Fravær vedr. barn Alvorligt sygt barn/barns hospitalsindlæggelse Anvendes ved pasning af alvorligt syge børn under 18 år, hvor f.eks. serviceloven giver frihed eller barselslovens 26. Afv.type: TJ Suppl.kode: SYB Fraværet er refusionsberettiget. KMD BPO håndterer hjemtagelse af refusion. DP480 Hjemmeboende barn syg Anvendes ikke ved 10 dage til barns hospitalsindlæggelse. I det tilfælde anvendes tjenestefri med løn, årsag op til 10 dages indl. for børn. Anvendes ved hjemmeboende barns 1. og 2. Sygedag. Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn jf. overenskomst. Afv.type: HJ For MTM og MKB håndteres refusionen af de centrale afdelinger. Fraværsårsagen tjenestefri med løn giver ikke refusion. Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis: - barnet er under 18 år, og - har ophold hos den ansatte, og - fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og - det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Omsorgsdage Gælder for børn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år. Afv.type: OS Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Fraværstimer til og med en halv Omsorgsdage følger kalenderåret. Omsorgsdage kan i visse tilfælde (f.eks. i barnets første leveår) overføres til kommende år. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 1 af 25 Redigeret maj 2015
arbejdsdag = ½ omsorgsdag. F.eks. planlagt tjeneste fra kl. 8.00-15.00, omsorgsdag fra kl. 8.00-11.30 = ½ omsorgsdag. Omsorgsdage kan kun indberettes en dag ad gangen, ikke som en periode. RI Fravær/Nærvær: Overførsel af omsorgsdage foretages i RI fravær/nærvær overfør og udbetal tid. Se e-learning vedr. overførsel og tilhørende huskeseddel som beskriver i hvilke tilfælde omsorgsdage kan overføres. Saldo over omsorgsdage kan trækkes i rapporter i RI Fravær/nærvær. Fravær vedr. graviditet/barsel. Graviditetsgener Anvendes ved fravær pga. graviditetsgener. (Refusion fra 1. dag.) Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, anvendes fraværskoden Nedsat tjeneste graviditetsgener. OBS Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Afv.type: GG Forventet fødselsdato indberettes. Barselssag oprettes automatisk ved indberetning i Vagtplan KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Ligger Barsel i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes inden perioden med Barsel kan indberettes. Dette med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Hvis Barsel ligger i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes inden perioden med Barsel kan indberettes. Dette med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 2 af 25 Redigeret maj 2015
Nedsat tjeneste graviditetsgener Anvendes ved nedsat tjeneste som følge af graviditetsgener. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato. Afv.type: GG Suppl.kode: NSG Forventet fødselsdato indberettes. Barselssag oprettes automatisk ved indberetning i Vagtplan. Starttid og sluttid udfyldes, hvis der er nedsat tjeneste på en del af tjenesten. KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Periodens slutdato dannes automatisk af systemet, men denne skal slettes, da periode ikke udfyldes ved NSG Fravær indberettes dag for dag. Barsel fædre/reg. partner Anvendes ved fars eller registreret partners 14 dages sammenhængende periode. Afv.type: BA Suppl.kode: BAF KMD BPO/ MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær. Barsel fædre/reg. partner skal udelukkende anvendes ved afholdelse af de 2 ugers fædreorlov, der Forventet eller faktisk fødsels- /modtagelsesdato indberettes i Vagtplan. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 3 af 25 Redigeret maj 2015
ligger indenfor de første 14 uger af barselsforløbet. Efterfølgende barselsorlov med løn (7+ 6 uger) skal indberettes som Barsel. Forældreorlov uden løn for fædre eller registrerede partnere skal indberettes som Barsel udskudt eller barsel drypvis. Barselssag oprettes automatisk ved indberetning i Vagtplan på baggrund af forventet fødselsdato/modtagelsesdato. Periodens slutdato dannes af systemet og rettes manuelt. OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes faktisk fødselsdato og slutdato for barsel i Vagtplan. måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Barsel Anvendes ved almindelig barsel med løn for mor og far. Barsel anvendes også til faderens (og registreret partners) 7 + 6 uger med løn. Ved fædreorlov (første 14 dage) anvendes årsagen Barsel fædre/reg.partner. Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. Barsel skal anvendes, ved delvis genoptagelse af arbejde, hvor der skal udbetales løn for fraværstimer. Afv.type: BA Forventet fødselsdato indberettes. Barselssag oprettes automatisk i RI - fravær/nærvær ved indberetning af graviditetsgener eller barsel i Vagtplan. For brugerne i MSO: Når medarbejdere meddeler graviditet og dokumenterer terminsdato skal tjenestestedet oprette barselssag i RI Fravær/nærvær. Periodens slutdato dannes af KMD BPO/MTM/MKB indhenter dagpengerefusion på baggrund af indberetning af fravær Hvis Barsel ligger i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes inden perioden med Barsel kan indberettes. Dette med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld dagpengerefusion. OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes i Fravær: Faktisk fødselsdato og slutdato for BA Hvis der indberettes refusions- Moders ret til barsel opnås 8 uger før dato for forventet fødsel. Eksempel: Forventet fødsel: 12.12.12 (onsdag) Første dag med Barsel : 18.10.12 (torsdag). Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Cykel- og/eller beklæd- Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 4 af 25 Redigeret maj 2015
Barsel uden løn Er udgået. Se årsagskoder BU over en md. med dp eller BU over en md. uden dp systemet. Slutdato rettes manuelt. OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes i Faktisk fødselsdato og slutdato for BA. berettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. ningsgodtgørelse stoppes i RI Lønservice på blanketten Lønsammensætning, faste tillæg/fradrag eller engangsudbetalinger. Allerede indberettet fravær fortsætter som Barsel uden løn og skal ikke ændres. BU over en md. med dp Barsel uden løn over en måned og med dagpenge. (fuldt fravær i 30 dage eller mere) Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn med dagpenge i umiddelbar forlængelse af Barsel samt ved forlænget orlov med nedsatte dagpenge og reduceret pensionsindbetaling (8 eller 14 uger). Ferie må dog gerne indberettes ind imellem barsel med løn og barsel uden løn. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og med dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder Afv.type: BA Suppl.kode: BUD Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Startdato og slutdato for perioden. Faktisk fødsel udfyldes. Tilslutning til KMD Vagtplan stoppes ikke under BU over en md. med dp. Ved barsel uden løn fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.- 28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra timerne i godkendt tjenesteplan. Ved ophør af periode med Barsel tager Udbetaling Danmark kontakt til medarbejderen for information om forældreorlovens tilrettelæggelse. Indberettes fraværet efter barsel med løn-perioden er afsluttet, får Udbetaling Danmark ikke automatisk besked om afholdelse af barsel uden løn, og dermed får medarbejderen ikke barselsdagpenge. Når Barsel uden løn indberettes efter Barsel er afsluttet, skal KMD BPO have besked om at der skal dannes DP400a. For MTM og MKB skal den centrale afdeling kontaktes. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret Husk at indberette BU over en md. med dp i god tid inden barsel afsluttes! Det anbefales, at BU over en md. med dp indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen for at sikre udbetaling af dagpenge til medarbejderen. Skattefradraget reduceres. Udbetaling Danmark anven- Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 5 af 25 Redigeret maj 2015
barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over en måned med dagpenge. Fædres eller registrerede partners barsel uden løn skal indberettes som Barsel udskudt eller barsel drypvis. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Forlænges orloven med dagpenge (8 eller 14 uger) skal slutdato for BU over en md. med dp være den sidste dag i den forlængede orlov og der skal ske indberetning til KMD BPO via RI Lønservice for at pensionsbidrag bliver fordelt over orlovsperioden med forlængelse. der hovedkort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. Automatisk optjente FOdage skal manuelt markeres som slettet, så de ikke senere kan afholdes eller automatisk udbetales ved manglende afholdelse. BU over en md. uden dp Barsel uden løn over en måned og uden dagpenge. (fuldt fravær i 30 dage eller mere) Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn uden dagpenge i umiddelbar forlængelse af Barsel. Ferie må gerne indberettes ind imellem. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og uden dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Afv.type: BA Suppl.kode: BUM Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Startdato og slutdato for perioden. Faktisk fødsel udfyldes. Tilslutning til KMD Vagtplan stoppes ikke under BU over en md. uden dp. Ved BU over en md. uden dp fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn over en måned uden dagpenge. Husk at indberette BU over en md. uden dp i god tid inden barsel afsluttes! Det anbefales, at BU over en md. uden dp indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen. Skattefradraget reduceres ikke. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 6 af 25 Redigeret maj 2015
Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over en måned uden dagpenge. Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. perioderne 1.-9.12.2014 og 18.- 28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra timerne i godkendt tjenesteplan. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn. Automatisk optjente FOdage skal manuelt markeres som slettet, så de ikke senere kan afholdes eller automatisk udbetales ved manglende afholdelse. Barsel delvis genoptagelse af arbejde Er udgået. Se årsagskoder BU under en md. med dp eller BU under en md. uden dp. Allerede indberettet fravær fortsætter som Barse delvis genoptagelse af arbejde og skal ikke ændres. BU under en md. med dp. Barsel uden løn under en måned og med dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov med dagpengeret (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler med dagpengeret, eksem- Afv.type: BA Suppl.kode: BD Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Faktisk fødsel udfyldes. Afholdes drypvis barsel som en del af en dag, indberettes drypvis barsel pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes drypvis barsel over flere Medarbejderen kontaktes automatisk af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af dagpenge. Indberettes fravær, hvor slutdato er længere tilbage end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB skal den centrale afdeling kontaktes. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i Fravær/nærvær. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 7 af 25 Redigeret maj 2015
pelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, indberettes dag for dag. Ved barsel drypvis dannes dagpengeanmodning til Udbetaling Danmark. Dagpengeanmodning dannes ved hver indberetning, hvis der er 7 dage uden fravær på grund af drypvis barsel mellem indberetningerne. Eller hvis fraværet er mindre end 4 timer pr. uge. Ved faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, oprettes dagpengeanmodningen kun ved første indberetning. Skattefradraget reduceres ikke. Udbetaling Danmark anvender bikort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. BU under en md. uden dp. Barsel uden løn under en måned og uden dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller regi- Afv.type: BA Suppl.kode: BGU Flueben fjernes ved med løn og ved med særydelser Faktisk fødsel udfyldes. Afholdes drypvis barsel som en del af en dag, indberettes drypvis barsel pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes drypvis barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Vær opmærksom på, at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i Fravær/nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn under en måned uden dagpenge. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 8 af 25 Redigeret maj 2015
strerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. Faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, indberettes dag for dag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn Adoption Anvendes ved adoptionsorlov. Indberettes på samme måde som barsel, men med afv.type: AP Fravær på grund af adoption overføres til Opus som barsel. Se beskrivelser under barsel Ved adoption i udlandet er tidligste startdato 4 uger før modtagelse af barnet. Modtagelsen af barnet regnes fra den dag, de formelle betingelser for at rejse hjem med barnet er opfyldt. Fravær vedr. sygdom Delvis syg Anvendes kun hvis en medarbejder går syg hjem i løbet af arbejdsdagen. Der indberettes med det tidsrum medarbejderen er fraværende på dagen og med slutdato samme dag. Er medarbejderen fortsat syg den følgende dag startes alm. sygefravær. Afv.type: SY Sæt flueben i delvis syg Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes Fraværet er ikke refusionsberettiget og tæller ikke med som en del af arbejdsgiverperioden. Ved adoption i Danmark er tidligste startdato 1 uge før modtagelse af barnet, hvis barnet ikke allerede opholder sig i adoptantens hjem. Delvis syg må ikke forveksles med Nedsat Tjeneste. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 9 af 25 Redigeret maj 2015
