Tilsynsrapport Løvstikken 2012 Børne- og Skolesekretariatet 2012 1
Indholdsfortegnelse: Formålet med tilsynet:... 2 Tilsynets vurdering:... 3 Bemærkninger til vurderingen:... 3 Anbefalinger til vurderingen:... 4 Opfølgning fra sidste tilsyn:... 4 Dataindsamling:... 4 Tilbuddets organisering og forretningsgange:... 4 Målgruppe og indskrevne beboere:... 6 Personale:... 7 Fysiske rammer:... 10 Struktur i hverdagen:... 11 Pædagogisk metode, referenceramme og praksis:... 12 Sundhed:... 13 Medindflydelse og kommunikation:... 14 Definitioner:... 14 Formålet med tilsynet: I henhold til Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16 er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelsen, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres fra hvert enkelt tilbud. Tilsynet skal hermed bidrage til at sikre kvaliteten på stedet, samt at tilbuddene er i overensstemmelse med gældende lovgivning. Desuden fremgår af Bek. 1580 af 16.12.2010 om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud - 27 stk. 1. at: Den kommunalbestyrelse, der har godkendt private tilbud som generelt egnede, jf. 11, fører tilsyn med de godkendte tilbud og med, at de krav, der følger af godkendelsesgrundlaget, overholdes, jf. lovens 148 a stk. 1. Desuden skal tilsynet være medvirkende til, at danne grundlag for kontrol af, at de oplysninger tilbuddet har lagt på Tilbudsportalen, er i overensstemmelse med de faktiske forhold på stedet. Tilsyn giver et øjebliksbillede på baggrund af dialog, udsagn, samt det på stedet foreliggende baggrundsmateriale. Det er derfor ikke en garanti for at tilbuddet til enhver tid lever op til lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 2
Tilbuddets navn: Løvstikken Dato for tilsyn: 6. september 2012 Tilsyn gennemført af: Dato for seneste tilsyn (anmeldt / uanmeldt): Tilbuddet repræsenteret ved: Trine Dorow Ikke oplyst Teamleder: Flemming Heininge Pedersen Tilsynets vurdering: x Ingen eller få bemærkninger. Forholdene på stedet vurderes samlet set at være gode og tilfredsstillende og i overensstemmelse med godkendelsen samt oplysninger på Tilbudsportalen. Visse mangler og uoverensstemmelser med godkendelsen og / eller oplysninger på Tilbudsportalen. Forholdene i øvrigt acceptable. Mange og alvorlige mangler. Forholdene vurderes ikke at være i overensstemmelse med lovgivningen på området og / eller med godkendelsen, oplysninger på Tilbudsportalen. Forholdene udløser evt. et opfølgende uanmeldt tilsyn eller et egentligt skærpet tilsyn. Bemærkninger til vurderingen: Samlet set bærer Løvstikken præg af, aktuelt at være i en proces hvor man venter på udflytning til nye fysiske rammer. Mange forhold og processer er derfor naturligt lidt på holdt. Tilsynet finder det positivt, at leder har meget fokus på udvikling både i personalegruppen, såvel som tiltag der skal forbedre indsatsen for de børn og unge som bor på Løvstikken eller som er i aflastning. Tilsynet finder det positivt: at der målrettet arbejdes på at nedsætte antallet af vikarer, idet man mindsker antallet af forskellige mennesker børnene skal forholde sig til. at der er et positivt samarbejde mellem Løvstikken og Bornholms FamilieCenter som anbringende myndighed. at der i samarbejde med forældrerådsformanden arbejdes på at få forældrerådet til at fungere også fremadrettet i forbindelse med sammenlægningen med anden virksomhed. at der arbejdes med kvalitetsudvikling af pædagogikken og dokumentation. at der er fokus på muligheder for nedsættelse af sygdom blandt personalet. at medarbejderne får supervision og tilbydes faglig sparring. at der er fokus på kosten, bevægelse i det daglige og sundt indemiljø. 3
