Dato: 12. september 2011 Brevid: 1477655 Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Indledning Regionen har modtaget den afsluttende revisionsberetning for 2010 fra BDO Kommunernes Revision. Beretningen er udsendt til Regionsrådets medlemmer inden for den, i loven, fastsatte tidsfrist. Den udførte revision har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger. Formålet med dette notat er at gengive og kommentere de væsentligste konklusioner og anbefalinger/henstillinger, der er anført i revisionsberetningen, samt redegøre for administrationens tiltag. Revisionsberetningen skal behandles på Regionsrådsmøde den 29. september 2011 og fremsendes efterfølgende til Statsforvaltningen Sjælland, der er tilsynsmyndighed. De dele af beretningen, der omhandler statslig, aktivitetsafhængigt tilskud, skal endvidere sendes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Beskæftigelsesministeriet efter Regionsrådets behandling. Revisionens endelige beretning er opdelt i nedenstående afsnit og Administrationens kommentarer ligger i forlængelse heraf, med undtagelse af afsnit 1, 8 og 9, som udelukkende er orienterende afsnit, og ikke indeholder konklusioner eller anbefalinger/henstillinger fra revisionen. 1. Indledning 2. Opfølgning vedrørende løbende revision 2010 3. Årsregnskabet 4. Revision af årsregnskabet 5. Vurdering af regionens økonomi 6. Det sociale område med statsrefusion 7. Forvaltningsrevision af kapital- og kapitalpleje 8. Afgivende revisionsberetninger vedrørende 2010 9. Revisors erklæring 10. Revisionens bemærkninger Afsnit 2 Opfølgning vedrørende løbende revision 2010 Revisionen har i forbindelse med den endelige revision fulgt op på indholdet af tidligere afgivne konklusioner vedr. løbende revisionsberetning for 2010 vedrørende Roskildehjemmet hhv. lønninger. Side 1
Roskildehjemmet I beretning nr, 13 konkluderede revisionen, at der var visse mangler og uhensigtsmæssigheder vedrørende efterlevelse af ledelsestilsyn og afstemninger af likvide aktiver på Roskildehjemmet. På baggrund af opfølgende eftersyn, er det revisionens vurdering, at forretningsgange for ledelsestilsyn og kontroller, samt håndtering af kassefunktion i øvrigt, nu fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Lønninger i Regionshuset Af beretning nr. 13 fremgår det, at der var behov for yderligere redegørelser og dokumentation fra regionens side. Revisionen oplyser i den endelige beretning, at revisionen har modtaget det nødvendige materiale. Efter revisionens opfattelse fungerer regionens lønadministration hensigtsmæssigt og betryggende. Revisionen henstiller dog til, at der fremadrettet sikres godkendte aftaler for alle løndele inden udbetaling. Administrationen kan supplerende oplyse, at der er udarbejdet en handleplan der fremadrettet håndterer den adresserede problemstilling. Afsnit 3 Årsregnskabet Revisionen har forsynet årsregnskabet med en påtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger. Administrationen har ingen yderligere bemærkninger. Afsnit 4 Revision af årsregnskabet Efter revisionens opfattelse er regionens regnskabsaflæggelse generelt foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Revisionen har som led i beretningen peget på følgende områder, som de vil fokusere på ved fremtidige revisioner. IT-sikkerhed Revisionen har baseret deres IT-revision på fungerende kontroller i og omkring de enkelte systemer, hvor der er enkelte mangler i kontrolmiljøet. Da regionen er i færd med at indføre et nyt økonomisystem, vil en række af revisionens anbefalinger først blive implementeret med et nyt system. Da sikkerheden i og omkring anvendelse af de nye systemer er essentiel for revision af regionen, vil revisionen fremrykke it-sikkerhedsrevisionen, så den finder sted kort tid efter ibrugtagen af det nye system. Mellemregningskonti tilknyttet lønsystemet Ved den afsluttende revision for 2009 beskrevet i beretning nr. 12 henstillede revisionen til, at der blev foretaget en berigtigelse af poster på fejlkonto hhv. nettoløn, i alt 16,1 mio. kr. Revisionen kan konstatere at der er foretaget afstemning og reduktion af fejlkontoen, som herefter primært svarer til de opståede fejl ved seneste lønkørsel. Revisionen vurderer, at omfanget af disse poster er uvæsentlige. Revisionen konkluderer endvidere, at der fortsat ikke er foretaget fuld berigtigelse af poster på kontoen for nettoløn. Revisionen vil følge op på forholdet ved den løbende revision for 2011. Administrationen har lavet en handleplan for berigtigelse af poster på nettoløn, som muliggør, at berigtigelse kan ske i indeværende år. Administrationen kan supplerende oplyse, Side 2
