drevet optimering af klinisk kommunikation Morten Hertzum, Jesper Simonsen og John Damm Scheuer, Roskilde Universitet (RUC) Dette dokument indeholder RUCs forslag til hvilke forskningsaktiviteter, der skal udføres i forbindelse med indførelsen af Imatis overblikstavler (på diverse platforme) på afdelingerne på Region Sjællands hospitaler, i første omgang Nykøbing F Sygehus (NFS). Som et led i at fastlægge det ønskede forskningsmæssige udbytte af projekt Klinisk Kommunikation blev der den 08.05.2013 afholdt en workshop med fokus på at identificere fokusområder for effektmålinger. Workshoppen byggede videre på to tidligere workshops med samme/lignende fokus (14.01.2013 og 16.12.2011). Disse workshops er grundlaget for dette dokument. Baggrund Som baggrund for de konkrete forslag til fokusområder for effektmålinger blev der på workshoppen identificeret en række overordnede formål med indførelsen af overblikstavlerne. De overordnede formål er: At effektivisere patientbehandlingen ved at forbedre kommunikation og koordination mellem afdelinger og derved spare ressourcer (i tråd med LEAN-i-stor-skala) såvel som forbedre behandlingskvaliteten. At øge det tværfaglige samarbejde på tværs af afdelinger og dermed bidrage til effektivisering af patientbehandlingen og til en klinisk indholdsmæssig kvalificering af patientbehandlingen. At øge patientsikkerheden ved at skabe mere sammenhængende patientforløb og dermed et bedre grundlag for sikker patientidentifikation og for at sikre patienten en optimal vej gennem systemet. At skabe mere tid til direkte patientkontakt ( varme hænder ) gennem en reduktion i kompleksiteten af kommunikation og koordination mellem klinikere fra forskellige personalegrupper og på forskellige afdelinger. At adressere NFSs udfordringer med et patientgrundlag, der omfatter relativt mange svage grupper, kronikere og lignende, ved at IT-understøtte et tættere samarbejde mellem NFS og patienter i eget hjem, mellem NFS og praktiserende læger, mellem NFS og plejesektoren osv. At gennemføre en stor-skala pilot med henblik på kompetenceopbygning omkring hvordan systemer som overblikstavler bedst implementeres på et helt sygehus, både mht teknisk konfiguration, tilpasning af arbejdsgange og opfølgning på at systemet bruges optimalt. At gøre NFS til et attraktivt arbejdssted ved at gennemføre et prestigeprojekt med national og endda international bevågenhed og dermed bidrage til at trække kvalificeret klinisk personale til denne del af Danmark. RUC, 24. maj 2013 1
Fokusområder for effektmålinger På workshoppen den 08.05.2013 blev en række relevante fokusområder for effektmålinger identificeret af de tilstedeværende klinikere og kortfattet beskrevet. Samtlige beskrivelser er vedlagt som bilag og indeholder blandt andet workshoppens forslag til effektmål. Da vores undervisning for efteråret 2013 er fastlagt, har vi ikke mulighed for at gennemføre store, ressourcekrævende effektmålinger i efteråret. Dette afspejles i de udkast til planer, som følger nedenfor for de udvalgte fokusområder for forskningen. Vi foreslår at forskningen i første fase af projektet fokuserer på tre områder: Overførsel af patienter mellem afdelinger: Dette fokusområde er helt centralt for projekt Klinisk Kommunikation, og klinikerne på workshoppen udtaler stor interesse for det. målinger ifm dette fokusområde vil nødvendigvis skulle foregå på NFS, da det p.t. kun er på NFS, der er overblikstavler over hele sygehuset. Konkret foreslår vi at gennemføre effektmålinger, der omfatter alle patientoverførsler mellem akutafdelingen og NFSs øvrige afdelinger. I efteråret 2013 arbejder Imatis og afdelingerne med at videreudvikle og konfigurere overblikstavlerne til bedst muligt at støtte overførslen af patienter mellem afdelingerne, og det fastlægges i detaljer hvordan effektmålingerne skal gennemføres. I foråret 2014 gennemføres og analyseres effektmålingerne. målingerne baseres (delvis) på data, der allerede registreres på overblikstavlerne eller i journalen og således er til rådighed også for perioden før overblikstavlerne ydede støtte til overførslen af patienter mellem afdelinger. Datakvaliteten af disse registreringer skal afklares i efteråret 2013. Det kan overvejes at finde en specialestuderende, der i efteråret 2013 kan lave en kvalitativ forundersøgelse af hvordan patienter overføres mellem NFSs afdelinger. Flaskehalse og Belastningsbarometer: Disse to fokusområder er tæt beslægtede og vi foreslår, at