Boligselskabet BSB Årslev af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 17. december 2013 kl. 17.00 i Nøddevængets fælleshus, 5792 Årslev. Dagsorden: Boligselskabet BSB Årslev... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende... 4 1.9 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 5 1.10 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 1.11 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 1.13 Salg af grundareal i Nr. Lyndelse... 6 1.14 Udlejningsforhold... 7 1.15 Personaleforhold Generel orientering... 7 1.16 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 7 1.17 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 8 1.18 Domeas Landskonference 2014... 9 2 Nybyggeri... 9 3 Boligselskabets afdelinger... 9 3.1 Årsregnskaber... 9 3.2 Driftsbudgetter... 10 3.3 Orientering om driftsforhold... 10 4 Næste møde... 11 5 Eventuelt... 11 Deltagere fra bestyrelsen: Birthe Kortegaard, formand Susie Kristiansen, næstformand Anni Winding, medlem Svend Erik Johansen, medlem Knud Kristian Knudsen, Sagkyndig - Afbud Øvrige deltagere: Kim Hybel, Driftschef Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 6. januar 2014 Side 1 af 11
Boligselskabet BSB Årslev 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden orienterede om Domea 2015, samt der har været holdt mange møder i årets løb. Det går pt. godt med udlejningen undtagen boligerne på Ørbækvej. Økonomien i afd. 76-08 er fornuftig og afd. 76-11 har haft underskud. I afd. 76-01 er økonomien rigtig dårlig pga. store udgifter til istandsættelse ved fraflytning, som ikke kunne betales af fraflyttere. Landsbyggefonden er ansøgt om kapitaltilførsel. Kommunen har godkendt fleksibel udlejning i afd. 76-08. Organisationsbestyrelsen har besluttet at indføre digital flyttesyn. Boligselskabet er ved at bygge et nyt plejehjem ved Humlehaven. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Den nuværende interne fordeling af honoreret fastholdes. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 23.417. Side 2 af 11
Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Regnskabet for afdeling 76-01 er forsynet med påtegning. Afdeling 76-01 har driftsført store tab fra fraflyttere og ved lejeledighed. Tabene kan ikke dækkes af henlæggelserne. Grundet vedvarende lejetab fra boligerne på Ørbækvej har Organisationsbestyrelsen tidligere besluttet at ansøge Landsbyggefonden om frasalg eller nedrivning. Restgælden på Ørbækvej overstiger forventet salgspris. Landsbyggefonden er ansøgt om kapitaltilførsel til afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionens forbehold blev drøftet herunder brev til Faaborg-Midtfyn Kommune med straksindberetning vedr. regnskabet for afdeling 76-01. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Side 3 af 11
Forslag til budget for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Ifølge ny lovgivning er dispositionsfondens indtægter fra afdelingernes bidrag styrket ved at ændre de satser og beløbsgrænser. Dispositionsfonden forpligtes til at refundere afdelingens udgifter til tab ved fraflytning, når tabene overstiger en næremere fastsat størrelse. Udamortiserede ydelser til dispositionsfonden bliver større i budgetår 2014/2015. Der forudsættes et lavt renteafkast. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Rapporten blev godkendt. Styringsrapport for selskabet 7600 bliver udsendt sammen med referatet. 1.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens at dispositionsfonden er presset på likvider. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Side 4 af 11
Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Bemærkning: der er tidligere ansøgt Faaborg-Midtfyn Kommune om fritagelse for dispositionsfondens dækning af lejetab hvorefter kommunen har givet godkendelse. Der er dog ikke ansøgt om fritagelse for dispositionsfondens dækning af manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, hvilket anbefales af Domea. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen i afdelingerne. Det blev besluttet også at ansøge om fritagelse for dispositionsfondens dækning af manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. 1.9 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Årslev kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Formanden repræsenterer BSB Årslev ved Domeas repræsentantskabsmøde. 1.10 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Side 5 af 11
Formand og næstformand er de formelle deltagere (med stemmeret). 1.11 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Årslev kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Formand og næstformand inviteres. 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning, og boligselskabet fortsætter med de fastsatte målsætninger. 1.13 Salg af grundareal i Nr. Lyndelse Vejdirektoratet regulerer en buslomme udfor Humlehaven i Nr. Lyndelse og ønsker at erhverve 20 m2 fra grundareal tilhørende Humlehaven. Boligselskabet er bekendt med, at arealafståelsen om nødvendigt kunne være krævet gennemført ved ekspropriation efter reglerne i lov om fremgangsmåden ved ekspropriation. Som vederlag for arealerhvervelsen i forbindelse med arealafståelsen betaler Vejdirektoratet til BSB Årslev et beløb på kr. 4.000,- til fuld og endelig erstatning. Vejdirektoratet reetablerer ca. 15 meter hæk langs vejskel. Udgifter til den matrikulære berigtigelse af det erhvervede areal påhviler Vejdirektoratet. Det indstilles, at bestyrelse tager beslutning om salg af grundareal til brug for buslomme i Nr. Lyndelse Side 6 af 11
