Kvalitets- og miljøhåndbog Denne håndbog er en autentisk håndbog fra en dansk produktionsvirksomhed anno 2008.03.07 Kun navne er skjulte. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 1 af 21 H
Forord Denne kvalitets- og miljøhåndbog dokumenterer VIRKSOMHEDENS kvalitets- og miljøledelsessystem, som opfylder kravene i ISO 9001 og ISO 14001. Systemet er grundlaget for, at alle medarbejdere hos Virksomheden A/S, gennem en systematisk indsats, arbejder mod at indfri VIRKSOMHEDENS kvalitets- og miljømål. Systemet dækker virksomheden på vej no postnummer BY. Miljøledelsen omfatter ligeledes arbejdsmiljømæssige forhold. Kvalitets- og miljøledelse er implementeret på de forhold, der vedrører materialehåndtering og fremstilling af produkter. Kvalitets- og miljøledelse omfatter ikke produktudvikling, svarende til ISO 9001 punkt 7.3, da der kun produceres standardvarer på virksomheden. Formålet med det implementerede kvalitets- og miljøledelsessystem er: at fremstå som en kvalitets- og miljøbevidst virksomhed at imødekomme kundekrav at beskrive, hvordan VIRKSOMHEDENS kvalitets- og miljømål indfries, samt at tildele de nødvendige ressourcer hertil at fastlægge ansvar og beføjelser i forbindelse med de aktiviteter, der kan påvirke kvalitet og miljø at øge bevidstheden og styringen af produkternes kvalitet, således at VIRKSOMHEDENS procesanlæg til stadighed kan producere og levere så ensartede produkter som muligt at øge miljøbevidstheden og løbende forbedre den samlede miljømæssige indsats at forebygge fejl / uheld og igangsætte korrigerende handlinger for til stadighed at forbedre systemet og reducere VIRKSOMHEDENS miljøpåvirkninger Godk.: Dato: 07-03-08 Side 2 af 21 H
Firmabeskrivelse: Selskab : VIRKSOMHEDENS NAVN Etableret : 1991 CVR-nr. : 13 22 44 55 Direktion : Adm. direktør Hans VE MADSEN Ansatte : ca. 30 personer Omsætning : 2007: ca. 50 mill. 75% af omsætningen går til eksport Aktiviteter : VIRKSOMHEDEN ønsker at være den foretrukne samarbejdspartner inden branhen i Danmark. Underskrift fra den adm. direktør Godk.: Dato: 07-03-08 Side 3 af 21 H
Beskrivelse af kvalitets- og miljøledelsen VIRKSOMHEDEN kvalitets- og miljøledelsessystem består af 4 håndbøger, som er fordelt således: 1. Frokoststuen En udpeget medarbejder 2. Produktionen Værkføreren 3. Direktørkontoret Den adm. direktør 4. Receptionen Salgsmedarbejderen, sekretæren Hver håndbog består af 4 dele: 1. del som er selve håndbogen. Den består af beskrivelser af virksomheden, ansatte ledelsessystemet. 2. del som er procedurer. Procedurer er beskrivelser af overordnede tekniske og administrative aktiviteter 3. del som er instrukser. Instrukser er mere detaljerede beskrivelser af procedurernes aktiviteter ofte i kronologisk orden. 4. del som er formularer bl.a. skemaer, fortegnelser, lister, vejesedler og beskrivelser. Alle formularer findes ikke i alle håndbøger. Før hver del af håndbogen findes en indholdsfortegnelse for delen. Hovedtrækkene i VIRKSOMHEDEN kvalitets- og miljøledelsessystem gengives nedenfor via procedurerne. De tilhørende instrukser uddyber procedurerne. Styring af politikker Der fastsættes retningslinier for udformning og formidling af virksomhedens politikker. Politikkerne revideres i forbindelse med ledelsens gennemgang. Styring af mål og handlingsplaner Betegnelsen handlingsplaner svarer til det, der i ISO 14001 benævnes som miljø(handlings)-programmer. Udover virksomhedens generelle politikker fastsættes der målelige og så vidt muligt talmæssige (målbare) mål. Til ethvert opstillet mål udarbejdes en handlingsplan, der Godk.: Dato: 07-03-08 Side 4 af 21 H