de forskningsmæssigt behandles samlet. Der er interesse for dem fra klinikerne fra både NFS, akutafdelingen i Slagelse og børneafdelingen i Næstved; derudover er dette område en oplagt mulighed for at arbejde med hvordan overblikstavlerne kan støtte Regionens LEAN-arbejde. Konkret foreslår vi, at der enten i regi af arbejdsgruppen eller ved udvælgelse af 1-3 afdelinger etableres et forum for i samarbejde med Imatis at specificere, hvordan overblikstavlerne skal støtte bedre planlægning, detektion af flaskehalse og tidlig identifikation af situationer der er ved at udvikle sig til overbelastning på en afdeling. Sådanne faciliteter på overblikstavlerne vil kræve sammenligning af den nuværende situation på afdelingen med historiske data og dermed nyttiggøre de historiske data til andet og mere end dokumentation af tidligere aktiviteter. Design- og udviklingsopgaven med at lave disse faciliteter foreslås støttet med en forskningsundersøgelse, i efteråret 2013, af hvordan planlægning og detektion af flaskehalse/overbelastningssituationer foregår på afdelingerne i dag. I foråret 2014 gennemføres en laboratorieevaluering af forskellige prototyper på visning af planlægnings-/flaskehalsinformation eller der gennemføres en effektmåling på udvalgte afdelinger. målene fastlægges under alle omstændigheder i detaljer i foråret 2014, lige som det fastlægges hvordan data til effektmålingerne tilvejebringes. Hvis der ikke gennemføres en effektmåling i foråret 2014, gøres det i stedet i efteråret 2014. Mobil overblikstavle til portører: Forskningen indenfor dette fokusområde er allerede i gang, idet Arnvør (PhD-studerende i projektet) har arbejdet med dette område siden efteråret 2012. Der er gennemført før-observationer på NFS og vil senere blive RUC, 24. maj 2013 2
gennemført efter-observationer. Det videre arbejde afventer p.t. at den mobile version af overblikstavlerne bliver klar til udlevering. Forskningen indenfor dette fokusområde er finansieret og vil derfor ikke blive beskrevet yderligere her. Udover de tre ovennævnte områder anbefaler vi, at Regionen støtter Kija L. Østergaard (intensivsygeplejerske, NFS) i hendes ønske om at gennemføre et PhD-studium med fokus på Plejeplan fra intensiv <-> sengeafsnit. Det er et relevant område med mulighed for både at gøre en klinisk forskel og yde et forskningsbidrag. Derudover dækker dette forslag til fokusområde også dele af forslaget Forløbsprogrammer og er således et konkret eksempel på et bredere område, der også blev identificeret som relevant på workshoppen. De fem resterende forslag til fokusområder for effektmålinger (Udlæggelse, Selvindcheck, Uddannelse/ hvad-har-jeg-lavet-i-dag, Monitorering af samarbejdspartnere på afdelingen og Bedre kommunikation) foreslår vi udsættes til anden fase af forskningen. Disse forslag tages op til fornyet vurdering senere. Finansiering De forskningsaktiviteter der er beskrevet i dette forslag forudsætter finansiering af såvel planlægning og gennemførelse af effektmålingerne som analyse og dokumentation af dataene fra effektmålingerne og præsentation af resultaterne overfor regionen og i forskningsfora. RUC's seniorforskerne er indstillet på at indgå i et tæt samarbejde med Region Sjælland og de involverede klinikere både mht. planlægning og gennemførsel af projekterne inden for de nævnte områder og mht. at indgå i kompetenceopbyggende forløb for udvalgte nøglebrugere, så effektdrevet optimering kan udbredes på NFS og på sigt til hele Region Sjælland. Konkret vil RUC's ressource i samarbejdet bestå i at: Bidrage til initiering af kompetenceforløb for lokale nøglebrugere. Facilitere af nøglebrugere i gennemførsel af effektdrevet optimering. Være ansvarlig for og gennemføre udvalgte effektmålinger og evalueringer med henblik på at støtte den fortsatte kontinuerlige effektdrevne optimeringsproces. Forestå erfaringsopsamling af effektdrevet optimering af klinisk kommunikation, herunder projektledelse og kompentencebehov til at udbrede sådanne effekt- og brugerdrevne projekter i Region Sjælland. Vi anbefaler, at Region Sjælland bevilger 300.000,- til finansiering af seniorforskernes tid ifm ovenstående, hvilket inkluderer fokusområdernes effektmålinger i perioden 2013-2014. Uden denne finansiering kan aktiviteterne ikke gennemføres (med undtagelse af Mobil overblikstavle til portører, som allerede er finansieret). Seniorforskerne fremlægger løbende planer og status for projektets styregruppe og rapporterer deres timeforbrug til styregruppen. RUC har (maj 2013) bevilget 50.000,- til udstyr og andre driftsomkostninger ifm effektmålingerne i projekt Klinisk Kommunikation i perioden juli 2013 til juni 2014. Desuden vil RUC efter al sandsynlighed kunne medfinansiere et PhD-studium i Plejeplan fra intensiv <-> sengeafsnit, hvis Kija indskrives som PhD-studerende på RUC. RUC står i en særlig position til at gennemføre den beskrevne forskning, da (1) vi har været med gennem hele det foregående projekt Klinisk Overblik, (2) Region Sjælland og RUC har et RUC, 24. maj 2013 3
