VIRKSOMHEDENS AFTALER En påregnelig fremtid DRACHMANN ADVOKATER
Denne folder er udarbejdet af DRACHMANN ADVOKATER. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse eller mangfoldiggørelse af folderen/dele heraf er tilladt med kildeangivelse. Marts 2010. 2
DRACHMANN ADVOKATER Firmaet kan føres tilbage til ca. 1906, da sagfører V. Hansen grundlagde advokatfirmaet. I 1929 overtog landsretssagfører Engelstoft firmaet og drev dette indtil 1967, fra hvilket tidspunkt landsretssagfører C. Heiberg Sørensen overtog. I 1985 tiltrådte advokat Anders Drachmann firmaet, og blev medejer i 1987. Da han i 1995 overtog firmaet, fik det sit nuværende navn. Den 1. januar 1998 blev Morten Hansen-Nord og Jakob Vinding optaget som partnere. Efterfølgende er Søren Hansen d. 1. januar 2007 og Mette Rude Clemmesen d. 1. januar 2008 optaget som partnere. Advokatfirmaet er således det ældste nuværende advokatfirma i Helsingør Advokatfirmaet har siden sin start til dato drevet en efter tiderne moderne og omfattende advokatvirksomhed, der dækker alle branchens hovedområder med tilknyttede specialer. Firmaet yder således rådgivning til private, til små og mellemstore erhvervsvirksomheder samt til offentlige myndigheder. Gennem tiderne har advokatfirmaet haft forskellige beliggenheder i Helsingør, og som følge af firmaets ekspansive udvikling op gennem 90 erne, var det naturligt for firmaet at flytte til nye lokaler i 1998. FIRMAFILOSOFI HOS DRACHMANN ADVOKATER Advokatfirmaets filosofi er at tilbyde en rådgivning på et højt fagligt niveau i overensstemmelse med klienternes behov og i øvrigt prøve at tænke moderne, dynamisk og utraditionelt for at opnå de bedste resultater for vore klienter. Vi lægger vægt på at optræde loyalt, tillidsfuldt og fortroligt i forhold til vore klienter, ligesom vi prioriterer klientens specielle behov højt i forbindelse med den enkelte sag. Advokatfirmaet optræder således som vi med klienten, og vi fastholder vores engagement til sagen er helt afsluttet. Advokatfirmaets sagsbehandling er tilrettelagt således, at der er lagt afgørende vægt på, at klientens sag bliver behandlet effektivt, kompetent og hurtigt. Ved at tilsikre en konstant uddannelse af alle medarbejdere, mener vi, at vi er i stand til at yde både en generel rådgivning men at vi også herved formår at besidde en sådan specialviden, som kan hjælpe vores klient til det bedst mulige resultat i en konkret sag. ARBEJDSOMRÅDER Firmaet anvender den seneste informations- og kommunikationsteknologi, således at hver medarbejder har adgang til såvel internet som intranet samt til alle relevante databaser, herunder direkte opkobling til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (elektronisk registrering af nye selskaber), tingbogen, RKI-databaser m.v. Advokatfirmaet er sig bevidst, at Helsingør i forhold til København udgør en del af provinsen, og derfor er advokatfirmaets arbejdsområder baserede på at kunne betjene privatkunder samt små og mellemstore erhvervsvirksomheder. Netop med henblik herpå har advokatfirmaet sikret sig en viden, der er optimal til betjening af disse klienter, og vi har derfor fastholdt traditionelle arbejdsopgaver som retssager, rådgivning indenfor selskabsret og erhvervsret, virksomhedsrådgivning, skatterådgivning, rådgivning indenfor handel med fast ejendom, herunder erhvervsejendomme, generationsskifte, testamenter, ægtepagter, ligesom vi rådgiver indenfor kommunalret og forvaltningsret. Endelig behandler vi konkursboer, ligesom advokatfirmaet har en RKI-autoriseret inkassoafdeling og autorisation som bobestyrer til behandling af dødsboer for det offentlige. 3
