Januar 2016 a 102 anvisning aftale og kommunikation IKT-specifikationer
Kolofon 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 2 bips Lyskær 1 2730 Herlev Telefon 7023 2237 Fax 7023 4237 bips@bips.dk bips.dk Anvisning til brug af IKT- aftaleværktøjet Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirud- gave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anven- delsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Udgivelse Udgivelse og distribution i digital udgave bips Høringsudgave Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publika- tion eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser.
Indhold 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 3 Indhold Indhold... 3 1. Indledning... 4 1.1 Formål... 4 1.2 Indhold i IKT- aftaleværktøjet... 5 1.3 Definitioner... 6 2. Relationer... 7 2.1 Ydelsesbeskrivelsen Byggeri og Planlægning 2012 (YB2012)... 7 2.2 IKT- bekendtgørelserne... 7 2.2.1 Overholdelse af IKT- bekendtgørelserne... 7 2.2.2 Digitale mangellister... 7 2.3 BIM procesmanual... 8 3. Anvendelse... 9 3.1 Opbygning af IKT- aftaleværktøjet... 9 3.2 IKT- specifikationer... 9 3.3 Foruddefinerede og projekttilpassede modeller... 9 3.4 Paradigme for IKT- aftalen... 10 3.5 Aftaleparter... 11 3.6 Aftalemetoder... 11 3.6.1 Eksempel på tekst til overholdelse af IKT- bekendtgørelserne uden brug af YB2012.... 11
1 Indledning 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 4 1. Indledning 1.1 Formål Formålet med bips IKT- aftaleværktøj er at: understøtte udarbejdelsen af projektspecifikke IKT- aftaler sikre at udarbejdelsen af IKT- aftaler kan foregå uanset størrelse af byggesag og udbudsform samt det IKT- tekniske niveau hos klienten sikre at alle tilvalgte IKT- ydelser og tilhørende leverancer er specificeret ved aftaleindgåelse IKT- aftalen tager udgangspunkt i strukturen i FRI og DANSKE ARKs Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 (i det følgende benævnt YB2012), men kan anvendes i alle aftaler uanset metode eller aftaleforhold, og uanset entrepriseform. IKT- aftalen, anvendes enten som bilag til rådgiveraftale i forbindelse med ABR89 ved indgåelse af aftale mellem klient og rådgiver eller der kan blot henvises til IKT- aftalen i rådgiveraftalen. IKT- aftalen understøtter at offentlige og almene bygherrer overholder de to IKT- bekendtgørelser, gældende for henholdsvis offentligt byggeri - BEK nr. 118 af 06/02/2013 og alment byggeri - BEK nr. 119 af 07/02/2013.
1 Indledning 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 5 1.2 Indhold i IKT- aftaleværktøjet Bips IKT- aftaleværk indeholder følgende dele: Anvisning Nærværende publikation, som gennemgår opbygning, anvendelse samt relationer til YB2012, lovgivning mv. IKT- specifikationer nr. 1-7 Hver specifikation tager udgangspunkt i de i YB2012 oplistede IKT- ydelser: 1. Klassifikation 2. Digital kommunikation 3. Etablering af kommunikationsplatform 4. Digital projektering 5. Digitale udbud og tilbud 6. Mængdefortegnelse 7. Digital aflevering Hver specifikation indeholder: definition af de i ydelsen indeholdte leverancer én eller flere foruddefinerede modeller som specificerer de aktuelle leverancer muligheden for at skabe en projekttilpasset model, hvor indholdet i leverancerne præciseret ift. eventuelle særlige krav i projektet. Paradigme for IKT- aftalen Dokument, som samler alle modeller indeholdt i samtlige IKT- specifikationer. Brugeren kan herefter fjerne de modeller som ikke skal indgå i aftalen.
1 Indledning 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 6 1.3 Definitioner I nærværende publikation benyttes følgende begreber: IKT- aftale De for sagen aktuelle modeller for de tilvalgte IKT- specifikationer, samlet i ét dokument. Indgår typisk som bilag til rådgiveraftalen IKT- specifikation Publikation som specificerer/præciserer én IKT- ydelse ved at opliste hvilke leverancer der er indeholdt i ydelsen, samt redegøre for indholdet af disse. Én specifikation kan indeholde flere modeller for hvad leverancernes indehold. Den ønskede model vælges af klienten og indgår som en del af IKT- aftalen. Udførende Den part som udefører det fysiske byggeri. Typisk entreprenører/håndværkere, men kan også være systemleverandører o.a. For yderligere definitioner af begreber henvises til bips begrebskatalog. Klient Den ene part (den købende part) i aftalen. Rådgiver Den ene part (den sælgende part) i aftalen. Er typisk arkitekt eller ingeniør, men kan også være entreprenør eller lign. i f.eks. en totalentreprise, hvor totalentreprenøren varetager rådgivningsydelserne jf. YB2012. Rådgiveraftale Den centrale aftale mellem klient og rådgiver. Omhandler alle ydelser som indgår i rådgivningen, herunder også rådgivers IKT- ydelser.