at der er fokus på magtanvendelse og kvalificering af personalet i forhold til dette. Bemærkninger: Tilsynet bemærker, at der ikke eksisterer ledelsesmæssig instruks eller praksis til sikring af dokumentation for at børnenes lommepenge anvendes til formålet. Tilsynet bemærker, at der ikke eksisterer tilfredsstillende procedurer og beredskab i tilfælde af brand. Anbefalinger til vurderingen: Leder skal udarbejde retningslinjer/praksis for håndtering af børnenes lommepenge, så det sikres at leder kan dokumentere, at pengene anvendes i overensstemmelse med formålet. Der skal udarbejdes beredskabsplan i tilfælde af brand. Leder skal sikre sig, at alt personalet er bekendt med beredskabsplanen, herunder introduktion til nyt personale og/eller vikarer. Tilsynet anbefaler leder at tage kontakt til brandmyndighederne for vejledning og rådgivning til udarbejdelse af beredskabsplanen. Opfølgning fra sidste tilsyn: (forhold fra sidste tilsyn der skal følges op på) Ved sidste tilsyn blev det bemærket at ansvarsområdet for leder bør afklares og nedskrives. Adspurgt tilkendegiver leder, at der ikke p.t. eksisterer et behov for sådan en ledelsesinstruks. Leder tilkendegiver at have et tæt og godt samarbejde med øverste leder i Bornholms FamilieCenter, Erik Pedersen, såvel som de øvrige ledere. Dataindsamling: Tilbuddets organisering og forretningsgange: Bestyrelsesmedlemmer (oversigt indhentes / ændringer noteres) Der er et forældreråd på Løvstikken. Leder tilkendegiver at der er et godt samarbejde med formanden for forældrerådet, men at rådet i øvrigt ikke pt. fungerer helt optimalt. Primært pga. af de øvriges forældres tidsressourcer m.v. 4
Leder er, i samarbejde med forældrerådsformanden, ved at tage stilling til, hvordan forældrerådet fremadrettet kan komme til at fungere bedre, herunder hvordan et samlet forældreråd kan etableres ved sammenlægningen med voksenaflastningen. Planen er derfor, at der tages kontakt til det eksisterende forældre- /pårørenderåd for brugerne af voksenaflastningen. Referat af bestyrelsesmøder (anmod om at se referater / er de tilgængelige for personalet) Ikke relevant der er ingen bestyrelse. Ledelsesinstruks (er der udarbejdet ledelsesinstruks / hvad er lederens beføjelser) Der er ikke udarbejdet ledelsesinstruks. Der er dog taget konkret initiativ til at afklare de overordnende ledelsesmæssige forhold i forbindelse med omorganiseringen og omstruktureringen af Bornholms FamilieCenter. Regnskabspraksis (er der kontantkasse / hvordan håndteres bilag / regler for udlæg / hvem har adgang til konto / er der gennemsigtighed i økonomien) Der er en aflåst kontantkasse med max 5000 kr. Leder + stedfortræder har adgang til kassen. Er der brugt penge lægger den pågældende medarbejder bon + bilag i kassen. Stedfortræder sørger for orden i bilag og for at disse bringes til regnskabsafdelingen. Regnskab afdelingen i Bornholms FamilieCenter bogfører for Løvstikken. Lomme / tøjpenge (hvad er praksis omkring udbetaling heraf / hvordan håndteres beboernes økonomi) Stedfortræder hæver lommepenge til børnene, som lægges i kuverter med barnets navn på. Der hæves til 4 uger af gangen der vedlægges ikke bilag/bonner på hvad pengene går til. Der er således ingen praksis/retningslinjer til sikring af, at det anvendte penge går til formålet. Det er noteret at tilsynet anbefaler leder at udvikle praksis/retningslinjer for dette, således at det sikres at leder kan dokumentere, at lommepengene pengene går til formålet. 5
Hvad angår tøjpenge eksisterer der en praksis, hvor tøj til døgnbørnene købes af kontaktpædagogerne på kredit. Forretningen fremsender herefter faktura til Løvstikken. Den er underskrevet af medarbejderen, og bogføres i virksomhedens bogholderi. Kørsel / transport (hvordan håndteres kørsel / kører medarbejdere i egen bil / er der kørebøger, kørselsbilag) Der forekommer begrænset kørsel i egne biler. Der benyttes blanket til registrering og der afregnes efter Bornholms Regionskommunes gældende regler. Målgruppe og indskrevne beboere: Antal indskrevne beboere (her noteres antal og godkendt antal samt antal på Tilbudsportal kontrolleres. Beboerliste udbedes hvis muligt) Løvstikken er godkendt til 8 børn og unge i alderen 0-18 år 3 døgnpladser 5 aflastning pladser Indskrevnes alder og køn (noteres og overensstemmelse med godkendelse og Tilbudsportal kontrolleres) Der er pt. indskrevet: I alt 4 døgnbørn I alt 11 aflastning Fordelt på alder 3 år 17 9 drenge og 6 piger. Af disse er 2 drenge og 2 piger døgnanbragt Placering er således: To ud af fire døgnbørn bor i døgnafdelingen To døgnbørn bor på aflastningsværelser Et aflastningsbarn i døgnafdeling Placeringen af børnene sker ud fra børnenes behov + de muligheder som de nuværende fysiske rammer tillader. Der er således pt. indskrevet 4 døgnbørn, det vil sige + et barn mere end godkendelsen. Adspurgt til hvordan det kan hænge sammen med de nuværende personaleressourcer forklarer leder, at den nuværende lønsumsstyring, giver mulighed for at allokere 6
