Bestyrelsen Brøndby den 16. december 2011 Referat fra bestyrelsesmøde 1/2012 torsdag den 8. december 2011 i Idrættens Hus, Brøndby Deltagere: Afbud fra: Referent: Bent Mikkelsen, Hans Bruun, Anni Schirmacher Andersen, Harry Laursen, Poul Erik Jensen, Egon Brix Jørgensen og Jan Rodtwitt Hans-Jørn Søgaard Andersen Jan Rodtwitt DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra seneste møde og udvalgsreferater 3. Orientering fra formand/sekretariat 4. Økonomi 5. Sager til drøftelse og beslutning 6. Sager til efterretning 7. Næste møde 8. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse referater 2.1 Godkendelse Bestyrelsesreferat 7/2011 d. 25. november: Referatet blev godkendt 2.2. Udvalgsreferater til efterretning: Udvalgsreferater offentliggjort i perioden 25. november til 2. december blev alle taget til efterretning. 3. Orientering fra formand / bestyrelse / sekretariat 3.1 Orientering fra formanden: Bent Mikkelsen oplyste, at Esbjerg Byråd nu har truffet beslutning om ikke at iværksætte det store baneprojekt, Motorsportscenter Danmark, grundet den store investering som man ikke finder det muligt at rejse p.t.. Korskro området bevares i sin nuværende form, hvilket har været kraftigt pointeret af DASU. Streetrace bliver et nyt indsatsområde for kommunen, i dette bliver DASU involveret. Til Rally Monte-Carlo Historiques passage af Danmark søndag d. 19. februar er polititilladelsen nu modtaget. 3.2 Orientering fra bestyrelsesmedlemmer: Harry Laursen orienterede fra sin deltagelse i KU-møde d. 1. december: Udvalgets økonomi, specielt opfølgning. Man ønsker en miniput licens med fx. en 3 måneders prøveperiode, hvor disse nye kørere tilbydes et billigere produkt. Samme er rettet mod et nyt tiltag, som laves i samarbejde med en forhandler. Harry Laursen, Anni Andersen og Jan Rodtwitt sætter sig sammen og finder en løsning. Bestyrelsen gav mandat til samme, dog således at klubben samtidig reducerer sit kontingent. Der er udtrykt ønske fra KU s side om en justering af DASU s profil tøj. Poul Erik Jensen og Sekretariatet går ind i denne opgave. Der har været afholdt evalueringsmøde med Racing Motor/Vega om dæk leverancerne i 2011, samarbejdet kører fint. Der er til dato kun leveret ca. 6.000 dæk i år, hvilket er noget lavere end forventet.
Side 2/4 Bestyrelsesprotokol 01/2012 3.3 Orientering fra Sekretariatet: Intet at berette denne gang. 3.4 Evaluering af repræsentantskabsmødet d. 26. november: Bestyrelsen foretog en kort evaluering af mødet samt fremsatte forslag og valgene. Det var naturligvis en skuffelse, at forslagene om ny struktur ikke fik den nødvendige tilslutning, men jorden drejer fortsat og bestyrelsen vil bruge de mange positive dele af indholdet fra arbejdet og søge at implementere samme via de nuværende regler. En god og sober dialog gennem hele mødet. Rammerne på Hotel Opus var perfekte, der var ingen kritik eller mislyde. 4. Økonomi 41. Ansøgning fra KU om frigivelse af Promotormidler: KU har ansøgt om frigivelse af Promotormidler til forskellige formål. Ansøgningen blev gennemgået. Udviklingstiltag i forbindelse med udvikling af nye unge kørere er et af områderne. Projektbeskrivelser er udarbejdet. Bestyrelsen gav tilsagn om frigivelse af i alt kr. 60.750 til DASU/DINO Cup 2012 samt til det nye projekt DASU Junior Cup. Bestyrelsen ønsker snarest muligt at optage dialog med KU om hvilken udvikling forventer KU blandt kørere i 2012, hvad bliver afkastet af investeringerne i disse to projekter. Samtidig en drøftelse af implementeringen af nuværende Rotax kørere, så disse ikke tabes. De forskellige tiltag skal ses i en større sammenhæng for hele satsningen i karting sportens udvikling. 