Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 21:00 Bestyrelsen FA09 Gæster. Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS)

Transkript

1 Referat , Side 1 af 8 Emne Deltagere Referat fra bestyrelsesmøde Sidst opdateret: Kl. 21:00 Bestyrelsen FA09 Gæster Lisbeth Jallbjørn (LJ) Dennis Kofoed (DK) Frank Hansen (FH) Kjeld Skelmose (KS) Mikael Høyer-Andersen (MHA) Kasper Nørballe (KN) Bjørn Larsen (BL) Lone Lund-Rasmussen (LLR) Jørgen Weng (JW) Bo Eggertsen (BE) Karin Aunsfort (KA) Punkter Mette Hansen (MH) 1. Valg af ordstyrer og referent 1.1 Ordstyrer 1.2 Referent 1.3 Generel information 2. Emner til/fra varmemesteren og administrationen 2.1 Vaskebetalingssystem 2.2 Bevaring af stierne mellem BRV og Bredager 2.3 Genansøgning og genafstemning af kollektiv råderet 2.4 Vinduer 2.5 Behov for at afsætte midler til slid og ælde til flyttelejligheder 2.6 Trappevask 2.7 Forslag til ordinært beboermøde 2.8 Vedligeholdelsesreglement 3. Godkendelse af sidste referat 3.1 Godkendelse af sidste referat 4. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen 4.1 Orientering fra formanden 4.2 Besøg af Brøndbyparken formand (ca ) 4.3 Husorden, bilag og positivliste 4.4 Sundhedstjek af lejemål 5. Projekter 5.1 Helhedsplansprojekt 6. Budgetter 6.1 Ingen emner

2 , Side 2 af 8 7. Klagesager 7.1 Ingen emne Arrangementer 9.1 Ingen emner 10. Planlagte møder 10.1 Planlagte møder 11. Eventuelt 11.1 Ingen emner

3 , Side 3 af 8 Pkt. 1 Pkt Pkt. 1.1 Ordstyrer: LJ Pkt. 1.2 Referent: FH Pkt. 1.3 Generel information: Ingen informationer. Emner til/fra Varmemesteren og administrationen Emne: Vaskebetalingssystem KS, Bestyrelsen : Der har lidt indkøringsproblemer og få problemer, som er løst. Der mangler at blive lavet de sidste dørlåse. Vasketiderne som er mulige at reservere, stemmer ikke overens med de oprindelige vasketider vi har stemt ind på ordinært beboermøde. Der er fremsat forslag omkring vasketiderne og emnet behandles først efter næste ordinære beboermøde : Netværkstilslutninger er opsat. Opsætning af terminaler, og opsætning af vaskebriklåse starter Udskiftning foregår blokvis. Der sendes skriv ud til beboere blokvis op til udskiftningen. Efterfølgende afholdes demonstration. Der anskaffes en kortlæser til PC, således restbeløb på gamle vaskekort kan meldes ind til FA09, og derved videreføres til beboerne : BE har fået nye priser på vaskekort og brikker. Kort nedsat fra 41 til 29 kr. og brikker fra 40 til 15 kr. alle priser + moms. Tilbud på adgangskontrol til vaskerum og 2 tørrerum pr. blok: moms. Hertil mindre beløb til montering af nye låsebeslag. Ialt moms. Hertil til opkobling af data. Godkendt, da BE forventer at alle udgifter kan holdes inden for det budgeterede. Etablering forventes fra primo august : BE har fået pris fra Dansk KabelTV for PDS kabeltræk og patchning for alle blokke på eks. Moms. BE har modtaget tilbud fra Service Centralen på eks. Moms. BE mener ikke Servicecentralen er aktuelle som valg. Miele har også givet (nummer to) tilbud på inkl. Moms. LJ forespørger hvor meget som er sat af til formålet. BE melder der er inkl. moms til budget Bestyrelsen beslutter at vælge Nortec, da de tilbyder det samme for mindre penge. KA forespørger hvordan restpenge på Miele vaskekort tilbageføres. BE undersøger. FH forespørger om der kan indhentes tilbud på låsesystem til brug sammen med nøglebrikker, til at tilgå både vaske- og tørrerum, til montering separat et andet tidspunkt. BE hører Nortec ad, om de kan lave noget. Eller indhentes tilbud andet steds fra : BE har fundet Mieles tilbud og har haft besøg af Miele. BE var ikke imponeret over deres tilbud samt besøget. BE har indhentet tilbud fra Nortec, med et briksystem som også kan benyttes til fx døradgang. Der er forbundet et månedlig abonnement på 41 Kr. pr vaskeri, som dækker bl.a. fremtidige opdateringer samt service af udstyr. Prisen burde kunne forhandles ned. Det samlede tilbud på systemet er ex. moms og eks. brikker og abonnement. Brikker står til 40 Kr. pr. stk., men BE har aftalt at vi kun skal give 20 Kr. pr. stk.. hvis Nortec vælges. BE sammenligner med tidligere tilbud fra Service Centralen. Systemet fra Service Centralen kan dog ikke udvides med et bookingsystem : BE har indhentet materiale, men da han er på ferie, tager vi emnet op på næste møde i stedet : KS beretter, at der ikke vil tilgå yderligere gebyrer fra FA09 ved valg af nyt vaskesystem. BE har fundet et par kort til så vi kan køre lidt endnu på det gamle. BE har modtaget de tilbud bestyrelsen har modtaget, og kigger dem igennem, og giver hans besyv med, da han har erfaring med indkøb af vaskesystem : BE melder at der nu kun er ét kort tilbage til udlevering. KS melder at der ved valg af nyt vaskesystem, tilgår et administrationsgebyr. KS vender tilbage med hvad gebyret består i. BE undersøger om der kan skaffes gamle kort til genbrug. Bestyrelsen gennemser tilbuddet og beslutter hvilket system der skal indkøbes. Emne: Bevaring af stierne mellem BRV og Bredager : Emne afsluttes : Mødet er vel afholdt (indsæt info fra skriv). BL og BE kigger på hvilken stedsegrøn beplantning som

