RAPPORT Analyse af de brugerstyrede centre
Blank side/kolofon Foto: 2/19
Indledning og baggrund I budgetaftalen i oktober 2015 blev det besluttet, at er der skal findes en samlet besparelse på 250.000 kr. årligt fra 2017 på de brugerstyrede centre. Beslutningen fremgår af budgetforlig drift- og finansielle poster nr. 006: Reduktion i tilskuddet til de brugerstyrede centre. I tillæg til budgetaftalen er det udarbejdet en række supplerende budgetmærkninger, som er godkendt af partierne og vedlagt som bilag til budgetaftalen. Heraf fremgår: Partierne ønsker i 2016 at analysere driften af de brugerstyrede centre med henblik på at vurdere, om det samlede udgiftsniveau kan reduceres og principperne for tildeling af aktivitetsmidler skal vurderes. Det skal ligeledes vurderes om faciliteterne kan udnyttes mere optimalt ud fra tanken om space management. Administrationen og de brugerstyrede centre gennemførte en mindre analyse i sommeren 2015, som Velfærdsudvalget behandlede på udvalgets møde i august 2015. Analysen blev gennemført i samarbejde med Centerrådene. Analysen medførte opmærksomhed på følgende to punkter: Økonomisk tilskud og brugerbetaling Lokalefordeling og åbningstider På udvalgsmødet i august 2015 blev administrationen bedt om at komme med forslag om intern omfordeling af tilskudsmidlerne og stille forslag til principper for brugerbetaling. Men på baggrund af budgetaftalen 2016 og partiernes ønske om at gennemføre en ny analyse for vurdering af om det samlede tilskud kan reduceres, blev analysen fra 2015 henlagt. De to nævnte punkter er i stedet inddraget i den foreliggende analyse af området. Som følge af nævnte beslutninger om reduceringen af tilskud fra 2017 og det politiske ønske om en ny analyse af området har administrationen i samarbejde med de fem brugerstyrede centre gennemført en analyse af området i første halvår af 2016. Formål Analysen har til formål at skabe overblik over antal aktiviteter,, antal brugere og besøg, udnyttelsesgrad af lokaler, eventuel brugerbetaling og antal brugere, som benytter sig af de tilbud, som faciliteres af centerrådene og de øvrige frivillige medhjælpere på centrene. Analysen omhandler i alt fem brugerstyrede centre i Frederikssund Kommune, hvoraf de fire er kommunale og et er et selvejende tilbud. Klub Kyndby indgår ikke i analysen, men er en mindre aktivitetsklub som modtager et årligt tilskud på 1.870 kr. Ældrecenteret Nyvej i Skibby Mødestedet på Vinkelvej i Jægerspris Centerrådet Tolleruphøj i Frederikssund Aktivitetscenteret Lundebjerggård i Frederikssund Det selvejende tilbud Aktivitetshuset Kongshøj i Slangerup
Metode og indhold Hen over efteråret 2015 blev der indledt en dialog mellem administrationen og centerrådene fra de fem centre. I det samarbejde er der blevet udarbejdet to registreringsskemaer. Dels et skema til registrering af besøg og aktiviteter og dels et skema til økonomi. Der er tale om fem centre med forskellige forudsætninger, vilkår, aktivitetsniveau og deltagerantal og ensartede registreringsskemaer har derved været en metode til at gennemføre en tværgående komparativ analyse. Centrene har gennemført selve dataindsamleingen i de første tre måneder af 2016. Samtlige aktiviteter, møder og, som centrene har afholdt i peroden fra den 1. januar til og med 31. marts 2016 indgår i datamaterialet. Det drejer sig både om aktiviteter, som centeret har stået for og aktiviteter som øvrige frivillige foreninger har arrangeret. Centrene har for samme periode registreret, hvordan driftstilskuddet er anvendt til aktiviteterne på centrene og i hvilket omfang, der er brugerbetaling. Endelig fremgår et estimat på antallet af timer, som centerrådene bruger på administration, planlægning og centervagt for samme periode. Øvrige frivillige timer, som fx de aktivitetsansvarlige bidrager med, er ikke indeholdt i analysen. Centerrådene har ved opstart og løbende fået vejledning til udfyldelse af skemaerne. Efter afleveringen har der desuden været behov for opfølgning og specificering af visse oplysninger. Analysen bygger således følgende datagrundlag: Indsamling af data vedr. antal aktiviteter og antal brugere som deltager i faste aktiviteter og ved. Indsamling af data vedr. økonomi som er anvendt til centrenes aktiviteter og Analysen er bygget op ud fra samme skabelon som analysen fra 2015. Det vil sige, at der indledningsvis er en præsentation af de fem centre, herunder fællestræk og forskelligheder. Herefter er der en skematisk oversigt over de indkommende oplysninger fra dataindsamlingen, hvor centrene sammenlignes. Efterfølgende findes en opsummering på analysen og fem temaer til videre arbejde med de brugerstyrede centre. Herunder fremgår forslag til justering af tilskud og potentialer ved en eventuelt øget ensartethed. I rapportens sidste del er de indsamlede skemaer fra de brugerstyrede centre vedlagt som bilag. Foto: 4/19