4.2 Medlems- og licenstal 30.11.2011: Opgørelsen over antal medlemmer og licenser blev taget til efterretning. Der var ingen større ændringer i tallene. 5. Sager til drøftelse og beslutning 5.1 Konstituering af Bestyrelsen (udpegning af næstformand): Hans Bruun blev udpeget som næstformand. 5.2 Fordeling ansvar og opgaver i Bestyrelsen: Kontaktpersoner til udvalg samt øvrige opgaver blev fordelt blandt bestyrelsens medlemmer. Se vedlagte bilag 5.3 Udpegning af ansvarlig for opstillingskreds Vest, henholdsvis Øst: Se vedlagte bilag. 5.4 Konstituering af udvalgs formænd og medlemmer: Bestyrelsen drøftede forskellige modeller for sammensætningen af de tværgående udvalg. Hvor muligt ønskede bestyrelsen at nulstille alle hidtidige udpegninger og starte på en frisk gerne i et tæt samarbejde med Sportsudvalgene og/eller lade de udpegede formænd være med til at sætte deres hold. Bestyrelsen konkluderede som følger på denne drøftelse: Teknik & Miljø Udvalg, Historisk Udvalg, Sikkerhedsudvalg og Kursusudvalg*): Kandidater til posten som formand indstilles af relevante klubber ved motiveret indstilling. Bestyrelsen beskikker herefter formanden jfr. Reglement 1 11.602. Udvalgsmedlemmer indstilles ved motiveret indstilling af relevante klubber og sportsudvalg. Bestyrelsen beskikker herefter udvalgsmedlemmer jfr. Reglement 1 11.602. Dette gøres i samarbejde med den udpegede formand, således udvalgsformanden gives væsentlig indflydelse på at sætte sit team. Bestyrelsens opgave er at kvalitetssikre. Motiveret indstillinger sker via e-mail til DASU s direktør på mailadressen jr@dasu.dk Deadline for fremsendelse af indstillinger er 5. januar 2012. De nye udvalg forventes at være operative senest 1. februar 2012. En person kan ikke på samme tid sidde i et sportsudvalg og i et af de tværgående udvalg. 5.4.1 Teknik & Miljø Udvalg: Efter modellen som nævnt ovenfor. 5.4.2 Kvalitets- og Koordineringsudvalg: Udvalget beskikkes direkte af bestyrelsen. 5.4.3 Historisk Udvalg: Efter modellen som nævnt ovenfor. 5.4.4 Kursusudvalg*): Kun kandidater til formandsposten indstilles af klubberne. Udvalget i øvrigt sammensættes med en person fra hvert af udvalgenes Kursussektioner, udpeget af respektive udvalg.
Bestyrelsesprotokol 01/2012 Side 3/4 5.4 Konstituering af udvalgs formænd og medlemmer, fortsat: 5.4.5 Eliteudvalg: Udvalget beskikkes direkte af bestyrelsen. Bestyrelsen har efterkommet udvalgets anmodning om at tilknytte en aktiv kørerrepræsentant. Til denne post har udvalget indstillet Jan Magnussen, hvilket blev godkendt af bestyrelsen. 5.4.6 Udviklingsudvalg: Sammensætningen af dette udvalg blev ikke endeligt konkluderet. Udmelding herom følger. 5.4.7 Sikkerhedsudvalg: Efter modellen som nævnt ovenfor. 5.5 Nedsættelse af eventuelle ad hoc udvalg / arbejdsgrupper: Ud over det i MRC nedenfor nævnte ad hoc udvalg, samt det under Dragracing nævnte, har bestyrelsen p.t. ingen planer om nedsættelse af yderligere udvalg. 5.6 Tiltag relateret til MRC sporten: De af Bestyrelsen tidligere godkendte tiltag er nu omsat til handling og på vej til at blive implementeret. MRC sporten er et prioriteret udviklingstiltag. Ad hoc udvalget er nedsat, et kommissorium for det nedsatte ad hoc udvalg er udarbejdet. Samme blev taget til efterretning af bestyrelsen. 5.7 Eventuelle tiltag relateret til Dragracing: Bestyrelsen besluttede at initiere nedsættelsen af et lille udviklingsudvalg (ad hoc) i samarbejde med DRU og grenens klubber. Anni S. Andersen har som kontaktperson til Dragracingudvalget opgaven med at iværksætte denne opgave. 