beskriver hvorledes miljø- og kvalitetsmålene tænkes opnået. Proceduren beskriver hvorledes handlingsplaner udarbejdes og vedligeholdes for, at virksomheden kan nå sine mål. Mål og handlingsplaner ajourføres 1 gang om året i forbindelse med ledelsens gennemgang. Henvendelser vedrørende miljø Virksomheden har udarbejdet procedurer for behandling og besvarelse af interne og eksterne henvendelser og spørgsmål vedrørende virksomhedens miljøforhold, miljøpåvirkninger og miljøledelsessystem. En gang om året, i forbindelse med ledelsens gennemgang, samles og vurderes alle henvendelser. Kundereklamationer Proceduren beskriver, hvorledes kundereklamationer registreres og behandles på virksomheden. Godkendte reklamationer behandles via en informationsblanket. Styring af dokumenter Dokumenterne er dokumentstyret. Dokumentstyringssystemets opbygning og brug samt retningslinier for udfærdigelse af dokumenterne er beskrevet. Audit / Miljørevision Proceduren beskriver hvorledes interne audits/miljørevisioner planlægges, forberedes, gennemføres og afsluttes. Intern audit/miljørevisionen finder sted 1 gang årligt ca. 6 måneder før opfølgningsaudit. Intern audit/miljørevision udføres under ledelse af en ekstern konsulent. Ledelsens gennemgang Kvalitets- og miljøledelsessystemet gennemgås for at sikre, at systemet fortsat er egnet og effektivt. Proceduren fastlægger input til- og output fra ledelsens gennemgang. Gennemgangen foretages 1 gang om året i tidsrummet mellem intern audit/miljørevision og opfølgningsaudit (efterprøvning). Godk.: Dato: 07-03-08 Side 5 af 21 H
Organisation, ansvar og beføjelser Der er udarbejdet en procedure for organisation, ansvar og beføjelser. Proceduren beskriver organisationsplanen samt ansvar og beføjelser for de funktioner, som indgår i kvalitets- og miljøorganisationen, og hvorledes organisationsplan og funktionsbeskrivelser vedligeholdes. Uddannelse Det primære mål er, at enhver medarbejder på VIRKSOMHEDEN skal være kvalificeret til det arbejde vedkommende udfører. Der er udarbejdet en procedure for uddannelse, der beskriver identifikation, gennemførelse og registrering af behov for uddannelse af medarbejdere, som udfører aktiviteter, der kan påvirke kvalitet og miljø. For enhver ansat udfyldes et uddannelsesskema eller et kvalifikationsskema. Uddannelses- og kvalifikationsskemaerne gennemgås og revideres mindst 1 gang om året af den enkelte medarbejders foresatte. Miljøforhold Ansvar for identifikation og metoderne til undersøgelse af virksomhedens miljøpåvirkninger er fastlagt i proceduren. Ligeledes er rammerne for udarbejdelse af det grønne regnskab beskrevet i denne procedure. Lovbestemte krav I proceduren er det præciseret hvad VIRKSOMHEDEN forstår ved ordet lovkrav. Lovkrav er opdelt i virksomhedsspecifikke krav, generelle lokale eller branchespecifikke krav, arbejdsmiljømæssige krav, standarder samt love, bekendtgørelser osv. fra ministerier og lignende. Det er beskrevet hvorledes hver type krav opdateres og registreres. Nødberedskab og afværgeforanstaltninger Der er udarbejdet en beredskabsplan for virksomheden, som bl.a. omfatter mindre miljøuheld. Beredskabsplanen er udarbejdet i overensstemmelse med myndighederne. Proceduren for nødberedskab og afværgeforanstaltninger beskriver vedligeholdelsen af planen. Beredskabsplanen afprøves 1 gang årligt for at afprøve om planen skal opdateres. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 6 af 21 H
