NFS A/S INDSAMLING AF AFFALD I DISTRIKT 1- NYBORG KOMMUNE

Til Nyborg Forsyning & Service A/S Dokumenttype Bilag 8 Spørgsmål i forbindelse med udbudsforretningen Dato Januar 2015 NFS A/S INDSAMLING AF AFFALD I DISTRIKT 1- NYBORG KOMMUNE

NFS A/S INDSAMLING AF AFFALD I DISTRIKT 1- NYBORG KOMMUNE Revision 1 Dato 2015-01-14 Udarbejdet af KATN Kontrolleret af DHJ Godkendt af Beskrivelse DHJ Spørgsmål i forbindelse med udbudsforretningen Ref. 1100014494\LF00057-4-KATN Rambøll Englandsgade 25 DK-5100 Odense C T +45 6542 5800 F +45 6542 5999 www.ramboll.dk

INDHOLD 1. Spørgsmål og svar 1 1100014494\LF00057-4-KATN

1. SPØRGSMÅL OG SVAR Nr. Relevant afsnit Spørgsmål 1 Generelt Kan man få aktindsigt i de indgivne udbud efter d. 22.1.2015 (åbning af bud)? 2 Bilag 1 - Specifikation 7.1 Modtageanlæg I Bilag 1 Specifikationer Side 15, 7.1 Modtageanlæg, er anført at det indsamlede dagrenovationsaffald til forbrænding ( gråt affald) skal afleveres på Nyborg Komprimatorstation, alternativt på Odense kraftvarmeværk. I og med at der er væsentlig større afstand til Odense Kraftvarmeværk end til Nyborg Komprimatorstation, betyder det rimeligt meget for beregningerne hvor affaldet skal aflæsses. Vil Nyborg Forsyning & Service venligst oplyse hvilket affald der skal aflæsses på Odense Kraftvarmeværk og hvilket affald der skal afleveres på Nyborg Komprimatorstation. Hvis der veksles mellem de 2 aflæsningssteder, bedes Nyborg Forsyning & Service venligst oplyse hvor ofte der skal køres til Odense Kraftvarmeværk. Som alternativ til ovenstående, bedes Nyborg Forsyning & Service vælge 1 aflæsningssted og evt. udbede sig en km. pris ved ændring af aflæsningssted. Svar NFS A/S er omfattet af offentlighedsloven og der er derfor mulighed for at opnå aktindsigt. Ønsker man aktindsigt skal det meddeles NFS A/S som så vil fastlægge forløbet og omfanget af mulig aktindsigt. OBS der gives kun aktindsigt i de oplæste bud. Ikke i enhedspriser m.v. Af specifikationen fremgår det at driftsledelsen (NFS A/S) tager stilling til hvilket "gråt" affald der køres til hvilke anlæg. NFS A/S har i år 2014 sendt 98% til Nyborg Komprimatorstation og forventer i den kommende kontraktperiode at sende 98% til Nyborg Komprimatorstation. Dagrenovation gråt affald er kun tilkørt Odense Kraftvarmeværk i forbindelse med nedbrud på Nyborg Komprimatorstation eller såfremt entreprenøren i forbindelse med helligdage har valgt at fortage indsamling i weekender eller på helligdage, hvor Nyborg Komprimatorstation holder lukket. Det er dog ikke muligt for NFS A/S at fastlægge denne procent entydigt og Tjenesteyder skal acceptere at NFS A/S vil have "gråt" affald leveret på henholdsvis Nyborg Komprimatorstation og Odense Kraftvarmeværk og at dette ikke medfører øgede udgifter for NFS A/S i form af kompensation til tjenesteyder. 1100014494\LF00057-4-KATN 1