5.8 Udarbejdelse af udvalgskommissorier 2012/2013: Til samtlige udvalg skal der udarbejdes nye 2 årige kommissorier gældende for 2012 og 2013. Bestyrelsen ønsker, at der i de nye kommissorier skal indlægges mål og delmål for udvikling (målbare), iværksættelse af nye aktiviteter, måle på licenstilgange, antal deltagere i aktiviteterne. Samarbejdet til og med de tværgående udvalg er ligeledes et parameter i de nye kommissorier. Der skal indlægge statusmøder mellem udvalgsformand og bestyrelsen. Der skal indlægges dialogmøde mellem udvalgsformand, bestyrelsens kontaktperson, sekretær. Bestyrelsen skal i højere omfang påtage rollen som aktiv sparringspartner. Reglementsforenklinger bliver også et emne i kommissorierne, jf. den allerede fastlagte plan for dette arbejde. Ligeledes er det et ønske fra bestyrelsen, at alle udvalg gennemgår deres mesterskaber med henblik på en revision og kvalitetssikring af disse. Det overordnede mål med disse tiltag er målet om en 15 % medlemstilgang i 2014, som skal ske dels ved aktiviteter rettet mod fastholdelse, dels aktiviteter rettet mod tilgang af nye medlemmer (rekruttering). Oplæg til de nye kommissorier udarbejdes af Sekretariatet i samarbejde med bestyrelsens kontaktperson til udvalget. Herefter optages dialog med respektive udvalgsformænd, således at indholdet kan justeres og afstemmes og opnås der er enighed om indholdet inkl. indsatsområder, mål og delmål. 5.9 Eventuelle nye tiltag: Dels med baggrund i materialet udarbejdet i forbindelse med ny struktur i DASU, dels nye ideer drøftede bestyrelsen iværksættelse af et antal yderligere tiltag. Tiltagene skal ses med baggrund i målet om en 15 % medlemsfremgang i 2014 i forhold til i år. Hans Bruun orienterede om et idéoplæg. Passive medlemmer er en mangelvare i organisationen, der mangler ca. 400 personer i DASUs klubber. Vi skal se på denne værdi og søge at gøre noget for denne gruppe, så interessen for et klubmedlemskab og dermed medlemskab af DASU er til stede. Idéoplægget går på at lave rabataftaler på de områder, hvor vi har en tilgang. Der skal tilknyttes en ekstern kraft til at lave dette uden omkostning for unionen. Hans Bruun kommer med detaljeret oplæg. Oplæg om udarbejdelse af et DASU medlemskort skal indeholdes i dette oplæg. En anden idé er indførelse af et passivt medlemskab af DASU, i første omgang ikke via en klub, men direkte medlemskab af DASU. Målet med dette tiltag er at støtte op om udvikling af nye top elite kørere samt udbrede kendskabet til og interessen for motorsport på 4 hjul. Tiltaget skal ses som oprettelse af en supportklub, som kan sælges mange steder. En sidegevinst ved dette tiltag skal være, at klubberne fra supportklubben kan rekruttere medlemmer og hjælpere til deres arrangementer. Et detaljeret oplæg herom
Side 4/4 Bestyrelsesprotokol 01/2012 5.9 Eventuelle nye tiltag, fortsat: udarbejdes af Egon Brix Jørgensen og Poul Erik Jensen. Sidst men ikke mindst er dialog til og med udvalgene bl.a. om realisering af mål bliver i 2012 en højt prioriteret opgave i bestyrelsen. Man skal ikke overtage udvalgenes opgaver eller tilsidesætte udvalgenes kompetencer, men gå ind og være aktive sparringspartnere og derigennem øge samarbejdet mellem udvalg og bestyrelse. 5.10 Mødeplan for Bestyrelsen i 2012: Oplægget blev gennemgået, enkelte rettelser foretaget. Mødeplanen for 2012 blev herefter godkendt (se vedlagte bilag). 