Fremmede håndværkere og entreprenører I forbindelse med proceduren er der udarbejdet aftaleblanketter for miljøforsvarlig håndtering og sikkerhedsforanstaltninger ved varmt arbejde. Indkøb og vurdering af leverandører Proceduren skal sikre miljøhensyn og opfyldelse af specificerede krav ved indkøb af varer. Proceduren beskriver ansvar og kriterier i forbindelse med indkøb af varer og godkendelse af leverandører, hvis produkter har direkte indflydelse på kvaliteten af VIRKSOMHEDEN produkter og miljø. VIRKSOMHEDEN har ikke til hensigt at verificere indkøbte varer hos leverandører og vil ikke påtage sig opgaver, hvor kunder skal verificere produkter hos underleverandører. Vurdering og godkendelse af leverandørerne m.h.t. deres miljøhensyn er begrænset til de tre væsentligste varegrupper omkostningsmæssigt. Anskaffelse af nyt produktionsudstyr Proceduren skal sikre, at nyt produktionsudstyr både miljø- og prismæssigt er af den bedst mulige tilgængelige teknologi (BAT). Proceduren gælder ved indkøb over 50.000 kr. Tilbuds- og ordrebehandling Proceduren beskriver, hvorledes tilbud gives og ordrer behandles fra ordreindgang til fakturering. Procesbeskrivelse (Driftsstyring) Proceduren beskriver alle aktiviteter med relevans for miljøet og kvaliteten af produktet, som udføres af ansatte i produktionen. Dvs. den dækker flere af standardens punkter (jvf. krydsreferencelisten). Bemærk at mål og værdier opgivet i instrukserne under procesbeskrivelse ikke er eksakte, men blot vejledende. Såfremt der i forbindelse med handlingsplaner forekommer specifikke krav, udarbejdes procedurer eller instruktioner for, at kravene kan opfyldes. Der er udarbejdet procedure for fremmede håndværkere og entreprenører. Der er udarbejdet instrukser for vedligehold. Hvor det er fundet nødvendigt, er der udarbejdet skriftlige instruktioner vedrørende driften. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 7 af 21 H
Korrigerende og forebyggende handlinger ved afvigelser Proceduren opdeler afvigelser i forskellige typer og beskriver hvorledes hver type afvigelse registreres og behandles med hensyn til korrigerende og forebyggende handling. Information fra produktionsansatte til værkføreren kan skrives på Informationsblanketten, som derfor ligeledes bruges til at behandle afvigelser. Styring af målings- og prøvningsudstyr (overvågning og målinger) Formålet er at kunne dokumentere, at de etablerede procedurer/instrukser for registrering følges, at målingerne bliver udført, at registreringen foretages og at dokumentationen kan genfindes. Målinger foretages i henhold til interne kvalitetskrav og miljøgodkendelsen. Såfremt andre myndigheder måtte forlange en måling skal denne foretages. Proceduren beskriver, hvorledes virksomhedens måleudstyr til kontrol af produkter og processer vedligeholdes, kontrolleres og kalibreres. Målings- og prøvningsudstyr er kalibreret og vedligeholdt i henhold til proceduren. Inspektion og kontrol (overvågning og målinger) Proceduren beskriver arbejdsgange og ansvar for inspektion og kontrol i forbindelse med modtagelse af varer, produktionsprocessen og færdigvarerne. Desuden beskrives håndtering af afvigende produkter. Styring af produkter leveret af kunden Proceduren beskriver identifikation af produkter samt ansvar for nødvendige informationer omkring produktet. Service: Virksomheden udfører ikke rutinemæssigt service, men svarer gerne på spørgsmål fra kunder angående behandling og anvendelse af vore produkter. Hvorledes standarderne dækkes af ovenstående procedurer fremgår af krydsreferencelisten. VIRKSOMHEDENs kvalitets- og miljøledelsessystem er beskrevet i håndbøger, der er opbygget i fire niveauer: Systemhåndbog Godk.: Dato: 07-03-08 Side 8 af 21 H