De brugerstyrede centre Det følgende afsnit præsenterer de fem centre. Både deres fællestræk og hvor de adskiller sig. Fælles kan de brugerstyrede centre karakteriseres ved: Centrene benyttes af borgere, der er over 60 år eller modtager førtidspension eller efterløn, og de er åbne for alle i målgruppen, som kan klare sig selv. Der er brugervalgte centerråd, som varetager ledelse af centrene samt organisering af de frivillige indsatser. Centrene administrerer en hjemmeside med information om centrene og deres aktiviteter. Desuden udarbejder de på forskellig vis medlemsblade, aktivitetsoversigter, invitationer til og lignende. Alle centrene er velbesøgte. Centrene modtager økonomiske støtte fra Frederikssund Kommune og afleverer derfor årsregnskab. Administrationen oplever, at de fem brugerstyrede centre yder en stor indsats i forhold til forebyggelse og sundhedsfremme. Centrene giver borgerne i målgruppen mulighed for at indgå i fællesskaber, holde sig i gang og dyrke forskellige interesser. Centerrådene og de tilknyttede frivillige lægger mange ressourcer i driften og ledelsen af centrene. De fire af centrene Ældrecenteret Nyvej, Aktivitetshuset Kongshøj, Aktivitetscenteret Lundebjerggård og Centerrådet Tolleruphøj tilbyder brugerne deltagelse i ugentlige, fastlagte aktiviteter. Derudover arrangeres fester ved højtider, foredrag, ture ud af huset og lign. Centrene har frivillige undervisere tilknyttet. Aktivitetshuset Kongshøj, der er en selvejende institution, har derover en aktivitetsmedarbejder og en pedel ansat. Mødestedet Vinkelvej har enkelte faste aktiviteter, men fungerer mestendels som et fælleshus, som benyttes af 14 lokale frivillige foreninger, der inden for egen forening inviterer deres medlemmer til deltagelse i aktiviteter og. Om søndagen er der ofte åbnet for deltagelse i en søndagsklub, hvor alle er i målgruppen er velkomne. Lundebjerggård har som det eneste af de brugerstyrede centre tilknyttet en cafe, hvor kommunale medarbejdere servicerer brugerne i samarbejde med de frivillige. Cafeen er et tilbud målrettet brugerne af aktivitetscenteret. Cafeen har åbent alle dage hele året. Centrenes forudsætninger Centrene modtager kommunalt tilskud i henhold til 79 i Lov om Social Service, som giver kommunalbestyrelsen mulighed for at iværksætte eller give tilskud til generelle tilbud med aktiverende og forebyggende sigte. Aktivitetshuset Kongshøj er endvidere etableret som selvejende institution med driftsoverenskomst med Frederikssund Kommune. Økonomisk tilskud og brugerbetaling Centrene modtager økonomisk tilskud til afholdelse af aktiviteter og. Derudover afholdes udgifter til vedligeholdelse af bygninger og udenomsarealer på Ældrecenteret Nyvej, Aktivitetscenteret Lundebjerggård, Mødestedet Vinkelvej og Centerrådet Tolleruphøj af et centralt budget i Frederikssund
Kommune. Aktivitetshuset Kongshøj afholder selv udgifter til vedligeholdelse af bygninger og udenomsarealer gennem det kommunale tilskud og samt ved indtægter gennem brugerbetaling. Frederikssund Kommunes tilskud til de brugerstyrede centre administreres forskelligt og arbejdsgange er ikke ensrettet efter kommunesammenlægningen. Mødestedet Vinkelvej og Ældrecenteret Nyvej modtager deres årlige tilskud til centrenes egne konti. Centerrådene varetager selv administration omkring budget og betaling af regninger. Aktivitetscenteret Lundebjerggård, Centerrådet Tolleruphøj og Aktivitetshuset Kongshøjs tilskud varetages i nogen grad af Administrationen i Frederikssund Kommune. Deres tilskud er placeret på konti under Ældre og Sundhed, hvor centrene også modtager administrativ bistand fra kommunens administrative personale. Opgaverne som varetages er betaling af regninger, håndtering af udlæg og indtægter i forbindelse med centrenes salg af. Aktivitetshuset Kongshøj får derudover administrativ bistand i forbindelse med registrering af medarbejdernes ferie, sygdom m.m. i Frederikssund Kommunes personale web. Lokaleanvendelse og åbningstider Centrene har forskellige forudsætninger i forhold til deres fysiske rammer. Tre centre; Aktivitetscentret Lundebjerggård, Aktivitetshuset Kongshøj og Mødestedet Vinkelvej har en selvstændig ejendom mens to centre; Ældrecenteret Nyvej og Centerrådet