3 Bilag 1 - Specifikation 7.1 Modtageanlæg Bilag 1 Specifikation Pkt. 7. Modtageanlæg. Under 7.1 er anført at levering af gråt affald også kan leveres på Odense Kraftvarmeværk A/S, Havnegade 120, 5000 Odense C. Vi vil gerne til brug ved kalkulation have oplyst et estimat på ca. hvor stor en procentdel der påregnes skal leveres her til Odense pr. år? Se svar på spørgsmål nr. 2 4 Kontrakt 11. Undertjenesteydere 5 Bilag 2 - Tilbudsliste 1.1 Renovationskørsel 6 Bilag 2 - Tilbudsliste 1.1 Renovationskørsel I kontrakt 11. Undertjenesteydere er anført at NFS A/S vil tillade underentreprenør til tømning af genbrugsøer. Spørgsmålet er derfor om det også er tilladt at benytte at benytte samme underentreprenør til tømning af nedgravede containere til posterne i tabel 1. Delpris 1 og posterne i Tabel 2. Delpris 2. da disse tømninger også udføres med Kran- hejseladsbil? Er det korrekt forstået at de 18 første institutioner i bilag 4, der får tømt 240 ltr. 800 ltr. beholdere er indeholdt i Tabel 1. Delpris 1? I tabel 2. Delpris 2 Renovationskørsel institutioner, er prisen for tømning af sække/beholdere den samme som i delpris 1: Er antallet tømninger af sække/beholdere i institutioner, så medtaget i delpris 1 NFS A/S vil tillade brug af underentreprenører ved tømning af nedgravede containere under de samme betingelser som for renovationskørsel og ved tømning af genbrugsøer. Nej. Antallet i Tabel 1 Delpris 1 omfatter kun renovationskørsel for private husstande, og nogle virksomheder, sommerboliger med videre. Det forventede antal afhentninger fra institutioner fremgår af tømningsfrekvensen på Bilag 4. Priser for tømning af beholdere ved institutioner skal være de samme som priser for tømning ved private husstande, og nogle virksomheder, sommerboliger med videre som angives i Tabel 1. I Tabel 2 skal der angives en pris for tømning af storcontainere da der ikke gives pris herfor i Tabel 1. Se svar på spørgsmål nr. 5 7 Bilag 1-2.12 Vedr. bilag 1 2.12: Hvis en reklamation sker efter kl. 12, skal fejlen så afhjælpes/udbedres inden kl. 12 den efterfølgende dag, hvis dette er en lørdag? I 4.1.2 nævnes næste hverdag. Nej, fejlen skal afhjælpes/udbedres næste hverdag. Glemte og manglende afhentninger behandles efter kravene i punkt 4.1.2. 1100014494\LF00057-4-KATN 2

8 Bilag 1 6.2 9 Bilag 2 tilbudsliste, 3 Tjekliste Hvad menes med DV s kursus for affaldstransportører eller tilsvarende kursus? Hvor kan dette kursus tages? Vedr. tjekliste: Skal erklæring for omsætning angives som revisorpåtegnet erklæring eller i hele årsregnskaber? I tjeklisten nævnes både erklæring og regnskab. 10 Generelt 1. Hvor mange medarbejdere løser opgaven d.d. 2. Hvor mange skraldebiler bliver der brugt på opgaven d.d. 3. Hvor mange distrikter kører der og er de bemandet med 2 eller 3 skraldemænd 4. Bliver der anvendt 2kammer skraldebiler til indsamling af gråt og grønt affald 5. Hvor bliver skraldebilerne placeret efter endt arbejdsdag på nuværende tidspunkt 6. Er det muligt at overtage de nuværende skraldemænd på opgaven 7. Hvilken kollektiv overenskomst anvendes d.d. 8. Stilles der omklædningsfaciliteter til rådighed for skraldemændene d.d. Der menes relevante kurser fra Dansk Vognmandsskole eller andre uddannelsesinstitutioner som giver personen med lederansvar den fornødne faglige baggrund til at lede arbejdet. Det kunne være kurser indenfor transport af affald f.eks. fra Syddansk Erhvervsskole Odense-Vejle. Det er vigtigt at regnskaberne er med revisorpåtegning og regnskaberne må ikke have givet anledning til forbehold ved revisionen. Dette kan dokumenteres ved at vedlægge hele årsregnskaber. Det kan også accepters, at der vedlægges en erklæring om den økonomiske aktørs samlede omsætning og omsætningen indenfor det aktivitetsområde, kontrakten vedrører, men så skal det samtidigt dokumenteres at regnskaberne er med revisorpåtegning og regnskaberne må ikke have givet anledning til forbehold ved revisionen. Det kan dokumenters ved kopi af relevant side af regnskab. 1-3 og 5-8 NFS A/S har ikke dette detailkendskab til kontraktløsningen. Svaret på spørgsmålene findes ved den nuværende Tjenesteyder som er Erik Jørgensens Eftf. A/S. 4. Ja. 1100014494\LF00057-4-KATN 3