Procedurer Instrukser Formularer Der er fire udgaver af håndbogen fordelt således: 1. Frokoststuen 2. Værkførerkontoret 3. Direktørkontoret 4. Receptionen Alle formularer findes ikke i alle håndbøger, da den anvendes forskelligt i virksomheden. Procedurerne er rygraden i systemet og afgør hvilke retningslinier der er gældende for alle aktiviteter i dagligdagen. Hovedansvaret for en aktivitets gennemførelse er markeret med fed i procedurerne. Ledelsen har ansvaret for politikker, mål og handlingsplaner (P 1.1), der tilsammen udstikker rammerne for arbejdet, for at sikre at produktet efterlever alle krav. Proceduren skal samtidig sikre, at VIRKSOMHEDEN forbedrer sin indsats på både miljø- og kvalitetsområdet. Ledelsen har dermed også en forpligtigelse til at evaluere, ( P 1.2) om resultatet er i overensstemmelse med de retningslinier, som systemet har lagt fast, samt at sørge for tildeling af nødvendige ressourcer og anvise forbedringer. Alle VIRKSOMHEDEN s medarbejdere har fastlagte ansvarsområder og roller ( P 1.3). For at sikre at alle kan udføre deres opgaver tilfredsstillende og efterleve nye krav skal medarbejdere uddannes og trænes (P 1.4). Denne procedure sikrer vha. uddannelses- og kvalifikationsskemaer (F 2.005 og F 2.006), at alle har de fornødne forudsætninger for at bestride jobbet. For at sikre at systemets procedurer efterleves i firmaet og lever op til standardens krav, gældende regler og love samt stemmer overens med planlagte nye miljøledelsestiltag afholdes der hvert år intern audit (P 2.1.) Ved auditten anvendes uddannede eksterne kontrollører. Der udarbejdes en auditplan, efter hvilken alle procedurerne gennemgås hvert år el. mindst hvert andet år. På checkliste (F 1.013) noteres eventuelle afvigelser eller bemærkninger, som er fundet af auditøren, og disse registreres og behandles med korrektion til følge. Dokumentstyringen (P 2.2.) er en vigtig del af systemet, og er inddelt i de overordnede procedurer med dertilhørende instrukser og formularer. Instrukserne er udformet på en sådan måde, at den ønskede aktivitet kan udføres tilfredsstillende, og formularerne danner grundlag for, at registrering af den pågældende aktivitet sker fyldest. De Godk.: Dato: 07-03-08 Side 9 af 21 H
registreringer, der er inden for et givet område, er beskrevet i den tilhørende procedure med identifikation, ansvarlig for opbevaring og beskyttelse, hvor det er nødvendigt. Registreringer skal være læselig i opbevaringsperioden. Alle registreringer opbevares i min. 5 år. Medarbejderne søges inddraget mest muligt, idet de opfordres til at tage initiativ til at foreslå ændringer til systemet, dersom arbejdsgangene er uhensigtsmæssige. Evt. ændringer af dokumenter, der vedrører produktionen, bekendtgøres ved ophængning på opslagstavle ved værkførerkontoret. Ved større ændringer vurderes, om der evt. skal indkaldes til møde. Produktionen på VIRKSOMHEDEN kører døgnet rundt alle ugens 7 dage, derfor er videregivelse af informationer et vigtigt led mellem de 5-6 hold og værkføreren. Informationen kan omfatte alt fra korte beskeder, spørgsmål, orientering om fejl og mangler eller problemer ved anlægget eller råvaren, forbedringer m.v. (F 6.033). Alle er forpligtiget til at videregive afvigelser til den respektive overordnede og sørge for iværksættelse af korrigerende og forebyggende handlinger (P 2.3). Der følges op ved månedens udgang. Afvigelser, der konstateres under en audit, behandles ved ledelsens gennemgang. Virksomheden fremstår som en grøn virksomhed, og vore miljøforhold skal identificeres og redegøres for (P 3.1). Vi deltager i at mindske affaldsbjerge på deponierne ved at genanvende de mængder af brugt plast, der måtte blive indsamlet. Lokalt sikrer vi ikke kun vore ansatte mod ulykker, miljøuheld og brand, men også udefra kommende håndværkere og entreprenører skal efterkomme virksomhedens retningslinier og kende beredskabsplanen (F 3.008 og 3.009) for at kunne udføre arbejdet korrekt. Det er et krav fra ledelsen, at relevante krav, vejledninger, bekendtgørelser fra kommune, amt og stat samles, indskrives og efterleves. (P 