Centret for opholdssteder, botilbud og plejefamilier. Praksismanual Version Januar 2012 HBP 1
Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 DET DIALOGBASEREDE TILSYN T ILSYN... 5 KVALITETSKRITERIUM FOR F DET DIALOGBASEREDE E TILSYN... 10 PÆDAGOGISK TILSYN... 12 PERSONALEMÆSSIGT TILSYN SYN... 13 ORGANISATORISK OG LEDELSE... 14 ØKONOMISK TILSYN... 15 FYSISKE RAMMER... 18 DAGSORDEN FOR TILSYNSBESØG SBESØG... 25 VEJLEDNING TIL TILSYNSBESØG OG TILSYNSRAPPORT PPORT... 26 MAGTANVENDELSE... 31 GODKENDELSE... 32 KVALITETSKRITERIUM FOR F GODKENDELSESPROCESSEN SSEN... 33 UNDERSØGELSE OG VURDERING AF ANSØGNING OM O GODKENDELSE... 36 PROCEDUREBESKRIVELSE VEDR. GODKENDELSE... 46 KLAGEVEJLEDNING VEDR.. AFGØRELSER OM GODKENDELSE... 48 OPHØR AF GODKENDELSE... 50 UDVIKLINGSOPGAVEN I FORHOLD TIL TILBUDDENE... 52 KVALITETSKRITERIUM FOR F RÅDGIVNING OG UDDANNELSE... 52 TILBUDSPORTALEN... 54 RAPPORTERING TIL BELIGGENHEDSKOMMUNER IGGENHEDSKOMMUNER... 56 ÅRSHJUL... 58 2
Indledning Faaborg - Midtfyn Kommune varetager, som entreprenør, godkendelsen af og tilsynet for samtlige fynske kommuner vedrørende private opholdssteder og private botilbud for børn, unge og voksne. Denne opgave er placeret i Center for opholdssteder, botilbud og plejefamilier (Centret). Med udgangspunkt i ydelsesbeskrivelsen af april 2011 er denne praksismanual udarbejdet. Denne beskriver kvaliteten, indholdet og udøvelsen af tilsynet og sagsbehandlingen i forbindelse med generel godkendelse. SEL er forkortelse af Serviceloven i det efterfølgende. Bek. er i det efterfølgende, hvor ikke andet er nævnt, forkortelse af Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud nr. 1580 af 16. december 2010 Centrets kerneydelse er efter aftale med de enkelte kommuner at levere følgende ydelser: Behandle ansøgninger om godkendelse/optagelse på tilbudsportalen og føre tilsyn med: opholdssteder for børn og unge, SEL 66 stk. 5 jf. 14 stk. 3 pladser på kost-efte efterskoler rskoler,sel 66 stk. 5 jf. 14 stk. 3 private botilbud for voksne, SEL 107 jf. 14 stk. 3 private behandlingstilbud for stofmisbrugere, SEL 101 jf. 14. stk. 3 private døgnplejehjem, servicelovens 78, stk. 7 Derudover skal Faaborg - Midtfyn Kommunes Center for opholdssteder, botilbud og plejefamilier sørge for, at tilbuddene er indberettet på tilbudsportalen, jf. SEL 14, stk. 2. Der kan derudover være indgået aftaler om andre ydelser med de enkelte kommuner Godkendelse og tilsyn med private opholdssteder og private botilbud skal: sikre en ydelse med et kvalitativt indhold til opholdsstedets eller botilbuddets brugere, sikre at offentlige midler anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med godkendelsens rammer, sikre og støtte udviklingen af de private opholdssteder og private botilbud, så de fortsat kan indgå som en del af den samlede tilbudsvifte på området. Der er udarbejdet kvalitetskriterier for Centrets opgaveudførelse vedrørende godkendelse og tilsyn, der gennem en kontinuerlig ekstern kvalitetssikring er garanti for, at ydelserne bliver leveret som foreskrevet lovgivningsmæssigt og som aftalt med de ovennævnte kommuner. Det betyder, at Center for opholdssteder, botilbud og plejefamilier kan stå inde for, at de ydelser, der bliver udført, lever op til den aftale kvalitet i det aftalte omfang. Praksismanualen indeholder beskrivelser af ydelsen og fremgangsmåder til behandling af sager. Manualen indeholder således ikke noget specifikt om de enkelte sager. Når der i det efterfølgende alene stå tilbuddene menes private opholdssteder for børn og unge jf. SEL 66 stk. 5 og botilbud for voksne jf. SEL 107 Kommuneaftalegrundlaget Kommuneaftalegrundlaget baseres på en aftale indgået ved en forhandling med hver enkelt kommune med en ydelsesbeskrivelse, der er aftalt med hver enkelt kommune. Aftalen indeholder som minimum de i det indledende afsnit nævnte områder. Neden for i afsnittet 3
vedr. Kvalitetskriterium for det dialogbaserede tilsyn er nævnt de særlige aftaler der er indgået med de enkelte kommuner. Disse dokumenter kan findes i SBSYS journal nr.: Entreprenøraftaler 00.15.10-A26-10-09 4
Det dialogbaserede tilsyn Lovgrundlaget Ifølge retssikkerhedslovens 16 er tilsynsforpligtelsen en generel kommunal forpligtelse til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder de tilbud som kommunalbestyrelsen i forhold til den enkelte person har truffet afgørelse om. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddet og den måde, hvorpå opgaverne løses. Der skelnes i SEL 148 og 148 a mellem to selvstændige tilsynsforpligtelser: Det personrelaterede tilsyn ( 148) og det generelle driftsorienterede tilsyn med tilbuddets indhold, personale, bygninger og økonomi ( 148 a). Det personrelaterede tilsyn varetages af myndighedssagsbehandleren for det enkelte barn/den unge og voksne. Driftstilsynet varetages af den kommune, i hvilken tilbuddet er beliggende. Det driftsorienterede tilsyn I henhold til servicelovens 148 a stk. skal den stedlige kommunalbestyrelse føre det generelle driftsorienterede tilsyn: Stk. 1 Den stedlige kommunalbestyrelse fører det generelle driftsorienterede tilsyn med tilbuddets personale, bygninger og økonomi, herunder om grundlaget for afgørelsen efter 14, stk. 3, om optagelse af et privat tilbud på Tilbudsportalen fortsat består. Stk. 2 Det generelle driftsorienterede tilsyn med anbringelsessteder for børn og unge, der er omfattet af 66, nr. 1, 2, 5 og 6, skal endvidere påse, at det enkelte anbringelsessteds pædagogiske målsætning og metoder fortsat gør anbringelsesstedet generelt egnet til at opfylde målgruppens behov, herunder behov for nære, stabile relationer til voksne, opbygning af sociale relationer og netværk, skolegang, sundhed, trivsel og forberedelse til et selvstændigt voksenliv. Det driftsorienterede tilsyn med anbringelsessteder, der er omfattet af 66, nr. 5 og 6, skal omfatte mindst et uanmeldt tilsynsbesøg om året. Stk. 3 Det generelle driftsorienterede tilsyn omfatter ikke tilbud, hvor en anden kommune eller region har indgået en generel aftale om anvendelse af samtlige pladser i tilbuddet og om tilsyn, eller hvor tilbuddet er omfattet af regionsrådets generelle driftsorienterede tilsyn, jf. 5, stk. 7. Det generelle driftsorienterede tilsyn, jf. stk. 1 og 2, omfatter ikke plejefamilier, der er godkendt som konkret egnede efter 66, nr. 1, og 142, stk. 1, nr. 2, konkret godkendte kommunale plejefamilier efter 66, nr. 2, og 142, stk. 1, nr. 2, netværksplejefamilier efter 66, nr. 3, og egne værelser m.v. efter 66, nr. 4. Stk. 5 Socialministeren fastsætter nærmere regler om tilsyn med private opholdssteder efter 66, nr. 4, private behandlingstilbud efter 101 og private botilbud efter 107 Centeret har ved aftale med de fynske kommuner forpligtet sig til at gennemføre mindst et årligt anmeldt besøg og mindst et uanmeldt besøg på såvel botilbud for voksen som på opholdssteder for børn og unge. Af vejledningen til retssikkerhedsloven fremgår det, at formålet med begge typer af tilsyn er: 5
