BESLUTNINGSPROTOKOL Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Mandag den 25. januar 2016 Start kl.: 14:00 Slut kl.: 17:00 Medlemmer: Else Søjmark (A) Olaf Krogh Madsen (L) Bente Hedegaard (A) Allan Gjersbøl Jørgensen (A) Inger K. Andersen (O) Rikke Albæk Jørgensen (V) Ulf Baldrian Harbo (Ø) Fraværende: Olaf Krogh Madsen (L) Inger K. Andersen (O) Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse Side 1. Budgetopfølgning pr. ultimo december 2015 for kultur- og...1 2. Godkendelse af aftaleholdere 2016 på kultur- og s område...3 3. Proces for revision af kultur- og fritidspolitik efter 2016...4 4. Studietur for miljø- og teknikudvalget og kultur- og udvklingsudvalget marts 2016...6 5. Fastlæggelse af kompetenceforhold og kriterier for anvendelse af puljer...8 6. Allingåbro som del af projekt om byarkitektonisk kortlægning, type og modelfremstilling af danske stationsbyers midter....11 7. Orientering områdefornyelsen i Grenaa...13 8. Multifunktionel jordfordeling - bedre udnyttelse af det åbne land...16 9. Udmøntning af pulje til multiaktivitetspladser...19 10. Proces for udarbejdelse af kommuneplantillæg og naturparkplan for Naturpark Randers Fjord...22 11. Justering af administrationspraksis på folkeoplysningsområdet...26 12. Finansiering af lejeaftale for Kraftværket.com 2016-2017 Syddjurs K....28 13. Orientering om Fonden Aarhus 2017 - ROI (Return On Investment)...30 14. Drøftelse af kommuneerklæring og ansøgning om Pavillonen som regionalt spillested...33 15. Opfølgning på analyse om fremtidssikring af Pavillonen...36 16. Godkendelse af øget borger- og biblioteksservice på Ørsted Bibliotek...39 17. Arbejdsplan januar...43 18. Meddelelser...44 Bilagsoversigt...46 Norddjurs Kommune
1. Budgetopfølgning pr. ultimo december 2015 for kultur- og 00.30.14.S00 15/4 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Overordnet konklusion: Drift På kultur- og område viser budgetopfølgningen ultimo december 2015, at der på driftsbudgettet samlet set forventes et mindreforbrug på 4,9 mio. kr., der forventes overført til 2016. Det samlede mindreforbrug skyldes, et mindreforbrug på indeværende år på 3,3 mio. kr., samt et mindreforbrug på overførte driftsmidler på 1,5 mio. kr. Anlæg På anlæg forventes et mindreforbrug på 9,9 mio. kr. En uddybende redegørelse for budgetopfølgningen er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Korrigeret budget Forventet regnskab Afvigelse* (Mio. kr.) Drift ekskl. overførte midler 50,1 46,8-3,3 Overførte driftsmidler 4,0 2,4-1,5 Drift i alt 54,1 49,2-4,9 Anlæg 17,3 7,3-9,9 * - =mindreforbrug/merindtægt, + = merforbrug/mindreindtægt Afvigelser i tabellen skyldes afrundinger. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at budgetopfølgningen for december måned 2015 tages til efterretning. 1
Bilag: 1 Åben Kuu bilag december 2015 budgetopfølgning.pdf 11285/16 2 Åben Anlægsoversigt - ultimo december 2015.pdf 11073/16 3 Åben Udviklingspuljen for 2015-2016.pdf 11074/16 Beslutning i Kultur- og den Til efterretning. 2
2. Godkendelse af aftaleholdere 2016 på kultur- og s område 00.01.00.A00 15/16311 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling I henhold til Principper for aftalestyring i Norddjurs Kommune fra december 2008 skal kultur- og efter indstilling fra udviklingsdirektøren beslutte, hvilke aftaleenheder, der skal være indenfor udvalgets område. Derfor har administrationen udarbejdet følgende forslag til aftaleenheder i 2016: Aftalegiver Aftaleenhed Aftaleholder Kim Kofod Hansen Plan, kultur og natur Vakant Vakant Norddjurs Biblioteker Vakant Vakant Grenaa Bibliotek Lisbeth Rindholdt Jørgensen Vakant Bibliotekerne i Auning, Ørsted og Ørum Lars Jørn Larsen Vakant Kulturskolen Finn Rosenløv Vakant Grenaa Egnsarkiv Trine Grejsen Direktørområderne vil i samarbejde med økonomi og indkøb og de enkelte aftaleenheder udarbejde et aftale- og dialogstyringsdokument for hver aftaleenhed for perioden 1/1-31/12 2016. Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at forslag til aftaleenheder for 2016 godkendes. Beslutning i Kultur- og den Godkendt. 3
3. Proces for revision af kultur- og fritidspolitik efter 2016 00.01.00.P22 15/19747 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog i august 2012 en ny kultur- og fritidspolitik for perioden 2013-2016. Politikken tager udgangspunkt i tværgående helhedstænkning frem for fagområder. Den er for alle, og ikke målrettet bestemte grupper. Under overskriften gentænk er der i politikken lagt særlig vægt på fleksibel anvendelse af fysiske rammer og på nye samarbejdsrelationer. Der er følgende 4 målsætninger i politikken: Børn og unge, Nye brugere, På tværs af kommunegrænser og Kommunikation og synliggørelse. Kultur- og fritidspolitikken findes her: http://www.norddjurs.dk/borger/kultur-og-fritid/kultur-og-fritidspolitik Politikken blev vedtaget på baggrund af en høringsproces. Bidrag til formuleringen af politikken var indkommet via en konstruktiv dialog i processen, ligesom forberedelsen af politikken blev drøftet på konference, via interviews m.v. Traditionen med en årlig kultur- og fritidskonference fra den tidligere periode blev opretholdt. Politikken udløber med udgangen af 2016, og der skal derfor tages stilling til: 1. Om Norddjurs Kommune skal have en kultur- og fritidspolitik? 2. Skal det i givet fald fortsat være en kultur- og fritidspolitik? 3. Eller skal der være en separat fritidspolitik og kulturpolitik? 4. Hvordan skal proces og tidsplan for formulering af en ny politik være? Alt efter beslutningen om revisionen af politikområdet skal der afsættes ressourcer til dette herunder evt. økonomi til særlige arrangementer, materialer møder o. lign. 4
Økonomiske konsekvenser Der vil eventuelt skulle afsættes et beløb til materialer til møder, mødeafholdelse og lignende. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at kultur- og drøfter ovenstående emner med henblik på efterfølgende orientering og involvering af samarbejdspartnerne på området. Beslutning i Kultur- og den Kultur- og ønsker, at der beskrives og tilrettelægges en proces, hvor aktørerne på området inddrages i udvikling af et svar på om det vil være formålstjenligt, at udarbejde en samlet eller separate politikker, der spiller op ad bl.a. vision, udviklingsstrategien, landdistriktspolitikken og skolestrukturen. Der skal udarbejdes en tidsplan til udvalgets næste møde, som kan munde ud i et forslag til politik(ker), der kan forelægges politisk senest i oktober 2016. 5