Tolleruphøj dels har egne lokaler til rådighed og dels benytter fælles lokaler, som ligeledes anvendes af andre kommunale områder og/eller foreninger. Åbningstiderne på centrene er tilrettelagt forskelligt og udnyttelsesgraden er lokalerne er forskellige. Centrenes åbningstider fremgår af den samlede oversigt over oplysninger. Centrene lukker ned for de fleste aktiviteter i sommermåneder og ved få højtide. Der er dog fortsat mulighed for socialt samvær flere steder. I den samlede oversigt fremgår det, at centrene tilbyder en bred vifte af tilbud, og nogle centre benytter sig i mindre grad også af andre kommunale lokaler. Ældrecenteret Nyvej i Skibby Ældrecenteret deler hus og lokaler med øvrige frivillige foreninger og ungdomsskolen på Nyvej. Lokalerne bookes for en sæson af gangen efter først til mølle princippet, herudover kan lokalerne bookes til enkelte. Centerrådets fællesrum, køkken og kontor er primært forbeholdt Ældrecenteret. Ældrecenteret benytter sig desuden af hallens lokaler og produktionsskolen ved større og til gymnastik. På Ældrecentret Nyvej dækker åbningstiderne over det tidsrum, hvor man kan komme forbi til aktiviteter og socialt samvær. Derudover kan der afholdes større udenfor åbningstid. Mødestedet Vinkelvej i Jægerspris Mødestedet Vinkelvej er en selvstændig ejendom centralt i Jægerspris By. Stedet anvendes af 14 foreninger og huset kan bookes alle dage. Samrådet administrerer bookning af lokalerne. Foreningerne afholder større og mindre, hvor huset er base for socialt samvær og aktiviteter. I budgetaftalen indgik et forslag om afvikling af Vinkelvej og flytning til nedlagte lokaler på De Tre Ege. Administrationen har udarbejdet et forslag til ombygning af lokalerne på De Tre Ege og Mødestedet Vinkelvej har været inddraget i forslag og i samarbejde er Administrationens forslag til lokaleindretning Foto: 6/19
gennemgået og fordele og ulemper vurderet. Forslaget er yderligere under tema 3 i afslutningen af analysen. Centerrådet Tolleruphøj i Frederikssund Centerrådet holder til på omsorgscenteret Tolleruphøj. Centerrådet har eget kontor med mødefaciliteter og kan derudover låne fælleslokaler på omsorgscenteret. Åbningstiden følger omsorgscentret Tolleruphøjs øvrige åbningstider, og brugerne kan mødes inden for åbningstiden. Derudover kan der afholdes uden for åbningstid. Der er et samarbejde mellem det brugerstyrede center og omsorgscenteret, som blandt andet udmønter sig i, at beboere og pårørende på Tolleruphøj har mulighed for at deltage i centerets. Centerrådet Tolleruphøj samarbejder med Aktivitetscenteret Lundebjerggård omkring billardturneringer. Aktivitetscenteret Lundebjerggård i Frederikssund Aktivitetscenteret Lundbjerggård hører til i en selvstændig ejendom. Åbningstiden er defineret over det tidsrum, hvor der er en centervagt til stede til at hjælpe med praktiske opgaver og bistå brugerne med hjælp og vejledning. Derudover kan der afholdes udenfor åbningstid. Lokalerne kan anvendes af frivillige foreninger efter aftale med Centerrådet. På Lundebjerggård er tilknyttet en cafe, som administreres af kostfagligt personale, som organisatorisk er tilknyttet Omsorgscenteret Tolleruphøj. Cafeen er et tilbud målrettet brugerne af aktivitetscenteret. Cafeen har åbent alle ugens dage, hvor der sælges smørrebrød, varm mad, kaffe, kage, øl og vand. Kostfagligt personale er normeret til 42 timer om ugen. Derudover har centeret tilknyttet en række frivillige køkkendamer og er planlagt således, at der er to køkkendamer i cafeen dagligt af hver fire timer. Aktivitetshuset Kongshøj i Slangerup Aktivitetshuset Kongshøj er en selvejende institution med driftsoverenskomst med kommunen, som hører til en i selvstændig ejendom. Aktivitetshuset Kongshøj afholder selv udgifter til vedligeholdelse af bygninger og udenomsarealer i modsætning til de øvrige fire kommunale centre, hvor driften er en del af det kommunale driftsbudget. Åbningstiden er defineret over det tidsrum, hvor der er en centervagt til stede til at hjælpe med praktiske opgaver og bistå brugerne med hjælp og vejledning. Derudover kan der afholdes uden for åbningstid og anvendes af frivillige foreninger efter aftale med Centerrådet Aktivitetshuset Kongshøj udlejer uden for åbningstid deres fælleslokaler til private fester. Aftalen er forbeholdt brugere tilknyttet centeret Udgift til leje af lokaler er efter gældende takster. Leje af hele Aktivitetshuset koster 2.400 kroner, den store koster 1800 kr., den lille sal koster 1200 kr. og opholdsstuen koster 600 kr. Huset kan bookes alle dage.