at påse at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet, at hjælpen er tilrettelagt på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, samt at forebygge, ved at gribe korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Der skal ligeledes være særlig opmærksomhed på indholdet af institutionens pædagogiske virksomhed og udviklingen af de metoder, som arbejdet løbende nødvendiggør. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at myndighederne har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene samt at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Formål med tilsynet Ved at føre tilsyn med indholdet af tilbuddene og den måde opgaven løses på, er der tale om en kvalitetssikring med følgende formål: Sikre en ydelse med et kvalitativt indhold til opholdsstedets eller botilbuddets brugere. Sikre at offentlige midler anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med godkendelsens rammer. Sikre at de krav, der følger af godkendelsesgrundlaget, overholdes. Sikre at der bidrages til en kontinuerlig udvikling af opholdsstedets eller botilbuddets rammer og ydelser i takt med brugernes behov. Centeret opgaver ver: Centeret har indgået aftale med de fynske kommuner om at fører dette tilsyn med opholdssteder for børn og unge ( 66 stk. 5), botilbud for voksne ( 107) samt behandlingstilbud for stofmisbrugere ( 101). Der kan derudover være individuelle aftaler med enkelte kommuner. Endvidere følger det af aftalen at Centeret fører tilsyn med andre aktiviteter med særskilt bevilling, der drives af samme organisation som opholdsstedet eller botilbuddet. Dette sker såfremt, der er tale om en aktivitet, der skal registres på Tilbudsportalen ( 14 stk. 2) Endvidere er der indgået aftale om godkendelse og tilsyn med private døgntilbud der ikke drives for offentlige midler ( 78, stk. 7). Dem er der pt. ingen af: Vedr. tilsyn med botilbud for voksne: I henhold til servicelovens 148 a stk. 1 fører den stedlige kommunalbestyrelse det generelle driftsorienterede tilsyn med tilbuddets personale, bygninger og økonomi, herunder om grundlaget for afgørelsen efter 14, stk. 3, om optagelse af et privat tilbud på Tilbudsportalen fortsat består. Opholdssteder for børn og unge også omfattet af 148a stk. 1, men er derudover omfattet af 148a stk. 2: Vedr. tilsyn med opholdssteder for børn og unge: I henhold til 148a stk. 2 skal det generelle driftsorienterede tilsyn med opholdssteder for børn og unge ( 66 stk 5) påse, at det enkelte anbringelsessteds pædagogiske målsætning og metoder fortsat gør anbringelsesstedet generelt egnet til at opfylde målgruppens behov, herunder behov for: nære, stabile relationer til voksne opbygning af sociale relationer og netværk skolegang sundhed, trivsel forberedelse til et selvstændigt voksenliv 6
Såvel opholdssteder for børn og unge og botilbud for voksne er omfattet af samme bekendtgørelse: Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud. Døgnplejehjem uden kommunalt tilskud efter 78 stk. 7. Stk. 7. Døgnplejehjem, der modtager børn og unge under 18 år, og som drives af private uden offentlige midler, må kun oprettes og drives med tilladelse af kommunalbestyrelsen i den stedlige kommune. Kommunalbestyrelsen i den stedlige kommune fører tilsyn med forholdene i hjemmet. Disse tilbud skal ikke registreres på Tilbudsportalen. Fokus for Centeret er kvalitetssikring (tilsyn) og kvalitetsudvikling: Det betyder, at der hele tiden arbejdes mod en høj grad af dialog mellem tilsynet og de enkelte opholdssteder for at få skabt et tillidsforhold, så der reelt kan kvalitetssikres (føres tilsyn) og kvalitetsudvikles. Tilsynet består primært i formaliserede tilsynsbesøg, som indeholder et kontrolaspekt, et kvalitetssikringsaspekt samt et udviklingsaspekt, hvor der i løbet af et år vil være fokus på alle centrale forhold vedr. drift opholdssteder for børn og unge og botilbud for voksne. Disse tilsynsbesøg gennemføres efter en forud tilrettelagt dagsorden med generelle temaer som følger en årsplan/mål. Derudover består tilsynet af formaliserede møder hvor opholdsstedet ønsker sparring i forhold til ændringer i driften, målgruppen, ledelsessparring eller lignende. Sideløbende dermed er der en løbende kontakt og dialog med de enkelte tilbud. Denne kontakt kan bestå i telefoniske kontakter eller aftalte besøg i forhold til enkelte problemstillinger eller andre forhold som ønskes drøftet. Den løbende kontakt forgår både på initiativ fra tilsynet og på initiativ fra opholdsstederne. Der er ligeledes, på flere opholdssteder, et tæt samarbejde med både ledelsen og bestyrelsen og der ses en udvikling i retning af, at Centres medarbejdere bruges i sparringen i forhold til den kvalitetsmæssige udvikling af et eksisterende tilbud eller udvikling af nye tilbud. Ved den årlige budgetgodkendelse og senere gennemgang af regnskabet er der ligeledes en hyppig kontakt til opholdsstederne. I forhold til magtanvendelse, sikres det ved de generelle tilsynsbesøg, at der er et udbredt kendskab til reglerne. Ligeledes påses, at øvrige forhold som er påbudt ved lov fx APV, bygningsforhold m.v. er fulgt. Der er således udover tilsynsbesøg på tilbuddene er der en lang række kontakter, som giver indsigt i de enkelte opholdssteders forhold. Såfremt der på et tilbud er behov for et tættere anmeldt eller uanmeldt tilsyn, enten fordi der er et større vejledningsbehov eller, der er vanskeligheder, som kræver flere tilsyn for at afdække evt. forholdene, bliver dette sat i værk og/eller tilsynet vil blive udført at flere tilsynsførende. 7