at der løbende følges op på status på fejlkonti, og at antallet af poster og saldi på fejlkontoen er reduceret. Lønninger og vederlag Revisionen har gennemgået regionens forretningsgang og stikprøvevis efterprøvet dokumentationen. Derudover har revisionen undersøgt om lønsystemet er afstemt til bogholderiet, og det er påset, at oplysninger til SKAT er afstemt og afregnet. Revisionen har påset, at overførte oplysninger om lønforhold m.v. overført til SKAT er i orden, og har påset at året tilbageholdelse af A-skat m.v. er dokumenteret. Revisionen konstaterer dog, at regionen ikke har udarbejdet afstemning af lønninger fra lønsystemet til bogholderiet. Revisionen henstiller til, at denne afstemning foretages fremover. Administrationen kan oplyse, at det næppe er muligt at foretage en totalafstemning i det omfang som revisionen efterspørger. Administrationen vil dog over for revisionen redegøre for en løsning, der i tilstrækkelig grad kan påvise, at alle poster kan berigtiges. Balancen Revisionen har vurderet administrationens redegørelse for proces til kvalitetssikring af statusafstemninger og sikring af en løbende behandling og udkontering af saldi fra statuskonti. Revisionen vurderer, at der generelt er sket en hensigtsmæssig og sikker afstemning. Revisionen konstaterer dog, at enkelte konti har poster af ældre dato, og at Administrationen vil foretage en oprydning af disse konti. Administrationen henviser til kommentarerne i ovenstående afsnit vedrørende mellemregningskonti. Anlægsaktiver Revisionen vurderer, at alle materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, samt omsætningsaktiver generelt er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Dog har revisionen konstateret, at der ikke i alle tilfælde er entydighed omkring aktiverne. Revisionen anbefaler, at der på alle grunde anføres matrikelnummer og at øvrige aktiver ligeledes benævnes entydigt. Administrationen vil følge revisionens anbefaling. Afsnit 5 Vurdering af regionens økonomi Revisionen har i deres beretning vurderet Region Sjællands økonomi. Revisionen har i deres vurdering set på regnskab 2010, budgetafvigelser, godkendte overførsler, det likvide beredskab, samt kassekreditreglen. Revisionen konstaterer, at resultatopgørelsen udviser et mindre forbrug på 233,6 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget. Revisionen konstaterer, at regionen tidligere har iværksat en handlingsplan, hvor der forventes budgetbalance i 2012, og at denne plan er ændret, så der forventes budgetbalance allerede i 2011. Revisionen konstaterer endvidere, at godkendte overførsler er tilstrækkeligt forklaret i regionens årsregnskab. Revisionens vurdering af regionens likvide beredskab bygger på, at de likvide midler, kortfristede tilgodehavender og tilgodehavender hos staten er tilstrækkelig til at dække regionens Side 3
kortfristede gæld, godkendte overførsler, fremtidige afdrag på langfristet gæld og fremtidige tjenestemandspensionsudbetalinger. Revisionen konstaterer, at regionen har overholdt kassekreditreglen i 2010 og på det foreliggende grundlag vurderer revisionen, at regionen i 2011 ikke vil få problemer med at overholde kassekreditreglen. Revisionen påpeger dog, at der fremover er usikkerhed om de økonomiske forudsætninger, hvorfor revisionen vurderer, at der fortsat skal være meget fokus på økonomistyringen. Administrationen skal supplere med, at Regionsrådets økonomiske målsætninger som blev vedtaget som led i budgettet for 2011, medfører reduktioner i regionens driftsudgifter, således at regionens udgifter til renter og afdrag senest ved udgangen af 2014, kan finansieres uden kassetræk. Afsnit 6 Det sociale område med statsrefusion Personsager Revisionen har foretaget en test af kontroller i 1 personsag ud af samlet 6 sager. Revisionen har ved gennemgangen af sagerne ikke konstateret væsentlige fejl og mangler. På baggrund af den udførte revision, er det revisionens opfattelse, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Afsnit 7 Forvaltningsrevision af kapital- og gældspleje Med baggrund i regionens registrerede likvide beholdninger og langfristede gældsposter, har revisionen afdækket om ledelsen har fastsat operationelle mål for området der sker opfølgning på målene disse mål efterleves, og hvad konsekvensen er ved eventuel manglende efterlevelse Derudover har revisionen foretaget en vurdering af, om disse målsætninger er tilstrækkelige for at kunne administrere området på en hensigtsmæssig og fornuftig måde. Vurderingen af forretningsgangene har omfattet en gennemgang af, om de etablerede forretningsgange er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende, herunder om der er løbende fokus på udviklingen i markedet, og om der sker rapportering herom til Forretningsudvalget m.v. i overensstemmelse med regionens Kasse- og regnskabsregulativ, samt at de overordnede bestemmelser og gældende regler for pengeanbringelser og anvendelse af finansielle instrumenter efterleves. Revisionen har anvendt regionens underliggende dokumentation. Revisionen har i forvaltningsrevisionen anvendt aspektet ledelse og styring. Revisionen vurderer, at regionen med den vedtagne finansielle politik har fastsat opperationelle rammer for forvaltning af kapital- og gældspleje, herunder rammer for anvendelse af finansielle instrumenter og fordeling af fast og variabel rente. Det er revisionens opfattelse, at regionens finansielle politik er tilstrækkelig, og at politikken efterleves. Side 4
Revisionen kan konstatere, at regionens kapital- og gældspleje er rentabel for regionen i 2010, samt at der sker fyldestgørende rapportering til Forretningsudvalget og Regionsrådet om udviklingen i regionens formue og gæld. Det er revisionens opfattelse, at regionen generelt efterlever gældende regler for pengeanbringelser og anvendelse af finansielle instrumenter. Afsnit 10 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger. Side 5