Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Møde nr. : 07/2011 Sted : Administrationsbygningen, Allingåbro Dato : 30. marts 2011 Start kl. : 09.00 Slut kl. : 12.40 Medlemmer Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (Formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Servicedirektør Anders Brinch Larsen Deltog x x x x Sekretær: Sekretariatschef Kim Bruun Nielsen Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse 1. Gennemgang af dagsordener/beslutningsprotokoller...1 2. Økonomi...2 3. Aftale om oprettelse af ekstra praktikpladser i kommunerne...3 4. Implementering i Norddjurs Kommune af styringsreformen for de almene boliger...5 5. Kommunikation...8 6. Eventuelt...10 Norddjurs Kommune
1. Gennemgang af dagsordener/beslutningsprotokoller Udvalgenes dagsordener gennemgås på direktionens møde forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås på direktionsmødet umiddelbart efter udvalgsmødet. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kultur- og udviklingsudvalgets møde den 21. marts 2011 miljø- og teknikudvalgets møde den 21. marts 2011 børne- og ungdomsudvalgets møde den 22. marts 2011 arbejdsmarkedsudvalgets møde den 23. marts 2011 voksen- og plejeudvalgets møde den 28. marts 2011 Gennemgang af dagsorden for: økonomiudvalgets møde den 5. april 2011 kommunalbestyrelsens møde den 12. april 2011 Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller og dagsordener gennemgås. De respektive direktører gennemgik beslutninger fra ovennævnte møder i de stående udvalg. Kommunaldirektøren gennemgik ovennævnte dagsorden til henholdsvis møder i økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Der udarbejdes sag om revidering og justering af retningslinjer for udbud af anlægs- og rådgivningsopgaver med henblik på politiske behandling. 1
2. Økonomi I forhold til budgetåret 2011 vedtog kommunalbestyrelsen den 14. oktober 2010 kommunens budget for budgetåret 2011 og de vejledende budgetter for budgetoverslagsårene 2012-2014. Med henblik på at sikre, at det vedtagne budgets forudsætninger løbende iagttages og med henblik på at følge budgetudviklingen, optages der på dagsordenen for direktionens møder et fast punkt omhandlende kommunens økonomi. Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Sagen vedr. overførsler mellem 2010 og 2011 behandles på økonomiudvalgets møde i maj måned. Direktionen arbejder ud fra 5 kategorier for overførslerne, som der skal tages politisk stilling til: 1. Beløb der overføres til disposition i 2011 2. Beløb der overføres til anlæg i 2011 3. Beløb der indefryses i 2011 med henblik på at der i 2012 tages stilling til eventuel heleller delvisfrigivelse 4. Beløb der ikke overføres til 2011 og tilgår kassebeholdningen 5. Om der er aftaleenheder der midlertidig skal tages ud af aftalesystemet Endvidere skal alle beskrivelser af overførsler godkendes af aftalegiver/afdelingschef. 2
3. Aftale om oprettelse af ekstra praktikpladser i kommunerne For 2010 har Regeringen og KL indgået en aftale om oprettelse af 1.320 ekstra praktikpladser i kommunerne, heraf oprettede Norddjurs Kommune 10 ekstra pladser. For 2011 har Regeringen og KL indgået en aftale om oprettelse af praktikpladser og indgik den 1. marts 2011 en aftale om, at der oprettes 1.560 flere praktikpladser i kommunerne i 2011. KL har vurderet, at kommunernes muligheder for i fællesskab at overholde aftalen bedst sikres ved, at der udmeldes måltal for de ekstra pladser til hver kommune. KL opfordrer således til, at den enkelte kommune som minimum opretter et ekstra antal praktikpladser svarende til måltallet for kommunen. For Norddjurs Kommune er der tale om 11 ekstra praktikpladser i 2011. Ved at indfri aftalen får kommunerne en økonomisk gevinst ved at modtage praktikpladspræmie og bonus fra AER på alle oprettede praktikpladser på op til 70.000 kr. Hvis aftalen derimod ikke efterleves, vil der ske en forholdsmæssig modregning af den udbetalte præmie i bloktilskuddet. Samlet set inkl. de ekstra praktikpladser udgør antallet af elever for Norddjurs Kommune i 2011 følgende: Ekstra dimensionering af elever i 2011 (1.560 aftalen) 11 SOSU-hjælpere 58 SOSU-assistenter 17 PAU 10 Øvrige 5 EGU 0 I alt 101 Det skal bemærkes, at såfremt der ikke anvises tilstrækkeligt med elever fra f.eks. SOSU-skolerne, skal antallet dækkes via de øvrige kategorier. Det skal nævnes, at oprettelsen af ekstra praktikpladser i kommunerne nu også omfatter: Handel- og kontoruddannelsen (speciale i offentlig forvaltning) 3