Analyseskema: Besøgende, aktiviteter, tilskud og øvrige indtæger Ældrecentret Nyvej Skibby Mødestedet Vinkelvej Jægerspris Centerrådet Tolleruphøj Frederikssund Samlet antal besøgende i 1. kvartal 2016 (opsummering af de følgende tre overskrifter) Aktivitetscentret Lundebjerggård Frederikssund Aktivitetshuset Kongshøj Slangerup Samlet antal besøgende i første kvartal 2016. Inkl. Centrenes egne og øvrige foreninger Samlet ansat besøg i cafe i første kvartal 1.929 2.866 1.888 19.319 4.045 Mulighed for socialt samvær med kaffe og brød i dagligstue Søndagscafe Ikke oplyst 2.633 255 (kaffe gæster) Aktiviteter og i 1. kvartal 2016 afholdt i samarbejde med Centerrådet Faste aktiviteter hver uge 15 7 1 6 (+ dagligt tilbud om billard) 57 (+ dagligt tilbud om selvtræning) 19 Faste aktiviteter hver anden/tredje/fjerde uge Antal deltagere ved faste aktiviteter Estimat på samlet antal timer, som Centerrådet har brugt på frivilligt arbejde (Ekskl. timer til undervisere og andre frivillige) 7 Ingen Ingen 16 4 1.697 2806 1.554 (688 til faste aktiviteter og 866 til billard) 165 timer for 1. kvartal 130 timer 1. kvartal 293 timer for 1. kvartal 16.350 (11.345 til faste aktiviteter og 5005 til selvtræning) 3196 timer for 1. kvartal, inkl. centervagt og køkkenvagt 2.220 860 timer for 1. kvartal, inkl. centervagt 1 Samrådet og Husbestyrelsen på Vinkelvej afholder syv ugentlige aktiviteter. Det er særligt for Mødestedet Vinkelvej, at mange øvrige aktiviteter afholdes af 14 frivillige foreninger. 8/19
Fælles- større i 1. kvartal 2016 afholdt i samarbejde med Centerrådet Fælles-/større 3 ½ 2 4 9 7 1. kvartal 2016 Antal deltagere ved 232 60 3 334 862 485 fælles-/større Socialt samvær I åbningstiden Søndagsklub samt i de lokale foreninger I åbningstiden I åbningstiden I åbningstiden Samarbejde med frivillige foreninger og aktiviteter afholdt af frivillige foreninger Samarbejde med frivillige foreninger Ja Ja Ja Ja Ja Aktiviteter afholdt af øvrige foreninger 3 ugentlige aktiviteter. Derudover ad hoc 14 foreninger afholder aktiviteter. Antal aktiviteter ikke oplyst. Ingen aktiviteter afholdt af øvrige foreninger 5 ugentlige aktiviteter og 6 aktiviteter med lavere hyppighed 2 ugentlige aktiviteter og 4 aktiviteter med lavere hyppighed Antal deltagere til øvrige foreningers aktiviteter - - - 2.107 1.360 Økonomisk årligt tilskud fra Frederikssund Kommune. 2016 budget Tilskud budget 2016 122.010 kr. 78.207 kr. 73.935 kr. 242.643 kr. 389.513kr. Bygninger, drift og udenomsarealer Budget 2016 Finasieret af det kommunale budget og indgår i det øvrige bygningsbudget Finasieret af det kommunale budget Budget 107.849 kr. Finasieret af det kommunale budget og indgår i det øvrige bygningsbudget Finasieret af det kommunale budget Budget 269.581 kr. 397.000 kr. Finansieres af i ovenstående tilskud. Der anvendes ca. 2 Samrådets årlige to årlige møder for foreningerne og her er beregnet et en fjerdel for at modsvare antal større aktiviteter pr. 1. kvartal 3 Beregnet antal. En fjerdedel af det samlede antal deltagerne ved de fælles større på årsbasis.
10/19 Brugerbetaling 197.000 kr. til bygningsvedligeholde lse, inkl. el, vand, varme, skatter, afgifter og rengøring, samt ca. 200.000 kr. til pedel (24 timer) Kontingent Halvårligt: 150 kr. Intet Intet Intet Intet Aktiviteter/hold Fælles-/større Deltagelse, kaffe/kage og materialer dækkes af kontingent Forårsturen dækkes af kontingentet Varierende billetpris på andre Stedets foreninger planlægger, afholder og prissætter egne aktiviteter Årlige møder for alle foreninger er gratis Gratis Kaffe/kage for egen regning Gratis deltagelse Egenbetaling på forplejning Der er egenbetaling på materialer ved aktiviteter. Fredagsklubben 50 kr. Varierende billetpris på andre Pr. besøg gratis, dog 5 kr. for kaffe/kage Deltagelse pr. hold pr. besøg 5. kr. Derudover varierende priser på aktiviteter Banko, lotteri mv.: inkl. kaffe/kage pr. besøg 15 kr. Varierende billetpris på andre Indtægter ved lokaleudlejning Samlet indtægt, regnskab 2015 ud over kommunalt tilskud 4 Ingen indtægt Ingen indtægt Ingen indtægt Ingen indtægt Lokaler kan udlejes til brugere af centret. Indtægt 1. kvartal 2016: 2400 kr. 150.496 13.997 Ikke oplyst 30.246 300.000 4 Indtægtsgrundlag er forskelligt registeret, nogle steder er udgift og indtægt udgiftsneutralt og er derfor ikke registeret her, der være sig kaffe og brød til, eller materialer som anvendes til aktiviteterne, som afregnes direkte til kursusudbyder.