11 Generelt Er det muligt at få udbudsmaterialet i word/excel 12 Udbudsvilkår 4.1 Overblik 13 Bilag 1-2.1 Arbejdets praktiske gennemførelse 14 Bilag 1-2.1.1 Krav til afhentning Hvad er årsagen til, at renovatøren allerede skal starte op 1. marts 2015? 3 uger til at fremskaffe biler der opfylder kravene i udbudsbetingelserne, etablere sig i området samt udarbejde nye ruter, giver den nuværende renovatør store fordele, da han har biler og er etableret i området. Nyborg Forsyning og Service A/S opfordres til at udskyde opstart et par måneder. Kommunen bedes oplyse antal og hvilke typer af biler, der kører i indsamlingen i dag og hvilke størrelser bilerne har (antal aksler og størrelse på aggregatet). Kommunen bedes ligeledes oplyse hvor mange aflæsninger, der er foretaget i 2 tilfældige måneder i 2014 for henholdsvis dagrenovation til forbrænding, vegetabilsk affald, samt fraktionerne fra genbrugsøer. Vedhæft evt. en indvejningsoversigt, hvor man kan se præcist, hvornår der vejes ind, samt hvor mange tons der vejes ind pr gang. Venligst oplys hvor mange tons der er indsamlet og leveret til modtageanlæg af hver fraktion i 2013. Dispensation fra indsamling af den Grønne fraktion. Venligst oplys hvor mange husstande der har fået dispensation. Ved henvendelse til Rambøll katn@ramboll.dk kan de ønskede dele af udbudsmaterialet udleveres i word. Ingen af dokumenterne er oprettet i excel. Bemærk at det er den på pdf udleverede version af udbudsmaterialet som er gældende ved afgivelse af bud, så foretages der ændringer i dokumenterne i word, vil de ikke være gældende. Det er naturligvis tilladt at indsætte beløb med mere i tilbudsliste elektronisk, men ændres opsætning eller ordlyd, vil det kunne medfører at tilbuddet afvises. Tidspunktet for opstart fastholdes. Se svar på spørgsmål nr. 2 og nr. 10 NFS A/S har ingen opgørelser over antal aflæsninger af dagrenovation til forbrænding, vegetabilsk affald eller fraktioner fra genbrugsøer for distrikt 1. NFS A/S har ingen opgørelser over mængder alene for distrikt 1. Alle opgørelser over mængder gælder hele Nyborg Kommune. Altså alle 3 renovationsdistrikter. Der er taget hensyn til dispensationerne i det skønnede antal beholdere og i det skønnede antallet tømninger i tilbudslisten tabel 1. 1100014494\LF00057-4-KATN 4

