2011-12-06, Side 1 af 9 Emne Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: 2011-12-13 Kl. 17:10 Deltagere Tilstede Ikke tilstede FA09 Lisbeth Jallbjørn (LJ) Lars Larsen (LL) Frank Hansen (FH) Bjørn Larsen (BJ) Jørgen Weng (JW) Mikael Høyer-Andersen (MA) Thomas Wessmann (TW) Karin Aunsfort (KA) Punkter 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Vandtryk 2.2 Gavle 2.3 Pullert påkørt 2.4 Status på vandskade efter skybrud 2.5 Vandskade i bestyrelseslokale 2.6 Kloakrør 2.7 Vinduesgitre 2.8 Internet i bestyrelseslokale 2.9 Hegn for enden af BRV 2.10 Kontoopfølgning til KA 2.11 Nye vaskeskilte opsat 2.12 Radiatorvarmemålere 2.13 Bede ved BRV 21 2.14 Jord ved Blok 8 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 3.2 Fejl i opfølgning 3.3 Ny referatskabelon 4. Projekter 4.1 Udskiftning af rør 4.2 Tage og vinduer som nye projekter 5. Emner i bestyrelsen og beretning fra formanden 5.1 Skabelon til beboermøder 5.2 Online lagerplads 5.3 Rengøring af bestyrelseslokale 5.4 Nye P-kort 5.5 Opslag på døre 5.6 Antenneforeningen 5.7 Beretning fra formanden 6. Budgetter 6.1 Ingen emner
2011-12-06, Side 2 af 9 7. Klagesager 8. Grønt udvalg 8.1 Gartnerarbejde 8.2 Grønne områders tilstand 8.3 Knækket træ 8.4 Nye træer 9. Arrangementer 9.1 Ingen emner 10. Planlagte møder 10.1 Ordinært beboermøde 11. Eventuelt 11.1 Ingen emner Pkt. 1 Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 2 Emner til/fra Varmemesteren og administrationen 2.1 Emne: Vandtryk
2011-12-06, Side 3 af 9 Opfølgning: 2012 2011-12-06: Vandtrykket kan ikke være anderledes umiddelbart. Når rørprojektet afsluttes tager vi emnet op igen, og ser om det har forbedret sig. 2011-11-08: Der er stadig spredte problemer med trykket, både i lejemål hvor der er skiftet rør og ikke skiftet rør. LJ pointerer at der er blevet nævnt at det er rørenes dimension der ikke er som de skal være. Måske dette kan løses ved ændring af tryk fra cirkulationspumpe. LL undersøger om det drejer sig om en justering. Eller undersøger LL nærmere hvad årsagen kan være. 2011-08-17: Vandtrykket i blokkene er fortsat ikke i orden. Det skifter fra dag til dag, og time til time, hvad trykket i vandrørene er. Det har tidligere været undersøgt i en lejlighed en enkelt gang. Der har ikke været opfølgning efterfølgende. 2011-05-11: I forbindelse med de nye rør, vil beboere som har fået skiftet dem, få besøg/høre fra firmaet der udførte arbejdet. 2011-04-11: VVS firma har undersøgt problemet og kan ikke gøre noget. Der skal en ingeniør på, da det ikke drejer sig om defekte emner. 2011-03-01: Emnet undersøges pt. og undersøges videre. 2011-02-02: Der er skiftet en masse ventiler. Der er en enkelt klage til den nye vvs over dårligt tryk. LJ oplyser, at der er skiftet rør og ventiler i blok 1, og trykket på 2. sal er fortsat ringe. 2011-01-17: FH nævner at der er varierende vandtryk alt afhængigt på hvilket tidspunkt af døgnet man benytter vandet. LJ bekræfter at hun oplever det samme. Vi bor i to forskellige blokke. LL mener det kan være vandrørene der er kalket til. Dette kan kun løses med nye rør. LL undersøger. 2.2 2.3 Emne: Gavle LL 2011-12-06: Emnet pågår. 