Der kan i særlige tilfælde besluttes at føre et skærpet tilsyn. Centeret tilstræber at opbygget et tillidsforhold til tilbuddene således, at der er fuldstændig klarhed over at Centret har en kontrolfunktion, men at der også kan søges sparring og supervision i forhold til de problemstillinger/udviklingsmål opholdsstederne har. Centeret vil yde en professionel og kvalificeret rådgivning, som kan medvirkende til at styrke dialogen Dette øger mulighederne for løbende at få indsigt i de private opholdssteders driftsforhold, hvilket findes at være effektivt i forhold til at kvalitetssikre området. Det dialogbaserede tilsyn udføres på denne baggrund ud fra følgende nøgleord for Centerets værdier: Dialogbaseret tilsyn Udviklingsorienteret Tydelighed i kommunikation Anerkendende tilgang Tillid Dialogbaseret/kontrol Lovlighed Ansvarlighed Servicerende Imødekommende Positiv/nysgerrig Hjælpsom Undrende/undersøgende Respekt Åbenhed Udviklende understøttende Et udviklingsperspektiv u Målgruppe 13 områder Ydelser Kompetencer Figuren illustrerer tankegangen om, at der hele tiden bør tænkes I både målgruppe, kompetencer og ydelser I forhold til hinanden. Der ligger således et iboende udviklingsaspekt i, at den tilsynsførende hele tiden forholder sig til målgruppen I forhold til ydelser og kompetencer. Hvis målgruppen ændrer sig, er det naturligt at se på, om der er behov for nye kompetencer blandt personalet eller helt nye ydelser. Et andet scenarium er, at der er sket 8
nogle udskiftninger i personalegruppen, der gør, at der mangler nogle kompetencer i forhold til at kunne give målgruppen det, som der er behov for. De centrale retningslinjer vedr. godkendelse og tilsyn med tilbud godkendt efter SEL 14. stk. 3 findes her: Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud nr. 1580 af 16. december 2010 Vejledning om servicelovens formål og generelle bestemmelser i lovennr. 12 af 15. februar 2011 (Socialministeriet) Vejledning om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og private botilbud. KL s og Danske Regioners vejledning (se KLs hjemmeside) På servicestyrelsens hjemmeside findes en portal vedr. tilsyn, der giver fuldstændig oversigt over tilknyttede lovgivninger og vejledninger til området ligesom, der findes praktisk vejledning til gennemførelse af tilsyn: http://www.servicestyrelsen.dk/tilsyn De ovennævnte vejledninger findes endvidere i SBSYS Praksismanual journalnr.: 00.32.02- A26-1-09 9
Kvalitetskriterium for det dialogbaserede tilsyn Kvalitetskriterium for det dialogbaserede tilsyn Lovgrundlaget - Serviceloven Centrets kerne ydelse er varetagelse af sagsbehandlingen vedr. generel godkendelse og tilsyn med private opholdssteder, private botilbud, private behandlingstilbud for stofmisbrugere, der er godkendt efter SEL 14, stk. 3 samt private døgnplejehjem uden kommunalt tilskud efter servicelovens 78, stk. 7. Derud over tilbyder Centeret efter nærmere aftale med de enkelte kommuner at foretage sagsbehandling i forbindelse med andre tilbud, der søger om optagelse i tilbudsportalen samt tilsynet med disse. Sagsbehandlingen vil til enhver tid blive varetaget på baggrund af gældende lovgivninger, bekendtgørelser og vejledninger fra Socialministeriet og evt. andre ministerier. Der er indgået aftale om at levere ovenstående ydelser til: Assens Kommune Bogense Kommune Faaborg - Midtfyn kommune Kerteminde Kommune Langeland Kommune. Myndighedsfunktionen er overdraget til Svendborg kommune. Middelfart Kommune Nyborg Kommune Odense Kommune Svendborg Kommune Ærø Kommune. Myndighedsfunktionen er overdraget til Svendborg kommune. Alle ovenstående kommuner har indgået aftale om levering af nedenstående ydelser: opholdssteder for børn og unge, SEL 66 stk. 5 jf. 14 stk. 3 samt tilsyn jf.148a pladser på kost-efterskoler efterskoler,sel 66 stk. 5 jf. 14 stk. 3 samt tilsyn jf.148a private botilbud for voksne, SEL 107 jf. 14 stk. 3 samt tilsyn jf.148a private døgnplejehjem, SEL 78, stk. 7 tilbuddenes registrering på Tilbudsportalen, SEL 14, stk. 2 Derud over er der for indgået andre aftaler med: Langeland kommune: tilsyn i henhold til 148 a med en kommunal døgninstitution jf. 66 punkt 6 Der er tre overordnede principper, som tilsynsfunktionen er baseres på: Kontrolaspektet består i at påse, at opholdsstedets eller botilbuddets tilbud med hensyn til målgruppe, indsats, ledelse og økonomi er i overensstemmelse med de vilkår, godkendelsen er givet under. Kvalitetssikringsaspektet består i at sikre gode faglige standarder i opholdsstedets eller botilbuddets ydelser og opgaveløsning. Udviklingsaspektet ktet består i gennem løbende dialog at bidrage til kontinuerlig udvikling af opholdsstedets eller botilbuddets rammer og ydelser i takt med brugernes behov, herunder til metode-, personale- og organisationsudvikling. Godkendelse og tilsyn med opholdssteder og botilbud skal: 10
sikre en ydelse med et kvalitativt indhold til opholdsstedet eller botilbuddets brugere, sikre at offentlige midler anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med godkendelsens rammer, sikre og støtte udviklingen af de private opholdssteder og botilbud, så de fortsat kan indgå som en del af den samlede tilbudsvifte på området. Kvalitetskrav Tilsynet forventes at foregå dialogbaseret med fokus på såvel læring og faglig refleksion, som tilsyn og kontrol - med udgangspunkt i at stedet lever op til det i lovgivningen angivne samt det kommunale godkendelsesgrundlag. Krav til tilsynet indebærer: Der forventes årligt gennemført mindst et anmeldt og 1 uanmeldt tilsyn hos alle private opholdssteder og botilbud i de kommuner, der er indgået aftale med. Forinden anmeldte tilsynsbesøg er der udsendt dagsorden, oplysningsskemaer om personale og beboere og aftalt mødedeltagere. Stederne har selv haft mulighed for at komme med punkter til dagsordenen, og punkterne er sendt retur. I forlængelse af uanmeldte besøg indhentes oplysningsskemaer om personale og beboere. Et tilsynsbesøg tager udgangspunkt i den faste disposition, der er en del af tilsynsrapporten, og gennem årets kontakt sikres det, at alle punkter har været drøftet og vurderet. Ethvert tilsynsbesøg følges op med en rapportering med klare