15 Bilag 1-2.6 Adgangsforhold 16 Bilag 1-5.1 Tjenesteyderens indsamlingsmateriel. Hvordan afregnes specialindsamlinger, hvor renovatør skal benytte ekstra mandskab eller specielt materiel? Hvor i tilbudslisten? Køres der med mindre biler ved kørsel på små, smalle veje i dag? Tjenesteyder skal acceptere at der kan forekomme afhentningssteder, der er tilmeldt specialindsamling på grund af adgangsforholdene. Det omhandler maksimalt 5 % af afhentningsstederne, og tjenesteyderen skal medtage affald fra disse adresser, hvor renovatøren eventuelt skal benytte ekstra mandskab eller specielt materiel. Der er i oktober måned 2014 ingen adresser tilmeldt specialindsamling. Tjenesteyder skal indregne omkostninger hertil i priserne som afgives i tilbudslisten. Se svar på spørgsmål nr. 10 17 Bilag 1-7.1 Renovationskørsel 18 Bilag 1-7.1 Renovationskørsel 19 Bilag 1-7.1 Renovationskørsel 20 Bilag 1-7.2 Tømning af genbrugsøer 21 Bilag 3 - Garantistillelse Hvad menes der med hvilket gråt affald der køres hvorhen, aftales nærmere med driftsledelsen? Nyborg Forsyning og Service A/S bedes præcisere om det grå affald køres til Nyborg eller Odense, da det har stor indflydelse på tømningsprisen. Skal indholdet fra det indsamlede vegetabilske affald i nedgravede containere også afleveres til Klintholm? Eventuel omdirigering til modtageanlæg i Svendborg. Hvordan afregnes denne mertransport? Afvisning af affald der henvises til et andet modtageanlæg. Hvordan afregnes denne mertransport? Skal der vedlægges en garantistillelse med tilbudsafgivelsen? - Hvis ja, vil et generelt forhåndstilsagn fra et anerkendt kautionsvirksomhed kunne accepteres? Se svar på spørgsmål nr. 2 Ja Afregning for eventuelle merudgifter til transport aftales med Affaldschefen hos NFS A/S, og skal ikke medtages i priserne i tilbudslisten. Afregning for eventuelle merudgifter til transport aftales med Affaldschefen hos NFS A/S, og skal ikke medtages i priserne i tilbudslisten. Garantistillelsen skal ikke vedlægges tilbuddet, men garantien skal være oprettet senest ved kontraktunderskrivelse og skal være oprettet i en kautionsvirksomhed eller pengeinstitut, der kan godkendes af NFS A/S. 1100014494\LF00057-4-KATN 5

22 Kontrakt, 14.1 Meddelelse om force majeure 23 Kontrakt, 5.5 Ændringer i vilkår 24 Kontrakt, 9.2 Personale 25 Kontrakt, 9.2 Personale 26 Kontrakt, 13.2 Misligholdelse af kontrakten fra NFS A/S side 27 Kontrakt, 14.1 Meddelelse om force majeure 28 Kontrakt, 17 Trediemandsrettigheder. 29 Bilag 1-2 Annullering af kontrakt hvis force majeure situationen varer mere end 10 sammenhængende arbejdsdage. Hvorfor allerede efter 10 dage? - Der kan måske være snesituation, hvor man kan risikere, at det ikke er muligt at tømme i mere end 10 dage, eller hvis der skulle være en strejke, kan den også vare mere end 10 dage (både lovlige og ulovlige). Nyborg Forsyning og Service A/S opfordres til at ændre de 10 dage til 20 dage. Påtænkes der at skulle foretages ændringer i kontraktperioden? NFS A/S fastholder grænsen til 10 sammenhængende arbejdsdage. Der er for nuværende ingen ændringer planlagt. Hvor mange møder er der pr. år? Der kan forventes 1 til 2 møder om året. Er der problemer med kvaliteten af leveret arbejde kan der forventes flere møder. Mange folk er ansat til at udføre Se svar på spørgsmål nr. 10 arbejdet i dag? Udover betalingsbetingelser, hvor mener NFS så, at der kan forekomme misligholdelse? Omkring "såfremt force majeure situationen varer mere end 10 sammenhængende arbejdsdage." Teksten bedes ændres, da arbejdsretten, ifald der opstår en situation der skal behandles af denne, er op til 20 dage om at træffe afgørelse, hvorfor man ikke inden for 10 dage, kan få en kendelse, der kan være afgørende karakter for, at tjenesteyder har fulgt proceduren. Det bør præciseres yderligere gennem teksten, hvornår tjenesteyder kan påføres ansvar. Afsnit 2 og 3 henviser ikke nødvendigvis til første afsnit, og derfor virker det som meget bredt. Hvor mange tons af hver fraktion har der været afhentet hele sidste år. Alternativt: Kan det oplyses hvor mange tømninger og tons der er angivet i 2 forskellige måneder i 2014 NFS A/S ser ingen andre oplagte misligholdelser ud over betalingsbetingelserne. Se svar på spørgsmål nr. 22 NFS A/S kan ikke præcisere det nærmere, da det ikke vil være NFS A/S afgørelse hvorvidt tredjemandsrettigheder krænkes. NFS A/S vil ikke holdes til ansvar for en krænkelse af tredjemandsrettigheder udført af Tjenesteyder. Se svar på spørgsmål nr. 13 1100014494\LF00057-4-KATN 6