4. Studietur for miljø- og teknikudvalget og kultur- og udvklingsudvalget marts 2016 00.22.00.G00 15/11106 Åben sag Sagsgang: MTU. KUU Sagsfremstilling I den indeværende valgperiode er der aftalt en fælles studietur for miljø- og teknikudvalget samt kultur- og. Studieturen går til Holland i perioden d. 16.-19. marts 2016. Formålet med studieturen er at få inspiration til at videreudvikle kommunens egne projekter. Derfor er det væsentligt at se og opleve gode eksempler på nyere bydele med deres byliv, og nye boliger/boligtyper, boliger for ældre, ungdomsboliger med temaer som bæredygtighed og klimatilpasning. Ligeledes vil eksempler på nye grønne områder, borgerdreven innovation, landskabskunst samt kunst- og kulturinstitutioner være væsentlige temaer. Derudover vil der være fokus på revitalisering, byudvikling/byomdannelse, nye bolig- og erhvervsstrukturer og mobiitet og selvfølgelig cyklisme i bredeste forstand samt kollektiv trafik/letbane. Udover medlemmerne af de politiske udvalg deltager fagcheferne og to faglige medarbejdere. Udkast til program er vedlagt. Økonomiske konsekvenser Udgiften forventes at blive 120-140.000 kr. Udgiften afholdes indenfor udvalgenes egne budgetter. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at programmet for studieturen godkendes. 6
Bilag: 1 Åben Udkast til program for studieturen 6058/16 Beslutning i Kultur- og den Godkendt. Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den 26-01-2016 Godkendt 7
5. Fastlæggelse af kompetenceforhold og kriterier for anvendelse af puljer 00.30.10.S00 15/16191 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Kultur- og besluttede den 14. december 2015, at reducere udviklingspuljen og at fordele de resterende midler i 2016 således: Kulturpulje Fritidspulje By- og landdistriktspulje Mindre kulturprojekter 0,176 m.kr. Leder- og instruktørmidler 0,151 mio.kr Forsamlingshuspuljemidler 0,091 mio.kr. Større kulturprojekter 0,5 mio.kr. Udviklingsprojekter under fritidsområdet 0,35 mio.kr. Udviklingsprojekter under byog landdistrikter 0,550 mio.kr. Fleksmidler kultur xx kr. Fleksmidler fritid xx kr. Fleksmidler by- og landdistrikter xx kr. Frivilligmidler xx kr. I alt 0,676 mio.kr. I alt 0,501 mio.kr I alt 0, 641 mio.kr. I alt 1,818 mio.kr. Endvidere besluttede udvalget, at der i januar 2016 forelægges en sag for udvalget om fastlæggelse af kompetenceforhold og kriterier for anvendelse af puljerne. I forbindelse med kultur- og s ønske om at gentænke puljerne er puljerne Kvikpuljen og Fritidspuljen på fritidsområdet og Strakspuljen på kulturområdet udgået. Alle tre puljer har været administreret af forvaltningen. Omfanget af besparelser og placeringen af besparelser er videresendt til vedtagelse i kommunalbestyrelsen. Som opfølgning på kultur- og s beslutning om placering af besparelserne har udvalget ønsket en sag, som beskriver efter hvilke kriterier puljerne er blevet forvaltet. En oversigt er vedlagt dette punkt. Forvaltningen foreslår, at der afsættes et beløb/fleksmidler under hver hovedkategori af puljer (kultur, fritid, by- og landdistrikter), som forvaltningen kan administrere til aktiviteter og 8
initiativer, som er opstået akut og dermed ikke kan nå enten at indgå i den ordinære tilskudsuddeling eller som falder uden for kriterierne for puljerne fx støtte til præmier til stævner, indkøb af materialer til opstart af et projekt eller en aktivitet, tilskud til jubilæumsarrangementer, bosætningsinitiativer og værtsskabsinitiativer i de mindre byer, tilskud til mindre kulturelle arrangementer o.lign. Forvaltningen foreslår, at der afsættes 0,050 mio.kr. under hver hovedkategori som fleksible midler, forvaltningen kan administrere, og at der under fritidsområdet afsættes et beløb på 0,050 kr. som frivilligmidler til arrangementer og tiltag, der anerkender frivilliges arbejde og/eller giver frivillige mulighed for at udveksle erfaringer og idéer samt skabe samarbejde Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at udvalget tager stilling til 1. hvilke kriterier de enkelte kategorier under de tre hovedpuljer: Kultur, Fritid, By- og landdistrikter skal administreres under. 2. hvorvidt, der skal være faste ansøgningsfrister til de enkelte kategorier under de tre hovedpuljer: Kultur, Fritid, By- og landdistrikter dog med undtagelse af evt. fleksmidler. 3. om der skal afsættes fleksmidler under de tre hovedpuljer Kultur, Fritid, By- og landdistrikter 4. om der skal afsættes midler til arrangementer og tiltag, der anerkender frivilliges arbejde. Bilag: 1 Åben Notat kompetenceforhold 5930/16 9
Beslutning i Kultur- og den Kultur- og ønsker, at der i forbindelse med budgetopfølgningen, til hvert udvalgsmøde vedlægges opgørelse af forbruget på puljerne. Ad. 1) Midler til mindre kulturprojekter, Leder- og instruktørmidler, Fritidspuljen og Forsamlingshusmidler administreres fortsat inden for de nuværende kriterier med enkelte tilretninger. Ad. 2) Midler til større kulturprojekter og By- og landdistriktspuljen skal ikke have ansøgningsfrister. Et revideret forslag til kompetenceforhold og kriterier skal forelægges kultur- og. Ansøgningsfrister skal fastsættes for mindre kulturprojekter, fritidspuljen og forsamlingsmidler. Ad. 3) Som fleksmidler afsættes på Kulturpuljen 0,030, på Fritidspuljen 0,090 og By- og landdistriktspuljen 0,020 mio. kr. Ad. 4) Midler til frivilliges arbejde er indeholdt i fleksmidlerne under fritidsområdet, hvor der afsættes 0,090 mio. kr. samlet til bl.a. frivilligmidler. 10