vurderinger/konklusioner og evt. relevante opfølgninger aftales med stedet. Beliggenhedskommunen orienteres årligt om resultatet af tilsynet gennem en årsrapport vedrørende det enkelte opholdssted og botilbud. Beliggenhedskommunen orienteres herudover ved et årligt møde i kommunen, hvor der fremlægges generelle statistiske oplysninger om, hvad der har været af forhold på opholdstederne samt får en opdateret liste over de specifikke opholdsteder og botilbud i kommunen. Ved afvigelser fra godkendelsesgrundlaget følges der op i forhold til ledelsesinformation (internt), og der aftales plan for opfølgning. Dialoggruppen indkaldes en gang årligt til drøftelse af temaer vedrørende tilsynsområdet. Kvaliteten af tilsyn evalueres en gang årlig på grundlag af bl.a. aftalepartnere, dialogmøde og tilsynsrapporteringer, og eventuelt nyt fokus for det kommende års tilsynsbesøg fastlægges. Centrets tilsynsgrundlag gennemgås og vurderes hvert tredje år af en ekstern part i forhold til de angivne kvalitetskriterier. Indikatorer (Kan besvares med ja eller nej) Er der indenfor det sidste år gennemført tilsyn på samtlige steder? Er samtlige tilsynsbesøg baseret på det aftalte dispositionsgrundlag? Er der fulgt op på de vurderinger, der var afvigende i forhold til godkendelsesgrundlaget? Har samtlige kommuner fået årlig status? Har der været afholdt en temadag? Har der været afholdt dialogmøde? Har Centret foretaget den årlige evaluering af tilsynspraksis? Har der været afholdt et årligt møde med kommunerne (kommunerundemøde)? Bliver centrets tilsynsgrundlag eksternt vurderet hver tredje år? 11
Pædagogisk tilsyn Serviceloven er med virkning fra 1. januar 2011 blevet ændret i forbindelse med Barnets Reform. Der er i den forbindelse lagt vægt på at styrke kvaliteten af godkendelse af og tilsyn med anbringelsessteder for børn og unge. Det er således præciseret i SEL 142 stk. 7, at det i forbindelse med tilsynet skal påses, at det enkelte anbringelsessteds pædagogiske målsætning og metoder fortsat gør anbringelsesstedet generelt egnet til at opfylde målgruppens behov, herunder behov for: nære, stabile relationer til voksne opbygning af sociale relationer og netværk skolegang sundhed, trivsel forberedelse til et selvstændigt voksenliv Tilsynet skal tilrettelægges således at det er muligt at få et indblik i disse forhold Centeret udmønter generelt det pædagogiske tilsyn ved at følgende forhold påses: at der arbejdes efter de pædagogiske og behandlingsmæssige mål og metoder, der er forudsat i godkendelsesgrundlaget, at det pædagogiske og behandlingsmæssige arbejde har det indhold og den kvalitet, der var forudsat i godkendelsesgrundlaget, at tilbuddet støtter beboerne i forhold til gode sociale relationer til de øvrige beboere på opholdsstedet, skolekammerater og andre kammeratskabs- og venskabsforhold at opholdsstedet understøtter udvikler barnets og den unges kontakt til familie og pårørende samt øvrig netværk i overensstemmelse med handleplanen at opholdsstedet støtter barnets og den unges skolegang, b. la. ved nært samarbejde med skolen, lektielæsning, tilrettelæggelse af dagligdagen at tilbuddet er opmærksom på beboernes sundhed og trivsel i forhold til sund levevis, behov for lægehjælp og tandlægebesøg, kontakt til sundhedsplejen, hensigtsmæssig medicinhåndtering mv. at tilbuddet lever op til standarder for god behandling af beboerne, som bl.a. er beskrevet i Socialministeriets vejledninger, at beboerne får den hjælp, som de har ret til efter loven, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, samt at beboerne har medbestemmelse og bliver hørt vedr. personlige forhold såvel som generelle forhold i tilbuddet at der forebygges ved at gribe korrigerende ind, før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer. at tilbuddet udvikler de pædagogiske mål og metoder i overensstemmelse med målgruppers behov, visiterende myndigheders forventninger og samfundsudviklingen På baggrund af det løbende pædagogiske tilsyn skal der kunne foretages følgende generelle vurderinger: hvorvidt der er overensstemmelse mellem den godkendte målgruppe og den aktuelle gruppe af beboere hvorvidt der arbejdes efter de godkendte mål og metoder og om, der er de pædagogiske aktiviteter på stedet der er forudsat i godkendelsen hvorvidt der er overensstemmelse mellem overordnede mål og metoder og den aktuelle målgruppes handleplaner og udviklingsplaner beboernes medindflydelse samarbejde med pårørende samarbejdet med øvrige samarbejdspartnere 12
Personalemæssigt tilsyn Det er opholdsstedets/botilbuddets ledelse, der har ansvaret for personalets ansættelse. I tilsynet skal det påses, at den samlede medarbejdergruppe har de fornødne personlige og faglige kvalifikationer i forhold til målgruppen. Dette sikres ved, at ledelse og pædagogiske nøglepersoner interviewes med henblik på at kunne vurdere, om personalegruppen matcher målgruppens behov. Herunder skal det sikres at personalegruppen rummer kompetencer i forhold til de godkendte metoder i tilbuddet. Der kan indhentes relevante oplysninger om medarbejderne, herunder eksamensbeviser, helbredserklæringer, børneattester og straffeattester. I særlige tilfælde kan medarbejderen med en utraditionel uddannelsesmæssig baggrund indkaldes til en samtale. Endvidere kan der afholdes samtale med tilbudets leder eller medarbejdere med særlige opgaver forud for ansættelsen. I forbindelse med tilsynsbesøg sker der en vurdering i forhold til personaleforhold, faglig udvikling, evt. nye kompetencer, supervision samt kompetencebehov i forhold til den aktuelle målgruppe. Ligeledes er det relevant at føre tilsyn med at tilbuddet kan fastholde og rekruttere velkvalificeret personale. Samlet set vurderes de personalemæssige kvalifikationer i forhold til stedets godkendelsesmæssige forudsætninger og den aktuelle målgruppe. I forbindelse med det personalemæssige tilsyn påses følgende: har medarbejderne det uddannelsesniveau, der er forudsat ved godkendelsen, herunder budgetgodkendelsen er der forhold på straffeattesten der er kontraindiceret i forhold til ansættelse det pågældende sted i den aktuelle stilling er der forhold i helbredserklæringen der er kontraindiceret i forhold til ansættelse det pågældende sted i den aktuelle