30 Bilag 1-2.1 Arbejdets praktiske gennemførelse 31 Bilag 1-2.6 Adgangsforhold 32 Bilag 1 - Specifkaton, 2.6 Adgangsforhold 33 Bilag 1-2.11 Informationsmateriale "Er antallet af renovationsenheder normeret for lavt eller højt på de enkelte afhentningssteder, skal Tjenesteyderen affinde sig med, at der sker en tilpasning af det normerede antal enheder." Vi kan godt regne med at det antal der står i tilbudslisten er det faktiske antal? Er der nogen oplysninger om, hvor mange enheder der i dag hentes i skel? Evt. angivet procentandel "Såfremt der på adgangsvejen findes hjælpemidler som for eksempel lifte, køreramper eller lignende, skal disse benyttes.". Hvor mange steder er der tale om i dag? Skal informationsmateriale afleveres fastgjort i beholder/stativ eller postkasse? Antallet i tilbudslisten er det bedste skøn for nuværende. Antallet vil ændre sig i kontraktperioden. Der forventes ikke større ændringer. NFS A/S har ingen kendskab til hvor mange enheder der afhentes i skel. Der er i oktober måned 2014 ingen adresser tilmeldt specialindsamling. Informationsmateriale skal afleveres i grundejerens postkasse. I ejendomme med fælles opsamlingsmateriel skal informationsmateriale afleveres i hver enkelt grundejers postkasse. 34 Bilag 1-2.12 Information og henvendelser 35 Bilag 1-2.13.2 Udarbejdelse af tømningsplaner "Sker reklamationen efter kl. 12.00, skal fejlen afhjælpes/udbedres inden kl. 12.00 den efterfølgende dag." Venligst bekræft at det er arbejdsdage, og ikke helligdage og weekender. "Tjenesteyderen skal tilrettelægge sin kørsel således, at afhentning fra den enkelte grundejer sker på samme ugedag". Det antages at såfremt vi tjeneyder ændrer planen, at man derved godt må lave om på en given ugedage, så længe det bare fremadrettet vil være den samme ugedag der hentes hos borger / institution. Se svar på spørgsmål nr. 7 Der udarbejdes en tømningsplan og i den fastsættes en ugentligt tømningsdag som er gældende året rundt. NFS A/S udarbejder på baggrund af Tjenesteyderens tømningsplan en tømningskalender der kan udleveres til grundejer. NFS A/S påtænker at udarbejde tømningskalender 2016, i løber at oktober/november 2015. Hvis afhentningsdagen skal ændres, kan det kun ske efter aftale med NFS A/S. Tømningsdagen i den tømningsplan som Tjenesteyder udarbejder, må være en anden end der er fastsat i den nuværende kontraktperiode. 1100014494\LF00057-4-KATN 7

