REFERAT AF AFD. BESTYRELSESMØDET D. 6/5-2013. Tilstede: Sanne (nr. 115), Jonas (nr. 271), Lene (nr. 181), Thora (nr. 175) og Nina (nr. 117). Afbud: Ernst (nr. 259) og Jørgen (nr. 157). Referent: Thora. 1. BEBOERHENVENDELSER 4 stk. modtaget. Dæk på p-pladsen ved lilla gård er blevet snittet op. Nogle har politianmeldt det. Vi opfordrer alle til at være ekstra opmærksomme!!! Velfærdsbygningen: Da vores ejendomsfunktionærer (Tom, Tonny og Nick) bl.a. ikke har mulighed for at komme i bad efter arbejde i deres nuværende lokaler, så er forholdene ulovlige. Og det har de været længe. Derfor skal der bygges en Velfærdsbygning til dem, så vi følger loven og så vores ejendomsfunktionærer får ordentlige arbejdsforhold med f.eks. et større kontor og en frokoststue. 2. GODKENDELSE AF REFERAT FRA 8/4 2013. Referatet er godkendt. 3. SIDEN SIDST a. Køkkenet i fælleshuset Emhætten hang lidt lavt. Og en låge skulle vendes. Begge dele er blevet ordnet. b. Fællesture m. Afdeling 30 Alle 3 ture er aftalt med Afd. 30. Og da vi bestilte bus til alle 3 arrangementer på én gang, så får vi en rabat fra busselskabet. Der bliver 3 ture i år: Djurs sommerland d. 2/6. 1
Voksentur til Mariager og Hvidsten kro. Tysklandstur d. 7/11. c. Møde med aktivitetsudvalget Forslag til aktivitetskalender er lavet. Forslag ang. Internet-cafe/lektiehjælp/computer-kursus el. lign. Der skal laves spørgeskemaer, som skal deles ud, for at finde ud af om der er interesse for det. d. Resumé fra Dialogmøde om Kommunikation Et godt møde, med gode råd til effektiv kommunikation på skrift. e. Budget for afdelingsbestyrelsen + aktiviteter 2014 Budget lavet. Vi har budgetteret midler til 3 udflugter og div. Grill-arrangementer. Desuden tilskud til opstart af evt. Internetcafé og IT-kurser. f. Skelplan mellem Afd. 30 og Afd. 32 Fodboldbanen ligger faktisk halvvejs inde på Afd. 30 s område, så vi spørger dem om de ikke vil være med til fælles vedligehold. g. Afdelingsmødet 2013 Afdelingsmødet kommer til at ligge d. 12/9 i år. Brogården er reserveret. h. Grill-aften i lilla gård Grillen fra Fælleshuset er lejet. Der er 2 beboere der har tilmeldt sig allerede. i. Indkøb Kontorstol er bestilt. Forskellige andre småting skal også købes. 2
j. Resumé fra inspirationsmøde om Råderet Et interessant møde om de mange muligheder der findes for at bruge den Individuelle Råderet til at lave flotte indendørs forbedringsarbejder i sin bolig. Vi er nu lidt bedre rustet til at råde beboerne ang. Råderet. k. Sedler om prisstigninger på udlejning af Fælleshuset De nye sedler skal laves, men vi rykker ikrafttræden til d. 1/1-2014. 4. POST a. Tilladelse til husdyrhold, nr. 221 Det er arkiveret. b. Tilladelse til husdyrhold, nr. 109 Det er arkiveret. c. Faktura fra busselskab vedr. Djurs-tur 2012 Vi har endelig modtaget regningen fra busselskabet for sidste års tur til Djurs sommerland. Det er under al kritik at det skal tage SÅ lang tid at få tilsendt en regning! d. 2 mails vedr. beskæring af træer Beboerne i nummer 135-145 i grøn gård beder om at få beskåret træerne ud imod Ådalsvej. Beboerne har bedt om det før, og derfor har vi også lige haft det med på Markvandringen. Så der kommer til at ske noget hen over sommeren. e. Mail fra Dit busselskab Prisoverslag tilsendt. Vi har godkendt det. Der skal aftales nærmere når vi kommer tættere på. f. Flyttemeddelelse, nr. 155 Udlejet igen fra d. 15/5. 3