stilling får medarbejderne faglig sparring og supervision løbende deltager medarbejderne i relevant efteruddannelse kan tilbuddet sikre nære, stabile relationer til voksne kan tilbuddet rekrutter og fastholde kvalificeret personale Straffeattester I forbindelse med alle ansættelser på opholdssteder og botildbud skal Centeret indhente en straffe attest. Når et tilbud ønsker at ansætte en medarbejder indsendes en samtykkeerklæring til Centeret. Centeret indhenter straffeattesten. Når denne er modtaget uden anmærkninger sendes et brev til tilbuddet med oplysning om at Centeret ikke har oplysninger, der taler imod ansættelsen. Er der anmærkninger på straffeattesten vurderer Centeret om disse har betydning i forhold til ansættelse i den aktuelle stilling. Kan dette ikke umiddelbart fastslås indkaldes medarbejderen til en samtale i Centeret. Dette med henblik på en nærmere vurdering. Heri indgår: karakteren af den strafbare handling hvor længe er det siden hvor gammel var pågældende da handlingen blev begået medarbejderens faglige og personlige kvalifikationer den stilling og opgave medarbejderen skal udføre i tilbuddet tilbuddets målgruppe 13
I tvivlstilfælde og i grovere tilfælde indhentes med samtykke fra medarbejderen en domsudskrift, som indgår i vurderingen. Er ansættelse af medarbejderen kontraindiceret i forhold til målgruppe, stilling samt personlige og faglige kvalifikationer samlet set meddeles dette til den pågældende og til tilbuddet. Skema til samtykke til indhentelse af straffeattest findes på SBSYS Praksismanual journalnr.: 00.32.02-A26-1-09 Børneattester Børneattesten kan kun indhentes for tilbud der retter sig til børn under 15 år. Er der forhold på børneattesten kan ansættelse ikke anbefales. Skema til samtykke til indhentelse af børneattest findes på SBSYS Praksismanual journalnr.: 00.32.02-A26-1-09 Helbredserklæringer edserklæringer Er der angivet helbredsmæssige vanskeligheder på helbredserklæringen. Drøftes disse med ledelsen af tilbuddet med henblik på at afklare om medarbejderen vil kunne løse opgaven i den stilling han/hun ansættes i uden begrænsninger, eller om der skal tages særlige hensyn til medarbejderen. Skema til helbredserklæring findes på SBSYS Praksismanual journalnr.: 00.32.02-A26-1-09 Organisatorisk og ledelse Et godkendt opholdssted eller botilbud skal være en selvstændig juridisk enhed ned særskilt økonomi. Det skal i tilsynet være opmærksomhed på dette. Alle organisationsformer undtagen personejede virksomheder skal have en vedtægt. Disse skal godkendes i forbindelse med den generelle godkendelse. Evt. senere ændringer skal ligeledes godkendes. Opmærksomheden henledes på at selskaber også skal opfylde krav til vedtægter i Selskabsloven. Det er Erhvers- og selskabsstyrelsen, påser at disse krav er opfyldt. I tilsynet påses: at de aktiviteter der forgår inden for den selvstændige organisations rammer er i overensstemmelse med godkendelsen at bestyrelsen er fuldtallig og varetager hvervet i overensstemmelse med vedtægterne. Dette kan evt. ske ved at anmode om en liste over bestyrelsesmedlemmer samt om udskrift af bestyrelsesprotokollen. Når et tilbud ønsker at en anden aktivitet end drift af opholdssted eller botilbud indgår i samme organisation, skal der tages stilling til om aktiviteten vedrøre samme målgruppe, om den er fagligt forsvarligt, om aktiviteten ligger på samme adresse samt om den har særskilt budget og regnskab. 14
Kommunen er fondsmyndighed for de tilbud der er oprettet som fond og er undtaget Lov om fonde og vise foreninger efter 1. stk. 2 nr. eller 1 stk. 3. Tilsynsforpligtelsen med fonden er fastsat i bek. 27 stk. 2. Dette omfatter tilsyn med: om fondens økonomiske dispositioner er i overensstemmelse med vedtægterne og med grundlaget for godkendelsen, herunder betingelserne om de økonomiske forhold i bek. 21 om fonden efterlever lovgivningens krav om regnskabsaflæggelse og revision Når en organisation har en bestyrelse har denne den øverste ledelse. Denne varetager ansættelse og evt. afskedigelse af den daglige leder. Den daglige ledelse varetages som udgangspunkt af én leder som står til ansvar over for bestyrelsen vedr. den daglige drift af tilbuddet i alle forhold. Der kan dog være tilbud hvor det daglige ledelsesansvar er delt på to ledere, f.eks. således at en har det økonomiske administrative ansvar og en har det pædagogiske ansvar. I tilsynet skal det påses at den daglige leder har de nødvendig faglige og personlige kompetencer i forhold til den organisation han/hun skal lede og i forhold til levering af de ydelser, der er omfattet af den generelle godkendelse. Dette skal ses i sammenhæng med den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer i forhold til målgruppen. I forbindelse med nyansættelse af en leder, skal der i tilsynet være særlig opmærksomhed på at dette er opfyldt. Derfor anmoder Centeret som udgangspunkt om en samtale med den person bestyrelsen ønsker at ansætte som leder samt CV og dokumentation for uddannelse mv.. Er der tale om en personejet virksomhed finder der altid en samtale sted. Interviewguide til ledersamtale findes på SBSYS Praksismanual journalnr.: 00.32.02-A26-1-09 Økonomisk tilsyn Det fastsættes som vilkår for godkendelse af opholdssteder og botilbud, at et eventuelt overskud skal benyttes til at nedbringe opholdsprisen i det kommende budgetår med mindre andet aftales med godkendende myndighed. Endvidere fastsættes de i forbindelse med godkendelse, at væsentlige beslutninger, f. eks. om køb af fast ejendom, låneoptagelser, der kræver pantsætning, henlæggelser, ekstraordinære økonomiske dispositioner og øvrige ekstraordinære dispositioner samt anvendelse af et eventuelt overskud i tilfælde af ophør af driften med tilbuddet kræver godkendelse af beliggenhedskommunen. Dette med henblik på at opfylde retssikkerhedslovens krav. Her er det fastsat, at når en kommune betaler for at få udført opgaver efter serviceloven, skal der tages stilling til, hvordan der skal forholdes med formue, som kan opstå i denne forbindelse. Ved tilsyn med de økonomiske forhold i tilbuddene føres løbende tilsyn med at disse forhold efterkommes. Centeret foretager endvidere sagsbehandling af ansøgninger. jf. ovenstående. Endvidere indeholder det økonomiske tilsyn dels tilsyn med tilbuddets budget og dels tilsyn med tilbuddets regnskaber. Det økonomiske tilsyn med budgettet indeholder: Det påses i tilsynet at budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i forhold til prisen og stedet målgruppens. 15