Indhold Indledning.....................................................................................................5 Ejernes aftaler om selskabet.............................................................6 Aktie- og anpartshaveroverenskomster.........................................6 Interessentskabet, I/S..............................................................................7 Aftaler, der kræver særlig form.......................................................7 Aftaler skal revideres............................................................................7 Derfor egne salgs- og betalingsbetingelser...............................8 Agenturaftaler og aftaler om eneforhandling..........................9 Aftaler, når det gælder medarbejdere.........................................11 Aftaler om virksomhedens lokaler.................................................12 Lidt om forsikring kun ganske lidt...............................................13 Advokaten som rådgiver.......................................................................13 4
Indledning Er det overhovedet nødvendigt at have skriftlige aftaler? Ja, det er det. For det første fordi lovgivningen i nogle tilfælde kræver det eks. ansættelsesaftaler, men også fordi du derved undgår, at der opstår tvivl om, hvad der er aftalt. Men du skal huske på, at en aftale skal være klar, tydelig og gennemtænkt, da kontrakten gerne skulle være konfliktløsende og ikke konfliktfremmende, og dette stiller store krav til forfatteren. De aftaler, der vil være hensigtsmæssige at skrive ned, er aftaler med dine partnere i aktieselskabet, hvor du skal oprette en aktionæroverenskomst, og med dine kompagnoner i interessentskabet, hvor du skal oprette en interessentskabskontrakt. Med dine kunder og forretningsforbindelser skal du have klart formulerede aftaler om køb, salg og levering, leveringsbetingelser. Herved letter du også hverdagen for dig selv, og dine medarbejdere, fordi I altid ved, hvordan I skal forholde jer i enhver situation. Et velgennemarbejdet aftalesæt betyder, at eventuelle konflikter løses, før de bliver alvorlige, og dermed undgår du i måske en lang periode at gå i uvished om, hvordan konflikten vil blive løst. 5
Ejernes aftaler om selskabet Aktie- og anpartshaveroverenskomster I aktie- og anpartsselskabet kan aktionærer og anpartshavere indgå en overenskomst, dvs. en aftale om ejerskabet af selskabet. Her aftales helt ned i detaljen, hvilken ret og hvilken pligt parterne har over for hinanden, hvad selskabet må beskæftige sig med osv. Desuden kan indgås aftaler om forkøbsret til aktier og anparter, adgang til at købe hinanden ud, beskyttelse af mindretal af ejere og ikke mindst hvordan et generationsskifte tænkes gennemført. Andre forhold såsom sygdom osv. kan også reguleres. Du skal være opmærksom på, at sådanne aftaler skal gå forud for selskabets vedtægter, således at du er sikker på, at det er denne overenskomst, der regulerer jeres indbyrdes forhold. Vedtægten bliver mange gange udarbejdet ud fra et andet synspunkt, da offentligheden har indsigt heri, hvad de ikke har i de overenskomster, der indgås mellem parterne. Konflikter mellem ejere i et selskab kan være ødelæggende for virksomheden, da ledelsen bliver handlingslammet. Domstolene står ikke parat med nogen patentløsning, for der findes kun meget få regler i lovgivningen at hente hjælp i. Frem for alt, tager det ofte år at få en endelig afgørelse ved domstolene. Aftal fremtidens spilleregler i en aktionær- eller anpartshaveroverenskomst, mens stemningen endnu er positiv og tillidsfuld, og få jeres advokat til at hjælpe jer, så aftalen er konfliktløsende og ikke konfliktskabende. En sådan aftale mellem virksomhedens ejere bør tages op til genforhandling i takt med, at virksomheden udvikler sig. Det er advokaten selvfølgelig også behjælpelig med. 6