4 , Side 4 af 8 skal plantes ved nyopsat hegn i forbindelse med adskillelse mellem Brøndbyparken og Brøndbyvænge. Emne afsluttes : LJ og JW vil holde møde med formanden for Brøndbyparken for at få afklaret visse udestående spørgsmål. Forventes afholdt så hurtigt som muligt : Brian som er formand for Brøndbyparken kommer på besøg til en snak omkring helhedsplanen som påvirker stien mellem BAB afd. 1 og Brøndbyparken : KS har haft møde med Brøndbyparken og kommunen. KS beretter at det kan være en mulighed at flytte vinduer i gavlene om til siden, for at mindske muligheden for naboen til at kigge ind. Nogle beboere har givet udtryk for at de ønsker dette. KS beretter også at han har ytret ønske om at der ikke bliver oprettet grillplads på de planlagte hyggepladser, da de vil være til gene for beboerne i gavlene. Brøndbyparken er interesseret i at være behjælpelige økonomisk i forbindelse med flytning af vinduerne. Bestyrelsen ønsker en dialog med Brøndbyparken. KS inviterer og indkalder bestyrelserne imellem : KS melder at der er indkaldt til møde med Brøndbyparkens administration og kommunen : Jf. mark og vejfredningsloven, ønsker bestyrelsen at stierne bevares mellem BRV og Bredager i forbindelse med Bredagers helhedsplan, hvor der er planlagt at stierne skal lukkes af. KS bedes formulere et skriv, som sendes til Brøndbyparken, omkring vores krav, og holdes dette ikke i hævd, vil bestyrelsen fremsætte en klage hos kommunen Emne: Genansøgning og genafstemning af kollektiv råderet : Punktet er tilført dagsorden på ordinært beboermøde til afstemning. Emne afsluttes : Vi forventer KS afventer information til videregivelse til os. Vi har ikke hørt om nogen status : Der ønskes bekræftigelse og materialet : Emne pågår : KS melder at materiale til næstkommende beboermøde er klart : KS har meldt at der skal genansøges og genstemmes omkring kollektiv råderet. Bestyrelsen udbeder dokumentation på, hvor ofte der skal indhentes godkendelse fra kommunen, samt stemmes omkring kollektiv råderet i afdelingen. Emne: Vinduer KS : KS har udarbejdet et forslag. Stemmes forslaget ind, afholdes der infomøde for beboerne, når dette bliver aktuelt. Emnet behandles igen efter det ordinære beboermøde, når vi ved om forslaget er godkendt eller afslået : Vi forventer at forslag er klart til beboermøde til afstemning : Budgtforslag fra KN udleveret. Lyder på en huslejestigning på 5%. Der var lidt usikkerhed om hvilken løsning budgetudkastet egentlig refererede til. Der ønskes diferentierede forslag, hvor henholdsvis erhverv indgår, kældervinduer indgår og kælderdøre indgår : Landsbyggefonden har været på besøg. Landsbyggefonden efterspørger tegninger på hvordan bygningerne vil fremstå med nye vinduer. Holmsgård skal derfor udforme nye tegninger. LJ tager kontakt med KN omkring det videre forløb : KS har fået lavet et overslag på udskiftning af vinduer på ekskl. hoveddør og altandøre/vinduer, som vil give en huslejestigning på ca. 9%. Bestyrelsen giver udtryk for at administrationen har meldt at der skulle være henlagte midler til at dække udgiften. Dette mener KS ikke der er. KS undersøger nærmere. Emne: Behov for at afsætte midler til slid og ælde til flyttelejligheder : KS beretter at konto til dækning ved flyttelejligheder er blevet hævet/rettet i budgettet. Emne afsluttes : Der er 21 lejeboliger stadig med 1. lejer, og 36 med 2. lejer. Disse lejemål er muligvis ikke

