faglige tilbud med tydeligere profilering, eksempelvis en ny HFspecialisering i scenekunst, tilrettelagt som enkeltfag og læst over 3 år. På 2 årigt HF er der oprettet en klasse mindre end budgetteret (6 nye klasser i stedet for 7). På GS opleves en ændring mod mere komprimerede forløb som følge af SU-reformen. Det giver lidt øget frafald. Der oprettes et nyt aftentilbud på GS der ikke udløser SU. HF-flex vokser fortsat og det vurderes, at der er stort potentiale for højere gennemførsel. Michael Sandberg orienterede om studiestarten på AVU-området samt VUC Erhverv. Der er en nedgang i det ordinære tilbud, men stigning på AVU-flex samt et nyt aspirantforløb. Der gennemføres flere test end vi plejer, og vi får flere kursister ind på basisniveau. Den eksterne aktivitet på FVU og OBU er voksende med bl.a. aktivitet på Aarhus Tech og Professionshøjskolen VIA (Pædagogisk grundforløb og brobygning). Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Punkt 7. Afrapportering af rektors resultatkontrakt 2013 2014 og beslutning om udbetalingsprocent
Fremstilling: Bestyrelsen havde modtaget bilag med forslag til opgørelse af rektors resultatkontrakt samt beskrivelse og resultater af de initiativer der knytter sig til kontrakten, og som er taget i løbet af året. Resultatkontrakten består af en basisramme og en ekstraramme med hver tre indsatsområder; i alt 6 indsatsområder med en række målepunkter tilknyttet. Rektor fremlagde kontrakten, gennemgik årets resultater og beskrev relevante initiativer i forhold til indsatsområderne i resultatkontrakten. Herefter drøftede bestyrelsen resultatkontrakten med rektor, hvorefter rektor forlod mødelokalet, således at bestyrelsen kunne udmåle opfyldelsesgraden uden rektors tilstedeværelse. Bestyrelsen bemærkede i forbindelse med udmålingen, at det var en ordentlig, nøgtern og sober fremlæggelse rektor havde givet i sin orientering. Redegørelsen gav et godt indblik i skolens aktiviteter i resultatperioden. Bestyrelsen besluttede, at rektors resultatkontrakt for peioden 1. august 2013 til 31. juli 2014 udbetales med samlet 88,14 procent af rammen fordelt med 90,01 procent for basisrammen og 85,79 procent for ekstrarammen. Punkt 8. Godkendelse af forslag til rektors resultatkontrakt 2014-2015 Fremstilling: Forslag til kontrakt var fremsendt som bilag til bestyrelsen i forbindelse med dagsorden. Kontrakten dækker perioden 1/8 2014 31/7 2015. Udmålingen af kontraktsummen skal senest være indberettet til Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen 15. oktober 2015. Kontraktens indhold og udmåling Kontrakten består af en basisramme på 90.000 kr. og en ekstraramme på 70.000 kr. Samlet ramme ved 100 % kontraktopfyldelse er kr. 160.000. Der tages ved udmålingen af den endelige resultatløn forbehold for, at eksempelvis ministerielle omlægninger grundlæggende kan ændre forudsætninger for kontraktens indhold. Ledelsen indstiller At bestyrelsen godkender drøfter og godkender resultatkontrakten At rektor bemyndiges til at indgå resultatkontrakter med skolens øvrige ledere
Rektor orienterede om, at resultatkontrakten for 2014/2015 er blevet til i et ledelsessamarbejde, med afsæt i drøftelser om strategi og retning for skolen. Indsatsområderne fra rektors kontrakt integreres i kontrakterne for skolens øvrige ledere. Der er to nye indsatsområder i forhold til seneste kontrakt. Det ene er de mest motiverende læringsmiljøer og det andet er nye fagprofiler og tilrettelæggelser. Bestyrelsen drøftede og godkendte rektors resultatkontrakt for skoleåret 2014/2015 med bemærkning om, at der i indsatsområde 3 første punkt tilføjes inden for bestyrelsesgodkendt økonomisk ramme. Bestyrelsen bemyndigede rektor til at indgå resultatkontrakter med skolens øvrige ledere. Punkt 9. Beslutning om nye bestyrelsesmedlemmer udpeget ved selvsupplering (mundtlig orientering og diskussion) Fremstilling: Der skal udpeges yderligere to medlemmer ved selvsupplering til skolens bestyrelse. Det ene medlem til erstatning for Inger-Margrethe Jensen, VIA University College, som udtræder inden næste bestyrelsesmøde på grund af pensionering. Bestyrelsen drøftede mulige kandidater. En enig bestyrelse godkendte, at rektor kontakter de kandidater der blev drøftet til medlemskab af bestyrelsen for VUC Aarhus. Punkt 10. Eventuelt Det har vist sig vanskeligt at få oprettet et Kursistråd. Derfor er der for nuværende ingen kursistrådsrepræsentanter i bestyrelsen. Der arbejdes videre med at få oprettet et Kursistråd, og ledelsen håber, at der er udpeget repræsentanter fra Kursistrådet til bestyrelsesmødet i december.
Underskriftsblad for møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 23. september 2014 til brug på møde i bestyrelsen berammet til den 16. december 2014: I bestyrelsen: Hans Halvorsen Claus Christensen Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Erhvervsskolerne/Uddannelsessamarbejdet Sanne Bjørn Marianne Ping Huang Ikke udpeget Aarhus Byråd Aarhus Universitet Personligt udpeget Selvsupplering Ikke udpeget Selvsupplering Karin Nørlund Medarbejderrepræsentant uden stemmeret Søren Gubi Axelsen Ikke udpeget Ikke udpeget Medarbejderrepræsentant Kursistrepræsentant Kursistrepræsentant med stemmeret med stemmeret uden stemmeret Erik Ernø-Kjølhede Rektor