Sygdom Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af Nedsat tjeneste. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. Startdato for fraværsperiode indberettes straks ved sygemelding. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. Sygdom må ikke anvendes når medarbejder går syg hjem. Her anvendes Delvis syg Afv.type: SY Startdato for fraværsperiode indberettes straks ved sygemelding. Slutdato for fraværsperiode indberettes straks ved raskmelding. Startdato og slutdato i feltet periode udfyldes også ved endagsfravær. Ellers vil det ikke blive vist i oversigten Vis perioder i VP Tjenesteplanen. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Fraværet kan dagen efter indberetning i Vagtplan tjekkes i fraværsliste i Rapporter under Fravær/Nærvær i Rollebaseret Indgang. Nedsat tjeneste Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af Sygdom. Anvendes ved medarbejders delvise raskmelding eller delvise sygemelding. Aftale om nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato. Anvendes også ved sygdom på en Afv.type: NS Indberetning af NS-aftale: Ved første indberetning af NS, klikkes på Ja til at oprette aftale om nedsat tjeneste. I boksen Afvigelse detaljer v. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. OBS: Starter NS-fraværet indenfor de første 31 fraværsdage, bør NS-aftalen indberettes med slutdato tidligst på 31. fraværsdag. Derudover skal der indberettes konkret forventet (eller fiktivt) fravær i perio- Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 10 af 25 Redigeret maj 2015
Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. dag, hvor der er andet fravær, f.eks. drypvis barsel et par timer om eftermiddagen. Sygefraværet først på dagen indberettes med nedsat tjeneste. afsnittet Periode udfyldes startog slutdato, for den periode med nedsat tjeneste, som er aftalt med medarbejderen. Indberetning af timetal for NSfravær: Det daglige fravær indenfor NS-aftalens periode indberettes som afvigelse dag for dag ved at overskrive klokkeslæt i Starttid og Sluttid med det konkrete fravær. Fravær med Nedsat tjeneste skal indberettes dag for dag, men kun de dage, hvor der er fravær. Det er fraværstimerne fra de daglige indberetninger der overføres til RI Fravær/nærvær og som KMD BPO søger refusion ud fra. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Er det indberettede fravær under 4 timer pr. uge, afsluttes refusionssagen! En eventuel ny refusionssag starter først op, når det efterfølgende fravær igen overstiger 30 dage (arbejdsgiverperioden) med minimum 4 timer pr. uge. Vær derfor opmærksom på, at få registreret fraværet på minimum 4 timer pr. uge på arbejdsdage også i uger med helligdage, barn syg, feriedage, seniordage, omsorgsdage mv. Hvis der er fuldt fravær i en hel uge (fravær indberettet på alle dage fra mandag til fredag) som følge af afholdelse af ferie fortsætter den sammenhængende refusionsperiode med nedsat tjeneste (altså også selv om der i disse uger ikke er registreret mindst 4 timers fravær). den til og med 31. fraværsdag, det er ikke nok at oprette aftalen. Det konkrete fravær registreres ved indberetning af Starttid og Sluttid på alle forventede fraværsdage. Det forud-indberettede fravær kan efterfølgende tilrettes. Formålet er at sikre, at fraværet anmeldes rettidigt til bopælskommunen. Der kan med fordel indgås fast aftale med medarbejderen om tidspunkter for fravær vedr. nedsat tjeneste, således at fraværet kan indberettes fremadrettet i RI Fravær/nærvær. Derved minimeres risikoen for mistet dagpengerefusion. Opus Fravær lukker refusionssager efter ca. 3 uger uden registrering af nedsat tjeneste, og nogle gange nægter bopælskommunen at genåbne disse refusionssager. Meningen med fraværsarten nedsat tjeneste Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 11 af 25 Redigeret maj 2015
er ikke at registrere faktisk arbejdstid, men derimod faste, fremadrettede aftaler om reduceret arbejdstid. Forlængelse af NS-aftale: Hvis en aftale om nedsat tjeneste skal forlænges, skal der oprettes en ny periode, hvor startdato er lig med dagen efter slutdatoen for foregående aftale. For yderligere forklaring se bilag 1 på side 22. Sygdom 56 aftale Anvendes ved kronisk sygdom hvor der er indgået en 56-aftale. Nedsat tjeneste på grund af 56- aftale skal indberettes som enkelte dage. Både arbejdsgiver og medarbejderen får besked fra bopælskommunen, når aftalen er ved at udløbe. Fraværsperioden skal indberettes med slutdato, som altid skal være lig med slutdatoen på 56- bevillingen. Når medarbejderen møder op efter fraværet, rettes slutdatoen. Afv.type: SY Sæt flueben i Paragraf 56 Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes, hvis der er tale om delvis fravær på enkelte dage. KMD BPO håndterer anmodning og hjemtagelse af dagpengerefusion. For MTM og MKB håndteres dagpengerefusion i de centrale afdelinger. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvor slutdato ligger længere tilbage end tre måneder, skal KMD BPO/MTM/MKB informeres af hensyn til refusionen. Fravær på grund af 56 kan oprettes i vagtplan uden slutdato og uden at aftalen er oprettet, MEN fraværet kommer på fejlliste og bliver ikke registret Opus Fravær. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 12 af 25 Redigeret maj 2015