ressourcerne, der hvor behovet er. Leder fortæller, at det ressourcemæssigt kan være en udfordring at tilgodese alle børnenes behov, idet der kræves spredning og differentiering, mellem børnenes behov og alder. Dette håndteres fx ved at fordele børnene i grupper efter alder, behov m.m., samt individuelle tiltag. Det er leders overordnede vurdering, at det hænger fornuftigt sammen, men ser dog frem til bedre fysiske rammer i forbindelsen med udflytningen til Klemensker samt bedre mulighed for ressourceudnyttelse. Målgruppe (vurderes de anbragte som værende i overensstemmelse med godkendelse og oplysninger på Tilbudsportal) Ja. Børnene på Løvstikken har alle vidtgående og varige funktionsnedsættelser Leder ser frem til udflytningen til bedre fysiske rammer og sammenlægningen med voksenaflastningen. Dette giver en bedre mulighed for at arbejde mere dynamisk med overgangen mellem ung og voksen. Personale: Antal medarbejdere (antal medarbejdere, funktion, timetal set i forhold til antallet af indskrevne beboere, godkendelse og Tilbudsportal kontrolleres. Anmod om oversigt over medarbejdere samt timetal) Der er i alt ansat 26 medarbejdere + tilknyttet en mindre gruppe tilkaldevikarer. De 27 medarbejdere fordeler sig således: 18 pædagoger med et samlet gennemsnitligt ugentligt timetal på 573 timer. Alle indgår i det daglige pædagogiske arbejde. Én har tillige enkelte nattevagter. 4 pædagogmedhjælpere med et samlet gennemsnitligt ugentligt timetal på 138,5 timer. 1 indgår udelukkende i nattevagtsfunktion. 1 indgår både i nattevagtsfunktionen 7
og det daglige pædagogiske arbejde. 2 indgår udelukkende i det daglige pædagogiske arbejde. 2 køkkenmedarbejdere med et samlet gennemsnitligt timetal på 55 timer. 1 pedel med et gennemsnitligt ugentligt timetal på 37 timer. 1 daglig leder med et gennemsnitligt ugentligt timetal på 37 timer. 1 stedfortræder med et gennemsnitligt ugentligt timetal på 37 timer. Stillingen er en kombinationsstilling som stedfortræder for daglig leder + administrativ medarbejder. Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrund Kontinuitet og stabilitet (er der overensstemmelse med godkendelsesgrundlag og oplysninger på Tilbudsportalen) 18 pædagoger der som minimum har pædagogisk grunduddannelse. 4 pædagogmedhjælpere uden pædagogisk uddannelse, men med et samlet erfaringsgrundlag på godt 30 år inden for det specialiserede socialområde med børn og unge. 2 køkkenmedarbejdere, hvoraf 1 er uddannet køkkenassistent. Begge har brancherelevant hygiejnekursus. 1 pedel som er uddannet murer 1 daglige leder som er uddannet socialpædagog og Master of Public Policy 1 stedfortræder som er uddannet socialpædagog. (hvilke udskiftninger har der været i personalegruppen) Meget af personalet har været på Løvstikken længe. Der har været perioder med langtidssygdom. Der har været et meget højt vikarforbrug. Dette er under nedbringelse. Dette er sket ved ansættelse af personale i tidsbegrænset stillinger. Der er afskediget en fastansat medarbejder i 2012 på grund af usikkerhed i opgavevaretagelsen. Samlet set er der et mindre forbrug af vikarer, hvilket betyder at antallet af voksne som børnene skal forholde sig til er nedsat. Vikarer (hvordan og i hvilket omfang benyttes vikarer) Der benyttes i et vist omfang stadigvæk vikarer. 8
Straffeattester / børneattester Sygefravær / ferier (er de indhentet / er det noteret i personalesag) Der indhentes straffe- og børneattester efter gældende regler. Leder kender de nye regler. (hvordan ser sygefraværet ud og hvordan håndteres fravær af det faste personale) Løvstikken har været præget af langtidssygdom. Det er leders indtryk at der er ved at være styr på det. Der er pt. ikke nogen langtidssyge. Der er sat ledelsesmæssigt fokus på at nedbringe sygdom. Sygdom kan sagtens udløse vikar, men det foretages konkret vurdering af behovet. Personalepolitik, roller og ansvar (er der nedskrevet personalepolitik, uddannelsespolitik, rekrutterings- og fastholdelsespolitik eller på anden måde indgået aftaler omkring personaleforhold/ er roller og ansvar klare) Løvstikken følger de politikker som er gældende i Bornholms FamilieCenter som de