2011-11-08: MS beretter at en enginør har kigget på emnet. Enginøren beretter at vi ikke står stærkt i forhold til at få medhold. Murerfirmaet Øens murerfirma vil ikke tage den på sig. Årsagen menes at ligge i at malingens opbygning af maling og farve. Lige nu forsøger MS at få firmaet der har produceret malingen Sto til at tage den på sig. MS rykker producenten af malingen. Hvis ikke Sto vedkender sig fejlen foreslås der at der isættes en rist i væggen, således at evt. fugt/væske kan trænge ud. 2011-08-17: Der har endnu ikke været 5 års eftersyn på det der er malet. Idet malingen skaller af nederst på gavlene, er der nu sat et rådgivende ingeniør firma på sagen. 2011-05-11: Noget af arbejdet er udført for mere af 5 år siden og der kan derfor ikke reklameres over det. Det som ikke er lavet for mere end 5 år siden, er der ikke nogen der vil tage ansvar for. LL tager fat i MS 2011-04-11: Malingen på gavlene skaller af. LL kontakter MS omkring emnet. Vi håber at der kan køres en garantisag. Emne: Pullert påkørt LL 2011-12-06: Vi bestiller 4 pullerter såfremt prisen er inkluderet opsætning og moms, men disse skal først køres i det nye budgetår. Prisen bliver 35.000. 2011-11-08: MS beretter at det måske ikke er lønsomt at bruge tid til at undersøge sagen via bankens overvågningssystem, da der skal bruges meget tid på formålet. Bestyrelsen accepterer at forespørgslen ikke eftergives. LL beretter at der findes 3 løsninger. Bestyrelsen finder løsning 2 bedst til en pris af ca. Kr. 25.000, som består af galvaniseret stolper med knækbolte. Hvis stolpen påkøres, knækker boltene. Disse kan derefter skiftes og stolpen kan igen opsættes. 2011-10-03: Den nye pullert er nu også påkørt og er knækket. FH foreslår at man måske kan finde synderen på bankens videoovervågning, med henblik på erstatning. Bestyrelsen ønsker derfor, at FA09 spørger banken om
2011-12-06, Side 4 af 9 lov til at få tilgang til videoovervågningen. Bestyrelsen mener at hændelsen er sket ca. i dagene fredag eller lørdag i uge 39. Bestyrelsen beder også LL om, at indhente pris på pullerter i metal, som er mere hårdføre. 2011-08-17: Den Pullert der var knækket ved banken, er købt hjem og opsat. 2.4 2.5 2.6 2.7 Emne: Status på vandskade efter skybrud LL 2011-12-06: Der er ikke noget nyt fra forsikringsselskabet, så emnet pågår. 2011-11-08: MS beretter at emner i kælder som er udsat, skal hæves til 40cm højde fra gulvniveau. Ellers vil der komme en ekstraordinær stigning af forsikringspræmie. LL beretter at forsikringsselskabet ikke har været i vores afdeling endnu. 2011-10-03: LL beretter, at forsikringsselskabet nu er vendt tilbage. De ønsker at få uddybet hvad det er der er sket. LL melder tilbage til forsikringsselskabet og opdaterer bestyrelsen ved næstkommende møde. A. Andersen rengøring har håndteret oprensning, rengøring og desinficering i forbindelse med skybruddet. Rengøringsopgaven er ved at være overstået, og LL laver en kvalitetskontrol af arbejdet snarest. Herlev rengøring har kontrolleret vores kloakafløb. De kommer og spuler brønde, sandfang mm. snarest. Dette håber vi sikre os bedre ved lign. episoder. Der vil blive oprettet en fast aftale med et kloakfirma for, at sikre at afløb til kloak er i bedst mulig stand. 