For at kunne indberette 56 fravær skal aftalen være oprettet af KMD BPO. Arbejdsskade Der oprettes refusionssag hos NemRefusion, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Anvendes vedr. fravær som følge af arbejdsskade. (Tilskadekomst i tjeneste) Arbejdsskade skal også anmeldes i Arbejdsskadesystemet. OPUS Personale, PA30 - arbejdsskade. RI Lønservice: Aftale om oprettelse af 56- aftale indberettes i via RI Lønservice under ændringer / 56 Afv.type: TT Arbejdsskade indberettes med startdato ved sygemelding. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. Der oprettes refusionssag hos NemRefusion, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Der skal oprettes en arbejdsskadesag i OPUS på PA30 - arbejdsskade. Ved spørgsmål i den forbindelse kan Forsikringsservice i Borgmesterens Afdeling kontaktes. Virksomhedspraktik (nærvær) Anvendes når en sygemeldt medarbejder får tilbudt praktik på egen arbejdsplads i forbindelse med afklaring om beskæftigelse. Ved delvist fravær pga. arbejdsskade indberettes fraværet dagligt med fraværsarten nedsat tjeneste. Kan ikke indberettes i Vagtplan, da fraværet skal indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Beregning af dagpengerefusion sker også i perioder med virksomhedspraktik. Registrering af virksomhedspraktik kan give et overblik over praktiktimer og kan have værdi til statistikformål. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom, nedsat tid og Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 13 af 25 Redigeret maj 2015
Fravær vedr. ferie 6. ferieuge timer Anvendes ved afholdelse af 6. ferieuge. arbejdsskade. Afv.type: FF 6. ferieuge overføres i RI - fravær/nærvær. Hele tjenesten eller en del af tjenesten angivet ved starttid og sluttid. 6. ferieuge godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af 6. ferieuge, som er godkendt af ydelses-/dagpengekontoret under sygdom. Overførte timer vedr. 6. ferieuge afvikles i Vagtplan med Afv.type FE. Kan ikke indberettes i Vagtplan, da fraværet skal indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Der skal være fravær både før og efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom. Det er vigtigt at der foreligger accept fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. 6. ferieuge godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes i Vagtplan. Efterfølgende indberettes 6. ferieuge godkendt under sygdom Indberetning af 6. ferieuge godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 14 af 25 Redigeret maj 2015
i RI Fravær/nærvær. Ferietimer Anvendes ved afholdelse af ferie Den automatiske ferie rækkefølge er: Overført ferie Ferie med løn Ferie uden løn Afv.type: FE Hvis der er behov for at ændre på ferierække følgende kontaktes BPO/KMD. Restferie overføres i RI - fravær/nærvær. Ferie godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af ferie, som er godkendt af ydelses- /dagpengekontoret under sygdom. Kan ikke indberettes i Vagtplan, da fraværet skal indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Der skal være fravær både før og efter perioden med ferie godkendt under sygdom. Det er vigtigt at der foreligger accept fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. Ferie godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes Vagtplan. Efterfølgende indberettes ferie godkendt under sygdom RI Fravær/nærvær. Indberetning af ferie godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. Sygdomsramt ferie Anvendes ved de 5 første sygedage I forbindelse med erstat- Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 15 af 25 Redigeret maj 2015