Sagsbehandling vedr. ansøgning og godkendelse af det kommende års budget, herunder evt. forhandling med stedets leder og revisor om ændringer. For opholdssteder godkendes den samlede budgetramme og der fastsættes pladsprisen pr. barn/ung pr måned. For botilbud godkendes den samlede budgetramme og der beregnes en gennemsnitlig pladspris pr. beboer pr. måned af Botilbuddet. Botilbuddet og den visiterende myndighed kan individuelt aftale en anden pladspris. I forbindelse med vurdering af budgettet påses følgende: Ligger budgetansøgningen indenfor de godkendte budgetforudsætninger vedr.: Antal beboere Antal af ansatte inden for de forskellige stillingskategorier Svarer lønrammen til tilsvarene stillingskategorier på offentlige institutioner Indeholder budgettet udgifter til de aktiviteter, der er forudsat i godkendelsen Svarer stigningen i budgettet til den af Kl udmeldte fremskrivningsprocent Ved budgetansøgninger med en udgiftsstigning, der ligger ud over den af KL udmeldte fremskrivningsprocent, sendes ansøgningen til beliggenhedskommunen til afgørelse på baggrund af en indstilling fra Centeret. Det økonomiske tilsyn t med regnskabet indeholder: I forbindelse med vurdering af regnskabet påses følgende: Det påses, at regnskabet er revideret af en registreret revisor. En gennemgang og vurdering af regnskabet i relation til det godkendte budget Anvendelsen og henlæggelserne af et eventuelt overskud ved driften godkendes, jf. bek. 21, stk. 2. Der følges op på de løbende dispositioner, der er truffet aftale om i løbet af året. Der vurderes på, at de budgetmæssige forudsætninger om ydelser rent faktisk er udmøntet indenfor regnskabsperioden. Der tages stilling til opståede ændringer i de økonomiske forhold Der følges op på eventuelle henstillinger fra revisor I Centerets regnskabsretningslinjer er det fastsat, at følgende forhold skal omfattes af revisionen: Oplysning om hvorvidt den opkrævede opholdsbetaling på opholdssteder - godkendt efter 142, stk. 5 svarer til den godkendte opholdsbetaling Har der været indtægter ud over den godkendte opholdsbetaling, skal disse opføres særskilt i regnskabet og revisionen skal påse at midlerne er anvendt til de med anbringende kommuner aftalte formål. Der skal foreligge relevante forklaringer vedr. botilbuddet - godkendt efter 144 - såfremt den af Center for opholdssteder, botilbud og plejefamilier meddelte gennemsnitspris pr. beboer pr. måned er fraveget Der skal foreligge oplysning om hvad den faktiske belægning har været Oplysning om hvorvidt den godkendte personalenormeringen har været overholdt i forhold til den faktiske belægning Oplysning om hvorvidt at tidligere års overskud og henlæggelser er anvendt til det godkendte formål Påse at der ikke er overført midler fra driftsbudgettet til lønbudgettet.. Følgende dokumenter og skabeloner findes i SBSYS journal nr.: 00.32.02-A26-1-09 Retningslinier for regnskabsaflæggelse og henlæggelser Retningslinjer for budgetlægning 16
Huskeliste vedrørende budgetgennemgang Budgetbrev med fremskrivningsprocenten mv. 17
Fysiske rammer Tilsynet skal sikre, at betingelserne for godkendelsen fortsat er opfyldt, for så vidt angår de fysiske rammer, således at stedet fortsat vurderes at være generelt egnet til formålet. Følgende aspekter kan indgå i tilsynet med de fysiske rammer: vedligeholdelsestand udseende rengøring funktionalitet i forhold til de aktiviteter der skal finde sted jf. godkendelsen opfyldelse af evt. myndighedsgodkendelser (køkken) beboerværelser/boliger og mulighed for privatliv medarbejderfaciliteter toilet- og badeforhold foreligger der planer om evt. udbygning og eller/renovering er beboernes værelser godkendt til boligformål opmærksomhed på om lejekontrakten er i overensstemmelse med de faktiske og aktuelle forhold Derudover iagttages om, der er stillet krav fra andre myndigheder tilbuddet er forpligtet til at leve op til, f.eks. af arbejdstilsynet, fødevarestyrelsen, brandtilsyn. Godkendelsesmyndigheden ikke er ansvarlig for andre myndighedskrav 18
Procedurer for det ordinære, uanmeldte, udvidede og skærpede tilsyn Det tilstræbes, at generelle tilsyn gennemføres med en systematik, der kan sikre en vis ensartet behandling af forskellige tilbud. Derfor beskrives her de metoder, som Centeret følger i forbindelse med gennemførelsen af tilsynet med de private tilbud. Det er nyttigt at dele processen op i 3 dele: forberedelse, selve tilsynsmødet, efterbehandling/afrapportering. Forberedelse til tilsynsbesøget Datoen for tilsynsbesøget søges aftalt i forbindelse med Centerets planlægning i januar og i juni måned. Ca. 2 uge før besøget udsendes dagsorden for anmeldte tilsynsbesøg samt skemaer til udfyldelse vedr. børn/unge/beboeroversigt samt oversigt over medarbejdere. I dagsordenen fremgår det hvilke punkter, der forventes prioriteret. Ligeledes aftales det praktiske om, hvem der deltager fra centeret og hvem der skal deltage fra tilbuddet. Endvidere aftales tidspunkt for start og forventet afslutning af besøget. Som forberedelse til dagsorden/besøget gennemgås følgende: Sidste tilsynsrapport Kontakter med tilbuddet siden sidste besøg Øvrige henvendelser siden sidste besøg Indkomne magtanvendelsesindberetninger Registrering på tilbudsportalen Evt. anden sagsbehandling vedr. tilbuddet f. eks regnskab, budget Evt. udvælgelse af fokusemne. Denne kan være fælles for Centeret. Tilsynsbesøget Tilsynsbesøget gennemføres med en professionel, faglig og dialogorienteret tilgang, hvor konsulenten er garanten for, at man når hele dagsordenen igennem, at centrale punkter vægtes, og at der undervejs bliver opsamlet evt. med klare tilbagemeldinger. Dagsordenen er tjeklisten, hvor der aftales rækkefølge i forhold til hvilke punkter, der ønskes prioriteret højest. Der tages notater løbende og så vidt muligt ved tilsynsbesøgets afslutning opsamles på konklusioner, evt. uenigheder, opfølgninger, spørgsmål og indskærpelser. Vurderinger/konklusioner skal fremgå af tilsynsrapporten. Tilsynsbesøg omfatter: Ordinære tilsynsbesøg Tilsynsmøder Uanmeldt tilsynsbesøg Skærpet tilsyn Ordinære tilsynsbesøg Udføres af den faste konsulent. Ved mindst 1 tilsynsbesøg årligt deltager to konsulenter. Tilbuddet eller en afdeling i tilbuddet besøges. Forud for et tilsynsbesøg aftales formen ud fra den aktuelle dagsorden, herunder klarlægges hvad formålet er. Der kan således aftales følgende: Møder med leder, souschef, bestyrelse, tillidsrepræsentant, sikkerheds-repræsentant. Fokusgruppeinterview med en gruppe af medarbejdere. Fokusgruppeinterview med en gruppe af beboere. Konsulentens deltagelse i personalemøder, beboermøder, bestyrelsesmøder, arrangementer. 19
