Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde tirsdag den 18. marts 2014 kl. 13.00 Mødested: Bjergby Præstegård, herefter hos Hjørring Nordre Provsti, Nørregade 52, Sindal Version: 1 Fælles: 1 Godkendelse og underskrift af referat fra seneste provstiudvalgsmøde Godkendt og underskrevet Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: Efter besøg i Bjergby. Provstiudvalget tilskriver menighedsrådet om mødet, men det er provstiudvalgets holdning at nuværende præstebolig nedrives og at der planlægges opførelse af ny præstebolig. MR bidrager med salg af jord. 1 Regnskab 2013 PUK-kassen Hjørring Nordre provsti Sag: Regnskab 2013 PUK-kassen Hjørring Nordre provsti (979) Regnskab 2013 PUK-kassen Hjørring Nordre provsti 14.03.2014: Til godkendelse og videre ekspedition: Årsregnskab 2013 for PUKkassen i Hjørring Nordre Provsti. 2 Hirtshals Kirkecenter, ansøgning om 5%- midler Sag: Om- og tilbygning til Hirtshals Kirkekontor (763) - Hirtshals Sogn Regnskabet godkendtes PU er indforstået med, at der fra 2015 er fælles PUKasse for de to provstier. Regnskabet er blevet afleveret og påført stempel: Hjørring Nordre provstiudvalg, CVR-nr. 21179604, Regnskab 2013, Afleveret onsdag den 12/3 kl. 10.14. PU anbefaler, at byggelånet forhøjes med kr. 250.000,- Hirtshals Kirkecenter, ansøgning om 5%- midler 13.03.2014: Hirtshals MR fremsender til PU ansøgning om ekstrabevilling ifm. opførelse af et nord/vest vendt vindfang ifm. om- og tilbygningen af Hirtshals kirkekontor. Opførelsen af et vindfang kan ikke holdes inden for den givne anlægssum på kr. 4,5 mio. kr. Anslåede etableringsudgifter for vindfanget er beregnet til kr. 262.500,00. incl. moms. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 1
3 Bjergby-Mygdal - ansøgning om 5%-midler Sag: Ansøgning om 5%-midler fra Bjergby- Mygdal MR vedr. ansættelse af ny præst (945) - Bjergby Sogn Bevillingen godkendes. Bjergby-Mygdal - ansøgning om 5%-midler 13.02.2014: Bjergby-Mygdal MR ansøger om tilskud til dækning af udgifterne ifm. afholdelse af afskedsfest for deres afgående præstepar samt velkomst for vort det nye præstepar. De samlede udgifter beløber sig til kr. 27.859,75. 4 Vedr. Hørmested kirke Sag: Hørmested Kirke - varmeanlæg (820) - Hørmested Sogn Tages op under provstesynet i juni Vedr. Hørmested kirke 11.03.2014: Hørmested MR fremsender til PU skrivelse ang. ønske om ændring af varmekilde i kirken samt indvendig kalkning af kirkerummet. 5 Notat vedr. Læsø's økonomi Sag: Læsø kirkekasse - økonomi (964) Hals Sogn Godkendt Notat vedr. Læsø's økonomi 26.02.2014: Notat vedr. økonomien på Læsø - til PU s behandling. 6 VS: finansieringsmodeller Sag: Læsø Kirkekasse - finansieringsmodeller (971) - Hals Sogn Godkendt VS: finansieringsmodeller 03.02.2014: LES fremsender til Læsø MR 3 finansieringsmodeller til orientering og videre foranstaltning. Finansieringsmodel Læsø 18.02.2014: HSP fremsender til Læsø MR nyt forslag til finansieringsplan. lånesag Læsø 21.02.2014: HSP fremsender til STØ anmodning om oprettelse af to stiftslån til finansiering af hhv. den nye servicebygning ved Østerby kirke og den indvendige renovering af Byrum kirke. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 2
Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 7 Astrup kirke - erhvervelse af ny klokke Sag: Astrup Kirke - ansøgning om ny klokke (823) - Astrup Sogn Astrup kirke - erhvervelse af ny klokke 10.03.2014: STØ fremsender til Astrup MR udtalelse fra klokkekonsulenten dat. 17.02.2014. Klokkekonsulenten konkluderer, at der er al mulig grund til at lykønske menigheden med det nye klokkeanlæg, der med et årligt eftersyn vil kunne tjene kirken i en lang årrække fremover. Alle implicerede parter fortjener ros og anerkendelse for, at opgaven er lykkedes så fuldendt. 8 Ekstrabevilling til Sørig Sag: Sørig Kirkekasse - 5%-midler (966) - Sørig Sogn Ekstrabevilling til Sørig 30.01.2013: Sørig MR fremsender til PU ansøgning om 5%-midler til dækning af udgifter til Brandsoft graversystem. Der ansøges om kr. 7.476,55. 30.01.2013: Der er givet adm. tilsagn, hvorefter beløbet er udbetalt den 12.02.2013. 9 Rapport vedr. El Sag: Sørig - energiforbrug (980) - Sørig Sogn Rapport vedr. El 05.02.2014: Sørig MR v/lissy Wittendahl fremsender kort notat vedr. energiforbruget i Sørig menighedsråds bygninger. Sørig Kirke m.m. - Vurdering af el-forbrug - Konklusionsnotat. Energisyn tages op på ny af provsten. 20.02.2014: Lønborg fremsender til PU konklusionsnotat fra møde, tirsdag den 11.02.2014 med det formål at gennemgå bygningsmassen ved Sørig kirke, i forhold til det konstaterede elforbrug. Sørig - forsalg til valg af luft/luft varmepumpe 20.02.2014: Lønborg fremsender til PU forslag til valg af luft/luft varmepumpe til Sørig. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 3
10 Sørig kirke - anmodning om aktindsigt Sag: Sørig Menighedsråd: begæring om aktindsigt (926) - Sørig Sogn Sørig kirke - anmodning om aktindsigt 24.02.2014: Modtaget svar på provstens skrivelse dat. 20.02.2014 ang. aktindsigt. Referat MR møde 4.marts Sørig MR 12.03.2014: Referat af MR-møde i Sørig den 04.03.2014 fremsendt ifm. anmodning om aktindsigt. Vedr. Sørig Menighedsråd 20.02.2014: Provsten fremsender svar på anmodning om aktindsigt vedr. Sørig Kirke og Menighedsråd. 11 Sørig menighedsråd - Forretningsorden samt vedtægter Sag: Sørig menighedsråd - Forretningsorden samt vedtægter (978) - Sørig Kirkedistrikt Sørig menighedsråd - Forretningsorden samt vedtægter 10.03.2014: Sørig MR fremsender til PU flg. underskrevne dokumenter: - Forretningsorden for Sørig sogns MR - Vedtægt for Kirkeudvalg/Kirke- og kirkegårdsudvalg - Vedtægt for regnskabsfører - Vedtægt for valgt kasserer - Vedtægt for kirkeværgen - Standardvedtægt for kontaktperson - Vedtægt for sekretær 12 Gravsted på Bjergby kirkegård Sag: Gravsted på Bjergby kirkegård (968) - Bjergby Sogn Gravsted på Bjergby kirkegård 18.02.2014: LES fremsender til Bjerby- Mygdal MR og HNP orientering vedr. speciel aftale vedr. gravsted afd. L nr. 863-864 på Bjergby Kirkegård. 13 Lendum Kirke Sag: Lendum Kirke - lagerplads (664) - Lendum Sogn Lendum Kirke 24.02.2014: ODY meddeler Lendum MR, at PU kan godkende arbejdet og udgifterne. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 4
11.02.2014: Lendum MR v/leif Christensen fremsender til PU overslag på arbejder ifm. lovliggørelse af materialeplads ved Lendum kirke. Graveren ved Lendum kirke vil gerne påtage sig opgaven med at plante bøgehækken og lave jordarbejdet ved plantningen. Budget for arbejdet samt bøgeplanter beløber sig til kr. 22.689,28 + moms. Overslag fra Solbakkens Tømrer lyder på kr. 20.000 incl. moms og tilbud fra ORANJE Beton lyder på kr. 4.900,00 excl. moms. MR-formand anmoder om PU s godkendelse inden arbejdet påbegyndes. 14 Præcisering af kirkelig ligning Sag: Budget 2014 (771) Præcisering af kirkelig ligning 11.03.2014: LES fremsender til Læsø Kommune en præcisering af den kirkelige ligning. 