karens. Skal bruges fra den 1. maj 2015. under ferie i ferieåret. Medregnes som afholdt ferie. Kan ikke indberettes i Vagtplan da Sygdomsramt ferie karens indberettes samtidig med ferie. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes Sygdomsramt ferie erstatning ningsferie ved sygdom skal der afleveres lægelig dokumentation. En medarbejder, der har optjent 25 dages ferie, har ved sygdom ret til erstatningsferie efter 5 sygedage under ferie i ferieåret. Sygdomsramt ferie erstatning. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Anvendes til optælling af ferietimer, der skal erstattes. Ferietimer til erstatning kan ses RI under tidssaldi. Timerne er vejledende og vil ikke blive nedskrevet ved senere ferieafholdelse. Saldoen kan bruges som hjælp til at finde medarbejdere, som evt. skal have overført ferie. Saldoen bliver nulstillet ved afviklingsårets slut. Kan ikke indberettes i Vagtplan da Sygdomsramt ferie erstatning indberettes samtidig med sygdom. Indberettes i RI Fravær/nærvær. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes Sygdomsramt ferie erstatning samtidig med Sygdom Ferien afsluttes efter karensperioden og feriesaldoen opskrives med restferien. Sygdom indberettes umiddelbart Arbejdsgiverperioden starter fra indberetning Sygdom og Sygdomsramt ferie erstatning Ved mindre end 25 dages optjent ferie er retten til erstatningsferie forholdsvis mindre. Det er vigtigt, at få afsluttet ferien efter karensdagene og startet sygdom direkte efter. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 16 af 25 Redigeret maj 2015
efter ferien, samtidig indberettes Sygdomsramt ferie erstatning i perioden for restferie. Eksempel. Planlagt ferie fra 7.7.2014-27.7.2014. Syg fra 14.7.2014. Sygdomsramt ferie karens indberettes fra 14.7.2014-18.7.2014. Ferien afsluttes 18.7.2014. Sygdom indberettes fra 19.7.2014 og samtidig indberettes Sygdomsramt ferie erstatning fra 19.7.2014-27.7.2014. Tillidshverv Organisationsmøde Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i møde, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Afv.type: KU Suppl.kode: ORG Ved indberetning for en del af en dag, eksempelvis 4,5 timer. I afvigelser fjernes flueben ved Brug tid fra tjeneste. Derefter tilrettes Starttid og Sluttid for fraværet. Overlappende fravær må ikke forekomme, det overføres forkert til KMD OPUS og giver fejl i Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning oploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 17 af 25 Redigeret maj 2015
regningen, der sendes til Fagforbundet. det antal timer, som fremgår på blanketten. Tillidsmandskursus Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i kursus, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Afv.type: KU Suppl.kode: TRK Ved indberetning for en del af en dag, eksempelvis 4,5 timer. I afvigelser fjernes flueben ved Brug tid fra tjeneste. Derefter tilrettes Starttid og Sluttid for fraværet. Overlappende fravær må ikke forekomme, det overføres forkert til KMD OPUS og giver fejl i regningen, der sendes til Fagforbundet. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning oploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Udøvelse af hverv Anvendes hvis oplyst af faglig organisation. Må kun benyttes når den faglige organisation har indkaldt og der gives AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Afv.type: KU Suppl.kode: UDØ Ved indberetning for en del af en dag, eksempelvis 4,5 timer. I afvigelser fjernes flueben ved Brug tid fra tjeneste. Derefter tilrettes Starttid og Sluttid for fraværet. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning oploades i personalemappen. Betalingen konteres Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 18 af 25 Redigeret maj 2015
Overlappende fravær må ikke forekomme, det overføres forkert til KMD OPUS og giver fejl i regningen, der sendes til Fagforbundet. direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Tjenestefrihed og Orlov Tjenestefri Anvendes til tjenestefri med løn: Fridage i henhold til Aarhus Kommunes Tjenestefrihedsregulativ. Plejeorlov. Op til 10 dages indlæggelse for børn. Behandling for kronisk sygdom. Efter særlig aftale med leder. Afv.kode: TJ Supplkode: i forhold til frihed Tjenestefri Bevilling af tabt arbejdsfortjeneste Tjenestefri uden løn Anvendes ved bevilling af tabt arbejdsfortjeneste under en måned eller bevilling uden fast timetal. Tjenestefri uden løn under en måned. Afv.kode: TJ Flueben fjernes ved med særydelser Afv.kode: TJ Flueben fjernes ved med løn og med særydelser Lønfradraget skal indberettes i RI Engangsydelser, i skabelon ÅK TJFRI U/L, Tjenestefri med løntræk, antal timer Registreringen medfører løntræk via lønart 0879-1 med timepris incl. Eget pensionsbidrag. Seniordage mv. Der sker ikke reduktion af det pensionsbidrag der skal afregnes til pensionskassen. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 19 af 25 Redigeret maj 2015
