Referat Sted: Hørsholm Rådhus, D1 Dato: 27. august 2015 kl. 13-15 Deltagere: Hugo Pedersen, Kommunaldirektør, Formand Mette Herbert, Direktør Pernille Halberg Salamon, Direktør Klaus Poulsen, Arbejdsleder Marianne Lindholdt, Næstformand, DLF Marlene Dalskov, BUPL Hanne Nordfalk, DSR Jan Stoltz, HK Ulla Høgh, SL Jeanette Hougaard, FOA, Martin Hilsted, AMR Helle Friis, AC Dansk Psykologforening Kontakt Tobias Brøndsted Rasmussen HR konsulent tbr@horsholm.dk Direkte tlf. 48 49 14 71 Center for Økonomi og Personale Løn og personale Kristine Ansted Schmidt, Arbejdsmiljøtovholder Gert Ahrentecht Jensen, Personalechef David Schjelde, HR Tovholder Tobias Brøndsted Rasmussen, HR konsulent (referent) Fraværende: Anette Pollas, FOA, Knud Kildentoft, AMR Emne: Møde i HovedMED Referat fra møde i HovedMED d. 27. august 2015 1. Godkendelse af referat fra mødet d. 21. maj 2015 Godkendt uden yderligere kommentarer. 2. O: Orientering om augustkonferencen d. 21-22. august 2015 Hugo Pedersen orienterede om Hørsholms Kommunes økonomiske situation og de udfordringer, som budgetforhandlingerne for 2016 indeholder. Direktionen har på augustkonferencen anbefalet kommunalbestyrelsen, at der skal findes ca. 34 mio. hvert år i de næste fire år. 1/5
Hørholms Kommunes driftsøkonomi er sund, men kommunens økonomi er kommet under pres, hvilket skyldes faktorer både inde fra og ude fra. Hørsholm Kommunes økonomi er overordnet udfordret af fire forhold: refusionsomlægninger, faldende selskabsskat, flygtninge og en ændring i demografien (flere ældre borgere). Thomas Rafn orienterede om, at kommunalpolitikerne på augustkonferencen fik forelagt en projektmappe med forslag, som kommunalpolitikerne kan bruge i de kommende udfordrende budgetforhandlinger. Augustkonferencen blev derfor også brugt til at finde fællesnævnere hos de forskellige partier i forhold til udvælgelse af projekter. Hvilke projekter, man ender med at udvælge, er afhængig af de kommende politiske budgetforhandlinger, der starter d. 2.9. I forbindelse med drøftelsen om projektmappen blev der på mødet desuden drøftet mulige indsatser, der skal hjælpe kommunen med at komme i mål med de kommende besparelser. Her var både sænkelsen af sygefraværet og generelle effektiviseringer en central del af drøftelsen. 3. Høringssvar til budget 2016-2019 På mødet blev det drøftet, hvordan HovedMED fremadrettet kan kvalificere og konkretisere høringssvar. Hugo Pedersen forklarede, at det fra organisationens side er meget vigtigt, at de politiske prioriteringer sker på baggrund af en grundig rådgivning. Her er høringssvar et vigtigt element, da politikerne gennemgår alle høringssvar (høringsfristen udløber d. 31.8 kl 12). Ulla Høgh pointerede i den forbindelse, at det er centralt, at politikerne får konkret og grundig sparring fra medarbejdersiden på, hvad deres beslutninger har af konkrete konsekvenser. Ligeledes blev det drøftet, hvordan høringssvar kunne indeholde forslag til, hvordan man eventuelt kunne finde en anden besparelse et andet sted. En central del af drøftelsen handlede i forlængelse af dette, om, hvordan både HovedMED og LokalMED fremadrettet kan være mere på forkant og komme med konkrete løsningsforslag til politikerne. 2/5
4. Fremtidig budgetproces På mødet blev det drøftet, hvordan man fremadrettet kan skabe en proces, hvor HovedMED i højere grad bliver involveret og særligt på de strategisk rigtige tidspunkter. Her udtrykte både Marianne Lindholdt og Malene Dalskov frustration over forløbet i år og i særdeleshed ifm. HovedMEDs foretræde for økonomiudvalget, der endte med udeblivelse, da HovedMED ikke kunne bidrage med noget nyt. På trods af en lidt skarp formulering i referatet fra dette møde understregede Hugo Pedersen, at der var fuld forståelse hos økonomiudvalgets medlemmer. Thomas Rafn lagde op til et planlægningsmøde omkring kommende møder, da den politiske kalender stort set ligger fast. På den måde kan man fremadrettet sikre, at HovedMED bliver involveret på de strategisk rigtige tidspunkter. Dette var der opbakning til blandt alle medlemmer i udvalget. 