Rapportering for 1. kvartal 2014 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Luftfoto april 2014 1
Indhold Indledning...3 Kortfattet status...3 3 Rapportering...4 3.1 Byggeriets fremdrift...4 3.2 Projektets økonomi...6 3.3 Risikovurdering...10 3.4 Styringsmanualen...16 3.5 Kvalitet og indhold...16 4. Bilag...17 2
Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensiv afdeling, apotek, laboratorier, undervisnings- og læringsområde. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, en nedlukning af sygehuset i Haderslev i 2014, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojekts Fase 1 opfører Region Syddanmark, for egne midler, et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Der er dog samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, i relation til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. Kortfattet status Figur 1 Samlet Fase 1 Fase 2 status Økonomi Uændret Forbedret Uændret Tid Uændret Forbedret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Figur 1 viser, at projektets økonomi i Fase 1 er forbedret siden rapporteringen for 4. kvartal 2013. Vurderingen er forbedret fra at være rød til at være gul. Denne ændring skyldes tilførslen af 30 mio. kr. fra Fase 2, som den 24. marts 2014 blev godkendt af regionsrådet. Projektafdelingen er dog stadig ekstra opmærksom på økonomien for Fase 1, hvorfor den er markeret gul. Tiden på Fase 1 er forbedret fra rød til gul. Den planlagte afleveringsdato den 4. august 2014 overholdes fortsat. Projektafdelingen er dog stadig ekstra opmærksom på at tidsplanen for Fase 1 overholdes, hvorfor den er markeret gul. Økonomi på Fase 2, og den samlede status, er fortsat gule (uændrede). Dette vil først blive ændret ved byggeprogrammets afslutning, her henvises til beskrivelsen i afrapporteringen for 4. kvartal 2013. Helhedsplanen viser, at de økonomiske rammer på Fase 2 kan overholdes. Heri er inkluderet de 30 mio. kr., der er overført fra Fase 2 til Fase 1. Vurderingen er bl.a. baseret på rådgivernes beregninger af håndværkerudgiften. 3
Helhedsplanen for Fase 2 er godkendt af styregruppen. Hovedkonklusionen på helhedsplanen er, at arealforudsætningerne samt afsat økonomi overholdes. Kontrakt med totalrådgiver for Fase 2 forventes indgået i april 2014. Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Det samlede risikobillede viser gennem den beregning en samlet risiko for Fase 1 og Fase 2 på ca. 22,7 mio. kr. fordelt med ca. 20,1 mio. kr. på Fase 1 og ca. 2,6 mio. kr. på Fase 2. Ovenstående beløb forventes at kunne indeholdes i det eksisterende reservebudget. De højest rangerende risici på Fase 1 er: Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen De højest rangerende risici på Fase 2 er: Placering af heliport De økonomiske rammer overholdes ikke 3 Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Fase 1 Byggeriet af Fase 1 er siden sidste rapportering sket uden yderligere forskydninger på projektrelaterede og vejrligsdage. Der arbejdes fortsat ud fra afleveringsterminen den 4. august 2014, der blev oplyst på styregruppemødet den 20. december 2013. Indkøb af apparatur og udstyr går planmæssigt ud fra afleveringsterminen, med god økonomisk robusthed i forhold til det godkendte budget. Indhentning af tilbud tager udgangspunkt i rammen der er godkendt på styregruppemøde den 11. september 2013. Overdragelse af byggeriet til sygehusets driftsorganisation spiller en stadig større rolle i planlægningen af Fase 1. Sygehuset har etableret et masterplan sekretariat, der skal sikre, at grænseflader mellem byggeriet og drift er afklaret og planlagt inden ibrugtagning. Dette har medført et ønske om at fremrykke etableringen af yderligere to funktioner, som er afsat i Fase 2 garderober og p-pladser. 4