5 , Side 5 af 8 tidssvarende, og kan være meget dyre at renovere. LJ tager kontakt med KS omkring hensættelsesbeløbsstørrelse i forhold til de udgifter der er i dag : BE oplyser, at der ikke er budgeteret med udgift til dette og der har på det seneste været en del lejligheder, hvor behov er opstået i forbindelse med at lejligheder tidligere er blevet godkendt med materialer, som ikke overholder reglerne for hvad der kan godkendes. Pris pr. rum løber op i ca kr. Efter en vurdering af det samlede behov fra administrationens side må et sådan beløb indgå i den almindelige budgetplanlægning Pkt Pkt Emne: Trappevask BE & KS : Betaling har før foregået ved betaling før udførsel. Dette er blevet ændret til betaling efter udførsel. Bestyrelsen ønsker at der bliver kigget efter andre muligheder, da kvaliteten har været meget dalende. KS foreslår at trappevask overgår til ejendomsfunktionærerne. KS indhenter nødvendig info : Vi oplever at kvaliteten af trappevasken er dalende. BE beder om konkrete eksempler/beviser. Bestyrelsen vil være opmærksom og kontakte BE. Emne: Forslag til ordinært beboermøde Bestyrelsen, BE & KS : Der er løbet forslag ind på følgende: 1. Udskiftning af vinduer/døre i lejemål (bestyrelsen) 2. Opdateret husorden (bestyrelsen) 3. Gengodkendelse af individuel modernisering (bestyrelsen) 4. Ændring af beplantning 5. Ændring/opdatering af positivliste for lejemålsvedligehold 6. Hegn for enden af BRV (montering af låge/nedlægning) 7. Opsætning af brikoplåsning på opgangsdøre og kælderdøre 8. Vasketider skal gendannes 9. Sundhedstjek af lejemål. Emne: Vedligeholdelsesreglement Bestyrelsen, BE : Vedligeholdelsesreglementet skal tilføres hvilke krav der er til boligens stand. Godkendelse af sidste referat Emne: Godkendelse af sidste referat Bestyrelsen : Referatet blev godkendt. Orientering fra formanden og emner i bestyrelsen Emne: Orientering fra formanden : Vi er meldt ud, men får ikke penge tilbage. Emne afsluttes : Emne pågår : Kontingent til kulturforening fortsat ikke modtaget retur. Allan Rasmussen ser på det for alle afdelinger. Emne: Besøg af Brøndbyparkens formand (ca ) : Emne afsluttes : Emne pågår : Udsat jf. ad : I forbindelse med Brøndbyparkens helhedsplan og de ting som sker i forbindelse med denne som