Bestyrelsen besluttede frasalg af arealet som beskrevet. 1.14 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 146 personer. Heraf har 98 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytnings procent 7601 88 83 68 30,68 7608 36 90 62 13,89 7611 32 81 67 21,88 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1.15 Personaleforhold Generel orientering Ejendomsmester Anders Ulrik Pedersen er i en periode ansat ca. 12½ time pr. uge som hjælpende hånd for Domea v/kim Hybel. Domea sørger selvfølgelig for afregning således BSB Årslev godtgøres for disse timer. Henning Rye Larsen er ansat torsdage og fredage som kompensation for de timer Anders anvender hos Domea. Dette er aftalt indtil den 31. marts 2014. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1.16 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Side 7 af 11
Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kim Hybel orienterede om lovpligtig energimærkning og udleverede bilag med opstilling af udgifter for udarbejdelse af energimærke. Bestyrelsen besluttede at få udarbejdet energimærke, som betales direkte af afdelingerne. Etablering af energisyn og driftsjournaler blev ikke besluttet. 1.17 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Side 8 af 11
Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det blev besluttet ikke at indkøbe tablets/ipads til bestyrelsen for nuværende. 1.18 Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2 Nybyggeri På mødet vil blive orienteret om status på byggeriet af Humlehaven. Kim Hybel orienterede om status på byggeriet af Humlehaven. Byggeriet forløber planmæssigt og forventes klar til 1.10.2014. Der er rejsegilde onsdag den 22. januar 2014 klokken 14.00. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.07.2012 til 30.06.2013 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 7601: underskud på kr. 911.488 Afdeling 7608: overskud på kr. 74.799 Afdeling 7611: underskud på kr. 79.798 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Side 9 af 11
Bestyrelsen godkendte regnskaberne. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.07.2014 til 30.06.2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 76-01: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 7.412.000,00 og indebærer en lejeregulering på 2,92 % pr. 1. juli 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 5. februar 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at det er aftalt, at der i budgettet ikke afdrages på tidligere års underskud men afventer indtil der måtte komme en klarhed om eventuel kapitaltilførsel fra Landsbyggefonden. Samtidig har bestyrelsen på budgetmødet været opmærksom på lejepris pr. kvadratmeter set i forhold til øvrige tilsvarende boliger i området. En abnorm højere husleje ville betyde yderligere fraflytninger og tomgangsleje. Afdeling 76-08: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.300.000,00 og indebærer en lejeregulering på 2,90 % pr. 1. juli 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 23. januar 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at der skal være fokus på opsparing til istandsættelse ved fraflytning (A-ordning). Afdeling 76-11: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.586.000,00 og indebærer en lejeregulering på 2,96 % pr. 1. juli 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 21. januar 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at der skal være fokus på opsparing til istandsættelse ved fraflytning (A-ordning). Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Afdelingernes driftsbudgetter blev godkendt. 3.3 Orientering om driftsforhold Driftschef Kim Hybel vil på mødet give en kort orientering om driftsforhold og ejendomspersonalet herunder status på digitale syn. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kim Hybel orienterede om status på digital syn, hvor der er licitation den 14.1.2014. Det er aftalt, at der bestilles fotograf til lejemål, som er i tomgang og hvor det giver mening at få flotte fotos til brug ved annoncering Side 10 af 11
på internettet. Bestyrelsen blev orienteret om ny aftale med skadesservicefirmaet SSG. 4 Næste møde Næste møde 12.2.2014 5 Eventuelt Bestyrelsen har på møde den 17.4.2013 bevilget kr. 80.000 fra dispositionsfonden til afdeling 76-01. for at isolerer den dårlige økonomi i afdeling 76-01 besluttede bestyrelsen at annullere denne bevilling som endnu ikke er bogført. Mødet afsluttet kl. 18.45 et godkendt: Birthe Kortegaard Formand et tilsendt: Repræsentantskabet Klavs Hedelund Thomas Holluf Tinus Lassen Svendborg den 6. januar 2014 KHY/LIJ Side 11 af 11