Byggeriets økonomiske fremdrift - Fase 1 700 600 Forbrug i mio. kr. 500 400 300 200 Opr i ndel i g i nvester i ngspr of i l Revi der et i nvester i ngspr of i l For br ug 100 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Byggeriets samlede fremdrift følger ikke den oprindelige investeringsprofil. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 1 projektet. Overførte midler fra Fase 2 til Fase 1, som blev tiltrådt på regionsrådsmøde den 24. marts 2014, samt risikopuljen, som sundhedsdirektøren har frigivet, indgår i S-kurven. Det er dog ikke noget der påvirker tidsplanen for Fase 1. Fase 2 Regionsrådet frigav den 24. marts 2014 70 mio. kr. til totalrådgiverydelsen og opstartsomkostninger i perioden 2014-2020. Kontrakten med totalrådgiver for Fase 2 forventes underskrevet i april 2014. Detaljering og tilpasning af hovedtidsplan vil ske, inden den foreligges styregruppen til godkendelse. Helhedsplanen er afsluttet og godkendt af styregruppen den 4. april 2014. Der er i helhedsplanen sket en reduktion i bruttoarealet i forhold til rådgivers konkurrenceforslag. Dette vurderes ikke at påvirke den endelige kvalitet af byggeriet, idet rådgivers konkurrenceforslag oprindeligt var for rummeligt i forhold til bygherres konkurrenceprogram. I forhold til bygherres konkurrenceprogram har styregruppen den 19. marts 2014 besluttet at reducere projektet med såkaldte disponible arealer til en beregnet værdi af 19,5 mio. kr., som har måttet udgå på grund af budgetreduktionen på 30 mio. kr. til Fase 1. Der var ingen funktioner tilknyttet de disponible arealer, hvorfor reduktionen ikke forventes at påvirke kvaliteten af projektet. I forbindelse med den øgede bemanding der kommer ved ibrugtagningen af Fase 1, vil der komme til at mangle garderober/omklædning til nye uniformsbærende personaler. 5
Projektafdelingen arbejder derfor på at fremrykke etablering af garderober og plukkelager af uniformer til udvalgte personale. Dette placeres i kælderen under Familiehuset, som er bygget i Fase 1, svarende til 572 m². Disse arealer med tilhørende budget indgår i det samlede areal afsat til garderober i Fase 2, som i helhedsplanen er opgjort til 1.445 m2. På regionsrådsmødet i maj 2014 ansøges om at midlerne afsat til etablering af garderober under Familiehuset frigives fra Fase 2 budgettet i 2014. I forbindelse med udarbejdelsen af lokalplanen for Sygehus Sønderjylland og Psykiatrien, er der beregnet et parkeringsbehov på 1860 pladser beliggende på grunden i 2020. I budgettet til Fase 2 er der afsat midler til etablering af parkeringspladser. Sygehusets administration har vurderet, at der vil mangle ca. 400 p-pladser i forbindelse med ibrugtagning af Fase 1. På regionsrådsmødet i maj 2014 ansøges derfor om, at der i 2014/2015 frigives en andel af budgettet i Fase 2 til parkering, således at 400 parkeringspladser kan tages i brug snarest. Byggeriets økonomiske fremdrift - hele projektet 1.600 1.400 1.200 Forbrug i mio. kr. 1.000 800 600 400 Revi der et Invester i ngspr of i l Opr i ndel i g i nvester i ngspr of i l For br ug 200 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa. 3.2 Projektets økonomi Fase 1 På baggrund af rapporteringen for 2. kvartal 2013 har Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse den 18. december 2013 meddelt at projektet overgår til tættere opfølgning på grund af projektets forsinkelse samt reserveforbruget. Region Syddanmark skal derfor orientere ministeriet hver 6. uge om forventningen til uforudsete udgifter samt det realiserede reserveforbrug. 6
Ved den seneste rapportering til ministeriet, fremsendt af Projektorganisation for Sygehusbyggeri den 21. marts 2014, viser opgørelsen et mindre forbrug i forhold til det estimerede. Det mindre forbrug skyldes den tidsforskydning der er mellem udførelsen af aftalesedler samt faktureringen i prisme, projektafdelingen vurderer ikke at forbruget afspejler en nedgang i aftalesedler. Det reservebehov på ca. 51,5 mio. kr., som bygherre vurderede til færdiggørelsen af Fase 1, vurderes fortsat tilstrækkeligt. På baggrund af totalrådgivers udmelding omkring aflevering af byggeriet den 4. august 2014, er der indgået aftaler om tidskrav med en række entreprenører: Entreprise 1.1 Byggepladsdrift på i alt 1,795 mio. kr. Entreprise 1.3 Råhus og lukning på i alt 1,600 mio. kr. Entreprise 1.4 Komplettering på i alt 3,050 mio. kr. Entreprise 1.5 VVS og ventilation på i alt 3,700 mio. kr. Entreprise 1.6 El-installationer på i alt 4,235 mio. kr. Risikovurderingen var i forbindelse med 4. kvartal 2013 på ca. 16 mio. kr. Dette beløb indeholdt bygherres vurdering af et realistisk resultat af forhandlingerne med entreprenørerne omkring forlænget byggepladsdrift. Udover kravene var der ligeledes i de 16 mio. kr., taget højde for en kommende driftsmæssig udgift i forbindelse med forlænget byggepladsdrift. Sidstnævnte indgår fortsat i risikoen: Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen. Den juridiske vurdering omkring