6. Allingåbro som del af projekt om byarkitektonisk kortlægning, type og modelfremstilling af danske stationsbyers midter. 01.11.00.P00 15/19348 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling JWH Arkitekter i Aarhus og Promonitor Byudvikling i Sønderborg er i gang med at gennemføre et forsøgsprojekt for Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om tidligere stationsbyer i Danmark. Sammen med 3 andre tidligere stationsbyer (Brædstrup, Ejby og Gørlev) i Danmark er Allingåbro blevet valgt af ministeriet som eksempelby med henblik på at udarbejde en model, som skal give inspiration til fysiske strategier og modeller for udvikling eller tilpasninger i danske stationsbyer. De 4 byer har forskellige fysiske og kulturhistoriske udgangspunkter, og projektet arbejder med at inddrage og transformere de enkelte stationsbyens historiske bymidte i sammenhæng med stedlige og landskabsmæssige karakteristika. Fremtidsforsker Jesper Bo Jensen, WE Arcitechture, Skaarup & Jespersen, Kunstakademiet og Arkitektskolen står bag metodeudviklingen. Arbejdet skal resultere i en pjece og en operationel metode til brug for kommuner og lokale aktørers arbejde med transformering af stationsbyer, så de kan udvikle sig eller tilpasse sig de nye tider. I forhold til Allingåbro finder forskerholdet det relevant at sætte fokus på den gamle stationsbygnings fremtidige anvendelsesmuligheder i forhold byens rolle i Naturpark Randers Fjord. Forvaltningen forventes at bidrage med relevante oplysninger i forhold til opgaven i samarbejde med byens borgere. Økonomiske konsekvenser Ingen 11
Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Kultur- og den Til efterretning. 12
7. Orientering områdefornyelsen i Grenaa 01.11.20.P15 13/12475 Åben sag sagsgang: KUU Sagsfremstilling Kultur- og orienteres løbende om områdefornyelsesprogrammet for Grenaa, der er igangsat august 2014 og strækker sig 5 år frem. Denne sag er en opdatering på den seneste måneds aktiviteter. Overordnet tidsplan for områdefornyelsen I 2016 skal der fortsat arbejdes med Den attraktive midtby, Grenaa spots, N. P. Jossiassens Vej samt forbindelsen mellem uddannelsesområdet og midtbyen. Til juni skal Udlændinge- Integrations- og Boligministeriet have en statusrapport for den første del af områdefornyelsen. Tidsplanen er vedlagt sagen. Opsamling 2015 Grenaa Den Levende By En opsamling på områdefornyelsens aktiviteter i 2015 er vedlagt sagen. Kunst i Tunnelen Der er nu fundet den nødvendige finansiering til kunst i tunnelen, der derfor vil blive færdiggjort i starten af det nye år. Afsløring af kunstværet vil finde sted torsdag den 11. februar kl. 17.30. Tidspunktet er fastsat ud fra, at kunstværket er en lysinstallation, og det derfor er vigtigt at den bliver afsløret i mørke eller skumring. Den attraktive midtby Forvaltningen er i gang med at indgå kontrakt med konsulentteamet. Der udarbejdes et ydelseskatalog og en tids- og procesplan for det videre arbejde med bymidten, der forelægges for kultur- og i februar. 13
Skal projektet gennemføres, kræver det ekstra finansiering, der primært skal søges ved fonde. Der er allerede rejst kommunale midler til den kommunale medfinansiering af områdefornyelsesmidler, men tilskud fra fonde vil kræve yderligere kommunal medfinansiering. Den fulde finansiering af anlæg af hovedidéen i den attraktive midtby med ny belægning og byrumsinventar vil derfor skulle indgå i de kommende års budgetter. En del af projektet indeholder en designmanual, der skal sikre at fremtidige anlæg og renoveringer i midtbyen følger samme design, så bymidten opleves som et sammenhængende område. Dvs. at en del af projektet vil indgå i anlæg, der alligevel vil skulle foretages, fx udskiftning af belysning og belægning. Grenaa Spots Der tegnes på en konkret plan for placering af spots. I den forbindelse afholdes der, sidst i januar, en walk and talk med en række udvalgte unge fra ungdomsuddannelserne for at kvalificere og specificere planen. Forvaltningen etablerer en følgegruppe for projekterne omkring uddannelsesområdet i foråret 2016. Deltagere i følgegruppen blev vedtaget på kultur- og udviklingsudvalgsmøde den 23. november 2015. Økonomiske konsekvenser Aktiviteterne i områdefornyelsesprogrammet foretages inden for de økonomiske rammer, som er afsat til projektet. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Rullende procesplan Områdefornyelse Grenaa midtby 12-01-16.pdf 6196/16 2 Åben Opsamling 2015 Grenaa Den Levende By - områdefornyelsen i 8386/16 Grenaa.docx 14
Beslutning i Kultur- og den Til efterretning. Frem over skal der orienteres kvartalsvist og når der skal træffes beslutninger om områdefornyelsen. 15
8. Multifunktionel jordfordeling - bedre udnyttelse af det åbne land 01.15.00.P00 15/14099 Åben sag Sagsgang: KUU, MTU Sagsfremstilling Kultur- og og miljø- og teknikudvalget godkendte i møderne henholdsvis den 21. og 22. september 2015, at Norddjurs Kommune kan deltage i et projekt om multifunktionel jordfordeling bedre udnyttelse af det åbne land. 5 kommuner er inviteret til at deltage i projektet. Norddjurs Kommune indsendte primo oktober 2015 en ansøgning til arbejdsgruppen/styregruppen for projektet om multifunktionel jordfordeling bedre udnyttelse af det åbne land. Norddjurs Kommune foreslog, at den nordvestlige del af Norddjurs (Rougsø) blev projektområde, da området rummer potentialer både i forhold til traditionel jordfordeling og i forhold Naturpark Randers Fjord, og de udfordringer der er i forhold til klima og Randers Fjord. Procesplan for planlægningsfasen er vedlagt som bilag. Norddjurs Kommunes ide blev godkendt, og efterfølgende er der indsendt konkret projektforslag, som der arbejdes videre ud fra. Der er tilknyttet en forskergruppe til projektet, der skal opsamle læring om og dokumentere effekter og værdiskabelse ved multifunktionel jordfordeling. I projektet er det godkendt, at der ydes 0,1 mio. kr. til dækning af omkostninger i gennemførelsen af foranalysen. Desuden yder rådgivningsfirmaet Orbicon hjælp i form af udarbejdelse af kortmateriale og gennemførelse af interviews med udvalgte landmænd samt øvrig rådgivning. Fra Norddjurs Kommunes forslag til projekt blev godkendt, er der foregået følgende: Projektforslag med kort beskrivelse af de muligheder der er i projektområdet. 16
Udarbejdelse af kort over området, der viser de enkelte ejendommes beliggenhed i forhold til hinanden. Tur rundt i området med forskergruppen, hvor potentialer og udfordringer blev præsenteret. Gennemførelse af interviews med landmænd med 5 forskellige typer landbrug i området. Fælles workshop mellem de 5 deltagende kommuner og forskergruppen afholdt på Gl. Estrup 9. december 2015. Senest 20. januar 2016 skal der indsendes uddybet projektansøgning. Procesplan er vedlagt som bilag. I februar 2016 beslutter styregruppen hvilke 2 til 4 projektkommuner ud af de fem interesserede, der kan påbegynde projektet, der løber fra marts 2016 til maj 2018. Målet for projektet er at anvise en model til multifunktionel jordfordeling, der kan anvendes på landsplan. Projektet skal: Gennemføre 2-4 pilotprojekter med multifunktionel jordfordeling i konkrete områder i Danmark. Forskningsmæssigt dokumenterer den flersidige værdiskabelse. Udvikle en model for en landsdækkende jordfordelingsproces. I projektet dokumenteres jordfordelingens gevinster for: Bedriftsøkonomi Naturkvalitet 17