Analyseskema: Opgaver, lokaleforhold og åbningstider Opgavefordeling Ældrecentret Nyvej Skibby Mødestedet Vinkelvej Jægerspris Centerrådet Tolleruphøj Frederikssund Aktivitetscentret Lundebjerggård Frederikssund Aktivitetshuset Kongshøj Slangerup Opgaver som varetages af kommunale medarbejdere Opgaver som ønskes varetaget af kommunale medarbejdere Lokaleforhold Vedligeholdelse af bygningen samt rengøring Ved større i fx gymnastiksal/hal, ønskes teknisk service hjælp til opsætning af borde og stole Vedligeholdelse af bygningen samt rengøring Lejer lokaler ved Færgelunden, bl.a. for at undgå opgaven med bordopsætning m.v. Tidligere er Kignæshallen og Rejsestalden blevet anvendt. Vedligeholdelse af bygningen samt rengøring Hjælp fra personale til forefaldende opgaver Vedligeholdelse af bygningen samt rengøring Kommunalt drevet café tilknyttet med assistance af 2 frivillige køkkenvagter Ingen Kongshøj lønner: Teknisk service (24 t.) Rengøring (6 t.) Aktivitetsmedarb.(20 t.) Korleder (2,5 t.) Egne lokaler Eget kontor og lokale til aktiviteter. Herudover adgang til cirka syv lokaler, som deles med andre. Selvstændig ejendom med to lokaler, samt kontor og mindre mødelokale Eget kontor og samt lokaler med to billardborde Selvstændig ejendom med 14 lokaler. Selvstændig ejendom med ni lokaler Oplyst antal m 2 Ikke oplyst 120 m 2 Ikke oplyst 1600 m 2 570 m 2 Andre forhold Låner Skibby Hallen og produktionsskolen To fælleslokaler kan lånes af omsorgs- Lejer Slangerup svømmehal og låner
12/19 centret gl. gymnastiksal på Slangerup Administrationscenter Udlån af lokaler Åbningstider Administration af lokaler varetages af Kultur og Fritid. Ja Administration af lokaler varetages af omsorgscenter Tolleruphøj. Glassalen lånes til øvrige foreninger efter aftale. Centeret har indkøbt e minibus og tilbyder transport til borgere tur/retur for 30 kr. Ja Ja, der betales 5.00 kr.pr. besøgende Åbningstider Man: 13-15.30 Ons-tor: 9.30-11.30 Åbent ved aktiviteter Alle dage: 7-18 Man-fre: 8-17 (sommer: 8-15) Lør, søn, hellig: 9-14 Åbne timer ugentligt 7 Ingen faste 77 Medio aug. medio maj: 55 Medio maj medio aug: 45 Bemanding/centervag t Kaffe M/K hele åbningstiden Ad hoc Ad hoc Centervagt hverdage kl. 11-17 (15), Lør-, søn- og helligdage kl. 10-14 Man-tor: 10-16 Fre: 10-12 26 Centervagt hele åbningstiden Særlige forhold Desuden åbent ved udenfor åbningstid Hver af de tilknyttede foreninger har nøgle til stedet Desuden åbent ved udenfor åbningstid Desuden åbent ved udenfor åbningstid Desuden åbent ved udenfor åbningstid
Årlige lukkedage Lukket til jul samt om sommeren (2 md.) Ingen lukkedage Ingen lukkedage Ingen lukkedage Lukket helligdage, mellem jul og nytår De fleste aktiviteter holder pause om sommeren Få aktiviteter om sommeren (2 md.) Få aktiviteter om sommeren (3 md.) Få aktiviteter sommeren (1 md.)
Opsummering af analyse Som det fremgår af analysen ses det, at der er stor forskel i antallet af deltagere og antallet af aktiviteter på de fem centre. Mens Lundebjerggård havde 16.350 deltagere til egne faste aktiviteter i første kvartal 2016 havde Tolleruphøj til sammenligning 1554 deltagere til egne faste aktiviteter i samme periode. Antallet af større og afholdt af frivillige foreninger varierer også fra 9 større på Lundebjerggård, som fx en nytårskoncert, banko og fredagsklubber og til sammenligning har Samrådet på Mødestedet Vinkelvejs 2 årlige fællesmøder med foreningerne. Centrenes økonomiske vilkår er også forskellige. Dels er der en stor variation i de kommunale tilskud. Centerrådet på Tolleruphøj modtager i 73.935 kr. i 2016 mens Lundebjerggård modtager 242.643 k. i kommunalt tilskud. Dertil kommer, at Aktivitetshuset Kongshøj modtager 389.513 kr. i kommunalt tilskud. Her er det væsentligt, at Aktivitetshuset Kongshøj selv afholder udgifterne til drift af bygningerne, hvortil de anvender 397.000 kr. årligt. For Aktivitetshuset Kongshøj betyder det konkret, at det er efter afholdelse af driftsudgifterne er et underskud på 7.488 kr. For de øvrige centre varetages de opgaver af kommunale medarbejdere og finansieringen af den opgaver er derfor ikke indeholdt i centrenes budgetter. Det fremgår ligledes af analysen, at centrene anvender brugerbetaling i forskelligt omfang. Mens Ældrecentret Nyvej har et halvårligt kontingent på 150 kr. har Aktivitetshuset Kongshøj en brugerbetaling på 5 kr. pr. deltagelse ved en aktivitet. Herudover har centrene forskellige niveauer af egenbetaling på forplejning, deltagerbetaling ved større arrangmenter og egenbetaling på materialer, der anvendes i forbindelse med aktiviteter. Centrene har forskellige konstruktioner i forhold til administration, hvor Nyvej og Vinkelvej selv administrerer deres