ekstrakrav overfor totalrådgiver, forårsaget af mange ekstrakrav i form af aftalesedler fra entreprenørerne, pågår fortsat og fastlægges endeligt til sidst i udførelsen af Fase 1. Opnås en evt. erstatning fra totalrådgiver, vil den blive tillagt budgettet for Fase 2. Totalrådgiver fremsendte den 3. april 2014 et krav til bygherre Honorar vedrørende forlænget byggetid på 13,8 mio. kr. Honoraret omfatter ekstrahonorar til byggeledelse og sikkerhedskoordinering, fagtilsyn og projektopfølgning frem til august 2014, men er i øvrigt ikke nærmere konkretiseret eller dokumentet. Totalrådgivers krav er således først modtaget efter nærværende rapports rapporteringsperiode, og kravet er endnu ikke vurderet af bygherres jurist. Bygherre har i samarbejde med jurist endnu ikke afsluttet sin opgørelse af det varslede erstatningskrav mod totalrådgiver. Der er på nuværende tidspunkt usikkerhed omkring de to krav, og der findes ingen juridisk vurdering af kravene mod hinanden. På grund af usikkerheden omkring kravene er hverken totalrådgivers krav mod bygherre eller bygherres varslede erstatningskrav mod totalrådgiver indregnet i økonomien i nærværende rapportering. Projektets økonomi for Fase 1 er derfor markeret gul (overholder rammen, men er under observation), men der er risiko for, at projektets økonomi kan være rød (overskredet rammerne). I næste rapport forventes en klarere udmelding om forholdet. Fase 2 I helhedsplanen er den samlede ramme for Fase 2 angivet til mio. kr. 736,7. Sammenlagt med Fase 1 giver det mio. kr. 1319,7 hvilket er indenfor rammen. 7
Der er i helhedsplanen angivet en liste over change request for Fase 2. Der er tale om enkelte punkter som vil blive undersøgt og prissat nærmere i de kommende faser. Siden forrige rapportering har regionsrådet den 24. marts 2014 tiltrådt låntagningen på 15,4 mio. kr. i 2017 til opgradering til energiklasse 2020. Beløbet var indarbejdet i skema 2 i forrige kvartalsrapport. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Korrigeret budget** Forbrug til 31.03.14 Disponeret forbrug til 31.03.14 Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 527,1 583,1 383,3 155,2 44,6 583,1 0,0 71,4% 75,0% Fase 2 690,6 699,6 3,5 0,0 696,1 699,6 0,0 0,0% 0,0% Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 42,5 13,8 0,0 28,7 42,5 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Mio. kr. Procent Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 37,1 0,0 0,0 37,1 37,1 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I alt investeringsramme 1.306,4 1.362,3 400,6 155,2 806,5 1.362,3 0,0 * Udbetalingsanmodning (oprindeligt pl-indeks) ** Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Forbruget for 1. kvartal 2014 er mindre end forudsat i rapporteringen for 4. kvartal 2013. Dette skyldes at der i budgetteringen var forudsat indkøb af apparatur, it og udstyr i 1. kvartal 2014. Dette har vist sig at være for tidligt i forhold til byggeprocessen af Fase 1. Der udarbejdes i april/maj en tidsplan for kommende indkøb til Fase 1. Der forventes fortaget nogle indkøb i 2. kvartal, dog vil der først rigtigt ske noget på dette område i 3. kvartal. Man kan ikke sammenligne planlagt- og realiseret færdiggørelsesgrad, da disse ikke vurderes ud fra de samme parametre. Dette skyldes, at der i vurderingen af den realiserede færdiggørelsesgrad kun indgår fremdriften på selve byggepladsen, mens den planlagte færdiggørelsesgrad også tager højde for øvrige udgiftsområder på Fase 1 som f.eks. apparatur. 8
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Andel Status hvis relevant: 09-pl af total, Projektforslag pct. Kalkulationsfase Licitation Udførelse Mio. kr. PL indeks 100,00 100,00 101,00 102,82 105,39 106,76 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 Delprojektoversigt Fase 1 0,0 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 246,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 583,1 545,3 43,1% Udførelse Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 15,1 20,5 57,1 229,6 153,0 214,2 8,9 699,6 645,0 51,0% Ideoplæg Projektafdeling 0,0 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 6,2 4,9 4,9 4,9 4,1 4,7 0,0 42,5 39,7 3,1% I gang Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 10,0 10,0 10,1 37,1 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,0 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 