2011-08-17: Bestyrelsen ønsker en status over vandskader. LJ oplyser, at flere beboere klager over, at der ikke er rengjort i tørrerum, vaskekældre osv. LL vil gå en runde, og tjekke op på, hvad der mangler. Emne: Vandskade i bestyrelseslokale LL 2011-12-06: Gulvet er lagt. Bestyrelseslokalet er under reetablering og snart færdigt. Elektriske udtag og internetstik skal hæves 40 cm. fra gulvhøjde. LJ efterspørger en oversigtstegning i farver over Afd. 1 s blokke og område. LL kontakter FA09 og forespørger. 2011-11-08: Gulvet bliver snarligt lagt. Opstartes i næste uge. 2011-10-03: Der er blevet malet i bestyrelseslokalet. LL har fået en fliseprøve hjem, som bestyrelsen kan se. Bestyrelsen accepterer valg af flise. LL bestiller murer til at lægge fliserne. 2011-08-17: LJ forespørger mht. bestyrelseslokalet. LL forslår at man evt. lægger en klinke. Han har hentet et tilbud på en koksgrå. Planen er nu at: a)lokalet skal gøres grundigt rent. b)vægge og lofter males efterfølgende hvide. LJ har carte blanche fra bestyrelsen til at undersøge hvad der skal være af inventar og belysning. LJ vender herefter tilbage til LL. Herefter aftaler de det resterende. Emne: Kloakrør LL 2011-12-06: Herlev kloakservice har været og suge overfladebrøndene. LL indhenter tilbud på spuling af gulvafløb i kælder. 2011-11-08: Emnet pågår. MS vender tilbage når han har noget nyt. 2011-08-17: Der forespørges om man ved, hvordan rørene ligge i de forskellige kældre. Det vad man godt. Kloakkerne undersøges i afd. 2, og pris undersøges. Måske kan afd. 1 have gavn af disse tanker, og Mikkel vender tilbage, når han ved noget. Afd. 1 får nu et tilbud, og får renset samtlige afløb. Der er afsat penge til det. Emne: Vinduesgitre 2011-12-06: 2 store og 1 lille gitter er bestilt, og opsættes når de modtages. Emne afsluttes. 2011-11-08: Der laves en gennemgang af hvad der mangler af gitre. Disse bestilles og opsættes snarest. 2011-08-17: Det er uhensigtsmæssigt at gitrene ikke er vedligeholdt foran tørrerummene. Der er flere gange
2011-12-06, Side 5 af 9 lukket katte inde i rummene. Deslige kan det også minimere at faldne blade blæser ind. LL tjekker, om de står gemt et sted i afdelingen, Og hvor mange det i det hele taget drejer sig om. 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 Emne: Internet i bestyrelseslokale Opfølgning: Emnet afsluttes 2011-12-06: Internettet virker nu. Emne afsluttes. 2011-11-08: LL følger op ved kontakt med Brøndby Bredbånd. 2011-10-03: Den trådløse opkobling i bestyrelseslokalet fungerer ikke. LL bedes løse problemet. Emne: Hegn for enden af BRV LL 2011-12-06: Der er sat et nyt fag op ved siden af det nye hegn. Tilbuddet for et ekstra fag til den anden ende af hegnet er 5.000 inkl. Moms. 2011-11-08: Hegnet for enden af BRV ved siden af det nye hegn, er blevet klippet. LL prøver at finde en løsning, således man ikke kan tvine sig gennemgang. Cementen til det nye hegn, havde ikke sat sig ordentligt. Dette gjorde at hegnet stod løst. LL beretter at problemet er løst. Emne: Kontoopfølgning til KA 2011-12-06: LL kontakter Orla fra FA09 og beder ham tilføje KA til distributionslisten. Emne afsluttes. 