3.2.) Virksomhedens meget forskellige indkøb af varer og tjenesteydelser er uddelegeret til de enkelte afdelinger og er underlagt krav, hvilket betyder, at vi løbende holder øje med de væsentligste leverandørernes miljømæssige holdning. Leverandørerne skal desuden opfylde vore specificerede krav såsom kvalitet, pris, leveringstid og form samt mængde. (P 4.1) VIRKSOMHEDEN er ikke en ordreproducerende virksomhed, men en kontinuerligt producerende virksomhed. Ved ordremodtagelsen konstateres om mængden er til stede, og om alle aftaleforhold så som kvalitet, mængde, levering eller afhentning er aftalt og på plads, hvorefter ordren kan bekræftes. (P 5.1) Slutproduktet, der henstår på færdigvarelageret, er under fremstillingsprocessen løbende inspiceret og kontrolleret (P 6.1.) under hensyntagen til lov-, kvalitets-, miljøog sikkerhedskrav. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 10 af 21 H
Ligeledes har produktet gennemgået en færdigvarekontrol (P 7.1) Færdigvarekontrollen skal sikre kunden en ensartet produktkvalitet samt begrænse mængden af afvigende produkter. For at sikre at kvalitetsmålingerne overholder egne udstukne krav til kvaliteten, kalibreres udstyret hvert kvartal. Afvigende produkter afmærkes og sættes til side. Der er mulighed for at omproducere afvigende produkter. Kunden er i centrum, eventuelle uregelmæssigheder ved produktets kvalitet, levering eller emballering registreres og behandles omhyggeligt, således at VIRKSOMHEDEN fremstår som en seriøs og troværdig samarbejdspartner. (P 5.1, F 1.009) Godk.: Dato: 07-03-08 Side 11 af 21 H
Virksomhedens politikker Virksomheden ønsker at være den foretrukne samarbejdspartner inden for vores branche i Danmark. Virksomhedens udgangspunkt er ønsket om at håndtere forretningen på konkurrencedygtige vilkår, et højt serviceniveau og i overensstemmelse med plastbranchens fælles politikker samt alle gældende og relevante krav og love. Virksomheden vil løbende forbedre miljøet i takt med virksomhedens produktionstekniske- og økonomiske muligheder, herunder forebygge forurening. Leverandører tilskyndes til at levere miljømæssigt forsvarlige råstoffer og produkter. Produktionen og håndteringen sker i henhold til kravene i ISO 14001 standarden. Indsatsområderne for miljøarbejdet på Virksomhedens er Ressourceforbruget Affaldsmængden Udledninger Der formuleres en eller flere målsætninger for mindst et af disse områder. Virksomhedens vil løbende forbedre kvalitetssystemets effektivitet, herunder råde over produktions- og testudstyr, der gør det muligt at producere og levere produkter med en ensartet dokumenteret kvalitet, som tilgodeser kravene i ISO 9001 standarden. De relevante rammer for opstilling af kvalitetsmål er: Kundeønsker skal sættes i fokus, således at Virksomheden kan fremstå som en åben, troværdig og attraktiv samarbejdspartner. Produktionens drift og vedligehold skal optimeres. Der skal fokuseres på forbedringsmuligheder, så de kan danne basis for effektivisering. Virksomheden ønsker at vedligeholde en god og tryg arbejdsplads for alle ansatte, og uddanne medarbejdere til at efterleve relevante kvalitets- og miljøkrav. Det skal ske gennem såvel information som kommunikation. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 12 af 21 H
Underskrift: adm. direktør Godk.: Dato: 07-03-08 Side 13 af 21 H