budgetter, så varetages opgaven delvist for Tolleruphøj, Lundebjerggård og Kongshøj af administrative medarbejdere i kommunen. Opgaverne fordeles således, at centrene varetager det daglige regnskab og udarbejdelse af årsregnskab og kommunens administration understøtter med bogføring og håndtering af udlæg. Aktivitetshuset Kongshøj understøttes med administrativ hjælp til registrering af ferie og sygdom for centrenes fastansatte medarbejdere. I skemaet nedenfor er det samlede tilskud i 2016 sat i forhold til antallet af deltagere ved de faste aktiviteter i 1. kvartal 2016. Formålet med fremstillingen er at illustrere forskellen i tilskud pr. center set i forhold til, hvor mange borgere, der anvender deres tilbud. I forhold til Aktivitetshuset Kongshøj er der indarbjedet udgifterne til drift af bygning, da det er en udgift, som er særlige her. I sidste kollone, hvor fremgår hvor mange kroner der ud af det kommunale tilskud - er i rest til tilskud pr. deltager ved de faste aktiviteter. Beløbene er afrundet til nærmeste halve krone. Center Direkte tilskud til centrene i 2016 Andel der anvendes til drift af bygninger Tilskud pr. kvartal fraregnet drift af bygninger Samlet antal deltager til faste aktiviteter i 1. kvartal 2016 Tilskud pr. deltager Nyvej 122.010 kr. Kommunalt budget 30.503 kr. 1.697 18 kr. Vinkelvej 78.207 kr. Kommunalt budget 19.552 kr. 2806 7 kr. Tolleruphøj 73.935 kr. Kommunalt budget 18.484 kr. 1554 12 kr. Lundebjerggård 242.643 kr. Kommunalt budget 60.661 kr. 16.350 3,50 kr. Kongshøj 389.513 kr. 397.000 kr. -1872 kr. 2.200-1 kr. Samlet 906.308 kr. 397.000 kr. 14/19
Som det ses af skemaet er der stor forskel på, hvor mange kroner af det kommunale tilskud centrene har pr. deltager. Mens Ældrecenteret Nyvej har 18 kr. har Lundebjerggård 3,5 kroner. Mest bemærkelsesværdigt er det, at Aktivitetshuset Kongshøj i princippet har et underskud når de har finansieret driften af bygnigerne. Økonomien på Aktivitetshuset Kongshøj er således afhængig af øvige indtægter som brugerbetaling og anden indtægtsdækket virksomhed. Der kan være flere metoder til sammenligning af centrenes økonomi, men skemaet ovenfor givet et indblik i, hvor stort centrens kommunale tilskud er i forhold til antallet af deltagerne ved aktiviteterne de faste aktiviteter. Temaer til drøftelse Ud fra analysens resultater er der identificeret fire temaer, som er relevante nedslagspunkter til en drøftelse om øget ensartethed i tilskud og forudsætninger for, at centrene kan afholder aktiviteter for målgruppen og derved opfylde deres formål. Inden for hvert tema kan der identificeres forskellige potentialer for besparelser. De fire temaer er: 1. Principper for intern ressourcefordeling mellem centrene 2. Drøftelse af principper for brugerbetaling på centrene 3. Drøftelse af centres forskellige konstruktioner og forudsætninger 4. Drøftelse af muligheden for optimering af lokaleanvendelse, herunder forslag om flytning af Mødestedet Vinkelvej til lokaler på De Tre Ege og perspektiver i forhold til anvendelse af lokalerne til andre aktiviteter. Tema 1) Principper for intern ressourcefordeling mellem centrene Som analysen viser, er der stor forskel i antallet af aktiviteter, deltagerantal og tilskud til de brugerstyrede centre. Det er adminstrationens vurdering, at der er behov for en model for, hvordan tilskudene fordeles mellem centrene. Mere ensartede og tydelige principper for tilskudstildeling vil sikre sammenhæng mellem aktivitetsniveauet på centrene og de midler, der er til rådighed. Det vil stille centrene mere ens i forhold tilskud og behov for brugerbetaling. Envidere vil det give mulighed for, at en eventuel budgetbesparelse på tilskuddet til de brugerstyrende centre kan fordeles mere ligeligt. Det følgende er et eksempel på en ressourcefordelingsmodel. Den bygger på et grundtilskud og et deltagerafhængigt tilskud. Der kan udarbejdes og identificeres fordelingsnøgler ud fra andre principper end nedenstående. Forslaget er et oplæg til en fælles drøftelse. En model kan bygges på dels et grundtilskud til alle de fem brugerstyrede centre og dels et deltagerafhængigt tilskud, som derved knytter sig op på aktivitetsniveau. Det vil betyde en udjævning af tilskud pr. deltager i forhold til skemaet ovenfor. Sådan en konstruktion vil får konsekvenser for de forskellige centre. Nogle vil blive reduceret i tilskud og andre vil få mere. Det er administrationens vurdering, at principper for ressourcefordeling mellem de brugerstyrede centre er en forudsætning for en drøftelse om reducering af tilskud. Tema 2) Drøftelse af principper for brugerbetaling på centrene Analysen viser, at der er forskel på, hvorvidt og hvordan de forskellige centre anvender brugerbetaling. Alle stederne opkræver et beløb for materialer ved kreative aktiviteter og der er som udgangspunkt egenbetaling på fx mad og drikke ved sociale aktiviteter. Herudover er der på Ældrecenteret Nyvej et fast