5. Arbejdsmiljø Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Kristine Ansted Schmidt orienterede om arbejdsskadestatistik og status på besøg fra Arbejdstilsynet. Der var ingen kommentarer til statistikken, som følger tendensen i de øvrige kommuner. Der er aktuelt fire påbud fra arbejdstilsynet. Det drejer sig om Bolero (røg gener), Usserød (lyddæmpning), Materielgården (påstand om mobning) og Børneteamet (arbejdspres hos sagsbehandlere). Kristine Ansted Schmidt orienterede om udviklingen og konkrete tiltag på alle fire påbud. Der var ingen yderligere kommentarer til dette punkt på dagsordenen. 6. O: Effektiviseringsprogrammet Lønanalysen Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Det blev besluttet at udskyde denne orientering til næste møde. 7. O: Tidsplan for 3-i-1 måling Ansvarlig: David Schjelde, HR Tovholder David Schjelde orienterede om status for 3-i-1 målingen og den 3/5
kommende tidsplan. Målingen er blevet udskudt en måned, og den nye besvarelsesperiode ligger fra d. 28.9-7.10. Arbejdet med resultaterne fra 3-i-1 målingen skal følge to spor: et strategisk og et lokalt. Som en del af det strategiske spor skal alle arbejde med social kapital, relationel koordinering og kerneopgaven. I den forbindelse har HR udarbejdet et procesdesign, der skal hjælpe ledere og medarbejdere med at få konkretiseret, hvilken betydning det har for deres måde at arbejde sammen om kerneopgaven. Denne proces er blevet sendt ud til arbejdsgruppen herefter skal den igennem styregruppen og direktionen, inden den endeligt godkendes i HovedMED. Grundet tidspres skal HovedMEDs medlemmer godkende processen på mail. På mødet blev det også besluttet, at HR vil tilbyde nogle udvalgte datoer, hvor HovedMEDs medlemmer kan få afklaret eventuelle spørgsmål, inden de godkender processen. David Schjelde udsender hurtigst muligt en mail med datoer til udvalgets medlemmer. 8. O/D: Orientering om ny FM organisation Ansvarlig: John Larsen Ejendomsanalysen, der blev udarbejdet af Brøndum og Fliess, har peget på en række fordele ved at etablere et ejendomscenter. Rapportens analyse viser, at der kan være op mod 4,2 mio. at spare alene pga. effektiviseringer og faldende vedligeholdelsesudgifter. Centerchef John Larsen orienterede på mødet om det igangværende forberedelsesarbejde og implementeringsplaner for den nye Facility Management organisation, der skal håndtere alt, der har med vedligehold af ejendomme at gøre. John Larsen orienterede videre om, at forarbejdet er i fuld gang, og sammen med Personalechef Gert Ahrentecht Jensen er der indledt en involverende dialog med de relevante fagforeninger og MED-systemet. Der er desuden planlagt et kick-off arrangement, hvor alle involverede parter vil blive inviteret. 4/5
Det blev overordnet drøftet, hvilke konsekvenser en øget centralisering af området vil medføre. Herunder indgik en diskussion om den nye organisering for service tekniske medarbejdere og deres tilhørsforhold til de enkelte institutioner. Her udtrykte Martin Hilsted og Marianne Lindholdt bekymring for, om skolerne ville miste deres faste pedeller og medfølgende problemer. John Larsen svarede, at man havde gode erfaringer med at udnytte pedellernes faglighed efter behov på forskellige lokaliteter, men at de ville bevare en fast tilknytning til deres nuværende stamsted. Det generelle rengøringsniveau, samarbejdet mellem serviceteknikere og rengøringspersonale samt muligheden for fast rengøringspersonale var også genstand for diskussion. John Larsen ville i den forbindelse undersøge, om udbuddet på rengøring i kommunen skulle genforhandles og vende tilbage med muligheder på området. 9. Eventuelt 10. Evaluering af mødet 5/5