Kryydsreference liste til ISO 9001 ISO 9001 Styring af politikker, mål og handlingsplaner Ledelsens gennemgang Organisation, ansvar og beføjelser Uddannelse 4 Kvalitetsstyrringssystem 4.1 Generelle krav x 4.2 Dokumentationskrav 4.2.1 Generelt x x 4.2.2 Kvalitetshåndbog x 4.2.3 Styring af dokumenter x 4.2.4 Styring af registreringer x x x x x x x x x x x x x 5 Ledelsens ansvar 5.1 Ledelsens forpligtelse x x Audit / Miljørevision Styring af dokumenter Korrigerende og forebyggende handlinger ved afvigelser Miljøforhold, nødberedskab og fremmede håndværkere Lovbestemte krav og henvendeler vedrørende miljø Indkøb og vurdering af leverandører 5.2 Kundefokus x 5.3 Kvalitetspolitik x 5.4 Planlægning 5.4.1 Kvalitetsmål x 5.4.2 Planlægning mht. kvalitetsstyringssystem x 5.5 Ansvar, beføjelser og kommunikation 5.5.1 Ansvar og beføjelser x 5.5.2 Ledelsens repræsentant x 5.5.3 Intern kommunikation x x 5.6 Ledelsens evaluering x 6 Styring af processer 6.1 Tilvejebringelse af ressourcer x x 6.2 Menneskelige ressourcer x Kunder Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse i produktionen Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse på laboratoriet Håndbogssider Ikke relevant 6.3 Infrastruktur 6.4 Arbejdsforhold x x 7 Produktfrembringelse 7.1 Planlægning af produktfrembringelse x x 7.2 Kunderelaterede processer x Godk.: Dato: 07-03-08 Side 14 af 21 H
ISO 9001 Styring af politikker, mål og handlingsplaner Ledelsens gennemgang Organisation, ansvar og beføjelser Uddannelse 7.3 Udvikling og konstruktio x 7.4 Indkøb Audit / Miljørevision Godk.: Dato: 07-03-08 Side 15 af 21 H Styring af dokumenter Korrigerende og forebyggende handlinger ved afvigelser Miljøforhold, nødberedskab og fremmede håndværkere Lovbestemte krav og henvendeler vedrørende miljø 7.4.1 Indkøbsproces x 7.4.2 Indkøbsinformation x Indkøb og vurdering af leverandører 7.4.3 Verifikation af indkøbte produkter x 7.5 Produktion og servicetilvejebringelse 7.5.1 Styring af produktion og servicetilvejebringelse 7.5.2 Validering af processer til produktions og servicetilvejebringelse 7.5.3 Identifikation og sporbarhed x 7.5.4 Kunders ejendom x 7.5.5 Bevarelse af produkter x 7.6 Styring af overvågnings- og måleudstyr x x 8 Måling, analyse og forbedring 8.1 Generelt x x 8.2 Overvågning og måling 8.2.1 Kundetilfredshed x 8.2.2 Intern audit x 8.2.3 Overvågning og måling af processer x 8.2.4 Overvågning og måling af produkter x 8.3 Styring af afvigende produkter x 8.4 Analyse af data x x 8.5 Forbedring 8.5.1 Løbende forbedring x x 8.5.2 Korrigerende handlinger x 8.5.3 Forebyggende handlinger x Kunder Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse i produktionen x Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse på laboratoriet Håndbogssider Ikke relevant x
ISO 14001 Styring af politikker, mål og handlingsplaner Ledelsens gennemgang Organisation, ansvar og beføjelser Uddannelse 4.1 Almene krav x 4.2 Miljøpolitik x 4.3 Planlægning Audit / Miljørevision Styring af dokumenter Korrigerende og forebyggende handlinger ved afvigelser Miljøforhold, nødberedskab og fremmede håndværkere 4.3.1 Miljøforhold x 4.3.2 Lovbestemte krav og andre bestemmelser 4.3.3 Målsætninger og mål x 4.3.4 Miljøhandlingsprogram(mer) x 4.4 Iværksættelse og drift 4.4.1 Struktur og ansvar x 4.4.2 Uddannelse, miljøbevidsthed og færdigheder Lovbestemte krav og henvendeler vedrørende miljø x Indkøb og vurdering af leverandører 4.4.3 Kommunikation x x x 4.4.4 Beskrivelse af miljøledelsessystemet x 4.4.5 Dokumentstyring x 4.4.6 Driftsstyring x x 4.4.7 Nødberedskab og afværgeforanstaltninger 4.5 Kontrol og korrigerende handlinger 4.5.1 Overvågning og målinger x x x 4.5.2 Afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger 4.5.3 Registre x x x x x x x x x x x x x 4.5.4 Revision af miljøledelsessystemet x x x Kunder Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse i produktionen Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse på laboratoriet Håndbogssider Ikke relevant Godk.: Dato: 07-03-08 Side 16 af 21 H