2 Relationer 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 7 2. Relationer 2.1 Ydelsesbeskrivelsen Byggeri og Planlægning 2012 (YB2012) Bips IKT- aftaleværktøj tager udgangspunkt i strukturen i FRI og DANSKE ARKs Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 Hver af de i værktøjet indeholdte IKT- specifikationer uddyber og præciserer én af de i YB2012 beskrevne IKT- ydelser - ydelse 8.1 8.7. Hver IKT- specifikation oplister hvilke leverancer der er indeholdt i den aktuelle IKT- ydelse. Herefter angives metode til at specificere det konkrete indhold i hver leverance. Til hjælp for specificeringen er der udarbejdet en række foruddefinerede modeller for ydelsen, som kan findes som en del af den enkelte IKT- specifikation. Til trods for udgangspunktet i YB2012, kan IKT- aftaleværktøjet anvendes i alle aftaler uanset metode eller aftaleforhold, og uanset entrepriseform. Se mere om den konkrete anvendelse i kapitel 3 Anvendelse 2.2 IKT- bekendtgørelserne 2.2.1 Overholdelse af IKT- bekendtgørelserne For at sikre at evt. lovgivning på området overholdes, forholder IKT- specifikationerne sig ud over YB2012 også til de to IKT- bekendtgørelser gældende for henholdsvis offentligt byggeri - BEK nr. 118 af 06/02/2013 og alment byggeri - BEK nr. 119 af 07/02/2013. De foruddefinerede modeller, som findes i de enkelte IKT- specifikationer, er udformet så de overholder IKT- bekendtgørelsernes punkter for de aktuelle leverancer indeholdt i specifikationen. Det skal understreges at tilvalg af en aktuel ydelse, og dertilhørende IKT- specifikation, kun sikrer at bekendtgørelsernes punkter for det aktuelle område overholdes, og ikke at bekendtgørelserne som helhed overholdes. Skal alle punkter i bekendtgørelserne overholdes skal samtlige IKT- ydelser i YB2012 vælges til med undtagelse af mængdefortegnelse som ikke er obligatorisk, og samtlige tilhørende IKT- specifikationer være indeholdt i IKT- aftalen. Herudover skal brugen af digitale mangellister specificeret separat, da denne ikke er en del af IKT- ydelserne i YB2012 (se mere om dette i punktet nedenfor). På samme måde kan det ikke garanteres at bekendtgørelsernes punkter overholdes såfremt en projekttilpasses model vælges frem for en foruddefineret. 2.2.2 Digitale mangellister IKT- bekendtgørelsernes 11 Digital mangelinformation, skal sikre at der anvendes digitale mangellister på projekterne. Men da denne ydelse ikke indgår i YB2012 s IKT- ydelser, omhandler bips IKT- specifikationer ikke dette område. Klienter som skal overholde IKT- bekendtgørelserne skal derfor sikre at denne ydelse tilvælges og specificeres separat. Se mere om dette punkt i kapitel 3 omhandlende anvendelse.
2 Relationer 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 8 2.3 BIM procesmanual En BIM- procesmanual er et værktøj til understøttelse af det digitale samarbejde internt mellem rådgivere og evt. ift. udførende. Procesmanualen er tænkt som rådgiverne værktøj, og skal virke dynamiske gennem processen, til at finde og redegøre for de optimale måder at nå frem til de ønskede resultater, uden at skulle genforhandle aftalegrundlag og leverancer. Derfor er BIM- procesmanualen i modsætning til IKT- aftalen og de enkelte IKT- specifikationer ikke en del af aftalegrundlaget mellem klient og rådgiver, og indholdet i denne påvirker derved ikke de endelige leverancer til klienten eller rådgiverens honorar. Har klienten specifikke ønsker til rådgivers BIM processer, bør disse fremgå i aftalegrundlaget f.eks. i IKT- aftalen.