Ernæringshjælper- og assistentuddannelsen Serviceassistent Ejendomsservicetekniker Direktionen besluttede på direktionsmødet den 13. januar 2011, at sagen sendes til økonomiudvalgets behandling med indstilling om, at der oprettes 11 ekstra praktikpladser i 2011 der primært rettes mod de svageste unge, herunder EGU-praktikanter og serviceassistenter, og merindtægten som følge af den midlertidige forhøjelse af AER-bidraget placeres på en fælles pulje. Kommunaldirektøren indstiller, at 1. de ekstraordinære praktikpladser for 2011 primært rettes mod de svageste unge, herunder EGU-praktikanter og serviceassistenter 2. merindtægten som følge af den midlertidige forhøjelse af praktikpladspræmien og bonus placeres på en fælles pulje 3. Løn-teamet forestår det praktiske med at holde øje med overholdelse af aftalen, indberetninger m.v. samt hjemtagelse af forhøjelse af praktikpladspræmien og bonus. Direktionen beslutter at indstille at de ekstraordinære praktikpladser i 2011 rettes primært mod de svageste unge og jobcenteret formidler pladserne. Den fælles pulje anvendes til at støtte oprettelsen af de ekstra pladser og eventuel sanktion mod manglende overholdelse af aftalen. 4
4. Implementering i Norddjurs Kommune af styringsreformen for de almene boliger 10/25282 03.10.24A21 Den 1. januar 2010 trådte styringsreformen for den almene boligsektor i kraft. Reformen indebærer, at en stram regelstyring i høj grad afløses af en mål- og rammestyring, der forudsætter et tæt samarbejde mellem boligorganisationerne og kommunen. Formålet med styringsreformen er at give størst mulig fleksibilitet, metodefrihed og afbureaukratisering og forbedre mulighederne for lokalt tilpassede løsninger for den almene boligsektor. Derfor er den fremtidige styring af det almene byggeri i høj grad baseret på mål- og rammestyring gennem et konstruktivt og fremadrettet samarbejde mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation. Hovedelementerne i den nye styringsmodel er med udgangspunkt i det overordnede formål og generelle målsætninger i Lov om almen boliger (LAB): En styringsdialog mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation om boligorganisationens udfordringer, målsætninger samt koordinering af indsatser og indgåelse af aftaler. Samarbejde mellem kommunalbestyrelse og boligorganisation om indgåelse af aftaler og realisering af overordnede målsætninger. Styrkelse af boligorganisationernes egenkontrol for at aflaste de kommunale tilsyn. En dokumentationspakke, som er grundlag for styringsdialogen. Styringsdialogen gennemføres som minimum ved et årligt tilbagevendende møde mellem kommune og boligorganisation og tager udgangspunkt i dokumentationspakken. Det er en forudsætning, at kommunen lægger vægt på et fremadrettet og etableret samarbejde med boligorganisationen frem for den traditionelle tilsynsopgave. Det er vigtigt, at kommunen prioriterer og tilrettelægger sin rolle og opgaver i den fremtidige styring af sektoren optimalt for at sikre en fremadrettet og konstruktiv styringsproces til gavn for kommunens og dens almene boligområder. 5
Styringsdialogen er et vigtigt omdrejningspunkt for styringen, og den skal have fokus på de væsentligste problemer og løsningen heraf. Det forudsætter, at den enkelte boligorganisation har en velfungerende virksomhedsledelse og egenkontrol. Kommunens opgave er at tilse, at det er tilfældet ved at konstatere om boligorganisationens eget arbejde med ledelse, egenkontrol og forvaltningsrevision fungerer betryggende. Styringsdialogen skal foregå mellem boligorganisationen og den tilsynsførende kommunalbestyrelse og omfatter både almene boligorganisationer med egne afdelinger og almene administrationsorganisationer. Det er kommunen, der har ansvaret for at indkalde til dialogmødet. Styringsdialogen sker som udgangspunkt mellem kommunen og den enkelte boligorganisation, men en del af styringsdialogen kan gennemføres i en fælles proces med deltagelse af flere boligorganisationer. Efter lovgivningen skal tilsynet med en afdeling ske hos den kommune, hvor den ligger. Hvis afdelingen, boligorganisationen er hjemhørende i en anden kommune og dermed har en anden tilsynskommune, er afdelingen ikke omfattet af kravet om styringsdialog, men dokumentationspakken skal indsendes til afdelingens