Interessentskabet, I/S I/S et er som udgangspunkt ikke lovreguleret, så her er der ikke andre spilleregler end dem, I selv aftaler. I et interessentskab opretter parterne en interessentskabsaftale, hvor man på samme måde som ved aftaler om selskaber indgår aftaler om ejerforhold, generationsskifte osv. Der gælder dog særregler, hvis der ikke er fysiske deltagere, dvs. personer til forskel fra selskaber, i interessentskabet Jeres advokat besidder den nødvendige ekspertise, når det gælder aftalegrundlaget for et interessentskab. Aftaler, der kræver særlig form Aftaler er ikke alene beregnet til at hindre konflikter eller være et effektivt styreværktøj. Aftaler er også vigtig juridisk dokumentation over for tredjemand og ikke mindst over for det offentlige, når det drejer sig om penge og andre værdier. Her gælder endda nogle krav til måden, de bliver indgået på, herunder at aftalerne foreligger på skrift. Opfyldes kravene ikke, kan aftalen ikke påberåbes. Det gælder eksempelvis aftaler, som ejeren eller ejerne af A/S eller ApS indgår med selskabet ved selskabets stiftelse eller senere. Aftaler, der repræsenterer en værdi på mere end 50.000,00 kroner, anses ikke for gyldige, medmindre de anmeldes til Erhvervs- og Selskabsregisteret. Sådanne aftaler vil heller ikke blive lagt til grund for en afgørelse under en eventuel retssag. Aftaler skal revideres Ingen aftale er evigt gyldig hverken blandt ejerne af et selskab eller mellem virksomheden og dens forretningsforbindelser. Hvis praksis afviger fra aftalen tilmed over meget lang tid kan I risikere at blive fanget på det forkerte ben, hvis der skulle støde en konflikt til. Det kan være svært at bevise, at aftalen ikke længere er gældende og så har domstolene kun det skriftlige aftalegrundlag at holde sig til. Ligesom aktionær- og anpartshaveroverenskomster bør revideres i takt med selskabets udvikling, bør det samme være tilfældet for alle andre aftaler, når vilkårene eller praksis forandrer sig. 7
Derfor egne salgs- og betalingsbetingelser Er der grund til at nedskrive ens eget sæt af Salgs- og leveringsbetingelser, når vi både har Købeloven, Aftaleloven ja, endda en FN-konvention om internationale køb at falde tilbage på? Ja, fordi et sæt salgs- og leveringsbetingelser giver dig og virksomheden anledning til at fastlægge nogle principper for jeres måde at handle og fordele ansvaret på og fordi I på forhånd kan forberede jer på, hvordan I undgår konflikter eller løser dem hvis de er opstået. Du opnår også at forbedre din egen situation i tilfælde af en konflikt. Salgs- og leveringsbetingelser er også en service over for virksomhedens kunder. Kunden får mulighed for i tide at indrette sig på, hvilke regler der gælder for jeres samhandel, og kan protestere, hvis han er uenig, allerede inden aftalen indgås. Her er nogle principper for, hvad der bør medtages i Salgs- og leveringsbetingelser : De skal være generelle og bør kunne ændres efter aftale De må ikke antage karakter af én stor ansvarsfraskrivelse. Er de det, vil de højst sandsynligt blive tilsidesat i Retten De skal jævnligt ses efter i sømmene, eventuelt som følge af lovændringer (dem kender jeres advokat) For at Salgs- og leveringsbetingelserne skal gælde i samhandelsforholdet, skal de være en del af aftalen og det er ikke nok, at disse salgs- og leveringsbetingelser er optrykt på bagsiden af en faktura. Som sælger har du bevisbyrden for, at Salgs- og leveringsbetingelserne er aftalt på forhånd. Brug jeres advokat til at formulere Salgs- og leveringsbetingelserne og holde øje med virksomhedens generelle Salgs- og leveringsbetingelser. Så står I bedre rustet i tilfælde af en konflikt. 8
Agenturaftaler og aftaler om eneforhandling Hvis virksomheden lever af selv at formidle eller forhandle andres produkter eller tjenesteydelser, eller af at andre gør det for virksomheden, er et klart skriftligt aftalegrundlag med jeres samarbejdspartner af særlig betydning, også fordi der inden for disse områder er en lovgivning der gælder hvis andet ikke er aftalt. Ja, der er endda lovgivning der gælder selvom man har aftalt noget andet, hvad jo kan være en ubehagelig overraskelse. Som agent formidler man varer på vegne af andre og binder ikke egne midler i et lager. For denne indsats ydes man provision. Agenturaftaler benyttes ofte som genvej til nye markeder ikke mindst af små og mellemstore virksomheder. Inden for EU og de europæiske lande, vi samarbejder mest med er reglerne for agenturaftaler meget ens. Her er nogle af de punkter, en agenturaftale bør