Vandmiljø Rekreative muligheder Landdistriktsudvikling Realdania vil finansiere en stor del af projektet herunder køb af jord til jordfordelingspulje (der forventes 10,0 mio. kr. hertil), forskere, rådgivere til jordfordeling mm. Økonomiske konsekvenser Såfremt Norddjurs Kommune deltager i projektet, vil kommunen modtage 0,1 mio.kr. til brug for omkostninger ved gennemførelse af foranalysen. Herudover medfinansierer kommunen projektet med de medarbejdertimer, som er nødvendig for projektet gennemførelse. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Procesplan for planlægningsfasen.docx 11481/16 2 Åben Procesplan for Multifunktionel Jordfordeling 11579/16 Beslutning i Kultur- og den Til efterretning. Beslutning i Miljø- og teknikudvalget den 26-01-2016 Til efterretning 18
9. Udmøntning af pulje til multiaktivitetspladser 04.01.10.P20 15/3930 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Kultur- og har på mødet den 30. april 2015 besluttet kriterier for tildeling af tilskud fra puljen på 0,550 mio. kr. til udendørs multiaktivitetspladser. Alle borger- og beboerforeninger, landsbylaug og forsamlingshuse i Norddjurs Kommune havde mulighed for at søge puljen fra den 8. september 2015 til den 1. december 2015. Forvaltningen modtog 5 ansøgninger til puljen med et samlet ansøgt støttebeløb på 0,909 mio. kr. Puljen er på 0,550 mio. kr. Vedlagt sagen er en oversigt over ansøgningerne, som indeholder forvaltningens screening af opfyldelse af kriterierne for ansøgning af puljen. Alle ansøgninger er desuden vedlagt som bilag. De 5 ansøgninger kort opridset: Fjellerup Bys Legeplads, Fjellerup og Omegns Borgerforening, ansøgt beløb: 0,453 mio. kr. Skov i byen, Lyngby og Omegns Borgerforening, ansøgt beløb: 0,321 mio. kr. Madpakkehus og legeplads ved Stendysserne, Nørager Sogns Beboerforening, ansøgt beløb: 0,060 mio. kr. Ny legeplads på Skyttehusgrunden, Nørredjurs Skytteforening, ansøgt beløb: 0,050 mio. kr. Oplevelsesoasen, St. Sjørup Bylaug, ansøgt beløb: 0,025 mio. kr. Forvaltningens anbefalinger 1. De 3 mindre projekter fra St. Sjørup, Nørredjurs Skytteforening og St. Sjørup Bylaug til i alt 0,135 mio. kr. får tildelt det fulde støttebeløb, mens de resterende 0,415 mio. 19
kr. bliver fordelt med 0,208 mio. kr. og 0,207 mio. kr. til hver af de 2 større projekter fra Fjellerup og omegns Borgerforening og Lyngby og Omegns Borgerforening. 2. Forvaltningen vurderer, at de væsentligste dele af projekterne i Fjellerup og Lyngby kan blive udført ved hjælp af på henholdsvis 0,208 mio. kr. og 0,207 mio.kr.., mens projektorganisationerne vil kunne søge det resterende hjem i puljer og fonde. Økonomiske konsekvenser Den 8. december 2015 vedtog kommunalbestyrelsen anlægsbevilling og frigivelse af rådighedsbeløb på 0,550 mio. kr. til multiaktivitetspladser. Der kan opstilles følgende oversigt over indgåede ansøgninger og forslag til støttebeløb: Tabel i mio. kr. Ansøgte formål Forvaltningens forslag Rest ved puljer og fonde Fjellerup Bys Legeplads, Fjellerup 0,453 0,208 0,245 og Omegns Borgerforening Skov i byen, Lyngby og Omegns 0,321 0,207 0,114 Borgerforening Madpakkehus og legeplads ved 0,060 0,060 0,0 Stendysserne, Nørager Sogns Beboerforening Ny legeplads på Skyttehusgrunden, 0,050 0,050 0,0 Nørredjurs Skytteforening Oplevelsesoasen, St. Sjørup Bylaug 0,025 0,025 0,0 Total 0,909 0,550 0,359 Norddjurs Kommune udbetaler i alt 0,550 mio. kr. som tilskud, mens foreningerne m.v. selv forestår udførelse og anlæggelse af de pågældende arbejder. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 1. de 3 mindre projekter fra St. Sjørup, Nørredjurs Skytteforening og St. Sjørup Bylaug til i alt 0,135 mio. kr. får tildelt det fulde støttebeløb. 20
2. de resterende 0,415 mio. kr. bliver fordelt med 0,208 mio. kr. og 0,207 mio. kr. til hver af de 2 større projekter fra Fjellerup og omegns Borgerforening og Lyngby og Omegns Borgerforening. Bilag: 1 Åben Oversigt over ansøgninger.pdf 2634/16 2 Åben Fjellerup Bys Legeplads, Fjellerup.pdf 1532/16 3 Åben Skov i byen, Lyngby.pdf 2601/16 4 Åben Madpakkehus og legeplads ved Stendysserne, Nørager Sogns 1599/16 Beboerforening.pdf 5 Åben Ny legeplads på Skyttehusgrunden, Nørredjurs Skytteforening.pdf 1581/16 6 Åben Oplevelsesoasen, St. Sjørup.pdf 1563/16 Beslutning i Kultur- og den Olaf Krogh Madsen (L) havde bedt om at få vurderet sin habilitet, og fandtes ikke inhabil i sagens behandling. Indstillingen blev godkendt. 21
10. Proces for udarbejdelse af kommuneplantillæg og naturparkplan for Naturpark Randers Fjord 04.21.05.P16 14/19685 Åben sag Sagsgang: KUU, ØK, KB Sagsfremstilling Norddjurs og Randers kommuner besluttede i 2010 i samarbejde med LAG-Djursland og daværende LAG Randers (nuværende LAG Randers/Favrskov) samt de to turistorganisationer, VisitRanders og Destination Djursland, at arbejde med at etablere Naturpark Randers Fjord under de kriterier, som gælder for Danske Naturparker. Se mere om Friluftsrådets vejledning om naturparker her: http://www.friluftsraadet.dk/nyhedsoversigt/2013/august/vejledning-om-naturparkernetop-udkommet.aspx. Etableringen af naturparker foregår ud fra andre principper end etableringen af nationalparker. De væsentligste forskelle er, at naturparker administreres af Friluftsrådet, som har fastlagt kriterierne for at et område kan kalde sig naturpark. Nationalparker er oprettet ved lovgivning og modtager statslig finansiering. Naturparker er oprettet på lokalt eller regionalt initiativ og modtager ikke direkte statslige midler. Herudover bliver der i begge typer af parker arbejdet med frivillighed i forbindelse med lodsejeres deltagelse i initiativer, og der skal oprettes råd, hvor interessenter i parkerne har plads. Målet med at blive godkendt som naturpark er blandt andet, at benyttelsen af området kan ske i respekt for områdets natur- og kulturværdier. områdets lokale borgere og andre interessenter skal være drivkræfterne bag projektet. områdets natur- og kulturværdier bevares, synliggøres og formidles. oplevelsesmulighederne ved Randers Fjord bliver forbedret. adgangen til fjorden forbedres. 22