267,5 25,4 61,9 241,5 167,1 228,9 19,0 1362,3 1264,2 100,0% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 39,8 0,0 0,0 0,0 39,8 36,7 2,9% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 51,5 0,0 0,0 0,0 21,0 27,5 20,1 120,1 110,7 8,8% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 64,8 0,0 0,0 0,0 40,0 80,0 29,0 218,5 201,5 15,9% Reservebeløbet i 2014 indeholder bl.a. de 30 mio. kr. der er overført fra Fase 2 til Fase 1 samt de 8 mio. kr., der er frigivet fra risikopuljen. De 51,5 mio. kr. i reserver i 2014 skal bruges som finansiering til at færdiggøre Fase 1, bl.a. til finansiering af tidskrav fra entreprenører. I forhold til rapporteringen for 4. kvartal 2013 er der ændret på reserven i 2018-2020. Efter udarbejdelsen af helhedsplanen er de disponible arealer fjernet fra reservebilledet. Reserver, som var afsat til apparaturrammen i Fase 2, er flyttet fra reserver til apparaturrammen. Derfor er reserver opgjort i skema 2 reduceret siden forrige rapportering. Change request svarer til 10 % af håndværkerudgifter i helhedsplanen. Budgettet til håndværkerudgiften er lavere i helhedsplanen end i konkurrenceprogrammet, hvorfor beløbet til change request er reduceret tilsvarende. Forbruget er i 1. kvartal mindre end forudsat i afrapporteringen for 4. kvartal 2013, dette skyldes primært at bygherre forventede at indkøb af apparatur og udstyr ville starte op, forventet forbrug på denne post var ca. 10 mio. kr., dette viser sig dog som værende en dårlig løsning, da hovedparten af indkøbene først skal monteres/benyttes efter aflevering af byggeriet. Endvidere er der en mindre tidsmæssig forsinkelse, som ikke påvirker afleveringsterminen, denne forsinkelse forårsager mindre faktureringer fra entreprenørerne. 9
3.3 Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 1 Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Uændret Uændret Uændret 2 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Forbedret Forbedret Forbedret 3 Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Uændret Uændret Uændret 4 Manglende byggeledelse og tilsyn Uændret Uændret Uændret Fase 2 5 Korrekt placering af heliport Ny Ny Ny 6 Brugerønsker påvirker økonomien Forværret Uændret Forbedret 7 Kan stram tidsplan overholdes Ny Ny Ny 8 Er projektmateriale fyldestgørende Ny Ny Ny 9 Driftsmæssige gener i forbindelse med nybyggeri og ombygning Ny Ny Ny Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Risikostyring er en del af den daglige styring, og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter. Der er et øget antal af risici i forhold til sidste rapportering, dette skyldes primært at risikologgen for Fase 2 er blevet etableret og nu benyttes som styringsværktøj. Der er i risikostyringen taget højde for driftsmæssige udgifter i forbindelse med forlænget byggepladsdrift. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Nye risici, i forhold til sidste rapportering Fase 1 Ingen nye risici Fase 2 Korrekt placering af heliport Kan stram tidsplan overholdes Driftsmæssige gener i forbindelse med nybyggeri og ombygning Er projektmaterialet fyldestgørende Risici med væsentlig reduceret økonomiske konsekvens, i forhold til sidste rapportering: Fase 1 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen. Aftaler omkring forlænget byggetid er afsluttet, hvorfor disse ikke længere er en del af risikobilledet. Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale 10
Tilførslen bl.a. af midler fra Fase 2 samt en reduktion i risici pga. sagens fremskredne stade gør at denne risiko er reduceret. Fase 2 Ingen væsentlige reduktioner Ændret overskrift i forhold til sidste rapportering Fase 1 Ingen ændrede overskrifter Fase 2 De økonomiske rammer overholdes ikke er ændret til brugerønsker påvirker økonomien. Overskriften er ændret i forbindelse med en større bearbejdning af risikoregisteret for Fase 2, så den nu rammer den økonomiske påvirkning der i starten af processen i forbindelse med brugergruppemøder vil være til stede. Uddybning og økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 4. kvartal 2013, er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet opdateret. Det er sket i vurderingsarket. Kvantificering af risici håndteres forskelligt. På risikoen projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale er f.eks. ikke anvendt sandsynligheder og økonomi fra