6 , Side 6 af 8 påvirker BAB afd. 1, er formanden fra Brøndbyparken blevet inviteret på besøg, til at drøfte helhedsplanen og dennes påvirkning på afd. 1. LJ byder Formand Brian Nielsen velkommen. Brian melder at deres projekt mod Bredager siden, ikke kan komme videre før end vi har givet OK. Brian har noget materiale med, bl.a. tegninger. Brian fortæller at der oprettes et beboerhus, til 2 x 150 personer, med separate køkkener, som begge kan slås sammen. Der åbnes også en cafe som har dagligt åbent, for køb af mad. De planlagte hyggekroge bliver henlagt, og lavet til græsplæner. Der vil blive lavet gencirkulation af luft, for at genanvende luft for varmebesparelse. Brian foreslår, at samme slags hegn, som der allerede er opsat på vores side, fortsættes hvis aflukningen og niveauhævningen fortsætter. Man finder efterfølgende ud af sammen afdelinger i mellem, omkring beplantning. Hævning og udbygning er godkendt af Brøndby kommune. Brøndbyparken har bestilt landmåling af området. Brian foreslår også at gavlvinduer mod Bredager i vores blokke, flyttes til vestsiden af blokkene. Brian tilbyder at kompensere partielt i forbindelse med flytning af vindue, og ønsker et svar tilbage fra BAB omkring økonomien ved flytning af vindue. Der vil være tale om flytning af 4 vinduer. Værelser hvor vinduet sidder, vil også skulle renoveres. Radiator skal ligeledes flyttes. LJ tager kontakt til KS omkring indhentning af tilbud på førnævnte Pkt Emne: Husorden, bilag og positivliste Bestyrelsen : Dokumenter er gennemgået og rettet. Emne optages igen efter ordinært beboermøde : Emne pågår : Gennemgang udsat til næste møde; men opfølgning ad nedenstående inden. BE ser gerne, at der laves en beskrivelse af, hvilken stand lejlighederne skal have. Best. efterlyser i den forbindelse eksempler på dette fra andre steder i FA09 eller andre steder, herunder nærmere om, hvorvidt der findes lovgivning/vejledninger mv. på området. Dette ønskes fremsendt til bestyrelsen i god tid inden næste møde den 4. august : BE har lavet oplæg til rettelser i husordenen. Bestyrelsen kigger oplægget igennem og behandler emnet på næstkommende møde. Emne: Sundhedstjek Bestyrelsen : Man har i organisationsbestyrelsen taget stilling til, at man på de ordinære beboermøder vil sætte forslag op omkring et sundhedstjek af lejemålene. Emnet tages op igen efter det ordinære beboermøde. Projekter Emne: Helhedsplansprojekt Bestyrelsen & FA09 Opfølgning: Ved løbende nyheder : Landsbyggefonden har udbedt nye tegninger på hele projektet, samt mere udpenslet økonomi. De har beset to lejemål. Bolden ligger hos FA09 og Holmsgård : Landsbyggefonden kommer ud 5. Maj. KN foreslår at der ventes med at bestemme noget omkring udskiftning af vinduer, indtil Landsbyggefonden har været her. LJ foreslår at nogen fra bestyrelsen deltager i besigtigelsen, således bestyrelsen har både indsigt og indflydelse på processen : Vi har fået melding fra KN om, at vores ansøgning omkring helhedsplan, er blevet præliminært behandlet, og der er afsat en foreløbig støtte på 33 millioner, men at projektet tidligst kan forventes igangsat i LJ sender nyhedsbrev ud til beboerne omkring emnet, om at der nu vil blive kigget på udskiftning af vinduer, da vi har for mange vinduer som trænger til udskiftning nu. Der skal indhentes tilbud på udskiftning af alle lejemålsvinduer. Bestyrelsen ønsker også at der laves tilbud på udskiftning af kældervinduer, som der kan tages stilling til separat. MHA og BE kigger sammen på hvilke modeller, materialer og udformninger som er aktuelle. LJ deltager måske også, og hører JW om han også ønsker at deltage. Bestyrelsen har givet dispensation til udskiftning af et køkken i forbindelse en fraflytning, grundet dets ringe stand. Grundet flere af køkkenernes tilstand og udskydelsen af helhedsplanen, har bestyrelsen valgt at tillade udskiftning af både køkken og badeværelse igen (individuel modernisering).