g. Mail fra Johnny, vedr. Markvandringen Johnny har sendt os en liste over punkter som vi talte om til Markvandringen. Han vil gerne have os til at prioritere listen, således at vi kan være med til at bestemme i hvilken rækkefølge tingene bliver lavet. Tages op på næste møde. h. Ordrebekræftelse fra Djurs Djurs Sommerland har bekræftet vores bestilling af mad. i. Mail om Bestyrelsesnetværksmøde 30/5 Invitation til at deltage i etableringen af et netværk for afdelingsbestyrelser, hvor vi kan nyde godt af andres erfaringer og dele ud af vores egne erfaringer til andre. j. Mail ang. Afdelingsmøde 2013 Mail om at vi meget snart skal fortælle administrationen datoen for årets afdelingsmøde. k. Mail ang. deltagelse i Repræsentantskabsmødet Thora og Jonas melder sig til endnu engang. l. Endnu en mail sendt til maler om manglende finish i billardlokalet Han har stadig ikke svaret, så vi prøver at kontakte ham igen. 5. SMÅ REGNSKABER Regnskabet for Fælleshuset og regnskabet for afdelingen er gennemset. 6. EVT. KØB AF 2 BEDRE PAVILLIONER TIL FÆLLESHUSET Vi skal have målt op, og se på om den model vi har kik på kan være der. 4
7. FORSLAG FRA BOLIGKONTORET TIL ÆNDRING/FORENKLING AF VORES HUSORDEN Vi sætter os sammen og får set på det. Forslag om evt. at indarbejde husdyrreglement og haveregulativ i Husordenen. Der skal laves et forslag, som forelægges bestyrelsen senere. Debat om hvorvidt vi hellere skulle indarbejde informationerne fra velkomstfolderen i Husordenen eller om vi skal have begge dele? Boligkontorets Demokratiudvalg vil gerne stå til rådighed med sparring omkring vores husorden når vi har lavet vores eget udkast, som vi kan sende til dem. De vil udfordre os mht. f.eks. ordlyden. 8. HEGN OG SKURE Johnny får priser senest d. 6/5 når licitationen har været afholdt. Det bliver sådan at eksisterende låger bliver sat til side, og så skal folk selv betale for at få dem sat op igen. Der bliver også et tilbud (for egen regning) om nye låger der passer til beklædningen på skurene, hvor tømreren sætter lågen op (på stolper). 9. EVENTUELT Forslag om indkøb af en trillebør til udlån der kunne evt. hænge én i hvert vaskehus. Det er nu lykkedes at skaffe rapporten fra Styringsdialog 2012 (møde imellem Århus Kommune og Boligkontoret), ved at maile til direktør Morten Homann. Den ligger i ERFA-mappen. Der er ikke nogen store overraskelser i rapporten, idet Afdelingsbestyrelsen for længst er blevet orienteret om den eneste påtale der var fra kommunen. Der var en påtale til Boligkontoret om at få afdelingernes henlæggelser til at svare bedre til de arbejder der skal udføres der er altså et misforhold imellem lånoptagelse og henlæggelser. Dette betyder at afdelingerne i højere grad selv skal til at spare op til de ting der skal laves i stedet for at optage lån til det meste! Alle afdelinger skal herefter arbejde på (i samarbejde med Administrationen) at blive bedre til at henlægge til kommende udgifter! Der skal ikke være sådan et Styringsdialog-møde med Favrskov kommune fordi Boligkontoret ligger i Århus kommune, og det er hovedorganisationens beliggenhed der bestemmer hvilken 5
kommune der skal holdes møde med. Dermed er vi der bor i Boligkontorets boliger i Favrskov kommune også dækket af dette møde. Energimærkningen for vores bebyggelse kan ses på vores afdelings hjemmeside - under Beboermappen (den er fra 2010). Vi har snakket med Mogens fra Administrationen, og det vil ikke koste os noget at få domænenavnet www.aadalsparken.com tilknyttet vores afdelings hjemmeside. Derfor besluttede vi at det vil vi gerne have, så det bliver nemmere at finde vores hjemmeside. Vi kontakter Mogens for at få det sat i gang. Der findes statistik på hvor meget vores afdelings hjemmeside bliver brugt. Det foregår via programmet Google Analytics, som er ret omfattende. Bestyrelsen har nu fået et login, så vi kan gå ind og kigge på statistikkerne. Referaterne for Januar til April måned er nu blevet lagt på Afdelings-hjemmesiden, ved hjælp af Mogens fra Administrationen. Til en Fællesspisning blev der spurgt om vores ejendomsfunktionærer også skal rydde sne på fortovet nedenfor skrænten langs med Ådalsvej. Og ja, vi har spurgt Tom, og det skal de. 6