risikoregisteret. Der er i stedet taget udgangspunkt i de reelle krav fra entreprenørerne, og de heraf afledte vurderinger foretaget af bygherre og totalrådgiver. Øvrige risici er bearbejdet på samme måde, som under sidste rapportering. Det vil sige at der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede risikobillede viser gennem den beregning en samlet risiko for Fase 1 og Fase 2 på ca. 22,7 mio. kr. fordelt med ca. 20,1 mio. kr. på Fase 1 og ca. 2,6 mio. kr. på Fase 2. Ovenstående beløb forventes at kunne indeholdes i den eksisterende reserve. De ændrede forudsætninger i risikobilledet for Fase 1 vises i figur 1, hvor både tid og økonomi i forhold til 4. kvartals røde farve nu er gule, og markeret som forbedrede. FASE 1 1. Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Der har i udførselsperioden været en række uklarheder i projektet, som entreprenørerne har anmodet om at få specificeret. Der er fortsat risiko for, at der kan opstå nye uklarheder. Totalrådgivers projektgranskning har afsløret, at den risiko er markant. For hver uklarhed, hvor det ikke lykkes at give entreprenørerne rettidigt svar i forhold til byggetakten, er der 11
risiko for forsinkelser af projektet og deraf affødte omkostninger og mulige kvalitetsforringelser. Tiltag: Som forebyggende tiltag afholdes der løbende koordineringsmøder mellem rådgiver og entreprenører, med fokus på at identificere uklarheder i god tid. Totalrådgiver udfører løbende en gennemgang af kvaliteten af projektet. Den gennemgang skal, så vidt muligt, ruste dem til spørgsmål fra entreprenørerne. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift og affødte omkostninger, vurderes den at koste op til ca. 19,3 mio. kr. 2. Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Totalrådgiver har sammen med entreprenørerne udarbejdet en byggetidsplan til styring af udførelsen. Afleveringsterminen er efter indgåelse af aftale med entreprenørerne 04. august 2014. Tiltag: Totalrådgiveren er anmodet om løbende redegørelser vedrørende tid og økonomi i relation til byggeriets fremdrift. Disse skal udarbejdes til de månedlige styregruppemøder. I redegørelsen medtages mulige krav om dagbod fra bygherres side, ligesom forventet entreprenørkrav medtages. Hver uge afholdes koordineringsmøder, hvor byggeledelse, bygherre og entreprenører gennemgår den sidste uges arbejder og de kommende 3 ugers arbejder. Totalrådgiver har i byggetidsplanen og i oversigten over tidsforskydninger angivet at byggeriet kan afleveres den 4. august 2014. Det er en forsinkelse i forhold til udbudstidsplanen, med risikotid den 22. juli 2014. Økonomisk påvirkes projektet gennem en forlænget drift af byggepladsen. For sygehuset får forsinkelsen desuden en økonomisk konsekvens, idet en forventet besparelse af omlagt drift må udskydes. For at den forcerede tidsplan ikke skal påvirke kvaliteten af udførelsen, er der taget tiltag til at byggeledelsen, i samarbejde med alle entreprenørerne, har konstant fokus på at have driften af sygehuset med i byggeprocesserne, så man via koordinering parterne imellem, så vidt muligt kan undgå store gener. Såfremt risikoen indtræffer i form af forøgede udgifter, vurderes den at koste mellem 500.000 4.000.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 625.000 kr. Beløbet dækker de risici der har været ud over de krav der er blevet afregnet med entreprenørerne. Det af totalrådgiver fremsendte krav til bygherre Honorar vedrørende forlænget byggetid på 13,8 mio. kr. er ikke indregnet i risicien, ligesom der heller ikke er taget højde for bygherres krav til totalrådgiver. 12
3. Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Ved gennemgang med brugerne er der risiko for, at der er mangler i det udførte, som vil få væsentlig betydning for driften og derfor skal ændres. Der er risiko for, at der mangler detaljerede retningslinjer for såvel kvalitetssikring samt drift og vedligehold, hvilket vil skabe problemer for driften i forhold til at tilegne sig de nødvendige kompetencer. Tiltag: Dokumentation og arbejdsgange skal være udført inden overdragelsen. Der skal være en løbende kommunikation med driften for at sikre at eventuelle spørgsmål eller mangler bliver drøftet i fornuftig tid før ibrugtagning. Arbejdet med drift og vedligehold og kvalitetssikringsmateriale er iværksat. Der skal være tæt kommunikation med sygehusets master plan sekretariat. Såfremt risikoen indtræffer i form af forøgede udgifter, vurderes den at koste mellem 30.