er den del af. Løvstikken har repræsentanter i hoved-med og virksomheds-med. Pga. den snarlige udflytning er der ikke aktuelle planer om at udarbejde diverse politikker, rolle- og ansvarsbeskrivelser. Man afventer fusionen med Røbo aflastning. Supervision / faglig sparring (er der formaliseret supervision / faglig sparring, hvor ofte, hvordan) Alle fastansatte, som har med børnene at gøre, modtager supervision med ekstern supervisor 2 timer/4 uge. Der er ledelsesmæssig fokus på kvaliteten af supervisionen og leder ønsker mere fokus på faglig supervision. Nuværende supervisor har været tilknyttet Løvstikken i 12 år. Leder er positiv overfor supervision og understøtter at personalet får supervision Ud over den eksterne supervision er der systematisk mulighed for kollegial sparring. Der er afsat 2 timer /hver 4 uge internt i huset Supervision tilbydes ikke personale som er ansat i tidsbegrænsede stillinger. Det drejer sig pt. om 3 ansatte 9
Arbejdsmiljø / sikkerhedsforhold (er der politikker eller andre tiltag på området) Der er en arbejdsmiljørepræsentant på Løvstikken. Teamleder har et godt samarbejde med denne. Der er aktuelt to påbud fra arbejdstilsynet, omhandlende sikring af egnede adgangsveje og nedbringelse af ulykkesrisiko ved håndtering af børn igennem dørkarme. Der er deadline den 15. november 2012 til at bringe disse forhold i orden. På grund af den snarlige udflytning påtænker ledelsen at kontakte arbejdstilsynet, da de to forhold bringes i orden ved udflytningen til Klemmesker. Fysiske rammer: Fysiske rammers standard Rengøring (hvordan fremstår bygninger, fællesrum og værelser) Løvstikken har til huse i en tidligere døgninstitution, hvor målgruppen ikke havde de funktionsnedsættelser som Løvstikkens børn har. Dette giver personalet daglige udfordringer. Der mangler værelser i stueplan. Flere af værelserne mangler plads. Køkken arealerne er også gennemgang til andre værelser, hvilker giver en del aktivitet i og igennem køkkenet. Der er niveauforskelle i huset o.m.a (hvordan fremstår rengøring / de hygiejniske forhold) Der er højt fokus på daglig rengøring for at forebygge infektionssygdomme hos børnene. De arealer tilsynet så fremstod rene og pæne. Bygningens indretning som ramme for det pædagogiske arbejde (hvor velegnet er indretningen til formålet) Selve huset fremstår hyggeligt og hjemligt, men det er tilsynets vurdering, at rammerne ikke er velegnede til målgruppen. 10
Struktur i hverdagen: Instrukser (er der udarbejdet instrukser for stedet, f.eks. ved brand, udlevering af medicin og andet) Adspurgt til forholdsregler ved brand, blev det tydeligt at der mangler tydelige procedurer og retningslinjer for håndtering af en evt. brand. Det er tilsynets vurdering at dette bør bringes i orden snarest og man anbefalede Løvstikken at kontakte brandmyndighederne for at få råd og vejledning til at udarbejde procedurer og retningslinjer. Leder har gjort opmærksom på at der ikke foreligger en medicininstruks for de enkelte medarbejdere. Leder har derfor kontaktet Bornholms Sygeplejeskole med henblik på at gennemgå medicinområdet på Løvstikken og få formalia i orden og gennemføre medicinhåndteringskurser for de af medarbejderne der endnu ikke har et sådant. Dagbog og overlevering (føres der dagbog og hvordan er den ajourført / hvordan overleveres mellem medarbejderne) Der er et kardex som danner grundlag for dokumentationen omkring børnene. Der er ingen ensartet praksis for hvordan der dokumenteres. Der er ledelsesmæssig fokus på at skabe et bedre grundlag for dokumentation. Derudover er der mundtlig overlevering. Referater fra møder etc. Uge og dagsprogram (hvilke faste planer / programmer gælder for ugen, dagen) I aflastningen er der nedskrevet døgnrytme. For døgnbørnene er der udarbejdet individuelt dagsprogram. Leder fortæller at der er igangsat en proces, hvor der fokuseres på børnenes handleplaner, bevillinger m.v. Der er konkret tiltag iværksat mhp. at gennemgå sagerne og få dem opdateret. Der skal udarbejdes ny samarbejdsaftale mellem og myndigheden og Løvstikken herunder fokus på udvikling af handleplaner og bevilling 11