snart ti-årigt samarbejde med flere hold af PhD-studerende om forskning i indførelse, optimering og effektevaluering af IT-systemer, (3) projekt Klinisk Kommunikation står centralt i det forskningssamarbejde der på institutionsniveau er under etablering mellem Region Sjælland og RUC, og (4) den aktionsforskningsdrevne tilgang vi har til forskning giver et tæt samarbejde med regionen og de involverede klinikere. Derved muliggøres kompetenceoverførsel, og det sikres at forskningen har et fokus, der vurderes som relevant af region og klinikere. RUC, 24. maj 2013 4
Bilag: identificerede fokusområder for effektmålinger Mobil overblikstavle til portører Adgang til overblikstavle via smartphones Koordinering af patient-transport Selvplanlæggende portør Fotos af patient, portør Kortere ventetid på portør Oplevet tilfredshed (portør) Patient når rettidig frem Oplevet tilfredshed på modtagende afdeling Oplevet tilfredshed (patient) Arnvør, portør Plejeplan fra intensiv <-> sengeafsnit Intensiv plejeplan følger patient og dele af den repræsenteres som <aktivitetsliste>/<venter på> hos modtagende afdeling 'Compliance' med plejeplan Plejekvalitet stiger o Mortalitet o Morbiditet o Liggetid Kija, intensiv afdeling, sengeafsnit RUC, 24. maj 2013 5
Overførsel af patient mellem afdelinger Optimering af kommunikation og tværgående koordination mellem afdelinger. Færre patienter på gangen Kortere boardingtid Færre telefonopkald Stigende belægningsprocent Faldende liggetid Mindre tabt information Akutmodtagelse + alle andre afdelinger (som modtager patienter herfra) Morten, Jesper, John Hanne (Ph.D. fra AAU?) Flaskehalse Smartere planlægning af ressourcer og detektion af flaskehalse (jf. Imatis rapport afsnit 4). Færre/mindre flaskehalse mht.: Patienter Personaleressourcer Personalekompetencer (rolle, niveau) Udstyr, instrumenter John, Carsten, Mahad, Forløbsprogrammer Imatis D4 integration. To-do liste fra flere D4 i Imatis skærm (jf. 'Plejeplan intensiv<->sengeafsnit') RUC, 24. maj 2013 6
Se 'Plejeplan intensiv<->sengeafsnit' Patient sikkerhed Rette patient i rette seng/forløb NIP Ulrik, Gustav From (minutinstruks) Udlæggelse Kommunikation med patient i hjemmet. Telemedicin styret via tavle. (Jf. Imatis rapport afsnit 3.6 og 3.7) Færre genindlæggelser Kortere liggetid Patientinddragelse (empowerment) Carsten Belastningsbarometer Kunne forudsige og afværge belastende situationer (overbelastning). Øget patientsikkerhed Finde/synliggøre frirum til uddannelse mm. Niels Lunden (overlæge, akut-afd. NFS), Maya (akut-afd. Slagelse) Selvindcheck Patient registrerer sin ankomst og får bekræftelse + evt. dialog. RUC, 24. maj 2013 7
Patient glemmes ikke Patient tryghed/tilfredshed Frigiver sekretærressourcer Stråleenhed/Næstved Uddannelse/"-har-jeg-lavet-i-dag" Logge hvad jeg udfører ift. det uddannelsesprogram/plan jeg har. Fx case-mix for yngre læger Bedre opfølgning på personligt uddannelsesforløb Overensstemmelse over arbejds-diagnose og endelig diagnose Motivation og faglig stolthed Hanne (akut-afd. NFS) og Maya (akut-afd. Slagelse) Monitorering af samarbejdspartnere på afdelingen Monitorering af samarbejdspartnere på afdelingen Mere ro, dvs mindre larm Mindre spildtid og dermed bedre tid til patienterne Maya (akut-afd. Slagelse) Bedre kommunikation Objektivisere afdelingens drift (klinisk ledelsesinformation Vidensdeling (impl. system, impl. forretningsgang) Patientforløb/følge hjem (hjem... hjem) Kommunikation på tværs o Synlighed RUC, 24. maj 2013 8
o Færre forstyrrelser o Skabe rammerne til bedre kommunikation o Øget tværfaglighed Bedre overdragelse/sikkerhed Sikker plan/to-do Kortere indlæggelse Opfølgning/afslutning Samme sprog/ensretning/klassifikation Inddrage patienten i forløb Varme hænder/øget sikkerhed Støtte forberedelse ti akkreditering Sikker patientidentifikation Mere tid ved patient (varme hænder) RUC, 24. maj 2013 9