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 76.500 kr. 4. Manglende byggeledelse og tilsyn Der er ikke den tilstrækkelige byggeledelse fra totalrådgiver, hvilket resulterer i en dårlig organisering og projektopfølgning på byggepladsen. Ved stram økonomi hos totalrådgiver er risikoen at der bliver sparet på byggeledelsesydelsen. Det vil påvirke økonomi- og tidsstyring, såvel som det daglige tilsyn på pladsen. Tiltag: Der skal fra bygherres side være en løbende monitorering af totalrådgivers bemanding og fysiske håndtering af byggesagen. Bygherre udfører tæt opfølgning af, hvorvidt byggeledelsen leverer de ydelser der forventes af dem. Leverer de ikke ydelsen, vurderer bygherre, om der skal arbejdes på en optimering af staben på byggepladsen. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 30.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 76.500 kr. FASE 2 Der er endnu ikke afholdt risikoworkshop med totalrådgiver for Fase 2, da kontraktforhandlingerne endnu ikke er afsluttet. 5. Korrekt placering af heliport Placeringen af heliport skal overholde diverse regler fra bl.a. forsvaret, men også gældende regler omkring placering i nærheden af fredsskov, skal undersøges med Skov og Naturstyrelsen. Der anvendes to typer af helikoptere til hospitalsflyvninger: Forsvarets store helikopter og den mindre akuthelikopter. Hvorvidt heliporten ved sygehuset i Aabenraa kan opfyldes 13
kravene til begge helikoptere er under udredning. Placeringen af heliport foreslået i konkurrenceforslaget fra totalrådgiver undersøges og afklares, da det har stor økonomisk konsekvens, hvorvidt heliport kan placeres som forudsat. Det hænger bl.a. sammen med en planlagt tunneladgang til skadestuen. Konsekvensen ved en anden etablering af heliport har både økonomisk, tidsmæssig og kvalitetsmæssig karakter. Konsekvensen vil påvirke såvel projekteringen, ved ændrede forudsætninger, som kan give konstruktive udfordringer, samt udførelsen ved en fordyrende og forsinkende løsning. Tiltag: Gældende regler skal afdækkes. Det skal undersøges om begge helikoptertyper kan og skal kunne lande ved sygehuset. Alternativt etableres muligvis heliport til den mest anvendte helikoptertype, og supplerende aftaler for den anden type. Det kan f.eks. være i form af anvendelige landingsarealer uden for matriklen, hvortil ambulancer kan køre og omlade patienterne. Der udføres analyse af muligheder og konsekvenser. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift vurderes den at koste mellem 1.000.000 2.000.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 875.000 kr. 6. Brugerønsker påvirker økonomien For at opfylde behov og ønsker fra brugerne, er der en risiko for at projektet bliver for dyrt i forhold til den økonomiske ramme. Der er hele tiden øgede krav og forventninger til slutproduktet, det kan bl.a. påvirke materialevalg, rumstørrelser samt indretninger. Tiltag: Projektafdelingen kommunikerer ud til brugergrupperne i byggeprogramsfasen, at rammerne skal overholdes, samtidigt med at der sker en formidling af, hvad konsekvens ændringer vil have. Der udføres fra styregruppen en strategi omkring håndteringen af brugerønsker. Budgetterne opdateres løbende, også med hensyn til besparelser, for på den måde at vise de økonomiske rammer. Der udarbejdes et change request katalog. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 500.000-5.000.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 775.000 kr. 14
Brugerønsker påvirker økonomien rapporteres i 1. kvartal som værende øget i forhold til rapporteringen for 4. kvartal. Dette skyldes at der er pågået en større bearbejdning af risikoregisteret for Fase 2, hvilket har belyst nogle nye mulige problemstillinger. 7. Kan stram tidsplan overholdes Totalrådgiver har i forbindelse med kontraktforhandlingerne/udførelsen af helhedsplan vurderet tidsforskydninger i forhold til udbudstidsplanen, hvilket ville forlænge byggetiden. Det er i styregrupperegi besluttet at udbudsplanen følges. Tiltag: Der udbydes 3-5 fremskudte projekter, disse udføres eller opstartes i perioden 2014 til 2017. På den måde kan der optimeres på tidsplanlægningen gennem mindre udbud, som ikke er afhængige af interne bindinger til andre byggerier/udbud. Der udføres en nøje tidsstyring og rådgiver gøres opmærksom på, at der skal afsættes de tilstrækkelige ressourcer til håndtering af tidsstyringen. I tidsplanen indarbejdes et antal sanktionsgivende mellemterminer, og det kan overvejes at indarbejde risikotiden i de enkelte entrepriser. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 500.000 1.500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 625.000 kr. Der er i beregningen af kapitalisering taget højde for følgende: Færre vejrligsdage end Fase 1 (Fase 1 var udsat for usædvanlig forhold) Fokuserede og kompetente rådgivere Mere kompetent bygherre Juridisk større ballast i bygherreorganisationen 8. Er projektmateriale fyldestgørende I Fase 1 har der været en række uklarheder i projektet. Uklarheder som entreprenørerne har anmodet om at få specificeret. Dette har været meget fordyrende for Fase 1, hvorfor risikoen skal forsøges minimeret i Fase 2. Risikoen ved projektmangler er at økonomi og tid kan blive voldsomt påvirket, og i sidste ende vil det kunne afføde kvalitetsforringelser. Tiltag: Granskning/controlling af projektet inden udbud, udover det rådgiverne udfører, iværksættes af bygherre i form af kontrol hos ekstern uvildig rådgiver. 15
Der afholdes løbende møder med rådgiverne, og bygherre er en aktiv del af processen omkring projekteringen, også for på den måde at fastholde erfaringer og viden fra Fase 1. Risikoregisteret benyttes til at undgå, at væsentlige risici går i glemmebogen. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 500.000 1.500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 250.000 kr. Kapitalisering forudsætter at ekstern granskning finder sted. 9. Driftsmæssige gener i forbindelse med nybyggeri og ombygning I Fase 2 kommer der til at være en del ombygninger i det eksisterende sygehus samt nybyggeri op af følsomme områder, så som fødeafsnit. Denne risiko skal bearbejdes i projektforslag- og hovedprojektfasen. Gener kan være såvel støv- som støj- og lydrelaterede. Tiltag: Driften involveres i tidsplanlægningen af ombygninger og nybyggeri i følsomme områder, dette skal ske tidligt i forløbet. Rokadeplaner af udsatte områder udføres. Bl.a. overvejes om muligt - at nedprioritere anvendelsen af de fødestuer, der vender direkte ud mod byggeriet i en periode. I tidsplanlægningen overvejes hvorvidt nybyggeri kan færdiggøres, så nogle afdelinger kan flytte ud i de nye arealer, og derved frigøre dem der skal ombygges. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem 250.000 500.000 kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 87.500 kr. 3.4 Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret ultimo 2013 og godkendt af regionsrådet den 20. januar 2014. 3.5 Kvalitet og indhold Der arbejdes endnu på at gennemføre byggeprojektet i tråd med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden, så gevinster og funktionskrav realiseres. Der er ikke foretaget justeringer som har konsekvens for den nye sygehusstruktur, ej heller ændringer der har konsekvens for trafiklysrapportering vedr. kvalitet. 16
4. Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F MA MJ J A S O N D J F M A M J J A S O N D Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse Risikotid Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid Farven markerer byggetidsplanen med aflevering d. 04. aug. 2014 I forhold til tidligere rapporteringer tages der nu ikke højde til Udbudstidsplan rev. A Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Løbende priser 902 Overført til Fkt. 6.32.27 900 Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles 60.047.777 935.249.996 626.996.996 903 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfonds-investeringer Fkt. 6.32.27 1673 - Sygehus Sønderjylland 176.513.000 366.728.996 341.924.580 1.062.193 1672 - Sygehus Lillebælt 41.643.000 260.268.000 229.971.941 94.541 Total 218.156.000 626.996.996 571.896.521 1.156.734 903 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt. 6.51.53 1673 - Sygehus Sønderjylland 176.513.000 1672 - Sygehus Lillebælt 41.643.000 Total 218.156.000 Forventet frigivelse mio. kr. 2. kvartal 2014 3. kvartal 2014 4. kvartal 2014 1. kvartal 2015 Sygehus Lillebælt, Kolding 114,8 96,1 89,7 112,1 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 60,0 100,0 57,9 6,3 Total 174,8 196,1 147,6 118,4 Pr. 31. marts 2014 kan der frigives anlægsudgifter for 43.800.567,67 kr. vedr. Sygehus Sønderjylland og 26.845.869,55 kr. vedrørende Sygehus Lillebælt. Beløbene frigives og overføres den 7. april 2014 til regionens likvide midler og er derfor ikke medregnet i ovenstående frigivelsesbeløb (6.32.27-906) 17
