Sted: KFUM soldaterhjem Treldevej 99 7000 Fredericia Bestyrelsesmøde i DAASDC. Søndag d. 26. august 2013 Deltagere: Vangsgaard Ingeborg Vind Nielsen Svend-Erik Mosegaard Hansen Kristen Foged Mads Nielsen Lene Buchwald Laila Hattmann Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden, valg af referent, ordstyrer. 2. Gennemgang af referat fra sidste møde. 3. Økonomi, perioderegnskab, Ingeborg 4. Revidering af bestyrelsens forretningsorden 5. Evaluering af Danish Convention 2013 6. Euro Convention 2014. Svend-Erik. Er der referater? Registrerings program? Mads DAASDC PR i forbindelse med EC 2014, Badges og bjælker: Kristen 7. Deltagelse i Europæisk møde ifm. ipac. Orientering omkring debat ang. ERF. m.m. 8. Behandling af ansøgning om Danish Convention 2015 9. Klubber og foreninger uden for DAASDC. Materiale skal laves. Hvad kan vi tilbyde. Hvorfor skal de melde sig ind i DAASDC. Velkomstpakke, tanker og ideer: Lene 10. PR i offentlige rum ifm. Dansens dag 29.april: nye tiltag. FlashMob? Dans i Tivoli? Hobbykanalen? Kontakt til Coop, Dansk Supermarked. 11. Markering af DAASDC 25 års jubilæum, Konkurrencer??? 12. BAASDC 60 års jubilæum 13. Regelsæt vedr. annoncering i HL og optagelse på Danselister. 14. Forslag fra Ellis: vedr. PR på dansens dag, Kirsten Müller : samarbejde med Event firma, og Hans Pitters : Database over alle dansere 15. Websiden, Ny front på SquareDanceDanmark.dk 16. Convention udvalg?? Indkaldelse : se forslag 17. Samarbejde med CSD 18. DAASDCs FaceBook gruppe: annoncering af ikke medlemsklubber 19. Eventuelt.
1 Godkendelse af dagsorden, valg af referent, ordstyrer Dagsorden godkendt Ordstyrer: Svend Erik Referent: Mads 2 Gennemgang af referat fra sidste møde Referatet godkendt 3 Økonomi, perioderegnskab Perioderegnskab blev udleveret og det ser fint ud. Udgifterne til PR- konkurrencen 2012 er nu afviklet. 4 Revidering af bestyrelsens forretningsorden Beskrivelse af kørselsgodtgørelse m. m. aftalt på sidste bestyrelsesmøde er ikke afsluttet. Færdiggøres snarest. Ingeborg 5 Evaluering af Danish Convention 2013 Regnskab fra Danish Convention 2013 er revideret. 552 deltagere var med til Convention og økonomien endte med meget positiv resultat. 6 Euro Convention 2014. Er der referater? Registrerings program? DAASDC PR i forbindelse med 8000 flyers er næsten udleveret DAASDC s bestyrelse anbefaler genoptryk. Nogle hoteller er fuldt bookede. Referater fra seneste udvalgsmøder er tilsendt efter indkaldelsen Booking: Beregningmetode ændres, da systemet i øjeblikket er for tung Færdig hurtigst muligt Vi forsøger at få en journalist til at hjælpe med Svend-Erik Mads Mads Laila
EC 2014 Badges og bjælker udfærdigelse af pressemeddelelser. Alle medier skal bombarderes med disse. Udsendes også til klubberne så de kan bruges i lokale aviser / ugeblade Ny leverandør af bjælker. Pris på bjælker fra Svendborg. Vedr. badges beholder vi Danthoprint. Årsbjælker skal stadig være inkluderet i prisen ved forhåndstilmelding EC-badges fra sædvanlig tysk leverandør Kristen DC bjælker: Ikast 2014 EC bjælker: DAASDC 2014 Ikast Denmark 800 stk 800 stk Kristen 7 Deltagelse i Europæisk møde ifm. ipac. Orientering omkring debat ang. ERF. m.m. Forespørgsel fra nationale forbund om muligheden for anvendelse af kreditcard på European Convention 2014 samt betaling med Forespørgsel om sommerdanse i tiden omkring European Convention 2014. Klubberne opfordres til arrangere sommerdanse, som kan linkes fra www.euroconvention.dk DAASDC er vært for President-meeting under European Convention i Ikast. Ingen gratis adgang for VIP s ved Convention, men mødet afsluttes med smørrebrød og et glas vin Der undersøges i øjeblikket flere muligheder for EC 2016. Svend Erik