2011-11-08: KA har ikke modtaget kontoopfølgning for konto 115 og 116. FA09 bedes kontrollere om KA står på listen som modtager. Emne: Nye vaskeskilte opsat 2011-12-06: De nye skilte med de nye vasketider er opsat. Emne afsluttes. Emne: Radiatorvarmemålere LJ 2011-12-06: LL beretter at man ikke længere kan få stumper til varmemålerne. Dette betyder, at hvis en måler går i stykker, så opsættes der ikke en ny. Dette gør at der laves en cirka beregning på forbruget. Bestyrelsen vil gerne vide om man kan få støtte fra Landsbyggefonden til at udskifte disse. Emnet tages med til næste HB møde, da dette berør alle 3 afdelinger. Emne: Bede ved BRV 21 2011-12-06: FH gør opmærksom over for LL at bedene ved BRV 21, ikke er i orden. LL følger op på dette. Emne afsluttes. Emne: Jord ved Blok 8 2011-12-06: FH har bedt LL om at den jord der ligger på asfalten for enden af Blok 8 mod Bredager bliver fjernet, da den udgør en risiko for uheld. LL følger op på dette. Emne afsluttes. Pkt. 3 3.1 3.2 Godkendelse af sidste referat Referatet blev: Godkendt Emne: Fejl i opfølgning 2011-12-06: Emnet Belysning i opgange er ved en fejl angivet som at det skal opfølges. Dette er en fejl, og
2011-12-06, Side 6 af 9 emnet skulle afsluttes. Emne afsluttes. 3.3 Pkt. 4 4.1 4.2 Emne: Ny referatskabelon 2011-12-06: LJ og FH har sammen udformet og ændret referatskabelonen. FH gennemgår ændringerne. Emne afsluttes. Projekter Emne: Udskiftning af rør MS, LL 2011-12-06: LL holder akutmøde med projektleder, rådgivende enginør, MS og LJ. Der er problemer med reetablering efter udskiftning af rør. Dette bunder i beboerklager. 2011-11-08: Projektet er opstartet i blok 8+9. LL beretter at vandtrykket har været påvirket i forbindelse med tilslutning af skurvognene. LL beretter at man kan tilslutte en ekstra cirkulationspumpe. Der snakkes om arbejdet op til Jul. Arbejdet påvirker enkelte lejemål. Der henstilles til at der ikke arbejdes i lejlighederne den 23. Kun i kælderen må der arbejdes. Ligeledes arbejdes der ikke mellem Jul og Nytår. SKAL der arbejdes i lejligheden den 23. SKAL dette varsles til lejemålet inden. JW har påtalt at der ikke har været varslet omkring arbejdet i flere lejemål i blok 8. MS og LL er ikke klar over hvad der er gået galt, men det virker som en hel opgang der er glippet på en eller anden måde. JW pointerer at man bør ændre teksten omkring varsling om kommende arbejde i lejligheden. Specifikt drejer det sig om nedtagning af skabe. MS tager emnet med til byggemøde. JW forsøger at deltage i kommende byggemøde sammen med MS. FA09 laver en spørgeundersøgelse af forløbet med udskiftning af rør, som har været en succes i afd. 3. 2011-10-03: Der har været opstartsmøde om næste etape (Blok 8+9). Man har bestemt placering af mandskabsskure og byggeplads samt forarbejde m.m. 2011-08-17: Lars informerer om, hvor langt man er i processen omkring udskiftning af rør. Der er nu omdelt sedler til beboerne, og arbejdet begynder i oktober måned.(dette med en måneds forsinkelse, i det man således kunne få de samme arbejdere til at udfører opgaven, og dette anses for en fordel, og er tidligere accepteret af bestyrelsen) 2011-05-11: Projektet starter op i efteråret igen i Blok 8+9, og fortsætter henover første halvår 2012 i de resterende blokke. 