Pædagogisk metode, referenceramme og praksis: Beskrivelse af metode / referenceramme (hvilken metode eller referenceramme arbejder stedet ud fra) Individuelt tilrettelagt pædagogik Der er ledelsesmæssigt fokus på udvikling af pædagogikken herunder at arbejde med professionalisme. Men ingen konkrete planer blandt andet pga. flytning. Værdigrundlag (er der nedskrevet værdigrundlag / er det tilgængelig og kendt af personalet) BRKs værdigrundlag Leder fortæller, at der har været afholdt individuelle samtaler med medarbejderne omkring deres værdier og deres betydning. Leders fokus er at man som medarbejder arbejder godt, deler sin viden med andre og er en god kollega Regler (hvilke regler er der for beboere / er der konsekvenser ved manglende overholdelse) Der er ikke nedskrevne regler. Men der er uskrevne regler. Regler er primært adfærdsregulerende og håndhæves igennem pædagogikken. Behandlingsplaner / udviklingsplaner Voksen / beboeren relation (foreligger disse / er de kendt af personalet, beboeren) Personalet kender børnenes handleplaner (hvordan arbejdes med beboerens tilknytning til den / de voksne) Der arbejdes konkret med at indføre primær kontaktperson, som er en konkret tovholder der ved alt omkring barnet. Sekundær kontaktperson bruges til sparring, og således at berøringsfladen til barnets omverden udvides. Beboeren / netværk, pårørende relation (hvordan arbejdes med og understøttes beboerens relationer til netværk) Leder fortæller at der en opmærksomhed på at inddrage pårørende og netværk. Personalet tilskynder forældrene at 12
komme på Løvstikken og at børnene kan komme hjem i kortere eller længere perioder. Konflikthåndtering Magtanvendelser (hvordan håndteres konflikter) Kursus i konflikthåndtering. I 2011 var hele personalegruppen på kursus i konflikthåndteringskursus (kender personalet begreberne og reglerne j.fr. bek. 1093 af 21.09.10 / hvordan registreres magtanvendelser / stedets egne oplysninger) Meget fokus på området. Særligt i forbindelse med magtanvendelse. Der er behov for opkvalificering. Der er truffet aftale med tilsynet om at komme til et møde og drøfte forhold vedr. magtanvendelse. Sundhed: Sundhed (er der sundheds / motionspolitik, eller andre tiltag som understøtter beboernes sundhed / KRAMS) Al mad i Løvstikken er lavet fra bunden, da der er mange individuelle behov. Alle mælkeprodukter er økologiske. Der er et ønske om mere økologi, men det skal hænge sammen med økonomien. Udendørsaktiviteter prioriteres og der er fokus på bevægelse i dagligdagen. Medicinhåndtering Nogle af børnene går til individuel sport fx ridning. (Hvordan håndteres medicin på stedet / har personalet været på medicinhåndteringskursus) Aflåst lokale der er skriftlig instruks også på hvert enkelt barn. Alt personale kender instruksen. Der mangler medicinhåndteringskursus til alle leder er ved at undersøge muligheden. Utilsigtede hændelser (har der været / er de indberettet) 13
Kost (er der kostpolitik eller andet som understøtter beboernes sunde kostvaner) Der er ikke udarbejdet en egentlig kostpolitik. Rygning, alkohol, misbrug(forbrug) (er der ryge- eller alkoholpolitik eller andre tiltag hvor der arbejdes med beboernes forbrug af div.) Ikke en politik gældende regler anvendes. Medindflydelse og kommunikation: Medinddragelse af beboere (hvorledes medinddrages beboere i beslutninger omkring hverdagen) Meget individuelt børn med sprog inddrages i det omfang det er muligt Pædagogernes kender børnene der benyttes fx tegn til tale m.m. Forældre / pårørenderåd (inddrages pårørende i beslutninger omkring hverdagen) Der er ingen struktureret form da forældrerådet pt. ikke fungerer optimalt. Der arbejdes på at få dette til at fungere bedre. Definitioner: Bemærkninger: Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til næste tilsyn. Bemærkninger er vejledende, informerende, kan også være ros for forhold som tilsynet finder at tilbuddet gør særlig godt. Anbefalinger: Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalinger, f.eks. ved at tage stilling til hvornår og hvordan de tager hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalinger forventes det, at tilbuddet har en begrundelse for, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt. Påbud: Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig / øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger 14
fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 15