Bilag 3 restvurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 1 4 Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale 4 4 2 1 2 2 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen 2 3 2 1 3 36 Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift 2 2 2 2 4 35 Mangelfuld byggeledelse og tilsyn 2 2 2 2 Fase 2 5 74 Korrekt placering af heliport 3 3 2 2 6 71 Brugerønsker påvirker økonomien 2 3 2 1 7 84 Kan stram tidsplan overholdes 3 3 3 1 8 80 Er projektmateriale fyldestgørende 2 3 2 0 9 83 Driftsmæssige gener i forbindelse med nybyggeri og ombygning 2 2 2 2 18
Bilag 3.B - Vurdering af konsekvens Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet Der er ingen forsinkelse Der er ingen ekstra udgift Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger 0 1 2 3 4 under 1 måned under 2 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet under 30.000 kr. under 500.000 kr. under 6 mio. kr. over 6 mio. kr. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Tryk her Vurdering af sandsynlighed Forekomst Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. 0 1 2 3 4 Indtræffer hver 5. gang eller sjældnere Indtræffe hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næsten hver gang Vurdering af konsekvens Påvirkning på Ingen betydning mennesker (PPM) for mennesker 0 1 2 3 4 Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 19
Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total 2008 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2009 0,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 2010 4,4 0,3% 4,4 0,3% 4,4 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 2011 23,6 1,8% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,4% 31,2 2,3% 31,2 2,3% 38,9 3,0% 38,9 2,9% 38,9 2,9% 46,5 3,6% 46,5 3,4% 46,5 3,4% 2012 99,1 7,6% 69,8 5,1% 57,0 4,2% 151,8 11,6% 93,0 6,8% 80,7 5,9% 204,5 15,7% 116,3 8,5% 104,6 7,7% 257,1 19,7% 139,6 10,2% 139,6 10,2% 2013 326,1 25,0% 189,7 13,9% 189,7 13,9% 395,0 30,2% 216,7 15,9% 216,7 15,9% 463,9 35,5% 295,6 21,7% 295,6 21,7% 532,9 40,8% 351,0 25,8% 351,0 25,8% 2014 550,6 42,2% 400,6 29,4% 400,6 29,4% 568,3 43,5% 460,6 33,8% 586,0 44,9% 560,6 41,2% 603,7 46,2% 618,5 45,4% 2015 611,0 46,8% 624,8 45,9% 618,2 47,3% 631,2 46,3% 625,4 47,9% 637,5 46,8% 632,6 48,4% 643,9 47,3% 2016 651,1 49,9% 659,4 48,4% 669,6 51,3% 674,8 49,5% 688,1 52,7% 690,3 50,7% 706,6 54,1% 705,8 51,8% 2017 761,1 58,3% 766,2 56,2% 815,5 62,4% 826,5 60,7% 869,9 66,6% 886,9 65,1% 924,3 70,8% 947,3 69,5% 2018 963,3 73,8% 989,1 72,6% 1.002,3 76,7% 1.030,9 75,7% 1.041,3 79,7% 1.072,6 78,7% 1.080,3 82,7% 1.114,4 81,8% 2019 1.134,4 86,9% 1.171,6 86,0% 1.188,4 91,0% 1.228,8 90,2% 1.242,5 95,1% 1.286,1 94,4% 1.296,6 99,3% 1.343,3 98,6% 2020 1.299,1 99,5% 1.348,1 99,0% 1.301,5 99,7% 1.352,8 99,3% 1.304,0 99,8% 1.357,6 99,7% 1.306,0 100,0% 1.362,3 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,76, 2014 og fremefter=108,47) 20
Bilag 4.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 1 År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.)* Pct. af total Revideret Investeringsprofil** Pct. af total Akkumuleret forbrug Pct. af total 2008 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2009 0 0,0% 0,0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,1% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0 0,1% 0,0 0,0% 0,4 0,1% 1 0,1% 0,6 0,1% 0,6 0,1% 2010 4 0,7% 3,9 0,7% 3,9 0,7% 7 1,4% 7,2 1,2% 7,2 1,2% 10 2,0% 10,5 1,8% 10,5 1,8% 14 2,6% 13,8 2,4% 13,8 2,4% 2011 20 3,8% 20,3 3,5% 20,3 3,5% 27 5,1% 26,7 4,6% 26,7 4,6% 33 6,3% 33,2 5,7% 33,2 5,7% 40 7,5% 39,7 6,8% 39,7 6,8% 2012 89 16,9% 62,4 10,7% 49,4 8,5% 138 26,2% 85,1 14,6% 72,4 12,4% 187 35,5% 107,8 18,5% 96,3 16,5% 236 44,8% 130,5 22,4% 130,5 22,4% 2013 303 57,5% 179,2 30,7% 179,2 30,7% 370 70,1% 205,2 35,2% 205,2 35,2% 436 82,8% 282,3 48,4% 282,3 48,4% 503 95,4% 336,8 57,8% 336,8 57,8% 2014 509 96,6% 383,3 65,7% 383,3 65,7% 515 97,7% 443,3 76,0% 521 98,9% 538,3 92,3% 527 100,0% 583,1 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88). ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,76, 2014 og fremefter=108,47) 21