8 Behandling af ansøgning om Danish Convention 2015 Ansøgning fra Fredensborg Square Dance Club om afholdelse af Danish Convention 2015 blev godkendt Kontaktperson: Ingeborg Der ydes underskudsgaranti på kr. 20.000 Betingelse: DAASDC kan følge budgettet og regnskabet. Det vil sige, at perioderegnskab skal sendes til DAASDC: Laila Hattmann efter aftale. Bestyrelsen hæver maksimumbeløbet for deltagelse i Convention med 20 kr. Svar på ansøgning sendes til Fredensborg 9 Klubber og foreninger uden for DAASDC. Materiale skal laves. Hvad kan vi tilbyde. Hvorfor skal de melde sig ind i DAASDC. Velkomstpakke, tanker og ideer Lene laver udkast til brev. Rundsendes til bestyrelsen i løbet af 14 dage. Sendes som mail samt alm. post vedlagt folder og plakat m.m. Lene 11 Markering af DAASDC 25 års jubilæum, Konkurrencer?? Jubilæet markeres på Dansens Dag den 29. april Bestyrelsen i DAASDC ønsker at afsætte kr. 20.000 for at markere jubilæet på en måde, hvor squaredance kan blive synliggjort 12 BAASDC 60 års jubilæum Gaveforslag: Evt. 2 4 fribilletter til convention sammen med en udgave af H. C. Andersens eventyr på engelsk. Vi tænker videre over muligheder. alle Svend-Erik overvejer deltagelse
13 Regelsæt vedr. annoncering i HL og optagelse på Danselister. Reglerne blev drøftet og uddybet, hvorefter de sendes til koordinatorer, webmaster og redaktør for yderligere kommentarer 14 Forslag: Ellis: PR på dansens dag, Kirsten Müller: Samarbejde med Event firma, Hans Pitters: Database over alle dansere Vi planlægger forskelligt, men holder indtil videre kortene tæt til kroppen Professionelle opvisninger i samarbejde med Fyns SDC og Odense Event. Der er p.t. planlagt 2 opvisninger, hvor vi afventer feedback. Opvisningerne bliver med håndplukkede dansere og callere. I praksis en uoverskueligopgave, da en nøjagtig registrering vil kræve registrering med cprnummer, hvilket vi ikke må registrere uden den enkeltes skriftlige accept. Laila 15 Websiden: Ny front på SquareDanceDanmark.dk Kristian Maul som står bag den nuværende kontaktes for opdatering med bl.a. nyt logo 16 Convention udvalg?? Indkaldelse : Se forslag Bjørn og Tommy P. inviteres med i udvalget. finder dato og sender indbydelse. Kørselsgodtgørelse udbetales men samkørsel anbefales 17 Samarbejde med CSD Der sker nu noget i CSD igen. Vi ønsker Tommy P. Larsen og den øvrige bestyrelse rigtig god arbejdslyst. Vi ønsker alle at trække på samme hammel.
18 DAASDCs FaceBook gruppe: Annoncering af ikkemedlemsklubber Vi sletter ikke indlæg, men inviterer klubberne udenfor DAASDC til at melde sig under fanerne i forbundet 19 Eventuelt Scanner program til Computerkort? Der trykkes A4 plakater efter opfordring Fjernelse af flyers fra åben flyerbord til debat. Næste møde: 12. januar 2014