5.11 Ændringer i Dragracingudvalget: I forbindelse med opstillinger til valg i dette udvalg er der sket en administrativ fejl, idet der kun blev opstillet 2 personer i stedet for 3. Yderligere har Leif Torndal meddelt, at han ønsker at trække sig. Bestyrelsen godkendte udvalget med følgende sammensætning: Søren Frese-Madsen (fmd.) Ulrik Eriksen Stig Neergaard Søren Kusk Pedersen (1 år) Lene Jensen (1 år) 5.12. Godkendelse af Mesterskaber 2012: 5.12.1 Banesport, asfalt: Udvalgets indstilling blev godkendt. 5.12.2 Banesport, Off-road: Udvalgets indstilling blev godkendt. 5.12.3 Karting: Udvalgets indstilling blev godkendt. 5.12.4 Rally: Udvalgets indstilling blev godkendt. 5.12.5 Vejsport: Udvalgets indstilling blev godkendt. 5.12.6 MRC: Udvalgets indstilling blev godkendt. 5.12.7 Dragracing: Der er ikke modtaget indstilling fra dette udvalg. Bestyrelsen indskærpede, at alle Mesterskabsstillinger for alle mesterskaber skal ligge på DASU s hjemmeside. 5.13 Ophør af samarbejdet mellem DASU og H.L. Kart Racing (Rotax): Da H.L. Kart Racing ikke har kunnet give tilsagn om at leve op til promotorbestemmelserne i DASU s Reglement 1 har det ikke været muligt at forhandle en ny aftale på plads. Samarbejdet om Rotax klasserne ophører derfor med udgangen af 2011. Bestyrelsen skal beklage denne udvikling. Kartingudvalget er i gang med at indarbejde samtlige Rotax klasser i DASU for det kommende år. Der vil medio december blive udsendt information herom til klubber og kørere. Bestyrelsen udtrykker sin fulde opbakning til KU i dette arbejde. 6. Sager til efterretning Der var ingen sager til behandling under dette punkt. 7. Næste møde Er planlagt under ovenstående punkt 5.10 8. Eventuelt Jan Rodtwitt orienterede om, at dele af Sekretariatet af Thorkild Thyrring er inviteret til et informationsmøde om Biler og Racing ved Carlsberg 2012, der finder sted i weekenden 14. og 15. april. DASU s eventuelle involvering i arrangementet drøftes ved dette møde.
Bestyrelsen, kontaktpersoner 2012 Bestyrelsen Ansvarsområde: Bent Mikkelsen Hans Bruun Anni S. Andersen Hans-Jørn Søgaard Andersen Egon Brix Jørgensen Harry Laursen Poul Erik Jensen Ressourceperson fra Sekretariatet Udvalgsformand Bane X Ture Hansen Carsten Boye Karting X Ture Hansen Edvard Madsen Rally X Lisbet Jørgensen Johannes Fraas Vejsport X X Lisbet Jørgensen Ole Skov MRC X X Anne Andersen Erik Skou Drag Racing X Anne Andersen Søren F. Madsen Opstillingskreds Vest X Anne Andersen Opstillingskreds Øst X Anne Andersen Teknik & Miljø X Otto Dyrnum Historisk X X Ture Hansen Elite Refererer direkte til bestyrelsen Bo B. Nielsen C.C. Hansen Udvikling X Lars Andersen Kursus X X Lisbet Jørgensen / Jan Rodtwitt Sikkerhed X Jan Rodtwitt Kvalitet & Koordinering X Jan Rodtwitt Niels-Eivind Igum Amatør- og Orden X Ture Hansen Martin Thillemann Promotoraftaler X Jan Rodtwitt FIA X Jan Rodtwitt NEZ X Jan Rodtwitt CIK X Jan Rodtwitt/ Ture Hansen EFRA X Anne Andersen DIF X Jan Rodtwitt Team Danmark X Bo B. Nielsen Administrative forhold X Jan Rodtwitt (regnskab, budget, afgifter, medlemsregistrering, forsikringer, adm. cirkulærer, U&I-fonden) Autosport X X Jens Færgemann Kommunikation X X Jan, Jens, Bo Godkendt på Bestyrelsesmøde 1/2012 d. 8. december 2011
Bestyrelsens mødeplan for 2012 Møde Dato Tid Sted Bemærkninger 01/2012 torsdag d. 8. december 16.30 Brøndby Konstitueringer Extraord. Mandag d. 16. januar 18.00 Fjelsted Udpegninger tværgående udvalg 02/2012 mandag d. 20. februar 17.00 Fyn/Jylland 03/2012 tirsdag d. 17. april 17.00 Fyn/Jylland 04/2012 onsdag d. 13. juni 17.00 Fyn/Jylland 05/2012 torsdag d. 23. august 17.00 Brøndby. Temamøde, forslag rep.møde 06/2012 mandag d. 22. oktober 17.00 Fyn/Jylland Temamøde, rep.møde 07/2012 fredag d. 23.november 12.00 Fyn I forbindelse med rep.mødet den 24.11 lørdag d. 24. november 10.00 Fyn Repræsentantskabsmøde