muligheder for nuværende turismeaktører styrkes, og der arbejdes for at også andre erhverv kan få nye muligheder. Der er nedsat naturparkråd, som holder 4 årlige møder. Første møde blev afholdt i august 2014. Rådets rolle er at være ambassadør for Naturparken, rådgivere og samtidig være med til at udvikle nye ideer. Formandsskabet for rådet går på skift mellem Randers og Norddjurs kommuner skiftende hvert halve år. I første halvdel af 2016 har Norddjurs Kommune formandsskabet. Der er udarbejdet en folder til rådsmedlemmer, som giver de vigtigste informationer om initiativer. Folderen er tænkt som et understøttende materiale til rådsmedlemmerne, så de hurtigt kan få information i forbindelse med deres ambassadørrolle. Folderen er vedlagt som bilag. På nuværende tidspunkt mangler følgende kriterier at blive opfyldt: Minimum 50 % af naturparkens areal skal være natur. Naturparken skal have en præcis geografisk afgræsning. Naturparken og dens afgrænsning skal være en del af kommuneplanen eller et tillæg til denne. Politisk vedtaget naturparkplan. I første omgang er Naturpark Randers Fjord blevet godkendt som pilotpark. Senest april 2019 skal ovenstående 4 kriterier også være opfyldt. Naturparkrådet har drøftet en mulig afgrænsning, som kan danne grundlag for naturparkens indarbejdelse i kommuneplanen. Som forberedelse til etablering og afgrænsning af naturparken har der været afholdt lodsejermøder, hvor områdets landmænd har været inviteret. Desuden har der været afholdt fællesmøder med Djursland Landboforening. På baggrund af mødet har Djursland Landboforening tilkendegivet, at der er fokus på, at det medfører begrænsninger at blive som naturpark i henhold til den gældende lovgivning, hvilket betyder, at de tiltag, der ønskes gennemført, skal ske på frivillig basis. Brev fra Djursland Landboforening vedlægges som bilag. 23
Der kan opstilles følgende valgmuligheder for gennemførelsen af planprocessen: 1. Kommuneplantillæg udarbejdes som tillæg til kommuneplan 2013, der vedtages og sendes i offentlig høring i løbet af foråret 2016. Naturparkplanen udarbejdes, når kommuneplantillægget er vedtaget. 2. Naturparken indarbejdes i kommuneplanen i forbindelse med udarbejdelsen kommuneplan 2017. Offentlig høring foretages i forbindelse med den offentlige høring af kommuneplanen, og det kan vælges at give den et særligt fokus. Naturparkplanen udarbejdes, når kommuneplan 2017 er vedtaget. 3. Kommuneplantillæg udarbejdes som tillæg til kommuneplan 2017 og udarbejdes først i starten af 2018 i forbindelse med udarbejdelsen af naturparkplanen. Den offentlige høring kan foretages samtidig med høring af naturparkplanen. Naturparkplan og kommuneplantillæg vedtages samtidig. Naturparkrådet foreslår, at forslag nr. 1 vælges, idet planlægningen for naturparken får sin egen offentlighedsfase og dermed det bedste grundlag for at opnå ejerskab i lokalområderne. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 1. der udarbejdes forslag som tillæg til kommuneplan 2013, der sendes i offentlig høring i løbet af foråret. Når kommuneplantillægget er vedtaget udarbejdes naturparkplanen, jf. forslag 1. 2. det samtidig godkendes, at planlægningen kan sættes i gang. Bilag: 1 Åben Folder til naturparkrådets medlemmer 11469/16 2 Åben Bemærkninger til Naturpark Randers Fjord - 20151006_bemærkninger 11434/16 24
vedr afgrænsning mv af Naturpark Randers Fjord.pdf Beslutning i Kultur- og den Tiltrådt dog således, at det i forhold til sagsfremstillingen præciseres, at formandsskabet for rådet går på skift mellem Randers og Norddjurs Kommuner hvert år, skiftende midt inde i kalenderåret. Indtil den 31.06.2016 har Randers Kommune formandsskabet. Til sagens videre behandling i økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen skal der vedlægges et kortbilag. Kultur- og ønsker orientering om projektet kvartalsvist. 25
11. Justering af administrationspraksis på folkeoplysningsområdet 18.00.00.I02 11/9575 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Kultur- og godkendte administrationsgrundlag på folkeoplysningsområdet den 19. november 2012, hvor den modificerede gebyrordning blev vedtaget.ved indførelse af gebyrordningen på folkeoplysningsområdet blev administrationspraksis ved fordeling af haltimer, at Norddjurs Idrætsråd foretager fordeling af timer til foreninger i idrætshallerne og sender fordelingen til forvaltningen. På baggrund af at der bliver arbejdet på, at halfordeling i sæson 2016/2017 kommer til at foregå digitalt, foreslår forvaltningen, at forvaltningen indkalder ønsker fra foreningerne til tider i idrætshaller og udarbejder fordeling af haltider, og at fordelingen drøftes med Norddjurs Idrætsråd herunder eventuelle konflikter. Hermed flyttes ansvaret for at deadlines overholdes fra idrætsrådet til forvaltningen. Det vil betyde, at forvaltningen aflaster de frivillige kræfter i idrætsrådet, som dermed får en rådgivende og konfliktløsende funktion. Forvaltningen og en repræsentant fra Idrætsrådet afholdt et møde 17. december 2015, hvor kommende opgaver blev drøftet. Det blev aftalt, at forvaltningen overtager indkaldelsen af ønsker til timer i haller fra foreninger samt varetager opgaven med at kontakte foreningerne i forhold til afklaring af ansøgninger. Ønskede timer indsættes i timeberegningsskema som sendes til repræsentant fra Idrætsrådet. Forvaltningen og repræsentant fra Idrætsråd samarbejder om den videre proces med at fordele timerne samt afklare eventuelle konflikter. Notat om forhøjelse af takster på folkeoplysningsområdet fra 5. december 2012 er vedlagt sagen. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at 26
1. forvaltningen fra 1. januar 2016 varetager administration omkring halfordelingstider med Norddjurs Idrætsråd, som rådgivende organ. 2. ændringen af administrationspraksis sendes i høring hos Norddjurs Idrætsråd og Norddjurs Fritidsråd. Bilag: 1 Åben Notat vedr. forhøjelse af takster på folkeoplysningsområdet 11643/16 Beslutning i Kultur- og den Godkendt. 27