2011-04-11: LL har prøvet at få svar fra MS. LL rykker for svar. 2011-03-01: Ingen opfølgning da Mikkel ikke deltog i dag. Bestyrelsen ønsker svar på hvornår projektet opstartes på ny. Den umiddelbare plan er at blok 8+9 skal laves i 2011 og blok 3+4+5 i 2012, men vi kender ikke den nærmere plan. 2011-02-02: Mikkel finder ud af hvornår etape 2 af rør udskiftningerne opstarter på ny. Emne: Tage og vinduer som nye projekter LJ 2011-12-06: Bestyrelsen vil gerne indkalde et møde med Teit Svanholm omkring indsamling af info omkring udskiftning af tage/vinduer. Vi planlægger at emnet tages op på et ektraordinært beboermøde. Vi håber at få stablet projektet på benene til 2012. På næste bestyrelsesmøde vil vi gerne snakke med MS omkring tage og evt. henlægning til nye tage. LJ indkalder. 2011-11-08: I 2012 opstartes en undersøgelse af tage og vinduer. Disse to projekter er nærliggende at have som de næstkommende projekter. Pkt. 5 5.1 Emner i bestyrelsen og beretning fra formanden Emne: Skabelon til beboermøder FH
2011-12-06, Side 7 af 9 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 Pkt. 6 6.1 2011-12-06: Emnet pågår. 2011-11-08: Emnet pågår. 2011-10-03: FH foreslår, at bestyrelsen selv står for designet af indkaldelsen til afdelingens beboermøder. Dette for, at opretholde et mere strømlinet/ensartet design, som går igen i alle bestyrelsens referater. FH laver et oplæg til næste bestyrelsesmøde til godkendelse hos bestyrelsen. Emne: Online lagerplads 2011-12-06: FA09 kan ikke tilbyde online lagerplads. Bestyrelsen bliver enige om, at det ikke længere er nødvendigt med løsningen. Emne afsluttes. 2011-11-08: Skrivelsen er sendt til FA09. 2011-10-03: FH nævner, at bestyrelsen tidligere har diskuteret hvorledes bestyrelsen kan letteliggøre tilgangen af bestyrelsens dokumenter. LJ ønsker, at alle referater gemmes i udskrevet kopi i bestyrelsens mødelokale. FH nævner, at hvis bl.a. dokumenter gemmes elektronisk på et medie online, så kan alle bestyrelsesmedlemmer tilgå disse, når og hvor som helst. FH fremlægger en løsning. JW foreslår, at vi tager kontakt med FA09 og tilspørger dem om der er mulighed for, at få tildelt online lagerplads, med mulighed for, at kunne tilgå filer derigennem. FH og TW tager kontakt med FA09. Emne: Rengøring af bestyrelseslokale LJ 2011-12-06: LJ foreslår at bestyrelseslokalet rengøres på fast basis ca. en gang om måneden. LJ kontakter Lone Lund i FA09 med forslaget. Arbejdstiden vil løbe op i ca. 2 timer om måneden. Emne: Nye P-kort Bestyrelsen 2011-12-06: LJ har modtaget de nye P-kort, som skal udleveres til beboerne. Vi uddeler kortene først i det nye år. Emne: Opslag på døre LL 2011-12-06: Der er i flere tilfælde blevet opsat opslag op på opgangsdøre. Bestyrelsen beder om at opslag bliver placeret i opslagsboksene. Emne: Antenneforeningen 2011-12-06: FH overtager posten i antenneforeningen i stedet for LJ. Emne afsluttes. Emne: Tilbagemelding fra formanden 2011-12-06: LJ beretter at der bliver afholdt kursus for bestyrelsesmedlemmer i FA09 den 14. december. Afd. 3 får lavet et nøglesystem fra B-Key, således at diverse instanser kan få adgang uden at skulle ringe på og blive lukket ind. Bestyrelsen er enige om at afvente med at tage et sådan system til sig. Vi afventer til om et års tid og vil derefter høre om Afd. 3 s erfaringer. Emne afsluttes. Budgetter Ingen emner. Pkt. 7 Pkt. 8 8.1 Emne: Gartnerarbejde Klagesager Grønt udvalg