36 Bilag 1-4.1.3 Information til NFS A/S 37 Bilag 1-4.4 Vejrlig 38 Bilag 1-4.5 Vejarbejder, byggeri og lignende 39 Bilag 1-5 Tjenesteyders biler til indsamlingen 40 Bilag 1-5.2 Særlige krav til renovationsbilerne 41 Bilag 1-6.2 Uddannelse 42 Bilag 1-6.10 Træffetider og kontorhold "Genpart af alle udleverede blanketter skal dagligt tilsendes NFS A/S". Hvordan gøres dette i dag? Elektronisk? Såfremt arbejdet først påbegyndes senere (helt frem til kl. 12:00), da kan det give problemer med aflæsning. Hvordan sikres det, at man kan læsse af? "Parkerede biler på vejarealer må ikke medføre, at indsamling og transport af affald ikke finder sted. Ved gentagende problemer skal Tjenesteyderen rette henvendelse til NFS A/S." Rent praktisk, såfremt der holder biler parkeret, og tjenesteyder ikke kan tømmes, hvordan løses problemet da? Det er uhensigtsmæssigt at skulle køre forbi mange gange i løbet af dagen eller holde og vente til forholdet har udbedret sig. Hvilke typer af biler bruges i dag? Her tænkes om der bruges 2 kammer biler og hvor mange biler af disse, samt hvor mange biler bruges der i alt. "Med henblik på at undgå, at der parkeres renovationsbiler i områder, hvor de eventuelt er til gene for borgere med videre, ønsker NFS A/S, at bilerne parkeres i garageanlæg eller på godkendt parkeringsplads." Der står ønskes. Men det er ikke et krav? Er det eksisterende mandskab fuldt uddannet til NFS A/S tilfredsstillelse, således at tjenesteyder ikke ved entrepriseopstart skal uddanne eventuelt overtaget personale, for at kunne udføre entreprisen jf. gældende kravspecifikation? "Det skal være muligt at kommunikere med renovationsbilerne via mobiltelefon." Agter NFS A/S at kommunikere direkte med chaufførerne, eller er det forbeholde tjenesteyder? Ja Nyborg Komprimatorstation er åben 7.30-15 mandag-torsdag og 7.30-14 fredag. Såfremt Tjenesteyder ikke kan nå aflæsning i åbningstiden, skal dagrenovation gråt affald tilkøres Odense Kraftvarmeværk, dog uden merudgift for NFS A/S. Holder der biler som umuliggør afhentning skal proceduren i specifikationen punkt 4.1.1 benyttes. Tjenesteyder skal udleverer en dagrenovationssæk som grundejer så kan benytte frem til næste normale tømningsdag. Tjenesteyder skal ved næste normal tømningsdag afhente sæk/tømme beholder og medtage den udleverede sæk. Se svar på spørgsmål 10. Det er et krav. NFS A/S har ikke benyttet sig af muligheden for at modtage beskrivelse af hvilken uddannelse, der vil blive givet leder og personale og kan derfor ikke svare herpå. NFS A/S har ingen grund til at tro at personalets uddannelse ikke er tilfredsstillende. NFS A/S kommunikerer både med tjenesteyder og chauffører i dag. Hvordan der kommunikeres aftales med Tjenesteyder. 1100014494\LF00057-4-KATN 8

43 Bilag 1-7.1 Renovationskørsel 44 Bilag 2 - Tilbudsliste, Tabel 2, Delpris 2 45 Bilag 2 - Tilbudsliste, 2.1 Informationsmateriale "Hvilket "gråt" affald der køres hvorhen, aftales nærmere med driftsledelsen." Ligger det ikke fast, eller kan de skifte flere gange i løbet af en uge? Hvilket anlæg bruges fast i dag? Skal det forstås sådan at samtlige tømninger er indeholdt i tabel 1, således at man ikke skal tillægge noget antal til tabel 1, eller hvordan skal det forstås? Omhandler delpris 2 kun storcontainere? Kan der oplyses et antal, for ikke at kunne misforstå dette? Se svar på spørgsmål 2. Se svar på spørgsmål 5. Der skal uddeles informationsmateriale til samtlige husstande i Distrikt 1 Nyborg Kommune. For nuværende er der ca. 9500 husstande. Antallet vil ændre sig og Tjenesteyder skal acceptere dette. 1100014494\LF00057-4-KATN 9