Seniordage Anvendes ved afvikling af seniordage, herunder Seniordage ift. central aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage. Afv.type: SO Oplysninger om lokalt aftalte seniordage indberettes i RI Lønservice under Ændring Senior-/Fritvalgsordning (findes kun i MBU). Seniorordning timeafvilklig Fritvalgsdage Øvrigt fravær Frihed i h.t. overenskomst (FO-dage) Seniordage afvikling i timer - iht. central aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage. Anvendes ved afvikling af fritvalgsdage. Gælder for medarbejdere, som optjener fritvalgsdage efter deres overenskomst. Systemet lægger årsagen ind i kalenderen. Skal ikke indberettes Atv.type: SO Supp.kode: SOT Ingen betydning for VP-brugere. Indberetning fra vagtplan overskriver i RI. FO-dage. Kun til grupper omfattet af arbejdstidsaftalerne 79.01 og 79.03, ansatte i kommunernes ældre- og sundheds- og handicapområde Søgne-helligdag Skal ikke indberettes. Dannes automatisk i.h.t overenskomst. Frihed i h.t. overenskomst indgår som fraværsårsag i rapporter i Rollebaseret Indgang. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 20 af 25 Redigeret maj 2015
Hvis der f.eks. er registreret ferie uden løn i en uge, hvor der også er registreret en søgne/helligdag, reduceres løntræk for ferieperioden med det antal arbejdstimer der ligger på dagen med søgne/helligdag. Specialdag Anvendes for Grupper, der har halve fridage, f.eks. 1. Maj, grundlovsdag, 24/12 og 31/12. For AC er skal specialdagene indberettes på den enkelte medarbejder. Afv.type: SP Gælder kun AC er. AC ers ret til frihed i Aarhus Kommune: 1. maj og 5. juni fra kl. 12.00 24. og 31. dec. hele dagen. For alle andre lægges årsagen automatisk ind i henhold til overenskomst. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 21 af 25 Redigeret maj 2015
Bilag 1 - Indberetning af nedsat tjeneste Når en medarbejdere skal arbejde på nedsat tid, indtaster du NS I Vagtplan og der kommer en dialogboks frem, hvor der gøres opmærksom på, at der ikke er indtastet en aftale og der spørges om en sådan skal oprettes. Her er svaret: ja. Herefter indtaster du den aftalte periode ind i dialogboksen og registrerer den nedsatte arbejdstid for den pågældende dag. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 22 af 25 Redigeret maj 2015
Herefter skal du på hver dag, hvor medarbejderen har nedsat tid indtaste det tidsrum af arbejdstiden, hvor medarbejderen ikke kan arbejde. Når du i Vagtplan taster NS må der ikke komme en dialogboksboks frem og sige, at der ikke er en aftale om nedsat tjeneste, for perioden er jo oprettet. Når du indtaster NS på dagene i den aftalte periode, skal periodens datoer automatisk fremkomme i dialogboksen, når du indtaster afvigelsen NS. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 23 af 25 Redigeret maj 2015
Når en medarbejder er syg, får vi som arbejdsgiver refusion efter 30 dages fravær (karensperiode 30 dage) og derfor er det af yderste vigtighed, at der er registreret fravær i Vagtplan på 30. dagen efter sygefraværets start. Eks. Vi har en medarbejder der er fuldtidssyg i 7 dage. Herefter er medarbejderen nedsat syg i 21 dage = 28 dages sygefravær. Herefter bliver der ikke, med det samme, indtastet yderligere fravær i Vagtplan, selvom medarbejderen fortsat skal arbejde på nedsat tid. Dette betyder, at når Vagtplan overfører data til rollebaseret, står der på 30. og 31. dagen efter sygefraværets start ikke noget fravær. Og derfor bliver der ikke dannet et dagpengeskema. Oprettelse af yderligere nedsat tjeneste bliver derfor ikke anmeldt rettidigt og der mistes dagpengerefusion. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 24 af 25 Redigeret maj 2015
Når I opretter en periode med nedsat tjeneste skal perioden ALTID oprettes ud over 30. dagen efter sygefraværet start og der SKAL indsættes NS på dagene, og ved I ikke hvornår denne nedsat tjeneste finder sted, må I sætte fiktive timer ind i Vagtplan. Når I har de rigtige data må I rette til i Vagtplan.(Det er bedre at få for meget dagpengerefusion og betale noget tilbage, end slet ikke at få dagpengerefusion). Hvis en aftale om nedsat tid skal forlænges, skal der oprettes en ny periode, hvor startdato er lig med dag efter slutdatoen for foregående aftale. Rettelse af forkert indberettet nedsat tjeneste. Udskriv tjenesteopgørelse i Vagtplan, som viser hvordan registrering er foretaget, så du har de tidspunkter der skal indberettes fravær med nedsat tjeneste. Sletning af fraværsregistrering i Vagtplan og ny indberetning i Vagtplan foretages med 24 timers mellemrum for at være sikker på, at data afleveres i særskilte datasæt fra Vagtplan til Tidsadministration. Dag 1: I Vagtplan slettes fravær for perioden Dag 2: I Vagtplan indberettes fravær med nedsat tjeneste som beskrevet i denne vejledning. Fraværskoder til Vagtplanbrugere Side 25 af 25 Redigeret maj 2015