12. Finansiering af lejeaftale for Kraftværket.com 2016-2017 Syddjurs K. 18.14.10.P20 12/1175 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling I slutningen af 2012 indgik kommunalbestyrelserne i Syddjurs og Norddjurs kommuner et samarbejde om drift af det fælleskommunale ungdomsprojekt Kraftværket.com. Rammerne for samarbejdet er en drifts- og samarbejdsaftale, og fysisk er udgangspunktet et tidligere halmværk beliggende på adressen Engvej 18, 8560 Kolind med et bygningsareal på 1.225 m2 og et grundareal på 7.384 m2. Kommunalbestyrelsen har den 16. juni 2015 godkendt, at Norddjurs Kommune fortsætter samarbejdet om Kraftværket.com til og med 2017 på lejevilkår og at finansiering af huslejeudgiften blev anbefalet indarbejdet i forbindelse med budget 2016. Kommunalbestyrelsen har i det vedtagne budget 2016 og budgetoverslagsår 2017 ikke afsat midler til husleje. I budgettet er der alene til streetaktiviteter afsat 0,031 mio. kr. på kultur- og s budget. Syddjurs Kommune meddeler den 12. januar 2016, at Norddjurs Kommunes andel af husleje og driftsudgifter udgør maks. 0,127 mio.kr. årligt. Bilag vedlagt. Den endelig afregning vil blive foretaget efter en opgørelse af forbrug. Der er udarbejdet et forslag til samarbejdsaftale, som er vedlagt sagen. Økonomiske konsekvenser Der kan opstilles følgende oversigt over finansieringsbehovet: Tabel i mio. kr. År 2016 År 2017 Årlig husleje og driftsudgifter 0,127 0,127 Nuværende budget til streetfaciliteter -0,031-0,031 Manglende finansiering 0,096 0,096 Som det fremgår af ovennævnte tabel skal der for 2016 og 2017 findes finansiering for ca. 0,1 mio. kr. årligt til dækning af Kraftværkets huslejeudgift og øvrige driftsomkostninger. 28
I 2012 modregnede Norddjurs Kommune 1,5 mio. kr. i lånerammen i forbindelse med leje af Kraftværket. Beløbet svarer til halvdelen af den offentlige ejendomsvurdering som på daværende tidspunkt udgjorde 3,0 mio. kr. Der skal således ikke deponeres yderligere ved fremtidig leje. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at det drøftes hvordan finansieringen skal tilvejebringes. Bilag: 1 Åben Budget 2016 - driftsudgifter 8883/16 2 Åben Forslagt. Driftsaftale - og samarbejdsaftale Kraftværket.com 8877/16 Beslutning i Kultur- og den Sagen udsat. 29
13. Orientering om Fonden Aarhus 2017 - ROI (Return On Investment). 20.00.00.G00 10/11973 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Fonden Aarhus 2017 er ifølge de underskrevne aftaler mellem de enkelte kommuner og Aarhus 2017 forpligtet til at levere en årlig opgørelse af kommunens Return on Investment, det vil sige, hvor mange midler, som de enkelte kommuner modtager retur i projektstøtte til projekter, der godkendes under Aarhus Kulturby 2017. Af kontrakten mellem Fonden Aarhus 2017 og Norddjurs Kommune fremgår: Kommunens tilskud til fonden kommer minimum tilbage krone til krone i form af tilskud til programaktiviteter inden for Norddjurs kommunegrænse. Aarhus 2017 vil løbende monitorere de enkelte projekter, der afvikles som del af Aarhus 2017s program. For hvert projekt registreres det, i hvilke kommuner projektaktiviteterne finder sted. For hvert projekt registreres det også, hvor projektejer og de øvrige operatører har hjemme. Aarhus 2017 vil på denne måde dokumentere, hvor projekterne er blevet afviklet. Aarhus 2017 vil én gang årligt afrapportere herpå over for kommunen. Afrapporteringen udarbejdes i dialog med kommunernes repræsentanter i Den Regionale Styregruppe. Erfaringer fra tidligere kulturhovedstadsprojekter viser, at kulturhovedstadssatsninger har haft både økonomiske, turistmæssige, erhvervsmæssige og kulturelle effekter ikke blot i kulturhovedstæderne men også for områderne/regioner omkring dem. Det er derfor et centralt formål, at Aarhus 2017-satsningen skal blive løftestang for lokale udviklingsinitiativer og sikre en væsentlig styrkelse af kulturlivet lokalt og regionalt. Beregning Return on Investment (ROI) er en beregning af tilbageførsel af økonomiske midler set i forhold til den enkelte kommunes økonomiske bidrag til Århus som Europæisk Kulturhovedstad 2017. Den Regionale Styregruppe, hvor alle kommuner er repræsenterede, har drøftet metoder til beregning af ROI. Styregruppen har besluttet, at ROI skal beregnes som det tilskud, Fonden 30
Aarhus 2017 yder til projektaktiviteter (publikums- og udviklingsaktiviteter), der er afholdt inden for den enkelte kommunes kommunegrænse. ROI beregnes på baggrund af informationer, som projektejerne indberetter. Den enkelte projektejer angiver, i hvilke kommuner aktiviteterne har fundet sted i det pågældende år, og hvordan fordelingen af aktiviteter har været mellem kommunerne. Dette udgør grundlaget for beregning af den enkelte kommunes ROI. ROI beregning 2013 + 2014 ROI for Norddjurs Kommune er beregnet til 0,202 mio. kr. Resultatet skal ses i lyset af, at Aarhus 2017 med udgangen af 2014 havde anvendt 32,4 mio. kr., svarende til 11 % af programbudgettet. Tilsammen har de 18 kommuner (ekskl. Aarhus) fået et ROI på i alt 10,8 mio. kr. til og med 2014. Prognose for ROI i hele perioden Den Regionale Styregruppe har besluttet at fremsendelsen af ROI 2013 + 2014 til den enkelte kommune skal ledsages af en samlet prognose for ROI, der inkluderede årene 2015-2017. Baggrunden er, at der er truffet beslutning om væsentlige tilskud til projekter, som for de fleste kommuner medfører en betydelig øgning af ROI hen over årene. Prognosen er tillagt opgørelsen af ROI 2013 og 2014 og er en indikation på det endelige ROI for kommunen, idet det understreges, at der ikke er tale om et endeligt tal, og at prognosen er behæftet med betydelig usikkerhed på en række områder, og skal således tages med forbehold. I 2016 opgøres ROI for 2015 inkl. en justeret prognose for 2016-17. Baseret på de indtil nu indkomne data, er Norddjurs Kommunes forventede samlede ROI opgjort til 1,494 mio. kr., svarende til 108 % af kommunens investering på 1,379 mio. kr. Prognosen skal ses i lyset af, at Aarhus 2017 på tidspunktet for beregningen (oktober 2015) har disponeret 137 mio. kr. af programbudgettet, svarende til 46 %. 31
Til sammen får de 18 kommuner i alt et forventet ROI på 59,7 mio. kr., hvorefter de 18 kommuners samlede investering (48,655 mio. kr.) forventes at indikere 123 % i ROI. For Kulturring Østjylland er gennemsnittet beregnet til 127%. Der er en begrundet forventning om, at dette tal vil være højere, når ROI opgøres i 2016. Økonomiske konsekvenser Finansiering af Norddjurs Kommunes andel af investeringen i Kulturby Aarhus 2017 er foretaget inden for den afsatte økonomiske ramme. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at orienteringen om opgørelsen af Norddjurs Kommunes ROI tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Return on Investment Aarhus 2017 kommune-oversigt.pdf 171166/15 2 Åben Norddjurs projekter. 174327/15 Beslutning i Kultur- og den Til efterretning. 32