tilsynsførende kommune. Kommunen eller boligorganisationen kan i sådanne tilfælde tage initiativ til et dialogmøde. Kommunen skal offentliggøre en redegørelse for den gennemførte styringsdialog på sin hjemmeside, ligesom den skal indberettes i det særlige it-system. Redegørelsen skal være individuel for den enkelte boligorganisation. Kravet til redegørelsen er, at den indeholder et referat af drøftelsen mellem boligorganisation og kommune i forbindelse med styringsdialogen og en kort beskrivelse af eventuelt indgåede aftale. Kommunen får bedre viden og analyseredskaber bl.a. gennem dokumentationspakken og den positive dialog og samarbejdet, som styringsreformen fremmer, giver kommunen værktøjer til, i samarbejde med boligorganisationerne, at kunne være på forkant med mulige problemer. Det gælder såvel problemer i forhold til den enkelte boligorganisation og mere generelt i forhold til de almene bolig i kommunen. 6
Reformen giver således bedre muligheder for, at kommunen i samarbejde med boligorganisationerne, kan styrke arbejdet for bl.a. at sikre bæredygtige almene boligområder, både fysisk og socialt, og forhindre, at de udvikler sig til at blive problemramte. Reformen giver også bedre muligheder for at styrke samarbejdet med henblik på at sikre tidssvarende og tilstrækkelig kapacitet af familieboliger og boliger til ældre, plejekrævende, handicappede, unge og andre borgere herunder også særligt udsatte grupper. Direktionssekretariatet har anmodet SPJrådgivning om at forestå udarbejdelsen af en rapport, som indeholder forslag til, hvordan styringsdialogen kan foregå i Norddjurs Kommune. Udkast til rapport vil forelægge til direktionens møde. Kommunaldirektøren indstiller, at rapport med forslag til hvordan styringsdialogen kan foregå i Norddjurs Kommune, drøftes. Forslaget til styringsdialog skal politisk behandles. Forslag til rapport sendes til kommentering hos de respektive afdelinger/nøglepersoner der er blevet interviewet i forbindelse med rapportens udarbejdelse. Der udarbejdes en beskrivelse om fordele og ulemper ved at udbyde administration af Grundlaget for det økonomiske tilsyn beskrives. 7
5. Kommunikation Med henblik på at klarlægge, om der på direktørområderne er emner til offentliggørelse dels ved udsendelse af pressemeddelelse e.l. eller indlæggelser på hjemmesiden foretages en drøftelse af, hvad der for tiden rører sig på de forskellige områder. Der er udsendt følgende pressemeddelelser siden sidst afholdte direktionsmøde. Dato Overskrift 29-03-2011: Torben Jensen udnævnt til ridder Direktionen har besluttet, at der gennemføres en halvårlig status på de tiltag i kommunikationsstrategien, som blev vedtaget i direktionen i oktober 2010. Denne status er foretaget i nedenstående gennemgang: Status for tiltag: Udvikling af hjemmeside. Der er i februar/marts 2011 udarbejdet et oplæg til en proces omkring ny hjemmeside for Norddjurs Kommune. Oplægget dannede grundlag for drøftelse på et møde d. 17. marts 2011. På mødet deltog økonomidirektøren, IT - chefen, sekretariatschefen, projektlederen for digitaliseringsprocessen, kommunikationsmedarbejderen samt webmasteren. Status for tiltag: Fotodatabase. Når kommunen får nye servere (hvilket formentlig gennemføres i sommeren 2011) og deraf følgende større kapacitet til selv at hoste en stor mængde fotos, opretter kommunikationsmedarbejderen i samarbejde med webmasteren en database på F-drevet med fotos og en vejledning i, hvordan disse skal bruges. Status for tiltag: Nedsættelse af netværk af lokalredaktører. Netværket blev nedsat i efteråret 2010, og det første møde blev afholdt i december 2010. I 2011 er der foreløbig afholdt to møder, og webmasteren blev koblet på arbejdet ved sin tiltrædelse den 1. februar 2011. 8
Status for tiltag: E-mail: Undersøgelse af muligheder for etablering af fælles signatur og information om eksisterende retningslinjer. Forskellige modeller for etablering af fælles digital signatur er blevet undersøgt, og foreløbig er det planen, at IT - afdelingen skal arbejde videre med en model, hvor kommunens eget Outlook-system bliver sat op til at lave fælles signaturer samt regler for minimum-indhold i autosvar-funktionen. Kommunaldirektøren indstiller punktet til drøftelse. Direktionen tog punktet til efterretning. Direktionen besluttede, at arbejdet med en fælles signatur i første omgang for administrationen gangsættes. 9
6. Eventuelt 10