15 Til Læsø mr. - bevilling og udbet. af lån kr. 1.000.000,00 - Østerby kirke Sag: Østerby kirke, graverhus (696) - Hals Sogn Til Læsø mr. - bevilling og udbet. af lån kr. 1.000.000,00 - Østerby kirke 25.02.2014: STØ fremsender til Læsø MR godkendelse vedr. bevilling af lån af stiftsmidlerne, stort kr. 1.000.000,00 til dækning af udgiften ifm. opførelse af en servicebygning ved Østerby Kirke - lån nr. 8438-1. Lånet afvikles over 15 år med lige store halvårlige ydelser hver 30. december termin, første gang i juni termin 2014. 16 Byrum kirke - indvendig istandsættelse (590/14) Sag: Byrum Kirke - restaurering (813) - Byrum Sogn Byrum kirke - indvendig istandsættelse (590/14) 25.02.2014: STØ fremsender til Læsø MR endelig godkendelse vedr. istandsættelse af Byrum kirke. Det er en betingelse for STØ s godkendelse, at arbejdet udføres som anført i den tidligere fremsendte skrivelse og under arkitektens tilsyn, dog med flg. bemærkninger: Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 5
De af konsulenterne gjorte bemærkninger i udtalelser fra hhv. 2012 og 2013 skal nøje overholdes. Endvidere godkender biskoppen, at Byrum kirke bevilges et lån af stiftsmidlerne, stort kr. 3.000.000,00 - lån nr. 8437-1. Lånet afvikles over 15 år med lige store halvårlige ydelser hver 30. juni og 30. december termin, første gang i juni termin 2019. 17 Til Læsø mr. - ændring af afdragsvilkår lån nr. 208044 - Byrum kirke Sag: Læsø Kirkekasse ændring af afdragsvilkår - lån nr. 208044 - Byrum kirke (972) - Byrum Sogn Til Læsø mr. - ændring af afdragsvilkår - lån nr. 208044 - Byrum kirke 25.02.2014: STØ fremsender til Læsø MR skrivelse vedr. bevilget lån til Byrum kirke lån nr. 208044. 18 Hjørring Nordre - afdragsprofiler Sag: Budget 2015 (975) Hjørring Nordre - afdragsprofiler 11.03.2014: STØ fremsender til PU afdragsprofiler på aktive lån i Provstiet. Budgettal for Hjørring Nordre Provsti 10.03.2014: STØ fremsender til Hjørring Nordre Provsti oversigt over gravstedskapitaler for de kommende år. Hjørring Nordre - indlån saldoliste pr. 31122013 13.03.2014: STØ fremsender til PU indlån saldoliste til brug ved budgetlægning. Både indlånsrente og udlånsrente udgør 3,50% i 2015. 19 Det Bindende Stiftsbidrag for 2015 Sag: Det Bindende Stiftsbidrag for 2015 (963) Det Bindende Stiftsbidrag for 2015 05.03.2014: STØ fremsender til PU oversigt vedr. Det Bindende Stiftsbidrag 2015. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 6
20 Fremsendelse af forpagtningskontrakt 2014 Sag: Forpagtningskontrakt 2014 (973) Fremsendelse af forpagtningskontrakt 2014 25.02.2014: STØ fremsender til PU en standard forpagtningskontrakt, som kan benyttes af menighedsrådene. Udsendes til relevante MR, der står for at skulle forny forpagtningsaftaler. 21 Info-tjenesten REferat af bestyrelsesmøde Sag: Informationstjenesten i Aalborg Stift - Infotjenesten (704) Info-tjenesten REferat af bestyrelsesmøde 22.01.2014: Infotjenesten i Aalborg Stift fremsender til PU referat fra bestyrelsesmøde d. 22.01.2014. 22 Kirketællinger i Aalborg Stift fra Påskedag den 20. april 2014 Sag: Kirketællinger i Aalborg Stift fra Påskedag den 20. april 2014 (967) Kirketællinger i Aalborg Stift fra Påskedag den 20. april 2014 26.02.2014: STØ fremsender til MR og præster i Aalborg Stift orientering om kirketællinger i Aalborg Stift fra Påskedag den 20. april 2014. VS: Tilmelding til møderne om kirketælling i Aalborg stift med biskoppen Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Gert Nørgaard Frederiksen Jens Peter Madsen Per Harfeld Lisbeth Waaentz Mogens Sørensen Henrik Lund Line Skovgaard Pedersen Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 18.03. 2014 7