14. Drøftelse af kommuneerklæring og ansøgning om Pavillonen som regionalt spillested 20.11.00.Ø40 15/20860 Åben sag Sagsgang: KUU Sagsfremstilling Kulturhuset Pavillonen har udformet ansøgning til Kulturstyrelsen om at blive regionalt spillested i perioden 2017-2020. Såfremt Pavillonens ansøgning imødekommes, vil stedet kunne modtage et statsligt tilskud til fremme af den rytmiske musik forudsat, at Norddjurs Kommune yder en tilsvarende finansiering i en 4-årig periode. Før ansøgningen kan indsendes til Kulturstyrelsen skal kommunen godkende ansøgningen samt fremkomme med en kommuneerklæring, som skal indeholde punkterne nævnt i vedlagte vejledning. Et udkast til kommuneerklæring er endvidere vedlagt sagen. Kommuneerklæring skal referere til Pavillonens ansøgning, når denne foreligger. Pavillonen har pga. tidsnød fremsendt en ufærdig ansøgning, som der stadig arbejdes på. Derfor skal den behandles fortroligt, og er ikke offentligt tilgængelig på dagsordenen. Forvaltningen henleder opmærksomheden på, at Norddjurs Kommune forpligter sig på et kommunalt tilskud til drift af regionalt spillested på 1 mio.kr. jf. Pavillonens ansøgning. Beløbet er fremkommet ved Pavillonens vurdering af, hvad det er realistisk at ansøge statslig medfinansiering til i en fifty-fifty ordning set i lyset af, at der er en række etablerede regionale spillesteder, som sandsynligvis vil blive genudpeget og det faktum, at Kulturstyrelsen har meddelt, at der ikke sættes yderligere statslige midler af til at medfinansiere regionale spillesteder. De kommunale medfinansieringsmidler tages ud fra det eksisterende kommunale tilskud, og der er dermed ikke tale om yderligere tilskud til Pavillonen. Norddjurs Kommune er tilsynsmyndighed på forvaltningen af midlerne til regionalt spillested. Det betyder, at Norddjurs Kommune skal godkende budget og årsrapport og indsende disse med indledende budgetbemærkninger og driftsbudget efter Kulturstyrelsens budgetmodel med driftsbudgetnoter. Budget og årsrapport indsendes digitalt af den kommunale tilsynsmyndighed således: Budget indsendes som én samlet pdf-fil med dokumenterne i flg. rækkefølge: 33
(a) Kommunens budgetgodkendelse, (b) Indledende budgetbemærkninger (jf. rammeaftalens bestemmelser om budget), (c) Driftsbudget i Kulturstyrelsens budgetmodel, (d) Driftsbudgetnoter. Såfremt Pavillonen godkendes som regionalt spillested, skal der i perioden for udpegningen være en høj grad af gennemsigtighed i Pavillonens økonomistyring i forhold til kommunen og en professional styring af Pavillonens økonomi, da det statslige tilskud afhænger af, at der afrapporteres efter ovenstående regler. Det betyder, at de anbefalinger, der foreligger i økonomirapporten, som forvaltningen producerede i forbindelse med analysen af Pavillonen aktualiseres, og at Pavillonen derfor skal arbejde med at skabe den styring og gennemsigtighed i økonomien, som kræves i forhold til både økonomirapporten fra forvaltningen og reglerne fra Kulturstyrelsen. Økonomiske konsekvenser Det kommunale bidrag på 1 mio. kr. til finansiering af Pavillonen som regionalt spillested fremkommer ved, at midlerne er en del af det eksisterende kommunale tilskud til Pavillonen, som er sammensat sådan: Ordinært driftstilskud 2.293.000 kr. Tilskud rytmiske aktiviteter 301.000 kr. Lokaletilskud ( folkeopl.) 143.000 kr. Tilskud teater 50.000 kr. I alt 2.787.000 kr. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at sagen drøftes. Bilag: 1 Åben Vejledning til udarbejdelse af kommuneerklæring 180515/15 2 Åben Kommuneerklæring - Pavillonen som regionalt spillested 180518/15 3 Lukket 34
Beslutning i Kultur- og den Drøftet. Der afholdes et møde med Pavillonen i uge 6. Sagen forelægges for økonomiudvalget den 9. februar og kommunalbestyrelsen den 23. februar 2016 til godkendelse af den økonomiske forpligtelse for kommunen, hvorimod de faglige spørgsmål omkring ansøgningen færdigbehandles af kultur- og den 22. februar 2016. 35
15. Opfølgning på analyse om fremtidssikring af Pavillonen 20.11.00.G01 14/9066 Åben sag Sagsgang: KUU, ØK, KB Sagsfremstilling Kultur- og har tidligere godkendt et kommissorium for analyse på fremtidssikring af Pavillonen i Grenaa. Der blev i forbindelse med analysen nedsat en følgegruppe og udarbejdet opgavebeskrivelse samt efterfølgende indgået aftale med analyseog managementrådgivningsfirmaet Pluss om analyseopgaven. Resultatet af analysen er efter høring behandlet i kommunalbestyrelsen den 15. september 2015, hvor også en opfølgning på den tidligere udarbejdede økonomianalyse fra 2012 blev behandlet. På grundlag af de udarbejdede analyser og de modtagne høringssvar har kommunalbestyrelsen den 15. september 2015 besluttet, at 1. økonomianalysen og analysen fra Pluss og de indkomne høringssvar tages til efterretning. 2. bestyrelsen for Pavillonen anmodes om at fremlægge en plan for, hvordan man gennem optimeret styring konkret kan arbejde for at skabe en mere robust økonomi, herunder en forbedret egenkapital og øget indtjening. 3. bestyrelsen senest 30. september fremsender konkret plan for iværksættelse af nyt billet- og lokalebookingsystem i efteråret 2015, herunder tidsplan og funktionsspecifikationer jf. Pavillonens bemærkninger herom. 4. scenarie 2 i analysen fra Pluss er udgangspunktet for fremtidssikring af Pavillonen på både drifts- og anlægssiden. Bestyrelsen for Pavillonen anmodes om i samarbejde med de øvrige brugere at udarbejde forslag til hvordan anvendelsen af huset kan gentænkes. 5. det i forbindelse med budgetlægningen 2016 afklares, om der skal afsættes anlægsmidler. 36