halvårligt kontingent og der er på Aktivitetshuset Kongshøj brugerbetaling for hver gang, man deltager i en aktivitet. De øvrige tre centre har ikke brugerbetaling for deltagelse ved de generelle tilbud. Et forslag kan være at indføre en brugerbetaling på 5 kr. pr. deltager pr. aktivitet, svarende til Aktivitetshuset Kongshøjs model. Ud fra antal aktiviteter pr. første kvartal 2016 er det beregnet, hvor meget de fire øvrige brugerstyrede centre kan opnå af indtægt ved tilsvarende niveau for brugerbetalig. Antallet af deltagere ved aktiviteterne i første kvartal 2016 er i beregningen ganget med tre kvartaler, for at få et forsigtigt estimat over antal deltagere pr. aktivitet årligt. Årsagen er at alle centre har færre aktiviteter i sommermånederne og i juleperioden og ved at gange aktivitetsniveauet fra 1. kvartal op vil derfor give et overestimat af potentialerne. Center Antal deltagere 1. kvartal 2016 Beregnet antal deltagere årligt. Potentiel indtægt ved Kongshøjmodellen Nyvej 1.697 5.091 25.455 Vinkelvej 2.806 8.418 42.090 Tolleruphøj 1.554 4.662 23.310 Lundebjerggård 16.350 49.050 245.250 Samlet 336.105 Eksempel på model for brugerbetaling efter Kongshøjmodellen Aktivitetshuset Kongshøj har 2220 antal deltagere til aktiviteterne i første kvartal 2016, hvilket ud for ovenstående model estimeres til samlet 6660 deltager pr. år, svarende til 33.300 kr. i indtægt årligt dækket af brugerbetaling på 5 kr. pr. deltagelse ved en aktivitet. I forhold til vurderingen af potentialerne er det vigtigt at være opmærksom på, at Ældrecenteret Nyvej i dag har et fast halvårligt kontingent på 150 pr. medlem. Det vil formentlig ikke være hensigtsmæssigt at have begge typer af brugerbetaling i spil, hvorfor de 25.455 kr. ikke er et reelt potentiale. En anden model for brugerbetaling kunne være et fast halvårligt kontingent i lighed med Ældrecentret Nyvej. Der er ikke lavet beregninger på en Nyvejmodel, da det ud fra det foreliggende datamateriale ikke er muligt at identificere, hvor mange kontingentbetalende medlemmer de forskellige brugerstyrede centre i så fald vil have. Tema 3) Drøftelse af centrenes forskellige konstruktioner og forudsætninger En af udfordringerne ved at gennemføre en komparativ analyse af de fem brugerstyrede centre er, at de har forskellige konstruktioner og forudsætninger. Reducering af driftsudgifter på Aktivitetshuset Kongshøj Som det eneste af de fem centre er Aktivitetshuset Kongshøj etableret som en selvejende institution, hvor ejendommen er ejet af en fond og hvor centret har en driftsoverenskomst med Frederiksund Kommune. Det betyder i praksis, at Aktivitetshuset Kongshøj har en række udgifter til drift af ejendommen på samlet 397.000 kr. årligt, som de øvrige centre ikke skal finansiere inden for deres tilskud. Det kunne være en model fremadrettet at opdele tilskuddet til Aktivitetshuset Kongshøj i et tilskud til drift og vedligehold af huset og et tilskud til aktiviteter. I det foreliggende materiale er der afsat 397.000 kr. til udgifter til vedligehold af ejendommen og drift, herunder el, vand, varme, afgifter. De konkrete opgaver til vedligehold varetages dels af en pedel, der er ansat i Aktivitetshuset og dels en rengøringsmedarbejder. 16/19
Administrationen har som en del af analysen indhentet overslag på, hvad opgaverne i forhold til rengøring, pedelfunktion og udvendig vedligehold kan afholdes for, såfremt de kommunale leverandører Teknisk Service, Forenede Service og HedeDanmark fremover varetage opgaverne. Det er på den baggrund vurderingen, at der ville kunne gennemføres en besparelse på mellem 50.000 kr. og 75.000 kr. årligt på driften af Aktivitetshuset Kongshøj. En konstruktion som desuden vil betyde, at serviceniveauet inden for dette område vil blive harmoniseret på tværs af de fem brugerstyrede centre. Det skal samtidig bemærkes, at den nuværende pedel i Aktivitetshuset Kongshøj formentlig varetage flere opgaver og derved er der et højere serviceniveau end hvis funktionen overgår til Teknisk Service. På længere sigt kan det overvejes, at lade Aktivitetshuset Kongshøj overgå helt til at blive et kommunalt tilbud, som herved vil få de samme forudsætninger som de øvrige brugerstyrede centre. Harmonisering af administration Administration af centrenes tilskud varetages i dag forskelligt. Mødestedet Vinkelvej og Ældrecenteret Nyvej får tilført deres årlige budget til eget økonomisystem og administrerer selv budget, betaling af regninger og udlæg. Aktivitetscenteret