ISO 14001 Styring af politikker, mål og handlingsplaner Ledelsens gennemgang Organisation, ansvar og beføjelser Uddannelse Audit / Miljørevision Styring af dokumenter Korrigerende og forebyggende handlinger ved afvigelser Miljøforhold, nødberedskab og fremmede håndværkere Lovbestemte krav og henvendeler vedrørende miljø Indkøb og vurdering af leverandører Kunder Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse i produktionen Rutiner, inspektion, kontrol og vedligeholdelse på laboratoriet Håndbogssider Ikke relevant 4.6 Ledelsens gennemgang x Godk.: Dato: 07-03-08 Side 17 af 21 H
Organisationsdiagram Administrerende direktør Kvalitets- og miljøledelsesansvarl ig Sekretær Bogholder Laboratorieansvarl ig Laboratorieassiste nt Værkfører Salgsmedarbejd er Rengøringsassiste nt Folieopsaml er Hold 1: Holdleder Hold 2: Holdleder Hold 3: Holdleder Hold 4: Holdleder Hold 5: Holdleder Vedligeh.man d Truckfører Truckfører Produktion Truckfører Produktion Truckfører Produktion Truckfører Produktion Godk.: Dato: 07-03-08 Side 18 af 21 H
Funktionsbeskrivelse administrerende direktør Afdeling: Administrationen Titel: Administrerende direktør Nærmeste overordnede: Moderselskabet Ansvarsområder: Indholdet af virksomhedens politikker og mål. Sikre at virksomhedens politikker stemmer overens med moderselskabets, samt sikre at moderselskabet godkender dem. Sikre tilstrækkelige ressourcer til at målene kan opfyldes. Godkende miljø- og kvalitetshåndbogen. Løbende at vurdere miljø- og kvalitetsledelsessystemets effektivitet. Godkende referat fra ledelsens gennemgang. Tilfredsstille myndigheders og kunders krav. Afgive tilbud, fastsætte pris på produkter og stå for kundekontakten. Overordnet ansvar for behandling af reklamationer. Tage stilling til afvigende produkter. Godkende og prioritere handlingsplaner, samt stille de nødvendige ressourcer tilrådighed. Godkende organisationsplan u. navne og funktionsbeskrivelserne. Udfylde og ajourføre uddannelsesplaner for de personer, der er ansat direkte under direktøren. Godkende beredskabsplan samt afsætte ressourcer til udarbejdelse og afprøvning af planen. Indkøbe og vurdere produktionsudstyr til en værdi over 50.000 kr. Ansvarlig for at alle funktioner, hjælpefunktioner, aktiviteter og processer som vedrører produktionen med hensyn til kvalitet, miljø og arbejdsmiljø bliver udført under styrede forhold. Beføjelser: I henhold til kontrakt. Stedfortræder: Sekretær. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 19 af 21 H
Procedure eksempel!! Formål Formålet med denne procedure er at definere og dokumentere ansvaret, beføjelserne og de indbyrdes forhold for personale, der leder, udfører og verificerer arbejde, som har indflydelse på kvaliteten og miljøet. Beskrivelse Den kvalitets- og miljøledelsesansvarlige er ansvarlig for procedurens efterlevelse, herunder at fremstille og vedligeholde en organisationsplan, der viser personalets indbyrdes forhold. H 1.005 er Virksomheden s organisationsplan med funktioner. F 1.030 er Virksomheden s organisationsplan med funktioner og personnavne. Funktionsbeskrivelser for hver stillingstype udarbejdes i samarbejde mellem de berørte personer og den overordnede. Dog udarbejdes funktionsbeskrivelserne for produktionen af værkføreren. Den kvalitets- og miljøledelsesansvarlige sikrer at dokumenternes indhold stemmer overens med resten af systemets dokumenter. Funktionsbeskrivelserne og organisationsplanen uden navne underskrives af direktøren. Organisationsplanen og funktionsbeskrivelserne tilrettes ved ændringer. Ændringer i organisationen meddeles ved opslag på opslagstavlen og evt. mundtligt. Den ansvarlige for organisationsændringen afgør, om der skal informeres yderligere. Godk.: Dato: 07-03-08 Side 20 af 21 H
Godk.: Dato: 07-03-08 Side 21 af 21 H