6. ny drifts- og samarbejdsaftale mellem Pavillonen og Norddjurs Kommune udarbejdes, hvor samarbejdet med Kulturskolen Norddjurs og Grenaa Amatørteater fastlægges, og hvor omfanget af dialogmøder mellem Pavillonen og henholdsvis kultur- og og forvaltningen fastlægges. Drifts- og samarbejdsaftalen godkendes af kultur- og. 7. Pavillonen snarest fremlægger sin strategi for ansøgning om udpegning som regionalt spillested, herunder tidsplan, fokuspunkter, eksterne samarbejdspartnere m.v. 8. de gode takter i talentudviklingsarbejdet videreføres og udbygges efter kulturskolens indflytning i Pavillonen i et tæt samarbejde mellem Kulturskolen Norddjurs, Grenaa Amatørteater, Pavillonen og eksterne samarbejdspartnere, og gerne via Kulturakademiet med fokus på andre kunstarter end musik og på arbejdet med mini- MGK. 9. bestyrelsen opfordres til at arbejde med professionalisering af bestyrelsen, herunder om sammensætning og kompetencer med inspiration fra kulturministeriets anbefalinger for god ledelse i selvejende kulturinstitutioner fra 2011. 10. Pavillonen konkretiserer de store muligheder, som man ser i samarbejdet med et frivilligkorps. Jf. punkt 5 fremgår det af Budgetaftalen 2016-2019, at Pavillonens position som områdets største kulturhus og kulturelle fyrtårn på musikområdet skal udbygges og styrkes meget gerne med status som regionalt spillested og med et endnu stærkere fokus på talentudvikling. Synergien ved Kulturskolens indflytning i Pavillonen skal udnyttes fuldt ud med nye samarbejder og innovative tiltag mellem vækstlag og det etablerede musikmiljø. Lokalerne i Pavillonen skal gentænkes og give plads til, at talenterne kan udfolde sig. Norddjurs Kommune bakker op om bestyrelsens fortsatte arbejde med at styrke Pavillonens position som regionalt, kulturelt fyrtårn og centrum for talentudvikling jf. beslutning i kommunalbestyrelsen. 37
Det er jf. pkt. 6 aftalt med Pavillonen, at Pavillonen tager initiativ til møde(r) om indgåelse af ny drifts- og samarbejdsaftale. Pavillonens bestyrelse blev 16. september 2015 anmodet om at besvare punkterne 2, 3, 4, 7, 9 og 10. Jf. punkt 3 har Pavillonen den 30. september 2015 fremsendt vedlagte tidsplan og noter vedr. booking- og billetsystem. Det er aftalt med Pavillonens bestyrelse, at der senest den 1. december 2015 vil foreligge en skriftlig orientering om status for Pavillonens arbejde. Pavillonen har fremsendt Pavillonens bemærkninger til de enkelte punkter jf. kommunalbestyrelsens beslutning. Afrapporteringen af 3. december 2015 er vedlagt. Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Udviklingsdirektøren indstiller, at kultur- og drøfter Pavillonens tilbagemelding. Bilag: 1 Åben Bestyrelsen for Pavillonens redegørelse for opfølgning på analyse 6233/16 Beslutning i Kultur- og den Kultur- og tager orienteringen til efterretning og noterer, at årsrapporten skal fremsendes. Udvalget ønsker en opdateret tilbagemelding i løbet af foråret. 38
16. Godkendelse af øget borger- og biblioteksservice på Ørsted Bibliotek 23.00.00.A00 15/17712 Åben sag Sagsgang: AU / KUU, ØK og KB Sagsfremstilling I forbindelse med behandling af sagen om Ny struktur på arbejdsmarkedsområdet på møde i økonomiudvalget den 17. februar 2015 og kommunalbestyrelsen den 24. februar 2015 blev det besluttet at udarbejde oplæg med modeller til fremtidig borgerbetjening i Ørsted. Økonomiudvalget blev orienteret om status på forberedelserne på mødet den 10. november 2015. Forvaltningen har undersøgt forskellige muligheder for indretning af biblioteket, så Borgerservice får bedre fysiske rammer til gavn for både borgere og medarbejdere fra Borgerservice og biblioteket. Det forudsættes, at Borgerservice fortsat holder åben to dage om ugen kl. 10 15 på Ørsted Bibliotek. Forslaget kan ses i sammenhæng med bevægelsen hen imod, at flere og flere kommuner vælger at øge servicen på biblioteksområdet ved at indføre ubetjent, åbnet bibliotek udover normal åbningstid så borgerne kan anvende bibliotekets lokaler og materialer i et længere tidsrum. Parallelt hermed giver det mulighed for at arbejde med en bedre udnyttelse af de personalemæssige ressourcer, da den personlige informationssøgning, bruger-bibliotekar, i et større omfang er flyttet over på søgemuligheder på digitale medier. Det samme gælder udlån og aflevering, som sker via selvbetjeningsautomater. Forvaltningen foreslår, at der inddrages mere plads på Ørsted Bibliotek til en bedre borgerservice. Fysisk betyder forandringerne, at en indvendig mur skal flyttes og tilføres en dør (flugtvej) og låsesystem til borgerservicelokaler og biblioteksmaterialer skal omplaceres. Med disse ændringer får Borgerservice mere plads til at ekspedere borgerne med bedre diskretion, ligesom det bliver muligt at ekspedere henvendelser vedrørende pas og kørekort. Bygningsændringen betyder, at den fysiske indretning bliver tilfredsstillende for medarbejderne i Borgerservice. Konstruktionen giver endvidere mulighed for at lukke for adgang til Borgerservice, når biblioteket i perioder kan benyttes ubemandet. 39
Forvaltningen foreslår, at der parallelt hermed etableres åbent bibliotek, så borgerne uden for normal åbningstid kan få adgang til materialer i udvidet omfang. Der vil være en omkostning til indkøb af system, låsesystem og overvågning. Etablering af åbent bibliotek vil betyde, at der fremover vil kunne arbejdes med ændringer af åbningstider og flere perioder med mindre biblioteksbemanding. Med forslaget om at udvide lokalet til Borgerservice på Ørsted Bibliotek og samtidig lave en åbent bibliotek-løsning på biblioteket, opnås en række fordele: Der kan gives adgang til selvbetjent udlån og aflevering i ydertimerne. Når der ikke er personale på biblioteket, kan borgerne selv lukke sig ind, aflevere og låne biblioteksmaterialer, hente bestilte materialer, læse aviser og bruge bibliotekets computere og trådløse net til at komme på internettet. Det vil dog kun være muligt at få den fulde biblioteksservice som vejledning, litteratursøgning og hjælp til digital selvbetjening i den betjente åbningstid. Der vil kunne opnås mere fleksibilitet i bibliotekets arbejdstilrettelæggelse, når det med opsætning af kameraovervågning ikke mere er nødvendigt at bemande biblioteket med mindst en medarbejder i den ubetjente åbningstid. Åbningstiderne kunne eksempelvis udvides sådan: Biblioteket er åbent uden personale fra kl. 7 til 11. Der er åbent med betjening og personale fra kl. 11 til 16. Der er åbent uden personale fra kl. 16 til 21. Det vil også være oplagt at holde biblioteket åbent for selvbetjening i weekender og på helligdage og i sommerferien. Forvaltningen vurderer, at åbent bibliotek kan indgå i overvejelserne over rationaler og besparelser på folkebiblioteksområdet fremadrettet. 40