2011-12-06, Side 8 af 9 2011-12-06: Træet er plantet. Emne afsluttes. 2011-11-08: Der mangler kun at blive plantet et træ. LL har rykket for arbejdet. Bestyrelsen ønsker ikke at benytte gartneren længere. Ligeledes benyttes hans service heller ikke til det manglende træ. FA09 finder en anden gartner. 2011-10-03: Der bliver sået nye løg sidst i denne uge eller først i næste uge. 2011-08-17: Gartner arbejdet. Alslev vil komme til september og sætte træet i gavlen ved Brøndbyvænge 1. Han planter desuden ved kastanje træet. De nye planter ved indgangspartierne, Brøndby Parkvej nr. 6 og Brøndby Parkvej nr. 12, er byttet om! 2011-05-11: Gartneren konfronteres til næste markvandring tirsdag den 17. maj. 2011-04-11: Stort set alle løg der er blevet plantet sidste sæson, er ikke kommet op. Flere af roserne er gået ud. LL kontakter gartner. LJ ønsker også at kanterne ved bedene bliver rettet op. 8.2 Emne: Grønne områders tilstand LJ Opfølgning: Maj måned 2011-12-06: Emnet sættes i bero. Emnet tages op igen til maj. 2011-11-08: Der har løbende været lavet en forventningsafstemning omkring hvordan de grønne områder har skullet se ud. Denne har været udarbejdet i samarbejde mellem Grønt udvalg, MS, LL samt funktionærerne. Dette har betydet, at der løbende i efteråret har været gennemgang af de grønne områder. Grønt udvalgs ønsker er så småt blevet efterkommet. Det har været en god proces og samarbejdet fortsætter via Grønt udvalg. Samarbejdet skulle gerne bunde i, at de grønne områder bliver pæne og indbydende fremadrettet. 2011-08-17: De grønne områder er løbende gennemgået af LJ og MS. Der er taget billeder hver 3 uge med henblik på billeddokumentation.. LJ og resten af bestyrelsen udtrykker stor utilfredshed med vedligeholdelsen af de grønne områder. Flere steder er den nye beplantning ødelagt. Der er ikke luget, og ukrudtet står derfor højt flere steder. Ved de nyplantede roser på altan siden er der f.eks aldrig luget. Det er voldsomt uheldigt, at der ikke er styr på tingene. LJ og MS, vil fortsætte deres ture i området, indtil der er styr på områderne. Mikkel tjekker reglerne med baglandet. Hvem er økonomisk ansvarlig for det der allerede er blevet ødelagt? Bestyrelsen mener at det der administrationen, der er erstatningspligtige. Fremadrettet vil LL står for personlig opfølgning og direkte ledelse, indtil områderne igen lever op til forventet niveau. 8.3 8.4 Emne: Knækket træ 2011-12-06: Der er plantet et nyt træ. Emne afsluttes. 2011-11-08: Lige så snart FA09 har fundet en ny gartner, bliver der indkøbt og plantet et nyt træ. 2011-10-03: Der er knækket et træ ved Blok 6. Der omplantes et nyt sidst oktober, start november. Emne: Nye træer LL 2011-12-06: Bestyrelsen ønsker at vide om der foreligger en termin for hvornår emnet færdiggøres. 2011-11-08: Emnet pågår. 2011-10-03: Der er et bedstykke ved legepladsen der mangler træer. Disse bliver plantet når bedet er ordnet og pænt. Pkt. 9 9.1 Pkt. 10 Ingen emner. Arrangementer Planlagte møder
2011-12-06, Side 9 af 9 2012-12-20 Kl. 17.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2012-01-03 kl. 17.00 afholdes der bestyrelsesmøde. 2012-09-11 Kl. 19.00 afholdes der ordinært beboermøde. 10.1 Pkt. 11 11.1 Emne: Ordinært beboermøde Bestyrelsen 2011-12-06: Bestyrelsen ønsker svar fra FA09 om der er foretaget reservation af lokalerne. 2011-11-08: Emne pågår. 2011-10-03: På betingelse af, at lokalerne Brøndbygård er reserveret, vil næste ordinære beboermøde blive afholdt 2012-09-11. Eventuelt Ingen emner.