Deltagelse i særlige arrangementer skal vurderes nøje i forhold til den værdi, det har i forhold til tilsynsopgaven. Indtil videre drøftes invitationer til deltagelse i arrangementer på ugentligt gruppemøde. Tilsynsmøder: Opstår der behov for afklaring af specifikke spørgsmål eller problem stillinger aftales et møde. Som udgangspunkt foregår dette på Centeret. Som eksempler kan nævnes. Spørgsmål i forbindelse med ansøgninger om ændringer af godkendelsen. Spørgsmål vedr. ansøgninger om ændringer af budgetforudsætningerne. Indkaldelse af leder og/eller bestyrelse med henblik på at fremlægge en redegørelse f. eks. i forbindelse med en klage. Uanmeldte tilsynsbesøg øg: I forbindelse med lovgivningen vedr. Barnets Reform skal der fra 1. januar 2011 mindst en gang årligt aflægges et uanmeldt tilsyn i anbringelsessteder for børn og unge. Der er således ikke krav om uanmeldte tilsyn på øvrige tilbud. I kraft af aftalen med de fynske kommuner har Centeret forpligtet sig til at gennemføre mindst et uanmeldt tilsyn årligt på alle tilbud, der er omfattet af aftalen. Anmeldt og uanmeldt tilsyn supplerer hinanden hen over året og et uanmeldt besøg kan: fungere som en første kontrol, der følges op af et grundigere anmeldt tilsynsbesøg gennemføres som en opfølgning på tidligere anmeldte tilsynsbesøg. Har anbringelsesstedet handlet på tidligere kritikpunkter? specifik fokusemne kontrol af enkeltområder Tidspunktet for aflæggelse af et uanmeldt besøg kan planlægges ud fra formålet med tilsynsbesøget og det kendskab og de oplysninger, man har til tilbuddets dagligdag. Det kan således planlægges at komme på uanmeldt tilsyn, hvor man forventer f.eks. at kunne. deltage i et personalemøde deltage i et husmøde med beboerne deltage i et arrangement træffe en gruppe af de unge træffe lederen Der kan være særlige forhold, hvor Centeret er bekymret for om forholdene er i orden og man har brug for et øjebliksbillede. Det kan for eksempel dreje sig om, at der er bekymring for: at der i aftentimer ikke er tilstrækkelig opmærksomhed på hvad de unge foretager sig. at lederen har et alkoholproblem. at dagligdagen ikke er tilstrækkelig struktureret. at der ikke er tilstrækkelig personaledækning Der skal være tale om forhold, hvor det giver mening at komme uanmeldt, således at der er sandsynlighed for at få viden om de forhold man ønsker at undersøge. Forud for det uanmeldte tilsyn laver man en plan A og en plan B for tilsynsbesøget, således at man forsøger at tage højde for de situationer man kan forvente at møde. Træffer man ingen hjemme lægger man sit visitkort med oplysning om at man har været der. Det kan overvejes om, der skal planlægges et alternativt uanmeldt besøg på et andet tilbud i nærheden, hvis man skulle komme ud for, at ingen er at træffe. Når man kommer tilstedet, præsenterer man sig med visitkort og anmoder om at komme ind og forklarer sit ærinde. 20
Er lederen ikke til stede gives medarbejderen mulighed for at kontakte denne for at orienterer om det uanmeldte tilsynsbesøg. Centeret skal på forhånd have gjort sig klart om lederen skal komme tilstede, hvis han ønsker dette. Ved uanmeldt tilsyn er det vigtigt at tage højde for, hvordan det uanmeldte besøg indvirker på anbringelsesstedet. Der skal så vidt muligt ikke gribes forstyrrende ind i stedet program på det pågældende tidspunkt. Som udgangspunkt skal det uanmeldte tilsyn gennemføres. Men man kan evt. blive nødt til at gå igen alt efter situationen. Alt efter formålet med det uanmeldte tilsyn aftales i Centeret om, der skal deltage 2 konsulenter. På store tilbud (over 8 beboere) skal der som udgangspunkt deltage 2 konsulenter. Udvidet tilsyn Der kan iværksættes et udvidet tilsyn, når der er behov for flere tilsyn end 2-3 tilsyn årligt. Det udvidede tilsyn iværksættes, når der på et tilbud er en eller flere problemstillinger, der kræver handling og intervention fra ledelsen og evt. bestyrelsen i tilbuddet. Et udvidet tilsyn iværksættes for at klargøre over for tilbuddet, hvilke tiltag Centeret finder er påkrævet samt og for at følge op på og kontrollere om, der handles i forhold hertil samt at yde rådgivning og faglig sparring til ledelsen. Udvidet tilsyn iværksættes kun når Centeret samlede vurdering er at tilbuddet leverer en ydelse med et kvalitetsniveau, der er fagligt forsvarligt. Her er nogle eksempler på forhold der kan begrunde iværksættelse af et udvidet tilsyn: En klagesag kræver omfattende undersøgelser. Klagesagen har afdækket forhold der skal rettes op på. Tilbudet har udviklet sig over årene, således at det har bevæget sig væk fra det oprindelige godkendelsesgrundlag uden at godkendelsen er blevet ændret. Tilbuddet har svært ved at rekruttere og fastholde kvalificeret personale Tilbuddet har en hård belastet økonomi Planlægningen af forløbet under et udvidet tilsyn sker ud fra det konkrete behov. Centeret vurderer i hvilket omfang, der skal deltage 2 konsulenter i et udvidet tilsyn. Skærpet tilsyn: Der iværksættes skærpet tilsyn, når det ordinære tilsyn har afdækket bekymringspunkter på en eller flere områder af alvorlig karakter. Der er tale om problemstillinger, der er så alvorlige, at det kan blive aktuelt at tilbagekalde godkendelsen. Der foretages en sagsgennemgang med henblik på at afdække udviklingen på opholdsstedet indenfor de seneste år. Det vurderes i den konkrete sag hvor langt det er nødvendigt at gå tilbage På baggrund heraf angives evt. bekymringspunkter. Ledelse og bestyrelse orienteres pr. brev om bekymringspunkterne, og de indkaldes til et møde vedrørende drøftelsen af disse samt meddelelse om, at der iværksættes skærpet tilsyn. Der orienteres om, at dette vil ske indenfor en tidsramme, og at forløbet vil munde ud i en revurdering af godkendelsen. Beliggenhedskommunen orienteres om det skærpede tilsyn ved kopi af det brev, der blev sendt til bestyrelsen. Beboernes handlekommuner skal orienteres om iværksættelsen af det skærpede tilsyn samt evt. anmodes om en udtalelse. Sammen med referatet af mødet sendes en plan til opholdsstedets bestyrelse og ledelse vedrørende gennemførelse af det skærpede tilsyn. Planen kan f. eks indeholde: Drøftelse med ledelsen 21