3 Anvendelse 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 9 3. Anvendelse 3.1 Opbygning af IKT- aftaleværktøjet Bips' IKT- aftaleværktøj hjælper med at lave en aftale omkring IKT- ydelser to parter imellem. Disse parter vil altid blive betegnet som 'klienten' og 'rådgiveren'. IKT aftaleværktøjet består af følgende dele: Én IKT- specifikation for hver af de i YB2012 oplistede IKT- ydelser. Hver specifikation definerer de i ydelsen Indeholdte leverancer, samt to eller flere modeller som hjælper med at specificere hvad leverancerne som minimum skal indeholde. Læs mere om typer af modellerne nedenfor. IKT- aftalen, som samler de valgte modeller for de tilkøbte ydelser i ét dokument, som kan lægges til som bilag til rådgiveraftalen hvis dette ønskes. En ikt- aftale kan indeholde specifikationer for alle eller udvalgte af de i YB2012 oplistede IKT- ydelser. 3.2 IKT- specifikationer Den enkelte specifikation definere de i ydelsen indeholdte leverancer, dvs. hvilke dele er der med i ydelsen. Fælles for leverancer er at de kan have forskelligt indhold alt efter klientens ønsker og behov. F.eks. kan én klient have meget generelle krav til den digitale aflevering, mens den næste kan have meget specifikke og høje krav, f.eks hvis aflevering skal indlæses i et drift- og vedligeholdssystem. Derfor er det centralt at alle de i ydelsen indeholdte leverancer på aftaletidspunktet er så nøjagtigt specificeret som muligt, så ydelsen kan prissættes og der ikke efterfølgende kommer diskussion om hvad ydelsen præcis indeholder. Til dette formål indeholder hver specifikation 2 eller flere modeller, som specificerer indholdet i ydelsens leverancer, modellerne kan enten være foruddefinerede (dvs. de er ens fra byggesag til byggesag), eller kan være tilpasset det aktuelle projekt. Se mere om typer af specifikationsmodellerne i afsnittet nedenfor. 3.3 Foruddefinerede og projekttilpassede modeller De i IKT- specifikationerne indeholdte modeller for specifikation af indhold i ydelsernes leverancer har til formål at hjælpe alle parter med at sikre og afstemme et solid og realistisk grundlag for leverancernes indhold. De skal sikre at såvel den rutinerede som den knap så erfarne klient har et værktøj som tilgodeser netop hans behov. Af denne grund er modellerne overordnet opdelt i 3 kategorier, som har hvert deres udgangspunkt og målgruppe. Disse kategorier er Model A er en foruddefineret model, der bygger på kendte og gennemprøvede IKT de facto standarder og på almindelig praksis i branchen. Model A kan anvendes, hvor bygherren ikke har egne specifikke krav til IKT- ydelsen. Ved valg af model A overholder bygherren IKT- bekendtgørelsen. Der gives samtidig metodefrihed til rådgivere og udførende.
3 Anvendelse 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 10 Model B er en foruddefineret model, der bygger på standarder og værktøjer fra bips, herunder både de facto standarder og andre publikationer. Der benyttes flest mulige foruddefinerede metoder i forhold til IKT. Ved valg af model B overholder bygherren IKT- bekendtgørelsen. Model B kan påvirke rådgiveres og udførendes normale arbejdsprocesser og dermed omkostningerne for ydelsen. Model P er en projektspecifik tilpasset model, som anvendes hvis bygherren har specifikke krav og ønsker til IKT- ydelsen. Bygherren skal selv indarbejde krav til IKT- ydelsen i aftalegrundlaget. Dette gøres ved brug af samme struktur som i de foruddefinerede modeller. Der kan evt. tages udgangspunkt i en foruddefineret model, hvor der tilføjes eller fjernes indhold ift. bygherrens krav og ønsker. Det er nødvendigt for ydelsens gennemførsel, at bygherren tilvejebringer tekniske forudsætninger og specifikationer for de projektspecifikke krav og ønsker. Alle specifikationer indeholder en model 'A' og 'P', mens flere også indeholder en model 'B'. Det skal noteres at valget af én model for én ydelse kun påvirker den aktuelle ydelse. Dette medfører, at der i det enkelte projektet ofte vil være en blanding af modelkategorier for de forskellige IKT- ydelser. Dvs at model 'A' kan være valgt for nogle ydelser, mens model 'B' er valgt for andre, og endeligt er model 'P' valgt for de sidste. Derved optimeres hver ydelse til det aktuelle projekt. Se mere om valg af modeller i nedstående afsnit omhandlende aftalemetoder. typisk beskrevet ved brug af sætningen '..fastlægges af rådgiveren' f.eks. 