indeholde: Aftalens varighed Beregning af provision Beskrivelse af de produkter, aftalen omfatter Eventuelt en konkurrenceklausul Betaling af godtgørelse hvis aftalen bringes til ophør Agenturaftalen tjener først og fremmest til at beskrive parternes ret og pligt og være en tryg ramme om ophøret af samarbejdet, men sandelig også til at beskrive mindste omsætning, reklamebudget osv. Husk, at hvis agenturaftalen opsiges på et tidspunkt, hvor produktet er kommet godt ind på markedet, har agenten efter EU-lovgivningen og dansk ret krav på en godtgørelse for den indtjening, han mister ved opsigelsen. Brug din advokat, når du indgår en agenturaftale. Denne vil bede dig om følgende oplysninger: Parternes navne, adresser (inkl. telefon, telefax, www-side og e-mail adresse), CVR-nr. Beskrivelse af de produkter, aftalen omfatter Beskrivelse af det distrikt eller område, agenten skal arbejde i Eventuelle pligter parterne indbyrdes Provisionens størrelse, beregningsgrundlaget, og måden, betaling skal ske på Aftalens varighed Forventningerne til aftalen - hvad forventer du at få ud af denne aftale? Som eneforhandler køber og sælger du varer eller tjenesteydelser i eget navn og for egen risiko. Også eneforhandlingsaftalen bruges af producenter til at komme ind på nye markeder. I modsætning til agenturaftaler er der ingen særlig lovregulering af eneforhandlingsaftaler. Her er det særlig vigtigt ikke alene at indgå skriftlige aftaler, men også at gemme korrespondance og anden skriftlig kommunikation. Det kan bruges i tilfælde af en tvist til at fortolke aftalegrundlaget. 9
Din advokat skal dog påse, at eneforhandlingsaftalen ikke strider mod EU s konkurrenceregler, idet aftaler, der forhindrer konkurrence kan være i strid med gældende EU-regler, der også er gældende i Danmark. Du bør bruge din advokat som støtte ved indgåelsen af en eneforhandlingsaftale. Denne vil bede dig om følgende: Parternes navne, adresser (inkl. telefon, telefax, www-side og e-mail adresse), CVR-nr. Beskrivelse af de produkter, aftalen omfatter Beskrivelse af det distrikt eller område, eneforhandleren len skal arbejde i Eventuelle pligter mellem parterne Minimumsomsætning Aftaler om priser på produkterne og vilkår for prisændringer Lagerbeholdning og eventuelt tilbagekøbspris Service- og garantiforpligtelser Patent- og varemærkerettigheder Aftale om eventuel deltagelse i markedsføringsomkostninger Aftalens varighed 10
Aftaler, når det gælder medarbejdere Aftaler mellem virksomheden og medarbejderne står som regel nedfældet i de enkelte branchers og fags overenskomster. Men der er også love, der under alle omstændigheder skal følges. En af disse love omhandler ansættelsesbeviser. Medarbejdere, som du har ansat efter 1. juli 1993 da trådte loven i kraft skal have et ansættelsesbevis senest en måned efter, de er tiltrådt. Medarbejdere, ansat før 1. juli 1993 skal have et ansættelsesbevis senest to måneder efter, de har bedt om det. Det koster sædvanligvis mellem kr. 5. 20.000,00 i bod at forsynde sig mod denne regel. Et ansættelsesbevis skal blandt andet indeholde følgende oplysninger: Arbejdsstedets beliggenhed En jobbeskrivelse Medarbejderens rettigheder Opsigelsesvarsel Lønforhold, herunder eventuelle tillæg Daglig eller ugentlig arbejdstid Angivelse af de overenskomster, der dækker arbejdsforholdet Endelig bør ansættelsesbeviset indeholde en eventuel konkurrence-, kunde- eller leverandørklausul. Det kræver omhyggelighed at formulere en sådan for at sikre, at den ikke bliver tilsidesat i Retten eller omgået. Ansætter du en funktionær, så vær opmærksom på, at du kun kan fravige Funktionærloven på nogle enkelte punkter. Det gælder blandt andet midlertidigt arbejde, prøvetidsansættelse samt muligheden for at opsige med forkortet varsel ved længerevarende sygdom. Husk at konsultere din advokat, inden du eventuelt skrider til bortvisning af en medarbejder. 11