Lundebjerggård og Centerrådet Tolleruphøjs tilskud og udgifter afholdes direkte over driften i Ældre og Sundhed, hvor tilskuddet er budgetteret og administreres af administrative medarbejdere. Herved opnå Aktivitetscenteret Lundebjerggård og Centerrådet Tolleruphøj en momsfordel og tilskuddet fremkommer ikke som direkte udbetaling til centrene. Aktivitetshuset Kongshøj i Slangerup, som er selvejende med tilhørende driftsoverenskomst, adskiller sig derved fra de øvrige, idet at Aktivitetshuset har medarbejdere ansat. Medarbejderne er tilknyttet kommunens lønsystem. Derudover er der administrative medarbejdere i Frederikssund Kommune, der administrerer og afregner udgifter til drift og vedligeholdelse inden for Kongshøjs driftsbudget. Det anbefales fra Regnskabsafdelingen i Frederikssund Kommune, at udbetaling, bogføring, regnskabsaflæggelse og kontrol af tilskuddet behandles ens for de fire kommunale brugerstyrede centre og at centrene selv bogfører afholdte aktiviteter i eget økonomisystem eller regneark. Det er derfor hensigtsmæssigt at drøfte, hvilket betydning det vil have, hvis administration af tilskud skal ensrettes for centrene. Hvis tilskuddet ændres til direkte udbetaling til hvert center, så skal det overvejes om der skal kompenseres for tab af momsfordel for Aktivitetscenteret Lundebjerggård og Centerrådet Tolleruphøj. Derudover skal det bemærkes, at udbetaling af tilskud vil medføre et øget administrativ opgave for centerrådene, men som i dag allerede varetages af Mødestedet Vinkelvej og Ældrecenteret Nyvej. Hvis centrene ved årsafslutning har haft et mindre forbrug af deres tilskud, så er det en stor fordel at centrene selv administrere deres tilskud, så evt. overskud ikke indgår i kommunens øvrige samlede budgetoversigt. Tema 4) Drøftelse af muligheder for optimering af lokaleanvendelse Øget udnyttelse af centrenes lokaler i yderperioder Analysen viser, at aktiviteter på alle de brugerstyrede centre primært afholdes i dagtimerne på hverdage imellem kl. 8.00-18.00. Kun få afholdes i weekenderne. Lokalerne på centrene benyttes i dag også af frivillige foreninger og i samarbejde med centrerådene. Særligt på Mødestedet Vinkelvej,
Aktivitetscenteret Lundebjerggård og Aktivitetshuset Kongshøj. Af analyseskemaerne fremgår, hvor mange aktiviteter øvrige foreninger afholder på centrene. På Omsorgscenteret Tolleruphøj udlånes ligeledes lokaler til frivillige foreninger, hvor samarbejdet varetages af administrationen på Tolleruphøj. Administrationen vurderer derfor, at der ud fra et space-managementperspektiv kan være potentialer i forhold fleksibel anvendelse af lokalerne i yderperioder. Det kan fx være øvrige frivillige foreninger eller bedre mulighed for lokalebookning. Det skal bemærkes, at såfremt det besluttes, at der i højere grad skal være mulighed for, at andre foreninger og eller borgere i kommunen skal anvende lokalerne vil det medføre et øget behov for administration. Dels i forhold til bookning og dels i forhold til åbning og aflåsning og lignende. Det er ikke vurderingen, at det kan medføre direkte besparelser på området for de brugerstyrede centre. Flytning af mødestedet Vinkelvej til lokaler på De Tre Ege Foruden en generel indsats med optimering af lokaler er det administrationens vurdering, at der er et konkret besparelsespotentiale ved at flytte mødestedet Vinkelvej til lokaler på De Tre Ege. De nuværende lokaler på Vinkelvej er ikke tidsvarende og trænger til en renovering. Samtidig er der ledige lokaler i det nedlagte produktionskøkken på De Tre Ege, som ligger inden for gåafstand fra Vinkelvej. Administrationen (Ældre og Sundhed og Afdelingen for Trafik og Ejendom) har i samarbejdet med centerrådet vurderet lokalerne på De Tre Ege og har sammen drøftet forslag og planskitse for renovering. Det er en samlet vurdering, at der ved ombygning af lokalerne på De Tre Ege kan etableres tidssvarende rammer til mødestedet. Det skal bemærkes, at en potentiel besparelse på dette område indgår som en del af den kommunale space-managementindsats og derfor ikke er en del af budgettet på Velfærdsudvalgets område. Det betyder, at en besparelse på dette område ikke indgår som en del af de 250.000 kr. fra 2017. Reducering af Lundebjerggård og Vinkelvejs driftsbudget Administrationen anbefaler, at driftsbudgetterne til vedligeholdelse af bygninger på Aktivitetscenteret Lundebjerggård vurderes nærmere, da der de senere år har været et mindreforbrug i årsregnskaberne fra 2014 og 2015. Administrationen estimerer, at der er potentiale for en besparelse på 50.000 kr. årligt. 18/19
ÆLDRE OG SUNDHED Torvet 2 3600 Frederikssund Telefon: 47 35 10 00 Telefax: 47 35 10 99 epost@frederikssund.dk www.frederikssund.dk