'Klassifikationssystem fastlægges af rådgiveren'. I disse tilfælde Det skal noteres at der ofte ifm. denne passus er tilføjet at den af rådiveren valgte metode til gennemførelsen af leverancen skal koordineres med resten af projektet f.eks. skal der i ovenstående eksempel efter valg af klassifikationssystem koordineres så kun ét klassifikationssystem anvendes på byggesagen, og af alle involverede parter. 3.4 Paradigme for IKT- aftalen Paradigmet for IKT- aftalen er ét dokument som samler alle de foruddefinerede modeller, samt skabelon for projekttilpassede modeller fra alle IKT- specifikationerne. Brugeren kan herved på en enkelt måde fjerne de for aftalen ikke ønskede specifikationer og modeller, indtil kun de ønskede specifikationer og modeller er indeholdt. Resultatet er den for rådgiveraftalen aktuelle IKT- aftale, som kan lægges ved rådgiveraftalen hvis ønsket (se mere om aftalemetoder nedenfor). Det skal noteres at såfremt de foruddefinerede modeller for en ydelse vælges må der ikke ændres indholdet i disse modeller. Kun din projekttilpassede model 'P' kan indeholde tilpasninger. Skulle der opstå uoverensstemmelse mellem teksten i de foruddefinerede modeller som angivet i IKT- aftalen og teksten som angivet i de enkelte specifikations publikationer, er teksten i publikationerne altid gældende! I flere modeller er der stillet krav til en leverancer, men det eksakte indhold i leverancen er lagt over til rådgiveren. Dette er
3 Anvendelse 2016-01- 08 << Indhold Brug af IKT- aftaleværktøjet Anvisning - Høringsudgave 11 3.5 Aftaleparter IKT- aftalen er en aftale mellem to parter, kaldet 'klienten' og 'rådgiveren'. 'Klienten' vil ofte være en bygherre, mens 'rådgiver' ofte vil være totalrådgiver. Der er altså ikke tale om en for byggesagen generel IKT- aftale, som omfatter alle involverede parter, men en præcis aftale som gør rede for hvad netop den aktuelle part skal levere. Dvs. at i en totalrådgivning laver klienten kun én aftale, nemlig med totalrådgiver, og det er herefter totalrådgivers ansvar at stille krav videre til eventuelle underrådgivere og udførende. Bips' IKT- aftaleværktøj kan også bruges i tilfælde hvor andre parter har rådgiverrollen, f.eks. i en totalentreprise, eller hvor andre parter har enkelte IKT- ydelser, f.eks. ifm. leverandørprojektering. Her er det igen centralt at der laves én tilpasset IKT- aftale som lægges til den aktuelle rådgiveraftale, og som klart specificerer hvilke krav der stilles til netop denne rådgiver. For udførende som skal leverer udvalgte IKT- ydelser, kan der enten udarbejdes en tilpasset IKT- aftale, som indeholder de for den udførende relevante punkter, og som lægges med i udbuddet, eller kravene til IKT- leverancer kan skrives direkte ind de byggesags- og/eller arbejdsbeskrivelserne. Typisk vil det fremgå af IKT- aftalen hvilke dele af ydelserne der må stilles videre til udførende ifm. udbuddet. 3.6 Aftalemetoder Som alle andre rådgivningsydelser vælges IKT- ydelserne til i rådgiveraftalen. Det er derfor centralt at det tydeligt fremgår af rådgiveraftalen at bips' IKT- specifikationer bruges til at præcisere de valgte IKT- ydelser. Dette kan enten gøres enten ved at henvise til en specifikation og model for ydelsen, eller ved at henvise til en samlet IKT- aftale, som lægges som bilag til rådgiveraftalen. Såfremt den projektilpassede model P anvendes, skal denne altid udfyldes og lægges som bilag til rådgiveraftalen. 3.6.1 Eksempel på tekst til overholdelse af IKT- bekendtgørelserne uden brug af YB2012. Som beskrevet tidligere, sikrer klienten sig at IKT- bekendtgørelserne for henholdsvis offentligt og alment byggeri overholdes ved brug af specifikationernes foruddefinerede modeller. Da ikke alle aftaler, som er omfattet af IKT- bekendtgørelserne, anvender YB2012 som aftalegrundlag, er der herunder indsat eksempel på tekst, som kan indgå i rådgiveraftalen, og som kan være med til at sikre at de aktuelle IKT- ydelser tilvælges og er korrekt specificeret. Rådgiver skal leverer IKT- ydelser jf. FRI og DANSKE ARKs Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 punkt 8.1-8.7, og som specificeret i de for ydelserne aktuelle bips IKT- specifikationer, ved brug af de foruddefinerede modeller af typen A for hver IKT- specifikationer. Rådgiver skal udarbejde mangellister til afleveringsforretningen, og sikre at disse håndteres i et digitalt editerbart format. De aktuelle specifikationer kan med fordel samles i en IKT- aftale som kan lægges som bilag til aftalen, men dette er ikke påkrævet.