7 , Side 7 af 8 Pkt Pkt Pkt. 8 Pkt Pkt : Det forventes at vi hører noget senest efter sommeren. KS har ikke modtaget tilbud endnu på badeværelsesvinduer : Der er stadig ikke noget nyt fra LBF. KS undersøger pris på udskiftning af badeværelsesvinduer for alle blokke : Administrationen rykker Landsbyggefonden for nyheder omkring godkendelse af projektet : Landsbyggefonden har meldt tilbage at vi er accepteret i udvælgelsespuljen. Dette er ikke et tilsagn om at vi er godkendt til støtte, men kun t vi er i betragtning : Bestyrelsen vil gerne bede om retningslinjer for hvilke hensigtsmæssigheder der kan tages i forbindelse med udskiftning af fx ældre køkkener. Udsigterne til igangsætning af helhedsplanen er meget langt væk, og nogle køkkener er i så dårlig stand og så gamle at de ikke er brugbare længere : Bestyrelsen påtaler at FA09 gerne må have i mente, hvordan vi administrerer vores kælderrum. Hvis der oprettes flere lejemål, hvordan skal fordelingen så foregå. Kunne der evt. laves loftsrum. KN har orienteret LJ om at ansøgningen er indsendt til Landsbyggefonden og vi kan forvente ca. et års svartid. MS vender tilbage til LJ omkring informationsmøde for beboerne i Juni måned : Flemming fremviste nyt oplæg til hvordan den nye udformning kunne se ud. Landsbyggefonden støtter ikke udvendige elevatorer, så elevatorer skal derfor bygges ind i opgangene. Det foreløbige økonomiske grundlag og forslag til hvordan blokkene kan ændres, som blev præsenteret i dag, har vi nikket OK til, og disse sendes ind til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden skal herefter returnere en tilbagemelding. Vi afventer derfor svar fra FA09, når de modtager svar fra Landsbyggefonden. Der vil blive indkaldt til et informationsmøde for beboerne omkring projektet, så snart alle informationer er på plads. Der er ikke taget konkrete beslutninger omkring projektet på nuværende tidspunkt. Alt foreligger på et fiktivt niveau, og de endelige beslutninger vil ligge hos beboerne, når disse er klar til præsentation. Beboerne vil løbende blive informeret : FA09 deltager i næste bestyrelsesmøde, da der er udarbejdet nyt materiale, som skal præsenteres. LJ indkalder til et separat bestyrelsesmøde, hvor kun dette emne behandles : Emne pågår : Vi afventer svar fra Landsbyggefonden, og der kan gå op til et år før end at de vender tilbage : Vi har i dag besøg af Kasper Nørballe og Lone Lund fra FA09 og Flemming Dahl fra tnt arkitekter og Henrik Holmsgaard fra Holmsgaard rådgivende ingeniører. Gruppen har prøvet at opsætte et oplæg til hvordan økonomien kunne se ud ved en helhedsplan, og uden helhedsplan for samme opsætning. Formålet er at klarlægge og skabe et overblik over påvirkningen og konsekvenserne ved henholdsvis, at oprette individuelle lån på de opgaver/projekter som afdelingen står over for de næste 10 år fremfor, at udfører en helhedplan med støtte fra Landsbyggefonden. Emnet slås sammen med punkt 5.1 Tage og vinduer som nye projekter og omdøbes til Helhedsplansprojekt : Emne pågår : Emne pågår : Bestyrelsen er blevet præsenteret for muligheden for at få lavet tagetager. Projektet er i forbindelse med Helhedsplanen for, at forbedre muligheden for støtte fra Landsbyggefonden. Tilstede til fremlæggelsen var Kasper Nørballe (forvaltningsdirektør i FA09), Flemming Dahl (TNT arkitekter), og Henrik Holmsgård (Holmsgaard rådgivende enginører). Flemming præsenterede materialet, som består af 4 forslag. Bestyrelsen skal nu gennemse materialet, og mødes igen med FA09 og drøfte det videre forløb. Budgetter Ingen emner Klagesager Ingen emner Ingen titel (benyttes ikke) Arrangementer Ingen emner Planlagte møder Emne: Planlagte møder Bestyrelsen Kl afholdes der bestyrelsesmøde.

8 , Side 8 af Kl afholdes der ordinært beboermøde på Kilden Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde. Pkt Kl afholdes der hovedbestyrelsesmøde. Eventuelt Ingen emner