Interview med medarbejdere Interview med beboere Stikprøvevis gennemgang af udviklingsplaner og statusrapporter for beboere Gennemgang af bestyrelsesprotokoller Gennemgang af økonomi Gennemgang af de fysiske rammer Gennemgang af interne retningslinjer for personalet Uanmeldte besøg Ved i værdsættelse af et skærpet tilsyn skal det vurderes om det er forsvarligt at beboerne har fortsat ophold i tilbuddet samt om indskrivning af nye beboere bør indstilles så længe det skærpede tilsyn pågår. Under det skærpede tilsyn bør der fokuseres bredt, således at interessen ikke udelukkende samler sig om bekymringspunkterne, men at også øvrige forhold belyses. I starten af det skærpede tilsyn sendes en meddelelse til de aktuelt anbringende kommuner om, at der er iværksat skærpet tilsyn samt evt. en anmodning om en udtalelse. Det kan være relevant at bede om en udtalelse vedrørende kommunens generelle tilfredshed med ydelsen, det pædagogiske arbejde samt samarbejdet. Endvidere kan der være anmodning om at få belyst nogle særlige bekymringspunkter. Det skærpede tilsyn skal indeholde dokumentation i det omfang, det er relevant i forhold til de forhold der undersøges. Dvs. fx: Manualer Udviklings- og handleplaner Statusrapporter Diverse interne retningslinjer og politikker Mv. I forbindelse med skærpet tilsyn skal det overvejes om det vil være relevant med uanmeldte tilsyn. Opholdsstedet eller botilbudet orienteres som udgangspunkt om, at uanmeldte tilsyn kan indgå i et skærpet tilsyn. Der udarbejdes en tilsynsrapport af hvert besøg og andre møder, som sendes til deltagerne med henblik på at få tilbuddets bemærkninger hertil. Overfor ledelse og bestyrelse fremsættes så vidt muligt undervejs foreløbige vurderinger af de forhold, som tilsynet afdækker. Når det skærpede tilsyn er gennemført efter den lagte plan, indkaldes ledelse og bestyrelse til en orientering om de foreløbige vurderinger, som Centret er kommet frem til. Herefter udarbejdes en samlet rapport indeholdende vurderingen af bekymringspunkter og evt. øvrige forhold, som tilsynet måtte have afdækket. Rapportens konklusion vil typisk indeholde et krav om, at der rettes op på konkrete forhold. Institutionen bør således have en periode til at rette op på forholdene samt at udarbejde en plan, der rækker videre frem vedrørende iværksættelse af tiltag, der kan rette op på forholdene. Er de forhold, der skal rettes op så alvorlige, at hvis ikke dette sker, vil Centeret indstille til en tilbagekaldelse af godkendelsen, skal bestyrelsen og ledelsen gøres opmærksom på, at det indkaldte møde er en forhandling i henhold til bek. 24 Rapporten fremsendes til høring hos bestyrelsen i henhold til forvaltningsloven med en høringsfrist på minimum 10 dage. Kopi af rapporten sendes til beliggenhedskommunen til orientering. 22
Vedrørende tidsramme bør perioden for det skærpede tilsyn ikke vare meget mere end ca. 3 måneder, det vil sige, fra det skærpede tilsyn iværksættes, til tilsynsrapporten foreligger. Derefter bør opholdsstedet have ca. 3 måneder til at foretage en opretning og udarbejde en plan. Tidsrammerne vurderes i forhold til den konkrete sag. Når denne periode er udløbet, udarbejdes en statusrapport i forhold til hele forløbet. Denne indeholder en samlet konklusion med indstilling til beliggenhedskommunen om: 1. at videreføre opholdsstedet med konkrete krav til ændringer, 2. at godkendelsen tilbagekaldes. I den mellemliggende periode tilrettelægges tilsynet ud fra en vurdering af det konkrete behov, dog bør der afholdes mindst ét tilsynsbesøg. I forbindelse med fremsendelse af statusrapporten til høring hos tilbuddet, indkaldes lederen/bestyrelsen i henhold til forvaltningsloven til et møde med henblik på en drøftelse af rapportens konklusioner. Anbefales en lukning, skal der finde en forhandling sted i henhold til bekendtgørelsens 24. I den konkrete sag afklares i samarbejde med beliggenhedskommunen, hvorledes dette skal finde sted. Uanset, om der anbefales en videreførelse af opholdsstedet eller en lukning, sendes sagen til afgørelse i beliggenhedskommunen med indstilling fra Centret. Efterbehandling/afrapportering Efter hvert tilsynsbesøg udarbejdes en tilsynsrapport. Rapporteringen sker i rapporteringsskabelonen, som findes under koncepter. Tilsynsmedarbejderen udarbejder tilsynsrapporten. Supplerende bilag vedrørende børn/unge/beboeroversigt (fortrolig). Supplerende bilag vedrørende medarbejderoversigt. Øvrige bilag modtaget i forbindelse med tilsynet scannes ind på sagen. Tilsynsrapporten tilsendes tilbuddet til kommentarer. Endelig tilsynsrapport udsendes og kan af stedet offentliggøres på deres hjemmeside. Der foretages evt. opfølgninger - information til kolleger/leder/beliggenhedskommune og tilbagemeldinger til tilbuddet. Planlægning af evt. intervention. Pilotprojekt: At gå 2 ud på tilsynsbesøg Centeret har besluttet som et pilotprojekt i 2011 at afprøve om kvaliteten af tilsynet generelt kan højnes ved, at der deltager 2 konsulenter i tilsynsbesøg ved samtidig effektivere arbejdsgangene, således at dette sker ved et minimum af forbrug af ekstra ressourcer. Centeret har planlagt, at der som udgangspunkt deltager 2 konsulenter i alle anmeldte tilsyn i første halvår af 2011. Ved at der deltager 2 konsulenter i tilsynsbesøg forventes en kvalitetsforøgelse på følgende områder: En større sikkerhed for objektivitet i forhold til iagttagelser og vurderinger En større ensartethed i tilrettelæggelse, gennemførsel og afrapportering af tilsynsbesøg En højere grad af vidensdeling og faglig sparring, hermed en højnelse af det faglige niveau. Pilotprojektet evalueres første gang i juni 2011. 23