Aftaler om virksomhedens lokaler Et er at finde frem til virksomhedens ideelle beliggenhed, et andet at vurdere, om du skal eje eller leje de lokaler, du driver virksomhed i. Blandt de mange spørgsmål, der melder sig, når det drejer sig om virksomhedens geografiske placering er: Lokal- og kommunalplaner, herunder særligt miljøbeskyttede zoner Beliggenhed i forhold til trafikforbindelser Adgang til at måtte udvide Branchespecifikke forhold, som du selv kender bedst Adgangen til kvalificeret personale Vælger du at leje dine lokaler, skal du i sagens natur indgå en lejekontrakt. Her er der mange faldgruber at være opmærksom på. Bed altid din advokat om at gennemgå lejekontrakten, inden du skriver under! Nogle af de spørgsmål, du i hvert fald skal have svar på, er disse: Har du forkøbsret til ejendommen? Medfølger der en ret til at udvide lokalerne? Hvem skal betale indretningen eller hvordan deles udgifterne? Hvilke udgifter om nogen kommer oven i huslejen, herunder opvarmning, fællesudgifter, ejendomsskatter og så fremdeles? Medfølger der retten til at overdrage lejemålet til en eventuelt ny ejer af virksomheden og til at få det igen, hvis du må tage virksomheden tilbage (afståelses- og genindtrædelsesret)? Er der uopsigelighed fra udlejers eller lejers side? Kan lejen sættes op så du bliver tvunget til at flytte? I hvilken stand skal lejemålet afleveres ved flytning? Skal der indgås aftaler om gensidig fredning for lejestigninger og lejenedsættelser? Er ejendommens eller lokalernes areal opmålt korrekt, så du ikke betaler for mere, end du får? Hvad sker der hvis ejendommen brænder? Din advokat er i øvrigt også behjælpelig med at vurdere mulighederne for huslejenedsættelse og eventuelle ændringer i lejekontrakten. 12
Lidt om forsikring kun ganske lidt Grundlæggende handler forsikring om at sikre sig imod risici for skader og mulige erstatningsansvar. Nogle forsikringer er lovpligtige, andre krav til forsikring opstår som følge af de aftaler, virksomheden indgår. Blandt lovpligtige forsikringer kan nævnes: Arbejdsskadeforsikring (hvis din virksomhed har medarbejdere) Blandt de forsikringer, der ikke er lovpligtige, men praktiske at have, kan nævnes: Edb-forsikring Retshjælpsforsikring Erhvervsforsikring Produktansvarsforsikring Driftstabsforsikring Miljøansvarsforsikring Blandt de forsikringer, som ofte kræves i aftaler, kan nævnes: Brand-, tyveri- eller skadesforsikring ved køb på afbetaling eller ved leasing Brandforsikring for pantsatte genstande og inventar. Advokaten som rådgiver En væsentlig del af virksomhedens dagligdag bygges på aftaler indbyrdes mellem ejerne, mellem arbejdsgiveren og medarbejderne og mellem virksomheden og kunderne. De fleste aftaler bør revideres i takt med udviklingen i virksomheden og i lovgivningen. Brug en advokat som fast rådgiver ved indgåelse og fornyelse af aftaler. På den måde sikrer du og din virksomhed, at I tager højde for flest mulige konflikter, og på den måde undgår du konflikter. Du skal også vide, at advokaten har et ansvar for det han udfører af arbejde. På den måde køber du dig nogle gange en billig forsikring, det er med i prisen. Og husk at du får det optimale ud af rådgivningen, hvis din advokat deltager så tidligt i forløbet som muligt, da advokaten ved hvad der vil være en fordel for dig, og dermed kan advokaten styre aftalen i den retning. 13
Egne notater 14
Nordhavnsvej 1 Strandpromenaden Grønnehavevej Allégade Havnegade Trækbanen Kulturhavn Kronborg I. L.Tvedesvej Kronborgvej Kongevejen Stengade Jernbanevej Kronborg Nordhavnsvej 1, 2. sal Postbox 199 DK-3000 Helsingør Telefon: 49 21 01 80 Telefax: 49 21 46 10 E-mail: da@drachmann-advokater.dk www.drachmann-advokater.dk Åbningstider: Mandag torsdag kl. 8.30 16.00 Fredag kl. 8.30 14.00
Vidste du at aftaler skal opfylde visse formkrav, at ingen aftale er evig gyldig, at salgs- og leveringsbetingelser skal være en del af aftalen, at nogle forsikringer er lovpligtige. Spørg din advokat DRACHMANN ADVOKATER Nordhavnsvej 1, 2., 3000 Helsingør Tlf. 49 21 01 80, Telefax 49 21 46 10, E-mail da@drachmann-advokater.dk www.drachmann-advokater.dk